Thủ tục xin giấy phép tư vấn du học mới nhất 2025 – Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Trong những năm gần đây, nhu cầu du học ở các nước phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Canada… không ngừng tăng cao. Kéo theo đó, hàng loạt trung tâm tư vấn du học được thành lập nhằm hỗ trợ học sinh – sinh viên Việt Nam thực hiện ước mơ vươn ra thế giới. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, dịch vụ tư vấn du học là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, buộc các tổ chức phải xin giấy phép tư vấn du học trước khi chính thức hoạt động.

Vậy làm sao để xin giấy phép đúng thủ tục, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và không bị vướng mắc pháp lý? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A–Z, từ điều kiện, hồ sơ, quy trình đến các lưu ý thực tế, giúp bạn mở trung tâm tư vấn du học đúng chuẩn và hiệu quả.

1. Giới thiệu chung về hoạt động tư vấn du học

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, nhu cầu du học của học sinh – sinh viên Việt Nam ngày càng gia tăng, đặc biệt là tại các quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Canada, Mỹ… Điều này kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các trung tâm tư vấn du học trên cả nước.

Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, dịch vụ tư vấn du học là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Tức là, các cá nhân, tổ chức muốn cung cấp dịch vụ này phải đáp ứng các điều kiện nhất định và bắt buộc phải xin giấy phép hoạt động từ cơ quan quản lý giáo dục có thẩm quyền.

Việc xin giấy phép tư vấn du học không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho trung tâm mà còn là cơ sở để tạo lòng tin với học viên và phụ huynh. Đồng thời, giúp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính trong quá trình hoạt động.

2. Căn cứ pháp lý

Hoạt động tư vấn du học và thủ tục xin giấy phép hiện đang được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

• Luật Giáo dục năm 2019: Quy định chung về hoạt động giáo dục và dịch vụ giáo dục, trong đó có tư vấn du học.
• Nghị định số 86/2018/NĐ-CP: Quy định về hợp tác, đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục, có nội dung liên quan đến hoạt động tư vấn du học.
• Thông tư số 05/2013/TT-BGDĐT: Quy định cụ thể về việc tổ chức và hoạt động của các đơn vị tư vấn du học.
• Các văn bản pháp lý liên quan khác: Như Luật Doanh nghiệp, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, và các hướng dẫn từ Sở Giáo dục & Đào tạo địa phương.

Việc nắm rõ căn cứ pháp lý sẽ giúp tổ chức tư vấn du học chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục cấp phép đúng quy định, tránh sai sót hoặc bị từ chối cấp phép.

3. Tổ chức, cá nhân nào cần xin giấy phép tư vấn du học?

Không phải bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng được phép cung cấp dịch vụ tư vấn du học. Theo quy định của pháp luật hiện hành, những đối tượng sau bắt buộc phải xin giấy phép tư vấn du học nếu muốn hoạt động hợp pháp:

• Doanh nghiệp Việt Nam: Các công ty hoặc tổ chức trong nước thành lập trung tâm tư vấn du học dưới hình thức doanh nghiệp hoặc chi nhánh đều phải tiến hành xin giấy phép theo quy định.
• Các trường học có liên kết quốc tế: Một số trường phổ thông, cao đẳng hoặc đại học có dịch vụ hỗ trợ du học sinh ra nước ngoài cũng cần thực hiện thủ tục xin giấy phép hoạt động tư vấn du học độc lập.
• Cá nhân: Những cá nhân muốn cung cấp dịch vụ tư vấn du học không được tự ý hoạt động nếu không có tư cách pháp nhân (thành lập doanh nghiệp) và không có giấy phép hợp lệ do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp.

Việc hoạt động tư vấn du học khi chưa có giấy phép là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 04/2021/NĐ-CP.

4. Điều kiện xin giấy phép tư vấn du học

Để được cấp giấy phép hoạt động tư vấn du học, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

a. Điều kiện về pháp lý doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp tại Việt Nam theo Luật Doanh nghiệp.
• Phải đăng ký ngành nghề dịch vụ hỗ trợ giáo dục – mã ngành 8560, trong đó có hoạt động tư vấn du học.

b. Điều kiện về nhân sự tư vấn

• Nhân sự trực tiếp tư vấn du học phải có trình độ từ cao đẳng trở lên.
• Phải có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 4 theo Khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam hoặc tương đương (ví dụ: IELTS ≥ 5.5, TOEFL iBT ≥ 60…).
• Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, tư vấn du học hoặc lĩnh vực liên quan.

c. Điều kiện về cơ sở vật chất

• Có trụ sở làm việc ổn định, rõ ràng, đáp ứng tiêu chuẩn về an toàn và phòng cháy chữa cháy.
• Có trang thiết bị cơ bản phục vụ cho công tác tư vấn, lưu trữ hồ sơ, kết nối thông tin với đối tác nước ngoài.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ xin giấy phép không bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Xem chi tiết: Điều kiện mở trung tâm tư vấn du học 2025 theo quy định mới

5. Hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học gồm những gì?

Để được cấp giấy phép hoạt động tư vấn du học, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Thông tư 05/2013/TT-BGDĐT. Cụ thể, hồ sơ gồm các thành phần sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép tư vấn du học: Theo mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu công ty.
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Phải thể hiện rõ ngành nghề tư vấn du học (mã ngành 8560).
• Phương án hoạt động tư vấn du học: Bao gồm các nội dung như kế hoạch tổ chức hoạt động, đội ngũ nhân sự, các quốc gia dự kiến tư vấn, chương trình du học, đối tác nước ngoài, biện pháp bảo vệ quyền lợi học sinh…
• Danh sách nhân sự trực tiếp tư vấn: Ghi rõ thông tin từng cá nhân: họ tên, chức danh, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kèm theo:
  • Bằng cấp chuyên môn từ cao đẳng trở lên
  • Chứng chỉ ngoại ngữ bậc 4 (tương đương trình độ B2 trở lên)
• Giấy tờ chứng minh địa điểm hoạt động: Có thể là hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc giấy tờ tương đương. Địa điểm phải cố định, rõ ràng, không nằm trong khu vực cấm hoạt động kinh doanh.

Lưu ý: Một số Sở Giáo dục & Đào tạo có thể yêu cầu thêm các giấy tờ khác như sơ yếu lý lịch của người đại diện, giấy cam kết tuân thủ quy định pháp luật, hình ảnh trụ sở… Do đó, trước khi nộp hồ sơ, nên liên hệ trước với Sở tại địa phương để được hướng dẫn chi tiết.

Xem chi tiết: Hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học gồm những gì? Hướng dẫn chi tiết mới nhất

6. Trình tự, thủ tục xin cấp giấy phép tư vấn du học

Thủ tục xin cấp giấy phép hoạt động dịch vụ tư vấn du học được thực hiện theo trình tự dưới đây. Quá trình này được quy định cụ thể tại Thông tư 05/2013/TT-BGDĐT và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu (xem chi tiết tại mục 5). Hồ sơ phải được in rõ ràng, sắp xếp hợp lý và có đầy đủ chữ ký, dấu pháp nhân của tổ chức.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Giáo dục và Đào tạo

Hồ sơ được nộp tại Sở Giáo dục và Đào tạo nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc gửi qua đường bưu điện, tùy theo quy định của từng địa phương.

Bước 3: Cơ quan chức năng thẩm định và kiểm tra

Sau khi tiếp nhận, Sở GD&ĐT sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và có thể cử đoàn kiểm tra thực tế tại địa điểm hoạt động tư vấn du học. Nội dung kiểm tra thường bao gồm:

• Tính pháp lý của hồ sơ và thông tin đăng ký
• Kiểm tra cơ sở vật chất tại trụ sở
• Đối chiếu nhân sự và bằng cấp theo danh sách kê khai

Bước 4: Nhận kết quả giấy phép

Nếu hồ sơ hợp lệ và đáp ứng đủ điều kiện, Sở GD&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ tư vấn du học. Trong trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ thông báo bằng văn bản lý do và yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.

⏱️ Thời gian giải quyết:

15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trên thực tế có thể kéo dài nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện hoặc cần bổ sung thông tin.

7. Lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tư vấn du học

Khi thực hiện thủ tục xin giấy phép tư vấn du học, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh mất thời gian và bị từ chối hồ sơ:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ngay từ đầu: Việc đảm bảo giấy tờ đúng mẫu, đầy đủ chữ ký, đóng dấu và sắp xếp logic sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng.
• Nhân sự là yếu tố hay bị đánh trượt: Các cá nhân tư vấn phải có trình độ cao đẳng trở lên, chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu B2 (hoặc tương đương), có hợp đồng lao động rõ ràng. Cần rà soát kỹ trước khi kê khai.
• Phương án hoạt động phải thực tế và chi tiết: Cần thể hiện rõ chiến lược, nội dung tư vấn, đối tượng phục vụ, quốc gia dự kiến tư vấn, cũng như các biện pháp hỗ trợ và bảo vệ quyền lợi học sinh.

8. Giấy phép tư vấn du học có thời hạn bao lâu? Có cần gia hạn không?

Theo quy định hiện hành, giấy phép tư vấn du học không có thời hạn cụ thể. Tuy nhiên, để duy trì hiệu lực, tổ chức cần tuân thủ các nghĩa vụ pháp luật trong quá trình hoạt động.

Trường hợp cần cập nhật giấy phép:

• Thay đổi địa điểm trụ sở
• Thay đổi đội ngũ nhân sự tư vấn
• Thay đổi tên doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật

Lưu ý: Nếu đơn vị vi phạm các quy định pháp luật, hoạt động không đúng nội dung đã đăng ký hoặc không duy trì đủ điều kiện, Sở Giáo dục và Đào tạo có quyền thu hồi giấy phép mà không cần chờ đến bất kỳ thời hạn nào.

9. Mức xử phạt nếu hoạt động tư vấn du học không có giấy phép

Việc hoạt động tư vấn du học khi chưa được cấp phép là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt nghiêm khắc theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Phạt hành chính từ 20 – 40 triệu đồng: Theo quy định tại Nghị định 04/2021/NĐ-CP, tổ chức/cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn du học khi chưa được cấp phép sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
• Đình chỉ hoạt động: Ngoài hình phạt tiền, đơn vị vi phạm có thể bị buộc ngừng hoạt động, tước quyền sử dụng giấy phép (nếu có), hoặc bị truy cứu trách nhiệm nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

👉 Lưu ý: Các hình thức quảng cáo dịch vụ tư vấn du học khi chưa được cấp phép cũng có thể bị xử lý theo pháp luật quảng cáo và luật giáo dục.

10. Dịch vụ xin giấy phép tư vấn du học trọn gói – Giải pháp tiết kiệm thời gian

Nếu bạn là doanh nghiệp, tổ chức giáo dục hoặc cá nhân có nhu cầu mở trung tâm tư vấn du học, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh sẽ là đối tác đồng hành đáng tin cậy.

Chúng tôi hỗ trợ trọn gói từ A-Z:

• Tư vấn điều kiện pháp lý phù hợp với mô hình hoạt động
• Soạn hồ sơ và phương án hoạt động đúng quy định
• Thay mặt làm việc với Sở Giáo dục và các cơ quan liên quan
• Hỗ trợ xử lý hồ sơ bị trả về hoặc cần bổ sung

Cam kết của Pháp Lý Gia Minh:

• ✅ Không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng
• ✅ Đồng hành đến khi ra giấy phép hợp pháp
• ✅ Tư vấn miễn phí, hỗ trợ tận tâm sau khi có giấy phép

📞 Hotline: 0939 456 569
🌐 Website: giayphepgm.com

11. Câu hỏi thường gặp

12. Kết luận

Việc xin giấy phép kinh doanh dịch vụ tư vấn du học là yêu cầu bắt buộc nếu bạn muốn hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực này. Quy trình gồm nhiều bước từ chuẩn bị hồ sơ, đáp ứng điều kiện nhân sự, đến làm việc với Sở Giáo dục và Đào tạo.

Để tiết kiệm thời gian, tránh sai sót hồ sơ và tăng khả năng được cấp phép ngay từ lần đầu, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp.

Pháp Lý Gia Minh cam kết đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình làm thủ tục, giúp bạn yên tâm triển khai dịch vụ tư vấn du học một cách bài bản và đúng luật.