Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Vạch Cho Thức Uống Đóng Chai

Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Vạch Cho Thức Uống Đóng Chai là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi muốn đưa sản phẩm vào hệ thống siêu thị, kênh phân phối hiện đại hoặc xuất khẩu. Mã vạch giúp định danh sản phẩm, kiểm soát dữ liệu, hỗ trợ quản lý tồn kho và tạo sự minh bạch với người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục, điều kiện, và quy trình đăng ký đúng chuẩn. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm nước uống đóng chai từ A–Z, đúng quy định và dễ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mã vạch là gì? Vai trò trong ngành thức uống đóng chai 

Trong bối cảnh thị trường thực phẩm – đồ uống ngày càng cạnh tranh và chịu sự kiểm soát nghiêm ngặt, mã số mã vạch (MSMV) trở thành công cụ không thể thiếu. Đặc biệt đối với ngành nước uống đóng chai, mã vạch là yếu tố quan trọng để truy xuất nguồn gốc, quản lý hàng hóa và phân phối minh bạch.

Khái niệm mã số mã vạch và phân loại phổ biến

Mã số mã vạch là một chuỗi ký hiệu (số hoặc vạch sọc đen – trắng) giúp định danh duy nhất một sản phẩm, doanh nghiệp hoặc lô hàng.

Theo tiêu chuẩn quốc tế GS1, mã vạch phổ biến trong ngành nước uống đóng chai gồm:

Mã EAN-13: dùng để định danh sản phẩm đơn lẻ (chai nước, thùng nước…)

Mã SSCC (Serial Shipping Container Code): dùng để theo dõi pallet, thùng lớn khi giao vận

Mã QR: bổ sung thông tin như chứng nhận, nguồn gốc, hướng dẫn sử dụng

Lợi ích mã vạch đối với sản phẩm nước uống

✅ Quản lý kho và tồn kho chính xác: mỗi loại chai, thể tích, hương vị có mã riêng

✅ Tối ưu hóa vận hành, giao hàng nhanh: quét mã nhanh chóng tại các trạm phân phối

✅ Tăng uy tín sản phẩm: mã số hợp lệ là yêu cầu bắt buộc khi phân phối vào siêu thị, nhà thuốc

✅ Phục vụ truy xuất nguồn gốc khi có sự cố về an toàn thực phẩm

Mã vạch và truy xuất nguồn gốc thực phẩm

Theo yêu cầu tại Luật An toàn thực phẩm và các hệ thống ISO, HACCP, truy xuất nguồn gốc là bắt buộc khi xảy ra vấn đề với sản phẩm.

Mã vạch đóng vai trò trung tâm trong quy trình này:

Giúp xác định nguyên liệu – ngày sản xuất – dây chuyền đóng chai – số lô

Hỗ trợ thu hồi chính xác từng lô hàng lỗi nếu cần

Tạo niềm tin cho người tiêu dùng khi kiểm tra qua điện thoại, ứng dụng

➡️ Trong ngành nước uống đóng chai – nơi có nhiều sản phẩm tương tự nhau, mã vạch là căn cước điện tử duy nhất giúp sản phẩm khẳng định danh tính và giá trị.

Điều kiện để đăng ký mã vạch cho sản phẩm 

Để được cấp mã số mã vạch hợp lệ, sản phẩm phải được gắn liền với một doanh nghiệp có pháp nhân hợp pháp và tuân thủ quy trình đăng ký tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam).

Doanh nghiệp có giấy phép hoạt động hợp pháp

📌 Doanh nghiệp đăng ký mã vạch cần có các giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư

Mã số thuế hợp lệ

Trụ sở hoạt động rõ ràng, hợp pháp

Việc đăng ký mã vạch chỉ dành cho tổ chức, hộ kinh doanh không đủ điều kiện đăng ký mã EAN-13 theo chuẩn GS1.

Có sản phẩm cụ thể để định danh

Một trong những điều kiện quan trọng là:

✅ Doanh nghiệp phải có ít nhất một sản phẩm cụ thể, đã hoàn thiện về mẫu mã, tên gọi, thể tích, hương vị…

📌 Mỗi sản phẩm khác nhau sẽ được cấp một mã số EAN riêng biệt để phân biệt (ví dụ: chai 330ml khác mã với chai 500ml).

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp (prefix GS1), doanh nghiệp sẽ:

Tự tạo mã sản phẩm chi tiết dựa trên prefix được cấp

Đăng ký từng mã mới lên hệ thống GS1 Việt Nam để quản lý

Tuân thủ tiêu chuẩn mã vạch quốc tế GS1

Mã vạch phải được in, dán hoặc tích hợp đúng quy cách theo tiêu chuẩn GS1, cụ thể:

✅ Mã số EAN-13: in dưới dạng vạch sọc chuẩn độ phân giải, có số bên dưới mã

✅ Kích thước mã vạch phải tối thiểu 80% kích thước chuẩn, không làm mờ, lem, biến dạng

✅ Trên bao bì, nhãn hàng phải thể hiện rõ vị trí của mã

💡 Doanh nghiệp cũng cần cập nhật danh mục sản phẩm thường xuyên, tránh trường hợp bị khóa mã do không duy trì hồ sơ đầy đủ.

Mã vạch là gì? Vai trò trong ngành thức uống đóng chai 

Trong bối cảnh thị trường thực phẩm – đồ uống ngày càng cạnh tranh và chịu sự kiểm soát nghiêm ngặt, mã số mã vạch (MSMV) trở thành công cụ không thể thiếu. Đặc biệt đối với ngành nước uống đóng chai, mã vạch là yếu tố quan trọng để truy xuất nguồn gốc, quản lý hàng hóa và phân phối minh bạch.

Khái niệm mã số mã vạch và phân loại phổ biến

Mã số mã vạch là một chuỗi ký hiệu (số hoặc vạch sọc đen – trắng) giúp định danh duy nhất một sản phẩm, doanh nghiệp hoặc lô hàng.

Theo tiêu chuẩn quốc tế GS1, mã vạch phổ biến trong ngành nước uống đóng chai gồm:

Mã EAN-13: dùng để định danh sản phẩm đơn lẻ (chai nước, thùng nước…)

Mã SSCC (Serial Shipping Container Code): dùng để theo dõi pallet, thùng lớn khi giao vận

Mã QR: bổ sung thông tin như chứng nhận, nguồn gốc, hướng dẫn sử dụng

Lợi ích mã vạch đối với sản phẩm nước uống

✅ Quản lý kho và tồn kho chính xác: mỗi loại chai, thể tích, hương vị có mã riêng

✅ Tối ưu hóa vận hành, giao hàng nhanh: quét mã nhanh chóng tại các trạm phân phối

✅ Tăng uy tín sản phẩm: mã số hợp lệ là yêu cầu bắt buộc khi phân phối vào siêu thị, nhà thuốc

✅ Phục vụ truy xuất nguồn gốc khi có sự cố về an toàn thực phẩm

Mã vạch và truy xuất nguồn gốc thực phẩm

Theo yêu cầu tại Luật An toàn thực phẩm và các hệ thống ISO, HACCP, truy xuất nguồn gốc là bắt buộc khi xảy ra vấn đề với sản phẩm.

Mã vạch đóng vai trò trung tâm trong quy trình này:

Giúp xác định nguyên liệu – ngày sản xuất – dây chuyền đóng chai – số lô

Hỗ trợ thu hồi chính xác từng lô hàng lỗi nếu cần

Tạo niềm tin cho người tiêu dùng khi kiểm tra qua điện thoại, ứng dụng

➡️ Trong ngành nước uống đóng chai – nơi có nhiều sản phẩm tương tự nhau, mã vạch là căn cước điện tử duy nhất giúp sản phẩm khẳng định danh tính và giá trị.

Điều kiện để đăng ký mã vạch cho sản phẩm 

Để được cấp mã số mã vạch hợp lệ, sản phẩm phải được gắn liền với một doanh nghiệp có pháp nhân hợp pháp và tuân thủ quy trình đăng ký tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam).

Doanh nghiệp có giấy phép hoạt động hợp pháp

📌 Doanh nghiệp đăng ký mã vạch cần có các giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư

Mã số thuế hợp lệ

Trụ sở hoạt động rõ ràng, hợp pháp

Việc đăng ký mã vạch chỉ dành cho tổ chức, hộ kinh doanh không đủ điều kiện đăng ký mã EAN-13 theo chuẩn GS1.

Có sản phẩm cụ thể để định danh

Một trong những điều kiện quan trọng là:

✅ Doanh nghiệp phải có ít nhất một sản phẩm cụ thể, đã hoàn thiện về mẫu mã, tên gọi, thể tích, hương vị…

📌 Mỗi sản phẩm khác nhau sẽ được cấp một mã số EAN riêng biệt để phân biệt (ví dụ: chai 330ml khác mã với chai 500ml).

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp (prefix GS1), doanh nghiệp sẽ:

Tự tạo mã sản phẩm chi tiết dựa trên prefix được cấp

Đăng ký từng mã mới lên hệ thống GS1 Việt Nam để quản lý

Tuân thủ tiêu chuẩn mã vạch quốc tế GS1

Mã vạch phải được in, dán hoặc tích hợp đúng quy cách theo tiêu chuẩn GS1, cụ thể:

✅ Mã số EAN-13: in dưới dạng vạch sọc chuẩn độ phân giải, có số bên dưới mã

✅ Kích thước mã vạch phải tối thiểu 80% kích thước chuẩn, không làm mờ, lem, biến dạng

✅ Trên bao bì, nhãn hàng phải thể hiện rõ vị trí của mã

💡 Doanh nghiệp cũng cần cập nhật danh mục sản phẩm thường xuyên, tránh trường hợp bị khóa mã do không duy trì hồ sơ đầy đủ.

Những lưu ý khi sử dụng mã vạch sản phẩm 

Mã vạch tuy là chi tiết nhỏ trên bao bì, nhưng lại mang giá trị quản lý lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phân phối – truy xuất – bán hàng của sản phẩm. Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng mã số mã vạch trong ngành nước uống đóng chai.

Phải in đúng vị trí, đúng kích thước

✅ Vị trí in mã vạch nên được đặt ở mặt dưới hoặc mặt lưng của bao bì, nơi ít bị trầy xước, không trùng với đường dán hoặc khớp nối chai – lon.

✅ Kích thước tối thiểu theo tiêu chuẩn GS1:

Chiều cao vạch: ít nhất 22mm

Chiều rộng toàn bộ mã: không nhỏ hơn 80% so với kích thước chuẩn (tức ≥ 29.83mm cho EAN-13)

❗ Việc in sai kích thước dễ khiến máy quét không nhận mã, gây cản trở trong kho – điểm bán.

Không để mã bị lem, mờ hoặc sai chuẩn

❌ Mã bị in lệch, lem mực, dính keo, trầy xước… đều làm mất khả năng quét.

❌ Không thay đổi thứ tự số, không dùng font lạ hoặc thêm ký hiệu vào dãy mã vạch.

✅ In trên chất liệu không phản quang, đảm bảo độ tương phản cao giữa nền và vạch đen.

Cập nhật kịp thời khi thay đổi quy cách sản phẩm

Khi doanh nghiệp thay đổi:

Quy cách đóng gói (500ml → 330ml)

Hương vị (chanh → dâu)

Bao bì (chai nhựa → lon nhôm)

📌 Phải cấp mã vạch mới tương ứng cho từng sản phẩm, tránh dùng chung một mã cho các biến thể khác nhau – vi phạm tiêu chuẩn GS1.

➡️ Việc kiểm tra mã định kỳ giúp doanh nghiệp tránh bị siêu thị hoặc cơ quan chức năng từ chối hàng do mã sai – mã trùng – mã không hợp lệ.

Xem thêm: Xin Giấy Phép HACCP, GMP Cho Cơ Sở Nước Uống Đóng Chai

Phí và thời gian đăng ký mã vạch 

Việc đăng ký mã vạch hiện nay được thực hiện tại GS1 Việt Nam – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng với mức phí cụ thể, căn cứ theo loại mã đăng ký.

Lệ phí nhà nước theo từng loại mã (8, 9, 10 số)

Mức phí gồm phí cấp mới + phí duy trì hằng năm:

Loại mã doanh nghiệp Phí cấp mới     Phí duy trì hàng năm

Mã 10 số (1.000 sản phẩm)      1.000.000đ      500.000đ

Mã 9 số (10.000 sản phẩm)      3.000.000đ      1.500.000đ

Mã 8 số (100.000 sản phẩm)   5.000.000đ      2.000.000đ

📌 Doanh nghiệp mới thường đăng ký mã 10 số, đủ dùng cho khoảng 1.000 sản phẩm khác nhau.

Thời gian xử lý trung bình 3–7 ngày làm việc

Nộp hồ sơ online qua hệ thống https://vincode.gso.gov.vn

Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ sẽ được xét duyệt trong 3–5 ngày làm việc

Nhận mã doanh nghiệp GS1 và đăng nhập hệ thống để tự tạo mã sản phẩm chi tiết

✅ Doanh nghiệp có thể in mã vạch ngay sau khi được cấp mã số – không cần chờ bản cứng nếu đã có tài khoản hợp lệ trên hệ thống.

Câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã vạch 

Trong quá trình chuẩn bị đưa sản phẩm ra thị trường, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ – vẫn còn băn khoăn về việc có bắt buộc phải đăng ký mã vạch hay không, sử dụng mã vạch nội bộ có được không, hoặc việc duy trì mã hàng năm. Dưới đây là những giải đáp cụ thể:

Doanh nghiệp nhỏ có cần mã vạch không?

Có. Dù doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, nếu sản phẩm dự kiến phân phối vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc, chuỗi bán lẻ, sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada…) thì việc có mã số mã vạch là bắt buộc.

Mã vạch giúp:

Đối tác dễ dàng quét mã, truy xuất thông tin sản phẩm

Quản lý tồn kho, bán hàng hiệu quả hơn

Khẳng định sản phẩm chuyên nghiệp – đầy đủ pháp lý

Có thể dùng mã vạch nội bộ không?

Có, nhưng chỉ dùng trong phạm vi nội bộ. Một số phần mềm quản lý kho, bán hàng cho phép tạo mã vạch nội bộ (không đăng ký với GS1 Việt Nam). Tuy nhiên:

Mã nội bộ không dùng được cho thương mại hóa

Không đủ điều kiện để xuất hàng cho đại lý, siêu thị

Không thể tích hợp vào hệ thống truy xuất, tem điện tử hoặc mã QR quốc gia

Vì vậy, nên đăng ký mã chính thức để sử dụng lâu dài và hợp pháp.

Mã vạch có phải đăng ký lại hàng năm?

Không cần đăng ký lại, nhưng cần gia hạn sử dụng. Theo quy định:

Doanh nghiệp được cấp mã vạch có hiệu lực vĩnh viễn

Tuy nhiên, cần nộp phí duy trì hàng năm (phí sử dụng mã số doanh nghiệp), thường từ 300.000 – 1.000.000 đồng tùy số lượng mã

Nếu không gia hạn đúng hạn, hệ thống sẽ vô hiệu mã, khiến sản phẩm bị từ chối tại các kênh phân phối.

Dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói tại Gia Minh 

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình đăng ký, Gia Minh cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch trọn gói, chuyên nghiệp – nhanh chóng – đúng quy định pháp luật.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ trọn gói

Khi lựa chọn Gia Minh, bạn sẽ được hỗ trợ toàn diện:

Soạn đơn đăng ký theo mẫu mới nhất

Rà soát ngành nghề kinh doanh phù hợp để đủ điều kiện xin mã

Lập danh mục sản phẩm và hướng dẫn nhóm mã hợp lý

Tư vấn các loại mã (EAN-13, EAN-8, mã hộp…) phù hợp với bao bì sản phẩm

Hướng dẫn sử dụng mã sau khi được cấp

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, cơ sở sản xuất gia công, startup ngành F&B, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng…

Cam kết thời gian xử lý nhanh

Gia Minh cam kết:

Xử lý hồ sơ chỉ từ 1 – 3 ngày làm việc

Đăng ký nhanh qua hệ thống online của GS1 Việt Nam

Hỗ trợ gia hạn mã vạch hằng năm và chỉnh sửa khi có thay đổi sản phẩm

Hồ sơ của bạn sẽ được theo dõi sát sao từ lúc nộp đến khi nhận giấy chứng nhận mã số mã vạch hợp pháp.

Hỗ trợ tạo – in – sử dụng mã chuyên nghiệp

Sau khi được cấp mã, Gia Minh hỗ trợ:

Tạo mã vạch đúng chuẩn EAN-13

Xuất file PNG, PDF để in tem, bao bì

Tư vấn vị trí dán mã trên sản phẩm, kích thước mã, màu sắc phù hợp tiêu chuẩn in ấn

Đặc biệt, Gia Minh còn cung cấp dịch vụ in tem mã vạch chất lượng cao với số lượng nhỏ hoặc lớn, phù hợp với các doanh nghiệp chưa có hệ thống in ấn riêng.

Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Vạch Cho Thức Uống Đóng Chai không chỉ là nội dung hướng dẫn thủ tục, mà còn giúp các chủ doanh nghiệp hiểu đúng bản chất pháp lý và vận hành thực tiễn trong việc sử dụng mã số mã vạch. Việc sở hữu mã vạch hợp lệ không chỉ tạo thuận lợi trong lưu thông sản phẩm, mà còn giúp tăng sự tin tưởng với người tiêu dùng. Nếu bạn đang tìm đơn vị hỗ trợ chuyên sâu trong đăng ký mã vạch và công bố sản phẩm nước uống, hãy liên hệ ngay với Gia Minh để được hỗ trợ nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm nhất.