Hồ sơ xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa may mặc theo quy định mới nhất

Hồ sơ xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa may mặc là bước bắt buộc và mang tính chiến lược đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đang hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu hàng dệt may. Khi thị trường quốc tế ngày càng khắt khe về tiêu chuẩn hàng hóa, đặc biệt là xuất xứ nguyên liệu, thì việc có được giấy chứng nhận xuất xứ (CO) hợp lệ là chìa khóa giúp hàng hóa may mặc được hưởng thuế suất ưu đãi, thông quan nhanh chóng và khẳng định năng lực sản xuất nội địa. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ thành phần hồ sơ xin CO ngành may mặc, quy trình nộp, thời gian xử lý và những lưu ý pháp lý đi kèm. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng phần trong bộ hồ sơ xin CO ngành may mặc, cập nhật mới nhất năm 2025 theo hướng dẫn của Bộ Công Thương và các hiệp định thương mại quốc tế có hiệu lực tại Việt Nam.

Hồ sơ xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa may mặc gồm những gì?

Đơn đề nghị cấp CO đúng mẫu quy định

Để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – CO) cho sản phẩm may mặc, doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn đề nghị cấp CO theo đúng mẫu do Bộ Công Thương hoặc tổ chức được ủy quyền ban hành. Mẫu đơn này thể hiện rõ thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu, loại hình CO xin cấp (ví dụ: mẫu A, mẫu E, mẫu CPTPP…), mô tả hàng hóa, mã HS, trị giá, xuất xứ dự kiến và lý do xin cấp CO.

Đơn đề nghị là tài liệu bắt buộc và là căn cứ để cơ quan cấp CO xem xét hồ sơ, do đó cần được điền đầy đủ, chính xác và ký đóng dấu bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp.

Hóa đơn thương mại (Invoice), vận đơn (Bill of Lading)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là tài liệu xác nhận giá trị hàng hóa, bên bán và bên mua trong giao dịch. Đây là cơ sở xác định giá trị lô hàng và các thông tin liên quan đến thương mại quốc tế.

Vận đơn (Bill of Lading – B/L) là chứng từ do hãng vận chuyển cung cấp, thể hiện hành trình vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến nước nhập khẩu. Vận đơn phải thể hiện rõ cảng đi – cảng đến, ngày vận chuyển, phương thức vận tải, trọng lượng hàng… Các thông tin này sẽ được đối chiếu với các giấy tờ khác để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình cấp CO.

Hợp đồng xuất khẩu, bảng kê chi tiết nguyên liệu

Hợp đồng xuất khẩu là văn bản thể hiện mối quan hệ giữa bên bán (doanh nghiệp Việt Nam) và bên mua (đối tác nước ngoài), có nêu rõ điều khoản thanh toán, số lượng, chủng loại hàng, thời gian giao hàng… Đây là cơ sở xác minh tính hợp pháp của giao dịch và chứng minh mục đích thương mại rõ ràng.

Kèm theo đó, doanh nghiệp cần nộp bảng kê chi tiết nguyên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm may mặc. Bảng kê này phải thể hiện rõ nguồn gốc của từng loại nguyên phụ liệu (vải, chỉ, nút, dây kéo…), số lượng, giá trị và tỷ lệ cấu thành trong sản phẩm cuối cùng.

Bản mô tả quy trình sản xuất và định mức tiêu hao nguyên liệu

Để xác định chính xác tỷ lệ xuất xứ nội khối hoặc đáp ứng tiêu chí “chuyển đổi mã HS” theo hiệp định thương mại tự do, doanh nghiệp cần nộp bản mô tả chi tiết quy trình sản xuất hàng hóa. Bản mô tả này cần chỉ rõ từng công đoạn: từ cắt vải, may ráp, hoàn thiện, đóng gói… cho đến khi ra thành phẩm.

Cùng với đó là định mức tiêu hao nguyên liệu, thể hiện lượng nguyên phụ liệu sử dụng cho một đơn vị sản phẩm. Thông tin này giúp cơ quan cấp CO đánh giá mức độ nội địa hóa và khả năng đáp ứng tiêu chí xuất xứ theo quy định hiện hành.

Tùy vào mẫu CO và thị trường xuất khẩu, cơ quan cấp có thể yêu cầu thêm một số tài liệu như tờ khai hải quan, chứng từ nhập khẩu nguyên liệu, phiếu kiểm định chất lượng hoặc bản cam kết xuất xứ. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi kỹ hướng dẫn cụ thể từ từng phòng quản lý xuất xứ hàng hóa để chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định.

Tham khảo thêm: Hồ sơ xin cấp giấy phép xả thải cho xưởng may theo quy định pháp luật

Các loại CO ngành may mặc phổ biến doanh nghiệp cần biết

CO Form A – dành cho GSP

CO Form A (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ưu đãi phổ cập) được cấp cho hàng hóa xuất khẩu sang các nước phát triển áp dụng hệ thống ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP). Với ngành may mặc, CO Form A giúp doanh nghiệp được hưởng thuế suất thấp hoặc bằng 0 khi xuất khẩu vào các thị trường như Nhật Bản, Thụy Sĩ, Na Uy,… Tuy nhiên, do một số quốc gia đã ngừng áp dụng GSP cho Việt Nam, nên CO Form A hiện chỉ còn giá trị với một số đối tác cụ thể.

CO Form B, D, E – theo từng hiệp định

– CO Form B: là loại không ưu đãi, được sử dụng khi hàng hóa xuất khẩu không nằm trong các hiệp định thương mại song phương hoặc đa phương nhưng vẫn cần chứng minh xuất xứ.

– CO Form D: áp dụng cho xuất khẩu hàng dệt may sang các nước ASEAN trong khuôn khổ Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA). Đây là loại CO phổ biến, giúp doanh nghiệp được miễn hoặc giảm thuế nhập khẩu khi xuất vào các nước ASEAN.

– CO Form E: dùng cho hàng hóa xuất sang Trung Quốc theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA). Ngành may mặc thường xuyên sử dụng Form E để tận dụng mức thuế ưu đãi khi xuất hàng sang thị trường Trung Quốc.

CO CPTPP, EVFTA – ưu đãi thế hệ mới

CO CPTPP và CO EVFTA là hai loại CO thế hệ mới, tương ứng với Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) và Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – EU (EVFTA). Những loại CO này có tiêu chuẩn cao hơn về quy tắc xuất xứ, thường yêu cầu nguyên liệu “xuất xứ từ trong khối” (yarn forward) hoặc “vải từ trong khối” (fabric forward). Tuy nhiên, nếu đáp ứng đủ điều kiện, mức ưu đãi thuế quan rất hấp dẫn, tạo lợi thế cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp ngành may.

Cách chọn đúng loại CO cho từng thị trường xuất khẩu

Để chọn đúng loại CO, doanh nghiệp cần căn cứ vào:

– Thị trường xuất khẩu: nước nhập khẩu có hiệp định thương mại nào với Việt Nam không.

– Loại sản phẩm: mặt hàng may mặc cụ thể có nằm trong danh mục ưu đãi thuế hay không.

– Nguồn nguyên liệu: có đạt tiêu chí xuất xứ theo từng FTA không.

Việc chọn đúng CO không chỉ giúp giảm chi phí thuế mà còn đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, thuận lợi. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông tin từ cơ quan cấp CO và tư vấn chuyên nghiệp để tránh sai sót.

Quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa may mặc

Đăng ký hồ sơ thương nhân tại Bộ Công Thương

Trước khi có thể nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO), doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc cần đăng ký hồ sơ thương nhân tại Bộ Công Thương (hoặc Sở Công Thương được ủy quyền). Đây là bước bắt buộc để xác nhận tư cách pháp lý và thông tin cơ bản của doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Mã số thuế.

Mẫu dấu, chữ ký của người đại diện.

Danh sách hàng hóa xuất khẩu thường xuyên kèm mô tả, mã HS.

Sau khi được cấp mã thương nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng mã này để đăng nhập vào hệ thống cấp CO điện tử và tiếp tục các bước tiếp theo.

Nộp hồ sơ cấp CO lần đầu và trực tuyến qua hệ thống ECoSys

Doanh nghiệp có thể xin cấp CO theo hình thức nộp hồ sơ giấy hoặc trực tuyến qua hệ thống ECoSys tại địa chỉ: ecosys.gov.vn. Hình thức trực tuyến được khuyến khích áp dụng nhằm tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho doanh nghiệp.

Hồ sơ xin cấp CO bao gồm:

Đơn đề nghị cấp CO (theo mẫu quy định từng hiệp định FTA như CPTPP, EVFTA…).

Hóa đơn thương mại (Invoice).

Vận đơn (Bill of Lading – nếu có).

Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu.

Quy trình sản xuất hoặc tài liệu chứng minh xuất xứ nguyên liệu đầu vào.

Hợp đồng xuất khẩu và các chứng từ thanh toán (nếu được yêu cầu bổ sung).

Lưu ý: Với ngành may mặc, việc chứng minh xuất xứ vải, phụ liệu và công đoạn cắt may tại Việt Nam là yếu tố then chốt để đảm bảo đáp ứng quy tắc xuất xứ (ROO) theo từng hiệp định thương mại.

Thời gian xử lý hồ sơ, điều kiện được duyệt tự chứng nhận xuất xứ

Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ cấp CO là từ 1 đến 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Một số trường hợp sẽ được kiểm tra thực tế tại xưởng hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ nếu có nghi ngờ về nguồn gốc hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp có lịch sử xuất khẩu minh bạch, uy tín, có thể được xét duyệt vào danh sách doanh nghiệp được tự chứng nhận xuất xứ. Điều kiện gồm:

Đã hoạt động xuất khẩu ổn định từ 2 năm trở lên.

Không vi phạm quy tắc xuất xứ trong 2 năm gần nhất.

Có bộ phận kiểm soát chất lượng và truy xuất nguyên phụ liệu rõ ràng.

Doanh nghiệp được công nhận sẽ được phép tự khai CO theo mẫu quy định, không cần nộp từng hồ sơ cho mỗi lô hàng, từ đó rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc tế.

Việc nắm rõ quy trình và đáp ứng đúng hồ sơ CO là yếu tố quan trọng giúp hàng may mặc Việt Nam tận dụng tối đa ưu đãi thuế quan từ các FTA hiện hành.

Cơ quan cấp chứng nhận xuất xứ CO tại Việt Nam ngành may mặc

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – CO) là một tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất khẩu, đặc biệt đối với ngành may mặc – lĩnh vực có kim ngạch xuất khẩu lớn tại Việt Nam. CO không chỉ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của sản phẩm mà còn là cơ sở để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Việc cấp CO tại Việt Nam được thực hiện bởi các cơ quan chuyên trách sau:

Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương

Đây là cơ quan đầu mối của Nhà nước, trực thuộc Bộ Công Thương, có trách nhiệm trực tiếp trong việc cấp CO cho các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu. Hệ thống phòng Quản lý Xuất nhập khẩu được phân bố tại nhiều địa phương trên cả nước, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và nộp hồ sơ. Các mẫu CO cấp bởi Bộ Công Thương đa phần là mẫu ưu đãi như: mẫu A, mẫu E, mẫu AJ, mẫu CPTPP…

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử ECOSys hoặc nộp trực tiếp tại phòng cấp. Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị cấp CO, hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai xuất khẩu và chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa.

Các tổ chức được ủy quyền cấp CO (VCCI, VINATEX…)

Ngoài Bộ Công Thương, một số tổ chức được ủy quyền cấp CO nhằm hỗ trợ doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đăng ký. Tiêu biểu là:

– Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI)

– Tập đoàn Dệt may Việt Nam (VINATEX)

– Hiệp hội doanh nghiệp ngành hàng có thỏa thuận hợp tác với Bộ Công Thương

Các đơn vị này chủ yếu cấp mẫu CO không ưu đãi (Form B), phục vụ mục đích thương mại, đối chiếu nguồn gốc xuất xứ trong giao dịch quốc tế, đặc biệt hữu ích trong lĩnh vực may mặc khi xuất hàng vào các thị trường đòi hỏi chứng minh nguồn gốc vải, quy trình sản xuất.

Những lưu ý pháp lý khi chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận CO may mặc

Nguyên tắc xác định xuất xứ – hàm lượng nội địa, RVC, CTC

Khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) cho sản phẩm may mặc, doanh nghiệp cần nắm rõ quy tắc xuất xứ áp dụng theo từng hiệp định thương mại tự do (FTA) như: ATIGA, EVFTA, CPTPP… Các nguyên tắc phổ biến gồm:

Hàm lượng giá trị khu vực (RVC – Regional Value Content): Tỷ lệ giá trị nguyên phụ liệu có xuất xứ trong khối phải đạt mức tối thiểu theo quy định (thường 40%).

Chuyển đổi mã số HS (CTC – Change in Tariff Classification): Sản phẩm cuối cùng phải có mã HS khác với nguyên phụ liệu đầu vào.

Xuất xứ thuần túy (WO – Wholly Obtained): Áp dụng với sản phẩm có toàn bộ nguyên liệu và quá trình sản xuất diễn ra tại một nước (ít áp dụng với may mặc).

Do đặc thù ngành may mặc thường sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu trữ rõ chứng từ chứng minh nguồn gốc, hóa đơn, hợp đồng và phiếu xuất kho nội bộ để chứng minh quá trình gia công hợp lệ.

Quy trình kiểm tra thực tế và hậu kiểm CO

Sau khi nộp hồ sơ xin CO, cơ quan có thẩm quyền (phòng quản lý XNK thuộc Bộ Công Thương hoặc tổ chức được ủy quyền) sẽ:

Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ (tờ khai CO, hóa đơn thương mại, vận đơn, định mức, bảng kê nguyên phụ liệu…).

Đối với một số trường hợp, kiểm tra thực tế tại xưởng sản xuất sẽ được tiến hành nhằm xác minh thông tin sản xuất đúng quy trình, đúng xuất xứ.

Hậu kiểm CO: Sau khi CO được cấp, cơ quan có thẩm quyền hoặc đối tác nhập khẩu có quyền tiến hành kiểm tra hậu kiểm, yêu cầu cung cấp hồ sơ và chứng từ bổ sung. Việc không đáp ứng đầy đủ có thể dẫn đến thu hồi CO, từ chối ưu đãi thuế quan hoặc xử phạt hành chính.

Những sai sót doanh nghiệp hay gặp khi xin CO và cách khắc phục

Một số lỗi phổ biến khi doanh nghiệp xin CO trong ngành may mặc gồm:

Khai sai định mức hoặc không giải trình được định mức tiêu hao nguyên phụ liệu.

Không lưu đủ hóa đơn, chứng từ gốc để chứng minh xuất xứ.

Khai báo mã HS chưa chính xác, không đồng nhất với tờ khai hải quan.

Sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu từ ngoài khối FTA nhưng không đủ điều kiện cộng gộp.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên:

Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ CO bài bản.

Tập huấn nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán kho và sản xuất.

Nhờ tư vấn chuyên nghiệp về quy tắc xuất xứ và chuẩn bị hồ sơ.

Việc tuân thủ đúng các quy định về xuất xứ và hồ sơ CO không chỉ giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế mà còn tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Lợi ích của việc có giấy chứng nhận xuất xứ đúng chuẩn

Hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu tại nước nhập khẩu

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là tài liệu quan trọng giúp xác định nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu. Khi hàng hóa có C/O phù hợp với các hiệp định thương mại tự do mà Việt Nam tham gia (như EVFTA, CPTPP, RCEP…), doanh nghiệp sẽ được hưởng mức thuế suất ưu đãi hoặc thậm chí là miễn thuế tại nước nhập khẩu. Việc này giúp giảm đáng kể chi phí xuất khẩu, tạo lợi thế cạnh tranh về giá so với đối thủ từ các quốc gia không có ưu đãi. Ngoài ra, có C/O đúng chuẩn còn giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng bị yêu cầu nộp thêm thuế hoặc bị giữ hàng để kiểm tra nguồn gốc.

Nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường quốc tế

C/O không chỉ có giá trị về mặt thuế quan, mà còn là bằng chứng pháp lý thể hiện trách nhiệm và tính minh bạch của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Việc có C/O đúng quy định cho thấy sản phẩm được sản xuất tại Việt Nam hoặc có tỷ lệ nội địa hóa đạt yêu cầu, từ đó khẳng định chất lượng và xuất xứ rõ ràng trước các đối tác quốc tế. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành may mặc, da giày, điện tử – nơi mà các thương hiệu lớn rất chú trọng đến nguồn gốc và tiêu chuẩn sản xuất.

Hơn nữa, việc có thể cung cấp C/O đúng chuẩn và đúng thời hạn còn giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng, mở rộng thị trường xuất khẩu, dễ dàng tiếp cận các nhà phân phối, chuỗi bán lẻ lớn toàn cầu. Trong thời đại thương mại toàn cầu hóa và yêu cầu truy xuất nguồn gốc ngày càng cao, việc chủ động quản lý và sử dụng C/O hiệu quả chính là chìa khóa để doanh nghiệp khẳng định vị thế và phát triển bền vững.

Dịch vụ hỗ trợ xin CO cho hàng may mặc – Nhanh chóng, đúng luật

Khi nào nên thuê dịch vụ làm hồ sơ CO?

Việc xin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO – Certificate of Origin) là một phần quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng may mặc, giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại. Tuy nhiên, thủ tục xin CO đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về quy tắc xuất xứ, chứng từ và biểu mẫu đúng theo từng hiệp định FTA (như CPTPP, EVFTA, RCEP…). Doanh nghiệp nên thuê dịch vụ làm hồ sơ CO khi:

– Không có bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu hoặc chưa có kinh nghiệm xin CO.

– Cần xử lý nhanh các lô hàng gấp, cần CO đúng loại, đúng mẫu để kịp thời xuất khẩu.

– Gặp khó khăn trong việc tra cứu mã HS, xác định xuất xứ hay chuẩn bị hồ sơ theo quy định.

– Muốn hạn chế rủi ro bị từ chối cấp CO do thiếu sót chứng từ hay sai loại mẫu.

Tiêu chí chọn đơn vị pháp lý tư vấn CO uy tín

Để đảm bảo hiệu quả và tính pháp lý khi sử dụng dịch vụ xin CO, doanh nghiệp may mặc nên lựa chọn đơn vị có đầy đủ các tiêu chí sau:

– Chuyên môn sâu và cập nhật thường xuyên về luật thương mại quốc tế, các hiệp định FTA và quy định của Bộ Công Thương.

– Kinh nghiệm thực tế phong phú trong xử lý hồ sơ CO cho các mặt hàng dệt may, đặc biệt với các lô hàng phức tạp, nhiều nguyên phụ liệu.

– Hỗ trợ trọn gói từ khâu tư vấn xuất xứ, tra cứu mã HS, chuẩn bị chứng từ, đến việc nộp và nhận kết quả CO tại Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu.

– Cam kết thời gian và hiệu quả, hỗ trợ xử lý gấp khi có phát sinh đột xuất từ phía khách hàng quốc tế.

Một đơn vị uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tránh rủi ro pháp lý, góp phần đảm bảo tiến độ giao hàng và tối ưu hóa chi phí nhờ thuế suất ưu đãi từ CO.

Hồ sơ xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa may mặc không chỉ là thủ tục hành chính thông thường mà là bước quyết định để hàng hóa có thể “ra biển lớn” một cách hợp pháp và ưu đãi nhất. Việc chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác, nắm rõ các hiệp định ưu đãi và quy trình nộp hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro về pháp lý và tránh bị từ chối CO trong quá trình xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc cần tiết kiệm nhân sự, việc sử dụng dịch vụ xin CO cho hàng may mặc trọn gói sẽ là giải pháp tối ưu, giúp bạn tập trung phát triển sản xuất mà không lo về mặt pháp lý. Cập nhật và nắm chắc quy định 2025 là bước đi chiến lược để ngành may mặc Việt Nam phát triển bền vững trên thị trường toàn cầu.