Mẫu hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu cập nhật mới nhất 2025

Mẫu hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu cập nhật mới nhất là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh quy định hoàn thuế ngày càng chặt chẽ và đòi hỏi hồ sơ minh bạch, đầy đủ. Với việc cập nhật các mẫu biểu theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và các hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan, việc chuẩn bị đúng mẫu đơn hoàn thuế và đầy đủ hồ sơ kèm theo sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị trả lại hồ sơ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng thành phần hồ sơ, biểu mẫu mới nhất và quy trình nộp hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu đúng chuẩn năm 2025— tất cả đều được trình bày rõ ràng, thực tế và dễ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hoàn thuế nhập khẩu là gì?

Hoàn thuế nhập khẩu là thủ tục hành chính trong lĩnh vực hải quan, cho phép doanh nghiệp được nhận lại số tiền thuế đã nộp trước đó khi hàng hóa nhập khẩu không còn thuộc đối tượng chịu thuế theo quy định pháp luật. Việc hoàn thuế nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế khi xảy ra các trường hợp đặc biệt như:

• Hàng hóa nhập khẩu nhưng không sử dụng, bị hỏng, hoặc không đạt tiêu chuẩn và phải tiêu hủy, trả lại bên bán.
• Hàng nhập khẩu để gia công, sau đó tái xuất ra nước ngoài theo hợp đồng.
• Hàng hóa nhập khẩu tạm thời và đã được tái xuất trong thời gian quy định.
• Trường hợp có điều ước quốc tế quy định miễn thuế hoặc hoàn thuế theo cam kết song phương, đa phương.

Căn cứ pháp lý chính cho việc hoàn thuế nhập khẩu gồm:

• Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Nghị định 134/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP).
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thủ tục hoàn thuế, mẫu biểu và quy trình giải quyết.

Bạn có thể xem thêm chi tiết trong bài viết: Hoàn thuế nhập khẩu là gì?

Khi nào được hoàn thuế nhập khẩu?

Việc được hoàn thuế nhập khẩu phụ thuộc vào quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 134/2016/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC, trong đó quy định rõ các trường hợp được hoàn thuế và điều kiện áp dụng. Doanh nghiệp cần nắm rõ để chủ động đề nghị hoàn thuế đúng thời điểm, đúng lý do nhằm tránh hồ sơ bị từ chối.

Các trường hợp được hoàn thuế theo quy định

Theo quy định pháp luật hiện hành, các trường hợp được hoàn thuế nhập khẩu bao gồm:

• Hàng hóa đã nộp thuế nhưng chưa tiêu thụ tại Việt Nam, được tái xuất ra nước ngoài hoặc xuất vào khu phi thuế quan.
• Hàng hóa nhập khẩu bị hư hỏng, tổn thất không do lỗi của doanh nghiệp, có xác nhận của cơ quan chức năng (kiểm định độc lập).
• Hàng hóa nhập khẩu nhưng phải tiêu hủy tại Việt Nam do không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, hết hạn sử dụng, lỗi kỹ thuật.
• Hàng hóa nhập khẩu để gia công xuất khẩu, sản xuất hàng xuất khẩu, sau đó thực xuất (được miễn thuế trước đó và nay đáp ứng điều kiện hoàn).
• Các khoản thuế nộp thừa do khai sai, tính sai hoặc do hoàn cảnh khách quan, được phát hiện trong quá trình kiểm tra, thanh tra.

Các trường hợp này phải kèm theo chứng từ chứng minh, biên bản kiểm tra, văn bản xác nhận từ bên thứ ba hoặc từ cơ quan chuyên ngành.

Các điều kiện cụ thể áp dụng hoàn thuế

Để được hoàn thuế nhập khẩu, hồ sơ đề nghị hoàn phải đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau:

• Đã nộp thuế đầy đủ trước đó, có chứng từ nộp qua ngân hàng hoặc kho bạc.
• Thời gian đề nghị hoàn còn hiệu lực: Trong vòng 1 năm kể từ ngày nộp thuế hoặc từ ngày phát sinh căn cứ hoàn thuế (đối với hàng bị trả lại, tiêu hủy).
• Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo mẫu và nội dung tại Thông tư 80.
• Chứng minh hàng hóa thực sự không tiêu thụ tại Việt Nam hoặc không còn đủ điều kiện sử dụng (trong trường hợp hư hỏng, tiêu hủy).
• Có biên bản xác minh, hóa đơn, hợp đồng tái xuất, tùy theo từng tình huống hoàn thuế.

Doanh nghiệp cần nắm rõ để lập văn bản giải trình rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa miễn thuế, không chịu thuế và hoàn thuế dẫn đến sai sót.

Mẫu hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu mới nhất

Mẫu hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu là tập hợp các tài liệu pháp lý được lập theo quy định của Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 134/2016/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận, xử lý nhanh chóng và không bị trả lại do thiếu giấy tờ. Mẫu đơn hoàn thuế nhập khẩu hiện hành là mẫu số 01/HTNT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, dùng thống nhất toàn quốc cho các trường hợp xin hoàn thuế xuất – nhập khẩu.

Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị

• Tờ khai đề nghị hoàn thuế: Mẫu số 01/HTNT (Thông tư 80/2021/TT-BTC)
• Bản sao tờ khai hải quan đã thông quan
• Chứng từ nộp thuế (Giấy nộp tiền vào NSNN)
• Biên bản kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có)
• Biên bản tiêu hủy kèm xác nhận cơ quan chức năng (nếu có)
• Hợp đồng xuất khẩu hoặc chứng từ tái xuất
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Văn bản giải trình lý do đề nghị hoàn thuế

Lưu ý sắp xếp hồ sơ khi nộp

Tất cả giấy tờ cần được in trên khổ A4, sắp xếp theo đúng thứ tự quy định, có chữ ký và đóng dấu hợp lệ. Nếu nộp online, doanh nghiệp nên scan từng file PDF riêng biệt, đặt tên rõ ràng, không vượt quá 5MB mỗi tệp.

Hướng dẫn điền mẫu 01/HTNT chi tiết

Mẫu tờ khai hoàn thuế nhập khẩu 01/HTNT là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ, phản ánh toàn bộ nội dung đề nghị hoàn thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền từng phần của mẫu.

Phần 1 – Thông tin người nộp thuế

• Ghi tên doanh nghiệp đầy đủ theo đăng ký thuế
• Điền mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại và email
• Ký tên người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền

Phần 2 – Nội dung đề nghị hoàn

• Loại thuế đề nghị hoàn: “thuế nhập khẩu”
• Ghi rõ số tiền đề nghị hoàn theo từng tờ khai
• Lý do hoàn thuế: ví dụ “hàng trả lại do lỗi kỹ thuật”
• Liệt kê số tờ khai hải quan, ngày đăng ký, trị giá

Phần 3 – Danh mục chứng từ đính kèm

Liệt kê toàn bộ tài liệu trong hồ sơ theo thứ tự: tờ khai hải quan, giấy nộp tiền, chứng từ thanh toán, biên bản kiểm tra, văn bản giải trình, hợp đồng…

Những lỗi cần tránh khi lập mẫu

• Ghi sai mã số thuế hoặc để trống thông tin bắt buộc
• Không khớp số tiền đề nghị hoàn với chứng từ nộp
• Sai định dạng ngày tháng (phải theo dd/mm/yyyy)
• Nộp thiếu tài liệu hoặc không đúng thứ tự quy định

Đơn đề nghị hoàn thuế theo Mẫu số 09/TTHQ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ HOÀN THUẾ
(Mẫu số 09/TTHQ theo Nghị định số 18/2021/NĐ-CP)

Căn cứ pháp lý:

• Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 107/2016/QH13;
• Nghị định số 18/2021/NĐ-CP ngày 11/3/2021 của Chính phủ (Phụ lục VI);
• Thông tư số 06/2021/TT-BTC và Thông tư số 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC);

Căn cứ các quy định trên, doanh nghiệp chúng tôi đề nghị được hoàn thuế nhập khẩu theo nội dung dưới đây:

Kính gửi: Cục Hải quan ……………………

1. Tên tổ chức/cá nhân: ……………………………………………………………………

2. Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………

3. Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………

4. Điện thoại/Fax/Email: ………………………………………………………………………

5. Đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền: ……………………………

6. Căn cứ để đề nghị hoàn thuế:

• Hàng hóa nhập khẩu nhưng không sử dụng, bị hỏng, trả lại nước ngoài
• Hàng hóa tái xuất
• Hàng hóa nhập khẩu nhưng không thuộc đối tượng chịu thuế
• Các trường hợp khác: ……………………………………………………………

7. Thông tin tờ khai hải quan:

• Số tờ khai: …………………
• Ngày đăng ký: ……………
• Loại hình: …………………

8. Số tiền đề nghị hoàn: ……………………………… đồng

9. Lý do đề nghị hoàn thuế:

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

10. Danh mục tài liệu đính kèm hồ sơ hoàn thuế:

1. Bản sao tờ khai hải quan đã thông quan
2. Giấy nộp tiền vào NSNN
3. Chứng từ thanh toán, hợp đồng mua bán
4. Biên bản tiêu hủy / trả lại hàng hóa (nếu có)
5. Văn bản giải trình lý do hoàn thuế

11. Cam kết:
Tổ chức/cá nhân chúng tôi cam kết toàn bộ thông tin và hồ sơ đính kèm là đúng sự thật, đúng quy định pháp luật. Nếu sai, chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

…, ngày … tháng … năm …
Người nộp thuế
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Quy trình nộp hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu năm 2025

Nộp trực tiếp tại Chi cục Hải quan quản lý

Đối với doanh nghiệp không sử dụng hệ thống điện tử hoặc muốn đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp, có thể lựa chọn hình thức nộp giấy tại Chi cục Hải quan nơi tiếp nhận và quản lý tờ khai nhập khẩu.

Các bước thực hiện gồm:

• Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế đầy đủ: Đơn đề nghị hoàn thuế, bảng kê thuế, tờ khai nhập khẩu, hóa đơn, chứng từ nộp thuế…
• Mang hồ sơ đến bộ phận một cửa tại Chi cục Hải quan để tiếp nhận. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ của hồ sơ.
• Nhận phiếu hẹn trả kết quả, trong đó ghi rõ thời gian xử lý và mã hồ sơ để theo dõi sau này.

Lưu ý: hồ sơ nên có bản gốc và bản sao công chứng để đối chiếu khi cần.

Nộp online qua hệ thống điện tử Hải quan (VNACCS/VCIS)

Với sự phát triển của hệ thống VNACCS/VCIS, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu online dễ dàng.

Quy trình gồm:

• Đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS bằng chữ ký số và mã số thuế của doanh nghiệp.
• Vào mục “Hoàn thuế” → Chọn “Nộp hồ sơ hoàn thuế” → Điền đầy đủ thông tin, đính kèm file chứng từ.
• Hệ thống tiếp nhận và tạo mã hồ sơ điện tử, doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng theo mã này.

Ưu điểm:

• Không cần đi lại.
• Có thể nộp mọi lúc, mọi nơi.
• Dễ tra cứu, lưu trữ hồ sơ online.

Tuy nhiên, hệ thống đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu thao tác kỹ thuật, sử dụng chữ ký số đúng cách và theo dõi thông báo từ cơ quan hải quan điện tử thường xuyên.

Thời gian xử lý và kết quả hoàn thuế nhập khẩu

Bao lâu sẽ nhận được tiền hoàn thuế?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế hiện hành và Thông tư 80/2021/TT-BTC, thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế là:

• Không quá 6 ngày làm việc đối với hồ sơ hợp lệ.
• Không quá 40 ngày làm việc nếu hồ sơ cần xác minh (trường hợp có nghi vấn về thuế, giá trị hàng hóa, sai lệch tờ khai…).
• Thời gian được tính từ khi cơ quan hải quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu vượt thời hạn, doanh nghiệp có thể yêu cầu giải trình lý do chậm trễ từ phía cơ quan quản lý.

Sau khi hồ sơ được duyệt, tiền hoàn thuế sẽ được chuyển về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp đã đăng ký trong hệ thống hải quan.

Cách tra cứu tiến trình xử lý hồ sơ hoàn thuế

Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoàn thuế qua hai cách:

Tra cứu online trên hệ thống epayment.customs.gov.vn:

Truy cập → Đăng nhập bằng mã số thuế → Chọn “Tra cứu hồ sơ hoàn thuế”

Kiểm tra trạng thái hồ sơ: Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Yêu cầu bổ sung, Đã hoàn thành.

Liên hệ bộ phận xử lý hoàn thuế tại Chi cục Hải quan quản lý để được cung cấp thông tin trực tiếp, đặc biệt với hồ sơ cần xác minh sâu hoặc có khiếu nại.

Việc thường xuyên kiểm tra giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện yêu cầu bổ sung, tránh hồ sơ bị “treo” hoặc trả chậm.

Những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu

Hồ sơ không khớp mã số thuế – tờ khai nhập khẩu

Một lỗi phổ biến khiến hồ sơ hoàn thuế bị từ chối là thông tin không khớp giữa mã số thuế trên tờ khai nhập khẩu và thông tin đăng ký doanh nghiệp. Điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp thay đổi thông tin pháp lý (địa chỉ, đại diện pháp luật, tên doanh nghiệp…) nhưng chưa cập nhật đúng trên hệ thống hoặc chưa thông báo cho cơ quan hải quan. Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp sử dụng đơn vị dịch vụ làm hồ sơ nhưng không kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp cũng có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng.

Thiếu chứng từ chứng minh hàng hóa tái xuất, tiêu hủy

Theo Thông tư 06/2021/TT-BTC, hồ sơ xin hoàn thuế bắt buộc phải có chứng từ chứng minh hàng hóa đã được tái xuất, tiêu hủy, hoặc chuyển tiêu dùng nội địa không đúng mục đích. Nếu thiếu các chứng từ như: biên bản tiêu hủy có xác nhận của cơ quan chức năng, tờ khai tái xuất, hợp đồng trả hàng… thì hồ sơ gần như chắc chắn sẽ bị từ chối. Doanh nghiệp thường chủ quan ở khâu này vì cho rằng chỉ cần tờ khai nhập khẩu là đủ, trong khi quy định yêu cầu rõ ràng tài liệu xác minh lý do hoàn thuế.

👉 Kết luận: Việc chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong thông tin và đầy đủ chứng từ. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian xử lý hoặc bị từ chối hoàn thuế. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nộp và tìm hiểu rõ các quy định liên quan.

Dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu tại Cần Thơ

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán – hải quan chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ hoàn thuế nhập khẩu tại Cần Thơ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Đơn vị dịch vụ thường nắm rõ quy trình pháp lý, biểu mẫu, các yêu cầu chi tiết từ cơ quan hải quan, nên có thể xử lý hồ sơ nhanh chóng và chính xác hơn so với doanh nghiệp tự thực hiện. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp từng bị từ chối hồ sơ hoặc có tình trạng nhập khẩu phức tạp (hàng tạm nhập – tái xuất, hàng bị hủy…) thì đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn phương án xử lý phù hợp và đảm bảo khả năng được hoàn thuế cao nhất.

Tiêu chí chọn đơn vị làm hồ sơ uy tín tại địa phương

Khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ làm hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu tại Cần Thơ, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí như: có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hải quan – kế toán, đội ngũ tư vấn am hiểu Thông tư 06/2021/TT-BTC, khả năng cập nhật chính sách thuế mới nhanh chóng, và đặc biệt là cam kết hỗ trợ đến khi có kết quả hoàn thuế. Nên ưu tiên đơn vị đã có nhiều khách hàng doanh nghiệp trong khu vực, có hồ sơ thành công thực tế và sẵn sàng ký hợp đồng dịch vụ rõ ràng, minh bạch.

👉 Tóm lại: Dịch vụ hoàn thuế nhập khẩu là giải pháp thiết thực, nhất là trong bối cảnh thủ tục hành chính ngày càng khắt khe. Lựa chọn đúng đối tác hỗ trợ giúp doanh nghiệp tăng khả năng được hoàn thuế và giảm thiểu các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế nhập khẩu.

Giải đáp câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu

Mẫu hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu cập nhật mới nhất không chỉ là một tập hợp giấy tờ đơn thuần, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp khẳng định quyền được hoàn thuế theo đúng quy định. Việc hiểu rõ các điều kiện hoàn thuế, thành phần hồ sơ, cách điền biểu mẫu và quy trình nộp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo được quyền lợi tài chính hợp pháp cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy lưu lại bài viết này như một tài liệu hướng dẫn thực tế, và đừng ngần ngại liên hệ các đơn vị tư vấn chuyên làm hoàn thuế nhập khẩu để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.