Thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài

Thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài đang ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm trong bối cảnh gia đình Việt Nam có xu hướng cho trẻ đi du lịch quốc tế từ rất sớm. Việc trẻ em có hộ chiếu riêng không chỉ giúp đảm bảo đầy đủ thủ tục pháp lý khi xuất nhập cảnh mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc xin visa, đăng ký dịch vụ quốc tế hay thực hiện các chuyến đi học tập, giao lưu ngắn hạn tại nước ngoài.

Theo quy định hiện hành, trẻ em dưới 14 tuổi cần có hộ chiếu riêng hoặc có thể được cấp ghép vào hộ chiếu của cha mẹ nếu yêu cầu. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay là khuyến khích cấp hộ chiếu riêng cho trẻ để tiện sử dụng lâu dài. Việc xin cấp hộ chiếu cho trẻ yêu cầu người đại diện hợp pháp (cha mẹ hoặc người giám hộ) đứng tên ký tờ khai, xuất trình giấy khai sinh bản gốc của trẻ, CMND/CCCD của cha mẹ và thực hiện chụp ảnh thẻ cho trẻ theo tiêu chuẩn quốc tế ICAO.

Thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài cũng đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng bước kê khai thông tin, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đảm bảo các giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp pháp giữa cha mẹ và con. Một số trường hợp đặc biệt như trẻ em sinh ra ở nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài trong hồ sơ nhân thân sẽ yêu cầu thêm các giấy tờ xác minh quốc tịch.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từ khâu chuẩn bị hồ sơ, điền mẫu tờ khai, chụp ảnh hộ chiếu cho trẻ, đến việc nộp hồ sơ và nhận kết quả. Nếu gia đình bạn đang lên kế hoạch đưa bé đi du lịch nước ngoài trong tương lai gần, đừng bỏ qua những thông tin quan trọng dưới đây để làm hộ chiếu cho trẻ nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.

Thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài cần chuẩn bị những gì?

Khi có kế hoạch cho con đi du lịch nước ngoài, điều đầu tiên các bậc cha mẹ cần quan tâm là thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài. Thủ tục này tương tự như cấp hộ chiếu cho người lớn nhưng sẽ yêu cầu thêm một số giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa trẻ và người đại diện hợp pháp (cha mẹ hoặc người giám hộ).

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh các rắc rối phát sinh như phải bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc bị từ chối tiếp nhận. Ngoài ra, tùy theo độ tuổi của trẻ (dưới 14 tuổi hay từ đủ 14 tuổi trở lên), cách kê khai và ký tên trên đơn đề nghị cấp hộ chiếu cũng có sự khác biệt nhất định.

Thông thường, đối với trẻ em dưới 14 tuổi, cha mẹ hoặc người giám hộ sẽ thay mặt trẻ ký vào tờ khai và chịu trách nhiệm pháp lý về thông tin khai báo. Thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài cũng yêu cầu ảnh thẻ đạt tiêu chuẩn ICAO như đối với người lớn.

Các giấy tờ của trẻ cần chuẩn bị

Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài, các giấy tờ cần chuẩn bị cho trẻ bao gồm:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu cho trẻ em: Theo mẫu X01, điền đầy đủ thông tin, có xác nhận của Công an phường/xã nơi cư trú.

Giấy khai sinh bản sao: Bản sao giấy khai sinh có chứng thực, thể hiện đầy đủ thông tin cha mẹ của trẻ.

Ảnh chân dung: 2 ảnh kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp rõ mặt, không đeo kính, không đội mũ, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú: Xác minh địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của trẻ.

Các giấy tờ trên cần đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và còn hiệu lực để tránh ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt hồ sơ.

Các giấy tờ của cha mẹ hoặc người giám hộ

Song song với việc chuẩn bị hồ sơ cho trẻ, trong hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài, giấy tờ của cha mẹ hoặc người giám hộ cũng rất quan trọng:

Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân: Bản chính và bản sao để đối chiếu.

Hộ chiếu (nếu có): Nếu đăng ký cấp hộ chiếu riêng cho trẻ thì không cần; nếu cấp chung, cần nộp kèm hộ chiếu của cha hoặc mẹ.

Sổ hộ khẩu: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực thể hiện mối quan hệ gia đình.

Giấy tờ chứng minh quyền giám hộ (nếu không phải cha mẹ ruột): Quyết định công nhận giám hộ hợp pháp.

Cha mẹ hoặc người giám hộ phải trực tiếp nộp hồ sơ và ký tên trong tờ khai xin cấp hộ chiếu cho trẻ. Việc đầy đủ giấy tờ này là điều kiện bắt buộc để hồ sơ được chấp nhận và xử lý nhanh chóng.

Quy trình xin cấp hộ chiếu cho trẻ em tại Việt Nam

Trong thời đại hội nhập toàn cầu, nhu cầu cho trẻ em đi du lịch quốc tế cùng gia đình ngày càng tăng cao. Để trẻ có thể ra nước ngoài hợp pháp, việc thực hiện đúng quy trình cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài là yêu cầu bắt buộc. So với hộ chiếu cho người lớn, các bước làm hộ chiếu cho trẻ em có một số điểm cần lưu ý đặc biệt, liên quan đến thủ tục pháp lý và kỹ thuật hồ sơ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp cha mẹ hoàn thiện quy trình nhanh chóng, thuận lợi.

Cách điền tờ khai xin cấp hộ chiếu cho trẻ

Tờ khai xin cấp hộ chiếu là tài liệu bắt buộc trong quy trình cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài. Khi điền tờ khai, bố mẹ hoặc người giám hộ cần chú ý các điểm sau:

Chọn đúng mẫu tờ khai: Sử dụng mẫu X01 dành cho công dân Việt Nam. Trường hợp trẻ dưới 14 tuổi, bố/mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp là người khai thay.

Khai thông tin cá nhân: Điền đầy đủ, chính xác họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh của trẻ. Thông tin phải khớp với giấy khai sinh.

Thông tin người khai: Ghi rõ thông tin của bố, mẹ hoặc người giám hộ bao gồm họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú.

Chữ ký: Người khai phải ký tên và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của thông tin khai báo.

Xác nhận của địa phương: Tờ khai phải được công an phường/xã nơi cư trú xác nhận trước khi nộp tại phòng xuất nhập cảnh.

Điền đúng và đầy đủ tờ khai sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận ngay, tránh mất thời gian bổ sung hoặc chỉnh sửa nhiều lần.

Cách chụp ảnh thẻ đạt chuẩn ICAO cho trẻ em

Ảnh thẻ là phần không thể thiếu trong các bước làm hộ chiếu cho trẻ em. Để đảm bảo ảnh đạt chuẩn ICAO (Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế), cần tuân thủ các yêu cầu sau:

Nền ảnh: Phải là nền trắng, không bóng, không có hoa văn hay chi tiết thừa.

Kích thước: 4×6 cm, khuôn mặt chiếm khoảng 70–80% diện tích ảnh.

Trang phục: Trẻ mặc trang phục màu sắc trung tính, không mặc áo trắng để tránh trùng nền.

Tư thế chụp: Trẻ phải nhìn thẳng vào ống kính, mắt mở, miệng khép kín, không cười lớn hay nghiêng đầu.

Ánh sáng: Đảm bảo ánh sáng đều, không đổ bóng trên khuôn mặt hoặc nền ảnh.

Không đội mũ hay đeo kính: Trừ trường hợp tôn giáo (phải có giấy xác nhận) mới được đội khăn trùm.

Nhiều phòng quản lý xuất nhập cảnh hiện nay có hỗ trợ chụp ảnh trực tiếp để đảm bảo ảnh đúng chuẩn. Tuy nhiên, nếu tự chuẩn bị, cha mẹ nên đưa trẻ đến các studio chuyên chụp ảnh hộ chiếu để đạt kết quả tốt nhất.

 Thời gian xử lý và lệ phí xin hộ chiếu cho trẻ em

Khi chuẩn bị cho trẻ em đi nước ngoài, việc xin cấp hộ chiếu là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Do đó, nắm rõ thời gian cấp hộ chiếu cho trẻ em cũng như lệ phí làm hộ chiếu cho trẻ em sẽ giúp phụ huynh chủ động hơn trong việc chuẩn bị kế hoạch.

Thông thường, sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận tại phòng Quản lý xuất nhập cảnh, thời gian cấp hộ chiếu cho trẻ em dao động từ 5–8 ngày làm việc, không tính ngày nghỉ lễ. Ở một số địa phương có khối lượng hồ sơ lớn hoặc cần thêm xác minh về quốc tịch, nhân thân, thời gian cấp có thể kéo dài thêm 1–3 ngày làm việc. Để tránh bị động, phụ huynh nên chủ động làm hộ chiếu cho bé ít nhất 2–4 tuần trước ngày dự kiến khởi hành.

Về chi phí, lệ phí làm hộ chiếu cho trẻ em theo quy định hiện hành là:

200.000 đồng đối với hộ chiếu phổ thông không gắn chip điện tử.

400.000 đồng đối với hộ chiếu phổ thông có gắn chip điện tử (nếu phụ huynh có nhu cầu chọn loại hộ chiếu này cho trẻ).

Ngoài khoản lệ phí nhà nước này, nếu sử dụng thêm dịch vụ hỗ trợ làm nhanh hoặc dịch vụ tư vấn từ đơn vị bên ngoài, phụ huynh sẽ phải chi trả thêm chi phí riêng tùy theo yêu cầu thời gian và mức độ hỗ trợ.

Việc nắm vững thời gian cấp hộ chiếu cho trẻ em và lệ phí làm hộ chiếu cho trẻ em sẽ giúp phụ huynh chuẩn bị tốt hơn, tránh ảnh hưởng đến lịch trình du lịch hoặc học tập quốc tế của trẻ.

Những lưu ý khi làm hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài

Việc làm hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài đòi hỏi sự cẩn trọng ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến việc nắm rõ quy định cụ thể từng trường hợp. Một số lưu ý khi làm hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài dưới đây sẽ giúp phụ huynh tránh được những rắc rối không đáng có và tiết kiệm thời gian.

Dựa trên thực tế và kinh nghiệm làm hộ chiếu cho trẻ em, đây là những điểm phụ huynh cần đặc biệt chú ý:

Trường hợp cần xác minh quốc tịch của trẻ

Không phải trường hợp trẻ em nào cũng được cấp hộ chiếu ngay lập tức sau khi nộp hồ sơ. Với những trẻ có yếu tố đặc biệt về quốc tịch như:

Sinh ra ở nước ngoài nhưng chưa xác lập quốc tịch Việt Nam rõ ràng.

Trẻ sinh ra bởi cha mẹ có quốc tịch khác nhau.

Các trường hợp nuôi con nuôi quốc tế.

Cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu thêm thủ tục xác minh quốc tịch trước khi cấp hộ chiếu.

Kinh nghiệm làm hộ chiếu cho trẻ em cho thấy, nếu thuộc các trường hợp trên, phụ huynh cần chuẩn bị sẵn giấy khai sinh bản gốc, giấy tờ chứng minh quốc tịch (như giấy chứng nhận quốc tịch Việt Nam) hoặc các quyết định công nhận quốc tịch từ cơ quan nhà nước.

Việc chủ động chuẩn bị trước các giấy tờ này sẽ giúp rút ngắn thời gian xác minh và không làm ảnh hưởng đến lịch trình dự kiến của gia đình.

Lưu ý về việc trẻ có cần có mặt khi nộp hồ sơ

Một câu hỏi rất phổ biến trong lưu ý khi làm hộ chiếu cho trẻ em đi nước ngoài là trẻ có cần phải có mặt khi nộp hồ sơ hay không.

Theo quy định, đối với trẻ em dưới 14 tuổi, cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp có thể đứng ra nộp hồ sơ xin hộ chiếu mà không bắt buộc phải đưa trẻ đến phòng Quản lý xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, trường hợp:

Ảnh thẻ không đạt yêu cầu,

Cần xác minh nhân thân do các yếu tố đặc biệt,

thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu đưa trẻ đến để đối chiếu trực tiếp.

Kinh nghiệm làm hộ chiếu cho trẻ em là phụ huynh nên chuẩn bị ảnh thẻ đạt chuẩn ngay từ đầu và kiểm tra đầy đủ giấy tờ theo danh sách được cơ quan quản lý cung cấp. Đồng thời, nếu có bất kỳ điểm nào đặc biệt liên quan đến nhân thân của trẻ, nên chủ động thông báo ngay khi nộp hồ sơ để được hướng dẫn cụ thể.

Giải đáp câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em

Với nhu cầu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài, học tập hoặc đoàn tụ gia đình ngày càng tăng, thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em cũng được nhiều phụ huynh quan tâm. Dưới đây là giải đáp một số câu hỏi về thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em mà phụ huynh thường thắc mắc, giúp bạn dễ dàng chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.

Trẻ sơ sinh có cần làm hộ chiếu riêng không?

Một trong những câu hỏi về thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em thường gặp nhất là: “Trẻ sơ sinh có cần làm hộ chiếu riêng không?” Theo quy định hiện hành, trẻ sơ sinh từ 0 tháng tuổi đã có thể được cấp hộ chiếu riêng nếu có nhu cầu xuất cảnh.

Hộ chiếu của trẻ sơ sinh là hộ chiếu phổ thông, thời hạn không quá 5 năm và không được gia hạn thêm. Khi làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh, phụ huynh cần chuẩn bị hồ sơ gồm: tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu, giấy khai sinh của trẻ (bản sao có chứng thực hoặc bản chính kèm bản sao đối chiếu), ảnh chân dung trẻ theo quy định và giấy tờ tùy thân của cha/mẹ.

Việc làm hộ chiếu riêng cho trẻ sơ sinh giúp thuận tiện trong các chuyến đi quốc tế, nhất là khi trẻ di chuyển cùng người thân khác không phải cha mẹ. Vì vậy, đây là một lựa chọn rất phổ biến hiện nay thay vì ghép vào hộ chiếu cha mẹ như trước.

Có thể ghép hộ chiếu của trẻ vào hộ chiếu cha mẹ không?

Trước đây, việc ghép thông tin của trẻ em dưới 9 tuổi vào hộ chiếu của cha mẹ là điều được phép và khá phổ biến. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, hình thức ghép hộ chiếu của trẻ vào hộ chiếu cha mẹ đã bị bãi bỏ. Tất cả trẻ em, kể cả trẻ sơ sinh, muốn ra nước ngoài đều bắt buộc phải có hộ chiếu riêng.

Thắc mắc làm hộ chiếu cho trẻ em liên quan đến việc ghép hộ chiếu vì thế hiện nay không còn áp dụng nữa. Các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ từ chối yêu cầu ghép chung hộ chiếu nếu phụ huynh đề nghị.

Việc yêu cầu mỗi cá nhân sở hữu một hộ chiếu riêng giúp đảm bảo tính chính xác và thuận lợi trong kiểm tra xuất nhập cảnh tại nước ngoài. Ngoài ra, hộ chiếu riêng cho trẻ còn tạo điều kiện thuận lợi hơn khi trẻ đi học, định cư, hoặc đi du lịch cùng người khác ngoài cha mẹ mà không gặp vướng mắc về giấy tờ.

Thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài là bước quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi xuất cảnh hợp pháp cho trẻ nhỏ khi tham gia các chuyến đi quốc tế cùng gia đình. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, kê khai chính xác thông tin cá nhân và tuân thủ đúng quy trình nộp hồ sơ tại cơ quan xuất nhập cảnh sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Trên thực tế, nhiều gia đình gặp khó khăn khi làm hộ chiếu cho trẻ em chỉ vì thiếu giấy tờ, không chuẩn bị đúng loại ảnh thẻ hoặc khai sai thông tin dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối, yêu cầu bổ sung nhiều lần. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn nắm rõ danh mục hồ sơ cần nộp, cách điền tờ khai hộ chiếu cho trẻ em và lưu ý về sự có mặt của trẻ khi nộp hồ sơ (tùy theo yêu cầu của từng địa phương).

Ngoài ra, cần lưu ý rằng thời gian xử lý hộ chiếu cho trẻ em thường từ 5–8 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu gia đình có nhu cầu gấp, có thể sử dụng các dịch vụ làm hộ chiếu nhanh theo đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền. Một số nơi còn hỗ trợ dịch vụ nhận hộ chiếu tại nhà qua đường bưu điện để tiết kiệm thời gian đi lại.

Tóm lại, khi đã nắm vững hướng dẫn chi tiết, thủ tục xin cấp hộ chiếu cho trẻ em sẽ không còn phức tạp. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp quý phụ huynh thực hiện thành công thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em đi du lịch nước ngoài, từ đó cùng con trải nghiệm những chuyến đi tuyệt vời, an toàn và trọn vẹn.