Hướng dẫn xin giấy phép xuất khẩu lao động

Hướng dẫn xin giấy phép xuất khẩu lao động là từ khóa được rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm khi có ý định tham gia vào lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, được quản lý chặt chẽ bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp lý, từ vốn điều lệ, ký quỹ, cơ sở vật chất đến đội ngũ cán bộ chuyên trách. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu lao động yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và trải qua quy trình thẩm định nghiêm ngặt. Nếu không nắm rõ quy trình, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc bị từ chối cấp phép. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để xin giấy phép xuất khẩu lao động thành công, từ điều kiện bắt buộc, hồ sơ cần chuẩn bị cho đến quy trình nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Hướng dẫn xin giấy phép xuất khẩu lao động chi tiết nhất năm 2025

Xuất khẩu lao động là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện, đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý để được cấp phép. Dưới đây là hướng dẫn xin giấy phép xuất khẩu lao động chi tiết nhất năm 2025:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép

Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu lao động gồm:

Đơn đề nghị cấp giấy phép theo mẫu quy định.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tài liệu chứng minh vốn pháp định, ký quỹ ngân hàng.

Giấy tờ chứng minh cơ sở vật chất phục vụ hoạt động xuất khẩu lao động.

Hồ sơ chứng minh năng lực của người đứng đầu và đội ngũ nhân sự.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Quản lý lao động ngoài nước).

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Trong vòng 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định điều kiện hoạt động và cơ sở vật chất của doanh nghiệp.

Bước 4: Cấp giấy phép

Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

Trường hợp từ chối cấp giấy phép, cơ quan chức năng sẽ trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.

Một số lưu ý quan trọng:

Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới nhất về điều kiện và thủ tục xin giấy phép.

Đảm bảo đội ngũ nhân sự quản lý có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ xuất khẩu lao động.

Duy trì vốn pháp định, ký quỹ và các điều kiện cơ sở vật chất trong suốt quá trình hoạt động.

Với quy trình trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc hoàn thiện hồ sơ và xin giấy phép xuất khẩu lao động thành công ngay từ lần đầu nộp hồ sơ.

Các điều kiện cần thiết để xin giấy phép xuất khẩu lao động

Để được cấp phép hoạt động xuất khẩu lao động, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ điều kiện xin giấy phép xuất khẩu lao động theo quy định của pháp luật hiện hành. Dưới đây là các yêu cầu chi tiết:

Vốn pháp định và ký quỹ ngân hàng

Một trong những yêu cầu xin giấy phép xuất khẩu lao động bắt buộc là doanh nghiệp phải có vốn pháp định tối thiểu 5 tỷ đồng Việt Nam. Vốn này cần được chứng minh thông qua:

Báo cáo tài chính kiểm toán gần nhất đối với doanh nghiệp đã hoạt động.

Văn bản xác nhận vốn điều lệ đối với doanh nghiệp mới thành lập.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải thực hiện ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam. Mức tiền ký quỹ là 2 tỷ đồng, được phong tỏa trong suốt thời gian hoạt động, nhằm đảm bảo trách nhiệm tài chính đối với người lao động và Nhà nước.

Chứng từ về ký quỹ phải nộp kèm hồ sơ xin giấy phép, đồng thời doanh nghiệp phải duy trì số dư ký quỹ ổn định, tránh các trường hợp bị xử lý thu hồi giấy phép.

Cơ sở vật chất và đội ngũ nhân sự

Doanh nghiệp phải có trụ sở chính, văn phòng làm việc, cơ sở đào tạo bồi dưỡng kỹ năng nghề nghiệp và ngoại ngữ phù hợp với ngành nghề đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài. Yêu cầu cụ thể:

Diện tích tối thiểu của văn phòng làm việc là 100m².

Cơ sở đào tạo có trang thiết bị phục vụ học tập, đào tạo theo tiêu chuẩn ngành nghề.

Về đội ngũ nhân sự, cần có:

Người đại diện theo pháp luật có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

Các cán bộ chuyên môn như: quản lý lao động, đào tạo, tư vấn cần có bằng đại học trở lên và đã tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ về xuất khẩu lao động.

Có tối thiểu 5 nhân sự chuyên trách quản lý hoạt động dịch vụ.

Đảm bảo cơ sở vật chất và đội ngũ nhân sự là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp duy trì giấy phép và mở rộng hoạt động trong lĩnh vực này.

Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu lao động gồm những gì?

Khi thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép xuất khẩu lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu lao động theo quy định. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh không chỉ đảm bảo tiến độ xét duyệt mà còn tránh tình trạng bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Về cơ bản, các giấy tờ cần thiết xin giấy phép xuất khẩu lao động sẽ chia thành 2 nhóm lớn: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và hồ sơ chứng minh năng lực hoạt động dịch vụ việc làm.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp là nền tảng để cơ quan nhà nước xác định doanh nghiệp có đủ tư cách pháp nhân để hoạt động trong lĩnh vực đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài. Bộ hồ sơ bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao hợp lệ, ngành nghề kinh doanh phải có nội dung “hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài”.

Điều lệ công ty: Bản sao hợp lệ (áp dụng với công ty TNHH và công ty cổ phần).

Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc: Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành hoạt động.

Giấy tờ chứng minh vốn pháp định: Tối thiểu 5 tỷ đồng theo quy định, có xác nhận của ngân hàng.

Giấy xác nhận ký quỹ tại ngân hàng: Mức ký quỹ theo yêu cầu của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị danh sách cổ đông, thành viên góp vốn kèm theo chứng minh thư/căn cước công dân để xác nhận tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ nếu có yêu cầu kiểm tra.

Hồ sơ chứng minh năng lực hoạt động dịch vụ việc làm

Để đảm bảo doanh nghiệp có đủ điều kiện vận hành dịch vụ xuất khẩu lao động, cần nộp các giấy tờ chứng minh năng lực như:

Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại địa chỉ đăng ký hoạt động, diện tích tối thiểu theo quy định.

Danh sách cán bộ quản lý: Tối thiểu 5 nhân sự chuyên trách có trình độ đại học trở lên và có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ về đưa người lao động đi làm việc nước ngoài.

Hợp đồng lao động ký với đội ngũ cán bộ quản lý, kèm bảng lương hoặc xác nhận lương tại ngân hàng.

Chương trình đào tạo: Nội dung đào tạo ngoại ngữ, tay nghề, giáo dục định hướng cho người lao động trước khi xuất cảnh.

Hợp đồng ký kết với cơ sở đào tạo (nếu doanh nghiệp không trực tiếp tổ chức đào tạo).

Các giấy phép, chứng chỉ hành nghề (nếu pháp luật yêu cầu đối với ngành nghề nhất định).

Chuẩn bị kỹ lưỡng các thành phần này trong hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu lao động sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thẩm định và nâng cao tỷ lệ được cấp phép ngay từ lần nộp đầu tiên.

Quy trình thẩm định và cấp giấy phép xuất khẩu lao động

Để đảm bảo hoạt động xuất khẩu lao động đúng quy định, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình cấp giấy phép xuất khẩu lao động theo pháp luật. Cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp phép

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo yêu cầu, bao gồm: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phương án hoạt động đưa người lao động đi nước ngoài, hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài, hồ sơ chứng minh năng lực tài chính, nhân sự…

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Hồ sơ sẽ được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tới Cục Quản lý lao động ngoài nước.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Trong vòng 5-7 ngày làm việc, cơ quan thẩm quyền tiến hành thủ tục thẩm định cấp giấy phép xuất khẩu lao động, bao gồm: kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ, thẩm định thực tế tại trụ sở doanh nghiệp, xem xét năng lực tổ chức, cơ sở vật chất, tài chính và đội ngũ cán bộ.

Bước 4: Ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp giấy phép

Nếu hồ sơ và thực tế đáp ứng đầy đủ yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép trong thời hạn quy định. Nếu hồ sơ thiếu sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung.

Bước 5: Nhận giấy phép

Doanh nghiệp nhận giấy phép trực tiếp hoặc qua đường bưu điện sau khi có thông báo cấp phép.

Thời gian và chi phí xin giấy phép xuất khẩu lao động

Thời gian xin giấy phép xuất khẩu lao động thường kéo dài từ 30 đến 45 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Thời gian này bao gồm cả quá trình thẩm định hồ sơ, kiểm tra thực tế và ra quyết định cấp phép.

Về chi phí xin giấy phép xuất khẩu lao động, doanh nghiệp cần dự trù các khoản như sau:

Phí thẩm định hồ sơ: Khoảng 10.000.000 – 15.000.000 đồng/lần, theo quy định của Bộ Tài chính.

Chi phí chuẩn bị hồ sơ: Gồm phí công chứng, dịch thuật, photo tài liệu… dao động 2.000.000 – 5.000.000 đồng tùy số lượng giấy tờ.

Phí ký quỹ ngân hàng: Doanh nghiệp phải ký quỹ tối thiểu 1 tỷ đồng tại ngân hàng theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ tư vấn làm hồ sơ, chi phí dịch vụ dao động từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng tùy đơn vị.

Do đó, để tối ưu thời gian và chi phí, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu, tránh việc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép xuất khẩu lao động

Để quá trình xin giấy phép thành công, cần ghi nhớ những lưu ý khi xin giấy phép xuất khẩu lao động sau:

Đảm bảo đầy đủ các điều kiện về vốn pháp định, ký quỹ ngân hàng, cơ sở vật chất, nhân sự chuyên trách.

Hồ sơ phải thống nhất giữa nội dung khai báo và thực tế kiểm tra. Các giấy tờ phải công chứng, dịch thuật hợp lệ theo yêu cầu.

Phương án hoạt động đưa lao động đi nước ngoài cần chi tiết, rõ ràng, đúng thực tiễn và khả thi.

Chủ động chuẩn bị tài chính để ký quỹ và chi trả chi phí liên quan trước khi nộp hồ sơ.

Cập nhật kịp thời các quy định pháp luật mới để tránh sai sót trong quá trình làm hồ sơ.

Các lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ

Nhiều doanh nghiệp gặp phải lỗi phổ biến như:

Hồ sơ thiếu giấy tờ bắt buộc (giấy xác nhận ký quỹ, hồ sơ nhân sự…).

Phương án hoạt động sơ sài, thiếu định hướng cụ thể.

Nhân sự chủ chốt không có chứng chỉ hoặc kinh nghiệm theo yêu cầu.

Chữ ký, con dấu trên hồ sơ chưa đồng nhất hoặc không hợp lệ.

Không nắm rõ thời hạn hiệu lực của giấy tờ chứng minh tài chính, pháp lý.

Mẹo tăng khả năng được cấp phép nhanh chóng

Để tăng cơ hội được cấp phép, doanh nghiệp nên:

Tham khảo hồ sơ mẫu đạt chuẩn, đối chiếu kỹ trước khi nộp.

Thực hiện rà soát hồ sơ ít nhất 2 lần, có checklist kiểm tra đầy đủ.

Cử cán bộ có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cơ quan thẩm định để giải trình nếu cần.

Sử dụng dịch vụ tư vấn uy tín nếu chưa tự tin trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Thường xuyên cập nhật các thông báo từ Cục Quản lý lao động ngoài nước để kịp thời bổ sung nếu có yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp về xin giấy phép xuất khẩu lao động

Khi thực hiện thủ tục xin giấy phép xuất khẩu lao động, nhiều doanh nghiệp gặp phải không ít vướng mắc. Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi xin giấy phép xuất khẩu lao động phổ biến nhất, giúp các công ty dễ dàng chuẩn bị và xử lý tình huống trong quá trình xin phép. Các thắc mắc về giấy phép xuất khẩu lao động thường tập trung vào điều kiện doanh nghiệp, quy trình, thời gian cấp phép cũng như khả năng xin lại nếu hồ sơ không đạt yêu cầu ban đầu.

Công ty mới thành lập có xin được giấy phép không?

Một trong những thắc mắc về giấy phép xuất khẩu lao động thường gặp là: Công ty mới thành lập có xin được giấy phép không? Câu trả lời là có, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật quy định.

Cụ thể, doanh nghiệp mới thành lập muốn xin giấy phép xuất khẩu lao động cần chứng minh được năng lực tài chính, vốn pháp định tối thiểu theo quy định, ký quỹ ngân hàng, có địa điểm hoạt động ổn định, đội ngũ nhân sự đáp ứng tiêu chuẩn trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải có phương án hoạt động khả thi và hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tuyển chọn, đào tạo lao động.

Nếu công ty mới đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này, cơ hội được cấp giấy phép sẽ cao. Ngược lại, nếu thiếu sót một trong các điều kiện, hồ sơ sẽ bị từ chối.

Nếu bị từ chối cấp phép thì có được xin lại không?

Trong trường hợp hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu lao động bị từ chối, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền xin cấp lại. Đây cũng là một trong những câu hỏi xin giấy phép xuất khẩu lao động phổ biến hiện nay.

Theo quy định, khi bị từ chối, cơ quan thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ. Sau khi khắc phục các lỗi, bổ sung các giấy tờ cần thiết hoặc đáp ứng đủ điều kiện còn thiếu, doanh nghiệp có thể nộp lại hồ sơ xin cấp giấy phép.

Việc nộp lại không giới hạn số lần, nhưng mỗi lần đều cần tuân thủ đúng quy trình và lưu ý thời hạn xử lý theo quy định pháp luật. Các doanh nghiệp nên tham khảo kỹ nội dung phản hồi từ cơ quan thẩm quyền để tránh lặp lại lỗi cũ khi xin cấp lại.

Hướng dẫn xin giấy phép xuất khẩu lao động đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với những doanh nghiệp muốn chính thức tham gia vào hoạt động đưa lao động Việt Nam ra nước ngoài làm việc. Việc hiểu rõ các điều kiện cần thiết, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy trình cấp phép không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tăng khả năng được cấp phép ngay từ lần nộp đầu tiên. Ngoài ra, việc đảm bảo các yêu cầu về ký quỹ, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân sự cũng sẽ tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh sau này. Nếu bạn đang có kế hoạch xin giấy phép xuất khẩu lao động, hãy tham khảo kỹ bài viết này để chủ động trong việc chuẩn bị và thực hiện thủ tục. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công và nhanh chóng gia nhập thị trường xuất khẩu lao động đầy tiềm năng!