Thủ tục cấp giấy VSATTP sản xuất ca cao nhanh, đúng quy định mới 2025

Thủ tục cấp giấy VSATTP sản xuất ca cao là bước quan trọng mà bất kỳ cơ sở chế biến, sản xuất ca cao nào cũng cần thực hiện trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Đây không chỉ là quy định bắt buộc của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm cho người tiêu dùng mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều cơ sở vẫn gặp khó khăn trong việc hiểu rõ hồ sơ, quy trình và thời gian xử lý thủ tục này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục xin giấy VSATTP sản xuất ca cao, từ điều kiện cấp phép đến cách chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra cơ sở, giúp bạn dễ dàng thực hiện đúng quy định và nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường.

1. Giấy chứng nhận VSATTP sản xuất ca cao là gì?

1.1. Vai trò và ý nghĩa của giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận VSATTP là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho các cơ sở sản xuất thực phẩm – trong đó có cơ sở sản xuất ca cao – nhằm xác nhận đơn vị đủ điều kiện đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm trong toàn bộ quá trình chế biến, bảo quản và phân phối sản phẩm.

Giấy phép VSATTP không chỉ giúp cơ sở tuân thủ quy định pháp luật, mà còn là chứng chỉ cam kết chất lượng với người tiêu dùng. Khi sản phẩm ca cao được chứng nhận đạt VSATTP, khách hàng và đối tác sẽ yên tâm hơn về độ an toàn và nguồn gốc xuất xứ. Đây là yếu tố quan trọng để xây dựng thương hiệu, mở rộng thị trường và tham gia vào các hệ thống phân phối chính thức.

1.2. Cơ sở nào cần xin giấy phép này?

Theo quy định tại Luật An toàn thực phẩm 2010 và các văn bản hướng dẫn thi hành, mọi cơ sở sản xuất, sơ chế, chế biến thực phẩm bao gồm cả ngành ca cao đều bắt buộc phải xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện VSATTP.

Cụ thể, các cơ sở phải xin giấy phép VSATTP bao gồm:

– Xưởng rang xay ca cao, ép bơ, nghiền bột ca cao

– Cơ sở đóng gói, bảo quản thành phẩm ca cao

– Cơ sở chế biến thực phẩm có sử dụng nguyên liệu từ ca cao

Ngay cả khi bạn chỉ sản xuất với quy mô nhỏ, nếu có ý định lưu hành sản phẩm trên thị trường, đặc biệt là trong hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử, hoặc xuất khẩu, thì giấy phép VSATTP là yêu cầu bắt buộc không thể bỏ qua.

2. Điều kiện để được cấp giấy VSATTP sản xuất ca cao

2.1. Yêu cầu về cơ sở vật chất, trang thiết bị

Một trong những điều kiện xin giấy VSATTP sản xuất ca cao quan trọng nhất là hệ thống nhà xưởng và thiết bị phải đáp ứng tiêu chuẩn về vệ sinh và kỹ thuật. Khu vực sản xuất phải có nền cứng, dễ lau chùi, thoát nước tốt, tường không thấm nước, trần không rơi bụi.

Các thiết bị sử dụng trong quy trình sản xuất ca cao như máy rang, máy nghiền, bồn trộn, máy ép… phải được làm từ vật liệu không gỉ, không phản ứng với thực phẩm và dễ làm sạch.

Ngoài ra, cơ sở cần có kho chứa nguyên liệu và kho thành phẩm riêng biệt, được bố trí kệ, hệ thống kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ phù hợp. Hệ thống đèn chiếu sáng, quạt hút mùi, khu vực rửa tay, nhà vệ sinh và xử lý nước thải cũng phải được thiết kế đúng tiêu chuẩn theo Thông tư 38/2018/TT-BYT.

2.2. Yêu cầu về nhân sự, quản lý chất lượng

Cơ sở sản xuất ca cao phải có ít nhất một người được cấp chứng chỉ tập huấn kiến thức VSATTP, do cơ quan y tế có thẩm quyền tổ chức và công nhận. Đây là người chịu trách nhiệm chính về điều hành, giám sát quy trình sản xuất theo chuẩn VSATTP.

Tất cả nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất, sơ chế, đóng gói cũng bắt buộc phải có giấy khám sức khỏe định kỳ (không quá 12 tháng) xác nhận không mắc các bệnh truyền nhiễm nguy hiểm.

Ngoài ra, cơ sở cần thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng, từ nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất, lưu trữ đến phân phối. Các hồ sơ kiểm nghiệm nguyên liệu, sản phẩm, sổ theo dõi vệ sinh thiết bị, lịch bảo trì máy móc cũng là phần bắt buộc trong hồ sơ xin cấp giấy VSATTP.

Tất cả các yếu tố này cho thấy cơ sở không chỉ có cơ sở vật chất đạt chuẩn, mà còn đủ năng lực con người và hệ thống quản lý đảm bảo an toàn thực phẩm trong toàn bộ quy trình sản xuất ca cao.

3. Hồ sơ xin giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao đúng quy định là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp được cấp phép nhanh chóng, tránh bị trả hồ sơ hay yêu cầu bổ sung không cần thiết. Bộ hồ sơ cần bám sát theo mẫu quy định của Bộ Y tế và cập nhật mới nhất năm 2025.

3.1. Danh mục hồ sơ theo quy định

Bộ hồ sơ xin giấy phép VSATTP gồm các tài liệu pháp lý và kỹ thuật như sau:

Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận: Theo mẫu ban hành kèm Thông tư 43/2018/TT-BYT, nêu rõ thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh, ngành nghề và cam kết đảm bảo an toàn thực phẩm.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập (nếu là tổ chức): Là bằng chứng pháp lý chứng minh tư cách hoạt động hợp pháp của cơ sở.

Bản thuyết minh điều kiện đảm bảo VSATTP: Gồm sơ đồ mặt bằng, mô tả quy trình sản xuất, danh mục trang thiết bị chính, hệ thống xử lý chất thải, quản lý nước sạch…

Giấy xác nhận kiến thức VSATTP: Ít nhất 1 người quản lý và toàn bộ nhân viên trực tiếp sản xuất phải có chứng nhận này.

Giấy khám sức khỏe định kỳ: Cập nhật trong vòng 12 tháng, chứng minh nhân sự sản xuất đủ điều kiện làm việc với thực phẩm.

Ngoài ra, cơ sở nên chuẩn bị thêm hợp đồng thu gom rác thải, mẫu nhãn sản phẩm (nếu có đóng gói), sổ ghi nhận vệ sinh, khử trùng…

3.2. Lưu ý khi soạn thảo và nộp hồ sơ

Để hồ sơ xin giấy phép VSATTP được duyệt nhanh chóng, cần lưu ý:

Tất cả tài liệu nộp cần có dấu đỏ xác nhận nếu là bản sao, hoặc trình bày rõ nguồn trích nếu là bản mô tả.

Hồ sơ nên được đóng bìa cứng, có mục lục và phân chia rõ từng phần tài liệu.

Mọi thông tin trong hồ sơ cần đồng nhất với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, cần scan rõ nét từng tài liệu và gửi đúng định dạng yêu cầu (PDF, JPG, DOC…).

Cơ sở nên tham khảo trước bộ hồ sơ mẫu tại website Sở Y tế hoặc liên hệ đơn vị tư vấn để tránh sai sót đáng tiếc khi nộp lần đầu.

4. Quy trình xin cấp giấy VSATTP sản xuất ca cao

Hiểu rõ quy trình cấp phép VSATTP giúp cơ sở sản xuất ca cao chủ động trong kế hoạch vận hành và rút ngắn thời gian cấp giấy chứng nhận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo quy định của Bộ Y tế.

4.1. Trình tự thực hiện thủ tục theo Bộ Y tế

Quy trình cấp giấy VSATTP gồm 3 bước chính:

Bước 1 – Chuẩn bị và nộp hồ sơ:

Cơ sở nộp hồ sơ tại:

Chi cục An toàn thực phẩm trực thuộc Sở Y tế (nếu sản xuất tại 1 tỉnh);

Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế (nếu sản xuất quy mô lớn, liên tỉnh).

Nộp trực tiếp hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia đều được chấp nhận, tùy địa phương.

Bước 2 – Thẩm định thực tế tại cơ sở:

Trong vòng 5–7 ngày làm việc từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thành lập đoàn kiểm tra VSATTP đến đánh giá:

Diện tích, kết cấu cơ sở sản xuất;

Vệ sinh thiết bị, khu vực chế biến và bảo quản;

Quy trình sản xuất, lưu mẫu, kiểm soát chất lượng;

Kiến thức và sức khỏe của nhân viên.

Bước 3 – Ra quyết định cấp phép:

Nếu đạt yêu cầu, giấy chứng nhận sẽ được cấp trong vòng 7 ngày tiếp theo.

4.2. Thời gian giải quyết và cơ quan cấp phép

Theo quy định tại Thông tư 43/2018/TT-BYT, thời gian giải quyết hồ sơ VSATTP như sau:

Tiếp nhận và xem xét hồ sơ: Trong vòng 3 ngày làm việc;

Thẩm định thực tế: Trong vòng 7 ngày từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ;

Cấp giấy phép VSATTP: Tối đa 7 ngày sau khi có kết quả thẩm định đạt yêu cầu.

Cơ quan cấp phép gồm:

Chi cục An toàn thực phẩm (Sở Y tế): Phụ trách hầu hết hồ sơ cấp tỉnh;

Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế): Với các cơ sở lớn, sản xuất nhiều mặt hàng, hoặc có xuất khẩu.

Để tiết kiệm thời gian, nhiều cơ sở lựa chọn dịch vụ pháp lý trọn gói nhằm đảm bảo hồ sơ đúng chuẩn ngay từ đầu và rút ngắn tiến trình cấp phép.

5. Chi phí xin giấy VSATTP sản xuất ca cao

5.1. Lệ phí nhà nước và các khoản phí khác

Khi thực hiện thủ tục xin giấy VSATTP sản xuất ca cao, doanh nghiệp cần nộp một số khoản phí theo quy định pháp luật. Cụ thể:

Lệ phí nhà nước cấp giấy chứng nhận dao động từ 150.000 – 500.000 đồng/lần, tùy thuộc vào cấp xét duyệt (tỉnh, huyện hoặc trung ương) theo Thông tư số 279/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Chi phí khám sức khỏe cho người trực tiếp sản xuất: khoảng 300.000 – 600.000 đồng/người, có thể làm tại bệnh viện quận/huyện.

Chi phí tập huấn và thi kiến thức VSATTP: từ 300.000 – 500.000 đồng/người, thường tổ chức bởi Chi cục An toàn thực phẩm tỉnh hoặc đơn vị được ủy quyền.

Tổng phí tự thực hiện thủ tục (chưa bao gồm thời gian và nhân sự) có thể từ 1 – 2 triệu đồng.

5.2. Chi phí thuê dịch vụ hỗ trợ trọn gói

Nếu cơ sở sản xuất ca cao chưa quen với thủ tục hành chính hoặc cần xử lý nhanh, thuê dịch vụ trọn gói làm giấy VSATTP là lựa chọn tối ưu. Mức giá dao động từ 3 – 6 triệu đồng, bao gồm:

Tư vấn hiện trạng cơ sở và cải tạo nếu cần.

Soạn hồ sơ đầy đủ theo mẫu chuẩn.

Hướng dẫn khám sức khỏe và học kiến thức VSATTP.

Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ.

Hỗ trợ tiếp đoàn thẩm định tại cơ sở.

Chi phí trên có thể thay đổi tùy theo tỉnh thành, diện tích cơ sở, số lượng nhân sự và mức độ cần cải tạo. Tuy nhiên, mức phí này là hợp lý so với lợi ích doanh nghiệp nhận được, giúp hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian đáng kể.

6. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ làm giấy phép VSATTP ca cao trọn gói

6.1. Tiết kiệm thời gian, tránh sai sót

Việc sử dụng dịch vụ làm giấy VSATTP sản xuất ca cao giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ xuống còn 10–15 ngày so với 20–30 ngày nếu tự thực hiện. Lý do:

Đơn vị dịch vụ nắm rõ quy trình, quy định mới, hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại.

Họ đã có kinh nghiệm xử lý hồ sơ tương tự tại các địa phương, giúp điền mẫu đúng từ đầu.

Không mất thời gian tìm hiểu văn bản pháp lý hoặc phải di chuyển nhiều lần để bổ sung hồ sơ.

Nhờ vậy, chủ cơ sở có thể dành thời gian cho sản xuất, vận hành nhà máy thay vì lo thủ tục hành chính rườm rà và dễ sai sót.

6.2. Được tư vấn và hỗ trợ toàn diện

Các đơn vị cung cấp dịch vụ làm giấy VSATTP sản xuất ca cao thường triển khai quy trình hỗ trợ toàn diện từ A–Z, bao gồm:

Tư vấn điều kiện về mặt bằng, thiết bị, nhân sự trước khi lập hồ sơ.

Hướng dẫn hoàn thiện giấy tờ khám sức khỏe, xác nhận kiến thức VSATTP.

Soạn thảo hồ sơ pháp lý: đơn đề nghị, bản cam kết, quy trình sản xuất, hồ sơ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu…

Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước, giúp chủ cơ sở không phải đi lại nhiều lần.

Hỗ trợ tiếp đoàn kiểm tra và xử lý ngay nếu có yêu cầu điều chỉnh.

Đây là lựa chọn lý tưởng cho nhà máy mới thành lập hoặc muốn mở rộng nhanh, đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí, vừa được pháp lý bảo vệ toàn diện.

7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục VSATTP sản xuất ca cao

7.1. Làm giấy phép mất bao lâu?

Thời gian xin giấy phép VSATTP sản xuất ca cao trung bình từ 15 đến 20 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại cơ quan có thẩm quyền (Ban Quản lý An toàn thực phẩm hoặc Phòng Y tế cấp huyện, tùy theo quy mô). Tuy nhiên, nếu hồ sơ thiếu sót, nội dung không đúng biểu mẫu, hoặc cơ sở chưa đáp ứng điều kiện thực tế, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.

Để rút ngắn thời gian xin giấy phép, bạn nên:

Chuẩn bị hồ sơ đúng biểu mẫu quy định

Đảm bảo điều kiện vệ sinh cơ sở sẵn sàng thẩm định

Chủ động liên hệ trước với đơn vị cấp phép để nắm quy trình

Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép VSATTP, thời gian có thể nhanh hơn nhờ việc được rà soát và hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu.

7.2. Cơ sở nhỏ lẻ có cần xin không?

Nhiều người cho rằng cơ sở sản xuất ca cao nhỏ, hộ gia đình không cần xin giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Tuy nhiên, theo Luật An toàn thực phẩm và Nghị định 15/2018/NĐ-CP, bất kỳ tổ chức, cá nhân nào tham gia sản xuất thực phẩm – kể cả quy mô nhỏ lẻ – đều phải xin giấy phép VSATTP, trừ một số trường hợp được miễn như:

Sản xuất thực phẩm không nhằm mục đích kinh doanh

Bán hàng rong, kinh doanh nhỏ không có địa điểm cố định (vẫn cần đảm bảo điều kiện vệ sinh và chịu kiểm tra)

Tóm lại, cơ sở nhỏ lẻ vẫn cần xin giấy VSATTP nếu có hoạt động kinh doanh thực phẩm ra thị trường. Không có giấy phép có thể bị phạt từ 20–30 triệu đồng hoặc buộc ngưng hoạt động.

7.3. Cần xin lại sau bao lâu?

Theo quy định hiện hành, giấy chứng nhận VSATTP có thời hạn 3 năm kể từ ngày được cấp. Trước khi hết hạn ít nhất 6 tháng, cơ sở cần tiến hành xin cấp lại giấy phép VSATTP nếu vẫn tiếp tục hoạt động.

Quy trình cấp lại gần tương tự như cấp mới, bao gồm hồ sơ pháp lý, giấy khám sức khỏe, chứng chỉ tập huấn và thẩm định điều kiện thực tế.

Nếu giấy phép hết hạn mà không gia hạn, cơ sở sản xuất ca cao sẽ bị coi là vi phạm hành chính và có thể bị xử phạt theo nghị định của Chính phủ.

Thủ tục cấp giấy VSATTP sản xuất ca cao là một trong những thủ tục pháp lý không thể thiếu để đảm bảo cơ sở chế biến hoạt động đúng luật và đảm bảo sức khỏe người tiêu dùng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, đáp ứng điều kiện cơ sở vật chất hoặc không có thời gian theo dõi thủ tục hành chính, hãy cân nhắc lựa chọn dịch vụ trọn gói từ các đơn vị uy tín. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp, bạn sẽ rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất hồ sơ, tiết kiệm chi phí và yên tâm khi được cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá. Đừng để giấy phép VSATTP trở thành rào cản – hãy biến nó thành bước đệm cho hoạt động sản xuất ca cao phát triển bền vững.