Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện Cần Thơ 2025

Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện Cần Thơ là nội dung cần thiết dành cho cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức muốn thực hiện sự kiện hợp pháp và đúng quy trình tại khu vực này. Tại TP. Cần Thơ – nơi thường xuyên diễn ra các chương trình văn hóa, thương mại, nghệ thuật lớn, việc tuân thủ thủ tục xin phép không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp tránh các rủi ro về xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, cơ quan tiếp nhận, mẫu đơn và những lưu ý quan trọng.

Những ai cần xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ?

Tổ chức sự kiện ngoài trời, có quảng bá hoặc bán vé

Theo quy định pháp luật hiện hành, bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào tổ chức sự kiện ngoài trời, tại nơi công cộng, có yếu tố quảng bá thương hiệu hoặc thu phí người tham dự (bán vé) đều bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức sự kiện. Điều này nhằm đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho người tham dự và kiểm soát nội dung chương trình không vi phạm thuần phong mỹ tục, chính trị, văn hóa.

Ví dụ phổ biến gồm: hội chợ, ca nhạc ngoài trời, buổi giới thiệu sản phẩm, chương trình nghệ thuật đường phố, trình diễn thời trang có yếu tố thương mại… Đây đều là các sự kiện nằm trong diện kiểm soát và cấp phép của cơ quan quản lý như Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Cần Thơ.

Cá nhân/tổ chức mời nghệ sĩ, tổ chức chương trình có yếu tố biểu diễn

Bên cạnh đó, cá nhân hoặc đơn vị tổ chức chương trình có sự tham gia biểu diễn nghệ thuật – đặc biệt khi có nghệ sĩ nổi tiếng hoặc nghệ sĩ nước ngoài, cũng phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin phép biểu diễn.

Dù là tổ chức sự kiện trong nhà, nếu có phần trình diễn nghệ thuật, ca nhạc, sân khấu hoặc kết hợp với yếu tố truyền thông – thương mại, việc xin giấy phép là điều bắt buộc. Trường hợp vi phạm có thể bị xử phạt hành chính, buộc dừng sự kiện và ảnh hưởng uy tín tổ chức.

Vì vậy, việc nắm rõ đối tượng cần xin phép sự kiện không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn giúp đơn vị tổ chức chủ động chuẩn bị hồ sơ, tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện gồm những gì?

Đơn đề nghị cấp phép (mẫu theo quy định)

Đơn đề nghị cấp phép là thành phần quan trọng, thể hiện rõ tên chương trình, thời gian – địa điểm tổ chức, đơn vị chịu trách nhiệm, hình thức tổ chức và quy mô sự kiện. Mẫu đơn phải được soạn theo quy định của Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Cần Thơ, ký tên đóng dấu (nếu là tổ chức) và gửi đúng cơ quan có thẩm quyền.

Kịch bản sự kiện, nội dung chương trình, danh sách nghệ sĩ

Kèm theo đơn đề nghị là kịch bản chi tiết của sự kiện, trong đó thể hiện rõ các phần biểu diễn, thứ tự hoạt động, nội dung phát biểu (nếu có), thời lượng từng tiết mục… Danh sách nghệ sĩ tham gia, nhóm biểu diễn, đơn vị phối hợp (MC, âm thanh, ánh sáng…) cần được liệt kê rõ ràng.

Trường hợp có nghệ sĩ nước ngoài hoặc nghệ sĩ nổi tiếng, cần đính kèm hợp đồng biểu diễn, bản sao giấy tờ cá nhân (CMND/hộ chiếu), cùng các cam kết về nội dung không vi phạm văn hóa Việt Nam.

Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy ủy quyền hợp pháp (nếu có)

Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức đứng tên xin phép, cần đính kèm giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập. Nếu không phải đơn vị trực tiếp tổ chức mà thông qua đối tác, phải có giấy ủy quyền hợp pháp kèm theo thông tin pháp lý của cả hai bên.

Tùy theo tính chất và quy mô sự kiện, cơ quan quản lý có thể yêu cầu thêm bản vẽ sơ đồ mặt bằng tổ chức, phương án bảo vệ – y tế – PCCC, hoặc tài liệu khác nhằm đảm bảo an toàn và trật tự cho người tham dự.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ trên sẽ giúp tăng khả năng được cấp phép nhanh chóng, đồng thời tránh tình trạng bổ sung hồ sơ nhiều lần, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức sự kiện.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch TP. Cần Thơ

Khi tổ chức sự kiện có quy mô lớn, ngoài trời, hoặc có yếu tố nghệ thuật – quảng bá tại Cần Thơ, đơn vị tổ chức phải nộp hồ sơ xin phép tại Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch TP. Cần Thơ.

Hồ sơ gồm:

Đơn xin phép tổ chức sự kiện theo mẫu

Bản thuyết minh nội dung chương trình

Kế hoạch tổ chức: địa điểm, thời gian, thành phần tham dự

Hợp đồng thuê địa điểm (nếu tổ chức ngoài trụ sở)

Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy thành lập tổ chức

Văn bản chứng minh đã đảm bảo an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy (nếu cần)

Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua Cổng dịch vụ công của thành phố nếu có hỗ trợ.

Thời gian xử lý và phản hồi hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch sẽ kiểm tra tính hợp lệ và nội dung chương trình.

Trong thời gian 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ thiếu hoặc cần chỉnh sửa, cơ quan sẽ thông báo để bổ sung. Nếu đầy đủ, việc xử lý và cấp phép diễn ra trong 05 – 07 ngày làm việc.

Trong trường hợp sự kiện có yếu tố nước ngoài hoặc cần ý kiến liên ngành, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm từ 2 – 3 ngày.

Nhận kết quả và triển khai tổ chức đúng nội dung đã phê duyệt

Khi có kết quả, đơn vị sẽ được cấp Giấy phép tổ chức sự kiện ghi rõ:

Tên sự kiện

Thời gian – địa điểm

Nội dung chương trình

Thành phần tham gia

Lưu ý: đơn vị tổ chức không được thay đổi nội dung hoặc thành phần tham dự so với hồ sơ đã phê duyệt nếu không có văn bản đề nghị điều chỉnh và được đồng ý bằng văn bản.

Một số lưu ý quan trọng khi làm thủ tục

Hồ sơ thiếu thông tin hoặc không rõ ràng

Một trong những lý do khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian cấp phép là do hồ sơ không đủ thông tin hoặc trình bày sơ sài. Các lỗi thường gặp:

Thiếu thuyết minh chi tiết về chương trình

Không ghi rõ thời gian, địa điểm cụ thể

Không liệt kê thành phần tham dự hoặc nội dung biểu diễn

Tờ trình thiếu ngày tháng, chữ ký, con dấu

Kinh nghiệm là nên lập danh sách hồ sơ đầy đủ, kiểm tra kỹ trước khi nộp và đảm bảo mọi tài liệu đều được trình bày rõ ràng, đúng mẫu.

Không xin phép đúng cơ quan có thẩm quyền

Tùy theo quy mô sự kiện và địa điểm tổ chức, hồ sơ xin phép cần nộp tại:

Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch TP. Cần Thơ: nếu sự kiện diễn ra ở nơi công cộng, có yếu tố nghệ thuật lớn, ca nhạc, quảng bá thương mại hoặc có yếu tố nước ngoài

UBND cấp quận/huyện: nếu sự kiện nhỏ, mang tính nội bộ, diễn ra tại trụ sở công ty, nhà hàng, trường học

Việc nộp sai cơ quan có thẩm quyền sẽ khiến hồ sơ bị chuyển lại hoặc yêu cầu nộp lại, làm mất thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức.

Do đó, trước khi nộp hồ sơ, nên tư vấn trước hoặc xác nhận với cơ quan tiếp nhận để xác định đúng cấp xét duyệt phù hợp với sự kiện.

Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ trọn gói

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ các quy định pháp lý, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp đúng cơ quan và đúng thời hạn. Với nhiều cá nhân, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, đây có thể là quy trình phức tạp và dễ phát sinh sai sót.

Sử dụng dịch vụ pháp lý sự kiện trọn gói mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

Tiết kiệm thời gian: Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt khách hàng thực hiện toàn bộ các bước từ tư vấn, soạn hồ sơ, đến nộp và nhận kết quả.

Đảm bảo tính pháp lý: Hồ sơ được chuẩn bị theo đúng quy định pháp luật hiện hành, tránh sai sót khiến hồ sơ bị trả lại hoặc chậm cấp phép.

Tư vấn chuyên sâu: Các vấn đề phát sinh như sự kiện ngoài trời, có người nước ngoài, hoặc biểu diễn nghệ thuật phức tạp sẽ được xử lý linh hoạt và hiệu quả hơn.

Cam kết tiến độ rõ ràng: Nhiều đơn vị uy tín cam kết thời gian xử lý hồ sơ và hỗ trợ nếu có điều chỉnh.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín

Khi chọn đơn vị hỗ trợ xin giấy phép sự kiện tại Cần Thơ, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

Kinh nghiệm thực tế: Đơn vị từng xử lý nhiều loại sự kiện khác nhau sẽ có giải pháp phù hợp cho từng tình huống cụ thể.

Đội ngũ pháp lý am hiểu chuyên môn: Có khả năng tư vấn đúng quy định và cập nhật các thay đổi trong luật.

Chi phí minh bạch, hợp lý: Báo giá rõ ràng, không phát sinh chi phí bất ngờ trong quá trình thực hiện.

Phản hồi tích cực từ khách hàng cũ: Là chỉ số tin cậy giúp bạn đánh giá chất lượng và độ uy tín của đơn vị.

Việc chọn đúng đối tác dịch vụ không chỉ giúp bạn tổ chức sự kiện suôn sẻ, mà còn đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh rủi ro không đáng có.

Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện Cần Thơ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo chương trình được diễn ra đúng luật. Dù là doanh nghiệp tổ chức hội chợ, đơn vị biểu diễn nghệ thuật hay cá nhân tổ chức chương trình nhỏ lẻ, việc nắm vững thủ tục hành chính luôn là bước không thể thiếu. Nếu bạn cần được hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy tìm đến dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ để được tư vấn trọn gói và hiệu quả.