Thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì

Thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì

Thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì là một trong những yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý sản phẩm, truy xuất nguồn gốc, tăng tính chuyên nghiệp và mở rộng cơ hội kinh doanh. Trong thời đại mà người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến minh bạch thông tin sản phẩm, việc có mã vạch trên bao bì sản phẩm trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Đặc biệt với ngành sản xuất bao bì – lĩnh vực có vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng – việc đăng ký mã vạch càng mang ý nghĩa lớn.

Mã vạch giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại, kiểm kê và quản lý hàng hóa. Đây cũng là một yêu cầu bắt buộc khi muốn đưa sản phẩm vào các hệ thống siêu thị, nhà phân phối hoặc xuất khẩu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ quy trình đăng ký mã vạch theo đúng quy định pháp luật.

Từ việc chuẩn bị hồ sơ đến quy trình thực hiện, mỗi bước đều có yêu cầu cụ thể. Việc nắm rõ thủ tục sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo sản phẩm được lưu thông hợp pháp trên thị trường. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước trong thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì, cũng như các lưu ý quan trọng để thực hiện nhanh chóng, đúng luật.

Tổng quan về thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì 

Thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối hiện đại, đáp ứng tiêu chuẩn thương mại trong nước và quốc tế. Theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam), doanh nghiệp sản xuất bao bì cần thực hiện đăng ký mã vạch để quản lý sản phẩm dễ dàng, phục vụ việc bán hàng, kiểm kê và truy xuất nguồn gốc.

Quy trình đăng ký mã vạch bao gồm: chuẩn bị hồ sơ hợp lệ (giấy phép kinh doanh, đơn đăng ký mã số mã vạch, bảng kê danh mục sản phẩm bao bì), nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online, thanh toán lệ phí và nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch. Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp sẽ gắn mã vạch lên sản phẩm để đưa vào lưu thông.

Việc đăng ký mã vạch không chỉ đảm bảo sản phẩm bao bì lưu thông hợp lệ mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Tại sao ngành sản xuất bao bì cần đăng ký mã vạch?

Ngành sản xuất bao bì cần đăng ký mã vạch vì:

Quản lý sản phẩm dễ dàng: Mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý số lượng, chủng loại sản phẩm, lô hàng nhanh chóng và chính xác.

Yêu cầu phân phối: Các nhà máy, siêu thị, trung tâm thương mại yêu cầu bao bì có mã vạch để phục vụ bán hàng và kiểm kho tự động.

Truy xuất nguồn gốc: Mã vạch giúp xác minh nguồn gốc sản phẩm, bảo vệ thương hiệu, chống hàng giả.

Mã số mã vạch là gì? Phân biệt mã vạch và mã số sản phẩm

Mã số sản phẩm (GTIN): Là dãy số định danh duy nhất cho từng sản phẩm, do GS1 cấp. Ví dụ: 893XXXXXXXXX.

Mã vạch: Là hình ảnh dạng vạch đen trắng biểu diễn mã số sản phẩm, dùng để máy quét đọc nhanh thông tin.

Nói cách khác, mã số là phần dữ liệu số, còn mã vạch là dạng thể hiện trực quan của mã số trên sản phẩm.

Doanh nghiệp cần đăng ký mã số sản phẩm trước, sau đó mới in mã vạch để sử dụng đúng quy định.

Điều kiện để được cấp mã vạch sản phẩm bao bì 

Để sản phẩm bao bì được cấp mã vạch hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng điều kiện cấp mã vạch theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam). Đáp ứng đầy đủ các điều kiện này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục mà còn đảm bảo việc sử dụng mã vạch đúng pháp luật, thuận lợi trong lưu thông sản phẩm trên thị trường.

Hồ sơ xin cấp mã vạch sản phẩm bao bì cần đảm bảo đầy đủ, thông tin đồng bộ và sản phẩm phải sẵn sàng lưu hành. Ngoài ra, doanh nghiệp phải cam kết sử dụng mã vạch đúng mục đích và thực hiện nghĩa vụ duy trì hiệu lực mã số hàng năm.

Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện gì?

Để được cấp mã vạch sản phẩm bao bì, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Có tư cách pháp nhân hợp lệ: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc tổ chức sản xuất bao bì phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực, ngành nghề đăng ký liên quan đến sản xuất, in ấn, cung cấp bao bì.

Sản phẩm cụ thể: Phải có sản phẩm bao bì thực tế, hoàn chỉnh mẫu mã, quy cách đóng gói rõ ràng.

Hồ sơ hợp lệ: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định gồm giấy phép kinh doanh, đơn đăng ký mã số mã vạch, bảng kê danh mục sản phẩm và mô tả chi tiết sản phẩm.

Quy định pháp lý liên quan đến mã vạch bao bì

Một số quy định pháp lý doanh nghiệp cần tuân thủ khi xin cấp mã vạch sản phẩm bao bì:

Nghị định 74/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về quản lý và sử dụng mã số mã vạch tại Việt Nam.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7322:2003: Quy định về mã số mã vạch áp dụng trong thương mại.

Thông tư 2324/QĐ-TĐC: Hướng dẫn mẫu đơn, quy trình đăng ký và cấp mã số mã vạch.

Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký mã vạch theo đúng trình tự, cam kết sử dụng đúng mục đích và duy trì hiệu lực hàng năm để tránh bị thu hồi quyền sử dụng mã vạch sản phẩm bao bì.

Hồ sơ đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì cần chuẩn bị 

Để thực hiện đúng thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm bao bì, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký mã vạch theo yêu cầu của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam). Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế tối đa việc phải bổ sung hoặc chỉnh sửa nhiều lần. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết.

Các giấy tờ pháp lý quan trọng cần có

Trong bộ hồ sơ đăng ký mã vạch cho ngành sản xuất bao bì, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu pháp lý sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao hợp lệ, còn hiệu lực, có đăng ký ngành nghề liên quan đến sản xuất, in ấn, kinh doanh bao bì.

Giấy phép sản xuất hoặc các giấy phép đặc thù (nếu có): Nếu sản phẩm bao bì thuộc nhóm sản phẩm cần tuân thủ quy định chuyên ngành (ví dụ bao bì thực phẩm), có thể cần nộp kèm các chứng nhận phù hợp.

Bảng kê danh mục sản phẩm: Liệt kê chi tiết các loại bao bì cần đăng ký mã vạch, ghi rõ tên sản phẩm, chất liệu, quy cách đóng gói (ví dụ: túi giấy, thùng carton, chai nhựa…).

Bản mô tả sản phẩm: Mô tả đặc điểm kỹ thuật, kích thước, ứng dụng và hình ảnh minh họa sản phẩm nếu có.

Thông tin trên tất cả giấy tờ phải thống nhất về tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ để tránh bị trả hồ sơ.

Mẫu đơn đăng ký mã số mã vạch bao bì

Ngoài các giấy tờ pháp lý, doanh nghiệp cần điền đầy đủ mẫu đơn đăng ký mã số mã vạch theo quy định hiện hành:

Mẫu đơn: Theo Quyết định 2324/QĐ-TĐC của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Nội dung cần khai báo:

Thông tin doanh nghiệp: Tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật.

Loại mã đăng ký: Mã doanh nghiệp (GS1 Company Prefix) và số lượng mã dự kiến sử dụng.

Danh sách sản phẩm bao bì sẽ gắn mã vạch.

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ mẫu đơn trước khi nộp để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký.

Chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng được cấp mã vạch cho sản phẩm bao bì, thuận lợi trong lưu thông và phân phối sản phẩm.

Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì theo quy định mới 

Để sản phẩm bao bì được lưu thông hợp lệ trên thị trường và đáp ứng yêu cầu của các hệ thống phân phối hiện đại, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì theo quy định mới của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam). Việc tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình không chỉ giúp sản phẩm đạt tiêu chuẩn thương mại mà còn rút ngắn thời gian ra mắt thị trường.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình mới nhất, áp dụng từ năm 2024.

Các bước nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Để đăng ký mã vạch cho sản phẩm bao bì, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đơn đăng ký mã số mã vạch theo mẫu, bảng kê sản phẩm và bản mô tả sản phẩm bao bì.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có hai hình thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Tại Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia hoặc các văn phòng đại diện của GS1 Việt Nam.

Nộp qua bưu điện: Gửi hồ sơ đến địa chỉ của cơ quan tiếp nhận.

Bước 3: Thanh toán lệ phí

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp lệ phí đăng ký mã số mã vạch theo bảng phí hiện hành. Có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc qua cổng thanh toán điện tử.

Bước 4: Thẩm định và xử lý hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, mã vạch sẽ được cấp trong vòng 3–7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận yêu cầu bổ sung.

Bước 5: Nhận giấy chứng nhận và sử dụng mã vạch

Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch và có thể bắt đầu in mã vạch lên sản phẩm bao bì.

Thủ tục đăng ký mã vạch bao bì online có hợp pháp không?

Theo quy định mới, thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì online hoàn toàn hợp pháp và được khuyến khích thực hiện nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí.

Cách thức thực hiện:

Doanh nghiệp truy cập hệ thống dịch vụ công trực tuyến của GS1 Việt Nam (gs1.org.vn).

Tạo tài khoản doanh nghiệp, khai báo đầy đủ thông tin, tải hồ sơ scan theo yêu cầu (.pdf hoặc .doc).

Nộp lệ phí trực tuyến qua hệ thống thanh toán tích hợp.

Ưu điểm:

Xử lý nhanh chóng, chủ động theo dõi tiến độ.

Giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ so với nộp trực tiếp.

Nhận giấy chứng nhận điện tử nhanh chóng và dễ dàng cập nhật thông tin sản phẩm.

Lưu ý:

Hồ sơ đăng ký online phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, file scan sắc nét. Thông tin doanh nghiệp và sản phẩm phải hoàn toàn trùng khớp với giấy phép kinh doanh để tránh bị yêu cầu bổ sung.

Thực hiện đúng quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì, dù trực tiếp hay online, sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng sở hữu mã vạch hợp lệ, thuận tiện trong việc phân phối sản phẩm ra thị trường nội địa và quốc tế.

Lệ phí và thời gian xử lý đăng ký mã vạch bao bì 

Khi thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm bao bì, doanh nghiệp cần dự trù đầy đủ chi phí và nắm rõ thời gian xử lý để chủ động trong kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Lệ phí đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì được quy định bởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) và áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

Dưới đây là bảng lệ phí mới nhất và thông tin về thời gian xử lý hồ sơ mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Bảng giá lệ phí mới nhất

Theo quy định cập nhật, lệ phí đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì gồm:

Phí cấp mã số mã vạch lần đầu:

Dưới 10 sản phẩm: Khoảng 1.000.000 VNĐ.

Từ 10 đến 100 sản phẩm: Khoảng 1.500.000 VNĐ.

Trên 100 sản phẩm: Khoảng 2.000.000 VNĐ.

Phí duy trì mã số hàng năm:

Dưới 10 sản phẩm: Khoảng 500.000 VNĐ/năm.

Từ 10 đến 100 sản phẩm: Khoảng 800.000 VNĐ/năm.

Trên 100 sản phẩm: Khoảng 1.200.000 VNĐ/năm.

Mức phí trên chưa bao gồm chi phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn làm thay.

Thanh toán phí đầy đủ là điều kiện bắt buộc để cơ quan GS1 tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Thời gian xét duyệt hồ sơ: Nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu, thời gian xử lý thông thường từ 3 đến 7 ngày làm việc.

Các yếu tố ảnh hưởng thời gian xử lý:

Hồ sơ đầy đủ, chính xác: Xét duyệt nhanh chóng.

Hồ sơ thiếu sót, cần bổ sung: Thời gian kéo dài thêm từ 3–5 ngày làm việc tùy mức độ bổ sung.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ trước khi nộp để đảm bảo tiến trình đăng ký suôn sẻ, giúp sản phẩm bao bì sớm lưu thông ra thị trường.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch bao bì và cách khắc phục 

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì, doanh nghiệp thường mắc phải một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc làm chậm tiến độ cấp mã. Việc nắm rõ các lỗi thường gặp và cách khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng sở hữu mã vạch hợp lệ.

Sai sót trong hồ sơ đăng ký

Một lỗi phổ biến là hồ sơ đăng ký không chính xác hoặc không đầy đủ, cụ thể:

Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế sai lệch giữa giấy phép kinh doanh và đơn đăng ký mã vạch.

Bảng kê sản phẩm không chi tiết: Không mô tả rõ loại sản phẩm bao bì (túi giấy, hộp carton, chai nhựa…), kích thước, chất liệu.

Đơn đăng ký thiếu thông tin hoặc sai mẫu: Điền thiếu nội dung, dùng mẫu đơn cũ không còn hiệu lực.

Cách khắc phục:

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi giấy tờ trước khi nộp, đảm bảo thông tin đồng bộ và sử dụng mẫu đơn mới nhất theo hướng dẫn của GS1 Việt Nam.

Đăng ký trễ hạn, sai quy định

Một số doanh nghiệp:

Bán sản phẩm trước khi có mã vạch: Đưa sản phẩm bao bì ra thị trường mà chưa đăng ký hoặc chưa được cấp mã.

Tự tạo mã vạch không đúng chuẩn GS1: Dẫn đến sản phẩm bị từ chối khi vào siêu thị hoặc bị xử phạt.

Cách khắc phục:

Chỉ in và sử dụng mã vạch sau khi được GS1 cấp mã hợp lệ.

Đăng ký đúng loại mã, đúng sản phẩm ngay từ đầu và cập nhật đầy đủ thông tin trên hệ thống quản lý mã số.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và tiêu chuẩn của GS1 giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo sản phẩm bao bì lưu thông hợp pháp.

Tra cứu, cập nhật và duy trì mã vạch sản phẩm bao bì 

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp cần chủ động tra cứu, cập nhật và duy trì mã vạch sản phẩm bao bì để đảm bảo mã số luôn hợp lệ và đồng bộ với thông tin sản phẩm thực tế.

Hướng dẫn tra cứu mã vạch đã đăng ký

Để kiểm tra tình trạng mã vạch, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống GEPIR quốc tế hoặc website GS1 Việt Nam (gs1.org.vn).

Bước 2: Nhập mã số doanh nghiệp (GS1 Company Prefix) hoặc mã GTIN sản phẩm bao bì cần tra cứu.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hiển thị, bao gồm tên doanh nghiệp, tình trạng mã số (còn hiệu lực hoặc đã thu hồi), loại sản phẩm đã khai báo.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên tra cứu ngay sau khi được cấp mã để xác nhận thông tin chính xác, tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.

Gia hạn mã vạch và cập nhật thay đổi thông tin doanh nghiệp

Để duy trì hiệu lực mã vạch:

Gia hạn mã số: Hằng năm, doanh nghiệp cần đóng phí duy trì đúng hạn theo thông báo của GS1. Quên gia hạn có thể dẫn đến việc mã số bị thu hồi tự động.

Cập nhật thay đổi: Nếu có sự thay đổi về tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện hoặc thêm dòng sản phẩm mới, doanh nghiệp cần:

Đăng nhập vào tài khoản quản lý mã vạch.

Thực hiện cập nhật thông tin trên hệ thống GS1 theo mẫu hướng dẫn.

Nộp hồ sơ bổ sung nếu thay đổi lớn (ví dụ: đổi tên công ty).

Việc chủ động tra cứu, cập nhật và gia hạn mã vạch định kỳ giúp doanh nghiệp duy trì quyền sử dụng hợp lệ, thuận lợi phát triển sản phẩm bao bì trên thị trường trong nước và quốc tế.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch bao bì và cách khắc phục 

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì, doanh nghiệp thường mắc phải một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc làm chậm tiến độ cấp mã. Việc nắm rõ các lỗi thường gặp và cách khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng sở hữu mã vạch hợp lệ.

Sai sót trong hồ sơ đăng ký

Một lỗi phổ biến là hồ sơ đăng ký không chính xác hoặc không đầy đủ, cụ thể:

Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế sai lệch giữa giấy phép kinh doanh và đơn đăng ký mã vạch.

Bảng kê sản phẩm không chi tiết: Không mô tả rõ loại sản phẩm bao bì (túi giấy, hộp carton, chai nhựa…), kích thước, chất liệu.

Đơn đăng ký thiếu thông tin hoặc sai mẫu: Điền thiếu nội dung, dùng mẫu đơn cũ không còn hiệu lực.

Cách khắc phục:

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi giấy tờ trước khi nộp, đảm bảo thông tin đồng bộ và sử dụng mẫu đơn mới nhất theo hướng dẫn của GS1 Việt Nam.

Đăng ký trễ hạn, sai quy định

Một số doanh nghiệp:

Bán sản phẩm trước khi có mã vạch: Đưa sản phẩm bao bì ra thị trường mà chưa đăng ký hoặc chưa được cấp mã.

Tự tạo mã vạch không đúng chuẩn GS1: Dẫn đến sản phẩm bị từ chối khi vào siêu thị hoặc bị xử phạt.

Cách khắc phục:

Chỉ in và sử dụng mã vạch sau khi được GS1 cấp mã hợp lệ.

Đăng ký đúng loại mã, đúng sản phẩm ngay từ đầu và cập nhật đầy đủ thông tin trên hệ thống quản lý mã số.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và tiêu chuẩn của GS1 giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo sản phẩm bao bì lưu thông hợp pháp.

Tra cứu, cập nhật và duy trì mã vạch sản phẩm bao bì 

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp cần chủ động tra cứu, cập nhật và duy trì mã vạch sản phẩm bao bì để đảm bảo mã số luôn hợp lệ và đồng bộ với thông tin sản phẩm thực tế.

Hướng dẫn tra cứu mã vạch đã đăng ký

Để kiểm tra tình trạng mã vạch, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống GEPIR quốc tế hoặc website GS1 Việt Nam (gs1.org.vn).

Bước 2: Nhập mã số doanh nghiệp (GS1 Company Prefix) hoặc mã GTIN sản phẩm bao bì cần tra cứu.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hiển thị, bao gồm tên doanh nghiệp, tình trạng mã số (còn hiệu lực hoặc đã thu hồi), loại sản phẩm đã khai báo.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên tra cứu ngay sau khi được cấp mã để xác nhận thông tin chính xác, tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.

Gia hạn mã vạch và cập nhật thay đổi thông tin doanh nghiệp

Để duy trì hiệu lực mã vạch:

Gia hạn mã số: Hằng năm, doanh nghiệp cần đóng phí duy trì đúng hạn theo thông báo của GS1. Quên gia hạn có thể dẫn đến việc mã số bị thu hồi tự động.

Cập nhật thay đổi: Nếu có sự thay đổi về tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện hoặc thêm dòng sản phẩm mới, doanh nghiệp cần:

Đăng nhập vào tài khoản quản lý mã vạch.

Thực hiện cập nhật thông tin trên hệ thống GS1 theo mẫu hướng dẫn.

Nộp hồ sơ bổ sung nếu thay đổi lớn (ví dụ: đổi tên công ty).

Việc chủ động tra cứu, cập nhật và gia hạn mã vạch định kỳ giúp doanh nghiệp duy trì quyền sử dụng hợp lệ, thuận lợi phát triển sản phẩm bao bì trên thị trường trong nước và quốc tế.

Những lợi ích khi sản phẩm bao bì có mã vạch hợp pháp 

Việc đăng ký mã vạch hợp pháp cho sản phẩm bao bì mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường yêu cầu ngày càng cao về truy xuất nguồn gốc và tiêu chuẩn hóa sản phẩm. Một sản phẩm bao bì có mã vạch đúng chuẩn không chỉ nâng cao uy tín doanh nghiệp mà còn mở rộng cơ hội kinh doanh trong nước và quốc tế.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sản phẩm bao bì sở hữu mã vạch hợp pháp.

Tăng độ tin cậy với đối tác và khách hàng

Sản phẩm bao bì có mã vạch hợp lệ sẽ:

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Đối tác, khách hàng, nhà phân phối đánh giá cao sự đầu tư bài bản khi sản phẩm có mã vạch đạt chuẩn GS1.

Dễ dàng truy xuất nguồn gốc: Thông tin sản phẩm, nhà sản xuất được truy xuất nhanh chóng chỉ với một lần quét mã vạch, tăng sự minh bạch và tin tưởng.

Hỗ trợ chống giả: Mã vạch giúp xác định sản phẩm chính hãng, hạn chế tình trạng hàng giả, hàng nhái trên thị trường.

Độ tin cậy cao không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn tạo lợi thế cạnh tranh khi tìm kiếm đối tác phân phối mới.

Dễ dàng đưa sản phẩm lên sàn thương mại điện tử

Các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki, Amazon đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ để:

Xác thực sản phẩm chính hãng: Mã vạch là bằng chứng chứng minh nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.

Quản lý tồn kho tự động: Giúp sàn TMĐT kiểm soát số lượng sản phẩm, đơn hàng nhanh chóng và chính xác.

Nâng cao thứ hạng hiển thị: Sản phẩm có mã vạch hợp lệ thường được ưu tiên xét duyệt và hiển thị nổi bật trên sàn.

Sở hữu mã vạch hợp pháp giúp sản phẩm bao bì dễ dàng gia nhập các kênh bán hàng hiện đại, mở rộng quy mô kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả.

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì 

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì, nhiều doanh nghiệp còn thắc mắc về thời gian xử lý hồ sơ và cách xử lý khi có sự thay đổi mẫu mã sản phẩm. Dưới đây là phần giải đáp ngắn gọn cho hai câu hỏi thường gặp nhất.

Đăng ký mã vạch mất bao lâu?

Nếu hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm bao bì hợp lệ ngay từ đầu, thời gian xử lý thông thường là từ 3–7 ngày làm việc kể từ ngày GS1 Việt Nam nhận đủ hồ sơ và lệ phí.

Hồ sơ đầy đủ, chính xác: Hồ sơ sẽ được duyệt nhanh, doanh nghiệp có thể nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch trong vòng 3 ngày.

Hồ sơ thiếu sót, cần bổ sung: Quá trình sẽ kéo dài thêm từ 3–5 ngày làm việc hoặc lâu hơn tùy vào mức độ chỉnh sửa.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đồng bộ thông tin để rút ngắn tối đa thời gian cấp mã.

Mã vạch có cần xin lại khi đổi mẫu bao bì không?

Việc đổi mẫu bao bì không nhất thiết phải xin cấp lại mã vạch nếu:

Không thay đổi nội dung chính: Tên sản phẩm, trọng lượng, dung tích, tính năng vẫn giữ nguyên.

Chỉ thay đổi thiết kế bên ngoài: Ví dụ như thay đổi màu sắc, kiểu dáng bao bì nhưng thông tin kỹ thuật sản phẩm không đổi.

Tuy nhiên, nếu thay đổi ảnh hưởng đến nhận diện sản phẩm như thay đổi tên, kích thước sản phẩm, quy cách đóng gói, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin hoặc xin cấp mã mới để đảm bảo quản lý đúng tiêu chuẩn GS1.

Việc nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp sử dụng mã vạch hợp lệ, tránh vi phạm trong quá trình lưu hành sản phẩm bao bì trên thị trường.

Thủ tục đăng ký mã vạch ngành sản xuất bao bì không chỉ đơn thuần là yêu cầu pháp lý, mà còn là bước đệm chiến lược để doanh nghiệp khẳng định chất lượng và thương hiệu sản phẩm. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp nào chú trọng đến mã số mã vạch đều sẽ có lợi thế lớn về quản lý, phân phối và truyền thông.

Việc sở hữu mã vạch chính thống giúp sản phẩm bao bì được chấp nhận dễ dàng trong chuỗi bán lẻ hiện đại, kênh xuất khẩu và các nền tảng thương mại điện tử.

Đồng thời, đây cũng là cách để tạo sự tin tưởng đối với người tiêu dùng và đối tác kinh doanh.

Đừng để sản phẩm của bạn bị từ chối chỉ vì thiếu mã vạch hợp lệ.

Thay vào đó, hãy thực hiện đầy đủ và đúng quy trình để đảm bảo quyền lợi tối đa.

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ các bước, thủ tục và lưu ý khi đăng ký mã vạch cho ngành bao bì.

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.