Sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh quán ăn sáng

Sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh quán ăn sáng là yếu tố không thể thiếu nếu bạn muốn vận hành quán ăn hiệu quả, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn nghĩ rằng “buôn bán nhỏ” thì không cần sổ sách, nhưng thực tế cơ quan thuế vẫn có quyền yêu cầu chứng minh doanh thu, chi phí qua các biểu mẫu kế toán hợp lệ. Đặc biệt với mô hình quán ăn sáng – nơi doanh thu phát sinh liên tục theo ngày và nguyên vật liệu biến động theo thời điểm – thì việc ghi chép càng cần chính xác và phù hợp với thực tế. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ: hộ kinh doanh cần lập những loại sổ nào? Hình thức ghi sổ ra sao để đúng luật mà vẫn dễ áp dụng? Cùng tìm hiểu chi tiết để tránh những sai sót kế toán và duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.

Hộ kinh doanh quán ăn sáng có bắt buộc phải làm sổ sách kế toán?

Nhiều người khi mở quán ăn sáng theo mô hình hộ kinh doanh thường đặt ra câu hỏi: có cần phải làm sổ sách kế toán không? Câu trả lời là có, và thậm chí đây là yêu cầu được quy định rõ trong các văn bản pháp luật hiện hành, dù bạn kê khai thuế khoán hay không. Dưới đây là những lý do và quy định cụ thể:

Căn cứ pháp lý hiện hành yêu cầu lập sổ kế toán

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC ban hành ngày 11/10/2021, Bộ Tài chính đã quy định về chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Dù là hộ kê khai theo phương pháp khoán hay kê khai theo từng lần phát sinh, chủ hộ kinh doanh vẫn phải lập và lưu giữ sổ kế toán đơn giản theo đúng mẫu.

Ngoài ra, Nghị định 132/2020/NĐ-CP cũng quy định rằng nếu hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, thì bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ thuế và ghi chép sổ sách kế toán để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế.

Trường hợp kê khai theo thuế khoán có cần ghi sổ không?

Có. Dù bạn đang áp dụng thuế khoán (theo doanh thu ấn định) – tức không phải kê khai hằng tháng, nhưng hộ kinh doanh vẫn cần:

Theo dõi doanh thu thực tế để so sánh với mức thuế khoán

Ghi chép chi phí đầu vào, đặc biệt với quán ăn sáng (nguyên liệu thay đổi thường xuyên)

Làm căn cứ điều chỉnh thuế khoán, nếu bị áp sai mức thu nhập thực tế

Ngoài ra, khi cơ quan thuế kiểm tra định kỳ, việc bạn không có sổ sách lưu trữ rõ ràng có thể dẫn đến áp dụng mức thuế khoán cao hơn hoặc bị truy thu thuế từ các năm trước.

Tác dụng thực tiễn của việc làm sổ sách kế toán

Việc lập sổ sách không chỉ để đối phó với cơ quan thuế, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho chủ quán ăn sáng:

Giúp bạn kiểm soát lợi nhuận, biết chính xác thu – chi, tránh thất thoát

Theo dõi chi tiết chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao dụng cụ

Tạo nền tảng tài chính rõ ràng nếu bạn muốn vay vốn ngân hàng hoặc mở rộng quy mô kinh doanh

Dễ dàng lập báo cáo thuế nếu chuyển sang hình thức kê khai tự nguyện hoặc thành lập công ty sau này

Sổ sách kế toán có thể làm bằng tay hoặc Excel đơn giản, không cần phần mềm phức tạp. Nếu không rành nghiệp vụ, bạn có thể sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh để được hỗ trợ trọn gói.

Các loại sổ sách kế toán bắt buộc đối với quán ăn sáng

Dù bạn mở quán ăn sáng theo mô hình hộ kinh doanh cá thể hay công ty TNHH nhỏ, việc lập sổ sách kế toán là yêu cầu tối thiểu để đảm bảo minh bạch tài chính, quản lý thu chi và phục vụ cho việc kê khai thuế đúng quy định. Theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC và Thông tư 132/2018/TT-BTC, hộ kinh doanh không bắt buộc áp dụng chế độ kế toán đầy đủ như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải có sổ ghi chép hàng ngày, đặc biệt trong lĩnh vực ăn uống. Dưới đây là 3 loại sổ cơ bản, phổ biến và cần thiết đối với quán ăn sáng:

✅ Sổ thu – chi tiền mặt hàng ngày

Đây là loại sổ kế toán cho quán ăn bắt buộc và thường được sử dụng phổ biến nhất. Mục đích của sổ này là ghi nhận tất cả các hoạt động tài chính diễn ra trong ngày, bao gồm:

Thu tiền bán hàng: món ăn sáng tại chỗ, đơn hàng mang đi, ship qua ứng dụng như GrabFood, ShopeeFood,…

Chi phí hàng ngày: mua nguyên liệu (gạo, thịt, rau,…), tiền gas, điện nước, lương nhân viên, phí ship, tiền mặt hàng hóa,…

Sổ nên ghi theo mẫu chuẩn như sau:

Cột: Ngày – Diễn giải – Thu – Chi – Số dư cuối ngày

Ghi chép hàng ngày, cộng dồn theo tuần hoặc tháng để tổng hợp báo cáo

Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh dạng này có thể làm trên Excel hoặc sổ tay giấy, miễn đảm bảo đầy đủ thông tin và có chữ ký xác nhận cuối kỳ.

✅ Sổ theo dõi mua nguyên vật liệu thực phẩm

Đối với quán ăn sáng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất. Vì vậy, cần có sổ theo dõi nguyên vật liệu đầu vào để kiểm soát giá vốn và hạn chế thất thoát. Các nội dung cần ghi:

Ngày nhập nguyên liệu

Tên nguyên vật liệu (bún, trứng, sữa, chả, nước tương…)

Số lượng, đơn giá, thành tiền

Tên nhà cung cấp

Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản)

Sổ này hỗ trợ việc xác định giá thành món ăn, kiểm soát việc nhập hàng và lập kế hoạch mua sắm. Ngoài ra, nếu cơ quan thuế kiểm tra, sổ sẽ là cơ sở để chứng minh chi phí hợp lý.

✅ Sổ tổng hợp doanh thu theo ngày/tháng

Đây là loại sổ kế toán cho quán ăn giúp bạn tổng hợp toàn bộ doanh thu từ các nguồn như:

Tiền mặt bán hàng trong ngày

Doanh thu từ các nền tảng đặt món ăn online

Các hợp đồng suất ăn cố định theo tuần/tháng (nếu có)

Mẫu sổ gồm:

Cột: Ngày – Số hóa đơn/phiếu – Diễn giải – Doanh thu – Ghi chú

Tổng hợp theo ngày, rồi cộng dồn doanh thu tháng

Với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, sổ này giúp dễ dàng điều chỉnh mức thuế nếu doanh thu thay đổi. Với công ty TNHH, đây là căn cứ để lập báo cáo tài chính, kê khai thuế GTGT và thuế TNDN.

✅ Lưu ý thêm khi sử dụng sổ sách kế toán cho quán ăn:

Lưu sổ bản giấy ít nhất 5 năm hoặc bản mềm có chữ ký nếu gửi qua email

Cập nhật sổ hàng ngày để tránh quên số liệu

Nếu thuê dịch vụ kế toán, nên yêu cầu họ cung cấp mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh chuẩn theo quy định mới nhất

Hướng dẫn lập sổ kế toán cho quán ăn sáng theo đúng mẫu

Cách ghi sổ thu chi đơn giản – đúng quy định

Dù là quán ăn sáng nhỏ, việc ghi chép thu chi theo sổ kế toán mẫu là yêu cầu quan trọng để kiểm soát tài chính và đáp ứng quy định về thuế đối với hộ kinh doanh.

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp khoán hoặc đơn giản vẫn nên sử dụng một số mẫu sổ cơ bản như:

Sổ thu tiền bán hàng hằng ngày

Sổ chi phí mua nguyên liệu, vật tư, dịch vụ

Sổ theo dõi tiền mặt (nếu có)

Cách ghi sổ:

Thu: ghi rõ ngày, nội dung (món bán chạy, tổng số lượng khách), tổng tiền thu.

Chi: ghi tên mặt hàng mua, số lượng, giá, nơi mua, lý do chi.

Lưu ý: phải ghi đúng ngày, rõ ràng, không được gạch xóa, nên tổng kết mỗi tuần/tháng để theo dõi lợi nhuận.

Mẹo phân loại chi phí: thực phẩm, điện nước, lương

Để dễ quản lý, bạn nên chia chi phí thành 3 nhóm chính:

Chi phí thực phẩm: thịt, cá, rau củ, gia vị, nước uống…

Chi phí điện nước – gas – tiêu hao: tiền điện hàng tháng, gas nấu ăn, nước rửa.

Chi phí nhân công – lương: tiền lương đầu bếp, phục vụ, người phụ bếp.

Ngoài ra, bạn có thể thêm mục chi phí khác như: vệ sinh quán, bảo trì thiết bị, in menu… Việc phân loại này giúp tính toán giá thành chính xác, biết được khoản nào tốn kém để điều chỉnh phù hợp.

Lập file Excel hay viết tay – hình thức nào phù hợp hơn?

Lập sổ bằng Excel:

Ưu điểm: dễ tính toán tự động, nhanh chóng tổng hợp số liệu cuối tháng.

Phù hợp nếu bạn có máy tính, biết dùng hàm cơ bản (SUM, IF).

Có thể sao lưu và chia sẻ qua email hoặc Google Drive.

Viết tay:

Phù hợp với người lớn tuổi, không rành công nghệ.

Đơn giản, tiết kiệm chi phí, chỉ cần sổ – bút là ghi được ngay.

Tùy theo khả năng cá nhân và quy mô quán ăn, bạn có thể lựa chọn hình thức phù hợp. Tuy nhiên, nên sao lưu định kỳ (nếu dùng Excel) hoặc chụp ảnh lưu trữ (nếu viết tay) để tránh mất mát dữ liệu khi cần đối chiếu với cơ quan thuế.

Lưu ý khi làm kế toán thuế cho hộ kinh doanh ăn sáng

Việc thực hiện kế toán thuế cho hộ kinh doanh ăn sáng không chỉ đơn thuần là nộp thuế định kỳ mà còn đòi hỏi hiểu rõ quy trình kê khai, mức khoán và cách lưu trữ sổ sách hợp lý. Dưới đây là những lưu ý quan trọng dành cho hộ kinh doanh mới bắt đầu hoặc đang hoạt động lâu năm.

✅ Cách xác định mức doanh thu khoán theo sổ sách

Mức thuế khoán được cơ quan thuế ấn định dựa trên doanh thu thực tế mà bạn kê khai và khảo sát tại thời điểm đăng ký kinh doanh. Để xác định chính xác doanh thu khoán, bạn nên chủ động ghi chép sổ sách đầy đủ, có thể sử dụng sổ tay, file Excel hoặc phần mềm bán hàng. Việc này không chỉ giúp minh bạch mà còn tránh bị áp mức thuế quá cao so với thực tế.

✅ Tránh khai thiếu/khai sai gây rủi ro thuế

Khai thiếu doanh thu, hoặc kê sai ngành nghề kinh doanh dẫn đến thuế suất không đúng, là những sai sót phổ biến khiến hộ kinh doanh bị truy thu hoặc xử phạt. Bạn cần đảm bảo nội dung kê khai khớp với thực tế hoạt động và kiểm tra lại thông tin trước khi nộp tờ khai. Việc sai lệch không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của hộ kinh doanh.

✅ Có nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh nhỏ?

Câu trả lời là nên, đặc biệt với những hộ kinh doanh không có chuyên môn về thuế. Dịch vụ kế toán thuế khoán sẽ giúp bạn kê khai chính xác, nộp thuế đúng hạn và tránh rủi ro pháp lý. Mức phí hiện nay khá hợp lý, phù hợp với ngân sách của các quán ăn sáng nhỏ, từ khoảng 300.000 – 600.000 đồng/tháng.

Mẫu sổ sách kế toán quán ăn sáng theo thông tư mới

Từ năm 2025, các hộ kinh doanh áp dụng thuế khoán hoặc kê khai theo phương pháp trực tiếp đều có thể lựa chọn ghi sổ sách kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Việc sử dụng đúng mẫu sổ kế toán theo Thông tư 88 không chỉ giúp tuân thủ quy định mà còn thuận lợi khi giải trình với cơ quan thuế.

✅ Mẫu sổ chi tiết và tổng hợp – file Word/Excel

Các mẫu sổ thông dụng cho quán ăn sáng bao gồm:

Sổ theo dõi doanh thu bán hàng hằng ngày

Sổ chi phí nguyên vật liệu

Sổ theo dõi công nợ nếu có bán chịu

Bạn có thể lập thủ công trên giấy, Word hoặc Excel theo mẫu Bộ Tài chính ban hành. Việc cập nhật thường xuyên giúp dễ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

✅ Cách cập nhật biểu mẫu theo quy định mới nhất

Biểu mẫu kế toán cần cập nhật đúng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn bổ sung trong năm 2025. Hộ kinh doanh có thể tham khảo mẫu mới trên website của Tổng cục Thuế hoặc qua các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, nhằm tránh dùng mẫu cũ sai quy định. Việc sử dụng mẫu chuẩn giúp tăng độ tin cậy trong hồ sơ thuế.

✅ Lưu trữ sổ sách bao lâu thì hợp lệ?

Theo quy định, sổ kế toán, chứng từ thuế phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Đối với những năm có kiểm tra hoặc phát sinh truy thu, thời gian lưu trữ nên kéo dài thêm. Bạn có thể lưu bản cứng hoặc bản mềm (file scan, Excel), miễn là đảm bảo tính toàn vẹn, dễ tra cứu và có thể xuất trình khi cần.

Kết luận – Sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh quán ăn sáng

Sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh quán ăn sáng không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả trong kinh doanh thực tế. Dù bạn đang kê khai thuế khoán hay theo dõi doanh thu đơn giản, việc ghi chép thu – chi rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát lợi nhuận, cân đối chi phí và kịp thời phát hiện sai lệch.

Hiện nay, việc lập sổ thu chi hộ kinh doanh không quá phức tạp. Bạn có thể sử dụng mẫu sổ kế toán quán ăn do Bộ Tài chính ban hành (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC), hoặc nhờ đến dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ đầy đủ, hợp lệ và tiết kiệm thời gian.

Thực hiện đúng sổ sách ngay từ đầu sẽ giúp bạn yên tâm trong các kỳ kiểm tra thuế, đồng thời tạo nền tảng tài chính vững chắc để phát triển hoạt động kinh doanh lâu dài. Hãy coi sổ sách kế toán là người bạn đồng hành không thể thiếu của mỗi quán ăn sáng.

Sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh quán ăn sáng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ hữu ích giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính mỗi ngày. Việc lập sổ đúng quy định sẽ giúp bạn quản lý doanh thu – chi phí minh bạch, kê khai thuế chính xác và tránh bị truy thu, phạt hành chính. Nếu bạn không rành kế toán, có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ để được cung cấp đầy đủ mẫu biểu và hướng dẫn chi tiết. Quản lý tốt sổ sách là bước đầu quan trọng giúp quán ăn sáng của bạn hoạt động ổn định, lợi nhuận rõ ràng và bền vững trong dài hạn.