Mở phòng khám tư nhân cần giấy phép gì tại TPHCM? – Điều kiện, hồ sơ và quy trình đầy đủ

Mở phòng khám tư nhân cần giấy phép gì tại TPHCM? Đây là băn khoăn của nhiều bác sĩ, nhà đầu tư khi muốn xây dựng cơ sở khám chữa bệnh tư nhân tại thành phố lớn và có yêu cầu quản lý nghiêm ngặt. Do đặc thù thuộc lĩnh vực y tế, phòng khám muốn hoạt động hợp pháp phải tuân thủ hàng loạt quy định từ pháp lý, nhân sự đến cơ sở vật chất. Việc chuẩn bị hồ sơ sai hoặc thiếu có thể khiến chủ đầu tư mất nhiều thời gian để bổ sung hoặc bị từ chối cấp phép. Khi nắm rõ điều kiện và danh mục giấy tờ cần thiết, quá trình xin phép sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Phòng khám tư nhân phải đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn theo từng loại hình đăng ký. Ngoài ra, cơ sở còn phải hoàn thiện đầy đủ các yêu cầu về PCCC và môi trường. Chính vì vậy, việc tìm hiểu kỹ thủ tục là bước đầu tiên và quan trọng nhất trước khi mở phòng khám.

Tổng quan: Mở phòng khám tư nhân cần giấy phép gì tại TPHCM?

Quy định pháp lý điều chỉnh phòng khám tư nhân

Phòng khám tư nhân là cơ sở khám chữa bệnh thuộc khu vực ngoài công lập, nên cùng lúc chịu sự điều chỉnh của hai “nhóm” pháp luật: pháp luật về doanh nghiệp/hộ kinh doanh và pháp luật chuyên ngành y tế. Về chủ thể kinh doanh, nhà đầu tư phải tuân theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, các nghị định hướng dẫn về đăng ký kinh doanh, đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Đây là cơ sở để Nhà nước ghi nhận tư cách pháp lý, ngành nghề, người đại diện, địa chỉ trụ sở… của phòng khám trên hệ thống đăng ký kinh doanh.

Về hoạt động chuyên môn, phòng khám tư nhân phải tuân thủ Luật Khám bệnh, chữa bệnh và các nghị định, thông tư hướng dẫn (quy định điều kiện nhân sự có chứng chỉ hành nghề, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, phạm vi chuyên môn kỹ thuật được phép thực hiện…). Bên cạnh đó còn có quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn bức xạ (nếu có X-quang), quản lý chất thải y tế, lao động – bảo hiểm cho nhân viên y tế. Như vậy, để mở phòng khám tư nhân không chỉ “đơn giản” là xin một giấy phép mà là đáp ứng đồng thời cả khung pháp lý về kinh doanh và chuyên môn y tế, trong đó quan trọng nhất là giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy phép hoạt động khám chữa bệnh do cơ quan y tế cấp.

Các nhóm giấy phép bắt buộc cần có

Khi xây dựng kế hoạch mở phòng khám tư nhân, có thể chia các loại giấy phép, giấy tờ bắt buộc thành một số nhóm chính để dễ hình dung và chuẩn bị:

– Nhóm 1: Giấy tờ về pháp lý doanh nghiệp/hộ kinh doanh. Gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (công ty TNHH/cổ phần) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; đăng ký mã số thuế; đăng ký ngành nghề liên quan đến khám chữa bệnh, dịch vụ y tế. Đây là “tư cách pháp nhân” để phòng khám ký hợp đồng, xuất hóa đơn, thực hiện nghĩa vụ thuế.

– Nhóm 2: Giấy phép hoạt động khám chữa bệnh. Đây là giấy phép chuyên ngành quan trọng nhất, do Sở Y tế cấp, ghi nhận phạm vi chuyên môn, danh sách người hành nghề, địa điểm, hình thức hoạt động. Không có giấy phép này, phòng khám không được phép khám chữa bệnh, cấp toa, thực hiện dịch vụ chuyên môn.

– Nhóm 3: Giấy tờ, xác nhận về điều kiện an toàn, môi trường. Gồm hồ sơ, văn bản liên quan đến phòng cháy chữa cháy (thẩm duyệt/biên bản kiểm tra PCCC), hợp đồng thu gom – xử lý chất thải y tế, hồ sơ an toàn bức xạ nếu có máy X-quang, siêu âm chuyên sâu, cùng các nội quy, quy trình vô khuẩn trong khám chữa bệnh.

– Nhóm 4: Hồ sơ nhân sự và chứng chỉ hành nghề. Dù không phải “giấy phép” theo nghĩa doanh nghiệp, nhưng hồ sơ CCHN của bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên và quyết định phân công nhiệm vụ là thành phần bắt buộc khi xin giấy phép hoạt động.

Nhìn tổng thể, nhà đầu tư cần chuẩn bị song song cả hồ sơ kinh doanh và hồ sơ chuyên môn để tránh bị “kẹt” ở bất kỳ khâu nào.

Giấy phép đăng ký kinh doanh đối với phòng khám

Loại hình phù hợp: Công ty – hộ kinh doanh – phòng khám tư nhân

Trước khi xin giấy phép hoạt động khám chữa bệnh tại Sở Y tế, chủ cơ sở phải chọn loại hình đăng ký kinh doanh phù hợp. Thông dụng nhất là thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (1 thành viên hoặc 2 thành viên trở lên) với ngành nghề “hoạt động của các phòng khám đa khoa, chuyên khoa” và các dịch vụ y tế liên quan. Mô hình công ty phù hợp với phòng khám quy mô vừa và lớn, có nhiều cổ đông góp vốn, dễ dàng mở rộng chi nhánh, huy động vốn, ký kết hợp đồng lớn với đối tác, bảo hiểm y tế, doanh nghiệp.

Trường hợp quy mô nhỏ hơn, chủ cơ sở có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Hộ kinh doanh đơn giản về thủ tục, chỉ cần một người đại diện, phù hợp với phòng khám chuyên khoa nhỏ, lượng bệnh nhân chưa quá nhiều; tuy nhiên, hộ kinh doanh bị giới hạn về số lao động, không có tư cách pháp nhân như công ty, khó mở rộng hệ thống. Khái niệm “phòng khám tư nhân” mà người dân quen gọi thực chất là hình thức hoạt động chuyên môn được ghi nhận trong giấy phép hoạt động khám chữa bệnh; còn về pháp lý kinh doanh, cơ sở vẫn phải lựa chọn một trong các hình thức: doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Việc lựa chọn đúng loại hình ngay từ đầu sẽ giúp cơ sở thuận lợi trong khâu xin giấy phép, quản lý thuế và phát triển sau này.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định

Hồ sơ đăng ký kinh doanh cho phòng khám về cơ bản tuân theo quy định chung, nhưng cần lưu ý khai đúng ngành nghề y tế tương ứng. Nếu thành lập công ty, bộ hồ sơ thường gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Danh sách thành viên/cổ đông; Bản sao CCCD/hộ chiếu của các thành viên; Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở; Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh. Đối với hộ kinh doanh, hồ sơ đơn giản hơn với Đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; bản sao CCCD của chủ hộ; hợp đồng thuê địa điểm. Khi kê khai ngành nghề, cần chọn đúng nhóm ngành về hoạt động y tế, phòng khám để thuận tiện cho việc xin giấy phép hoạt động về sau và đăng ký thuế.

Thời gian – phí nhà nước khi đăng ký

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh tương đối nhanh, thường khoảng 3–5 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ trên hệ thống hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký. Phí, lệ phí nhà nước ở mức không quá cao: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, phí khắc dấu, in hóa đơn (nếu có)… Với hộ kinh doanh, chi phí còn đơn giản hơn, chủ yếu là lệ phí đăng ký và các chi phí phát sinh như khắc dấu, bảng hiệu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đây mới chỉ là bước “khởi đầu”, sau khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, phòng khám vẫn chưa được phép khám chữa bệnh cho đến khi hoàn tất hồ sơ xin giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, đăng ký thuế, treo biển hiệu đúng quy định và đáp ứng đầy đủ các điều kiện chuyên môn, cơ sở vật chất theo yêu cầu của cơ quan y tế.

Giấy phép hoạt động phòng khám theo Bộ Y tế

Hồ sơ pháp lý để xin phép

Để được cấp giấy phép hoạt động, trước hết phòng khám tư nhân tại TPHCM phải có tư cách pháp lý rõ ràng. Chủ cơ sở cần lựa chọn loại hình phù hợp (công ty, doanh nghiệp tư nhân hoặc hộ kinh doanh) và hoàn tất đăng ký kinh doanh tại Sở KH&ĐT hoặc UBND quận/huyện. Trong hồ sơ xin giấy phép hoạt động gửi Sở Y tế, nhóm tài liệu pháp lý thường bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh; Điều lệ công ty (nếu là doanh nghiệp); Quyết định bổ nhiệm người phụ trách chuyên môn kỹ thuật; Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm; Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trang thiết bị, máy móc; Các giấy tờ về PCCC, môi trường theo yêu cầu… Tất cả tài liệu phải được sao y, ký tên, đóng dấu đầy đủ, thống nhất về tên đơn vị, địa chỉ và ngành nghề đăng ký, tránh tình trạng hồ sơ bị trả về chỉ vì sai sót hình thức.

Hồ sơ nhân sự – chứng chỉ hành nghề

Nhân sự là “trọng tâm” trong bộ hồ sơ xin giấy phép hoạt động phòng khám. Theo quy định, mỗi phòng khám phải có ít nhất một bác sĩ phụ trách chuyên môn kỹ thuật đáp ứng điều kiện về thời gian thực hành và có chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh đúng phạm vi. Hồ sơ gửi Sở Y tế thường gồm: Bản sao chứng chỉ hành nghề của bác sĩ phụ trách chuyên môn và các bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên khác; Bằng cấp chuyên môn (ĐH, CĐ, TC); Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng; Sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe; Bảng kê danh sách nhân sự kèm vị trí công việc. Thông tin trên chứng chỉ hành nghề, bằng cấp và hợp đồng lao động phải trùng khớp về họ tên, số CCCD, chuyên ngành. Nếu có bác sĩ làm việc bán thời gian tại nhiều cơ sở, cần bảo đảm thời gian làm việc hợp lý và có sự thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng để tránh vi phạm.

Danh mục kỹ thuật – trang thiết bị phải có

Mỗi phòng khám khi xin giấy phép hoạt động phải đăng ký rõ danh mục kỹ thuật chuyên môn dự kiến thực hiện (ví dụ: khám nội tổng quát, siêu âm, xét nghiệm cơ bản, thủ thuật ngoại khoa nhỏ…). Trên cơ sở danh mục kỹ thuật đăng ký, cơ sở phải chuẩn bị trang thiết bị phù hợp, đảm bảo thực hiện an toàn và đúng chuẩn. Hồ sơ thường gồm: Danh mục kỹ thuật đề nghị phê duyệt; Danh mục trang thiết bị y tế tương ứng (giường bệnh, máy đo huyết áp, máy đo đường huyết, máy siêu âm, máy X-quang, tủ thuốc, dụng cụ cấp cứu…); Hợp đồng mua bán, hóa đơn, hoặc hồ sơ thuê máy nếu có; Tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo trì một số thiết bị đặc thù. Khi thẩm định, Sở Y tế sẽ đối chiếu giữa danh mục kỹ thuật và thực tế trang thiết bị, vì vậy phòng khám cần chuẩn bị đầy đủ, bố trí hợp lý, tránh đăng ký quá nhiều kỹ thuật nhưng không có thiết bị tương ứng.

Điều kiện mở phòng khám tư nhân tại TPHCM

Điều kiện cơ sở vật chất tùy loại hình chuyên khoa

Tại TPHCM, Sở Y tế yêu cầu cơ sở vật chất phòng khám tư nhân phải đáp ứng tiêu chuẩn tối thiểu về diện tích, kết cấu, ánh sáng, thông thoáng và vệ sinh. Tùy loại hình chuyên khoa (nội, ngoại, sản, nhi, răng hàm mặt, da liễu, y học cổ truyền…) mà diện tích từng phòng chức năng sẽ khác nhau, nhưng nhìn chung cần có khu vực tiếp đón – chờ, phòng khám bệnh, phòng thủ thuật (nếu có thực hiện thủ thuật), khu vệ sinh cho người bệnh, kho thuốc – vật tư y tế… Tường, sàn, trần nên sử dụng vật liệu dễ lau chùi, chống ẩm mốc, bố trí lối đi, biển chỉ dẫn rõ ràng. Đối với chuyên khoa có yêu cầu vô khuẩn cao (thẩm mỹ, ngoại khoa, sản phụ khoa…), phòng thủ thuật hoặc phòng tiểu phẫu phải tách biệt, có khu vực rửa tay, tiệt khuẩn dụng cụ, hạn chế tối đa nguy cơ nhiễm khuẩn chéo. Việc chọn mặt bằng, cải tạo cơ sở cần tham khảo trước yêu cầu thực tế thẩm định của Sở Y tế để tránh sửa chữa nhiều lần, tốn kém chi phí.

Yêu cầu trang thiết bị bắt buộc

Trang thiết bị phòng khám tư nhân phải phù hợp với loại hình đã đăng ký và danh mục kỹ thuật dự kiến thực hiện. Nhóm thiết bị cơ bản thường gồm: giường khám, tủ thuốc, xe cấp cứu nội viện, bộ dụng cụ đo sinh hiệu (huyết áp, nhịp tim, SpO2), máy đo đường huyết, tủ đựng hồ sơ bệnh án, hộp chống sốc, bình oxy, máy hút dịch… Với từng chuyên khoa, cần bổ sung thiết bị đặc thù như: máy siêu âm, máy X-quang, máy xét nghiệm, ghế nha, ghế phụ khoa, giường vật lý trị liệu, máy laser, IPL… Ngoài ra, phòng khám phải có đủ dụng cụ vô khuẩn, tủ thuốc cấp cứu, phương tiện phòng hộ cá nhân cho nhân viên. Khi thẩm định, đoàn sẽ kiểm tra khả năng hoạt động thực tế của thiết bị, do đó không nên chỉ “mượn” hồ sơ máy mà không có máy tại chỗ.

Tiêu chuẩn nhân sự có chứng chỉ hành nghề

Điều kiện nhân sự là yếu tố then chốt quyết định phòng khám có được cấp phép hay không. Bác sĩ phụ trách chuyên môn kỹ thuật phải có chứng chỉ hành nghề đúng chuyên khoa, có thời gian thực hành theo quy định tại cơ sở phù hợp, không bị kỷ luật chuyên môn. Số lượng bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên phải đủ để bảo đảm thời gian làm việc, trực cấp cứu (nếu có), không để tình trạng “treo biển” nhưng gần như không có người phụ trách. Nhân sự làm việc toàn thời gian hay bán thời gian đều phải ký hợp đồng và đăng ký với Sở Y tế, không sử dụng lao động “thời vụ” không giấy tờ. Bên cạnh bằng cấp, chứng chỉ, yếu tố đạo đức nghề nghiệp, tuân thủ quy trình chuyên môn và quy tắc ứng xử với người bệnh cũng luôn được nhấn mạnh, vì đây là nền tảng để phòng khám hoạt động bền vững, hạn chế rủi ro pháp lý và khiếu nại sau này.

Hồ sơ PCCC – môi trường – rác thải y tế

Đối với phòng khám tư nhân tại TPHCM, bộ hồ sơ liên quan đến phòng cháy chữa cháy (PCCC), môi trường và rác thải y tế luôn là nhóm giấy tờ “nhạy cảm” khi thẩm định cấp phép. Đây là cơ sở để Sở Y tế và các cơ quan chuyên ngành đánh giá mức độ an toàn của cơ sở đối với người bệnh, nhân viên y tế và cộng đồng xung quanh. Nếu chỉ tập trung hoàn thiện phần hồ sơ pháp lý, nhân sự, trang thiết bị mà bỏ qua mảng PCCC – môi trường – rác thải y tế, khả năng rất cao hồ sơ sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc không đạt khi thẩm định thực tế. Thông thường, cơ sở phải chuẩn bị đầy đủ: hồ sơ nghiệm thu PCCC hoặc văn bản xác nhận đủ điều kiện về PCCC; hợp đồng thu gom và xử lý rác thải y tế với đơn vị có chức năng; các giấy tờ liên quan đến cam kết hoặc đánh giá tác động môi trường (tùy quy mô, tính chất cơ sở). Việc chuẩn hóa sớm ngay từ giai đoạn thiết kế, thi công và vận hành giúp phòng khám không chỉ “qua cửa” pháp lý mà còn vận hành an toàn, hạn chế rủi ro cháy nổ, lây nhiễm chéo và ô nhiễm môi trường, đồng thời tạo hình ảnh chuyên nghiệp, trách nhiệm trong mắt người bệnh.

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy – nghiệm thu

Hồ sơ PCCC là phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin phép phòng khám tư nhân. Tùy vào quy mô, số tầng, diện tích, tính chất hoạt động, cơ sở phải thực hiện thiết kế PCCC, thẩm duyệt và nghiệm thu theo đúng quy định, sau đó xin cấp văn bản nghiệm thu hoặc xác nhận đủ điều kiện an toàn PCCC. Trong hồ sơ xin giấy phép hoạt động, phòng khám thường phải nộp kèm: bản vẽ mặt bằng PCCC đã được duyệt, biên bản nghiệm thu hệ thống PCCC, danh mục phương tiện chữa cháy, phương án thoát nạn, phương án chữa cháy đã được cơ quan công an phê duyệt… Khi đoàn thẩm định đến kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa hồ sơ và thực tế: vị trí bình chữa cháy, đèn exit, đèn chiếu sáng sự cố, lối thoát hiểm, chuông báo cháy, hệ thống cấp nước chữa cháy… Nếu phát hiện thiếu hoặc không đúng theo thiết kế đã duyệt, rất dễ bị yêu cầu khắc phục, bổ sung, gây kéo dài tiến độ cấp phép.

Hợp đồng xử lý rác thải y tế

Rác thải y tế phát sinh từ hoạt động khám chữa bệnh như bông băng gạc, kim tiêm, vật sắc nhọn, mẫu bệnh phẩm, hóa chất… là nguồn nguy cơ lây nhiễm cao và chịu sự kiểm soát rất chặt. Phòng khám tư nhân bắt buộc phải ký hợp đồng thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải y tế với đơn vị có giấy phép hành nghề phù hợp (thường là các công ty môi trường được cấp phép xử lý chất thải nguy hại). Trong hồ sơ xin phép, cơ sở phải nộp bản sao hợp đồng còn hiệu lực, kèm theo giấy phép hoặc hồ sơ chứng minh năng lực pháp lý của đơn vị xử lý rác thải. Khi thẩm định thực tế, đoàn sẽ kiểm tra vị trí đặt thùng rác chuyên dụng, quy trình phân loại – lưu giữ tạm thời, sổ theo dõi bàn giao rác thải. Việc thiếu hợp đồng hoặc ký với đơn vị không đủ điều kiện sẽ bị đánh giá là không đảm bảo an toàn, có thể dẫn đến việc hồ sơ không được chấp thuận.

Cam kết môi trường nếu thuộc diện áp dụng

Với một số phòng khám có quy mô nhỏ, không thuộc diện phải lập báo cáo đánh giá tác động môi trường hoặc đề án bảo vệ môi trường chi tiết, cơ quan nhà nước có thể yêu cầu lập cam kết bảo vệ môi trường hoặc hồ sơ môi trường đơn giản theo quy định. Nội dung cam kết thường thể hiện rõ nguồn phát sinh chất thải (nước thải, khí thải, rác thải y tế, rác sinh hoạt), biện pháp xử lý, cam kết tuân thủ quy chuẩn môi trường. Văn bản này cần được cơ quan có thẩm quyền xác nhận và nộp kèm trong bộ hồ sơ xin giấy phép hoạt động, thể hiện trách nhiệm của cơ sở đối với môi trường xung quanh.

Quy trình thẩm định phòng khám tư nhân tại TPHCM

Quy trình thẩm định phòng khám tư nhân tại TPHCM là bước “sát hạch” cuối cùng trước khi được cấp giấy phép hoạt động. Dù hồ sơ giấy tờ có đầy đủ đến đâu, nếu thực tế cơ sở không đáp ứng đúng và đủ các điều kiện đã kê khai thì rất khó được thông qua. Thông thường, sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Y tế sẽ xem xét, nếu đáp ứng điều kiện về pháp lý và phạm vi hoạt động đăng ký, sẽ lập đoàn thẩm định gồm đại diện các phòng ban chuyên môn, có thể mời thêm chuyên gia tùy loại hình chuyên khoa. Đoàn sẽ trực tiếp đến phòng khám để kiểm tra cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự, quy trình chuyên môn, công tác PCCC, vệ sinh – môi trường. Kết thúc buổi thẩm định, đoàn lập biên bản ghi nhận đầy đủ nội dung đạt, chưa đạt và kiến nghị hướng xử lý. Nếu cơ sở đạt yêu cầu, Sở Y tế sẽ tiến hành thủ tục cấp giấy phép hoạt động; nếu chưa đạt, chủ phòng khám phải khắc phục theo ý kiến của đoàn rồi báo cáo lại để được xem xét thẩm định lại hoặc hoàn thiện hồ sơ. Việc hiểu rõ từng bước của quy trình này giúp chủ đầu tư chuẩn bị tốt hơn, tránh bị động khi đoàn kiểm tra.

Tiếp nhận hồ sơ – kiểm tra pháp lý

Bước đầu tiên của quy trình thẩm định là tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra điều kiện pháp lý. Sau khi phòng khám nộp bộ hồ sơ xin cấp phép (trực tiếp hoặc trực tuyến), Sở Y tế sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ: giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ hợp pháp của tổ chức/cá nhân đứng tên; quyết định thành lập, điều lệ (nếu là tổ chức); chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt phòng khám; hồ sơ nhân sự (bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng lao động); danh mục trang thiết bị; PCCC, môi trường; rác thải y tế; danh mục kỹ thuật chuyên môn dự kiến thực hiện… Nếu hồ sơ thiếu hoặc không đúng quy định, Sở sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa trong thời hạn nhất định. Chỉ khi hồ sơ hoàn thiện và hợp lệ, Sở mới ban hành quyết định thành lập đoàn thẩm định. Do đó, việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu là bước then chốt để không bị “nghẽn” ở khâu pháp lý.

Thẩm định cơ sở vật chất và nhân sự

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, đoàn thẩm định sẽ trực tiếp xuống cơ sở để kiểm tra thực tế. Nội dung thẩm định bao gồm: diện tích và bố trí các phòng chức năng (khu khám, cận lâm sàng, cấp cứu, tiểu phẫu, khu vô khuẩn, nhà thuốc…); chất lượng xây dựng (trần, tường, sàn dễ vệ sinh, chống ẩm mốc); hệ thống PCCC, lối thoát hiểm; khu vực xử lý rác thải y tế, nhà vệ sinh; mức độ sạch sẽ, thông thoáng. Về nhân sự, đoàn sẽ kiểm tra sự có mặt của bác sĩ phụ trách chuyên môn, đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên; đối chiếu chứng chỉ hành nghề, bằng cấp, hợp đồng lao động, bảng phân công ca trực. Nếu phát hiện bất kỳ nội dung nào không phù hợp so với hồ sơ đã nộp, đoàn có quyền yêu cầu giải trình, điều chỉnh hoặc ghi nhận là chưa đạt và đề nghị khắc phục.

Cấp giấy phép hoạt động

Khi cơ sở đạt yêu cầu sau thẩm định, đoàn sẽ lập biên bản thống nhất đề xuất Sở Y tế cấp giấy phép hoạt động cho phòng khám tư nhân. Trên cơ sở biên bản thẩm định và hồ sơ lưu, Sở sẽ soạn thảo giấy phép, trong đó ghi rõ tên cơ sở, địa điểm, hình thức tổ chức, người phụ trách chuyên môn, phạm vi hoạt động chuyên môn được phép thực hiện, thời gian làm việc… Sau khi lãnh đạo Sở ký, giấy phép hoạt động sẽ được trả cho cơ sở theo hình thức đã đăng ký (trực tiếp hoặc qua bưu chính). Từ thời điểm nhận giấy phép, phòng khám được phép chính thức hoạt động trong phạm vi đã được phê duyệt, đồng thời phải duy trì liên tục các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân sự, PCCC, môi trường theo đúng cam kết và quy định hiện hành.

Tham khảo: Hồ sơ xin giấy phép phòng khám 

Chi phí và thời gian xin giấy phép phòng khám tư nhân

Khi bắt đầu kế hoạch mở phòng khám tư nhân, đa số bác sĩ và nhà đầu tư đều quan tâm hai câu hỏi lớn: mất bao lâu để được cấp phép? và tổng chi phí liên quan khoảng bao nhiêu?. Nếu không tính trước hai yếu tố này, rất dễ rơi vào tình trạng chuẩn bị xong cơ sở vật chất, thuê nhân sự, trả tiền mặt bằng… nhưng giấy phép chưa có, dẫn tới chậm khai trương, phát sinh chi phí vận hành “chờ đợi” khá lớn.

Về nguyên tắc, thời gian xử lý hồ sơ được pháp luật quy định theo khung ngày làm việc nhất định, nhưng thực tế còn phụ thuộc vào việc hồ sơ có đầy đủ, chuẩn chỉnh hay không, cơ sở đã đạt yêu cầu ngay lần thẩm định đầu hay phải chỉnh sửa, bổ sung rồi thẩm định lại. Tương tự, chi phí xin phép không chỉ là lệ phí nhà nước và phí thẩm định, mà còn bao gồm chi phí lập hồ sơ, bản vẽ, hoàn thiện phòng chức năng, mua sắm thiết bị theo đúng danh mục kỹ thuật.

Nếu chuẩn hóa hồ sơ và cơ sở ngay từ đầu, chủ phòng khám có thể rút ngắn đáng kể thời gian được cấp phép và kiểm soát tốt ngân sách. Ngược lại, hồ sơ thiếu – sai, cơ sở vật chất chưa đạt chuẩn sẽ khiến quá trình xin phép kéo dài, chi phí đội lên do phải sửa chữa, mua sắm bổ sung, thẩm định nhiều lần.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định

Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép hoạt động phòng khám tư nhân thường được quy định theo mốc ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thực tế, quá trình này bao gồm: tiếp nhận – kiểm tra hồ sơ, yêu cầu bổ sung (nếu thiếu), thẩm định thực tế tại cơ sở và ra quyết định cấp phép.

Nếu hồ sơ ngay từ đầu đã đầy đủ, logic, cơ sở vật chất – nhân sự đạt chuẩn, thời gian từ lúc nộp đến lúc nhận kết quả thường nằm trong khung “vài chục ngày làm việc”. Tuy nhiên, chỉ cần một trong các yếu tố như nhân sự, trang thiết bị, PCCC, rác thải y tế… chưa đạt, phòng khám sẽ bị yêu cầu khắc phục, bổ sung, dẫn đến kéo dài thêm vài tuần, thậm chí vài tháng.

Vì vậy, thay vì chỉ nhìn vào con số “theo quy định”, chủ phòng khám nên tập trung chuẩn hóa hồ sơ và cơ sở trước khi nộp. Càng ít lần bổ sung, chỉnh sửa, thời gian được cấp phép càng sát với khung lý thuyết, tránh tình trạng mặt bằng, nhân sự chờ đợi quá lâu.

Chi phí liên quan và phí thẩm định

Về chi phí, khi xin giấy phép phòng khám tư nhân có thể chia thành một số nhóm chính:

Lệ phí nhà nước, phí thẩm định: nộp cho cơ quan có thẩm quyền khi tiếp nhận và thẩm định hồ sơ, thẩm định thực tế cơ sở.

Chi phí hoàn thiện cơ sở vật chất: cải tạo mặt bằng, chia phòng chức năng, làm hệ thống PCCC, hệ thống nước sạch – xử lý nước thải, khu lưu giữ rác thải y tế…

Chi phí trang thiết bị y tế: mua và lắp đặt máy móc theo đúng danh mục kỹ thuật đăng ký, kèm hồ sơ nguồn gốc, bảo trì.

Chi phí lập hồ sơ – bản vẽ – bản mô tả: thuê đơn vị thiết kế sơ đồ mặt bằng, tư vấn chuyên môn, soạn thảo hồ sơ pháp lý.

Chi phí dịch vụ tư vấn trọn gói (nếu sử dụng).

Nếu ngay từ đầu đã đầu tư đúng – đủ theo chuẩn, chi phí sẽ chủ yếu tập trung vào phần xây dựng – thiết bị. Ngược lại, nếu phải sửa chữa, mua bổ sung, thẩm định nhiều lần, tổng chi phí xin phép thực tế sẽ cao hơn đáng kể so với dự toán ban đầu. Do đó, việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết ngay từ đầu là vô cùng quan trọng.

Lỗi thường gặp khiến hồ sơ mở phòng khám bị trả lại

Trong quá trình xin giấy phép hoạt động phòng khám tư nhân, không ít cơ sở gặp tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thậm chí bị đánh giá “chưa đạt” sau thẩm định thực tế. Điều này không chỉ làm kéo dài thời gian xin phép, mà còn khiến chi phí đội lên do phải sửa chữa, hoàn thiện cơ sở, thẩm định lại. Hai nhóm lỗi phổ biến nhất là thiếu nhân sự hoặc nhân sự chưa có chứng chỉ hành nghề phù hợp, và thiếu thiết bị – phòng chức năng chưa đạt chuẩn so với danh mục kỹ thuật đăng ký.

Nhiều chủ đầu tư chú trọng đầu tư mặt bằng đẹp, vị trí tốt nhưng lại xem nhẹ khâu hồ sơ nhân sự, thiết bị và mô tả kỹ thuật. Hệ quả là khi cơ quan thẩm định đối chiếu giữa danh mục đăng ký trên giấy với thực tế, sẽ phát hiện ngay những điểm chưa phù hợp, yêu cầu khắc phục triệt để rồi mới xem xét cấp phép. Nếu nắm rõ các lỗi thường gặp này từ đầu, phòng khám có thể chủ động chuẩn bị đầy đủ để hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại.

Thiếu nhân sự hoặc chưa có chứng chỉ hành nghề

Lỗi đầu tiên và cũng thường gặp nhất là thiếu nhân sự hoặc nhân sự chưa có chứng chỉ hành nghề (CCHN) hợp lệ. Theo quy định, phòng khám phải có bác sĩ chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, cùng đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên… phù hợp với loại hình và danh mục kỹ thuật đăng ký.

Nhiều cơ sở khi lập hồ sơ chỉ “kê tên” bác sĩ nhưng chưa ký hợp đồng lao động, chưa chuẩn bị đầy đủ bản sao CCHN, hoặc CCHN chưa đúng phạm vi chuyên môn. Có trường hợp bác sĩ đã đứng tên chịu trách nhiệm chuyên môn toàn thời gian ở cơ sở khác, nên không thể tiếp tục đứng tên ở phòng khám mới. Khi thẩm định, cơ quan quản lý sẽ đối chiếu kỹ các thông tin này; nếu phát hiện không phù hợp, hồ sơ chắc chắn bị yêu cầu bổ sung, thậm chí điều chỉnh lại toàn bộ phương án nhân sự.

Thiếu thiết bị – phòng chức năng chưa đạt chuẩn

Nhóm lỗi thứ hai liên quan đến trang thiết bị và phòng chức năng. Danh mục kỹ thuật đăng ký càng nhiều, yêu cầu về thiết bị và phòng khám chuyên khoa càng cao. Tuy nhiên, không ít chủ đầu tư đăng ký danh mục khá “tham vọng” nhưng thực tế thiết bị chưa đủ, phòng chức năng bố trí chưa đúng chuẩn: diện tích không đạt, chưa tách riêng khu thủ thuật – khu khám – khu chờ, thiếu phòng cấp cứu, kho thuốc, khu vệ sinh…

Trong buổi thẩm định, đoàn sẽ trực tiếp kiểm tra cơ sở, đối chiếu với bản vẽ và danh mục thiết bị trong hồ sơ. Chỉ cần phát hiện những điểm như: thiết bị chưa lắp đặt, đang để trong kho; phòng chức năng sử dụng chung, không đúng công năng; diện tích nhỏ hơn so với mô tả… là đủ để kết luận “chưa đạt”, yêu cầu hoàn thiện rồi thẩm định lại. Vì vậy, trước khi mời thẩm định, phòng khám cần kiểm tra kỹ hiện trạng, đảm bảo mọi thiết bị – phòng chức năng đều đã sẵn sàng đúng như hồ sơ đã kê khai.

2 (9) – Lưu ý quan trọng khi mở phòng khám tư nhân

Chuẩn hóa thiết kế, thi công theo đúng tiêu chuẩn y tế

Một trong những sai lầm thường gặp khi mở phòng khám tư nhân là thuê đơn vị thiết kế, thi công theo “phong cách spa” hoặc văn phòng, nhưng lại không bám đúng tiêu chuẩn y tế. Kết quả là khi nộp hồ sơ thẩm định, đoàn Sở Y tế yêu cầu chỉnh sửa, cải tạo lại rất tốn kém và mất thời gian. Do đó, ngay từ khâu lên bản vẽ, chủ đầu tư nên làm việc với đơn vị có kinh nghiệm thiết kế phòng khám, hiểu rõ các yêu cầu về diện tích từng phòng, chiều cao trần, loại vật liệu tường – sàn dễ vệ sinh, bố trí khu sạch – khu bẩn, luồng di chuyển bệnh nhân – nhân viên, khu rác thải, kho thuốc, phòng cấp cứu, phòng thủ thuật…

Việc chuẩn hóa thiết kế không chỉ để “qua thẩm định” mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành sau này: bệnh nhân di chuyển thuận tiện, nhân viên y tế thao tác an toàn, kiểm soát nhiễm khuẩn tốt hơn. Trước khi thi công, nên đối chiếu bản vẽ với các quy định, tiêu chuẩn chuyên ngành, hoặc nhờ đơn vị tư vấn pháp lý – y tế rà soát, góp ý để hạn chế tối đa việc phải đập sửa, cải tạo lại khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Đảm bảo danh mục kỹ thuật trước khi thẩm định

Danh mục kỹ thuật là “xương sống” để cơ quan y tế xem xét mức độ phù hợp giữa phạm vi chuyên môn đăng ký với nhân sự, trang thiết bị và cơ sở vật chất. Nhiều cơ sở kỳ vọng triển khai rất nhiều kỹ thuật nhưng nhân sự, máy móc, điều kiện phòng ốc lại chưa đáp ứng; hoặc ngược lại, đầu tư khá đầy đủ nhưng danh mục kỹ thuật đăng ký chưa được xây dựng, trình bày rõ ràng. Trước khi nộp hồ sơ, chủ phòng khám cần xác định rõ: sẽ khám những chuyên khoa nào, thực hiện những thủ thuật, kỹ thuật gì; từ đó đối chiếu với trình độ, chứng chỉ hành nghề của bác sĩ phụ trách, các chứng chỉ đào tạo, kinh nghiệm liên quan.

Danh mục kỹ thuật cần đi kèm với danh mục trang thiết bị tương ứng, mô tả vị trí thực hiện (phòng nào, khu nào), quy trình chuyên môn và hồ sơ hướng dẫn. Chuẩn bị kỹ phần này giúp hồ sơ được thẩm định nhanh hơn, hạn chế yêu cầu bổ sung, đồng thời là cơ sở cho việc vận hành an toàn, tránh làm vượt quá phạm vi chuyên môn được phép.

Mở phòng khám tư nhân cần giấy phép gì tại TPHCM? Đây là câu hỏi quan trọng mà bất kỳ chủ đầu tư nào cũng phải tìm hiểu trước khi triển khai dự án. Khi hồ sơ được chuẩn hóa, cơ sở sẽ tránh được tình trạng bị yêu cầu bổ sung nhiều lần từ Sở Y tế. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn rút ngắn thời gian đưa phòng khám vào hoạt động. Việc đáp ứng đầy đủ điều kiện về nhân sự có chứng chỉ hành nghề và cơ sở vật chất là nền tảng để phòng khám được cấp phép hợp pháp. Bên cạnh đó, hồ sơ PCCC và xử lý rác thải y tế cũng là hạng mục bắt buộc phải có. Khi giấy phép được cấp, cơ sở sẽ hoạt động ổn định và tạo được uy tín với bệnh nhân. Nhờ nắm vững quy trình xin phép, phòng khám tư nhân có thể phát triển bền vững và đúng pháp luật tại TPHCM.