Làm hộ chiếu cần mang theo giấy tờ gì? Hướng dẫn chi tiết năm 2025
Làm hộ chiếu cần mang theo giấy tờ gì là câu hỏi quan trọng được nhiều người quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ xuất nhập cảnh. Việc chuẩn bị chính xác, đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp thủ tục nhanh chóng, suôn sẻ mà còn tránh mất thời gian đi lại nhiều lần. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn danh sách giấy tờ cần thiết khi làm hộ chiếu phổ thông và hộ chiếu phổ thông gắn chip, đồng thời chia sẻ các lưu ý quan trọng về giấy tờ tùy thân, ảnh thẻ và giấy xác nhận cư trú. Từ khóa phụ như “giấy tờ làm hộ chiếu,” “thủ tục làm hộ chiếu,” và “hướng dẫn làm hộ chiếu tại cơ quan xuất nhập cảnh” sẽ được khai thác chi tiết để bạn nắm rõ từng bước chuẩn bị.
Tại sao cần chuẩn bị đúng giấy tờ khi làm hộ chiếu?
Trường hợp bị từ chối tiếp nhận hồ sơ do thiếu giấy tờ
Việc chuẩn bị không đầy đủ hoặc sai sót giấy tờ khi xin cấp hộ chiếu là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý. Các lỗi thường gặp bao gồm:
Không có căn cước công dân (CCCD) hoặc CCCD hết hạn, sai thông tin.
Không mang bản gốc để đối chiếu, chỉ mang bản photocopy không công chứng.
Ảnh hộ chiếu sai quy chuẩn: phông nền không trắng, ảnh cũ hơn 6 tháng, đeo kính hoặc che mặt.
Sai mẫu tờ khai hoặc chưa ký tên đúng vị trí yêu cầu.
Khi thiếu một trong các giấy tờ nêu trên, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ, buộc người dân phải chuẩn bị lại và quay lại nộp sau. Điều này không chỉ mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến các kế hoạch xin visa, du lịch, học tập hoặc công tác ở nước ngoài.
Lợi ích khi chuẩn bị đúng, đủ hồ sơ ngay từ đầu
Chuẩn bị hồ sơ xin cấp hộ chiếu đầy đủ và chính xác ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đi lại. Những lợi ích cụ thể gồm:
Được tiếp nhận và xử lý hồ sơ ngay trong lần đầu tiên, tránh mất công chờ đợi hoặc bổ sung lại.
Rút ngắn thời gian trả kết quả: Với hồ sơ đầy đủ, quy trình cấp hộ chiếu diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Tránh nguy cơ bị sai thông tin trên hộ chiếu: Việc cung cấp giấy tờ đầy đủ và chính xác giúp cơ quan cấp hộ chiếu in đúng thông tin cá nhân.
Đảm bảo an toàn cho lịch trình: Đối với người cần hộ chiếu gấp để xin visa hoặc đi công tác, việc chuẩn bị đúng từ đầu là yếu tố sống còn.
Vì vậy, trước khi đến cơ quan chức năng, bạn nên tham khảo hướng dẫn mới nhất, kiểm tra kỹ giấy tờ cá nhân và ảnh thẻ để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Làm hộ chiếu lần đầu cần mang theo giấy tờ gì?
Giấy tờ cần thiết cho công dân từ 14 tuổi trở lên
Đối với người làm hộ chiếu lần đầu, đặc biệt là công dân từ 14 tuổi trở lên, việc chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định là bước quan trọng. Dưới đây là danh sách giấy tờ cần thiết:
Tờ khai xin cấp hộ chiếu phổ thông (mẫu X01):
Có thể điền online qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hoặc kê khai trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ.
Trường hợp khai online, bạn cần in tờ khai, ký tên và mang theo khi nộp.
Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND):
Bản gốc còn hiệu lực để đối chiếu thông tin.
Trường hợp có CCCD gắn chip sẽ rút ngắn thời gian xác minh.
Ảnh thẻ hộ chiếu 4x6cm:
Nền trắng, chụp rõ mặt, không đeo kính, không đội mũ.
Chụp trong vòng 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận tạm trú (nếu nơi nộp không trùng nơi thường trú).
Lệ phí: 200.000 đồng/lần (có thể thanh toán trực tiếp hoặc online nếu khai trên dịch vụ công).
Lưu ý: Nếu có hộ chiếu cũ (trường hợp mất hoặc cấp lại), cần nộp kèm giấy xác nhận mất hộ chiếu từ công an địa phương.
Quy định mới về CCCD gắn chip và ảnh hộ chiếu
Từ năm 2022 trở đi, việc sử dụng căn cước công dân gắn chip khi làm hộ chiếu mang lại nhiều thuận lợi:
Không cần nộp bản sao sổ hộ khẩu do thông tin đã đồng bộ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Rút ngắn thời gian xác minh, giảm khả năng bị trả hồ sơ vì sai lệch thông tin.
CCCD gắn chip có thể thay thế hộ chiếu trong một số giao dịch nội địa theo quy định mới.
Về ảnh hộ chiếu, Bộ Công an quy định:
Kích thước chuẩn là 4x6cm, nền trắng, không viền, không xử lý photoshop.
Gương mặt chiếm 70–80% ảnh, mắt nhìn thẳng, miệng khép, không cười lộ răng.
Không sử dụng ảnh scan, ảnh selfie hoặc ảnh đã chỉnh sửa quá mức.
Trẻ em dưới 14 tuổi cần chụp ảnh mới, rõ mặt, nếu làm hộ chiếu riêng.
Lưu ý bổ sung:
Nên chụp ảnh trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ để đảm bảo đúng quy chuẩn.
Ảnh sai quy định là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả về hoặc phải làm lại.
Chuẩn bị đầy đủ CCCD và ảnh đúng chuẩn không chỉ giúp bạn được tiếp nhận nhanh chóng mà còn đảm bảo quá trình xử lý hộ chiếu chính xác, tiết kiệm thời gian.
Làm hộ chiếu cho trẻ em cần mang theo giấy tờ gì?
Hồ sơ cho trẻ dưới 14 tuổi
Khi làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, người đại diện hợp pháp (bố/mẹ hoặc người giám hộ) là người đứng tên trong hồ sơ. Trẻ không cần có mặt khi nộp hồ sơ, nhưng thông tin và giấy tờ cần đầy đủ theo quy định.
Hồ sơ cần mang theo gồm:
Tờ khai xin cấp hộ chiếu (mẫu TK01): điền đầy đủ thông tin của trẻ và người đại diện, ký tên bởi bố/mẹ hoặc người giám hộ.
Giấy khai sinh của trẻ: bản sao công chứng hoặc trích lục hộ tịch có ghi rõ họ tên cha mẹ.
02 ảnh 4x6cm của trẻ: nền trắng, mặt nhìn thẳng, rõ nét, không đội mũ, không đeo kính màu.
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hạn của bố/mẹ: bản sao có công chứng + bản gốc để đối chiếu.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú của trẻ (nếu yêu cầu xác minh nơi cư trú).
Trường hợp bố hoặc mẹ là người nước ngoài, cần mang theo giấy xác nhận quốc tịch hoặc hộ chiếu để bổ sung thông tin.
Trường hợp người giám hộ đi làm thay
Nếu người không phải bố/mẹ của trẻ đi nộp hồ sơ làm hộ chiếu thì bắt buộc phải là người giám hộ hợp pháp. Trong trường hợp này, cần bổ sung các giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giám hộ.
Hồ sơ gồm:
Giấy ủy quyền có công chứng: do cha/mẹ của trẻ lập và ký xác nhận, cho phép người khác đi làm hộ chiếu thay.
Nếu không có ủy quyền mà là người giám hộ được pháp luật công nhận, cần nộp quyết định công nhận giám hộ hoặc giấy xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.
Bản sao công chứng giấy khai sinh của trẻ.
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người giám hộ hoặc người được ủy quyền.
Tờ khai mẫu TK01 được khai thông tin đầy đủ và ký bởi người đại diện hợp pháp.
Ảnh thẻ 4×6 của trẻ kèm theo tờ khai.
📌 Lưu ý: Khi nhận hộ chiếu, người làm thay cũng cần mang theo giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân nếu tiếp tục nhận thay.
Làm lại hộ chiếu bị mất hoặc hết hạn cần mang theo giấy tờ gì?
Hồ sơ khi mất hộ chiếu cũ
Nếu bạn bị mất hộ chiếu, bạn phải thực hiện thủ tục cấp lại tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh. Việc khai báo mất và chuẩn bị hồ sơ đúng là rất quan trọng để tránh sai sót hoặc từ chối cấp lại.
Hồ sơ cần mang theo gồm:
Tờ khai xin cấp hộ chiếu (mẫu TK01): điền rõ thông tin cá nhân, lý do xin cấp lại.
Đơn trình báo mất hộ chiếu: viết tay hoặc theo mẫu, nêu rõ nơi, thời gian bị mất và hoàn cảnh.
Biên bản tiếp nhận trình báo mất hộ chiếu của công an địa phương nơi cư trú hoặc của cơ quan nơi bạn báo mất.
Căn cước công dân/CMND: bản gốc để đối chiếu, bản sao công chứng để nộp kèm.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú (nếu yêu cầu xác minh).
02 ảnh 4x6cm nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng.
Lệ phí cấp lại hộ chiếu do mất là 400.000 VNĐ, thời gian xử lý khoảng 7–10 ngày làm việc.
Hồ sơ khi hộ chiếu hết hạn, hỏng hoặc thay đổi thông tin
Trường hợp hộ chiếu bị hết hạn, rách, mờ, bong tróc, hoặc cần đổi vì thay đổi thông tin cá nhân, người dân có thể làm lại với bộ hồ sơ đơn giản hơn so với trường hợp mất.
Hồ sơ cần mang theo gồm:
Tờ khai mẫu TK01: khai rõ lý do cấp lại là do hết hạn/hỏng/thay đổi thông tin.
Hộ chiếu cũ bản gốc: nộp lại để hủy hoặc thu hồi.
Căn cước công dân/CMND: bản gốc để đối chiếu và bản sao công chứng để nộp.
02 ảnh 4x6cm: nền trắng, mặt thẳng, không đeo kính hoặc mũ.
Giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin: ví dụ, nếu đổi họ tên, cần nộp kèm bản sao giấy khai sinh hoặc quyết định đổi tên từ cơ quan có thẩm quyền.
📌 Lưu ý: Trong trường hợp hộ chiếu vẫn còn hạn nhưng bị hư hỏng nặng (rách, bong lớp laminate, không nhận diện được ảnh), công an sẽ thu lại và cấp hộ chiếu mới.
Phí cấp lại cho các trường hợp trên là 200.000 VNĐ, tương tự như cấp hộ chiếu mới.
Mẫu tờ khai xin cấp hộ chiếu hiện hành và cách điền
Tờ khai xin cấp hộ chiếu là tài liệu quan trọng bắt buộc trong bộ hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông. Từ năm 2021 đến nay, mẫu tờ khai X01 là mẫu chuẩn đang được áp dụng trên toàn quốc, dùng cho cả nộp trực tiếp và online. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin giúp hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng, tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại.
Cách lấy mẫu tờ khai cấp hộ chiếu
Hiện nay, mẫu tờ khai hộ chiếu X01 có thể được lấy theo hai hình thức:
Tải online:
Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc website của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an.
Tìm và tải mẫu X01 (PDF) về để điền tay hoặc điền trực tuyến.
Nếu bạn đăng ký hộ chiếu online, hệ thống sẽ tự tạo biểu mẫu để bạn điền trực tiếp trong quá trình nộp hồ sơ.
Nhận trực tiếp:
Đến Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an TP. Cần Thơ để xin tờ khai giấy.
Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ hỗ trợ hướng dẫn điền mẫu đúng chuẩn nếu cần.
Lưu ý: Với trẻ em dưới 14 tuổi, sử dụng mẫu X01a và người giám hộ phải ký thay.
Hướng dẫn điền đúng và tránh sai sót thông tin
Khi điền tờ khai X01, cần chú ý:
Mục Họ tên, ngày sinh, giới tính: Ghi đúng như trên CMND/CCCD.
Nơi sinh, quê quán, quốc tịch: Ghi rõ, không viết tắt.
Thông tin người đại diện hợp pháp (nếu là trẻ em): Ghi đầy đủ họ tên, quan hệ và địa chỉ liên hệ.
Mục “Đề nghị cấp hộ chiếu”: Ghi rõ lý do (Cấp mới, Cấp lại do mất, do hết hạn…).
Chữ ký: Ký tên bằng bút mực xanh hoặc đen, không ký thay (trừ người giám hộ).
Ảnh dán: Dán 1 ảnh cỡ 4x6cm, nền trắng, rõ mặt.
Lỗi thường gặp:
Viết sai chính tả, ngày tháng bị lệch định dạng.
Kê khai thiếu mục như nơi cư trú hiện tại, số điện thoại liên hệ.
Không ký tên hoặc ký sai vị trí.
Ảnh hộ chiếu cần chuẩn bị như thế nào?
Ảnh hộ chiếu là yếu tố quan trọng trong hồ sơ xin cấp hộ chiếu. Việc chuẩn bị ảnh đúng tiêu chuẩn giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng và tránh bị trả lại. Dưới đây là các quy định cụ thể bạn cần nắm rõ:
- Kích thước ảnh:
Ảnh 4×6 cm (chiều rộng 4cm, chiều cao 6cm).
Ảnh phải chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
- Phông nền ảnh:
Nền trắng, không sử dụng nền xanh hay nền có họa tiết.
Phông nền trơn, không đổ bóng sau đầu hoặc vai.
- Yêu cầu về tư thế và trang phục:
Chụp thẳng mặt, đầu để trần, không đội mũ, không đeo kính màu.
Mặt biểu cảm trung tính, mắt nhìn thẳng.
Tóc không che tai hoặc che mắt.
Nên mặc áo sẫm màu, có cổ để ảnh rõ nét và chuyên nghiệp.
- Ảnh của trẻ em:
Trẻ nhỏ cần được chụp rõ mặt, không có người đỡ phía sau.
Nên dùng ghế cố định đầu hoặc nền vải trắng phía sau để đạt đúng tiêu chuẩn.
Không dùng ảnh trẻ em đang khóc, quay mặt nghiêng, hoặc có phụ kiện đầu.
Lưu ý thêm:
Ảnh cần in trên giấy ảnh bóng chuyên dụng, không dùng ảnh mờ, nhòe hoặc chụp bằng điện thoại không đủ độ phân giải.
Một số cơ sở tiếp nhận hộ chiếu còn hỗ trợ chụp ảnh tại chỗ, tuy nhiên nên chuẩn bị sẵn ảnh đạt chuẩn để chủ động và tiết kiệm thời gian.
Việc chuẩn bị ảnh đúng quy cách là bước nhỏ nhưng có vai trò quyết định để hồ sơ hộ chiếu được duyệt nhanh chóng, chính xác và không bị trì hoãn.
Những lỗi phổ biến về giấy tờ khi làm hộ chiếu và cách tránh
Khi làm hộ chiếu tại Cần Thơ, rất nhiều trường hợp bị trả hồ sơ do mắc phải những lỗi giấy tờ phổ biến. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách tránh:
Ảnh không đúng kích thước hoặc quy cách: Một số người vẫn nộp ảnh thẻ sai chuẩn (ví dụ: nền xanh, đeo kính, mặc đồng phục…). Theo quy định, ảnh phải là ảnh 4x6cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính, không đội mũ. Nếu nộp hồ sơ online hoặc qua bưu điện, cần đảm bảo ảnh thẻ điện tử đúng định dạng và kích cỡ cho phép.
Căn cước công dân bị mờ, bong tróc: Khi quét mã QR hoặc đối chiếu thông tin trên CCCD, nếu ảnh mờ hoặc chữ bị mài mòn, cơ quan tiếp nhận sẽ từ chối hồ sơ. Nên kiểm tra CCCD trước khi đi và đổi thẻ mới nếu đã cũ, hỏng.
Sai hoặc thiếu thông tin trên tờ khai: Việc khai sai họ tên, ngày sinh, địa chỉ thường trú… có thể khiến hồ sơ bị loại. Cần điền thông tin trùng khớp với giấy tờ gốc, kiểm tra lại kỹ trước khi in và nộp.
Không có bản sao giấy tờ cần thiết: Một số nơi yêu cầu bản sao để lưu hồ sơ, dù vẫn đối chiếu với bản gốc. Do đó, nên chuẩn bị sẵn ít nhất 1 bản sao của CCCD và các giấy tờ liên quan.
Câu hỏi thường gặp về giấy tờ khi làm hộ chiếu
Có cần photo giấy tờ khi làm hộ chiếu không?
Thông thường, khi nộp hồ sơ làm hộ chiếu tại Cần Thơ, người dân nên mang theo bản sao các giấy tờ như CCCD, giấy khai sinh (đối với trẻ em), sổ hộ khẩu nếu có. Dù một số cơ quan chỉ yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu, nhưng chuẩn bị sẵn bản sao sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị yêu cầu đi photo lại.
Có cần mang theo sổ hộ khẩu khi làm hộ chiếu không?
Hiện nay, sổ hộ khẩu giấy đã được thay thế bằng dữ liệu dân cư điện tử. Vì vậy, đa số trường hợp không bắt buộc mang theo sổ hộ khẩu khi làm hộ chiếu. Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký tạm trú hoặc thông tin cư trú chưa cập nhật đầy đủ, có thể được yêu cầu bổ sung thông tin địa chỉ, nên mang theo bản photo sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú để phòng trường hợp phát sinh.
Làm hộ chiếu cần mang theo giấy tờ gì không chỉ là việc chuẩn bị hồ sơ mà còn là bước đầu tiên để bạn mở rộng cánh cửa đi đến nhiều quốc gia trên thế giới. Khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo hướng dẫn, quá trình làm hộ chiếu tại các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ trở nên nhanh gọn và hiệu quả hơn. Đừng quên kiểm tra kỹ từng loại giấy tờ như CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, ảnh thẻ cũng như các giấy tờ bổ sung để tránh những phiền phức không đáng có. Hy vọng bài viết giúp bạn tự tin và chủ động hơn trong việc làm hộ chiếu, sẵn sàng cho những hành trình sắp tới.
