Cảnh báo rủi ro khi sử dụng hóa đơn doanh nghiệp mã số thuế trạng thái 05
sử dụng hóa đơn doanh nghiệp MST trạng thái 05 tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng mà nhiều cá nhân, doanh nghiệp không lường trước. Theo quy định của cơ quan thuế, nếu bên bán đang ở trạng thái mã số thuế 05 – tức là “ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế” – thì mọi hóa đơn phát hành trong thời điểm này đều không hợp pháp và có thể bị truy thu thuế, xử phạt, thậm chí rơi vào diện điều tra gian lận.
Việc thiếu hiểu biết hoặc chủ quan khi tiếp nhận hóa đơn từ các doanh nghiệp ở trạng thái 05 không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động sản xuất – kinh doanh của bên mua. Vậy làm thế nào để nhận diện và phòng tránh những rủi ro khi sử dụng hóa đơn từ doanh nghiệp mã số thuế trạng thái 05? Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ và xử lý đúng cách.
Sử dụng hóa đơn doanh nghiệp MST trạng thái 05 là gì? Vì sao cần đặc biệt lưu ý?
Khi tra cứu thông tin mã số thuế doanh nghiệp, bạn có thể thấy trạng thái “05 – Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Đây là dấu hiệu cần đặc biệt lưu tâm vì có thể gây rủi ro lớn khi giao dịch.
Giải thích về trạng thái mã số thuế 05 theo quy định
Theo Tổng Cục Thuế, trạng thái mã số thuế 05 thể hiện doanh nghiệp không còn hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký thuế nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế. Điều này không đồng nghĩa doanh nghiệp đã giải thể hoặc phá sản, mà có thể đang “bỏ trốn” khỏi nghĩa vụ thuế.
Thông tin này được hệ thống quản lý thuế ghi nhận sau khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế, phát hiện không thể liên lạc, gửi thư từ hoặc biên bản tại địa chỉ trụ sở.
Căn cứ pháp lý của Tổng Cục Thuế về mã 05
Căn cứ khoản 2, Điều 16 Thông tư 105/2020/TT-BTC, cơ quan thuế có quyền cập nhật trạng thái 05 khi:
Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
Không phản hồi các văn bản của cơ quan thuế;
Không thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn.
Đây là hành động quản lý rủi ro của ngành thuế nhằm ngăn chặn gian lận và hóa đơn ma.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Sự khác biệt giữa mã 00, 01, 03 và 05
Mã 00: Mã số thuế đang hoạt động (rất tốt để giao dịch);
Mã 01: Đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế;
Mã 03: Đã giải thể, phá sản, đóng mã số thuế;
Mã 05: Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký – rất rủi ro nếu mua bán hóa đơn, ký hợp đồng…
Nếu doanh nghiệp bạn hay đối tác nằm trong diện này, hãy ngừng giao dịch ngay lập tức để tránh hậu quả pháp lý.
Các bài viết liên quan:
Cảnh báo rủi ro khi sử dụng hóa đơn doanh nghiệp MST trạng thái 05
Việc sử dụng hóa đơn đầu vào của đơn vị có mã số thuế trạng thái 05 tiềm ẩn nhiều hệ lụy nghiêm trọng về thuế, tài chính và cả uy tín doanh nghiệp.
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, một trong những điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) là:
Hóa đơn hợp pháp;
Đơn vị phát hành hóa đơn phải đang hoạt động hợp pháp, có mã số thuế trạng thái 00.
Nếu bạn lấy hóa đơn từ doanh nghiệp có mã số thuế 05, thuế đầu vào sẽ không được khấu trừ, gây thiệt hại tài chính lớn cho đơn vị.
Không được tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN
Hóa đơn của doanh nghiệp trạng thái 05 không chỉ vô hiệu cho khấu trừ thuế GTGT, mà còn không được chấp nhận làm chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này đồng nghĩa:
Chi phí bị loại;
Thu nhập chịu thuế tăng;
Nghĩa vụ thuế cao hơn.
Nguy cơ bị truy thu, xử phạt hành chính, thậm chí điều tra
Khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp:
Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế kèm tiền phạt và tiền chậm nộp;
Nếu có dấu hiệu gian lận, cố tình, sẽ bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra;
Nhiều trường hợp còn bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có tổ chức hóa đơn ảo.
Vì vậy, kế toán và giám đốc doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mã số thuế trước khi sử dụng hóa đơn đầu vào.
Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và kiểm tra thuế diện rộng
Doanh nghiệp có giao dịch với các đơn vị thuộc diện mã số thuế 05 thường bị:
Đưa vào diện rủi ro cao, kiểm tra đột xuất;
Cơ quan thuế sẽ mở rộng điều tra toàn bộ hóa đơn đã kê khai;
Ảnh hưởng đến uy tín, khả năng vay vốn, đấu thầu hoặc hợp tác.
Do đó, kiểm tra mã số thuế trên Cổng thông tin Tổng Cục Thuế là việc làm bắt buộc trước khi ký hợp đồng, nhận hóa đơn.
Dấu hiệu nhận biết hóa đơn từ doanh nghiệp mã số thuế 05
Tra cứu trạng thái doanh nghiệp trên Tổng Cục Thuế
Một trong những dấu hiệu đầu tiên là mã số thuế 05 – ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế. Bạn có thể kiểm tra tình trạng này tại website www.gdt.gov.vn.
Nếu trạng thái doanh nghiệp là “Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt” thì mọi hóa đơn phát sinh sau ngày ghi nhận trạng thái đều có rủi ro không hợp lệ.
Hóa đơn xuất sau ngày doanh nghiệp bị ngừng hoạt động
Một lỗi phổ biến là vẫn nhận hóa đơn đầu vào từ doanh nghiệp đã bị ngừng hoạt động. Dù hóa đơn có đầy đủ thông tin và ký hiệu, nhưng nếu ngày lập hóa đơn sau ngày bị cơ quan thuế ghi nhận “tạm ngừng hoạt động” thì hóa đơn đó có thể bị loại chi phí, không khấu trừ VAT.
Các bất thường trên hóa đơn: địa chỉ ảo, ngành nghề không khớp
Một số dấu hiệu bất thường khác:
Địa chỉ doanh nghiệp không có thật hoặc trùng với nhiều công ty ma.
Ngành nghề đăng ký không liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ xuất trong hóa đơn.
Không có website, số điện thoại không liên lạc được, email trả về.
Những trường hợp này dễ nằm trong diện kiểm tra đặc biệt của cơ quan thuế.
Các bài viết liên quan:
Hướng dẫn kiểm tra trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp
Tra cứu qua website: www.gdt.gov.vn
Truy cập website của Tổng Cục Thuế.
Chọn mục “Tra cứu thông tin người nộp thuế”.
Nhập mã số thuế hoặc tên doanh nghiệp cần kiểm tra.
Kết quả trả về sẽ hiển thị trạng thái mã số thuế, cơ quan quản lý, ngành nghề chính,…
Tra cứu qua Cổng thông tin quốc gia: dangkykinhdoanh.gov.vn
Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Vào mục “Tra cứu doanh nghiệp” → Nhập tên công ty hoặc mã số thuế
Hệ thống hiển thị tình trạng pháp lý: đang hoạt động, tạm ngừng hay đã giải thể.
Lưu ý: Website này cập nhật theo thông báo từ Sở KH&ĐT nên đôi khi có độ trễ so với dữ liệu thuế.
Tra cứu hóa đơn điện tử qua e-invoice và phần mềm kế toán
Đối với các phần mềm hóa đơn điện tử như MISA, Viettel, VNPT, EasyInvoice,… đều có chức năng tra cứu hóa đơn đầu vào.
Nhập mã số thuế bên bán, số hóa đơn, ngày lập → Kiểm tra thông tin trùng khớp.
Nếu không tìm thấy, có thể hóa đơn chưa phát hành hợp lệ.
Gợi ý mẫu email yêu cầu xác minh tình trạng đối tác
Khi có nghi ngờ, bạn có thể gửi email xác minh theo mẫu:
Kính gửi [Tên doanh nghiệp],
Chúng tôi đang kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn [số HĐ, ngày lập]. Đề nghị quý doanh nghiệp xác nhận tình trạng hoạt động và tính hợp lệ của hóa đơn trên.
Trân trọng!
Việc xác minh trước khi kê khai giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí, bị truy thu thuế.
Cách xử lý khi đã lỡ sử dụng hóa đơn từ doanh nghiệp MST 05
Việc sử dụng hóa đơn từ doanh nghiệp có mã số thuế trạng thái 05 (ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế) có thể gây rủi ro lớn về thuế và pháp lý. Để tránh bị truy thu, phạt chậm kê khai, hoặc bị coi là dùng hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý sau một cách kịp thời và đúng quy định.
Kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng, hóa đơn liên quan
Bắt đầu bằng việc rà soát:
Hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu;
Các hóa đơn giá trị gia tăng đã kê khai đầu vào từ đối tác có MST 05;
Xác định thời điểm hóa đơn được lập có trước hay sau khi mã số thuế chuyển trạng thái.
Đây là căn cứ để xem xét hóa đơn có thể điều chỉnh được hay cần loại bỏ.
Làm phụ lục điều chỉnh, yêu cầu xuất hóa đơn thay thế nếu có thể
Nếu đối tác vẫn đang hoạt động thực tế, bạn có thể:
Yêu cầu xuất hóa đơn thay thế từ công ty khác thuộc cùng hệ thống (nếu có);
Lập phụ lục hợp đồng điều chỉnh tên pháp nhân, thông tin xuất hóa đơn (nếu phù hợp).
Tuy nhiên, điều này chỉ thực hiện được nếu hai bên thỏa thuận được và bên bán vẫn có khả năng khắc phục.
Tự giác kê khai điều chỉnh – tránh bị truy thu và phạt nặng
Trong trường hợp không thể thay thế hóa đơn:
Chủ động lập tờ khai điều chỉnh thuế GTGT, loại bỏ các hóa đơn vi phạm;
Không đưa chi phí liên quan vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN;
Ghi rõ lý do điều chỉnh trong báo cáo thuế.
Việc tự giác kê khai thể hiện thiện chí và giúp giảm nhẹ mức phạt theo quy định.
Xin tư vấn luật hoặc cơ quan thuế nếu hồ sơ lớn, phức tạp
Nếu số lượng hóa đơn lớn, ảnh hưởng nhiều kỳ thuế:
Nên nhờ luật sư thuế hoặc chuyên gia kế toán hỗ trợ xử lý hồ sơ;
Trực tiếp liên hệ Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn rõ ràng, cụ thể.
Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp thường xuyên thanh tra, kiểm toán nội bộ hoặc có nhiều giao dịch với nhà nước.
Cách phòng tránh rủi ro hóa đơn đầu vào từ doanh nghiệp vi phạm
Thay vì mất thời gian khắc phục hậu quả, doanh nghiệp nên chủ động phòng ngừa từ đầu các rủi ro liên quan đến hóa đơn đầu vào, đặc biệt với doanh nghiệp có mã số thuế trạng thái 05, 03 hoặc đã đóng mã số thuế.
Thiết lập quy trình kiểm tra đối tác định kỳ
Doanh nghiệp cần xây dựng:
Quy trình rà soát đối tác trước khi ký hợp đồng: tra cứu mã số thuế, lịch sử thay đổi tên, địa chỉ, trạng thái hoạt động;
Lập danh sách “doanh nghiệp nguy cơ cao” để theo dõi;
Tái kiểm tra định kỳ (3 tháng/lần) nếu là nhà cung cấp thường xuyên.
Áp dụng công cụ tra cứu tự động trong phần mềm kế toán
Các phần mềm như MISA, Fast, Bravo… thường có chức năng:
Tra cứu mã số thuế doanh nghiệp theo API Tổng cục Thuế;
Cảnh báo nếu mã số thuế không hợp lệ, tạm ngừng hoạt động;
Tự động kiểm tra trạng thái hóa đơn đầu vào theo thời gian.
Nhờ đó, kế toán viên không cần tra tay từng mã số, giảm thiểu rủi ro sai sót.
Cập nhật văn bản thuế định kỳ – đào tạo kế toán viên
Phòng kế toán nên thường xuyên theo dõi các thông tư, nghị định về hóa đơn điện tử, thuế GTGT, TNDN;
Tổ chức đào tạo nội bộ hoặc tham gia lớp học của Chi cục Thuế;
Đảm bảo nhân sự nắm rõ các dấu hiệu nhận biết hóa đơn không hợp lệ.
Phòng tránh tốt là cách duy nhất giúp doanh nghiệp an tâm vận hành – tiết kiệm chi phí – bảo vệ uy tín trong dài hạn.
Dịch vụ kiểm tra hóa đơn và cảnh báo rủi ro hóa đơn ảo
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Việc sử dụng dịch vụ kiểm tra hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp:
Tránh rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế, phạt chậm nộp.
Tiết kiệm thời gian kiểm tra thủ công và tăng độ chính xác.
Phát hiện kịp thời các doanh nghiệp mã số thuế 05, địa chỉ ảo, hóa đơn không hợp lệ.
Được tư vấn chuyên sâu về chính sách thuế, cách xử lý hóa đơn sai.
Quy trình kiểm tra đầu vào toàn diện
Dịch vụ kiểm tra hóa đơn chuyên nghiệp thường thực hiện:
Kiểm tra mã số thuế bên bán: xác minh trạng thái hoạt động, ngành nghề.
Đối chiếu thông tin hóa đơn: mã số thuế, ngày phát hành, số hóa đơn, giá trị.
Tra cứu hóa đơn trên hệ thống e-invoice, Tổng cục Thuế.
Phân tích rủi ro: dấu hiệu hóa đơn ảo, lập sai ngày, kê khai sai kỳ.
Báo cáo cảnh báo và đề xuất hướng xử lý.
Cam kết cảnh báo trước khi doanh nghiệp chịu hậu quả
Phát hiện hóa đơn nghi ngờ trước khi kê khai thuế.
Đưa ra hướng dẫn xử lý đúng luật, giảm thiểu thiệt hại.
Cam kết không để hóa đơn rủi ro làm ảnh hưởng báo cáo tài chính.
Tư vấn cách làm việc với cơ quan thuế nếu bị kiểm tra đột xuất.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn từ doanh nghiệp trạng thái MST 05
Nếu doanh nghiệp đã tạm ngừng rồi hoạt động lại thì sao?
Doanh nghiệp có mã số thuế 05 tức là ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế.
Nếu sau đó đã được phục hồi hoạt động, thì các hóa đơn xuất đúng thời điểm đang hoạt động trở lại vẫn hợp lệ.
Tuy nhiên, phải tra cứu kỹ để xác định đúng khoảng thời gian xuất hóa đơn.
Có xử lý được hóa đơn đã kê khai không?
Nếu doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn từ đơn vị trạng thái 05 hoặc đã giải thể, cần:
Lập biên bản điều chỉnh với bên bán nếu phát hiện sai sót.
Nếu hóa đơn không hợp lệ: loại chi phí, kê khai điều chỉnh lại tờ khai thuế.
Nếu chưa quá hạn thì có thể làm văn bản giải trình với cơ quan thuế để tránh bị phạt.
Hóa đơn đúng mẫu nhưng doanh nghiệp đã giải thể?
Dù hóa đơn có đầy đủ thông tin và đúng định dạng, nhưng nếu bên bán đã giải thể trước ngày xuất hóa đơn, thì hóa đơn đó vẫn không có giá trị pháp lý.
Doanh nghiệp nhận hóa đơn cần kiểm tra trạng thái tại thời điểm phát hành hóa đơn, không chỉ dựa vào hình thức.
Cơ quan thuế phát hiện thì sẽ xử lý thế nào?
Nếu cơ quan thuế xác định hóa đơn không hợp lệ: doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, loại chi phí, phạt chậm nộp, phạt kê khai sai.
Trường hợp nghiêm trọng: có thể bị chuyển hồ sơ điều tra nếu phát hiện hành vi mua bán hóa đơn.
Doanh nghiệp cần giữ toàn bộ biên bản làm việc, thông tin đối chiếu để giải trình và giảm nhẹ trách nhiệm.
Có thể thấy, sử dụng hóa đơn doanh nghiệp MST trạng thái 05 là một trong những lỗi nghiêm trọng nhưng lại dễ mắc phải nếu không kiểm tra kỹ lưỡng thông tin bên bán. Việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp không chỉ làm mất quyền khấu trừ thuế VAT, không được ghi nhận chi phí hợp lệ mà còn khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính, truy thu thuế và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Do đó, trước khi nhận hoặc hạch toán hóa đơn đầu vào, hãy kiểm tra tình trạng mã số thuế doanh nghiệp bên bán trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Trường hợp phát hiện đối tác đang ở trạng thái 05, tuyệt đối không sử dụng hóa đơn đó. Nếu bạn không chắc chắn hoặc cần hỗ trợ tra cứu, hãy liên hệ với đơn vị tư vấn thuế chuyên nghiệp để được đảm bảo an toàn pháp lý và tránh rủi ro không đáng có.
