Hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH

Hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH là một trong những thủ tục quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện khi muốn điều chỉnh tên gọi của mình. Việc thay đổi tên công ty có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như thay đổi chiến lược kinh doanh, tái cấu trúc thương hiệu, hoặc đơn giản là vì tên gọi cũ không còn phù hợp với hoạt động của công ty. Dù lý do là gì, thủ tục thay đổi tên công ty TNHH cần phải tuân thủ quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rắc rối không đáng có. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để thực hiện thủ tục này một cách chính xác, từ việc chuẩn bị hồ sơ, điền mẫu đơn cho đến các thủ tục liên quan đến cơ quan chức năng. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình và các lưu ý khi thực hiện thay đổi tên công ty TNHH.

Hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH chi tiết từ A–Z

Thay đổi tên công ty TNHH là một trong những nội dung thường xuyên được các doanh nghiệp điều chỉnh trong quá trình hoạt động để phù hợp với chiến lược kinh doanh, định vị thương hiệu hoặc mở rộng quy mô. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và quy định pháp lý liên quan. Dưới đây là hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH chi tiết từ A đến Z, giúp bạn thực hiện đúng thủ tục và tiết kiệm thời gian xử lý.

Khi nào cần thay đổi tên công ty TNHH?

Việc thay đổi tên công ty TNHH có thể phát sinh trong các tình huống phổ biến như:

Chiến lược phát triển thương hiệu mới: Doanh nghiệp cần đổi tên để phù hợp với ngành nghề mới hoặc mở rộng thị trường.

Tên hiện tại trùng hoặc gây nhầm lẫn: Khi phát hiện tên doanh nghiệp đang sử dụng trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác, việc thay đổi tên là cần thiết để đảm bảo nhận diện riêng.

Thay đổi chủ sở hữu hoặc cơ cấu công ty: Trong một số trường hợp chuyển nhượng, sáp nhập, chia tách công ty, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi tên để phản ánh chủ sở hữu hoặc mô hình mới.

Tên cũ vi phạm quy định pháp luật: Ví dụ như chứa từ ngữ cấm, không rõ ràng về hình thức tổ chức theo Luật Doanh nghiệp.

Dù lý do là gì, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để tên mới được pháp luật công nhận và có hiệu lực sử dụng.

Tên mới cần đảm bảo điều kiện pháp lý gì?

Trước khi nộp hồ sơ thay đổi, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng tên mới dự kiến sử dụng phải đáp ứng các điều kiện pháp lý theo Điều 37 – Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:

Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký trong toàn quốc. Có thể kiểm tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp (TNHH) và tên riêng. Ví dụ: Công ty TNHH ABC Xanh.

Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục hoặc gây hiểu nhầm về cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tôn giáo,…

Không dùng từ ngữ bị cấm như “quốc gia”, “chính phủ”, “nhân dân”, trừ trường hợp được chấp thuận.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố khác như khả năng đăng ký tên miền, bảo hộ thương hiệu, dễ nhớ – dễ phát âm để hỗ trợ chiến lược marketing. Sau khi chọn được tên hợp lệ, cần cập nhật trên các loại giấy tờ liên quan như hóa đơn, hợp đồng, biển hiệu,… để tránh sai sót sau này.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi tên công ty TNHH

Khi thay đổi tên công ty TNHH, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH không chỉ gồm mẫu đơn đăng ký mà còn phải có quyết định nội bộ và các tài liệu liên quan đến người đại diện pháp luật. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung.

Danh sách giấy tờ: đơn đăng ký, quyết định, biên bản họp

Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-1): Là mẫu đơn chính thức do người đại diện pháp luật ký, trình bày rõ nội dung thay đổi là “tên doanh nghiệp”.

Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên): Nêu rõ việc thông qua việc thay đổi tên doanh nghiệp.

Biên bản họp Hội đồng thành viên: Áp dụng cho công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, ghi lại nội dung cuộc họp thông qua việc đổi tên và tỷ lệ biểu quyết.

Các giấy tờ này cần được ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh, đóng dấu nếu doanh nghiệp có sử dụng con dấu. Tất cả văn bản nội bộ nên thống nhất thông tin và thời gian để tránh gây mâu thuẫn khi nộp hồ sơ.

Mẫu điều lệ sửa đổi và bản sao CMND/CCCD của người đại diện

Điều lệ công ty sửa đổi (hoặc phụ lục điều lệ): Cập nhật lại tên doanh nghiệp mới, đồng thời bổ sung các điều khoản điều chỉnh nếu tên doanh nghiệp gắn với quyền và nghĩa vụ khác của công ty. Trường hợp chỉ thay đổi tên, có thể đính kèm phụ lục điều lệ thay vì làm lại toàn bộ văn bản.

Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật: Giúp cơ quan đăng ký xác minh danh tính người ký đơn và thực hiện thủ tục thay đổi.

Tất cả bản sao phải có chứng thực hợp lệ hoặc kèm theo bản sao kèm bản chính để đối chiếu. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra lại tính hợp lệ của giấy tờ cá nhân trước khi nộp để tránh bị trả hồ sơ do giấy tờ hết hạn hoặc sai thông tin.

Thủ tục thay đổi tên công ty TNHH tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Thay đổi tên công ty TNHH là một trong những nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp phổ biến, yêu cầu thực hiện đúng trình tự theo Luật Doanh nghiệp 2020. Để đổi tên, công ty phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, lựa chọn hình thức nộp phù hợp và thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Sau khi hoàn tất, công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi tên công ty mới.

Bước 1 – Soạn thảo hồ sơ:

Hồ sơ đổi tên công ty TNHH bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1);

Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên);

Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu có);

Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ.

Bước 2 – Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ: trực tiếp hoặc trực tuyến.

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin doanh nghiệp

Nộp trực tiếp:

Công ty chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu và nộp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký. Khi nộp, cần mang theo giấy tờ tùy thân của người đi nộp và giấy ủy quyền (nếu không phải là người đại diện pháp luật).

Nộp online:

Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp, chọn chức năng “Đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp”. Điền thông tin theo biểu mẫu hướng dẫn, đính kèm tệp hồ sơ (bản scan) dưới định dạng PDF và ký số trước khi nộp.

Hình thức online giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và có thể theo dõi tiến độ xử lý trực tiếp trên hệ thống.

Thời gian giải quyết và nhận giấy chứng nhận mới

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, thời gian giải quyết theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ hợp lệ: Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi tên công ty đã thay đổi.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong vòng 02 ngày làm việc.

Nhận kết quả:

Với hình thức nộp trực tiếp: Doanh nghiệp đến nhận giấy chứng nhận tại nơi nộp hồ sơ hoặc đăng ký gửi chuyển phát.

Với hình thức nộp online: Doanh nghiệp có thể tải Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử từ hệ thống.

Lưu ý sau khi thay đổi tên công ty:

Sau khi nhận được giấy chứng nhận mới, công ty TNHH cần:

Thực hiện thủ tục khắc con dấu mới (nếu có thay đổi);

Thông báo mẫu dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh;

Cập nhật tên công ty mới với ngân hàng, cơ quan thuế, hợp đồng kinh tế và hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Việc hoàn tất các bước trên sẽ giúp công ty hoạt động hợp pháp và đồng bộ dưới tên mới theo đúng quy định.

Hướng dẫn điền biểu mẫu thay đổi tên công ty TNHH đúng quy định

Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty TNHH, việc điền biểu mẫu theo đúng quy định là yếu tố quan trọng quyết định hồ sơ có được tiếp nhận hay không. Biểu mẫu sử dụng trong trường hợp này là Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT – mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Việc điền sai thông tin hoặc thiếu mục bắt buộc sẽ dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền biểu mẫu đúng chuẩn pháp lý và những lưu ý quan trọng khi kê khai thông tin doanh nghiệp.

Cách điền mẫu đơn theo Phụ lục II-1

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tải mẫu đơn Phụ lục II-1 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong mẫu đơn này, doanh nghiệp điền đầy đủ các mục sau:

Phần I – Thông tin về doanh nghiệp: Ghi rõ tên hiện tại, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.

Phần II – Nội dung đăng ký thay đổi: Chọn mục “Thay đổi tên doanh nghiệp”, sau đó điền tên mới bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài (nếu có), và tên viết tắt.

Phần III – Đại diện pháp luật ký tên: Ghi rõ họ tên, chức danh, ký tên và đóng dấu (nếu có).

Biểu mẫu cần được in trên giấy A4, đầy đủ chữ ký và nộp kèm các giấy tờ theo quy định như: quyết định và biên bản họp công ty (trong trường hợp có nhiều thành viên/cổ đông).

Lưu ý thường gặp khi điền thông tin doanh nghiệp

Khi điền thông tin doanh nghiệp trong biểu mẫu thay đổi tên công ty TNHH, cần đặc biệt lưu ý:

Không viết tắt tên công ty (trừ mục tên viết tắt); tránh lỗi chính tả, sai khoảng trắng, viết hoa không đúng quy cách.

Tên mới phải hợp lệ, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký.

Ghi đúng mã số doanh nghiệp đã được cấp, vì đây là căn cứ để tra cứu và xử lý hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp có nhiều thành viên, cần có đầy đủ biên bản họp và quyết định thông qua việc đổi tên kèm theo mẫu đơn, nếu thiếu sẽ bị yêu cầu bổ sung.

Việc rà soát kỹ thông tin trước khi nộp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có trong quá trình thay đổi tên doanh nghiệp.

Các việc cần làm sau khi đổi tên công ty TNHH

Sau khi hoàn tất thủ tục đổi tên tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, công ty TNHH cần nhanh chóng thực hiện các bước cập nhật thông tin sau đổi tên công ty để đảm bảo tính đồng bộ, tránh sai sót trong quá trình hoạt động. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, mà còn tránh những rắc rối pháp lý và hành chính sau này. Dưới đây là hai việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện:

Khắc lại con dấu doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu mới

Khi tên công ty thay đổi, con dấu cũ có ghi tên doanh nghiệp sẽ không còn phù hợp. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại dấu tròn mới có tên công ty đúng theo tên vừa thay đổi. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tất cả văn bản, hợp đồng, hồ sơ pháp lý của công ty mang tính hợp lệ.

Sau khi có con dấu mới, công ty cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc thông báo này giúp cơ quan chức năng ghi nhận chính thức mẫu dấu đang sử dụng, tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động giao dịch, ký kết sau này.

Lưu ý, doanh nghiệp nên lưu giữ biên nhận nộp hồ sơ mẫu dấu mới và văn bản xác nhận đăng tải thành công để làm bằng chứng trong các giao dịch pháp lý.

Thay đổi thông tin trên hóa đơn, hợp đồng, ngân hàng

Một bước không thể thiếu sau khi đổi tên công ty TNHH là cập nhật toàn bộ thông tin trên các tài liệu và hệ thống đang sử dụng, bao gồm:

– Hóa đơn điện tử: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cập nhật tên công ty trên hóa đơn.

– Hợp đồng đã và đang thực hiện: Lập phụ lục hợp đồng thông báo về việc thay đổi tên công ty để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

– Ngân hàng: Thông báo với ngân hàng nơi công ty mở tài khoản, cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới và mẫu con dấu mới để cập nhật tên tài khoản công ty.

Việc cập nhật thông tin sau đổi tên công ty càng sớm, càng giúp doanh nghiệp tránh bị gián đoạn trong giao dịch, kê khai thuế và các thủ tục liên quan khác.

Lưu ý pháp lý khi thay đổi tên công ty TNHH

Khi thực hiện thủ tục đổi tên doanh nghiệp, đặc biệt là công ty TNHH, chủ sở hữu cần tuân thủ đầy đủ các quy định đổi tên công ty TNHH theo Luật Doanh nghiệp hiện hành. Việc đổi tên không chỉ là thay đổi về mặt hình thức mà còn kéo theo hàng loạt nghĩa vụ pháp lý như cập nhật hồ sơ pháp lý, hợp đồng, thông tin thuế và các giấy phép liên quan.

Một trong những điểm quan trọng là tên doanh nghiệp sau khi thay đổi phải đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty khác đã đăng ký trước đó trên toàn quốc. Đồng thời, cần xác định rõ loại hình doanh nghiệp (TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên) trong tên gọi để đảm bảo đúng cấu trúc.

Ngoài ra, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, công ty phải thông báo thay đổi với các cơ quan có liên quan như ngân hàng, thuế, bảo hiểm xã hội… để cập nhật đồng bộ thông tin và tránh sai sót về sau.

Không được sử dụng tên trùng, dễ gây nhầm lẫn

Theo quy định đổi tên công ty TNHH, tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký. Điều này bao gồm cả các trường hợp giống hoàn toàn tên, khác biệt không đáng kể về ký tự (chấm, phẩy, khoảng trắng), hoặc tên gây nhầm lẫn về lĩnh vực hoạt động, thương hiệu, địa lý.

Trước khi nộp hồ sơ đổi tên, doanh nghiệp nên tra cứu kỹ tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc lựa chọn tên không hợp lệ sẽ khiến hồ sơ bị trả lại, làm chậm tiến độ xử lý. Trong trường hợp bị trùng, doanh nghiệp phải điều chỉnh tên theo hướng thêm yếu tố phân biệt hoặc chọn tên khác phù hợp hơn.

Việc tuân thủ quy định về tên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, hạn chế tranh chấp thương hiệu và tạo lợi thế trong hoạt động quảng bá, xây dựng hình ảnh lâu dài trên thị trường.

Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt phải tương ứng

Nếu công ty có đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt, các thông tin này cũng phải được điều chỉnh tương ứng khi đổi tên chính thức. Theo quy định, tên tiếng nước ngoài phải là bản dịch tương đương hoặc phiên âm từ tên tiếng Việt, không được sử dụng tùy tiện hoặc gây hiểu nhầm về hoạt động, tính chất pháp lý của doanh nghiệp.

Tương tự, tên viết tắt phải đảm bảo phản ánh đúng tên đầy đủ của công ty sau khi đổi tên. Ví dụ: nếu công ty đổi tên thành “Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ABC”, thì tên viết tắt phải tương ứng như “ABC Co., Ltd” chứ không thể dùng tên viết tắt không liên quan.

Việc đăng ký đúng tên tiếng nước ngoài và viết tắt không chỉ đáp ứng quy định đổi tên công ty TNHH, mà còn giúp công ty dễ dàng hơn khi giao dịch với đối tác quốc tế, mở rộng thị trường nước ngoài và tránh hiểu lầm trong các tài liệu, hợp đồng song ngữ.

Câu hỏi thường gặp khi thay đổi tên công ty TNHH

Trong quá trình thực hiện thủ tục đổi tên công ty TNHH, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc do chưa nắm rõ các nghĩa vụ đi kèm sau khi tên doanh nghiệp được thay đổi. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến liên quan đến hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH, giúp bạn tránh các sai sót không đáng có:

Có phải thông báo với ngân hàng, thuế không?

Có. Khi thay đổi tên công ty TNHH, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với ngân hàng nơi mở tài khoản giao dịch để cập nhật thông tin tên mới. Việc này giúp đảm bảo các giao dịch chuyển – nhận tiền không bị gián đoạn do sai lệch tên công ty.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật lại dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế và hóa đơn điện tử. Thông thường, sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, doanh nghiệp cần làm văn bản gửi cơ quan thuế và ngân hàng trong vòng 10 ngày làm việc.

Có cần thay đổi mã số thuế khi đổi tên công ty không?

Không cần. Việc đổi tên công ty TNHH không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp. Mã số thuế là mã định danh duy nhất được cấp cho doanh nghiệp từ khi đăng ký thành lập và được giữ nguyên suốt vòng đời hoạt động, trừ trường hợp giải thể hoặc hợp nhất.

Tuy nhiên, sau khi đổi tên công ty, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tên mới lên hệ thống quản lý thuế và trên các biểu mẫu kê khai thuế, hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng. Đồng thời, cần kiểm tra lại tất cả tài liệu liên quan (giấy phép con, hợp đồng, hồ sơ nội bộ) để cập nhật tên mới phù hợp với thông tin pháp lý đã thay đổi.

Kết luận: Hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH đúng chuẩn giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian

Việc đổi tên công ty TNHH tưởng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không thực hiện đúng quy định. Để tránh bị xử phạt hoặc bị gián đoạn hoạt động, bạn cần tuân thủ hướng dẫn thay đổi tên công ty TNHH từ khâu điền mẫu đơn, chuẩn bị hồ sơ cho đến thông báo với các bên liên quan như ngân hàng, thuế, khách hàng, đối tác.

Ngoài ra, việc rà soát và cập nhật toàn bộ thông tin pháp lý, hóa đơn, dấu công ty cũng cần được tiến hành kịp thời sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu chưa nắm rõ các bước hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, bạn nên tìm đến đơn vị chuyên về thay đổi giấy phép kinh doanh để tiết kiệm thời gian, đảm bảo thủ tục đúng chuẩn và tránh sai sót không đáng có.

Tóm lại, việc thay đổi tên công ty TNHH không phải là một thủ tục phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn phải nắm rõ quy trình và các giấy tờ cần thiết. Đảm bảo rằng mẫu đơn thay đổi tên được điền đầy đủ và chính xác, đồng thời thực hiện các bước thủ tục cần thiết tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu không chắc chắn về quy trình, bạn có thể tham khảo các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc thực hiện thay đổi tên công ty đúng cách không chỉ giúp bạn duy trì tính hợp pháp của công ty mà còn đảm bảo rằng công ty của bạn tiếp tục phát triển mạnh mẽ với tên gọi mới, phù hợp hơn với định hướng kinh doanh.