Thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân – Hướng dẫn chi tiết A–Z

Thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân là bước đi quan trọng đối với các cá nhân, bác sĩ và tổ chức mong muốn đầu tư vào lĩnh vực y tế ngoài công lập. Trong bối cảnh nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng, phòng khám tư nhân đóng vai trò bổ trợ thiết yếu cho hệ thống y tế. Tuy nhiên, việc mở phòng khám không chỉ dừng lại ở đăng ký doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng hàng loạt điều kiện chuyên môn nghiêm ngặt. Nếu không nắm rõ quy trình pháp lý, nhà đầu tư có thể gặp khó khăn khi xin giấy phép hoạt động hoặc bị xử phạt trong quá trình vận hành. Vì vậy, việc tìm hiểu đầy đủ và đúng quy định thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân ngay từ đầu là yếu tố then chốt để triển khai mô hình y tế bền vững và hợp pháp.

Tổng quan về phòng khám tư nhân và mô hình công ty TNHH

Phòng khám tư nhân là gì?

Phòng khám tư nhân là cơ sở khám chữa bệnh do cá nhân hoặc tổ chức ngoài công lập đầu tư, quản lý và vận hành, cung cấp dịch vụ y tế theo phạm vi chuyên môn được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Tùy loại hình, phòng khám có thể thực hiện khám bệnh, tư vấn, điều trị ngoại trú, theo dõi sức khỏe định kỳ, phục hồi chức năng hoặc các dịch vụ kỹ thuật chuyên sâu theo chuyên khoa. Khác với cơ sở y tế công lập, phòng khám tư nhân thường linh hoạt về thời gian, quy trình phục vụ, trải nghiệm khách hàng và có thể triển khai các gói dịch vụ theo nhu cầu thị trường. Tuy nhiên, phòng khám tư nhân vẫn phải đáp ứng điều kiện nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kiểm soát nhiễm khuẩn, hồ sơ chuyên môn… và chịu sự thanh tra, kiểm tra chuyên ngành như các cơ sở y tế khác.

Vì sao nên thành lập phòng khám theo mô hình công ty TNHH?

Mô hình công ty TNHH phù hợp với phòng khám tư nhân vì giúp tách bạch tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp, giảm rủi ro cho chủ sở hữu trong phạm vi vốn góp. Cơ cấu quản trị rõ ràng, dễ thiết lập quy trình nội bộ: hợp đồng lao động, phân quyền chuyên môn, quản lý tài chính – thuế, mua sắm thiết bị và ký kết hợp đồng dịch vụ với đối tác. Công ty TNHH cũng thuận lợi khi mở rộng quy mô (mở thêm cơ sở, bổ sung chuyên khoa, đầu tư máy móc), huy động thêm thành viên góp vốn hoặc chuyển nhượng phần vốn góp theo kế hoạch phát triển. Ngoài ra, việc vận hành theo pháp nhân giúp phòng khám xây dựng thương hiệu, chuẩn hóa hồ sơ pháp lý, tăng tính tin cậy khi làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng doanh nghiệp.

Phân loại phòng khám tư nhân hiện nay

Phòng khám tư nhân hiện nay thường được phân loại theo phạm vi hoạt động chuyên môn và đối tượng dịch vụ. Nhóm phổ biến là phòng khám đa khoa, cung cấp dịch vụ khám tổng quát và điều trị ngoại trú nhiều chuyên khoa. Nhóm tiếp theo là phòng khám chuyên khoa như nội, ngoại, sản, nhi, tai mũi họng, răng hàm mặt, da liễu, mắt… tập trung sâu vào một lĩnh vực. Ngoài ra còn có cơ sở dịch vụ cận lâm sàng (xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh) và cơ sở phục hồi chức năng, vật lý trị liệu. Một số mô hình phát triển theo hướng phòng khám gia đình, phòng khám theo gói quản lý bệnh mạn tính, hoặc phòng khám kết hợp tư vấn sức khỏe – dinh dưỡng – tiêm chủng. Dù thuộc loại hình nào, cơ sở đều cần xác định đúng phạm vi chuyên môn để chuẩn bị điều kiện và hồ sơ cấp phép phù hợp.

Điều kiện thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân

Điều kiện về chủ thể thành lập và người đại diện pháp luật

Chủ thể thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân có thể là cá nhân hoặc tổ chức đáp ứng điều kiện thành lập doanh nghiệp theo quy định chung, đồng thời phải tính trước yêu cầu vận hành đặc thù ngành y tế. Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết là người hành nghề khám chữa bệnh, nhưng cần đảm bảo năng lực quản trị, chịu trách nhiệm ký kết hồ sơ pháp lý, quản lý nhân sự, tài chính và tuân thủ quy định chuyên ngành. Trên thực tế, nhiều phòng khám bố trí người đại diện là nhà đầu tư hoặc quản lý điều hành, còn người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật là bác sĩ có chứng chỉ hành nghề phù hợp. Doanh nghiệp cũng cần dự liệu cơ chế góp vốn, phân chia lợi nhuận, quy trình bổ nhiệm/miễn nhiệm người quản lý và nguyên tắc xử lý rủi ro khi có sự cố chuyên môn.

Điều kiện về địa điểm, cơ sở vật chất

Địa điểm phòng khám phải có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp và phù hợp quy hoạch/điều kiện kinh doanh tại khu vực (đặc biệt với mặt bằng trong chung cư, nhà tập thể hoặc khu có hạn chế chức năng). Cơ sở vật chất cần đáp ứng yêu cầu tối thiểu theo phạm vi chuyên môn: khu vực đón tiếp, phòng khám, phòng thủ thuật (nếu có), khu vệ sinh, khu lưu giữ hồ sơ, khu xử lý dụng cụ, bố trí lối đi và biển hiệu theo quy định. Trang thiết bị y tế phải phù hợp danh mục kỹ thuật dự kiến thực hiện, có hồ sơ nguồn gốc và kế hoạch bảo trì/hiệu chuẩn khi cần. Đồng thời, phòng khám phải chú trọng điều kiện vệ sinh, ánh sáng, thông khí, an toàn điện, phương án phòng cháy chữa cháy (tùy quy mô), và quy trình quản lý chất thải y tế để hạn chế rủi ro bị xử phạt trong quá trình kiểm tra.

Điều kiện pháp lý đặc thù trong lĩnh vực y tế

Lĩnh vực phòng khám chịu quản lý chuyên ngành, nên ngoài đăng ký doanh nghiệp, cơ sở phải đáp ứng điều kiện để được cấp phép hoạt động khám chữa bệnh theo phạm vi chuyên môn. Trọng tâm là nhân sự chuyên môn: người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật và đội ngũ hành nghề phải có chứng chỉ hành nghề phù hợp, thời gian hành nghề/kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu, và hợp đồng/quan hệ làm việc rõ ràng. Phòng khám cũng cần xây dựng danh mục chuyên môn kỹ thuật, quy trình chuyên môn, sổ sách – hồ sơ bệnh án, quy trình kiểm soát nhiễm khuẩn, quản lý thuốc (nếu có), và cơ chế xử lý phản ánh/sự cố y khoa. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đảm bảo nghĩa vụ về quảng cáo dịch vụ y tế đúng nội dung được phép, niêm yết giá, bảo mật thông tin người bệnh, và tuân thủ chế độ báo cáo/kiểm tra theo yêu cầu cơ quan quản lý.

Điều kiện về nhân sự chuyên môn của phòng khám tư nhân

Điều kiện đối với người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật

Mỗi phòng khám phải bố trí 01 người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật để điều hành chuyên môn, tổ chức khám chữa bệnh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động chuyên môn. Người này phải hành nghề toàn thời gian tại cơ sở và có giấy phép hành nghề/phạm vi hành nghề phù hợp với phạm vi hoạt động đăng ký của phòng khám; nếu phòng khám có nhiều chuyên khoa thì phạm vi hành nghề của người chịu trách nhiệm chuyên môn cần phù hợp ít nhất một chuyên khoa đăng ký hoạt động. Đồng thời, phòng khám cần ban hành quyết định phân công nhiệm vụ, quy trình phối hợp chuyên môn và cơ chế trực chuyên môn (nếu có dịch vụ yêu cầu), bảo đảm mọi hoạt động khám chữa bệnh đều được điều hành bởi nhân sự có thẩm quyền chuyên môn tại chỗ. xaydungchinhsach.chinhphu.vn

Điều kiện đối với bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên

Đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên phải được bố trí đúng cơ cấu theo danh mục kỹ thuật và dịch vụ đăng ký (khám bệnh, thủ thuật, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh…). Nguyên tắc quan trọng là phân công công việc đúng phạm vi hành nghề đã được cấp và phù hợp với vị trí chuyên môn; các bộ phận/đơn vị chuyên môn (nếu tổ chức theo khoa/phòng) cần có người phụ trách chuyên môn có giấy phép hành nghề phù hợp và làm việc toàn thời gian tại cơ sở. Khi lập hồ sơ xin giấy phép hoạt động, phòng khám thường phải lập danh sách người hành nghề, vị trí, thời gian làm việc, kèm hợp đồng lao động/quyết định tuyển dụng để chứng minh năng lực nhân sự đáp ứng vận hành thực tế, tránh tình trạng “mượn” nhân sự dẫn đến bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối cấp phép. xaydungchinhsach.chinhphu.vn

Yêu cầu về chứng chỉ hành nghề và thời gian công tác

Về “đầu vào” hành nghề, người hành nghề cần đáp ứng điều kiện để được cấp giấy phép hành nghề (thực hành theo chức danh, đạo đức nghề nghiệp, hồ sơ theo quy định). Thời gian thực hành để được cấp giấy phép hành nghề hiện được hướng dẫn theo quy định chi tiết, ví dụ bác sĩ 12 tháng (gồm 9 tháng chuyên môn và 3 tháng hồi sức cấp cứu); điều dưỡng/hộ sinh/kỹ thuật y 6 tháng (trong đó có phần thực hành hồi sức cấp cứu). xaydungchinhsach.chinhphu.vn

Ngoài điều kiện để “có” giấy phép hành nghề, khi xin giấy phép hoạt động cho phòng khám, thực tiễn áp dụng còn yêu cầu người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật có thời gian hành nghề nhất định (thường gặp mốc tối thiểu 36 tháng, hoặc tiêu chí tương đương theo từng loại hình). Vinacontrol

Vốn điều lệ và cơ cấu góp vốn công ty TNHH phòng khám

Quy định pháp luật về vốn điều lệ

Vốn điều lệ của công ty TNHH là tổng giá trị tài sản các thành viên/chủ sở hữu cam kết góp và ghi trong điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp. Pháp luật doanh nghiệp nhìn chung không ấn định mức vốn tối thiểu (trừ ngành nghề yêu cầu vốn pháp định/ký quỹ theo quy định chuyên ngành), vì vậy doanh nghiệp được quyền lựa chọn mức vốn theo nhu cầu vận hành và khả năng tài chính. Tuy nhiên, điểm bắt buộc là góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không tính thời gian vận chuyển/nhập khẩu và thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn). Nếu không góp đủ, công ty phải xử lý theo cơ chế điều chỉnh vốn/cơ cấu thành viên và có thể phát sinh trách nhiệm liên quan.

Góp vốn bằng tiền, trang thiết bị y tế

Góp vốn có thể bằng tiền mặt/chuyển khoản hoặc tài sản như máy siêu âm, X-quang, ghế nha khoa, hệ thống xét nghiệm… Khi góp vốn bằng trang thiết bị, doanh nghiệp nên: (i) mô tả rõ tài sản, số seri, tình trạng, hồ sơ mua bán/nhập khẩu; (ii) thực hiện định giá tài sản góp vốn theo điều lệ và lập biên bản bàn giao; (iii) nếu tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc có hồ sơ quản lý chuyên ngành thì thực hiện thủ tục chuyển quyền sở hữu tương ứng trước khi ghi nhận tăng vốn; và (iv) hạch toán kế toán, khấu hao theo chuẩn mực/Chế độ kế toán áp dụng. Lưu ý: thiết bị y tế phục vụ phòng khám còn liên quan yêu cầu quản lý, bảo trì, kiểm định/hiệu chuẩn theo quy định chuyên ngành trong quá trình xin phép và vận hành.

Kinh nghiệm lựa chọn mức vốn phù hợp thực tế

Với mô hình phòng khám, bạn nên chọn vốn theo “3 lớp nhu cầu”: (1) chi phí pháp lý – mặt bằng – cải tạo, (2) đầu tư trang thiết bị – phần mềm – vật tư ban đầu, (3) vốn lưu động 3–6 tháng (lương nhân sự, marketing, vật tư tiêu hao, điện nước, bảo trì). Mức vốn quá thấp dễ gây khó khi chứng minh năng lực triển khai (đặc biệt nếu đăng ký nhiều kỹ thuật), còn vốn quá cao lại làm tăng kỳ vọng góp đủ trong 90 ngày và rủi ro khi góp không đúng hạn. Thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn mức vốn “vừa đủ” để mua sắm thiết bị cốt lõi và duy trì vận hành, phần mở rộng kỹ thuật sẽ tăng vốn/đầu tư theo giai đoạn. Dù chọn mức nào, điều quan trọng là kế hoạch góp vốn và chứng từ góp vốn phải khớp điều lệ và thực tế tài chính.

Hồ sơ thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là biểu mẫu bắt buộc khi thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân, thể hiện các thông tin “xương sống” để cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận doanh nghiệp trên hệ thống. Nội dung thường gồm: tên công ty (tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài nếu có, tên viết tắt), địa chỉ trụ sở chính, thông tin liên hệ, ngành nghề đăng ký (nhóm hoạt động y tế/khám chữa bệnh và ngành phụ trợ nếu có), vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật, thông tin thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên). Khi kê khai cần lưu ý sự thống nhất giữa tên – địa chỉ – vốn – tỷ lệ góp vốn với Điều lệ công ty và danh sách thành viên. Nếu ủy quyền nộp hồ sơ, cần kèm thông tin người được ủy quyền theo đúng hướng dẫn để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Điều lệ công ty TNHH phòng khám

Điều lệ công ty là “bộ quy tắc nội bộ” xác lập cách vận hành của công ty TNHH phòng khám tư nhân và là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp giữa các thành viên. Điều lệ thường quy định: tên, trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ; quyền và nghĩa vụ của thành viên; nguyên tắc góp vốn và thời hạn góp vốn; cơ cấu tổ chức quản lý (Chủ tịch công ty/Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc…); người đại diện theo pháp luật; thể thức thông qua quyết định; phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ; nguyên tắc chuyển nhượng phần vốn góp; trường hợp tăng/giảm vốn; quy định về con dấu, tài khoản; nguyên tắc giải quyết tranh chấp và chấm dứt hoạt động. Với mô hình phòng khám, nên ghi rõ cơ chế quản trị rủi ro tuân thủ (hồ sơ chuyên môn, nhân sự hành nghề, điều kiện cơ sở) để dễ kiểm soát khi xin giấy phép y tế.

Giấy tờ pháp lý của thành viên góp vốn

Bộ giấy tờ pháp lý của thành viên góp vốn nhằm chứng minh tư cách pháp lý và thông tin nhân thân/tổ chức của người tham gia thành lập công ty. Nếu thành viên là cá nhân: chuẩn bị bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (CCCD/CMND/hộ chiếu) và thông tin cư trú liên quan theo yêu cầu kê khai. Nếu thành viên là tổ chức: cần bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hoạt động; văn bản cử người đại diện theo ủy quyền, kèm giấy tờ pháp lý của người đại diện; quyết định góp vốn (tùy loại hình và quy chế nội bộ). Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài hoặc yếu tố góp vốn nước ngoài, hồ sơ thường phát sinh bước thẩm tra đầu tư theo quy định. Ngoài ra, để giảm rủi ro “không chứng minh được vốn”, nên chuẩn bị trước thỏa thuận góp vốn và kế hoạch chứng từ góp vốn (chuyển khoản) đúng thời hạn.

Thủ tục thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân

Nơi nộp hồ sơ và cơ quan giải quyết

Hồ sơ thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính (cơ quan thực hiện chức năng đăng ký doanh nghiệp ở địa phương) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp/bưu chính tùy địa bàn áp dụng. Cơ quan giải quyết sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin kê khai và xử lý tình huống thiếu/sai biểu mẫu, sai ngành nghề, sai địa chỉ, thiếu chữ ký… Lưu ý: thủ tục “thành lập công ty” là thủ tục đăng ký doanh nghiệp; còn “đủ điều kiện khám chữa bệnh” là thủ tục chuyên ngành y tế thực hiện sau đó. Vì vậy, nên chọn ngành nghề đúng mô tả, địa chỉ trụ sở rõ ràng và thống nhất hồ sơ ngay từ đầu để không bị kéo dài thời gian.

Quy trình cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Quy trình cơ bản gồm: (1) Chuẩn hóa thông tin doanh nghiệp: tên, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, tỷ lệ góp vốn, ngành nghề. (2) Soạn hồ sơ: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên (nếu có), giấy tờ pháp lý và văn bản ủy quyền (nếu nộp thay). (3) Nộp hồ sơ và nhận biên nhận/hồ sơ điện tử; theo dõi trạng thái xử lý. (4) Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, thực hiện sửa đổi – bổ sung đúng nội dung bị yêu cầu và nộp lại. (5) Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký doanh nghiệp cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và ghi nhận thông tin doanh nghiệp trên hệ thống. Sau khi có ERC, doanh nghiệp tiến hành công bố thông tin theo quy định và chuẩn bị các bước vận hành ban đầu để sẵn sàng cho giai đoạn xin giấy phép hoạt động phòng khám.

Các thủ tục cần làm sau khi thành lập công ty

Sau khi được cấp ERC, công ty TNHH phòng khám tư nhân cần hoàn tất một số thủ tục để doanh nghiệp vận hành “đúng nhịp” và tránh bị phạt hành chính. Thường gồm: công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp; khắc dấu và ban hành quy chế quản lý, sử dụng dấu (nếu áp dụng); mở tài khoản ngân hàng và đăng ký giao dịch thuế điện tử; đăng ký chữ ký số; kê khai thuế ban đầu, lệ phí môn bài và phương pháp tính thuế; đăng ký hóa đơn điện tử khi có nhu cầu xuất hóa đơn; bố trí kế toán, sổ sách và quy trình lưu trữ chứng từ. Song song đó, vì hoạt động phòng khám là ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chuyên môn để xin giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, gồm nhân sự có chứng chỉ hành nghề phù hợp, cơ sở vật chất – trang thiết bị theo phạm vi chuyên môn, quy trình chuyên môn và điều kiện PCCC/ATTP/môi trường (tùy loại phòng khám).

Giấy phép hoạt động phòng khám tư nhân bắt buộc

Giấy phép hoạt động khám chữa bệnh

Đối với phòng khám tư nhân hoạt động khám chữa bệnh, giấy phép quan trọng nhất là Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh (thường gọi tắt là “giấy phép hoạt động phòng khám”). Đây là điều kiện pháp lý để phòng khám được khám – chẩn đoán – kê đơn – thực hiện kỹ thuật trong phạm vi chuyên môn đã đăng ký. Lưu ý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty TNHH chỉ xác lập tư cách pháp nhân, không thay thế giấy phép chuyên ngành y tế. Việc cấp phép được thực hiện theo đúng thẩm quyền của cơ quan quản lý y tế tại địa phương, căn cứ vào loại hình phòng khám (đa khoa, chuyên khoa, nha khoa, y học cổ truyền…), phạm vi hoạt động chuyên môn và điều kiện cơ sở vật chất. Trên giấy phép sẽ thể hiện các nội dung cốt lõi như: tên cơ sở, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, phạm vi hoạt động chuyên môn, thời gian làm việc… Doanh nghiệp chỉ nên khai trương, quảng cáo dịch vụ và tiếp nhận bệnh nhân sau khi đã được cấp giấy phép để tránh rủi ro bị xử phạt, buộc tạm dừng hoạt động hoặc bị yêu cầu tháo gỡ nội dung truyền thông.

Hồ sơ và thủ tục xin giấy phép phòng khám

Hồ sơ xin giấy phép hoạt động phòng khám thường gồm nhóm giấy tờ pháp lý – nhân sự – cơ sở vật chất – chuyên môn. Về pháp lý: giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm (hợp đồng thuê/mượn, giấy tờ nhà). Về nhân sự: danh sách người hành nghề, văn bằng chuyên môn, chứng chỉ hành nghề (nếu thuộc diện phải có), hợp đồng lao động/ quyết định bổ nhiệm người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật. Về cơ sở vật chất: mô tả mặt bằng, khu vực chuyên môn, phòng chức năng, trang thiết bị y tế phù hợp phạm vi đăng ký; điều kiện vệ sinh, xử lý chất thải y tế (nếu phát sinh); các yêu cầu liên quan PCCC, an toàn bức xạ (nếu có). Về chuyên môn: đề xuất phạm vi hoạt động, quy trình chuyên môn cơ bản, danh mục kỹ thuật dự kiến (tùy loại phòng khám). Thủ tục thường theo trình tự: rà soát điều kiện → hoàn thiện hồ sơ → nộp cơ quan y tế có thẩm quyền → thẩm định thực tế tại cơ sở (khi cần) → cấp giấy phép/ yêu cầu bổ sung. Kinh nghiệm là chuẩn hóa hồ sơ nhân sự và mặt bằng ngay từ đầu để tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.

Thời gian, chi phí và lưu ý khi xin giấy phép

Thời gian xin giấy phép phòng khám trên thực tế phụ thuộc vào loại hình, phạm vi kỹ thuật đăng ký và mức độ “chuẩn” của hồ sơ – cơ sở. Nếu mặt bằng đáp ứng tốt và hồ sơ nhân sự đầy đủ, tiến độ thường nhanh hơn; ngược lại, các lỗi hay gặp như thiếu chứng chỉ hành nghề phù hợp, hợp đồng thuê địa điểm không rõ mục đích, bố trí phòng ốc không đúng công năng, trang thiết bị không đáp ứng danh mục kỹ thuật… sẽ khiến kéo dài. Chi phí xin phép thường gồm: lệ phí nhà nước theo quy định (từng địa phương/ thủ tục có thể khác), chi phí chuẩn hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, biển hiệu – quy trình, và chi phí tư vấn (nếu thuê dịch vụ). Lưu ý quan trọng: (1) đăng ký phạm vi hoạt động “vừa đủ” theo năng lực nhân sự – trang thiết bị để dễ được thẩm định; (2) không quảng cáo “quá phạm vi” so với giấy phép; (3) chuẩn bị hồ sơ lưu trữ nội bộ (hợp đồng lao động, sổ sách chuyên môn, quy trình xử lý chất thải) để sẵn sàng khi bị kiểm tra; (4) nếu có thêm các điều kiện đặc thù như xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thủ thuật… cần rà soát kỹ yêu cầu chuyên môn và an toàn liên quan trước khi nộp.

Nghĩa vụ thuế và kế toán của công ty TNHH phòng khám

Thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN

Công ty TNHH phòng khám tư nhân có các nghĩa vụ thuế phổ biến gồm lệ phí môn bài, thuế GTGT và thuế TNDN (chưa kể thuế TNCN nếu có trả lương, thuê chuyên gia). Lệ phí môn bài nộp theo bậc vốn điều lệ/ doanh thu (tùy quy định áp dụng) và cần kê khai, nộp đúng hạn để tránh phạt chậm nộp. Thuế GTGT: hoạt động y tế có thể phát sinh trường hợp không chịu thuế/ chịu thuế tùy dịch vụ cụ thể; vì vậy cần phân loại doanh thu theo nhóm dịch vụ ngay khi thiết lập danh mục dịch vụ và phần mềm thu phí. Thuế TNDN tính trên thu nhập chịu thuế sau khi trừ chi phí hợp lệ; phòng khám nên xây dựng quy trình chứng từ chặt để chi phí được chấp nhận (thuốc, vật tư y tế, thuê mặt bằng, lương bác sĩ, khấu hao thiết bị…). Điểm cốt lõi là chọn phương pháp kê khai, hạch toán và quản trị hóa đơn phù hợp ngay từ đầu để tránh rủi ro bị ấn định thuế.

Quản lý doanh thu và chi phí y tế

Doanh thu phòng khám thường đến từ khám bệnh, thủ thuật, xét nghiệm, bán thuốc/vật tư, gói dịch vụ… nên cần quản lý theo mã dịch vụ và theo bác sĩ/ca làm để minh bạch. Nên thiết lập quy trình thu phí: phiếu thu – hóa đơn (khi phải xuất) – đối soát tiền mặt/chuyển khoản hằng ngày; tránh tình trạng ghi nhận thiếu doanh thu hoặc lệch dữ liệu giữa quầy thu ngân và kế toán. Chi phí y tế cần tách rõ: thuốc – vật tư tiêu hao; chi phí nhân sự; chi phí thuê mặt bằng; chi phí marketing; khấu hao máy móc; chi phí thuê ngoài (xét nghiệm liên kết…). Khi mua thuốc/vật tư cần kiểm soát hóa đơn đầu vào, hạn dùng, lô – số lượng, và lập định mức tiêu hao để giải trình hợp lý. Với máy móc giá trị lớn, nên lập hồ sơ tài sản cố định, theo dõi khấu hao và lịch bảo trì. Quản trị tốt doanh thu – chi phí không chỉ để “đúng thuế” mà còn giúp phòng khám tính giá dịch vụ, kiểm soát lãi lỗ theo từng nhóm dịch vụ.

Lưu ý kế toán đặc thù phòng khám tư nhân

Kế toán phòng khám có tính đặc thù ở chỗ phát sinh nhiều giao dịch nhỏ lẻ, cần đối soát nhanh và chuẩn chứng từ. Nên thống nhất từ đầu: (1) phần mềm/biểu mẫu thu phí gắn với danh mục dịch vụ; (2) quy trình lưu hồ sơ bệnh án/phiếu chỉ định liên quan doanh thu; (3) quản lý kho thuốc – vật tư theo lô, hạn dùng, kiểm kê định kỳ; (4) quy chế chi trả thù lao bác sĩ/ cộng tác viên rõ ràng, tránh rủi ro thuế TNCN và chi phí không hợp lệ. Nếu có bán thuốc tại phòng khám, cần tách bạch doanh thu dịch vụ khám chữa bệnh và doanh thu bán hàng để hạch toán đúng. Ngoài ra, phòng khám cần lưu ý chi phí hợp lệ phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán phù hợp (đặc biệt với khoản chi lớn). Cuối cùng, hãy chuẩn hóa sổ sách ngay trong 1–2 tháng đầu hoạt động: xây dựng quy trình, phân quyền thu ngân – kế toán, và kiểm tra định kỳ để tránh “dồn lỗi” đến lúc quyết toán mới xử lý, dễ phát sinh truy thu và phạt.

Những sai lầm thường gặp khi thành lập phòng khám tư nhân

Đăng ký doanh nghiệp nhưng chưa đủ điều kiện y tế

Sai lầm phổ biến là vội đăng ký thành lập công ty (ERC) rồi mới “tính sau” chuyện xin giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh. Hệ quả là doanh nghiệp đã phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế, mở tài khoản, treo biển hiệu… nhưng lại không thể khai trương vì chưa đáp ứng điều kiện cấp phép y tế. Nhiều hồ sơ bị kéo dài do địa điểm chưa phù hợp, bảng hiệu thiếu thông tin, danh mục chuyên môn đăng ký không khớp với cơ sở vật chất, hoặc chưa chuẩn hóa hồ sơ thuê/mượn mặt bằng. Cách làm đúng là rà soát ngay từ đầu mô hình phòng khám, phạm vi kỹ thuật dự kiến, mặt bằng và điều kiện tối thiểu theo yêu cầu kiểm tra thực tế, rồi mới chốt ngành nghề, tên gọi và phương án vận hành để đăng ký doanh nghiệp “khớp” với hồ sơ xin phép.

Nhân sự chưa đủ chứng chỉ hành nghề

Nhiều đơn vị lập phòng khám theo “ý tưởng kinh doanh” nhưng chưa kiểm tra đầy đủ điều kiện nhân sự: người chịu trách nhiệm chuyên môn, bác sĩ/điều dưỡng/kỹ thuật viên, thời gian hành nghề, phạm vi chuyên môn và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm. Sai sót thường gặp là dùng nhân sự chưa có chứng chỉ hành nghề phù hợp, chứng chỉ đang trong quá trình điều chỉnh, hoặc hợp đồng lao động không đúng mẫu/không thể hiện rõ vị trí – thời gian làm việc. Khi đoàn thẩm định đối chiếu hồ sơ và thực tế, chỉ cần một mắt xích thiếu là hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thậm chí phải thay đổi danh mục kỹ thuật hoặc cơ cấu nhân sự. Giải pháp là lập “ma trận nhân sự” ngay từ đầu: chức danh – chứng chỉ – phạm vi chuyên môn – hồ sơ kèm theo, đảm bảo đủ và đúng cho từng loại hình phòng khám.

Cơ sở vật chất không đạt tiêu chuẩn kiểm tra

Một sai lầm khác là đầu tư mặt bằng theo cảm tính, bố trí phòng ốc đẹp nhưng không đáp ứng tiêu chí kiểm tra: diện tích, phân khu chức năng, lối đi, khu vực vô trùng, nơi lưu trữ hồ sơ, trang thiết bị tối thiểu, quy trình quản lý chất thải y tế… Nhiều hồ sơ bị “vướng” vì sơ đồ mặt bằng không logic, phòng thủ thuật thiếu điều kiện, hoặc trang thiết bị kê khai vượt quá năng lực thực tế. Khi thẩm định, cơ quan chuyên môn thường kiểm tra đối chiếu danh mục thiết bị, điều kiện vệ sinh, an toàn điện – phòng cháy và hồ sơ kiểm định liên quan. Cách tránh rủi ro là chuẩn hóa từ bản thiết kế: lập danh mục phòng chức năng theo đúng phạm vi hoạt động, kèm checklist trang thiết bị và hồ sơ kỹ thuật, rồi mới thi công/hoàn thiện để đi thẩm định một lần “đạt”.

Dịch vụ thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân trọn gói

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ pháp lý y tế chuyên nghiệp

Dịch vụ trọn gói giúp bạn đi đúng lộ trình “doanh nghiệp + giấy phép y tế” ngay từ ngày đầu, hạn chế tình trạng đăng ký xong nhưng không thể hoạt động. Đơn vị chuyên pháp lý y tế sẽ rà soát mô hình phòng khám, phạm vi chuyên môn, địa điểm, nhân sự và cơ sở vật chất để tư vấn cấu hình hồ sơ phù hợp, tránh kê khai sai dẫn đến bị trả hồ sơ nhiều lần. Bạn cũng được hỗ trợ chuẩn hóa bộ giấy tờ nội bộ: hợp đồng lao động, phân công chuyên môn, quy trình vận hành cơ bản, hồ sơ pháp lý mặt bằng… nhằm tăng khả năng đạt thẩm định thực tế. Quan trọng hơn, cách làm chuyên nghiệp giúp dự trù chi phí – thời gian rõ ràng, giảm rủi ro phát sinh do phải sửa chữa mặt bằng, thay đổi nhân sự hoặc điều chỉnh danh mục kỹ thuật.

Quy trình hỗ trợ từ đăng ký doanh nghiệp đến xin giấy phép

Quy trình thường bắt đầu bằng bước khảo sát nhu cầu và “soát điều kiện”: loại hình phòng khám, danh mục dịch vụ dự kiến, mặt bằng – sơ đồ công năng, nhân sự và chứng chỉ hành nghề. Tiếp theo là soạn và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ, ngành nghề, điều lệ, thành viên góp vốn, người đại diện pháp luật; đồng thời triển khai các thủ tục sau thành lập như công bố, khắc dấu, chữ ký số, thuế ban đầu, hóa đơn điện tử (nếu cần). Sau đó, đơn vị dịch vụ sẽ lập hồ sơ xin giấy phép hoạt động phòng khám: chuẩn hóa danh mục thiết bị, quy trình chuyên môn tối thiểu, hồ sơ nhân sự, hồ sơ pháp lý địa điểm và phối hợp chuẩn bị cho buổi thẩm định thực tế. Cuối cùng là theo dõi, giải trình, bổ sung (nếu có) và nhận kết quả.

Chi phí dịch vụ và cam kết hỗ trợ lâu dài

Chi phí dịch vụ thường phụ thuộc vào mô hình phòng khám, số lượng hạng mục chuyên môn, mức độ hoàn thiện mặt bằng, tình trạng chứng chỉ hành nghề và nhu cầu hỗ trợ thuế – kế toán sau thành lập. Gói trọn gói minh bạch sẽ tách rõ: phí nhà nước bắt buộc, phí dịch vụ đăng ký doanh nghiệp, phí tư vấn – chuẩn hóa hồ sơ xin phép y tế, và các chi phí phát sinh (nếu khách hàng yêu cầu mở rộng phạm vi chuyên môn hoặc bổ sung nhân sự). Về cam kết, một đơn vị uy tín thường cam kết đúng luật – đúng tiến độ theo hồ sơ thực tế, bảo mật thông tin, báo phí rõ ràng trước khi thực hiện và bàn giao đầy đủ hồ sơ gốc. Ngoài ra, hỗ trợ lâu dài thường gồm: tư vấn thay đổi nội dung đăng ký, cập nhật giấy phép, tư vấn thuế – kế toán định kỳ, và cảnh báo rủi ro tuân thủ trong quá trình vận hành.

Thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân là bước khởi đầu quan trọng để xây dựng một cơ sở y tế ngoài công lập hoạt động hợp pháp và chuyên nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, đáp ứng đúng điều kiện nhân sự và cơ sở vật chất sẽ giúp phòng khám nhanh chóng đi vào hoạt động ổn định. Trong lĩnh vực y tế, tuân thủ quy định pháp luật không chỉ giúp tránh rủi ro xử phạt mà còn tạo niềm tin cho người bệnh. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc muốn rút ngắn thời gian triển khai, sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp là giải pháp an toàn. Một quy trình thành lập công ty TNHH phòng khám tư nhân bài bản chính là nền tảng cho sự phát triển bền vững và lâu dài của phòng khám.