Hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học gồm những gì? Hướng dẫn chi tiết mới nhất

Nhu cầu du học ngày càng tăng cao đã kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các trung tâm tư vấn du học tại Việt Nam. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực này, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải được Sở Giáo dục và Đào tạo cấp giấy phép tư vấn du học. Một trong những bước quan trọng để được cấp phép là chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ theo quy định pháp luật. Vậy hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học gồm những gì? Hãy cùng Pháp Lý Gia Minh tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Giới thiệu chung về giấy phép tư vấn du học

Trong bối cảnh nhu cầu du học ngày càng gia tăng, nhiều tổ chức và cá nhân mong muốn tham gia vào lĩnh vực tư vấn du học để hỗ trợ học sinh, sinh viên trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và định hướng học tập ở nước ngoài. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật Việt Nam, đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện và bắt buộc phải có giấy phép hoạt động hợp pháp.

Nếu mở trung tâm tư vấn mà không có giấy phép, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể bị xử phạt hành chính từ 20 đến 40 triệu đồng, đồng thời có nguy cơ bị đình chỉ hoạt động.

Việc chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên và rất quan trọng trong toàn bộ quy trình xin cấp phép. Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý và tránh việc bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung không cần thiết.

2. Căn cứ pháp lý quy định hồ sơ xin giấy phép

Hồ sơ xin cấp giấy phép tư vấn du học được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật sau:

• Luật Giáo dục 2019: Là văn bản pháp lý cao nhất quy định chung về hoạt động giáo dục, trong đó có tư vấn du học.
• Nghị định 86/2018/NĐ-CP: Quy định về hợp tác, đầu tư của tổ chức, cá nhân nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục, có đề cập rõ đến hoạt động tư vấn du học.
• Thông tư 05/2013/TT-BGDĐT: Hướng dẫn thủ tục, điều kiện cấp phép hoạt động tư vấn du học cho các tổ chức, doanh nghiệp trong nước.
• Các văn bản hướng dẫn liên quan khác: Có thể bao gồm văn bản hướng dẫn nội bộ từ Sở Giáo dục và Đào tạo địa phương.

Việc nắm rõ căn cứ pháp lý giúp tổ chức, doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ xin cấp phép.

3. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm đối tượng

🟡 Doanh nghiệp mới thành lập:

• Cần bổ sung giải trình kỹ về năng lực hoạt động và kế hoạch triển khai.
• Nên có nhân sự tư vấn nhiều kinh nghiệm để tăng độ tin cậy.
• Chứng minh tài chính ban đầu và trụ sở hợp pháp là yếu tố dễ bị xem xét kỹ.

🟢 Doanh nghiệp hoạt động lâu năm:

• Có thể đính kèm thêm thành tích, kết quả hoạt động giáo dục (nếu có).
• Có lợi thế về tài chính và uy tín thương hiệu, tuy nhiên vẫn cần đáp ứng đúng mẫu hồ sơ hiện hành.
• Nếu từng vi phạm trong ngành giáo dục – cần cam kết rõ khắc phục.

🔵 Trường học (THPT, Đại học…) muốn mở thêm dịch vụ tư vấn du học:

• Cần bổ sung văn bản phê duyệt chủ trương của đơn vị chủ quản (nếu là trường công lập).
• Chứng minh trung tâm tư vấn hoạt động riêng biệt (không trùng chức năng đào tạo).
• Phải có đăng ký kinh doanh ngành 8560 riêng (nếu không hoạt động độc lập về pháp nhân thì không đủ điều kiện).

💡 Gợi ý: Nếu bạn thuộc nhóm đặc thù (trường học, đơn vị công lập, công ty liên kết nước ngoài), nên liên hệ chuyên gia pháp lý để được hướng dẫn chi tiết theo mô hình.

4. Hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học gồm những gì? 📝

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học đầy đủ và hợp lệ là điều kiện tiên quyết để tổ chức, doanh nghiệp được cấp phép hoạt động. Dưới đây là các thành phần hồ sơ cần thiết theo đúng quy định pháp luật:

a. Đơn đề nghị cấp giấy phép

• Sử dụng mẫu đơn theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Nội dung bao gồm: tên đơn vị, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký, mục tiêu hoạt động, cam kết tuân thủ pháp luật giáo dục.

b. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải có đăng ký mã ngành 8560 – Giáo dục hỗ trợ.
• Yêu cầu bản sao công chứng hoặc chứng thực, thời hạn không quá 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

c. Phương án hoạt động tư vấn du học

• Trình bày chi tiết lý do thành lập trung tâm, mục tiêu phát triển và đối tượng khách hàng.
• Phân tích thị trường du học mục tiêu: Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Canada…
• Lộ trình cung cấp dịch vụ: tư vấn chọn ngành – xử lý hồ sơ – xin visa – hỗ trợ sau du học.
• Kế hoạch truyền thông: quảng cáo, mạng xã hội, hợp tác với trường học…
• Dự toán nguồn lực: nhân sự, tài chính, thiết bị, không gian hoạt động.

d. Danh sách nhân sự trực tiếp tư vấn

• Danh sách bao gồm: họ tên, chức vụ, vị trí đảm nhiệm.
• Trình độ tối thiểu: Cao đẳng trở lên.
• Yêu cầu chứng chỉ tiếng Anh bậc B2 trở lên hoặc tương đương (IELTS, TOEFL, PTE…).
• Đính kèm bản sao hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng hợp pháp.

e. Tài liệu chứng minh địa điểm hoạt động

• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp trụ sở.
• Sơ đồ mặt bằng khu vực làm việc.
• Hình ảnh cơ sở vật chất như: phòng tiếp khách, phòng tư vấn, khu vực chờ, thư viện nếu có.

Lưu ý: Một số Sở Giáo dục và Đào tạo địa phương có thể yêu cầu thêm các giấy tờ liên quan đến an toàn phòng cháy chữa cháy, nội quy hoạt động trung tâm. Nên liên hệ trước để cập nhật đầy đủ.

Bạn có thể tham khảo thêm về thủ tục xin cấp giấy phép tư vấn du học tại bài viết chi tiết.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

5. So sánh hồ sơ tư vấn du học và trung tâm ngoại ngữ 📚

Nhiều đơn vị giáo dục thường băn khoăn giữa việc xin giấy phép tư vấn du học và mở trung tâm ngoại ngữ. Dưới đây là bảng so sánh để làm rõ sự khác biệt trong hồ sơ pháp lý:

→ Như vậy, dù cùng là ngành giáo dục, nhưng hồ sơ xin tư vấn du học tập trung vào yếu tố thị trường và tư vấn pháp lý, còn trung tâm ngoại ngữ thiên về chương trình giảng dạy và chất lượng giáo viên.

6. Một số giấy tờ khác trong hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học (nếu có)

Bên cạnh các tài liệu bắt buộc, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các giấy tờ sau để gia tăng tính minh bạch và tính hợp lệ của hồ sơ:

• Cam kết không thu phí trái quy định: Văn bản thể hiện rõ trung tâm chỉ thu phí theo quy định và minh bạch với phụ huynh, học sinh.
• Nội quy làm việc nội bộ: Bao gồm quy tắc ứng xử, quy trình xử lý khiếu nại và đạo đức nghề nghiệp tư vấn du học.
• Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ học sinh: Từ bước tư vấn ban đầu đến hồ sơ, visa, hỗ trợ sau du học.
• Giấy ủy quyền: Nếu hồ sơ được nộp qua dịch vụ hoặc người đại diện hợp pháp, cần có văn bản ủy quyền theo quy định.

7. Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học bị từ chối

Nhiều doanh nghiệp bị Sở Giáo dục và Đào tạo từ chối cấp phép vì mắc phải các lỗi cơ bản dưới đây. Việc nắm rõ để tránh là điều rất quan trọng:

• Thiếu chứng chỉ tiếng Anh hợp lệ: Nhân sự không cung cấp được chứng chỉ B2 (IELTS 5.5, TOEFL iBT 46 trở lên) hoặc chứng chỉ không còn giá trị.
• Phương án hoạt động chung chung: Thiếu chiến lược cụ thể, không nêu rõ đối tượng, thị trường mục tiêu và kế hoạch truyền thông.
• Nhân sự không có hợp đồng lao động: Không chứng minh được mối quan hệ lao động hợp pháp với trung tâm.
• Địa chỉ không rõ ràng: Văn phòng không thực tế (dùng địa chỉ hộ kinh doanh hoặc văn phòng ảo), không có hình ảnh minh chứng đi kèm.

Gợi ý: Để tăng tỉ lệ được duyệt hồ sơ lần đầu, doanh nghiệp nên chuẩn hóa từng hạng mục theo hướng dẫn của Sở GD&ĐT và có thể nhờ đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ rà soát trước khi nộp.

8. Mẹo chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học dễ được duyệt ✅

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và khoa học là yếu tố then chốt giúp rút ngắn thời gian cấp phép tư vấn du học. Dưới đây là một số mẹo hữu ích:

• Soạn phương án hoạt động càng chi tiết càng tốt: Cần thể hiện rõ mô hình hoạt động, chiến lược phát triển, đối tượng mục tiêu và thị trường tư vấn.
• Scan và sắp xếp hồ sơ theo thứ tự checklist: Gồm đơn đề nghị, đăng ký doanh nghiệp, phương án hoạt động, nhân sự, địa điểm… để dễ kiểm tra.
• Thông tin cần trùng khớp với giấy đăng ký doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở… phải thống nhất giữa các tài liệu.
• Trường hợp chưa đủ điều kiện: Nên nhờ dịch vụ xin giấy phép tư vấn du học trọn gói hỗ trợ soạn hồ sơ và nộp đúng quy trình.

9. Case study: Hồ sơ chuẩn vs. hồ sơ bị từ chối (thực tế từ khách hàng Gia Minh)

✅ Trường hợp được cấp phép suôn sẻ:

Khách hàng: Công ty TNHH Quốc tế H.A (TP.HCM)

Điểm nổi bật:

• Phương án hoạt động chi tiết 12 trang – mô tả rõ đối tượng, thị trường, quy trình và tài chính.
• Danh sách 3 nhân sự tư vấn, kèm chứng chỉ IELTS 6.5, hợp đồng lao động rõ ràng.
• Cơ sở vật chất thực tế – văn phòng 2 tầng tại Quận 10, có ảnh mặt bằng, thư viện nhỏ.

Kết quả: Được cấp phép sau 13 ngày làm việc, không cần bổ sung hồ sơ.

❌ Trường hợp bị từ chối (phải nộp lại):

Khách hàng: Trung tâm D.A. (Cần Thơ)

Lý do hồ sơ bị từ chối:

• Thiếu chứng chỉ tiếng Anh của nhân sự chính.
• Phương án hoạt động chung chung – không nêu thị trường mục tiêu, thiếu dự toán tài chính.
• Địa chỉ văn phòng là nhà ở chung cư không có hợp đồng thuê hợp lệ.

Kết quả: Bị yêu cầu bổ sung 3 lần, kéo dài thời gian lên hơn 40 ngày.

💡 Bài học rút ra: Hãy chuẩn bị kỹ từ đầu, hoặc tìm đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ để tránh mất thời gian, chi phí và cơ hội kinh doanh.

10. Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học ⏱️

Theo quy định, thời gian cấp phép tư vấn du học được nêu rõ trong các văn bản pháp luật:

• Thời gian xử lý theo luật: Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ (theo Nghị định 86/2018/NĐ-CP).
• Thực tế xử lý: Từ 15–30 ngày, tùy theo mức độ đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ chưa đạt: Sở Giáo dục sẽ ra thông báo bổ sung → nếu bổ sung chậm hoặc sai quy cách thì thời gian cấp phép kéo dài thêm.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi phản hồi từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ để bổ sung kịp thời nếu có yêu cầu.

11. Kết luận ✍️

Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học là bước khởi đầu quan trọng, quyết định đến việc được cấp phép nhanh chóng hay không. Nếu hồ sơ đầy đủ, rõ ràng và đúng quy định ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.

Với những ai chưa có kinh nghiệm làm việc với cơ quan nhà nước hoặc gặp khó khăn trong khâu nhân sự, phương án hoạt động,… nên cân nhắc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để được hỗ trợ từ A–Z.

Liên hệ Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh – chúng tôi nhận hỗ trợ trọn gói, cam kết hồ sơ đạt yêu cầu ngay từ lần nộp đầu tiên.

📞 Hotline: 0939 456 569 | 🌐 Website: giayphepgm.com

Câu hỏi thường gặp (FAQ)