Lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch và cách khắc phục đúng quy định 2025
Lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch là một trong những nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp bị trì hoãn kế hoạch phân phối sản phẩm, bị trả hồ sơ hoặc không thể đưa hàng vào siêu thị. Theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, mã số mã vạch là điều kiện bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng hóa đóng gói. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít tổ chức – đặc biệt là hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ – vẫn lúng túng khi khai hồ sơ, dẫn đến sai thông tin, thiếu giấy tờ, thậm chí đăng ký trùng lặp với đơn vị khác.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm lại những lỗi phổ biến nhất khi đăng ký mã số mã vạch – từ sai biểu mẫu, thông tin pháp lý không khớp, đến lỗi kỹ thuật trên cổng đăng ký online. Đồng thời, bài viết cũng cung cấp những hướng dẫn khắc phục theo đúng quy định mới nhất 2025, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế bị từ chối cấp mã.
Lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch là gì?
Khái niệm lỗi đăng ký mã số mã vạch và tác động pháp lý
Lỗi khi đăng ký mã vạch thường liên quan đến các vấn đề về hồ sơ hoặc các yếu tố kỹ thuật trong quy trình đăng ký. Đăng ký mã vạch là một bước quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa. Lỗi trong quá trình này có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của sản phẩm trên thị trường. Việc không tuân thủ các quy định về mã vạch có thể dẫn đến sự từ chối hồ sơ hoặc vi phạm các quy định của cơ quan quản lý, làm giảm sự tín nhiệm của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
Phân biệt lỗi do hồ sơ và lỗi do hệ thống đăng ký
Lỗi do hồ sơ thường xuất hiện khi các tài liệu hoặc thông tin không đầy đủ, không chính xác hoặc không khớp với yêu cầu của cơ quan đăng ký mã vạch. Điều này có thể bao gồm việc không cung cấp đúng giấy phép kinh doanh hoặc chứng nhận sản phẩm. Trong khi đó, lỗi do hệ thống đăng ký thường liên quan đến các vấn đề kỹ thuật như lỗi phần mềm hoặc sự cố hệ thống trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Mặc dù lỗi hệ thống ít gặp, nhưng khi xảy ra, chúng có thể gây trì hoãn quá trình đăng ký và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện lại từ đầu.
Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối
Sai thông tin doanh nghiệp, không khớp với giấy phép
Một trong những lỗi phổ biến nhất khi đăng ký mã vạch là sự sai lệch hoặc không khớp thông tin doanh nghiệp trong hồ sơ đăng ký với các giấy tờ pháp lý, như giấy phép kinh doanh. Nếu thông tin doanh nghiệp như tên công ty, mã số thuế, hoặc địa chỉ không khớp với hồ sơ đăng ký mà cơ quan quản lý đã lưu trữ, hồ sơ sẽ bị từ chối. Điều này là do việc xác minh tính chính xác của thông tin là rất quan trọng trong việc cấp phép sử dụng mã vạch, nhằm bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và duy trì tính minh bạch trên thị trường.
Biểu mẫu cũ hoặc không đúng quy định GS1
Một lý do khác khiến hồ sơ bị từ chối là việc sử dụng biểu mẫu đăng ký cũ hoặc không đúng theo tiêu chuẩn của GS1 (Tổ chức quản lý mã vạch toàn cầu). GS1 yêu cầu các doanh nghiệp phải sử dụng các biểu mẫu đăng ký mới nhất và đúng định dạng theo quy định để đảm bảo tính hợp lệ và chuẩn hóa toàn cầu. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến việc cơ quan chức năng không thể tiếp nhận hồ sơ, đồng thời doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh lại hồ sơ để đáp ứng đúng các yêu cầu.
Lỗi kỹ thuật khi đăng ký mã số mã vạch online
Lỗi hệ thống khi upload file hồ sơ không đúng định dạng
Khi đăng ký mã số mã vạch online, một trong những lỗi phổ biến là không thể upload file hồ sơ do không đúng định dạng yêu cầu. Việc này có thể khiến hồ sơ không được chấp nhận hoặc bị trả lại. Các file cần được chuẩn hóa theo yêu cầu của hệ thống, như định dạng PDF, JPG, PNG, hoặc DOCX. Để tránh lỗi này, người đăng ký cần kiểm tra kỹ các yêu cầu về định dạng và kích thước file trước khi tải lên.
Không xác thực được email hoặc tài khoản GS1
Một lỗi khác thường gặp là không thể xác thực email hoặc tài khoản GS1 trong quá trình đăng ký mã vạch. Lỗi này có thể do email không được nhập đúng, hoặc hệ thống của GS1 gặp sự cố. Nếu không nhận được email xác thực, người dùng nên kiểm tra trong mục thư rác hoặc thử lại việc đăng ký với một email khác. Trong trường hợp tài khoản GS1 gặp vấn đề, việc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của GS1 sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Cách khắc phục lỗi đăng ký mã số mã vạch
Chuẩn bị hồ sơ đúng, đối chiếu giấy tờ pháp lý
Để tránh các lỗi kỹ thuật khi đăng ký mã số mã vạch, việc chuẩn bị hồ sơ đúng cách là rất quan trọng. Người đăng ký cần đối chiếu giấy tờ pháp lý như giấy phép kinh doanh, hóa đơn VAT, và các chứng từ liên quan. Đảm bảo rằng mọi tài liệu được điền đầy đủ, chính xác và không có sự thiếu sót. Điều này không chỉ giúp hồ sơ được chấp nhận mà còn giảm thiểu rủi ro bị trả lại trong quá trình đăng ký.
Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật GS1 hoặc đơn vị dịch vụ
Khi gặp phải sự cố trong quá trình đăng ký mã số mã vạch online, liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của GS1 hoặc các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp là giải pháp hiệu quả. Họ có thể cung cấp hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ trong việc khắc phục các lỗi kỹ thuật. Các dịch vụ này còn có thể giúp giải quyết những vấn đề về tài khoản GS1, xác thực email, hoặc upload hồ sơ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Kinh nghiệm để không bị trả hồ sơ mã số mã vạch
Kiểm tra mã ngành, loại sản phẩm trước khi lập danh mục
Trước khi tiến hành đăng ký mã số mã vạch, việc kiểm tra mã ngành và loại sản phẩm là một trong những bước quan trọng giúp bạn tránh sai sót trong quá trình đăng ký. Mã ngành phải được lựa chọn đúng với lĩnh vực sản phẩm của bạn. Điều này không chỉ giúp hồ sơ của bạn chính xác mà còn tránh việc bị từ chối vì không khớp với quy định của cơ quan chức năng. Trước khi lập danh mục, hãy đảm bảo rằng tất cả các loại sản phẩm đều thuộc phạm vi mã ngành đã được quy định trong hệ thống của GS1 Việt Nam.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Đối chiếu chính xác thông tin trên Giấy phép kinh doanh
Một yếu tố quan trọng khác khi đăng ký mã số mã vạch là sự đối chiếu chính xác thông tin trên Giấy phép kinh doanh. Đảm bảo rằng tên doanh nghiệp, địa chỉ và ngành nghề kinh doanh trên Giấy phép khớp hoàn toàn với những thông tin bạn điền vào hồ sơ đăng ký mã số mã vạch. Sai sót trong việc ghi nhận thông tin này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, thậm chí gây khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục sau này. Việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp hồ sơ là rất cần thiết để giảm thiểu khả năng bị trả lại
Lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch không chỉ khiến quá trình xin cấp mã bị kéo dài, mà còn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tiếp thị, phân phối và xây dựng thương hiệu sản phẩm của doanh nghiệp. Khi hiểu rõ các lỗi phổ biến như sai biểu mẫu, không cập nhật thông tin pháp nhân, thiếu hồ sơ chứng minh sản phẩm và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cơ sở kinh doanh sẽ nâng cao tỷ lệ được cấp mã ngay từ lần nộp đầu tiên.
Nếu còn băn khoăn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch trọn gói, vừa đúng quy trình pháp lý vừa tiết kiệm thời gian.
