Thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất

Thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất là một vấn đề pháp lý thường gặp trong đời sống hiện đại. Trong quá trình di chuyển, làm việc hoặc sinh sống tại nước ngoài, việc đánh mất hộ chiếu có thể dẫn đến những hệ lụy lớn về mặt pháp lý và hành chính. Hộ chiếu không chỉ là giấy tờ định danh quan trọng mà còn là điều kiện tiên quyết để thực hiện nhiều thủ tục như xin visa, đặt vé máy bay, làm thẻ cư trú… Việc mất hộ chiếu khiến nhiều người lúng túng, không biết bắt đầu từ đâu, nộp hồ sơ ở đâu, quy trình ra sao và mất bao lâu để được cấp lại.

Theo quy định mới nhất được áp dụng từ năm 2025, công dân Việt Nam có thể thực hiện thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất theo hai hình thức: trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc nộp hồ sơ qua bưu điện nếu đã có hộ chiếu mẫu gắn chip. Tuy nhiên, mỗi hình thức đều có điều kiện cụ thể và yêu cầu riêng về hồ sơ. Điều quan trọng là bạn cần thực hiện khai báo mất hộ chiếu theo mẫu TK05, đính kèm ảnh đúng chuẩn và các giấy tờ chứng minh nhân thân hợp lệ.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất, bao gồm hồ sơ cần chuẩn bị, nơi tiếp nhận, trình tự xử lý, thời gian thực hiện cũng như các lưu ý đặc biệt dành cho từng trường hợp cụ thể như trẻ em, người cao tuổi, hoặc người đang sinh sống ở nước ngoài. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ đề cập đến một số lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại, cách xử lý khi mất hộ chiếu tại nước ngoài và link nội bộ đến các bài viết liên quan khác để bạn dễ dàng tra cứu thêm thông tin.

Thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất gồm những bước nào?

Khi bị mất hộ chiếu, công dân Việt Nam cần tuân thủ đúng thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất để đảm bảo quyền xuất nhập cảnh hợp pháp. Theo quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an, quá trình cấp lại bao gồm nhiều bước nhằm xác minh, đảm bảo tính minh bạch và phòng ngừa các trường hợp lợi dụng mất hộ chiếu để làm giả giấy tờ. Dưới đây là trình tự hai bước chính cần thực hiện:

Bước 1 – Khai báo mất hộ chiếu

Ngay sau khi phát hiện hộ chiếu bị mất, công dân cần nhanh chóng trình báo với cơ quan công an cấp xã/phường hoặc Đồn Biên phòng, nơi phát hiện mất hộ chiếu. Đồng thời, người bị mất hộ chiếu cần điền mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu (mẫu TK05) để nộp kèm hồ sơ xin cấp lại.

Nếu mất hộ chiếu tại nước ngoài, cần trình báo tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam nơi gần nhất để được cấp giấy xác nhận mất hộ chiếu và hướng dẫn thủ tục hồi hương hoặc xin cấp lại.

Lưu ý: Nội dung trình báo cần trung thực, ghi rõ thời gian, địa điểm và hoàn cảnh làm mất hộ chiếu, vì đây là cơ sở để cơ quan chức năng xác minh và ra quyết định tiếp theo.

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ cấp lại

Sau khi trình báo mất, người có nhu cầu xin cấp lại hộ chiếu cần nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi đang cư trú. Hồ sơ bao gồm:

Tờ khai cấp hộ chiếu theo mẫu X01 (kèm ảnh 4×6 cm, nền trắng);

Giấy xác nhận mất hộ chiếu đã trình báo ở Bước 1;

Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân (kèm bản chính để đối chiếu);

Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh nơi thường trú/tạm trú;

Lệ phí cấp lại hộ chiếu theo quy định hiện hành (khoảng 200.000 đồng).

Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5 đến 8 ngày làm việc. Trường hợp cần cấp lại khẩn (ví dụ do công việc, xuất cảnh gấp), có thể yêu cầu cấp nhanh nhưng phải kèm theo văn bản chứng minh lý do và được phê duyệt.

Việc nắm rõ thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất sẽ giúp công dân tránh bị gián đoạn trong các kế hoạch cá nhân, công việc hoặc xuất cảnh đột xuất.

Hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu bị mất cần gì?

Việc mất hộ chiếu không chỉ gây gián đoạn cho các kế hoạch cá nhân mà còn đòi hỏi người dân phải tuân thủ đúng quy trình pháp lý để được cấp lại giấy tờ. Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu. Hồ sơ cần đảm bảo chính xác, đúng mẫu theo quy định mới nhất từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Nếu thiếu sót bất kỳ giấy tờ nào, quá trình xử lý sẽ bị kéo dài hoặc bị trả hồ sơ.

Tùy vào hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hay gửi qua bưu điện, danh mục giấy tờ sẽ có sự khác biệt nhỏ. Dưới đây là những thành phần quan trọng trong bộ hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu bị mất mà người dân cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu TK05

Mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu TK05 là biểu mẫu bắt buộc trong mọi trường hợp xin cấp lại hộ chiếu. Đây là tài liệu thể hiện việc công dân đã mất hộ chiếu và xin được cấp lại theo quy định.

Mẫu đơn cần điền đầy đủ các thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, quê quán, số hộ chiếu cũ (nếu nhớ), ngày mất hộ chiếu và hoàn cảnh mất. Người khai cần ghi rõ lý do mất, nơi mất, và cam kết trung thực. Cuối đơn phải có chữ ký xác nhận của người khai và cơ quan Công an địa phương hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh xác nhận.

Lưu ý: Nếu mất hộ chiếu ở nước ngoài, mẫu TK05 sẽ do Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại xác nhận. Trường hợp mất tại Việt Nam, cần trình báo và xin xác nhận từ cơ quan công an cấp xã/phường nơi cư trú.

Các giấy tờ bổ sung nếu làm qua bưu điện

Khi nộp hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu qua đường bưu điện, ngoài mẫu đơn TK05, người dân cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

Bản sao công chứng CCCD/CMND hoặc bản photo có công chứng.

01 ảnh thẻ cỡ 4x6cm (nền trắng, chụp rõ mặt, không đeo kính, không đội mũ).

Giấy xác nhận của công an địa phương về việc đã khai báo mất hộ chiếu (nếu mất tại Việt Nam).

Bì thư có ghi rõ địa chỉ nhận lại kết quả và số điện thoại liên hệ.

Việc nộp hồ sơ qua bưu điện giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, nhất là với người ở xa hoặc khó khăn đi lại. Tuy nhiên, cần đặc biệt chú ý việc kê khai địa chỉ, thông tin liên lạc và đảm bảo phong bì gửi đi đầy đủ giấy tờ để tránh thất lạc hoặc bị trả lại. Việc sử dụng dịch vụ chuyển phát bảo đảm có thể tăng độ an toàn và theo dõi được lộ trình hồ sơ.

Cách nộp hồ sơ cấp lại hộ chiếu bị mất

Trong trường hợp bạn bị mất hộ chiếu, việc nộp hồ sơ để xin cấp lại là bước quan trọng sau khi đã hoàn tất việc trình báo. Cách thức nộp hồ sơ hiện nay khá linh hoạt, bao gồm hình thức nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện, tùy điều kiện cụ thể của người làm thủ tục. Dưới đây là hai cách phổ biến mà bạn có thể áp dụng:

Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh

Nộp trực tiếp vẫn là hình thức được khuyến khích và phổ biến nhất hiện nay. Sau khi khai báo mất hộ chiếu và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như mẫu đơn TK05, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan khác, người dân có thể đến trực tiếp:

Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi thường trú hoặc tạm trú hợp pháp để nộp hồ sơ.

Trong trường hợp là người Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài, việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán).

Lưu ý: Khi nộp trực tiếp, bạn cần mang theo bản chính giấy tờ tùy thân để đối chiếu, và nên đến sớm để được hỗ trợ lấy số thứ tự, tránh mất thời gian chờ đợi. Thời gian xử lý thông thường là từ 5–8 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hợp lệ hồ sơ.

Nộp qua bưu điện có được không? Điều kiện cụ thể

Nộp hồ sơ hộ chiếu bị mất qua đường bưu điện là hình thức hỗ trợ tiện lợi cho người dân ở xa hoặc không thể trực tiếp đến cơ quan quản lý. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được áp dụng cách này. Các điều kiện cần có:

Người nộp đã có dữ liệu sinh trắc học tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước đó.

Không thuộc các đối tượng cần kiểm tra bổ sung hoặc có dấu hiệu vi phạm liên quan đến hộ chiếu.

Hồ sơ gửi qua bưu điện cần đóng dấu xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (nếu có yêu cầu).

Địa chỉ gửi: Phòng Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an cấp tỉnh.

Khi gửi, bạn cần đính kèm đầy đủ giấy tờ như: mẫu đơn TK05, bản sao giấy CMND/CCCD, ảnh chân dung, và phong bì ghi rõ địa chỉ nhận hộ chiếu mới. Nên chọn dịch vụ chuyển phát bảo đảm để theo dõi quá trình hồ sơ di chuyển và tránh thất lạc. Thời gian xử lý có thể kéo dài hơn hình thức nộp trực tiếp từ 1–2 ngày.

Thời gian xử lý hồ sơ cấp lại hộ chiếu bị mất

Việc mất hộ chiếu là sự cố không mong muốn, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch đi lại của cá nhân. Do đó, thời gian cấp lại hộ chiếu luôn là mối quan tâm hàng đầu khi làm lại giấy tờ này. Căn cứ theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019, thời gian xử lý hồ sơ cấp lại hộ chiếu bị mất được phân chia rõ theo hình thức nộp và từng trường hợp cụ thể.

Thời gian xử lý thông thường

Trong trường hợp nộp hồ sơ cấp lại hộ chiếu bị mất theo quy trình thông thường, thời gian xử lý như sau:

Nếu nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố: từ 05 đến 08 ngày làm việc.

Nếu nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Hà Nội hoặc TP.HCM): thời gian xử lý từ 05 đến 07 ngày làm việc.

Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện: cộng thêm 03–05 ngày làm việc để tính thời gian chuyển phát hồ sơ và hộ chiếu.

Lưu ý: Thời gian này không tính thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ theo quy định Nhà nước.

Trường hợp xử lý nhanh, khẩn cấp

Trong một số trường hợp có lý do chính đáng và khẩn cấp, công dân có thể xin cấp lại hộ chiếu nhanh theo hình thức xử lý ưu tiên. Cụ thể:

Thời gian cấp lại có thể được rút ngắn còn 01–03 ngày làm việc.

Người nộp hồ sơ cần cung cấp giấy tờ chứng minh lý do khẩn cấp (giấy vé máy bay gần ngày bay, giấy mời công tác nước ngoài khẩn, trường hợp gia đình có người bệnh nặng hoặc qua đời…).

Không phải địa phương nào cũng hỗ trợ cấp hộ chiếu khẩn, cần liên hệ trước với cơ quan xuất nhập cảnh để xác minh khả năng giải quyết hồ sơ trong thời gian gấp.

Việc xin cấp lại hộ chiếu nhanh chỉ được chấp nhận khi đủ điều kiện và có sự chấp thuận từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

Trong quá trình làm hộ chiếu, không ít trường hợp người dân bị trả lại hồ sơ vì những lỗi tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại mang tính quyết định. Việc không nắm rõ quy định hoặc cẩu thả trong khâu chuẩn bị có thể khiến thời gian xử lý bị kéo dài, ảnh hưởng đến kế hoạch đi lại hoặc công tác nước ngoài. Dưới đây là hai lỗi hồ sơ hộ chiếu thường gặp nhất mà bạn cần đặc biệt lưu ý để tránh lặp lại sai sót.

Sai mẫu đơn hoặc ảnh không đúng chuẩn

Một trong những lỗi hồ sơ hộ chiếu phổ biến nhất là dùng sai mẫu đơn hoặc nộp ảnh không đạt yêu cầu. Nhiều người vẫn sử dụng mẫu đơn cũ (chưa cập nhật theo mẫu TK01 ban hành mới) hoặc điền thông tin không đầy đủ, gạch xóa tùy tiện. Ngoài ra, ảnh dán trên đơn thường bị từ chối vì các lỗi như: phông nền không trắng, kích thước sai (phải đúng 4x6cm), đầu tóc che mặt, đeo kính hoặc chỉnh sửa quá đà bằng phần mềm. Những lỗi này khiến cơ quan tiếp nhận không thể xác minh được hình ảnh cá nhân, buộc phải yêu cầu nộp lại từ đầu.

Không chứng minh được nhân thân rõ ràng

Một lỗi khác khiến hồ sơ bị từ chối là không cung cấp được bằng chứng rõ ràng về nhân thân. Trường hợp bị mất CMND/CCCD mà chưa làm lại, hồ sơ xin cấp hộ chiếu sẽ bị dừng vì thiếu giấy tờ định danh chính thức. Ngoài ra, nếu người nộp thay không mang theo giấy ủy quyền hợp lệ hoặc có thông tin không khớp với sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, hồ sơ cũng sẽ không được tiếp nhận. Với trẻ em, cần bổ sung đầy đủ giấy tờ của cả cha/mẹ, giấy khai sinh bản sao có công chứng mới đảm bảo đủ căn cứ xác minh. Hãy chắc chắn mọi thông tin đều trùng khớp với dữ liệu quốc gia để tránh bị trả hồ sơ.

Xử lý thế nào khi mất hộ chiếu ở nước ngoài?

Mất hộ chiếu ở nước ngoài là tình huống khẩn cấp và dễ gây hoang mang, đặc biệt nếu bạn đang đi du lịch, công tác hoặc học tập. Hộ chiếu không chỉ là giấy tờ tuỳ thân quan trọng mà còn là căn cứ để xuất nhập cảnh, lưu trú hợp pháp. Vì vậy, việc xử lý nhanh chóng và đúng quy trình là điều bắt buộc để tránh rắc rối với chính quyền sở tại cũng như đảm bảo việc trở về nước được thuận lợi. Dưới đây là hai bước cơ bản bạn cần thực hiện ngay khi bị mất hộ chiếu ở nước ngoài:

Thông báo với cơ quan công an và lãnh sự quán

Khi phát hiện bị mất hộ chiếu ở nước ngoài, việc đầu tiên là trình báo với cơ quan công an địa phương nơi xảy ra sự việc. Cơ quan này sẽ lập biên bản mất tài sản hoặc cung cấp xác nhận việc bạn đã thông báo mất giấy tờ. Biên bản này rất quan trọng để làm cơ sở pháp lý cho các bước tiếp theo.

Sau đó, bạn cần nhanh chóng đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam gần nhất tại quốc gia bạn đang lưu trú để khai báo mất hộ chiếu. Tại đây, cán bộ lãnh sự sẽ hướng dẫn bạn điền đơn trình báo mất hộ chiếu theo mẫu, nộp ảnh, giấy tờ liên quan và bản xác nhận của công an địa phương. Đây là bước không thể thiếu để có thể tiếp tục xin cấp giấy thông hành hoặc hộ chiếu tạm thời.

Xin cấp giấy thông hành hoặc hộ chiếu tạm thời

Sau khi hoàn tất trình báo, bạn sẽ được xem xét cấp một trong hai loại giấy tờ thay thế: giấy thông hành hoặc hộ chiếu tạm thời. Việc cấp giấy nào phụ thuộc vào từng quốc gia, điều kiện lưu trú và thời gian bạn còn lại ở nước ngoài.

Giấy thông hành thường được cấp để bạn có thể trở về Việt Nam trong thời gian ngắn, còn hộ chiếu tạm thời (thường có thời hạn từ 6 tháng đến 1 năm) được cấp nếu bạn cần tiếp tục cư trú, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài. Bạn cần chuẩn bị ảnh thẻ, giấy tờ tuỳ thân (bản sao CMND/CCCD nếu có), vé máy bay hoặc bằng chứng cần thiết để chứng minh nhu cầu đi lại.

Thời gian xử lý thường từ 2–5 ngày làm việc tuỳ cơ quan lãnh sự và mức độ khẩn cấp của vụ việc. Sau khi được cấp giấy thông hành hoặc hộ chiếu tạm thời, bạn có thể tiếp tục hành trình hoặc quay về Việt Nam để xin cấp hộ chiếu chính thức.

Dịch vụ hỗ trợ làm lại hộ chiếu bị mất – Có nên sử dụng?

Khi không may làm mất hộ chiếu, việc tự mình thực hiện các thủ tục cấp lại có thể khiến bạn rơi vào tình trạng rối rắm và mất thời gian. Trong trường hợp này, dịch vụ hỗ trợ làm lại hộ chiếu bị mất được xem là giải pháp tiện lợi, nhanh chóng và giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện thủ tục.

Thông qua các dịch vụ cấp lại hộ chiếu, bạn sẽ được hỗ trợ từ việc điền biểu mẫu chính xác, chuẩn bị giấy tờ theo đúng yêu cầu đến việc theo dõi tiến độ hồ sơ và xử lý phát sinh (nếu có). Đặc biệt, với những người đang sinh sống ở xa nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc không có thời gian đi lại, đây chính là giải pháp đáng cân nhắc để tiết kiệm thời gian và công sức.

Tuy nhiên, không phải dịch vụ nào cũng uy tín và đảm bảo hiệu quả. Việc lựa chọn đúng đơn vị cung cấp chuyên nghiệp sẽ quyết định phần lớn đến trải nghiệm của bạn trong quá trình xử lý hồ sơ cấp lại hộ chiếu.

Ưu điểm của dịch vụ trọn gói

Dịch vụ trọn gói mang lại nhiều tiện ích như: hỗ trợ điền mẫu đơn đúng chuẩn, hướng dẫn khai báo mất hộ chiếu rõ ràng, chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ trong trường hợp được ủy quyền hợp pháp.

Ngoài ra, các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp còn có thể tư vấn thêm các phương án xử lý nếu bạn cần làm hộ chiếu khẩn, hoặc bị mất khi đang ở nước ngoài. Với quy trình làm việc rõ ràng, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót hồ sơ, dịch vụ trọn gói là lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn “giải quyết nhanh, gọn, đúng luật”.

Lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ

Khi quyết định sử dụng dịch vụ cấp lại hộ chiếu, bạn nên chọn đơn vị có giấy phép kinh doanh hợp pháp, đội ngũ tư vấn rõ ràng, minh bạch về chi phí và quy trình xử lý. Tránh lựa chọn những đơn vị không công khai thông tin, hứa hẹn “làm nhanh – không cần giấy tờ”, vì có thể dính đến hành vi vi phạm pháp luật hoặc lừa đảo.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo đánh giá từ khách hàng cũ, hoặc yêu cầu cung cấp thông tin pháp lý, hợp đồng dịch vụ cụ thể trước khi thanh toán. Sự cẩn trọng này sẽ giúp bạn yên tâm hơn và đảm bảo quyền lợi trong suốt quá trình làm lại hộ chiếu.

Thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất là một quy trình pháp lý có nhiều bước cần thực hiện chính xác, từ việc khai báo mất, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp đúng nơi đến việc theo dõi kết quả trả hộ chiếu. Nếu không nắm rõ quy trình, rất dễ gặp phải tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc chậm trễ. Điều quan trọng là người dân cần hiểu rõ mẫu đơn cần điền, ảnh đúng chuẩn, giấy tờ chứng minh nhân thân đầy đủ, và đặc biệt là chọn đúng nơi nộp hồ sơ tùy theo từng trường hợp.

Trong thời đại số, việc thực hiện các thủ tục hành chính như cấp lại hộ chiếu bị mất ngày càng được cải tiến, giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế sai sót. Tuy nhiên, để tránh các rủi ro pháp lý, bạn nên tìm hiểu kỹ các thông tin chính thống, hoặc nhờ sự tư vấn của các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và đầy đủ về thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất theo quy định mới nhất. Nếu còn thắc mắc, bạn có thể tham khảo các link nội bộ được đính kèm trong bài để tìm hiểu sâu hơn từng khía cạnh cụ thể như hồ sơ cho trẻ em, hộ chiếu khẩn, hoặc xin cấp hộ chiếu ở nước ngoài.