Kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z

Kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z là một trong những chủ đề được nhiều người khởi nghiệp quan tâm trong thời gian gần đây. Với sự phát triển mạnh mẽ của các hoạt động marketing, quảng bá thương hiệu, tổ chức sự kiện đang dần trở thành ngành nghề tiềm năng, hấp dẫn và đầy cơ hội. Tuy nhiên, để vận hành một công ty tổ chức sự kiện thành công, không chỉ cần sự sáng tạo và đam mê mà còn phải am hiểu sâu sắc các bước đi ban đầu. Từ việc chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, soạn thảo hồ sơ đăng ký kinh doanh, đến việc bổ sung ngành nghề, xin các loại giấy phép cần thiết,… đều là những bước không thể bỏ qua. Bên cạnh đó, xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, trang bị thiết bị kỹ thuật hiện đại, và lập kế hoạch truyền thông hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng. Đặc biệt, những kinh nghiệm thực tế trong quá trình tìm kiếm khách hàng, đấu thầu dự án, xử lý khủng hoảng,… sẽ là “vũ khí” giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ một cách hệ thống và dễ hiểu nhất toàn bộ kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z – từ khâu chuẩn bị pháp lý đến chiến lược vận hành. Nếu bạn đang có ý định dấn thân vào lĩnh vực sôi động này, đừng bỏ qua những thông tin hữu ích sắp được trình bày.

Tổng quan về kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z

Khởi nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đang là xu hướng được nhiều bạn trẻ lựa chọn nhờ tính sáng tạo, môi trường năng động và tiềm năng phát triển cao. Tuy nhiên, để thành công và hoạt động bền vững, việc nắm rõ kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z là điều vô cùng quan trọng.

Từ việc xác định mô hình hoạt động, đăng ký ngành nghề phù hợp, chuẩn bị nhân sự – vốn – địa điểm, đến xây dựng chiến lược marketing – mỗi bước đều đòi hỏi sự am hiểu cả về pháp lý lẫn nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Khác với việc làm freelancer sự kiện, việc mở công ty tổ chức sự kiện đồng nghĩa với việc bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn diện về kế hoạch, ngân sách, pháp lý và dịch vụ cung cấp.

Ngoài ra, với quy mô doanh nghiệp, bạn còn cần cân nhắc đến các yếu tố như: đối tác thiết bị, thuê ngoài nhân sự, bảo hiểm sự kiện, các điều khoản trong hợp đồng tổ chức,… Việc đầu tư nghiêm túc ngay từ đầu sẽ giúp bạn chiếm ưu thế trong thị trường kinh doanh ngành sự kiện đang cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay.

Cơ hội và tiềm năng phát triển ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Việt Nam hiện đang trở thành điểm đến lý tưởng cho các sự kiện văn hóa, nghệ thuật, giải trí và hội nghị quốc tế. Các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ liên tục tổ chức các lễ hội, sự kiện quảng bá thương hiệu, sản phẩm – tạo ra nhu cầu rất lớn cho ngành dịch vụ tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó, xu hướng doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng phổ biến, đặc biệt ở mảng sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương, hội thảo khách hàng,… Đây là lý do khiến lĩnh vực tổ chức sự kiện trở thành “mảnh đất màu mỡ” cho những ai có đam mê và năng lực triển khai ý tưởng sáng tạo.

Lý do nhiều startup chọn khởi nghiệp với công ty tổ chức sự kiện

Không cần đầu tư quá lớn như sản xuất hay công nghệ, việc mở công ty tổ chức sự kiện có thể bắt đầu với quy mô vừa và nhỏ, tận dụng mối quan hệ, kỹ năng điều phối và khả năng sáng tạo. Các startup sự kiện dễ dàng tiếp cận khách hàng thông qua mạng xã hội, truyền miệng và các chiến dịch quảng cáo linh hoạt.

Ngoài ra, chi phí vận hành ban đầu tương đối linh hoạt. Doanh nghiệp có thể thuê nhân sự theo thời vụ, hợp tác với bên cung cấp thiết bị, và chỉ cần không gian văn phòng vừa phải. Với sự bùng nổ các hoạt động quảng bá thương hiệu và truyền thông, cơ hội cho startup trong lĩnh vực này là rất rộng mở.

Điều kiện cần có để mở công ty tổ chức sự kiện theo quy định

Để khởi nghiệp thành công, ngoài ý tưởng và nhiệt huyết, bạn cần hiểu rõ các điều kiện kinh doanh sự kiện theo pháp luật Việt Nam. Một trong những kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z chính là chuẩn bị đầy đủ các yếu tố pháp lý, tài chính và nhân sự trước khi chính thức hoạt động.

Trước hết, bạn cần xác định đúng mã ngành tổ chức sự kiện, thông thường là mã ngành 8230 (Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại). Nếu có thêm dịch vụ phụ như âm thanh, ánh sáng, ăn uống, bạn cần đăng ký thêm các mã ngành phụ trợ liên quan.

Tiếp theo, việc chuẩn bị vốn, thuê mặt bằng, tuyển dụng đội ngũ sáng tạo, quản lý dự án và điều phối hiện trường là những yếu tố không thể thiếu. Một khởi đầu kỹ lưỡng sẽ giúp công ty của bạn nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường và xây dựng uy tín trong ngành.

Không yêu cầu giấy phép con nhưng phải đăng ký ngành nghề đúng

Ngành tổ chức sự kiện không thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện, vì vậy không cần giấy phép con để hoạt động. Tuy nhiên, bạn bắt buộc phải đăng ký ngành nghề đúng quy định khi thành lập công ty.

Cụ thể, mã ngành chính nên là 8230 – Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại. Nếu hoạt động đa dịch vụ, bạn nên thêm các mã ngành như:

9329: Hoạt động vui chơi giải trí khác

5621: Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên

7730: Cho thuê thiết bị sự kiện

Việc đăng ký đúng và đủ ngành nghề sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai các dịch vụ thực tế và tránh bị xử phạt do hoạt động sai phạm phạm vi đăng ký.

Chuẩn bị về vốn, địa điểm, nhân sự ban đầu

Dù không có mức vốn tối thiểu bắt buộc, nhưng để vận hành trơn tru, bạn nên chuẩn bị ít nhất 100 – 300 triệu đồng cho các chi phí ban đầu như thuê văn phòng, tuyển nhân sự, đầu tư website, marketing và vận hành dự án đầu tiên.

Địa điểm công ty không cần quá rộng nhưng nên có vị trí dễ tiếp cận khách hàng. Văn phòng nên có không gian làm việc nhóm, phòng họp nhỏ để tư vấn khách hàng hoặc ký hợp đồng.

Về nhân sự, bạn có thể bắt đầu với 3 – 5 người, bao gồm: quản lý dự án, thiết kế ý tưởng, điều phối sự kiện và nhân viên hành chính. Ngoài ra, nên thiết lập mạng lưới cộng tác viên sự kiện để phục vụ các dự án theo mùa vụ hoặc theo hợp đồng.

Kinh nghiệm lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp khi mở công ty tổ chức sự kiện

Ưu nhược điểm khi chọn công ty TNHH, công ty cổ phần trong ngành sự kiện

Công ty TNHH một/thành viên:

Ưu điểm: thủ tục thành lập đơn giản, dễ quản lý, vốn góp linh hoạt

Nhược điểm: hạn chế kêu gọi vốn đầu tư, khó mở rộng quy mô lớn

Công ty cổ phần:

Ưu điểm: dễ huy động vốn, phát triển quy mô lớn, minh bạch tài chính

Nhược điểm: quản lý phức tạp, quy định khắt khe hơn về cổ đông và báo cáo

Gợi ý lựa chọn loại hình phù hợp theo quy mô và định hướng phát triển

Doanh nghiệp nhỏ/mới khởi nghiệp → nên chọn Công ty TNHH

Doanh nghiệp hướng đến việc hợp tác nhiều đối tác, mở rộng thị trường, đầu tư dài hạn → nên chọn Công ty cổ phần

Lưu ý: có thể thay đổi loại hình doanh nghiệp trong quá trình hoạt động khi phù hợp

Thủ tục và quy trình thành lập công ty tổ chức sự kiện từ A-Z

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh và nộp tại Sở KH&ĐT

Hồ sơ gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Điều lệ công ty

Danh sách thành viên/cổ đông

Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện

Hợp đồng thuê địa điểm trụ sở

Nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính

Nhận giấy phép, khắc dấu, công bố thông tin doanh nghiệp

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau 3–5 ngày làm việc

Khắc dấu tròn doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu qua Cổng thông tin quốc gia

Công bố thông tin doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép

Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký thuế ban đầu, nộp tờ khai thuế môn bài

Mã ngành nghề tổ chức sự kiện cần đăng ký khi thành lập công ty

Khi thành lập công ty tổ chức sự kiện, việc lựa chọn đúng mã ngành nghề là bước cực kỳ quan trọng giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh được pháp luật công nhận và thuận tiện trong các thủ tục cấp phép liên quan. Theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện không có mã ngành riêng biệt, tuy nhiên vẫn có thể đăng ký thông qua các mã ngành liên quan, phù hợp về bản chất hoạt động.

Trong đó, mã ngành 8230 là mã chính, cùng với các mã bổ trợ như 7420 (quay phim, chụp ảnh), 7730 (cho thuê thiết bị), 7410 (thiết kế sân khấu, trang trí) nên được đăng ký kèm để đảm bảo toàn diện dịch vụ.

Mã ngành chính: tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại (8230)

Mã ngành 8230 – Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại – là mã ngành phù hợp nhất cho các công ty tổ chức sự kiện. Nội dung ngành bao gồm:

Tổ chức hội chợ, hội thảo, triển lãm, chương trình giới thiệu sản phẩm.

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện doanh nghiệp, hội nghị khách hàng.

Dù không ghi rõ từ “sự kiện”, nhưng mã ngành 8230 vẫn được Sở KH&ĐT chấp thuận khi doanh nghiệp đăng ký hoạt động tổ chức sự kiện. Đây là mã ngành phổ biến, áp dụng cho hầu hết các công ty trong lĩnh vực event tại Việt Nam.

Các mã ngành bổ trợ: quay phim, cho thuê thiết bị, thiết kế sân khấu

Để cung cấp dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp nên đăng ký thêm các mã ngành bổ trợ:

Mã ngành 7420 – Hoạt động nhiếp ảnh: dùng cho quay phim, chụp ảnh sự kiện, livestream.

Mã ngành 7730 – Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác: dùng cho thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng, sân khấu.

Mã ngành 7410 – Hoạt động thiết kế chuyên dụng: dùng cho thiết kế sân khấu, thi công mô hình, dàn dựng sự kiện.

Việc đăng ký các mã ngành này không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động hợp pháp mà còn hỗ trợ xuất hóa đơn đúng dịch vụ cung cấp, thuận lợi trong quản lý thuế và đấu thầu sự kiện lớn.

Kinh nghiệm quản lý, vận hành công ty tổ chức sự kiện hiệu quả

Để điều hành công ty tổ chức sự kiện hiệu quả, người quản lý không chỉ cần am hiểu thị trường mà còn phải biết xây dựng quy trình, tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Trong môi trường cạnh tranh cao, doanh nghiệp nào có tổ chức bài bản, quản trị tốt sẽ chiếm ưu thế rõ rệt.

Hai yếu tố then chốt giúp công ty event hoạt động hiệu quả là: đội ngũ nhân sự phù hợp và quy trình làm việc rõ ràng.

Tuyển chọn nhân sự phù hợp, đào tạo kỹ năng tổ chức

Ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi nhân sự phải năng động, sáng tạo, làm việc dưới áp lực cao và có khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Một số vị trí quan trọng cần được tuyển đúng và đào tạo kỹ như:

Event planner (người lên kế hoạch chương trình).

Event coordinator (người điều phối tại hiện trường).

Kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, thiết kế sân khấu, nhân viên trang trí, thi công.

Doanh nghiệp nên đầu tư vào đào tạo nội bộ, mời chuyên gia chia sẻ kinh nghiệm, hoặc tổ chức các buổi diễn tập sự kiện mẫu để nâng cao kỹ năng thực tế cho nhân viên.

Thiết lập quy trình làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng

Một trong những yếu tố tạo nên uy tín và hiệu quả của công ty tổ chức sự kiện là có quy trình làm việc rõ ràng và chuẩn hóa từ A–Z:

Giai đoạn chuẩn bị: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát địa điểm, xây dựng proposal.

Giai đoạn thực hiện: lên timeline chi tiết, phân công nhiệm vụ, chạy chương trình thử.

Giai đoạn hậu kỳ: đánh giá sự kiện, nghiệm thu, thanh toán và chăm sóc khách hàng sau sự kiện.

Ngoài ra, công ty cần sử dụng các phần mềm quản lý dự án, CRM để tối ưu hiệu suất, tránh thiếu sót và quản lý tiến độ sự kiện hiệu quả hơn.

Chiến lược marketing và xây dựng thương hiệu công ty tổ chức sự kiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, marketing ngành sự kiện đóng vai trò sống còn trong việc thu hút khách hàng và xây dựng dấu ấn thương hiệu. Không chỉ dừng lại ở việc quảng cáo dịch vụ, chiến lược marketing hiệu quả còn phải truyền tải được giá trị cốt lõi, phong cách tổ chức, và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Để xây dựng thương hiệu sự kiện, doanh nghiệp cần xác định tệp khách hàng mục tiêu rõ ràng, lựa chọn phong cách truyền thông phù hợp (sáng tạo – trang trọng – trẻ trung…), đồng thời kết hợp các kênh tiếp thị như mạng xã hội, email marketing, video giới thiệu dự án, và quảng cáo trả phí. Các chiến dịch nên được triển khai theo chủ đề, thời vụ hoặc theo sự kiện lớn để tăng khả năng tiếp cận đúng đối tượng.

Xây dựng website, portfolio và chiến dịch quảng bá dịch vụ

Một website chuyên nghiệp là “bộ mặt” quan trọng của công ty tổ chức sự kiện. Trên đó cần tích hợp portfolio các sự kiện đã thực hiện, dịch vụ cung cấp, bảng giá tham khảo, thông tin liên hệ, phản hồi từ khách hàng… Bên cạnh đó, nên đầu tư vào chiến dịch quảng bá bằng hình ảnh và video thực tế, đăng tải trên Facebook, TikTok, Instagram và YouTube để tạo độ tin cậy và tăng nhận diện thương hiệu.

Ngoài ra, sử dụng SEO và Google Ads để tối ưu hiển thị khi khách hàng tìm kiếm các từ khóa liên quan đến sự kiện cũng là một cách hiệu quả để tiếp cận thị trường mục tiêu.

Kết nối đối tác – nhà cung cấp – khách hàng tiềm năng

Đối với ngành sự kiện, mạng lưới mối quan hệ chính là tài sản quý giá. Hãy chủ động thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp âm thanh – ánh sáng, thiết bị, nhân sự sự kiện, đơn vị truyền thông, địa điểm tổ chức… để đảm bảo luôn có giải pháp linh hoạt và tối ưu chi phí cho khách hàng.

Ngoài ra, việc tham gia các hội chợ, triển lãm, sự kiện cộng đồng hoặc các nhóm ngành nghề trên mạng xã hội sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách tự nhiên và có độ tin cậy cao hơn.

Câu hỏi thường gặp về kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z

Khi tìm hiểu kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z, nhiều người thường lo lắng không biết mở công ty sự kiện có khó không. Thực tế, việc mở công ty không quá phức tạp về thủ tục nếu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định. Quan trọng là cần có định hướng rõ ràng về mô hình kinh doanh, dịch vụ cung cấp và chiến lược xây dựng thương hiệu lâu dài.

Về thủ tục mở công ty dịch vụ, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, CMND/CCCD của người đại diện, thông tin địa chỉ trụ sở, ngành nghề đăng ký… Sau khi nộp tại Sở KHĐT, sẽ được cấp giấy phép trong khoảng 3–5 ngày làm việc. Ngoài ra, cần thực hiện các bước tiếp theo như khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế…

Mở công ty sự kiện cần bao nhiêu vốn? Có cần kinh nghiệm không?

Không có mức vốn cố định bắt buộc, tuy nhiên để vận hành một công ty tổ chức sự kiện cơ bản, bạn nên chuẩn bị ít nhất từ 50–100 triệu đồng cho các chi phí ban đầu như: thành lập doanh nghiệp, quảng bá, thuê thiết bị, thuê kho bãi, nhân sự, marketing… Nếu chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức nhỏ lẻ và thuê ngoài toàn bộ, số vốn có thể linh hoạt hơn.

Về kinh nghiệm, tuy không bắt buộc, nhưng có nền tảng chuyên môn hoặc từng làm trong ngành sự kiện sẽ giúp bạn xây dựng quy trình làm việc bài bản, dự trù rủi ro tốt hơn và dễ dàng tạo dựng uy tín ban đầu.

Có thể đăng ký địa chỉ công ty tại nhà riêng không?

Hoàn toàn có thể. Luật hiện hành cho phép sử dụng nhà riêng làm địa chỉ đăng ký trụ sở doanh nghiệp, miễn là địa điểm này không vi phạm quy định cấm như nhà chung cư (không có chức năng thương mại). Đây là lựa chọn phù hợp cho các công ty mới thành lập, tiết kiệm chi phí thuê văn phòng. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo địa chỉ rõ ràng, hợp lệ về pháp lý, thuận tiện trong việc nhận giấy tờ và làm việc với đối tác.

Kết luận: Mở công ty tổ chức sự kiện không khó nếu có chiến lược rõ ràng và tuân thủ đúng quy định pháp luật

Kinh doanh tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành có tiềm năng phát triển mạnh tại Việt Nam, đặc biệt là trong bối cảnh nhu cầu quảng bá thương hiệu và trải nghiệm khách hàng ngày càng gia tăng. Thực tế, kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z cho thấy, thành công sẽ không quá khó khăn nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ càng về cả chiến lược kinh doanh lẫn việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Để thành lập công ty sự kiện đúng luật, bạn cần nghiên cứu kỹ các quy định pháp lý như đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp, hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, xin các giấy phép liên quan như giấy phép quảng cáo, đảm bảo đầy đủ điều kiện về nhân sự và cơ sở vật chất. Đây chính là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động kinh doanh lâu dài, tránh những rắc rối về mặt pháp lý sau này.

Bên cạnh đó, việc hoạch định chiến lược cụ thể khi khởi nghiệp ngành dịch vụ sẽ giúp bạn xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu, xây dựng thương hiệu, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, tạo sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Với sự chuẩn bị chu đáo về cả pháp lý lẫn kế hoạch kinh doanh, việc mở công ty tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ mang lại nhiều cơ hội thành công và phát triển bền vững.

Kinh nghiệm mở công ty tổ chức sự kiện từ A-Z không chỉ giúp bạn chuẩn bị tốt về mặt pháp lý mà còn định hình tư duy chiến lược để phát triển lâu dài trong lĩnh vực này. Từ quá trình lựa chọn loại hình doanh nghiệp, hoàn thiện hồ sơ pháp lý, đến việc xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng, mỗi bước đều đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp và quyết đoán. Việc đầu tư vào nhân lực chất lượng, công nghệ hỗ trợ, cũng như không ngừng cập nhật xu hướng thị trường sẽ giúp công ty bạn nổi bật giữa hàng trăm đối thủ. Dù hành trình khởi nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện không hề dễ dàng, nhưng với định hướng rõ ràng và những kinh nghiệm được đúc kết trong bài viết này, bạn hoàn toàn có thể tự tin bắt đầu. Hãy biến đam mê sáng tạo thành lợi thế cạnh tranh và từng bước xây dựng thương hiệu riêng cho mình. Chúc bạn thành công trên con đường khởi nghiệp với ngành tổ chức sự kiện!