Mở mã số thuế & khai thuế ban đầu cho công ty mới

Mở mã số thuế & khai thuế ban đầu cho công ty mới là nhiệm vụ quan trọng quyết định mức độ tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động. Khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng trình tự, doanh nghiệp sẽ tránh được sai sót, đảm bảo thông tin thuế chính xác ngay từ giai đoạn đầu. Quy định thuế 2025 yêu cầu sự đồng bộ giữa chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng và nghĩa vụ thuế môn bài, nên doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện đúng hạn. Việc thực hiện chậm hoặc sai sẽ dẫn đến phạt hành chính không đáng có. Để tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Khi được hỗ trợ chuyên nghiệp, thủ tục trở nên nhanh gọn và an toàn hơn. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp vận hành ổn định – bền vững về sau.

Mở mã số thuế cho công ty mới là gì?

Mở mã số thuế cho công ty mới là bước đầu tiên và bắt buộc sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là việc cơ quan thuế ghi nhận doanh nghiệp vào hệ thống quản lý thuế quốc gia, đồng thời cấp một mã định danh duy nhất dùng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình hoạt động. Mã số thuế được sử dụng để kê khai thuế, giao dịch với cơ quan nhà nước, mở tài khoản ngân hàng, phát hành hóa đơn điện tử và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc kích hoạt mã số thuế đúng thời hạn là yêu cầu quan trọng. Nếu mở mã số thuế chậm, doanh nghiệp có thể bị xem là chưa đủ điều kiện hoạt động, không thực hiện được thủ tục khai thuế ban đầu, không đăng ký hóa đơn hoặc không mở được tài khoản ngân hàng phục vụ giao dịch. Vì vậy, đây là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc và có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ vận hành của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kể từ năm 2025, các cơ quan thuế tăng cường quản lý rủi ro đối với doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt là những ngành nghề có điều kiện hoặc có hoạt động liên quan đến hóa đơn – chứng từ lớn. Do đó, mở mã số thuế đúng quy trình, đúng dữ liệu, đúng thời hạn là yêu cầu then chốt để tránh bị treo mã, bị tạm ngừng hoặc bị yêu cầu giải trình bổ sung.

Vai trò của mã số thuế đối với doanh nghiệp

Mã số thuế đóng vai trò là “chứng minh thư tài chính” của doanh nghiệp. Đây là mã định danh duy nhất giúp cơ quan quản lý theo dõi nghĩa vụ thuế của từng doanh nghiệp, bao gồm thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, thuế nhà thầu và các khoản thu khác.

Trong hoạt động hằng ngày, mã số thuế được sử dụng khi:

– Đăng ký tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản cho cơ quan thuế;

– Phát hành hóa đơn điện tử;

– Ký hợp đồng kinh tế và kê khai các khoản nộp ngân sách;

– Thực hiện báo cáo thuế tháng/quý;

– Làm các thủ tục về BHXH – lao động.

Nếu không có mã số thuế, doanh nghiệp sẽ không thể hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý cơ bản. Ngoài ra, mã số thuế còn giúp doanh nghiệp xác định tư cách pháp lý khi giao dịch với đối tác và cơ quan nhà nước.

Khi nào doanh nghiệp phải mở mã số thuế?

Doanh nghiệp phải mở mã số thuế ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC). Thời điểm mở mã số thuế thường diễn ra trong 1–3 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp được Sở KH&ĐT cấp phép.

Bên cạnh doanh nghiệp mới thành lập, một số trường hợp khác cũng phải mở hoặc kích hoạt lại mã số thuế:

– Doanh nghiệp đăng ký thêm địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh;

– Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế;

– Doanh nghiệp bị khóa mã số thuế do vi phạm và cần mở lại theo yêu cầu cơ quan thuế.

Việc mở mã số thuế đúng thời điểm đảm bảo doanh nghiệp có thể thực hiện khai thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng và hoạt động giao dịch hợp pháp.

Quy định pháp lý liên quan năm 2025

Năm 2025, quy định về đăng ký thuế tiếp tục được áp dụng theo:

– Luật Quản lý Thuế 2019,

– Nghị định 126/2020/NĐ-CP,

– Thông tư 105/2020/TT-BTC về đăng ký thuế,

– Các hướng dẫn mới của Tổng cục Thuế về quản lý rủi ro doanh nghiệp mới thành lập.

Theo Thông tư 105, doanh nghiệp phải đăng ký thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế duy nhất cho toàn bộ hệ thống (trụ sở chính – chi nhánh – địa điểm kinh doanh).

Các chính sách 2025 tăng cường giám sát tình trạng “doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, yêu cầu doanh nghiệp xác minh thông tin đầy đủ trước khi kích hoạt mã. Nếu kê khai sai, doanh nghiệp có thể bị treo mã hoặc yêu cầu giải trình.

Hồ sơ cần chuẩn bị để mở mã số thuế

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp phải thực hiện là mở mã số thuế và đăng ký thuế ban đầu. Đây là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế, xuất hóa đơn điện tử, kê khai thuế GTGT – TNDN và các khoản phải nộp khác. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh bị yêu cầu bổ sung, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hoạt động theo đúng quy định pháp luật. Bộ hồ sơ mở mã số thuế thường bao gồm ba nhóm chính: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, hồ sơ ngân hàng – chữ ký số và các biểu mẫu kê khai thuế ban đầu.

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

Đây là nhóm hồ sơ nền tảng mà doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị để mở mã số thuế lần đầu. Bộ hồ sơ này bao gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y hoặc bản scan)

– Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần)

– Quyết định bổ nhiệm Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty

– Căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện pháp luật

– Thông tin về địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh

Cơ quan thuế sẽ đối chiếu hồ sơ doanh nghiệp với đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính hợp lệ. Nếu doanh nghiệp sử dụng địa chỉ thuê, đôi khi cần bổ sung hợp đồng thuê và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Chuẩn bị đầy đủ giúp hồ sơ mở mã số thuế được xử lý nhanh, không bị yêu cầu bổ sung.

Hồ sơ đăng ký tài khoản ngân hàng – chữ ký số

Để hoàn tất đăng ký thuế ban đầu, doanh nghiệp cần có tài khoản ngân hàng và chữ ký số để thực hiện khai thuế điện tử. Bộ hồ sơ gồm:

– Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (sao kê hoặc giấy xác nhận mở tài khoản)

– Thông báo mẫu dấu, thông tin liên hệ của doanh nghiệp

– Hợp đồng mua chữ ký số (USB Token)

– Thông tin người phụ trách khai thuế điện tử

Cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp đăng ký tài khoản ngân hàng trong vòng 10 ngày kể từ khi mở tài khoản. Chữ ký số cũng là yêu cầu bắt buộc để nộp tờ khai thuế hàng tháng/quý. Nếu thiếu một trong hai loại hồ sơ này, doanh nghiệp không thể khai – nộp thuế đúng hạn.

Biểu mẫu thuế ban đầu bắt buộc

Khi mở mã số thuế, doanh nghiệp phải nộp các biểu mẫu thuế ban đầu bao gồm:

– Mẫu 08-MST: Thông báo đăng ký thuế

– Mẫu 06/GTGT: Đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT

– Mẫu 01-ĐK-TĐT: Đăng ký sử dụng dịch vụ thuế điện tử

– Công văn đăng ký hóa đơn điện tử

– Bảng kê thông tin địa điểm trụ sở và ngành nghề kinh doanh

Các biểu mẫu này giúp cơ quan thuế cập nhật thông tin doanh nghiệp, ghi nhận phương pháp tính thuế, kích hoạt tài khoản thuế điện tử và cấp quyền sử dụng hóa đơn điện tử. Việc nộp đúng và đủ biểu mẫu là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Khai thuế ban đầu cho công ty mới gồm những gì?

Sau khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, doanh nghiệp cần thực hiện khai thuế ban đầu để kích hoạt tình trạng hoạt động với cơ quan thuế và đảm bảo đủ điều kiện để xuất hóa đơn, kê khai thuế hàng tháng/quý. Giai đoạn khai thuế ban đầu rất quan trọng vì ảnh hưởng đến phương pháp tính thuế, cấu trúc kế toán và khả năng vận hành của doanh nghiệp trong các tháng tiếp theo. Nếu thực hiện sai hoặc thiếu bước, doanh nghiệp có thể bị khóa MST, không xuất được hóa đơn điện tử hoặc bị xử phạt do nộp chậm các thủ tục thuế.

Khai thuế ban đầu thường gồm ba nhóm công việc chính: đăng ký hình thức kế toán – phương pháp tính thuế; đăng ký hóa đơn điện tử; và kê khai lệ phí môn bài đúng thời hạn. Dưới đây là chi tiết từng bước dành cho doanh nghiệp logistics.

Đăng ký hình thức kế toán – phương pháp tính thuế

Công ty logistics cần xác định hình thức kế toán và phương pháp tính thuế GTGT ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là các nội dung phải nộp cho cơ quan thuế:

– Phương pháp tính thuế GTGT: khấu trừ (phổ biến cho doanh nghiệp logistics) hoặc trực tiếp

– Hình thức kế toán: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ hoặc trên phần mềm kế toán

– Chính sách khấu hao tài sản cố định như xe tải, container, máy móc

– Đăng ký tài khoản ngân hàng và thông báo với Sở KH&ĐT và cơ quan thuế

– Đăng ký phương pháp tính giá thành vận tải, định mức nhiên liệu, bảng kê chuyến

Việc xác định đúng phương pháp tính thuế ban đầu giúp doanh nghiệp khấu trừ được thuế GTGT đầu vào, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

Đăng ký hóa đơn điện tử – thông báo phát hành

Công ty logistics muốn cung cấp dịch vụ phải đăng ký hóa đơn điện tử, bao gồm:

– Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

– Đăng ký tài khoản trên hệ thống của nhà cung cấp

– Lập mẫu hóa đơn phù hợp dịch vụ vận tải – kho bãi – giao nhận

– Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế

– Chờ phê duyệt và kích hoạt hệ thống hóa đơn điện tử

Sau khi phát hành thành công, doanh nghiệp mới được xuất hóa đơn cho khách hàng. Nếu xuất hóa đơn khi chưa thông báo phát hành, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 125.

Đặc thù logistics là phải xuất hóa đơn đúng thời điểm giao nhận hàng, vì vậy khâu đăng ký hóa đơn điện tử cần thực hiện càng sớm càng tốt.

Khai lệ phí môn bài – thời hạn nộp

Lệ phí môn bài là nghĩa vụ tài chính đầu tiên mà doanh nghiệp phải thực hiện sau khi thành lập công ty logistics tại TPHCM. Nội dung gồm:

– Nộp tờ khai lệ phí môn bài (mẫu số 01/LPMB)

– Thời hạn nộp tờ khai: 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký doanh nghiệp

– Thời hạn nộp tiền: chậm nhất 30/01 hằng năm

– Mức lệ phí căn cứ theo vốn điều lệ:

Vốn trên 10 tỷ: 3.000.000đ/năm

Vốn dưới 10 tỷ: 2.000.000đ/năm

Nếu doanh nghiệp nộp chậm, mức phạt có thể từ 1.000.000đ – 8.000.000đ tùy thời gian chậm.

Hoàn thành nghĩa vụ môn bài là điều kiện để cơ quan thuế kích hoạt tình trạng “đang hoạt động”, giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc kê khai và xuất hóa đơn.

Quy trình thực hiện mở mã số thuế & khai thuế ban đầu

Sau khi doanh nghiệp logistics hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Sở KH&ĐT, bước tiếp theo bắt buộc là mở mã số thuế và thực hiện khai thuế ban đầu. Đây là thủ tục quan trọng để doanh nghiệp được cơ quan thuế ghi nhận thông tin, kích hoạt trạng thái hoạt động và đủ điều kiện xuất hóa đơn, kê khai thuế và triển khai các nghĩa vụ tài chính theo quy định. Với đặc thù logistics liên quan nhiều nghiệp vụ như vận tải, kho bãi, giao nhận quốc tế, phí hãng tàu…, việc khai thuế ban đầu chính xác giúp doanh nghiệp tránh sai sót về thuế ngay từ đầu và vận hành thuận lợi. Quy trình mở mã số thuế & khai thuế ban đầu gồm bốn bước chính sau:

Bước 1 – Tiếp nhận hồ sơ & kiểm tra thông tin pháp lý

Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thuế ban đầu gồm: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm giám đốc, thông tin về trụ sở, ngành nghề logistics liên quan và phương án kinh doanh. Đối với doanh nghiệp vận tải, kho bãi hoặc giao nhận quốc tế, cần kiểm tra kỹ ngành nghề có yêu cầu điều kiện hay giấy phép con để khai báo đúng với cơ quan thuế.

Đơn vị kế toán hoặc dịch vụ khai thuế sẽ kiểm tra:

– Tính hợp lệ của ngành nghề logistics đã đăng ký

– Thông tin mã ngành, vốn điều lệ, người đại diện

– Địa chỉ trụ sở có thuộc diện được phép đặt doanh nghiệp hay không

– Thông tin liên hệ, email nhận thông báo từ cơ quan thuế

Việc kiểm tra pháp lý ngay từ đầu giúp tránh sai sót trong quá trình gửi hồ sơ mở mã số thuế và hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Bước 2 – Gửi hồ sơ điện tử qua cổng thuế

Sau khi kiểm tra hồ sơ, đơn vị kế toán sẽ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thuế điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Hồ sơ nộp bao gồm: tờ khai đăng ký thuế mẫu 01-ĐK-TCT, bản điện tử giấy phép đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu liên quan.

Quy trình xử lý điện tử gồm:

– Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp

– Ký số hồ sơ bằng chữ ký số đã đăng ký

– Gửi hồ sơ lên hệ thống và chờ phản hồi

– Nhận thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung

Thời gian xử lý hồ sơ mở mã số thuế thường từ 1–3 ngày làm việc, tùy khu vực và thời điểm. Với doanh nghiệp logistics có nhiều ngành nghề, hệ thống có thể yêu cầu làm rõ thêm về phạm vi kinh doanh để đảm bảo khai đúng mã thuế tương ứng.

Bước 3 – Nhận kết quả và kích hoạt mã số thuế

Khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cấp mã số thuế doanh nghiệp. Ở bước này, doanh nghiệp cần:

– Kiểm tra trạng thái mã số thuế trên hệ thống thuế

– Kiểm tra thông tin ngành nghề, địa chỉ, người đại diện đã chính xác chưa

– Kích hoạt tài khoản thuế điện tử (ETAX)

– Thiết lập email nhận thông báo thuế

Đối với doanh nghiệp logistics, đây là thời điểm quan trọng để đăng ký các phương thức khai thuế phù hợp, đăng ký nộp thuế điện tử và chuẩn bị hồ sơ xin cấp hóa đơn điện tử. Nếu thông tin sai lệch, doanh nghiệp có thể làm phụ lục điều chỉnh trước khi phát sinh nghĩa vụ thuế để tránh rủi ro phạt sau này.

Bước 4 – Thực hiện các nghĩa vụ thuế ban đầu

Sau khi kích hoạt mã số thuế, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế ban đầu, bao gồm:

– Nộp tờ khai thuế môn bài theo mức vốn điều lệ

– Đăng ký hình thức kế toán và kỳ kế toán

– Đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế

– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

– Kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp

– Thông báo sử dụng chữ ký số

Với doanh nghiệp logistics, các nghiệp vụ phát sinh ngay từ đầu như cước vận tải, kho bãi, phí hãng tàu, phí cầu đường… cần hạch toán đúng để đảm bảo quá trình khai thuế quý đầu tiên không xuất hiện sai sót. Việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế ban đầu giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động ổn định và tránh rủi ro pháp lý.

Thời gian – Chi phí mở mã số thuế & khai thuế ban đầu 2025

Trong năm 2025, thời gian và chi phí để mở mã số thuế và thực hiện khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp có nhiều thay đổi nhằm rút ngắn quy trình và nâng cao khả năng quản lý của cơ quan thuế. Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) cần hoàn tất mở mã số thuế, kích hoạt thông tin pháp lý, nộp tờ khai thuế ban đầu và đăng ký hình thức sử dụng hóa đơn điện tử trước khi đưa hoạt động kinh doanh vào thực tế.

Thời gian xử lý hồ sơ thuế phụ thuộc vào từng Chi cục Thuế nhưng nhìn chung được rút ngắn hơn so với các năm trước. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản chi phí nhất định cho chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, chi phí mua phần mềm kế toán, và nếu thuê đơn vị dịch vụ thì thêm phí triển khai bộ hồ sơ khai thuế ban đầu. Việc chuẩn bị đúng đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh bị treo mã số thuế, tránh sai sót khi nộp hồ sơ, đồng thời đảm bảo khả năng xuất hóa đơn và giao dịch hợp pháp ngay trong tháng đầu tiên đi vào hoạt động.

Thời gian xử lý hồ sơ thuế

Thông thường, thời gian để mở mã số thuế và kích hoạt trạng thái thuế cho doanh nghiệp mới dao động từ 1–3 ngày làm việc sau khi cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ. Đối với khai thuế ban đầu, cơ quan thuế sẽ kiểm tra thông tin doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và file dữ liệu trước khi chấp thuận.

Một số trường hợp có thể kéo dài thời gian xử lý:

– Địa chỉ doanh nghiệp không rõ ràng hoặc không đúng quy hoạch;

– Thiếu thông tin người đại diện pháp luật trên hệ thống;

– Chưa nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế ban đầu;

– Dữ liệu ngân hàng chưa thông báo về cơ quan thuế.

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được kích hoạt mã số thuế và đủ điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó.

Chi phí chữ ký số – hóa đơn điện tử

Khi mở mã số thuế, doanh nghiệp buộc phải đăng ký chữ ký số và chọn gói hóa đơn điện tử phù hợp theo nhu cầu xuất hóa đơn. Mức phí phổ biến trên thị trường năm 2025 như sau:

– Chữ ký số: 1.200.000 – 2.000.000 VNĐ/năm tùy nhà cung cấp;

– Gói hóa đơn điện tử: từ 300.000 – 800.000 VNĐ cho 300–500 hóa đơn;

– Phí khởi tạo hệ thống hóa đơn: từ 300.000 – 500.000 VNĐ/lần thiết lập.

Đối với doanh nghiệp logistics, thương mại hoặc vận tải có số lượng xuất hóa đơn nhiều, chi phí dự kiến sẽ cao hơn do phải chọn gói dung lượng lớn. Đây là khoản chi phí bắt buộc để doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn hợp pháp ngay từ tháng đầu vận hành.

Chi phí dịch vụ trọn gói khởi tạo thuế

Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị dịch vụ, mức phí khởi tạo thuế ban đầu thường dao động 1.500.000 – 3.500.000 VNĐ, bao gồm:

– Soạn tờ khai thuế ban đầu;

– Lập hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử;

– Nộp thông báo tài khoản ngân hàng;

– Hỗ trợ đăng ký chữ ký số;

– Kiểm tra thông tin pháp lý trước khi kích hoạt mã số thuế.

Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới, chưa có kế toán nội bộ hoặc chưa hiểu rõ yêu cầu pháp lý. Việc sử dụng dịch vụ trọn gói giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian, đảm bảo mã số thuế được kích hoạt đúng chuẩn và đúng tiến độ.

Lưu ý khi mở mã số thuế & khai thuế ban đầu

Trong giai đoạn doanh nghiệp mới thành lập, bước mở mã số thuế và khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn, kê khai thuế và đưa hoạt động vào vận hành hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp sai sót ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc thực hiện nghĩa vụ lệ phí môn bài, dẫn đến bị phạt hoặc kéo dài thời gian kích hoạt hệ thống thuế. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi mở mã số thuế và khai thuế ban đầu, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong giai đoạn đầu.

Sai sót doanh nghiệp mới thường gặp

Sai sót phổ biến nhất khi mở mã số thuế và khai thuế ban đầu là hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các lỗi thường gặp gồm:

– Thông tin người đại diện pháp luật sai hoặc thiếu bản sao CCCD

– Địa chỉ trụ sở không hợp lệ hoặc không chứng minh được quyền sử dụng

– Chọn sai phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ/ trực tiếp)

– Thiếu tài khoản ngân hàng khi khai thuế điện tử

– Điều lệ công ty hoặc quyết định bổ nhiệm chưa chuẩn

Những sai sót này khiến cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian kích hoạt mã số thuế và ảnh hưởng đến tiến độ sử dụng hóa đơn.

Lỗi khi đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải đăng ký hóa đơn điện tử ngay sau khi mở mã số thuế, tuy nhiên nhiều trường hợp gặp lỗi dẫn đến không thể phát hành hóa đơn. Các lỗi thường gặp gồm:

– Đăng ký thông tin người phụ trách thuế không trùng khớp hệ thống

– Chưa mua chữ ký số hoặc chữ ký số chưa kích hoạt

– Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử thiếu “quyết định sử dụng hóa đơn”

– Địa chỉ email nhận thông báo sai, dẫn tới không nhận được mã kích hoạt

– Nhầm lẫn loại hóa đơn (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…)

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thuế điện tử (eTax) để đảm bảo hóa đơn được cấp mã đúng thời điểm.

Lỗi về thời hạn nộp tờ khai – lệ phí môn bài

Sau khi nhận mã số thuế, doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn nộp tờ khai ban đầu và lệ phí môn bài. Các lỗi thường gặp gồm:

– Quên nộp tờ khai thuế GTGT ban đầu (mẫu 06/GTGT)

– Chậm nộp tờ khai môn bài (mẫu 01/LPMB)

– Không nộp tiền lệ phí môn bài đúng hạn (chậm nộp bị phạt 0,03%/ngày)

– Không thông báo tài khoản ngân hàng trong vòng 10 ngày làm việc

– Không cập nhật chữ ký số dẫn đến lỗi khi nộp tờ khai

Việc vi phạm thời hạn khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính, ảnh hưởng uy tín và không thể xuất hóa đơn đúng thời điểm kinh doanh.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thuế ban đầu của Gia Minh

Khi doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt trong lĩnh vực logistics – vận tải – kho bãi, việc thực hiện thuế ban đầu là bước cực kỳ quan trọng để kích hoạt hệ thống thuế, cài đặt hóa đơn điện tử và thiết lập bộ máy kế toán đúng chuẩn pháp lý. Sử dụng dịch vụ thuế ban đầu của Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót, tối ưu thời gian và đảm bảo toàn bộ thủ tục được nộp đúng hạn. Đặc thù ngành logistics có nhiều yếu tố liên quan đến định mức nhiên liệu, khấu hao xe, phương pháp tính giá thành, nên doanh nghiệp càng cần một đơn vị chuyên nghiệp đồng hành ngay từ đầu.

Gia Minh cung cấp trọn gói các thủ tục khai thuế ban đầu: đăng ký phương pháp tính thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, khai lệ phí môn bài, thông báo tài khoản ngân hàng, tư vấn hệ thống kế toán và chuẩn hóa sổ sách ban đầu cho doanh nghiệp mới.

Hạn chế sai sót hồ sơ

Gia Minh giúp doanh nghiệp kiểm tra đầy đủ hồ sơ pháp lý sau khi thành lập, từ đăng ký tài khoản ngân hàng, thông tin người đại diện, vốn điều lệ đến đăng ký phương pháp tính thuế đúng quy định.

Đối với ngành logistics, sai sót nhỏ như khai nhầm hình thức kế toán, chọn sai phương pháp thuế GTGT hoặc lập thông báo phát hành hóa đơn thiếu nội dung đều có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế từ chối.

Gia Minh đảm bảo hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu, giảm tối đa nguy cơ bị trả hồ sơ hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.

Tiết kiệm thời gian – tránh bị trả hồ sơ

Thủ tục thuế ban đầu gồm nhiều bước và yêu cầu nộp trên nhiều cổng: thuế điện tử, hệ thống hóa đơn, cổng doanh nghiệp quốc gia. Nhiều doanh nghiệp lần đầu làm dễ gặp tình trạng nộp sai định dạng, sai biểu mẫu hoặc sai thời gian.

Sử dụng dịch vụ của Gia Minh giúp rút ngắn 70–80% thời gian xử lý vì toàn bộ quy trình được thực hiện bởi đội ngũ đã xử lý hàng ngàn hồ sơ mỗi năm.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn – vận hành dịch vụ nhanh chóng mà không lo bị gián đoạn.

Tư vấn đầy đủ nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp

Gia Minh không chỉ nộp hồ sơ mà còn tư vấn toàn diện về nghĩa vụ thuế ban đầu: thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, báo cáo hóa đơn, định mức nhiên liệu, khấu hao phương tiện vận tải, quy định về thuế kho bãi – logistics.

Doanh nghiệp được hướng dẫn cách chuẩn bị chứng từ, cách lập định mức và cách ghi nhận chi phí đúng chuẩn pháp luật.

Nhờ đó, hệ thống kế toán – thuế được xây dựng bài bản ngay từ đầu, giảm rủi ro khi thanh tra thuế trong tương lai.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình thành lập và vận hành doanh nghiệp mới – đặc biệt là doanh nghiệp logistics, vận tải, giao nhận – rất nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc liên quan đến khai thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử và các thủ tục thuế bắt buộc. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất kèm lời giải đáp chi tiết giúp doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ và tránh rủi ro xử phạt.

Khi nào phải khai thuế ban đầu?

Doanh nghiệp phải thực hiện khai thuế ban đầu ngay sau khi được Sở KH&ĐT cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và cơ quan thuế cấp mã số thuế. Thời hạn chuẩn là 10 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Việc khai thuế ban đầu bao gồm: nộp tờ khai môn bài, đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT, thông báo sử dụng hóa đơn điện tử và đăng ký tài khoản ngân hàng để nộp thuế điện tử. Nếu thực hiện chậm, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hoặc ghi nhận vi phạm.

Có bắt buộc đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?

Có. Theo quy định, doanh nghiệp mới thành lập – bao gồm doanh nghiệp logistics – bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn đầu tiên. Việc đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế và cần có chữ ký số hợp lệ. Nếu chưa đăng ký hóa đơn điện tử mà vẫn xuất hóa đơn hoặc lập chứng từ thay thế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Công ty mới không khai thuế ban đầu có bị phạt không?

Có. Nếu doanh nghiệp không khai thuế ban đầu đúng hạn, cơ quan thuế có quyền xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt dao động từ 2.000.000 – 8.000.000 đồng tùy thời gian chậm và mức độ vi phạm. Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp có thể bị ghi nhận tình trạng không hoạt động, bị từ chối hồ sơ xin hóa đơn điện tử hoặc bị đánh giá rủi ro cao khi bị thanh tra thuế trong tương lai.

Thủ tục này làm online hay phải đến cơ quan thuế?

Toàn bộ quy trình khai thuế ban đầu hiện nay đều có thể làm online 100%, bao gồm: nộp tờ khai môn bài, đăng ký phương pháp kế toán – thuế, đăng ký hóa đơn điện tử và thông báo tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp chỉ cần chữ ký số và tài khoản thuế điện tử (ETAX). Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp thay đổi trụ sở, ngành nghề có điều kiện, hoặc yêu cầu xác minh, cơ quan thuế có thể mời doanh nghiệp làm việc trực tiếp để bổ sung thông tin.

Mở mã số thuế & khai thuế ban đầu cho công ty mới là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động đúng pháp luật. Đây là thủ tục xác lập nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý và là nền tảng cho toàn bộ quá trình kê khai – báo cáo thuế sau này. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ tránh được rủi ro bị xử phạt do chậm kê khai hoặc khai sai thông tin. Việc khai thuế ban đầu cũng giúp cơ quan thuế xác định mô hình doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động và phương pháp tính thuế áp dụng. Với quy định mới 2025, thủ tục này được yêu cầu đồng bộ với đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Nắm rõ từng bước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình triển khai. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán – thuế hợp lệ ngay từ đầu.