Thủ tục cấp số định danh lần đầu cho trẻ em mới sinh

Thủ tục cấp số định danh lần đầu cho trẻ em mới sinh là bước đầu tiên và rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi pháp lý cũng như quản lý thông tin cá nhân cho trẻ ngay từ khi mới chào đời. Việc hiểu rõ quy trình đăng ký, các giấy tờ cần thiết sẽ giúp cha mẹ thuận tiện trong việc hoàn thành thủ tục này nhanh chóng, chính xác. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật nhất theo quy định năm 2025.

Số định danh cá nhân là gì và vai trò của việc cấp cho trẻ sơ sinh?

Khái niệm số định danh cá nhân

Số định danh cá nhân là một dãy số duy nhất được cơ quan quản lý nhà nước cấp cho mỗi công dân Việt Nam, bắt đầu từ khi sinh ra và tồn tại suốt đời. Đây là mã số gắn liền với thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, được sử dụng để định danh chính xác một người trong các hoạt động hành chính, xã hội và dân sự. Việc cấp số định danh cá nhân là bước tiến quan trọng trong việc số hóa quản lý dân cư, giúp thống nhất thông tin và tăng tính minh bạch trong quản lý.

Tầm quan trọng của số định danh đối với trẻ em mới sinh

Việc cấp số định danh cá nhân ngay từ khi trẻ mới sinh có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi nhận danh tính và quyền lợi công dân từ những ngày đầu đời. Với số định danh, trẻ em sẽ chính thức được ghi nhận trong hệ thống quản lý dân cư quốc gia, là tiền đề để tiếp cận các dịch vụ cơ bản như y tế, giáo dục, bảo hiểm xã hội, trợ cấp và các quyền công dân khác. Đây cũng là căn cứ pháp lý để cơ quan chức năng dễ dàng xác minh, hỗ trợ trong các tình huống như mất tích, di chuyển nơi cư trú hay các vấn đề về nhân thân.

Lợi ích khi đăng ký số định danh lần đầu cho trẻ sơ sinh

Việc đăng ký số định danh cá nhân ngay khi đăng ký khai sinh giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính cho gia đình và bảo đảm quyền lợi cho trẻ trong suốt cuộc đời. Khi trẻ có số định danh, các thông tin sẽ được tích hợp tự động vào hệ thống dữ liệu quốc gia, không cần cung cấp lại nhiều lần khi làm hồ sơ y tế, học tập hay tham gia các chương trình hỗ trợ xã hội. Ngoài ra, việc đăng ký từ sớm còn giảm thiểu nguy cơ sai sót thông tin, tránh tình trạng làm lại giấy tờ khi lớn lên. Đây là bước tiến phù hợp với chủ trương chuyển đổi số quốc gia, tạo nền tảng để trẻ em được bảo vệ và chăm sóc tốt hơn ngay từ đầu.

Điều kiện và đối tượng được cấp số định danh cá nhân lần đầu

Số định danh cá nhân là mã số duy nhất được cấp cho mỗi công dân Việt Nam từ khi sinh ra đến khi mất, dùng để thống nhất quản lý thông tin cá nhân trong các cơ sở dữ liệu quốc gia. Việc cấp số định danh cá nhân lần đầu được thực hiện theo quy định của Luật Căn cước công dân năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2023) và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trẻ em mới sinh đủ điều kiện cấp số định danh

Theo quy định pháp luật hiện hành, trẻ em khi mới sinh ra sẽ được cấp số định danh cá nhân ngay trong quá trình đăng ký khai sinh. Cụ thể:

Khi cha mẹ hoặc người giám hộ thực hiện thủ tục khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, thông tin của trẻ sẽ được cập nhật vào Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Căn cứ vào thông tin này, Cơ quan quản lý Căn cước công dân sẽ tự động cấp số định danh cá nhân cho trẻ và tích hợp trong giấy khai sinh.

Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có quốc tịch Việt Nam, là công dân Việt Nam đều đủ điều kiện để được cấp số định danh cá nhân lần đầu.

Trường hợp đặc biệt và quy định pháp lý liên quan

Ngoài trẻ em mới sinh, các trường hợp đặc biệt cũng được cấp số định danh cá nhân lần đầu nếu chưa từng được cấp trước đó, bao gồm:

Người không có giấy tờ tùy thân hợp lệ, không rõ nơi sinh, cần làm căn cước công dân hoặc giấy tờ nhân thân khác.

Người trở về từ nước ngoài, người nhập quốc tịch Việt Nam lần đầu.

Trường hợp cấp lại hồ sơ do thất lạc dữ liệu hoặc sai sót hành chính trước đây.

Tất cả các trường hợp đều phải tuân theo quy định của Luật Căn cước công dân và Thông tư hướng dẫn do Bộ Công an ban hành. Việc cấp số định danh lần đầu đảm bảo mỗi công dân đều có một mã số riêng biệt, duy nhất trong suốt cuộc đời.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục cấp số định danh cho trẻ sơ sinh

Kể từ khi Luật Căn cước công dân có hiệu lực, mỗi trẻ em sinh ra tại Việt Nam đều được cấp một mã số định danh cá nhân ngay từ khi đăng ký khai sinh. Số định danh này là duy nhất và gắn liền suốt đời với mỗi công dân. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là điều kiện cần thiết để quá trình cấp số định danh cho trẻ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Giấy khai sinh của trẻ

Giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng, không thể thiếu trong hồ sơ xin cấp số định danh cho trẻ sơ sinh. Khi đi làm thủ tục, cha mẹ hoặc người giám hộ cần nộp bản chính hoặc bản sao trích lục Giấy khai sinh do cơ quan hộ tịch cấp.

Giấy khai sinh chính là cơ sở để cơ quan chức năng xác định các thông tin cơ bản của trẻ như: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán, quốc tịch, thông tin cha mẹ… nhằm cấp số định danh chính xác và đầy đủ.

Giấy tờ tùy thân của cha mẹ hoặc người giám hộ

Cần nộp bản sao có chứng thực hoặc mang theo bản chính để đối chiếu các giấy tờ tùy thân hợp lệ của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ. Những giấy tờ này bao gồm:

Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân còn giá trị sử dụng.

Hộ chiếu (nếu là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài hoặc trường hợp có yếu tố nước ngoài).

Giấy tờ chứng minh quyền giám hộ (nếu không phải là cha mẹ ruột).

Các thông tin trên giấy tờ này sẽ được sử dụng để liên kết với dữ liệu của trẻ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Mẫu đơn xin cấp số định danh cá nhân theo quy định

Trong một số trường hợp đặc biệt, như trẻ sinh ra ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh trong nước, hoặc khi có yêu cầu cụ thể của cơ quan chức năng, người làm thủ tục cần điền vào mẫu đơn xin cấp số định danh cá nhân.

Mẫu đơn này thường có sẵn tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường hoặc tại bộ phận một cửa của cơ quan công an có thẩm quyền, trong đó thể hiện rõ thông tin của trẻ và người yêu cầu cấp số định danh.

Các giấy tờ khác nếu có (giấy ủy quyền, hồ sơ bổ sung…)

Tùy từng trường hợp cụ thể, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thêm các giấy tờ bổ sung như:

Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người khác (không phải cha/mẹ) thực hiện thủ tục thay.

Hồ sơ xác minh thông tin dân cư: Nếu có sai sót hoặc thiếu thông tin cần bổ sung.

Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân: Nếu có yêu cầu từ cơ quan cấp số định danh.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo quyền lợi về pháp lý, y tế và giáo dục cho trẻ ngay từ những năm đầu đời.

Quy trình thủ tục cấp số định danh lần đầu cho trẻ em mới sinh

Việc cấp số định danh cá nhân lần đầu cho trẻ em mới sinh là một trong những thủ tục hành chính quan trọng, nhằm tích hợp thông tin dân cư vào hệ thống dữ liệu quốc gia. Số định danh cá nhân không chỉ là “mã số công dân” duy nhất của mỗi người mà còn được dùng để đồng bộ hóa dữ liệu hộ tịch, bảo hiểm, y tế, giáo dục và các dịch vụ công. Dưới đây là quy trình cụ thể để cha mẹ hoặc người giám hộ thực hiện thủ tục này cho trẻ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Để thực hiện thủ tục cấp số định danh cá nhân cho trẻ, người đại diện cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu quy định);

Giấy chứng sinh của trẻ do cơ sở y tế cấp;

Giấy tờ tùy thân của cha, mẹ (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu);

Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú;

Trong trường hợp đặc biệt (con nuôi, sinh ngoài cơ sở y tế…), cần thêm giấy tờ xác nhận liên quan.

Lưu ý: Các giấy tờ cần mang bản chính để đối chiếu và nộp bản sao theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký cấp số định danh cá nhân (cơ quan công an cấp xã/phường hoặc bộ phận một cửa)

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người đại diện sẽ nộp tại một trong các địa điểm sau:

Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi cư trú của cha/mẹ để thực hiện khai sinh và cấp số định danh đồng thời;

Hoặc tại bộ phận một cửa liên thông (nếu địa phương áp dụng mô hình dịch vụ công liên thông);

Một số địa phương có thể cho phép nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia.

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy hẹn hoặc thông báo thời gian nhận kết quả.

Bước 3: Thẩm định, xử lý hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền

Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch (thường là UBND cấp xã) sẽ phối hợp với cơ quan công an để:

Xác minh thông tin cá nhân của trẻ và cha mẹ;

Gửi yêu cầu cấp số định danh cá nhân đến hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (do Bộ Công an quản lý);

Hệ thống sẽ tự động sinh số định danh cá nhân tương ứng với dữ liệu khai sinh của trẻ.

Toàn bộ quá trình thẩm định và xử lý thường diễn ra trong vài ngày làm việc (tùy địa phương).

Bước 4: Nhận số định danh cá nhân cho trẻ em mới sinh

Sau khi hoàn tất xử lý hồ sơ, số định danh cá nhân sẽ được:

Tích hợp trực tiếp vào Giấy khai sinh của trẻ;

Trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận theo hình thức trực tiếp hoặc qua bưu điện (nếu có đăng ký trước).

Giấy khai sinh có số định danh là bằng chứng cho thấy trẻ đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Bước 5: Kiểm tra, xác nhận thông tin số định danh đã cấp

Sau khi nhận được Giấy khai sinh có số định danh cá nhân, cha mẹ nên:

Kiểm tra kỹ các thông tin: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, số định danh, thông tin của cha mẹ… để đảm bảo không có sai sót;

Nếu phát hiện lỗi hoặc nhầm lẫn, cần liên hệ lại cơ quan cấp để chỉnh sửa sớm, tránh ảnh hưởng đến các thủ tục sau này như làm CCCD, đăng ký BHYT, nhập học…

Để kiểm tra số định danh cá nhân sau này, người dân cũng có thể tra cứu trên Cổng dịch vụ công quốc gia, ứng dụng VNeID, hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan công an.

Tổng kết: Việc cấp số định danh cá nhân lần đầu cho trẻ mới sinh hiện nay được tích hợp với quy trình khai sinh, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian cho người dân. Cha mẹ nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin và theo dõi quá trình xử lý để đảm bảo trẻ được cấp số định danh đúng quy định và kịp thời. Đây là bước quan trọng giúp trẻ được ghi nhận chính thức trong hệ thống quản lý dân cư hiện đại của quốc gia.

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục cấp số định danh cho trẻ em

Thời gian cấp số định danh

Số định danh cá nhân cho trẻ em thường được cấp ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh. Theo quy định, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ liên thông dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cấp số định danh trong thời gian khoảng 1–3 ngày làm việc. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian có thể kéo dài hơn nếu cần xác minh thông tin.

Việc cấp số định danh ngay từ khi trẻ mới sinh giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thông tin dân cư sau này.

Trường hợp bị từ chối hoặc hồ sơ không hợp lệ

Nếu hồ sơ đăng ký khai sinh có sai sót hoặc thiếu giấy tờ cần thiết (như giấy chứng sinh, giấy tờ tùy thân của cha mẹ…), cơ quan hộ tịch có thể từ chối tiếp nhận hoặc trả lại hồ sơ để hoàn thiện. Việc này đồng nghĩa với việc số định danh cá nhân cho trẻ cũng chưa thể được cấp.

Phụ huynh cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ, đặc biệt là các nội dung như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, để tránh việc phải chỉnh sửa sau này.

Cách bảo mật và sử dụng số định danh cá nhân cho trẻ

Mặc dù số định danh cá nhân không được coi là thông tin tuyệt mật, nhưng đây là thông tin nhạy cảm cần được bảo mật. Cha mẹ cần tránh chia sẻ số định danh của trẻ một cách tuỳ tiện và chỉ cung cấp khi thực sự cần thiết, chẳng hạn trong thủ tục y tế, giáo dục, bảo hiểm xã hội hoặc các thủ tục hành chính khác có yêu cầu.

Đồng thời, nên lưu trữ thông tin này cẩn thận trong hồ sơ gia đình để tránh thất lạc hoặc sử dụng sai mục đích.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp số định danh cho trẻ em mới sinh

Bao lâu thì nhận được số định danh?

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, số định danh cá nhân sẽ được cấp tự động và thể hiện ngay trên Giấy khai sinh. Thông thường, thời gian từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận Giấy khai sinh kèm số định danh là khoảng 1–3 ngày làm việc. Trong một số trường hợp cần xác minh thêm thông tin, thời gian có thể kéo dài hơn.

Có thể thay đổi thông tin số định danh không?

Số định danh cá nhân là duy nhất và được cấp cố định suốt đời. Tuy nhiên, nếu thông tin liên quan đến cá nhân như họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán có sự thay đổi hợp pháp, thì dữ liệu gắn với số định danh cũng sẽ được cập nhật tương ứng trong hệ thống quản lý dân cư. Người dân cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin tại cơ quan công an nơi cư trú.

Thủ tục cấp lại số định danh cá nhân khi mất hoặc sai sót như thế nào?

Số định danh không bị mất vì được lưu trữ điện tử. Nếu cần tra cứu hoặc điều chỉnh thông tin sai lệch, người dân có thể liên hệ Công an cấp xã/phường hoặc tra cứu qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Thủ tục cấp số định danh lần đầu cho trẻ em mới sinh không chỉ giúp trẻ được quản lý thông tin chính xác mà còn tạo nền tảng pháp lý quan trọng cho các thủ tục sau này. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng quy trình sẽ giúp cha mẹ hoàn tất thủ tục nhanh chóng, thuận tiện. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và hữu ích về quy trình cấp số định danh cá nhân cho trẻ sơ sinh.