Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty chi tiết từ A đến Z

Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty là bước quan trọng để doanh nghiệp chính thức kết thúc hoạt động của chi nhánh theo đúng quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng trình tự, hồ sơ và quy định sẽ giúp công ty tránh rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ thuế và quyền lợi của người lao động. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ, các bước thực hiện và lưu ý khi chấm dứt chi nhánh công ty, giúp doanh nghiệp dễ dàng hoàn tất thủ tục nhanh chóng và đúng luật.

Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty là gì? 

Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty là thủ tục pháp lý quan trọng, được thực hiện khi doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì chi nhánh hoặc cần cơ cấu lại hoạt động sản xuất, kinh doanh. Quy trình này phải được tiến hành theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan.

Khái niệm và ý nghĩa

Chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty là quá trình doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính nhằm thông báo và xác nhận với cơ quan quản lý nhà nước rằng chi nhánh đó ngừng hoạt động.

Ý nghĩa của việc chấm dứt chi nhánh:

Giúp doanh nghiệp tái cơ cấu mô hình kinh doanh hợp lý hơn.

Hạn chế rủi ro pháp lý do chi nhánh không còn hoạt động nhưng chưa được xóa tên trong hệ thống quản lý.

Đảm bảo minh bạch về nghĩa vụ thuế, tài chính và lao động, tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Căn cứ pháp lý theo luật doanh nghiệp mới nhất

Hiện nay, thủ tục chấm dứt chi nhánh được quy định rõ tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Luật này đưa ra khung pháp lý về:

Quy trình thông báo chấm dứt hoạt động.

Trách nhiệm thanh toán các nghĩa vụ tài chính trước khi giải thể.

Thẩm quyền quản lý và kiểm tra của cơ quan nhà nước.

Việc tuân thủ đúng căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và tránh bị xử phạt hành chính.

Trường hợp doanh nghiệp cần chấm dứt hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn chấm dứt hoạt động chi nhánh trong các tình huống như:

Chi nhánh hoạt động không hiệu quả, thua lỗ kéo dài.

Chuyển địa điểm kinh doanh hoặc hợp nhất hoạt động về trụ sở chính.

Doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh, không còn nhu cầu duy trì chi nhánh.

Có quyết định tái cơ cấu hoặc sáp nhập với công ty khác.

Tham khảo thêm: Thủ tục giải thể công ty 2025

Căn cứ pháp lý liên quan đến thủ tục chấm dứt chi nhánh 

Để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các căn cứ pháp lý điều chỉnh quy trình này. Đây là nền tảng đảm bảo toàn bộ hồ sơ, thủ tục và trình tự thực hiện hợp pháp, minh bạch.

Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 là văn bản pháp luật quan trọng, quy định chi tiết về:

Trình tự thông báo và đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh với cơ quan quản lý.

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc giải quyết quyền lợi người lao động, đối tác và các bên liên quan.

Nghĩa vụ tài chính phải hoàn tất trước khi chi nhánh chính thức chấm dứt.

Lưu ý: Theo luật, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi chi nhánh đăng ký trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định chấm dứt.

Thông tư và nghị định liên quan

Ngoài Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần tham khảo các văn bản hướng dẫn cụ thể, bao gồm:

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Nghị định 122/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về hồ sơ đăng ký kinh doanh và các mẫu biểu liên quan.

Những văn bản này cung cấp chi tiết về hồ sơ, biểu mẫu, trình tự thủ tục cũng như các mức phạt khi vi phạm quy định.

Quy định về nghĩa vụ thuế và người lao động

Trước khi chi nhánh được chấm dứt, doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ liên quan, bao gồm:

Nghĩa vụ thuế:

Quyết toán thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN (nếu có).

Hoàn tất báo cáo tài chính cuối cùng của chi nhánh.

Đóng dấu xác nhận với cơ quan thuế để xác nhận tình trạng thuế đã hoàn tất.

Nghĩa vụ với người lao động:

Thanh toán lương, trợ cấp thôi việc và các khoản liên quan.

Thông báo trước cho người lao động theo đúng luật lao động.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp, khiếu kiện và đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty 

Khi doanh nghiệp muốn chấm dứt hoạt động chi nhánh, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là yêu cầu bắt buộc. Hồ sơ không chỉ chứng minh tính hợp pháp của quyết định chấm dứt mà còn đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm về thuế, lao động và tài sản.

Dưới đây là danh mục hồ sơ và lưu ý quan trọng để hoàn thiện thủ tục thuận lợi.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh

Do công ty mẹ ban hành, ghi rõ lý do, thời gian và phương án giải quyết các vấn đề liên quan đến chi nhánh.

Có chữ ký và đóng dấu hợp pháp của người đại diện theo pháp luật.

Biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông

Xác nhận sự đồng thuận của các thành viên/cổ đông về việc chấm dứt chi nhánh.

Nội dung nêu rõ các vấn đề liên quan như thanh lý tài sản, xử lý nhân sự, và nghĩa vụ thuế.

Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh

Theo mẫu quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và các bên liên quan.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh (bản gốc)

Đây là giấy tờ bắt buộc khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động.

Nếu bị mất, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp lại trước khi nộp hồ sơ.

Báo cáo quyết toán thuế

Bao gồm tờ khai thuế, báo cáo tài chính, các chứng từ thanh toán liên quan.

Phải được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ thanh lý hợp đồng lao động

Gồm danh sách nhân sự, biên bản thanh lý, và giấy xác nhận đã chi trả đầy đủ các quyền lợi cho người lao động.

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để tránh khiếu kiện sau này.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, có phân loại và đánh số rõ ràng.

Tất cả bản sao cần được công chứng hợp lệ trong vòng 06 tháng gần nhất.

Đảm bảo thông tin trên hồ sơ thống nhất và chính xác (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ).

Kiểm tra kỹ tình trạng thuế và công nợ trước khi nộp hồ sơ.

Lưu giữ ít nhất 01 bộ hồ sơ để phục vụ đối chiếu sau này.

Mẹo hữu ích: Nên lập danh sách kiểm tra (checklist) để đảm bảo không thiếu sót bất kỳ tài liệu nào trong quá trình chuẩn bị.

Quy trình thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty 

Để chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:

Bước 1 – Thông báo quyết định chấm dứt với cơ quan quản lý

Sau khi công ty ra quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải gửi thông báo chính thức tới:

Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh.

Các đối tác, khách hàng, và người lao động.

Thời hạn thông báo: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định chấm dứt.

Nội dung thông báo cần ghi rõ:

Tên chi nhánh.

Mã số thuế.

Lý do chấm dứt.

Thời điểm dự kiến chấm dứt.

Cam kết thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ tài chính.

Bước 2 – Hoàn tất nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính

Doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý chi nhánh:

Thuế giá trị gia tăng (VAT).

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của nhân viên.

Sau khi quyết toán, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xác nhận chi nhánh không còn nợ thuế.

Doanh nghiệp nhận văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế để bổ sung vào hồ sơ.

Lưu ý: Nếu chi nhánh còn công nợ thuế, doanh nghiệp phải nộp đủ trước khi nộp hồ sơ chấm dứt.

Bước 3 – Thanh lý hợp đồng lao động và tài sản

Đối với hợp đồng lao động:

Thông báo cho nhân viên về việc chấm dứt hợp đồng ít nhất 30 ngày.

Chi trả đầy đủ quyền lợi, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

Đối với tài sản:

Thanh lý hợp đồng thuê địa điểm, mua sắm thiết bị, và các hợp đồng dịch vụ khác.

Lập biên bản thanh lý, lưu giữ chứng từ đầy đủ.

Mục tiêu: Đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh tranh chấp pháp lý.

Bước 4 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đầy đủ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Khi nộp hồ sơ, cần mang theo:

Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.

Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Hình thức nộp:

Trực tiếp: Nộp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, ký số và đính kèm tài liệu scan.

Bước 5 – Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục

Trong vòng 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh.

Doanh nghiệp nhận kết quả theo:

Trực tiếp: Tại nơi đã nộp hồ sơ.

Trực tuyến: Tải thông báo từ hệ thống dịch vụ công.

Sau khi nhận thông báo, công ty cần:

Cập nhật tình trạng chi nhánh trên website hoặc bảng thông tin công ty.

Thông báo tới các đối tác, khách hàng về việc chi nhánh đã chấm dứt hoạt động.

Lưu trữ hồ sơ chấm dứt ít nhất 05 năm theo quy định.

Những lưu ý quan trọng khi chấm dứt hoạt động chi nhánh

Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi và tránh các rủi ro không đáng có. Nếu không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoặc bỏ sót các bước quan trọng, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian, phát sinh chi phí ngoài dự kiến, thậm chí bị cơ quan nhà nước từ chối hồ sơ. Dưới đây là những lưu ý cần thiết mà doanh nghiệp nên quan tâm khi tiến hành thủ tục này.

Tránh sai sót trong hồ sơ pháp lý

Một trong những vấn đề thường gặp nhất khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động chi nhánh là hồ sơ pháp lý bị sai sót hoặc thiếu thông tin quan trọng. Các lỗi phổ biến bao gồm ghi sai tên doanh nghiệp, sai mã số thuế của chi nhánh, thiếu chữ ký hoặc con dấu trong các văn bản, và nộp thiếu các loại giấy tờ bắt buộc.

Để tránh tình trạng này, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng từng loại giấy tờ, bao gồm quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, biên bản họp của công ty mẹ, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh bản gốc, và các giấy tờ liên quan khác. Ngoài ra, doanh nghiệp nên tham khảo biểu mẫu chuẩn từ cơ quan nhà nước hoặc thuê dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để được hỗ trợ, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định, giảm nguy cơ bị trả lại và kéo dài thời gian giải quyết.

Kiểm tra tình trạng thuế trước khi nộp hồ sơ

Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế của chi nhánh. Nếu còn nợ thuế hoặc chưa kê khai, quyết toán đầy đủ, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận hồ sơ giải thể.

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Kiểm tra xem chi nhánh có nợ thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế môn bài hay không.

Thực hiện kê khai và nộp đầy đủ các báo cáo thuế đến thời điểm chấm dứt hoạt động.

Hoàn thành thủ tục quyết toán thuế và xin xác nhận từ cơ quan thuế rằng chi nhánh không còn nghĩa vụ thuế tồn đọng.

Việc giải quyết vấn đề thuế trước khi nộp hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý mà còn tránh bị phạt chậm nộp hoặc bị truy thu thuế trong tương lai.

Quy định về thông báo công khai

Theo quy định của pháp luật hiện hành, khi chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo công khai việc giải thể trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia hoặc phương tiện thông tin đại chúng. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, đồng thời thông báo cho đối tác, khách hàng và các bên liên quan biết về việc chi nhánh ngừng hoạt động.

Thông báo công khai cần được thực hiện ngay sau khi có quyết định chấm dứt hoạt động, và phải đảm bảo đầy đủ thông tin như tên chi nhánh, địa chỉ, mã số thuế, lý do chấm dứt và thời hạn thanh lý hợp đồng, thanh toán công nợ. Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý do không tuân thủ đúng quy trình pháp lý.

Thời gian và chi phí thực hiện thủ tục chấm dứt chi nhánh

Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh không chỉ yêu cầu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định mà còn liên quan đến thời gian xử lý và chi phí thực hiện thủ tục. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng cả về nhân sự và tài chính để quá trình diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tránh phát sinh các khoản phí ngoài dự kiến.

Thời gian giải quyết hồ sơ

Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh thường kéo dài từ 15 – 30 ngày làm việc, tùy thuộc vào tình trạng hồ sơ và nghĩa vụ thuế của chi nhánh.

Quy trình này bao gồm các bước chính:

Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra tình trạng thuế: 5 – 7 ngày.

Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh: 3 – 5 ngày làm việc để được xem xét và xử lý.

Thông báo công khai và hoàn tất thủ tục pháp lý: 7 – 10 ngày làm việc.

⚠️ Lưu ý: Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc chi nhánh còn nợ thuế, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn so với dự kiến, thậm chí lên đến 45 ngày hoặc lâu hơn.

Chi phí dự kiến và các khoản phát sinh

Chi phí chấm dứt hoạt động chi nhánh bao gồm lệ phí nhà nước, chi phí dịch vụ và các khoản phát sinh khác.

Cụ thể như sau:

Lệ phí nhà nước: Khoảng 100.000 – 300.000 VNĐ, tùy quy định tại địa phương.

Chi phí dịch vụ pháp lý: Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị chuyên nghiệp để chuẩn bị hồ sơ và xử lý thủ tục, chi phí dao động từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ, tùy độ phức tạp của hồ sơ.

Các khoản phát sinh khác: Bao gồm phí thông báo công khai, phí in ấn, công chứng giấy tờ, và chi phí đi lại, thường khoảng 500.000 – 1.000.000 VNĐ.

💡 Mẹo tiết kiệm:

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi nộp và xem xét sử dụng dịch vụ trọn gói từ đơn vị uy tín để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh chi phí bổ sung.

Dịch vụ hỗ trợ chấm dứt hoạt động chi nhánh – Nhanh chóng, đúng luật và hiệu quả

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, chẳng hạn như tái cấu trúc mô hình kinh doanh, tối ưu chi phí vận hành, thay đổi chiến lược hoặc hiệu quả hoạt động của chi nhánh không đạt kỳ vọng. Đây là một thủ tục quan trọng, liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình này không hề đơn giản vì doanh nghiệp phải hoàn tất nhiều thủ tục như quyết toán thuế, thanh lý hợp đồng, thông báo cơ quan quản lý và xử lý các nghĩa vụ tài chính liên quan. Việc tự thực hiện có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, gặp rắc rối pháp lý hoặc bị xử phạt nếu hồ sơ không hợp lệ.

Với dịch vụ hỗ trợ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Gia Minh, doanh nghiệp sẽ được tư vấn và đồng hành từ khâu chuẩn bị hồ sơ, thực hiện các thủ tục pháp lý đến khi hoàn tất quá trình chấm dứt hoạt động, đảm bảo nhanh chóng, đúng quy định và an toàn tuyệt đối.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ pháp lý

Tiết kiệm thời gian và công sức nhờ đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trực tiếp xử lý hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước.

Hạn chế rủi ro pháp lý, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định.

Tối ưu chi phí so với việc tự thực hiện nhiều lần nhưng hồ sơ vẫn bị sai sót.

Quy trình dịch vụ chuyên nghiệp

Tư vấn và tiếp nhận thông tin về tình trạng chi nhánh.

Hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định.

Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế và cơ quan quản lý.

Bàn giao kết quả, kèm tư vấn về thủ tục sau khi chi nhánh chấm dứt hoạt động.

Cam kết về bảo mật và hiệu quả

Gia Minh cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng, xử lý hồ sơ nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp hoàn tất quá trình chấm dứt chi nhánh đúng luật, an toàn và hiệu quả.

Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty là một quá trình đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp luật chặt chẽ. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và nhanh chóng hoàn tất việc chấm dứt chi nhánh. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể tìm đến các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để được hỗ trợ đầy đủ và hiệu quả.