Kế toán hộ kinh doanh ăn uống: hướng dẫn quan trọng cho chủ quán nhỏ

Kế toán hộ kinh doanh ăn uống là vấn đề được rất nhiều chủ quán ăn, quán nhậu, quán cà phê, quán giải khát và các mô hình kinh doanh ẩm thực quan tâm. Dù không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh ăn uống vẫn phải thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, quản lý doanh thu, chi phí và tuân thủ quy định về hóa đơn, sổ sách. Đặc biệt, đây là nhóm kinh doanh dễ bị cơ quan thuế kiểm tra vì doanh thu thực tế thường cao, dễ phát sinh chênh lệch. Việc hiểu đúng cách tính thuế GTGT, TNCN, lệ phí môn bài và các yêu cầu kế toán giúp hộ kinh doanh tránh vi phạm, tối ưu chi phí và vận hành hoạt động hiệu quả hơn.

Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh ăn uống: hướng dẫn quan trọng

Hộ kinh doanh ăn uống (quán cơm, bún phở, quán nhậu, đồ ăn vặt, cà phê…) thường có doanh thu tiền mặt lớn, số lượng giao dịch nhiều mỗi ngày, nhưng lại ít khi có bộ phận kế toán riêng như doanh nghiệp. Phần lớn chủ hộ tự ghi chép hoặc “ước lượng” doanh thu, dẫn đến chênh lệch số liệu so với thực tế và so với cơ quan thuế.

Kế toán cho hộ kinh doanh ăn uống không chỉ là ghi lại tiền vào – tiền ra, mà còn là cách để kiểm soát chi phí nguyên liệu, nhân công, điện nước, khấu hao dụng cụ, từ đó biết được lãi lỗ thật. Nếu không có hệ thống theo dõi, chủ quán dễ rơi vào tình trạng “bán rất đông nhưng vẫn không thấy tiền”, khó giải thích doanh thu khi cơ quan thuế kiểm tra, và dễ bị ấn định thuế cao.

Hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh ăn uống vì vậy cần tập trung vào những nội dung rất thực tế: cách ghi chép đơn giản nhưng đầy đủ, phân loại chi phí phù hợp, lưu giữ hóa đơn mua hàng, hóa đơn đầu vào, cũng như hiểu rõ nghĩa vụ thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN, thuế môn bài… để vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu được số thuế phải nộp trong khuôn khổ cho phép.

Đặc thù của hộ kinh doanh ăn uống so với ngành nghề khác

Hộ kinh doanh ăn uống có một số đặc thù kế toán nổi bật so với các ngành khác. Thứ nhất, doanh thu chủ yếu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản nhỏ lẻ, phát sinh liên tục theo từng món bán ra, nên nếu không có sổ sách hoặc phần mềm hỗ trợ, việc tổng hợp doanh thu cuối ngày rất dễ sai lệch.

Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu (thịt, cá, rau, gia vị, gas, đá, ly cốc…) mang tính tiêu hao nhanh, khó kiểm soát nếu không theo dõi tồn kho, định lượng món ăn. Chỉ cần thất thoát nhỏ hoặc định lượng không chặt là lợi nhuận bị “bào mòn” mà chủ hộ khó phát hiện.

Thứ ba, hoạt động ăn uống liên quan trực tiếp đến an toàn thực phẩm, nên ngoài thuế, hộ còn chịu sự quản lý của cơ quan y tế, quản lý thị trường… Việc lưu giữ hóa đơn, chứng từ, phiếu kiểm nghiệm, giấy tờ pháp lý đầy đủ vừa là yêu cầu pháp luật, vừa giúp hộ tạo uy tín khi mở rộng quy mô, vào trung tâm thương mại hoặc bán qua ứng dụng giao đồ ăn.

Vai trò của kế toán trong hộ kinh doanh ăn uống

Trong hộ kinh doanh ăn uống, kế toán giữ vai trò “bản đồ tài chính” cho chủ quán. Thông qua sổ doanh thu, bảng chi phí nguyên liệu, bảng lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, điện nước…, chủ hộ nhìn được bức tranh lãi lỗ từng tháng, từng mùa cao điểm – thấp điểm để điều chỉnh giá bán, combo món, chương trình khuyến mãi.

Kế toán còn là công cụ giúp chủ hộ chuẩn bị tốt khi làm việc với cơ quan thuế: có số liệu doanh thu, chi phí rõ ràng, giải trình được mức thuế khoán, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế quá cao so với thực tế kinh doanh.

Ngoài ra, nếu hộ có định hướng phát triển lên doanh nghiệp hoặc mở thêm chi nhánh, hệ thống kế toán ban đầu sẽ là nền tảng dữ liệu quan trọng để xây dựng kế hoạch mở rộng, tính toán dòng tiền, khả năng hoàn vốn, và làm việc với ngân hàng khi cần vay vốn kinh doanh.

Căn cứ pháp lý và nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh ăn uống

Hộ kinh doanh ăn uống hoạt động theo mô hình hộ kinh doanh cá thể, chịu sự điều chỉnh của pháp luật về đăng ký kinh doanh, thuế và quản lý hộ kinh doanh. Về tổng thể, hộ phải đăng ký hộ kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện, đăng ký mã số thuế và thực hiện các nghĩa vụ về thuế, phí theo quy định.

Doanh thu từ hoạt động ăn uống thường thuộc nhóm dịch vụ, chịu thuế khoán hoặc kê khai tùy quy mô. Với hộ nhỏ lẻ, cơ quan thuế thường ấn định doanh thu và mức thuế khoán (thuế GTGT, thuế TNCN) hằng năm, căn cứ vào quy mô quán, vị trí, lượng khách dự kiến. Hộ có trách nhiệm nộp thuế môn bài đầu năm hoặc khi mới ra kinh doanh, đồng thời nộp các khoản thuế khoán theo thông báo.

Về an toàn thực phẩm, hộ kinh doanh ăn uống còn phải thực hiện các thủ tục về giấy phép an toàn thực phẩm, khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, tập huấn kiến thức ATTP… Những chi phí này cũng nên được phản ánh vào sổ sách để nhìn đúng chi phí hoạt động.

Nắm rõ căn cứ pháp lý và nghĩa vụ thuế giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro như: bị truy thu thuế nhiều năm, bị phạt do không nộp thuế môn bài, bị áp mức thuế khoán quá cao vì không có số liệu chứng minh doanh thu thực tế. Đồng thời, nếu hộ mở rộng quy mô, chuyển sang mô hình doanh nghiệp, phần lịch sử tuân thủ thuế tốt cũng sẽ là điểm cộng khi làm việc với ngân hàng, đối tác, chủ mặt bằng.

Quy định về hộ kinh doanh cá thể trong lĩnh vực ăn uống

Hộ kinh doanh cá thể trong lĩnh vực ăn uống do một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân trong gia đình đứng tên đăng ký, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Quy định chung yêu cầu hộ chỉ được đăng ký một địa điểm kinh doanh, một người đại diện, và không sử dụng quá số lao động theo ngưỡng của pháp luật (nếu vượt, nên chuyển sang doanh nghiệp).

Trong lĩnh vực ăn uống, ngoài giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ thường phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (trừ một số trường hợp rất nhỏ lẻ, bán hàng rong, quy mô nhỏ theo quy định riêng). Cơ quan quản lý thị trường, y tế, chính quyền địa phương có quyền kiểm tra việc chấp hành quy định về niêm yết giá, vệ sinh môi trường, hóa đơn chứng từ, nguồn gốc thực phẩm.

Do đó, ngay từ đầu, chủ hộ cần xây dựng thói quen lưu giữ hợp đồng thuê mặt bằng, hóa đơn mua nguyên liệu, giấy tờ pháp lý, để vừa tiện cho kế toán, vừa giảm rủi ro khi thanh kiểm tra.

Các loại thuế hộ kinh doanh ăn uống phải nộp (thuế khoán, GTGT, TNCN, môn bài)

Hộ kinh doanh ăn uống thường phải quan tâm tới 4 nhóm thuế, phí chính:

Thuế môn bài: nộp theo bậc dựa trên doanh thu/năng lực kinh doanh hoặc vốn đăng ký, thường nộp 1 lần/năm. Hộ mới thành lập cần lưu ý thời hạn nộp để tránh bị phạt chậm nộp.

Thuế khoán: với nhiều hộ ăn uống, cơ quan thuế căn cứ quy mô quán, vị trí, lượng khách để ấn định doanh thu khoán và mức thuế GTGT, TNCN tương ứng. Hộ có thể làm việc lại với cơ quan thuế nếu cho rằng doanh thu khoán không phù hợp, nhưng phải có số liệu kế toán để chứng minh.

Thuế GTGT, thuế TNCN: nếu hộ thuộc diện nộp theo phương pháp khoán, hai sắc thuế này được gộp trong số thuế khoán hằng tháng/quý. Với hộ có quy mô lớn, có thể phải thực hiện kê khai thuế đầy đủ giống doanh nghiệp.

Các khoản khác: lệ phí liên quan, tiền phạt nếu chậm nộp, sai sót kê khai…

Kế toán hộ kinh doanh ăn uống cần theo dõi doanh thu thực tế, so sánh với doanh thu khoán để chủ hộ có căn cứ thương lượng mức khoán hợp lý, hạn chế việc phải “chịu thuế” trên doanh thu cao hơn thực tế, đồng thời luôn tuân thủ thời hạn nộp để tránh phát sinh tiền phạt và tiền chậm nộp không đáng có.

Xác định doanh thu trong kế toán hộ kinh doanh ăn uống

Việc xác định doanh thu chính xác là nền tảng quan trọng nhất trong kế toán cho hộ kinh doanh ăn uống, bởi đây là cơ sở để tính toán lợi nhuận, kiểm soát chi phí và làm căn cứ kê khai thuế theo quy định. Trong mô hình kinh doanh ăn uống, doanh thu thường đến từ nhiều kênh khác nhau như bán tại chỗ, mang đi, ship online hoặc các đơn tiệc đặt trước. Nếu không có phương pháp ghi nhận rõ ràng theo từng ca, từng ngày, chủ quán rất dễ thất thoát tiền mặt, ghi nhận thiếu – thừa hóa đơn hoặc không khớp số liệu bán hàng với tồn kho thực tế.

Ngoài ra, mỗi nguồn doanh thu có đặc điểm hạch toán khác nhau: doanh thu tại quán cần khớp với phiếu order và ca bán hàng; doanh thu ship cần đối chiếu với ứng dụng giao hàng (Grab, ShopeeFood…); doanh thu tiệc đặt trước phải tách bạch tiền cọc và tiền thanh toán khi hoàn tất. Do đó, hộ kinh doanh ăn uống cần thiết lập quy trình ghi nhận minh bạch, có bảng tổng hợp doanh thu hằng ngày và định kỳ đối chiếu với tồn kho – chi phí. Đây cũng là cơ sở quan trọng để làm việc với cơ quan thuế khi cần giải trình.

Dưới đây là từng nhóm nội dung chi tiết:

Các nguồn doanh thu: bán tại chỗ, mang đi, ship online, tiệc đặt trước

Doanh thu của hộ kinh doanh ăn uống thường được chia thành bốn nhóm chính. Bán tại chỗ là nguồn doanh thu phổ biến nhất, phát sinh từ khách dùng bữa trực tiếp tại quán; số liệu phải khớp với phiếu order, POS hoặc sổ ghi món. Doanh thu mang đi gồm khách đến mua trực tiếp nhưng không ngồi lại, cần tách riêng để đánh giá hiệu quả theo từng mô hình phục vụ. Doanh thu ship online đến từ ứng dụng giao hàng như GrabFood, ShopeeFood, Baemin; với nhóm này, chủ quán phải đối chiếu giữa doanh thu thực bán và sao kê của app sau khi trừ chiết khấu, phí hoa hồng. Cuối cùng là doanh thu từ tiệc đặt trước, thường phát sinh khi quán nhận các mâm cỗ, tiệc gia đình, tiệc công ty; khoản này phải tách riêng tiền đặt cọc và tiền thanh toán cuối cùng. Việc phân loại đúng 4 nhóm doanh thu giúp chủ quán kiểm soát dòng tiền, đánh giá hiệu quả từng kênh và tối ưu chiến lược kinh doanh.

Cách ghi nhận doanh thu theo ngày, theo ca, theo hóa đơn

Để quản lý doanh thu chặt chẽ, hộ kinh doanh cần thực hiện ghi nhận theo ba cấp độ: theo ngày, theo ca và theo hóa đơn.

Ghi nhận theo ca: mỗi ca bán hàng (sáng – trưa – tối) phải có một nhân sự chịu trách nhiệm tổng kết doanh thu, kiểm đếm tiền mặt và đối chiếu với số lượng món bán ra.

Ghi nhận theo ngày: cuối ngày, chủ quán hoặc kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ doanh thu từ các ca, đối chiếu với POS, sổ bán hàng và ứng dụng giao hàng.

Ghi nhận theo hóa đơn: với từng giao dịch, quán phải có phiếu order hoặc hóa đơn tương ứng. Trường hợp xuất hóa đơn điện tử, cần lưu theo thứ tự để phục vụ kê khai thuế.

Cách ghi nhận nhiều tầng như trên giúp hạn chế thất thoát, đảm bảo minh bạch doanh thu và tạo nguồn dữ liệu chính xác để lập báo cáo tài chính nội bộ.

Ví dụ minh họa bảng ghi doanh thu cho quán ăn nhỏ

Ví dụ bảng ghi doanh thu một ngày:

Ca bán  Doanh thu tại chỗ        Mang đi            Ship app           Tiệc đặt trước Tổng ca

Ca sáng 1.200.000         350.000             420.000             0          1.970.000

Ca trưa 2.500.000         600.000             780.000             3.000.000         6.880.000

Ca tối 3.200.000         550.000             1.050.000         0          4.800.000

Tổng doanh thu ngày: 13.650.000 đồng.

Quản lý chi phí trong kế toán hộ kinh doanh ăn uống

Quản lý chi phí là nhiệm vụ sống còn đối với hộ kinh doanh ăn uống, bởi tỷ suất lợi nhuận ngành F&B thường không cao, dễ bị bào mòn bởi giá nguyên liệu, chiết khấu app, điện nước, nhân công hoặc hao hụt bếp. Nếu không kiểm soát chi phí theo từng nhóm và theo từng ngày, chủ quán rất dễ mất cân đối dòng tiền, dẫn đến không biết lãi – lỗ thực tế.

Chi phí trong mô hình ăn uống được chia thành ba nhóm chính: chi phí nguyên vật liệu (thực phẩm, gia vị, bao bì), chi phí nhân công (bếp, phục vụ, phụ quán) và chi phí cố định – chi phí khác (mặt bằng, điện nước, khấu hao thiết bị, gas, marketing…). Mỗi nhóm chi phí cần có phương pháp ghi nhận rõ ràng để làm căn cứ tính giá vốn và lập báo cáo định kỳ.

Dưới đây là từng nhóm chi tiết:

Chi phí nguyên vật liệu: thực phẩm tươi sống, gia vị, đồ uống

Đây là nhóm chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất, thường từ 35%–50% doanh thu tùy mô hình quán. Hộ kinh doanh phải ghi nhận đầy đủ các khoản mua như thịt, cá, rau củ, gia vị, mì – bún – phở, nước uống, đá viên, bao bì mang đi… Khi nhập hàng, cần có phiếu nhập, giá mua, số lượng và ngày sử dụng để tính đúng giá vốn và tránh hao hụt. Đối với thực phẩm tươi sống, cần theo dõi tồn kho đầu ngày – nhập trong ngày – tồn cuối ngày để xác định lượng tiêu hao hợp lý. Gia vị và nguyên liệu phụ nên kiểm kê theo tuần hoặc theo ca đối với quán đông khách. Việc quản lý chặt chi phí nguyên vật liệu giúp quán hạn chế thất thoát do chế biến sai định lượng, hỏng hàng hoặc mua hàng không có kiểm soát.

Chi phí nhân công: lương bếp, phục vụ, phụ quán, ca làm

Chi phí nhân công bao gồm lương đầu bếp, phụ bếp, phục vụ, thu ngân, phụ quán và nhân viên giao hàng nội bộ (nếu có). Với hộ kinh doanh F&B, lương thường được chia theo tháng hoặc theo ca. Chủ quán cần lập bảng phân ca rõ ràng, ghi nhận thời gian làm việc, thưởng – phạt và tiền tăng ca. Ngoài tiền lương, cần tính thêm các khoản chi khác như bữa ăn nhân viên, đồng phục, phụ cấp gửi xe hoặc thưởng năng suất. Nếu quản lý không rõ ràng, chi phí nhân công dễ tăng vượt kiểm soát, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, quán nên có bảng chấm công và tổng hợp lương minh bạch để đảm bảo hiệu quả vận hành.

Chi phí cố định và chi phí khác: mặt bằng, điện nước, gas, marketing

Chi phí cố định bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện – nước, wifi, gas, khấu hao máy móc (bếp, tủ lạnh, quạt, máy POS), chi phí vệ sinh, rác thải. Đây là nhóm chi phí ít thay đổi nhưng lại chiếm tỷ trọng đáng kể, đặc biệt với quán đặt ở vị trí trung tâm. Ngoài ra, quán còn có các chi phí khác như marketing online, chạy quảng cáo, thiết kế menu, in ấn, combo khuyến mãi, chiết khấu ứng dụng giao hàng… Các khoản này cần được theo dõi theo tháng để chủ quán biết được điểm hòa vốn và kiểm soát dòng tiền. Khi quản lý tốt chi phí cố định và chi phí khác, hộ kinh doanh sẽ duy trì hoạt động ổn định, giảm rủi ro thua lỗ trong mùa thấp điểm.

Quản lý kho và giá vốn trong hộ kinh doanh ăn uống

Đặc thù tồn kho ngành ăn uống: hàng dễ hỏng, hạn sử dụng ngắn

Trong ngành ăn uống, tồn kho chủ yếu là thực phẩm tươi sống, rau củ, thịt cá, gia vị, đồ uống… nên luôn đối mặt rủi ro hư hỏng, hết hạn, hao hụt trong chế biến. Khác với hàng tạp hóa, nguyên liệu F&B khó bảo quản lâu, dễ biến chất nếu bảo quản sai nhiệt độ, độ ẩm, quy trình. Vì vậy, hộ kinh doanh ăn uống thường phải nhập hàng theo ngày hoặc theo 2–3 ngày, số lượng vừa đủ theo doanh thu dự kiến, hạn chế “ôm” tồn kho lớn.

Ngoài ra, nhiều nguyên liệu sau khi sơ chế (rửa, cắt, ướp) sẽ giảm trọng lượng, nếu không chuẩn hóa định lượng sẽ rất khó kiểm soát giá vốn. Tồn kho ngành ăn uống cũng mang tính “ẩn” khá cao: một nguyên liệu dùng cho nhiều món, dễ bị thất thoát nếu không quản lý chặt. Do đó, kế toán – chủ quán cần ưu tiên nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO), dán nhãn ngày nhập – hạn dùng, bố trí kho mát, kho đông hợp lý và có thói quen kiểm kê nhanh mỗi ngày.

Cách theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu đơn giản

Với hộ kinh doanh nhỏ, không nhất thiết phải dùng phần mềm phức tạp, có thể bắt đầu bằng một file Excel hoặc sổ tay theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng nguyên liệu chính. Mỗi dòng là một mặt hàng (gạo, thịt bò, thịt heo, rau xà lách, tương ớt…), kèm các cột: tồn đầu kỳ, số lượng nhập trong ngày, số lượng xuất dùng cho chế biến, hao hụt cho phép và tồn cuối ngày.

Mỗi lần mua hàng, ghi ngay vào cột “nhập”; cuối ca hoặc cuối ngày, căn cứ số suất bán ra và định lượng món để ước lượng “xuất”. Cuối ngày kiểm đếm thực tế tại kho để đối chiếu với tồn sổ, nếu chênh lệch phải ghi nhận nguyên nhân (đổ vỡ, hư hỏng, nấu thử, cho tặng…). Việc này giúp chủ quán nhìn nhanh nguyên liệu nào sắp hết, nguyên liệu nào tồn quá lâu để điều chỉnh kế hoạch mua hàng và menu.

Xác định giá vốn món ăn để tính lãi gộp

Giá vốn một món ăn được tính dựa trên tổng chi phí nguyên liệu trực tiếp cấu thành món đó (gạo, thịt, rau, gia vị, dầu ăn, bao bì…), cộng thêm tỷ lệ hao hụt hợp lý, rồi chia cho số suất. Khi đã có giá vốn từng món, chủ quán dễ dàng so sánh với giá bán, tính lãi gộp và điều chỉnh khẩu phần, định giá hoặc công thức để đảm bảo tỷ suất lợi nhuận mong muốn.

Kế toán tiền mặt, tài khoản ngân hàng và công nợ

Quản lý tiền mặt tại quán: két tiền, sổ quỹ, đối chiếu doanh thu

Tiền mặt tại quán thường phát sinh liên tục trong ngày do khách trả tiền trực tiếp, rất dễ thất thoát nếu không có quy trình rõ ràng. Hộ kinh doanh nên bố trí một két tiền riêng cho quán, chỉ một người hoặc một nhóm thu ngân được phân quyền quản lý. Mọi khoản thu từ bán hàng cần được in hóa đơn, phiếu tính tiền hoặc ghi nhận trên sổ bán hàng/POS.

Cuối mỗi ca làm việc, thu ngân kiểm đếm tiền mặt trong két, lập báo cáo doanh thu theo ca, đối chiếu với tổng số hóa đơn, phiếu thu và dữ liệu trên phần mềm (nếu có). Kế toán hoặc chủ quán kiểm tra lại, ký xác nhận, ghi vào sổ quỹ tiền mặt: tồn đầu ngày, thu trong ngày, chi trong ngày (mua nguyên liệu, trả ship, trả lặt vặt…), tồn cuối ngày. Nếu có chênh lệch giữa sổ và két tiền phải làm biên bản, tìm nguyên nhân ngay để tránh hình thành thói quen “thâm quỹ”. Thỉnh thoảng, nên nộp bớt tiền mặt về ngân hàng để giảm rủi ro giữ nhiều tiền tại quán.

Giao dịch qua chuyển khoản, ví điện tử, app giao đồ ăn

Hiện nay, nhiều khách thanh toán qua chuyển khoản, ví điện tử hoặc đặt món qua app giao đồ ăn. Mỗi kênh thanh toán nên được theo dõi trên một bảng riêng: ngày, nội dung, số tiền, phí chiết khấu, tài khoản nhận. Kế toán cần thường xuyên đối chiếu sao kê ngân hàng, lịch sử ví điện tử với báo cáo doanh thu từ ứng dụng bán hàng, app giao đồ ăn để đảm bảo không bỏ sót đơn, không ghi trùng. Phí chiết khấu của các app (GrabFood, ShopeeFood, Baemin…) cũng phải được hạch toán vào chi phí bán hàng, tránh nhầm lẫn với doanh thu.

Theo dõi công nợ nhà cung cấp và khách hàng đặt tiệc

Đối với nhà cung cấp, nên lập bảng công nợ: mỗi lần nhập hàng nhưng chưa trả tiền ghi rõ số tiền, ngày hẹn thanh toán. Với khách đặt tiệc, ghi nhận số tiền đặt cọc, số còn lại và hạn thanh toán. Việc này giúp quán chủ động dòng tiền, tránh quên nợ hoặc bị chiếm dụng vốn.

Cách xác định doanh thu tính thuế khoán cho hộ kinh doanh ăn uống

Với hộ kinh doanh ăn uống nộp thuế khoán, cơ quan thuế không căn cứ hoàn toàn vào doanh thu bạn tự khai, mà dựa trên doanh thu ước tính bình quân tháng/năm để làm cơ sở tính thuế. Doanh thu khoán được xác định từ nhiều nguồn: diện tích quán, vị trí (mặt tiền, hẻm), lượng khách trung bình, giá bán từng món, lịch sử doanh thu các năm trước, dữ liệu hóa đơn lẻ đã xuất, thông tin từ tổ dân phố/khu phố…

Khi làm việc với cơ quan thuế, chủ hộ nên chuẩn bị sẵn ước tính doanh thu thực tế: doanh thu theo ca, theo ngày, theo tuần, cơ cấu doanh thu ăn tại chỗ – mang đi – ship – tiệc đặt trước. Nên có bảng ghi chép doanh thu đơn giản để chứng minh cơ sở tính toán của mình, tránh việc thuế ấn định quá cao so với thực tế. Doanh thu khoán sau khi thống nhất thường ổn định theo năm, trừ khi có thay đổi quy mô kinh doanh.

Cách tính thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ khoán với ví dụ thực tế

Với hộ kinh doanh ăn uống nộp thuế khoán, thuế thường tính theo tỷ lệ % trên doanh thu (tỷ lệ GTGT, TNCN tùy từng thời kỳ, từng loại hình). Nguyên tắc chung:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu khoán x Tỷ lệ GTGT

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu khoán x Tỷ lệ TNCN

Ví dụ: Hộ kinh doanh quán cơm bình dân, doanh thu khoán được cơ quan thuế xác định là 120 triệu/tháng. Giả sử tỷ lệ khoán: GTGT 3%, TNCN 1,5% (con số minh họa). Khi đó:

Thuế GTGT/tháng = 120.000.000 x 3% = 3.600.000 đồng

Thuế TNCN/tháng = 120.000.000 x 1,5% = 1.800.000 đồng

⇒ Tổng thuế khoán/tháng = 5.400.000 đồng

Thông thường thuế khoán được ấn định và thông báo theo năm, nhưng hộ kinh doanh có thể lựa chọn nộp theo quý hoặc theo từng lần theo hướng dẫn của chi cục thuế. Việc ghi chép doanh thu – chi phí rõ ràng giúp bạn có cơ sở đề nghị điều chỉnh khi doanh thu thực tế giảm mạnh.

Lệ phí môn bài và các khoản thuế phí khác cần lưu ý

Ngoài thuế khoán GTGT và TNCN, hộ kinh doanh ăn uống còn phải đóng lệ phí môn bài theo mức doanh thu/năm (chia các bậc doanh thu khác nhau). Hộ mới thành lập cần nộp tờ khai môn bài đúng hạn, tránh bị phạt chậm kê khai.

Một số khoản khác cần lưu ý: phí bảo vệ môi trường, phí vệ sinh, phí an toàn thực phẩm, phí cấp giấy phép kinh doanh rượu/bia tại chỗ (nếu có)… cũng làm tăng chi phí vận hành. Kế toán hộ nên lập bảng theo dõi các loại thuế, phí phải nộp trong năm để tránh bỏ sót, đồng thời phân bổ chi phí này vào giá bán hợp lý.

Quy trình thực hiện kế toán hộ kinh doanh ăn uống theo từng bước

Bước 1: Thiết lập mẫu sổ sách, bảng theo dõi doanh thu – chi phí

Bước đầu tiên để làm kế toán cho hộ kinh doanh ăn uống là thiết kế bộ mẫu sổ đơn giản, dễ dùng nhưng đủ thông tin cần thiết. Ít nhất nên có:

Sổ doanh thu: ghi theo ngày/ca, phân loại bán tại chỗ – mang đi – ship – tiệc.

Sổ chi phí nguyên vật liệu: nhập – xuất thực phẩm, gia vị, đồ uống, bao bì.

Sổ chi phí nhân công: lương bếp, phục vụ, phụ quán, ca làm thêm.

Sổ chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, điện nước, gas, internet, marketing, bảo hộ lao động…

Có thể dùng file Excel hoặc sổ tay in sẵn, nhưng bố cục nên nhất quán: cột ngày, nội dung, số lượng, đơn giá, thành tiền, ghi chú. Kèm thêm bảng tổng hợp tháng để cộng số liệu tự động. Việc chuẩn hóa biểu mẫu ngay từ đầu sẽ giúp quá trình ghi chép nhanh hơn, dễ hướng dẫn cho người phụ quán hoặc kế toán bán thời gian.

Bước 2: Ghi chép hàng ngày và lưu chứng từ đầy đủ

Sau khi có mẫu sổ, việc quan trọng nhất là ghi chép đều đặn mỗi ngày. Cuối mỗi ca hoặc cuối ngày, người phụ trách (chủ quán, thu ngân) tổng hợp: doanh thu bán được, tiền mặt thực thu, doanh thu qua ví điện tử/bank, số lượng hóa đơn đã xuất (nếu có). Số liệu này phải khớp với tiền tồn quỹ và đơn hàng trên ứng dụng ship (Grab, ShopeeFood…).

Đối với chi phí, cần lưu đầy đủ hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi: mua thịt, rau, gạo, gia vị, gas, nước đá, bao bì… Dù hộ khoán không bắt buộc chứng từ chặt như doanh nghiệp, nhưng có chứng từ rõ ràng sẽ thuận lợi khi: làm việc với cơ quan thuế, tính toán lãi lỗ thật, tìm điểm thất thoát nguyên vật liệu. Nên có hộp hoặc file riêng lưu chứng từ theo tháng, kèm ghi chú ngày, nội dung chi để khi cần dễ tra cứu.

Bước 3: Tổng hợp hàng tháng, ước tính lãi lỗ và thuế phải nộp

Cuối mỗi tháng, kế toán hộ kinh doanh cần cộng tổng doanh thu – tổng chi phí từ các sổ để lên bảng kết quả kinh doanh tháng:

Doanh thu bán hàng

Chi phí nguyên vật liệu

Chi phí nhân công

Chi phí cố định và chi phí khác

Từ đó ước tính lợi nhuận thực tế so với mức thuế khoán đang nộp, xem có bị “gánh” thuế quá cao không. Đồng thời lập bảng theo dõi các khoản thuế, phí phải nộp trong tháng/quý: thuế khoán GTGT, TNCN, lệ phí môn bài (nếu chia kỳ), các khoản phí địa phương. Khi có số liệu rõ ràng, chủ quán dễ ra quyết định điều chỉnh giá bán, thay đổi món, cắt giảm chi phí hoặc đề nghị cơ quan thuế xem xét lại doanh thu khoán khi có biến động lớn.

Ứng dụng phần mềm và Excel trong kế toán hộ kinh doanh ăn uống

Sử dụng Excel để lập bảng doanh thu, chi phí, tồn kho

Với hộ kinh doanh ăn uống nhỏ, Excel vẫn là công cụ quen thuộc, dễ dùng và chi phí gần như bằng 0. Chủ quán có thể lập các sheet riêng: bảng doanh thu theo ngày/ca, bảng chi phí mua hàng, bảng tồn kho nguyên liệu. Chỉ cần thiết kế vài cột cơ bản như: ngày, ca bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán… là đã có thể theo dõi được tình hình bán hàng.

Ở phần chi phí, nên tách riêng chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí cố định để cuối tháng dễ tổng hợp lãi lỗ. Bảng tồn kho giúp kiểm tra số lượng nhập – xuất – tồn từng loại thịt, rau, gia vị, đồ uống… để phát hiện hao hụt bất thường. Nếu biết thêm một số hàm Excel đơn giản như SUM, SUMIF, FILTER, PIVOT TABLE thì việc tổng hợp báo cáo theo ngày, tuần, tháng sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Lợi ích khi dùng phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng tích hợp

Khi quy mô hộ kinh doanh ăn uống lớn hơn, dùng Excel dễ bị rối, khó kiểm soát sai sót và trùng lặp dữ liệu. Lúc này, phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng tích hợp sẽ phát huy hiệu quả. Điểm mạnh là dữ liệu doanh thu được ghi nhận tự động từ máy POS, app bán hàng, ship online, giảm phụ thuộc ghi tay.

Phần mềm còn hỗ trợ quản lý menu, đơn giá, chương trình khuyến mãi, theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp. Nhiều giải pháp có sẵn báo cáo thuế, sổ sách theo mẫu giúp hộ kinh doanh dễ làm việc với cơ quan thuế. Khi mọi thứ được số hóa, chủ quán chỉ cần mở điện thoại hoặc máy tính là có thể xem ngay doanh thu theo ca, chi phí và lãi lỗ sơ bộ trong ngày.

Kết nối dữ liệu bán hàng – kho – kế toán để quản lý tốt hơn

Mục tiêu cuối cùng là kết nối dữ liệu bán hàng – kho – kế toán trên cùng một hệ thống. Mỗi món ăn bán ra sẽ tự trừ định mức nguyên liệu trong kho, đồng thời ghi nhận doanh thu và giá vốn. Nhờ đó, chủ hộ dễ dàng biết món nào lời, món nào lỗ, lượng hàng hao hụt ở khâu nào, từ đó điều chỉnh giá bán, định lượng và quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Những sai sót thường gặp trong kế toán hộ kinh doanh ăn uống

Không ghi chép đầy đủ doanh thu, dễ chênh lệch khi cơ quan thuế kiểm tra

Một lỗi rất phổ biến là không ghi chép đầy đủ doanh thu. Nhiều hộ chỉ ghi sổ “ước lượng”, hoặc ghi theo một số ngày chính, còn những ngày bán ít thì bỏ qua. Bên cạnh đó, doanh thu bán qua app, ship online, thanh toán chuyển khoản… đôi khi không được cộng chung với doanh thu tiền mặt, dẫn đến số liệu lệch nhau giữa thực tế và kê khai.

Khi cơ quan thuế hậu kiểm, họ có thể đối chiếu dữ liệu từ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử, ngân hàng, sàn giao dịch, đơn vị ship… Nếu số liệu sổ sách của hộ kinh doanh không trùng khớp, rất dễ bị đánh giá là kê khai thiếu, dẫn đến truy thu thuế, phạt chậm nộp, phạt kê khai sai. Vì vậy, dù bận rộn tới đâu, hộ kinh doanh nên có nguyên tắc: mỗi ca bán phải chốt doanh thu và lưu chứng từ đầy đủ.

Không kiểm soát nguyên liệu, dẫn đến hao hụt và thất thoát

Trong ngành ăn uống, nguyên liệu là chi phí lớn nhất. Tuy nhiên, nhiều hộ lại không lập bảng định mức nguyên liệu, không theo dõi nhập – xuất – tồn nên không biết được mình đang lỗ từ đâu. Ví dụ, một phần cơm gà cần bao nhiêu gram gà, bao nhiêu cơm, rau, nước chấm… nếu không được quy định rõ, mỗi người làm một kiểu sẽ dẫn đến hao hụt lớn.

Ngoài ra, việc không kiểm hàng cuối ngày, không ghi lại lượng tồn tủ mát, tủ đông cũng làm chủ quán “mù mờ” về số lượng. Tình trạng thất thoát do nhân viên dùng nguyên liệu cho mục đích cá nhân, biếu tặng hoặc bán ngoài rất khó phát hiện. Kế toán hộ kinh doanh ăn uống cần kết hợp kiểm kê định kỳ, so sánh định mức – thực tế, từ đó siết lại quy trình để giảm lãng phí.

Không lưu hóa đơn, chứng từ mua hàng, gây khó khăn khi giải trình

Nhiều hộ kinh doanh mua hàng tại chợ đầu mối, nhà cung cấp nhỏ lẻ nhưng không yêu cầu hóa đơn, hoặc có hóa đơn mà không lưu trữ khoa học. Đến khi cần giải trình chi phí mua nguyên liệu để chứng minh tính hợp lý, hợp lệ thì lại không tìm được chứng từ. Điều này khiến chi phí thực tế không được cơ quan thuế chấp nhận, làm tăng số thuế phải nộp.

Kế toán cho hộ ăn uống cần xây dựng thói quen: bất kỳ lần mua hàng nào có giá trị đáng kể đều phải xin hóa đơn, lưu theo tháng, theo nhà cung cấp hoặc theo mặt hàng. Có thể chụp lại hóa đơn lưu trên máy, đồng thời cất bản gốc trong bìa hồ sơ để khi cần quyết toán, giải trình sẽ nhanh chóng, rõ ràng, tránh rủi ro về thuế.

Kế toán hộ kinh doanh ăn uống giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hộ kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, minh bạch doanh thu và tránh rủi ro xử phạt. Khi nắm rõ cách xác định doanh thu, cách tính thuế theo tỷ lệ, quy định về hóa đơn và sổ sách cần lưu giữ, chủ hộ sẽ chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh và kiểm soát tài chính. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc kê khai, tính thuế hoặc muốn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói cho quán ăn – quán cà phê – quán nhậu, Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, uy tín và đúng quy định.