Thay đổi ngành nghề kinh doanh – Quy trình, hồ sơ và lưu ý theo quy định mới

Thay đổi ngành nghề là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong quá trình mở rộng hoạt động, cập nhật lĩnh vực kinh doanh hoặc điều chỉnh theo định hướng phát triển mới. Việc thay đổi ngành nghề giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với thị trường và nắm bắt cơ hội mới. Tuy nhiên, đây là thủ tục pháp lý quan trọng và phải tuân thủ theo quy định chặt chẽ của Luật Doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn mã ngành phù hợp và chuẩn bị hồ sơ chính xác. Việc hiểu rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và hạn chế rủi ro pháp lý. Đồng thời, thay đổi ngành nghề đúng luật sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, minh bạch và bảo vệ quyền lợi của mình. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ tất cả thông tin cần thiết trước khi thực hiện.

Khái niệm & căn cứ pháp lý khi thay đổi ngành nghề

 Trong quá trình hoạt động, rất nhiều công ty nhận ra ngành nghề đăng ký ban đầu không còn phù hợp: có ngành không còn kinh doanh, có ngành mới phát sinh theo nhu cầu thị trường (ví dụ thêm mảng thương mại điện tử, logistics, dịch vụ tư vấn…). Khi đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi ngành, nghề kinh doanh với Phòng Đăng ký kinh doanh để hồ sơ pháp lý “đi cùng thực tế”. Việc này không chỉ là yêu cầu về quản lý nhà nước, mà còn ảnh hưởng đến thuế, điều kiện kinh doanh và uy tín khi làm việc với đối tác, ngân hàng, cơ quan chức năng tại địa phương.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh trong những ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, quyền đó chỉ được công nhận đầy đủ khi ngành nghề được ghi nhận chính thức trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Do đó, mỗi lần bổ sung, thu hẹp hoặc điều chỉnh ngành nghề (đặc biệt là chuyển sang ngành nghề có điều kiện như: giáo dục, y tế, bất động sản, dịch vụ bảo vệ, an ninh trật tự, PCCC, an toàn thực phẩm…), doanh nghiệp phải chủ động làm thủ tục thay đổi để tránh tình trạng “làm trước – xin sau”, dễ bị xử phạt khi bị thanh tra, kiểm tra.

Thay đổi ngành nghề theo Luật Doanh nghiệp 2020
 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: khi doanh nghiệp thay đổi ngành, nghề kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh để được cập nhật vào hồ sơ. Về nguyên tắc, doanh nghiệp được đăng ký nhiều ngành nghề khác nhau, miễn là không thuộc danh mục cấm và đáp ứng điều kiện (nếu là ngành, nghề kinh doanh có điều kiện).

Thủ tục thường gồm: quyết định/biên bản họp của chủ sở hữu/HĐTV/ĐHĐCĐ (tùy loại hình), thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, danh sách ngành nghề điều chỉnh theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam, và các giấy tờ khác nếu có yêu cầu riêng. Sau khi được chấp thuận, ngành nghề mới sẽ được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia.

Nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề thực tế nhưng chưa đăng ký, đặc biệt là ngành nghề có điều kiện, khi bị kiểm tra có thể bị xử phạt, buộc dừng hoạt động ngành đó, thậm chí bị xem xét trách nhiệm về thuế và điều kiện chuyên môn.

Căn cứ pháp lý và các văn bản liên quan
 Khi thay đổi ngành nghề, doanh nghiệp cần tham chiếu một số căn cứ pháp lý chính sau:

•       Luật Doanh nghiệp 2020 – quy định quyền, nghĩa vụ đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
  
•       Nghị định về đăng ký doanh nghiệp (hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh).
  
•       Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định của Thủ tướng/Thông tư của Bộ KH&ĐT) – làm căn cứ lựa chọn mã ngành, tên ngành đúng chuẩn.
  
•       Các luật chuyên ngành và nghị định về điều kiện kinh doanh đối với ngành, nghề có điều kiện (bất động sản, giáo dục, y tế, vận tải, an ninh trật tự, PCCC, dược…); đây là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá xem sau khi đăng ký ngành mới, có phải xin thêm giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, thẩm định điều kiện cơ sở vật chất hay không.
  

Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi ngành nghề?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp không phải lúc nào cũng duy trì đúng những ngành nghề đã đăng ký ban đầu. Thị trường thay đổi, xu hướng tiêu dùng biến động, mô hình kinh doanh xoay chuyển liên tục khiến doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh ngành nghề đăng ký để phù hợp thực tế. Việc thay đổi ngành nghề không chỉ là cách mở rộng cơ hội kinh doanh mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp có ý định làm thêm dịch vụ mới, chuyển đổi mô hình hoặc tối ưu hóa cơ cấu hoạt động.

Tại các địa phương như Cần Thơ, TP.HCM, Bình Thuận…, nhiều doanh nghiệp ban đầu chỉ đăng ký một vài ngành nghề đơn giản để “cho kịp thành lập”. Nhưng sau vài năm, khi có thêm sản phẩm mới, mở rộng sang thương mại, dịch vụ, sản xuất hoặc đầu tư vào lĩnh vực hoàn toàn khác, họ nhận ra hồ sơ đăng ký kinh doanh không còn phù hợp. Nếu tiếp tục hoạt động ngành nghề chưa đăng ký, doanh nghiệp dễ đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính, khó làm việc với đối tác, ngân hàng hoặc xin giấy phép con.

Dưới đây là ba thời điểm quan trọng mà doanh nghiệp nên chủ động thay đổi ngành nghề để đảm bảo hợp pháp và tối ưu chiến lược kinh doanh.

Bổ sung ngành nghề mới theo nhu cầu thị trường

Đây là lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp cần thay đổi ngành nghề. Theo thời gian, công ty có thể mở rộng sang lĩnh vực mới như thương mại điện tử, dịch vụ marketing, logistics, sản xuất hàng hóa, đào tạo, du lịch – lữ hành, spa, dịch vụ ăn uống… Mỗi ngành nghề đều có mã ngành tương ứng, và việc bổ sung chính thức trong giấy phép kinh doanh giúp doanh nghiệp:

•       Hợp pháp hóa hoạt động thực tế, tránh bị coi là kinh doanh không đúng ngành nghề đăng ký.
  
•       Dễ dàng ký hợp đồng lớn với đối tác, nhà thầu, ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước.
  
•       Thuận lợi hơn khi xin giấy phép con như: ATTP, PCCC, giấy phép du lịch, chứng chỉ hành nghề…
  
•       Nâng cao uy tín, minh bạch với cơ quan thuế và khách hàng.
  

Tại Cần Thơ, chẳng hạn, khi doanh nghiệp từ dịch vụ ban đầu mở rộng thêm mảng thương mại, vận tải hoặc sản xuất, việc bổ sung ngành nghề giúp công ty không bị giới hạn phạm vi kinh doanh, đồng thời phản ánh đúng quy mô – năng lực trong hồ sơ pháp lý.

Loại bỏ ngành nghề không còn hoạt động

Nhiều doanh nghiệp ban đầu đăng ký quá nhiều mã ngành “cho rộng cửa”, nhưng sau một thời gian chỉ hoạt động 1–2 lĩnh vực chính. Khi đó, doanh nghiệp nên xóa bỏ bớt ngành nghề không còn sử dụng để:

•       Tránh rủi ro khi cơ quan quản lý kiểm tra ngành nghề có điều kiện mà doanh nghiệp không đáp ứng.
  
•       Giảm sự cồng kềnh trong hồ sơ pháp lý.
  
•       Thể hiện sự minh bạch về chiến lược kinh doanh.
  

Việc loại bỏ ngành nghề cũng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào lĩnh vực trọng tâm.

Chuyển hướng kinh doanh sang lĩnh vực khác

Khi doanh nghiệp thay đổi mô hình kinh doanh – ví dụ từ dịch vụ sang thương mại, từ thương mại sang sản xuất, hoặc chuyển sang lĩnh vực hoàn toàn mới – việc thay đổi ngành nghề là bắt buộc. Nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký, có thể bị phạt vì hoạt động sai nội dung trên giấy phép.

Ngoài ra, khi chuyển hướng sang lĩnh vực có điều kiện như y tế, giáo dục, lữ hành, môi trường, vận tải…, doanh nghiệp cần vừa đăng ký thêm ngành nghề, vừa xin giấy phép con tương ứng.

Thay đổi ngành nghề đúng thời điểm giúp doanh nghiệp hợp pháp, linh hoạt và sẵn sàng mở rộng quy mô theo chiến lược mới.

Điều kiện để thay đổi ngành nghề kinh doanh

 Trong quá trình hoạt động, rất hiếm doanh nghiệp giữ nguyên “bộ” ngành nghề như ban đầu. Thực tế kinh doanh buộc doanh nghiệp phải mở rộng – thu hẹp – điều chỉnh ngành nghề, ví dụ: bổ sung thêm dịch vụ mới, ngừng một mảng không còn hiệu quả, hoặc chuyển hướng sang lĩnh vực có tiềm năng hơn. Tuy nhiên, việc thay đổi ngành nghề kinh doanh không chỉ đơn giản là “nộp một tờ thông báo”, mà còn phải xem xét điều kiện pháp lý gắn với từng loại ngành nghề, đặc biệt là ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc hạn chế.

Về nguyên tắc chung, doanh nghiệp được tự do kinh doanh trong những ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Khi muốn thay đổi, doanh nghiệp chỉ cần: ban hành quyết định nội bộ (của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông), sửa đổi Điều lệ phần ngành nghề, lập thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và gửi tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau khi được chấp thuận và cấp Giấy xác nhận thay đổi hoặc cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia, doanh nghiệp có thể dùng hồ sơ mới để làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan chuyên ngành.

Tuy nhiên, với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc “bổ sung trên giấy” mới chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp còn phải chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, thỏa mãn yêu cầu về cơ sở vật chất, nhân sự, PCCC, môi trường, an ninh trật tự… tùy từng ngành. Nếu chỉ đăng ký mã ngành nhưng chưa có đủ điều kiện mà đã kinh doanh thực tế, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt, đình chỉ, buộc nộp lại lợi nhuận bất hợp pháp.

Đối với ngành nghề hạn chế kinh doanh, điều kiện còn chặt chẽ hơn: không phải doanh nghiệp nào cũng được tham gia, mà chỉ những chủ thể thỏa mãn các yêu cầu về vốn pháp định, cơ cấu sở hữu, kinh nghiệm quản trị, tỷ lệ sở hữu nước ngoài… Việc thay đổi, bổ sung, rút bớt ngành nghề thuộc nhóm này thường đi kèm với quy trình thẩm định sâu hơn và chịu sự giám sát chặt của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Ngoài ra, một bước rất quan trọng nhưng hay bị bỏ qua là kiểm tra mã ngành theo hệ thống VSIC (hệ thống ngành kinh tế Việt Nam). Việc chọn đúng mã ngành giúp hồ sơ không bị trả lại, đồng thời thuận lợi cho việc thống kê, báo cáo và tham gia các chương trình hỗ trợ của Nhà nước.

Điều kiện đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

 Khi doanh nghiệp muốn bổ sung hoặc thay đổi sang ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần chuẩn bị tư duy theo hai lớp: (1) đăng ký mã ngành trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và (2) xin đầy đủ giấy phép/giấy xác nhận/chứng chỉ hành nghề tương ứng.

Các điều kiện phổ biến thường gặp gồm:

•       Điều kiện về chủ thể: người đại diện, người phụ trách chuyên môn phải có trình độ, chứng chỉ, kinh nghiệm theo quy định (ví dụ: dược sĩ, bác sĩ, kỹ sư PCCC…).
  
•       Điều kiện về cơ sở vật chất: diện tích tối thiểu, phòng chức năng, kho bảo quản, trang thiết bị, hệ thống PCCC, hệ thống xử lý chất thải…
  
•       Điều kiện về quy trình, hồ sơ quản lý: quy trình chuyên môn, sổ sách theo dõi, hệ thống kiểm soát chất lượng, biểu mẫu bắt buộc.
  
•       Điều kiện về vốn pháp định (nếu có): một số ngành yêu cầu mức vốn tối thiểu để đảm bảo an toàn tài chính.
  

Doanh nghiệp nên lập checklist điều kiện trước khi thay đổi ngành nghề: cái gì đã đáp ứng, cái gì phải đầu tư thêm, thời gian xin giấy phép mất bao lâu. Nhờ vậy, khi bổ sung ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp không rơi vào tình trạng “trên giấy có ngành, thực tế không đủ điều kiện để làm”.

Điều kiện đối với ngành nghề hạn chế

 Ngành nghề hạn chế kinh doanh thường là những lĩnh vực liên quan trực tiếp đến an ninh, quốc phòng, tiền tệ, tài sản công, trật tự an toàn xã hội, hoặc chịu sự điều tiết đặc biệt của Nhà nước (như xổ số, casino, một số hoạt động tài chính – ngân hàng, khai thác tài nguyên ở mức độ lớn…).

Với nhóm này, điều kiện không chỉ dừng lại ở giấy phép con hay tiêu chuẩn cơ sở, mà còn bao gồm:

•       Mức vốn điều lệ/vốn pháp định rất cao;
  
•       Cơ cấu cổ đông – chủ sở hữu phải đáp ứng tiêu chí riêng (không phải nhà đầu tư nào cũng được tham gia);
  
•       Quy trình thẩm định sâu, nhiều tầng phê duyệt từ cơ quan chuyên ngành, đôi khi phải xin chủ trương đầu tư, chấp thuận chủ trương trước.
  

Do đó, trước khi tính đến việc thay đổi sang ngành nghề hạn chế, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ quy định chuyên ngành, đánh giá năng lực thực tế và lộ trình đáp ứng điều kiện, tránh đăng ký hình thức nhưng không thể triển khai.

Kiểm tra mã ngành theo hệ thống VSIC

 Dù là thay đổi ngành nghề thông thường, ngành nghề có điều kiện hay hạn chế, bước đầu tiên vẫn là xác định đúng mã ngành theo hệ thống VSIC (ngành kinh tế Việt Nam).

Doanh nghiệp nên:

•       Tra cứu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia hoặc tài liệu VSIC mới nhất;
  
•       Chọn mã cấp 4 phù hợp nhất với hoạt động dự kiến;
  
•       Đối chiếu thêm với các văn bản chuyên ngành để xem mã ngành đó có thuộc danh mục kinh doanh có điều kiện hay không.
  

Việc kiểm tra kỹ ngay từ đầu giúp hồ sơ thay đổi ngành nghề được chấp thuận nhanh hơn, tránh phải nộp đi nộp lại do chọn sai hoặc thiếu mã ngành.

Doanh nghiệp tại Cà Mau khi điều chỉnh nội dung đăng ký kinh doanh nên tham khảo ngay bài viết thay đổi ngành nghề kinh doanh Cà Mau để cập nhật thông tin chính xác theo luật hiện hành.

Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh

 Khi doanh nghiệp muốn bổ sung, thu hẹp hoặc điều chỉnh lại ngành, nghề kinh doanh, bước bắt buộc là phải làm hồ sơ thay đổi và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) nơi đặt trụ sở. Nhiều công ty chỉ nghĩ đơn giản: “ghi thêm ngành nghề trên giấy cho đủ”, nhưng thực tế, ngành nghề còn liên quan đến điều kiện kinh doanh, mã ngành chuẩn, hồ sơ pháp lý khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác, đấu thầu…

Ở từng địa phương (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bình Thuận, Huế…), cán bộ đăng ký kinh doanh thường kiểm tra khá kỹ: ngành nghề mới có thuộc danh mục cấm, hạn chế, có điều kiện không; mã ngành đã chuẩn theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam; có cần cam kết, giấy phép con kèm theo hay không. Nếu hồ sơ ghi ngành nghề “tùy hứng”, không theo mã, hoặc đăng ký ngành có điều kiện nhưng không hiểu nghĩa vụ đi kèm, doanh nghiệp rất dễ bị yêu cầu sửa nhiều lần hoặc sau này bị “vướng” khi xin giấy phép chuyên ngành.

Một bộ hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh thường xoay quanh 3 nhóm giấy tờ chính:

•       Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (ghi rõ ngành nghề bổ sung, rút bớt, điều chỉnh);
  
•       Quyết định & biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong nội bộ công ty (Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu, Đại hội đồng cổ đông…);
  
•       Tài liệu kèm theo tùy loại hình doanh nghiệp và tính chất ngành nghề mới (danh sách thành viên/cổ đông cập nhật, điều lệ sửa đổi, giấy phép/giấy chấp thuận chuyên ngành nếu pháp luật yêu cầu…).
  

Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu, tra cứu mã ngành đúng, lường trước các điều kiện kinh doanh liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tại địa phương tiết kiệm rất nhiều thời gian, tránh cảnh “lên – xuống Sở KH&ĐT nhiều lần”, đồng thời tạo nền tảng pháp lý rõ ràng để sau này xin giấy phép con, làm hồ sơ đầu tư, mở rộng chi nhánh, ký kết hợp đồng lớn.

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

 Đây là tài liệu trung tâm trong hồ sơ thay đổi ngành nghề. Mẫu thông báo được Sở KH&ĐT ban hành thống nhất, nhưng cách ghi nội dung lại quyết định hồ sơ có “trôi” hay không. Trong thông báo, doanh nghiệp phải thể hiện rõ:

•       Thông tin nhận diện: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở;
  
•       Nội dung đề nghị thay đổi: bổ sung ngành nghề nào, rút ngành nào, chỉnh sửa diễn giải ra sao;
  
•       Danh mục ngành nghề sau khi thay đổi, ghi theo mã ngành cấp 4/cấp chi tiết đúng hệ thống ngành kinh tế;
  
•       Cam kết của doanh nghiệp về việc chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với nội dung kê khai.
  

Tại một số tỉnh/thành, khi doanh nghiệp đăng ký ngành nghề có điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh có thể ghi chú hoặc lưu ý thêm: ngành này chỉ được phép triển khai sau khi đáp ứng điều kiện và có giấy phép con của cơ quan chuyên ngành (Sở Y tế, Sở Văn hóa, Công an PCCC, Sở LĐTBXH…). Vì vậy, trong thông báo, doanh nghiệp nên ghi đúng tên ngành theo quy định, tránh dùng các cụm từ mơ hồ, marketing, không trùng với danh mục ngành kinh tế, dễ bị yêu cầu sửa lại.

Quyết định & biên bản họp

 Đây là bộ tài liệu thể hiện ý chí nội bộ của doanh nghiệp về việc thay đổi ngành nghề, bắt buộc phải đúng thẩm quyền theo loại hình:

•       Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Hội đồng thành viên ra quyết định;
  
•       Công ty TNHH 1 thành viên: Chủ sở hữu công ty quyết định;
  
•       Công ty cổ phần: Đại hội đồng cổ đông (hoặc Hội đồng quản trị nếu Điều lệ phân quyền) thông qua.
  

Thông thường, hồ sơ gồm:

•       Quyết định về việc thay đổi/bổ sung ngành nghề kinh doanh: nêu rõ ngành nghề được thêm, bớt, giao nhiệm vụ cho người đại diện theo pháp luật làm thủ tục tại Sở KH&ĐT;
  
•       Biên bản họp: ghi đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, tỷ lệ vốn, nội dung họp, ý kiến thảo luận, kết quả biểu quyết về việc thay đổi ngành nghề.
  

Phòng Đăng ký kinh doanh tại nhiều địa phương rất chú ý: chữ ký, đóng dấu, tỷ lệ biểu quyết, căn cứ Điều lệ, nội dung biên bản có khớp với quyết định và thông báo thay đổi hay không. Nếu doanh nghiệp chỉ lập một mẫu biên bản “chung chung”, không thể hiện rõ nghị quyết về ngành nghề, hồ sơ dễ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Tài liệu kèm theo theo từng loại hình doanh nghiệp

 Ngoài thông báo và quyết định – biên bản họp, tùy loại hình và nội dung thay đổi, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm:

•       Điều lệ sửa đổi, bổ sung (khi ngành nghề là nội dung được quy định trong Điều lệ);
  
•       Danh sách thành viên/cổ đông (nếu đồng thời thay đổi cơ cấu góp vốn gắn với ngành mới);
  
•       Giấy tờ chuyên ngành: văn bản chấp thuận chủ trương, chứng chỉ hành nghề, giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, phương án PCCC… với các ngành có điều kiện;
  
•       Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ cá nhân người nộp hồ sơ.
  

Chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tại địa phương rút ngắn thời gian xử lý, sớm nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi và triển khai ngành nghề mới một cách hợp pháp.

Quy trình thay đổi ngành nghề kinh doanh

Bước 1: Kiểm tra mã ngành và điều kiện kinh doanh

Trước khi soạn bất kỳ hồ sơ nào, doanh nghiệp cần ngồi lại rà soát thật kỹ mã ngành và điều kiện kinh doanh. Việc này giúp tránh tình trạng nộp hồ sơ nhiều lần vẫn bị trả lại chỉ vì chọn sai mã ngành hoặc chưa đáp ứng điều kiện.

Đầu tiên, hãy xác định rõ: bạn muốn bổ sung ngành nghề mới, thu hẹp hay bỏ bớt ngành cũ, hay điều chỉnh lại nội dung cho đúng thực tế kinh doanh. Sau đó đối chiếu với Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, chọn đúng mã cấp 4 (4 số) phù hợp, tránh ghi diễn giải tự do, thiếu mã hoặc ghi sai tên.

Tiếp theo, phân loại ngành nghề dự kiến bổ sung:

•       Ngành không có điều kiện: chỉ cần đăng ký, không phải xin thêm giấy phép con.
  
•       Ngành kinh doanh có điều kiện: như giáo dục, y tế, vận tải, an ninh trật tự, PCCC, dịch vụ bảo vệ, karaoke, lưu trú… phải đáp ứng thêm các điều kiện về vốn, chứng chỉ, cơ sở vật chất, phương án PCCC, an ninh… và xin giấy phép chuyên ngành sau khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
  

Việc kiểm tra kỹ ngay từ bước này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị song song: hồ sơ thay đổi ngành nghề và hồ sơ xin giấy phép con nếu cần, tránh bị “tắc” ở bước triển khai sau này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu

Sau khi đã chốt danh sách ngành nghề muốn thay đổi, doanh nghiệp chuyển sang khâu chuẩn bị hồ sơ. Tùy loại hình (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh) mà thành phần hồ sơ có khác nhau đôi chút, nhưng thường gồm các giấy tờ sau:

•       Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu do Phòng Đăng ký kinh doanh quy định (ghi rõ ngành nghề thêm/bỏ, mã ngành tương ứng).
  
•       Quyết định và Biên bản họp: của Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1TV), Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2TV trở lên), hoặc Đại hội đồng cổ đông/HĐQT (công ty cổ phần) về việc thay đổi ngành nghề.
  
•       Điều lệ sửa đổi, bổ sung (nếu có) khi ngành nghề được thể hiện trong Điều lệ.
  
•       Giấy ủy quyền và bản sao CCCD/CMND của người nộp hồ sơ nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.
  

Khi soạn hồ sơ, cần đảm bảo thông tin thống nhất: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, ngành nghề cũ – mới… trùng khớp giữa quyết định, biên bản họp và thông báo thay đổi. Bất kỳ sai lệch nhỏ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về yêu cầu chỉnh sửa.

Bước 3: Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia và nhận kết quả

Hiện nay, đa số địa phương yêu cầu hoặc khuyến khích nộp hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh hoàn toàn online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần:

1. Đăng nhập tài khoản đăng ký kinh doanh (hoặc tạo mới nếu chưa có).
   
2. Chọn thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, đính kèm file scan/pdf hồ sơ đã ký, đóng dấu (nếu có), ký số trên hệ thống.
   
3. Thanh toán lệ phí trực tuyến theo hướng dẫn.
   

Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận. Trong thời hạn xử lý, chuyên viên Phòng Đăng ký kinh doanh có thể gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung qua email/tài khoản. Doanh nghiệp chỉ cần chỉnh lại hồ sơ, nộp online lần nữa mà không phải đi lại nhiều.

Khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi (hoặc Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp), trong đó cập nhật đầy đủ ngành nghề mới đã đăng ký, làm cơ sở pháp lý để triển khai kinh doanh và xin các giấy phép chuyên ngành tiếp theo nếu cần.

Thời gian – Lệ phí – Kết quả sau khi thay đổi ngành nghề

Thời gian xử lý hồ sơ

Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thời gian xử lý hồ sơ nhìn chung không quá dài, nhưng khác nhau đôi chút giữa các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bình Thuận, Cần Thơ… Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu, được nộp đúng kênh (trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở KH&ĐT), thời gian giải quyết thường từ 03–05 ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hợp lệ.

Thực tế, thời gian có thể kéo dài hơn nếu doanh nghiệp: ghi sai mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, diễn giải ngành nghề không đúng gợi ý biểu mẫu, hoặc bổ sung ngành nghề có điều kiện nhưng chưa chuẩn bị đủ phần ghi chú về điều kiện (ví dụ: kinh doanh bất động sản, giáo dục, dịch vụ việc làm, du lịch lữ hành…). Ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, lượng hồ sơ nhiều nên khâu “yêu cầu sửa đổi, bổ sung” diễn ra khá thường xuyên. Doanh nghiệp nên dự trù thêm 2–3 ngày cho việc chỉnh sửa hồ sơ nếu chưa quen thao tác. Việc sử dụng đơn vị tư vấn địa phương hiểu quy trình của từng Sở KH&ĐT sẽ giúp hạn chế rủi ro “nộp rồi lại trả”.

Lệ phí theo quy định hiện hành

Về cơ bản, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (trong đó có thay đổi ngành nghề) được áp dụng theo thông tư phí, lệ phí và nghị quyết của từng tỉnh/thành. Mức thu thường không lớn so với chi phí vận hành doanh nghiệp, nhưng vẫn là khoản bắt buộc khi thực hiện thủ tục.

Nếu nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia, doanh nghiệp thường thanh toán lệ phí điện tử theo hướng dẫn trên hệ thống. Một số địa phương còn áp dụng chính sách miễn/giảm lệ phí khi đăng ký trực tuyến, khuyến khích doanh nghiệp hạn chế nộp hồ sơ giấy. Trước khi nộp, nên kiểm tra lại biểu phí mới nhất trên website Sở KH&ĐT địa phương để tránh thiếu sót.

Thông tin thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi Sở KH&ĐT chấp thuận hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) mới hoặc thông báo ghi nhận thay đổi. Lưu ý: trên GCN ĐKDN hiện hành không còn thể hiện chi tiết ngành nghề kinh doanh, mà chỉ ghi các thông tin chính như tên, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, loại hình doanh nghiệp…

Danh sách ngành nghề đầy đủ của công ty được lưu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tra cứu, in thông tin ngành nghề trên Cổng thông tin quốc gia để cung cấp cho đối tác, ngân hàng, cơ quan liên quan khi cần chứng minh phạm vi hoạt động đã đăng ký hợp pháp.

Lưu ý quan trọng khi thay đổi ngành nghề

Lựa chọn mã ngành chính xác theo VSIC 2018

 Khi thay đổi ngành nghề kinh doanh, bước nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ nhưng lại cực kỳ quan trọng là lựa chọn đúng mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2018). Không ít trường hợp chỉ ghi ngành nghề “cho giống đối thủ” hoặc copy mẫu trên mạng mà không kiểm tra kỹ mã ngành tương ứng, dẫn đến hồ sơ bị Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đi sửa lại, mất thời gian và có thể lỡ kế hoạch triển khai dự án. Doanh nghiệp cần xác định rõ hoạt động thực tế của mình: sản xuất hay thương mại, dịch vụ hay tư vấn, bán buôn hay bán lẻ, kinh doanh online hay có cửa hàng… để đối chiếu với bảng mã ngành VSIC 2018 và chọn đúng mã cấp 4 phù hợp.

Ngoài ra, cần lưu ý phần “mô tả ngành nghề chi tiết” trong hồ sơ: nhiều ngành nghề chỉ cần ghi theo đúng tên chuẩn trong VSIC 2018, nhưng với các hoạt động đặc thù, doanh nghiệp nên mô tả thêm để phản ánh đúng thực tế và thuận lợi hơn khi làm việc với cơ quan thuế, hải quan, ngân hàng sau này. Việc chọn đúng mã ngành ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh bị xếp nhầm nhóm rủi ro cao, tránh bị cơ quan thuế “soi” doanh thu không phù hợp với ngành đã đăng ký, đồng thời tạo thuận lợi khi xin các loại giấy phép chuyên ngành về sau.

Kiểm tra ngành nghề có yêu cầu giấy phép con

 Một lưu ý quan trọng khác là phải kiểm tra xem ngành nghề dự định bổ sung có thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện hay không. Ví dụ: dịch vụ logistics, giáo dục, du lịch lữ hành, vận tải, y tế, dược, spa thẩm mỹ, an ninh trật tự, PCCC, an toàn thực phẩm… đều yêu cầu có giấy phép con hoặc văn bản chấp thuận của cơ quan chuyên ngành trước hoặc sau khi đi vào hoạt động. Nếu chỉ bổ sung ngành nghề trên giấy mà không chuẩn bị điều kiện thực tế và xin giấy phép con, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “đã ghi ngành nhưng không được phép hoạt động”, thậm chí bị xử phạt nếu cơ quan chức năng kiểm tra. Do đó, trước khi quyết định thay đổi, cần rà soát kỹ danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện, tính toán chi phí – thời gian xin giấy phép để chủ động kế hoạch.

Cập nhật thông tin lên các cơ quan liên quan

 Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với ngành nghề đã thay đổi, doanh nghiệp không nên dừng lại ở bước “có giấy là xong”. Cần kiểm tra và cập nhật thông tin ngành nghề cho các bên liên quan: cơ quan thuế (thông qua hồ sơ khai thuế, giải trình ngành hoạt động chính), ngân hàng (nếu hợp đồng tín dụng, dịch vụ có ghi ngành nghề), đối tác lớn, website, hồ sơ năng lực, hồ sơ thầu… Việc cập nhật đồng bộ giúp doanh nghiệp thể hiện tính minh bạch, tránh mâu thuẫn giữa giấy phép đăng ký kinh doanh và hồ sơ giao dịch thực tế, từ đó giảm rủi ro bị nghi ngờ “kinh doanh ngoài phạm vi ngành nghề đã đăng ký”.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

 Trong quá trình thay đổi ngành, nghề kinh doanh, rất nhiều doanh nghiệp—đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bình Thuận…—gặp tình trạng hồ sơ bị Phòng Đăng ký kinh doanh trả lại nhiều lần. Điều này vừa làm mất thời gian, vừa kéo dài tiến độ triển khai hoạt động mới, thậm chí gây chậm trễ khi xin giấy phép con đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Ba nhóm lỗi phổ biến nhất gồm: sai mã ngành, thiếu biên bản họp/quyết định thông qua, và lỗi nộp hồ sơ online liên quan đến chữ ký số. Phần lớn đều xuất phát từ việc doanh nghiệp không nắm rõ quy định chi tiết của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, không thực hiện đầy đủ thủ tục nội bộ trước khi nộp hồ sơ, hoặc thao tác sai khi gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đăng ký sai mã ngành, mô tả không đúng hoặc không khớp với tên ngành tiêu chuẩn, hệ thống sẽ yêu cầu sửa, bổ sung. Nếu doanh nghiệp thiếu biên bản họp hoặc quyết định của chủ sở hữu/cổ đông, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay vì vi phạm trình tự pháp lý nội bộ. Nếu doanh nghiệp nộp online nhưng sai quy trình ký số, hồ sơ sẽ bị ghi nhận “không hợp lệ”, phải làm lại từ đầu.

Để tránh bị trả hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước danh sách ngành nghề theo đúng mã ngành cấp 4, họp và ban hành đầy đủ quyết định nội bộ, đồng thời kiểm tra kỹ định dạng file, chữ ký số và thông tin của người đại diện trước khi gửi hồ sơ online.

Sai mã ngành hoặc mô tả ngành nghề không đúng
 Đây là lỗi thường gặp nhất. Nhiều doanh nghiệp tra cứu mã ngành qua nguồn không chính thống, dẫn đến chọn sai mã cấp 4 hoặc mô tả ngành nghề không khớp với Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Một số trường hợp ghi tên ngành theo “cách gọi thị trường” (ví dụ: kinh doanh spa, dịch vụ logistics tổng hợp…) nhưng không gắn với mã ngành chuẩn, khiến Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa lại.

Ngoài ra, nhiều ngành nghề có điều kiện yêu cầu mô tả chính xác phạm vi hoạt động; nếu mô tả quá rộng hoặc sai quy định, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu điều chỉnh để tránh hiểu nhầm là kinh doanh ngành nghề có điều kiện nhưng chưa đáp ứng đủ điều kiện. Giải pháp là kiểm tra mã ngành tại các văn bản chính thức và tham khảo hướng dẫn của Sở KH&ĐT địa phương trước khi điền hồ sơ.

Thiếu biên bản họp hoặc quyết định của chủ sở hữu
 Theo Luật Doanh nghiệp, mọi thay đổi ngành nghề đều phải có quyết định nội bộ hợp lệ:

•       Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.
  
•       Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp và nghị quyết HĐTV.
  
•       Công ty cổ phần: Biên bản họp và nghị quyết ĐHĐCĐ hoặc HĐQT (tùy điều lệ).
  

Nhiều doanh nghiệp chỉ nộp thông báo thay đổi mà không kèm theo biên bản hoặc ký sai chức danh, dẫn đến hồ sơ bị trả lại ngay từ bước đầu.

Lỗi nộp hồ sơ online – thiếu chữ ký số
 Khi nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia, nhiều doanh nghiệp gặp lỗi do chưa ký số, ký sai người đại diện pháp luật, hoặc dùng chữ ký số đã hết hạn. Một số trường hợp upload file scan nhưng không ký số vào biểu mẫu điện tử, khiến hệ thống báo “hồ sơ không hợp lệ”.

Để tránh lỗi, doanh nghiệp cần kiểm tra: chữ ký số còn hạn, đúng người đại diện pháp luật, các file định dạng PDF rõ ràng, và thực hiện đúng thao tác “gửi hồ sơ đã ký số” trên hệ thống. Việc này giúp giảm nguy cơ bị trả hồ sơ và tiết kiệm thời gian xử lý.

FAQ – Câu hỏi thường gặp khi thay đổi ngành nghề

Có phải đổi lại con dấu khi thay đổi ngành nghề không?

Theo quy định hiện nay, con dấu doanh nghiệp không còn bắt buộc phải thể hiện ngành nghề kinh doanh, chỉ cần có tên và mã số doanh nghiệp (hoặc các thông tin khác do doanh nghiệp tự chọn). Vì vậy, khi bạn chỉ thay đổi, bổ sung, loại bỏ ngành nghề, thông thường không bắt buộc phải làm lại con dấu.

Tuy nhiên, thực tế có nhiều doanh nghiệp trước đây khắc dấu theo mẫu cũ, trên dấu có thêm dòng ngành nghề chính. Trong trường hợp đó, nếu ngành nghề trên dấu không còn phù hợp, doanh nghiệp nên chủ động khắc lại con dấu cho thống nhất, tránh gây hiểu nhầm với đối tác và cơ quan nhà nước khi giao dịch, ký hợp đồng.

Có cần thông báo thuế khi thay đổi ngành nghề không?

Khi thay đổi ngành nghề, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký điều chỉnh với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư. Thông tin cập nhật này sau đó sẽ được kết nối sang cơ quan thuế qua hệ thống.

Về nguyên tắc, doanh nghiệp không cần nộp một tờ khai riêng biệt cho chi cục thuế chỉ để báo ngành nghề, nhưng trong thực tế, khi làm việc với cơ quan thuế (ví dụ: giải trình hồ sơ, xin áp dụng chính sách thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho ngành nghề mới), kế toán nên chủ động xuất trình Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi ngành nghề để cơ quan thuế cập nhật đầy đủ thông tin.

Có bị phạt khi kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký?

Có. Nếu doanh nghiệp thực tế kinh doanh một ngành nghề mà chưa đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thì có thể bị xử phạt hành chính vì kinh doanh không đúng nội dung đăng ký.

Mức phạt sẽ tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt nghiêm trọng nếu đó là ngành nghề kinh doanh có điều kiện (y tế, giáo dục, du lịch lữ hành, ATTP, PCCC, môi trường…). Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc dừng hoạt động ngành nghề đó cho đến khi hoàn tất thủ tục bổ sung.

Vì vậy, trước khi triển khai sản phẩm/dịch vụ mới, doanh nghiệp nên kiểm tra và kịp thời bổ sung ngành nghề để vừa hợp pháp, vừa thuận lợi khi ký hợp đồng, xin giấy phép con và làm việc với đối tác.
Thay đổi ngành nghề là thủ tục không thể thiếu đối với doanh nghiệp muốn mở rộng, nâng cấp hoặc điều chỉnh lĩnh vực hoạt động theo thị trường. Khi nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong việc cập nhật thông tin pháp lý. Việc thực hiện đúng quy định còn giúp tránh bị xử phạt hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Đồng thời, lựa chọn đúng mã ngành kinh doanh sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hiệu quả và an toàn. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Đảm bảo thông tin ngành nghề được cập nhật chính xác là yếu tố quan trọng để hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định. Thay đổi ngành nghề đúng luật sẽ mở ra cơ hội mới và tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp. Đây là bước đi chiến lược cho sự phát triển lâu dài.