Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM theo quy định 2025

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM theo quy định 2025 là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở chính. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2025, việc thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM phải tuân thủ các quy định mới nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM theo quy định 2025.

Cơ sở pháp lý về thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM 

Việc thay đổi trụ sở công ty là một thủ tục pháp lý bắt buộc phải thực hiện đúng quy định nếu doanh nghiệp có sự dịch chuyển địa điểm hoạt động chính. Tại TP.HCM – nơi tập trung lượng doanh nghiệp lớn nhất cả nước, thủ tục này được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật mới nhất.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan

Nghị định 168/2025/NĐ-CP là văn bản pháp lý mới nhất quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp, trong đó có nội dung cập nhật về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Một số điểm nổi bật:

Bổ sung yêu cầu xác minh tính hợp pháp của địa chỉ mới, đặc biệt đối với doanh nghiệp đặt trụ sở trong tòa nhà chung cư, cao ốc hỗn hợp;

Bắt buộc thông báo với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác;

Quy định rõ thời hạn xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ quy định tại:

Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 28: về nghĩa vụ cập nhật trụ sở chính;

Luật Quản lý thuế 2019: yêu cầu chốt thuế và cập nhật mã số thuế đúng địa bàn quản lý;

Thông tư 105/2020/TT-BTC: hướng dẫn đăng ký thuế khi có thay đổi địa chỉ.

Quy định của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM

Sở KH&ĐT TP.HCM hiện triển khai hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến hoàn toàn qua cổng dichvucong.hochiminhcity.gov.vn. Doanh nghiệp cần lưu ý:

Nộp hồ sơ online và nhận kết quả qua bưu điện hoặc tại bộ phận một cửa;

Hồ sơ phải có chữ ký số hợp lệ nếu nộp trực tuyến;

Nếu chuyển trụ sở khác quận/huyện, cần nộp hồ sơ chốt thuế tại Chi cục thuế cũ trước khi gửi hồ sơ thay đổi đến Sở KH&ĐT.

Đồng thời, TP.HCM có quy định riêng về việc kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ đặt trụ sở, nhằm tránh tình trạng khai khống địa chỉ, sử dụng chung cư làm trụ sở sai quy định.

Xem ngay: Thủ tục pháp lý thay đổi địa giới hành chính theo quy định mới nhất

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi trụ sở công ty 

Để thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty tại TP.HCM, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đúng quy định và phù hợp với phạm vi thay đổi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Đây là biểu mẫu bắt buộc theo Mẫu II-1 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Nội dung gồm:

Thông tin công ty (Mã số doanh nghiệp, tên công ty);

Nội dung đăng ký thay đổi: địa chỉ mới, quận/huyện, thành phố;

Cam kết chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của thông tin khai báo;

Ký tên bởi người đại diện theo pháp luật (bằng chữ ký tươi hoặc chữ ký số).

Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/cổ đông

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu;

Công ty TNHH 2 thành viên: Biên bản họp + Quyết định của HĐTV;

Công ty cổ phần: Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị + Quyết định liên quan.

Các quyết định này phải ghi rõ nội dung thay đổi, địa chỉ cũ và mới, lý do thay đổi và ủy quyền người thực hiện thủ tục (nếu có).

Trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý

Nếu công ty chuyển địa chỉ sang quận/huyện khác tại TP.HCM, hoặc sang tỉnh/thành phố khác, cần thực hiện các bước sau:

Chốt nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế hiện tại:

Nộp mẫu 08-MST thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế;

Kê khai thuế, hoàn thành nghĩa vụ tài chính và chờ công văn chấp thuận chuyển địa điểm.

Cập nhật thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp:

Sau khi chốt thuế, thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia;

Nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT TP.HCM.

Các tài liệu cần bổ sung trong hồ sơ:

Bản sao hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật;

Tờ khai đăng ký thuế, thông báo thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng (nếu địa bàn ngân hàng quản lý khác nhau).

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty 

Việc thay đổi trụ sở công ty là một trong những nội dung đăng ký doanh nghiệp quan trọng, cần thực hiện đúng trình tự pháp luật để không ảnh hưởng đến các hoạt động giao dịch, kê khai thuế, ký hợp đồng, hóa đơn và quản lý nội bộ.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Doanh nghiệp cần xác định phạm vi thay đổi là:

Cùng quận/huyện

Khác quận/huyện nhưng cùng tỉnh/thành phố

Khác tỉnh/thành phố

Tùy trường hợp sẽ có bổ sung giấy tờ khác nhau. Hồ sơ cơ bản gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

Ghi rõ địa chỉ cũ và địa chỉ mới.

Quyết định và Biên bản họp:

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần: Có biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng cổ đông.

Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm mới:

Hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, bản sao sổ đỏ (nếu chủ sở hữu là cá nhân/đơn vị cho thuê).

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp làm thủ tục)

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách:

Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:

Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp và ký số điện tử. Phù hợp với công ty đã quen thủ tục online.

Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi công ty đặt trụ sở:

Cần in bản cứng hồ sơ và mang theo giấy tờ tùy thân.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra hợp lệ và cấp biên nhận xử lý.

Bước 3 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Trong vòng 03–05 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) với thông tin trụ sở mới. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần rà soát lại:

Sai địa chỉ, không đúng quy hoạch địa chính

Địa chỉ nằm trong chung cư/cao ốc không được dùng làm trụ sở kinh doanh

Thiếu chữ ký số hoặc giấy tờ chứng minh hợp lệ

Bước 4 – Cập nhật thông tin trên các giấy tờ liên quan

Ngay sau khi có GCNĐKDN mới, doanh nghiệp phải cập nhật các thông tin liên quan:

Cơ quan thuế: Nộp mẫu 08-MST để thông báo thay đổi thông tin trụ sở

Hóa đơn điện tử: Đăng nhập phần mềm để cập nhật thông tin địa chỉ mới

Ngân hàng: Thay đổi địa chỉ trên thông tin tài khoản doanh nghiệp

Bảo hiểm xã hội: Cập nhật tại cơ quan BHXH quản lý

Website, hợp đồng, bảng hiệu, hồ sơ nội bộ: sửa đổi để đảm bảo tính pháp lý

Xem thêm: Thủ tục pháp lý thay đổi địa giới hành chính tại TP.HCM

Lưu ý khi thực hiện hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM

Việc thay đổi trụ sở cần thực hiện đồng bộ và kịp thời để tránh ảnh hưởng đến tính pháp lý, giao dịch thương mại, thuế và uy tín với đối tác.

Thời hạn thực hiện thủ tục

Thời gian xử lý: 3–5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời hạn thông báo với cơ quan thuế: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày cấp GCNĐKDN mới

Nếu trễ hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 3 – 5 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng

Hóa đơn điện tử: cần cập nhật để tránh bị cơ quan thuế từ chối khai báo hoặc khấu trừ

Con dấu: Nếu con dấu có khắc địa chỉ chi tiết, nên làm lại dấu mới

Ngân hàng: cần thay đổi thông tin để giao dịch không bị đình trệ

Doanh nghiệp cũng nên rà soát lại các văn bản pháp lý khác: hợp đồng đang thực hiện, giấy phép con (ATTP, PCCC, môi trường…) có ràng buộc địa điểm.

Thông báo cho khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ

Thông báo chính thức qua văn bản/email đến các đối tác lớn, ngân hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ

Cập nhật trên website, fanpage để khách hàng cá nhân nắm bắt dễ dàng

Treo bảng thông báo tạm thời tại địa chỉ cũ (nếu có sự chuyển trụ sở vật lý)

Việc thông báo sớm thể hiện sự chuyên nghiệp, tránh rủi ro pháp lý khi giao kết hợp đồng, ký kết hóa đơn.

Mẫu hồ sơ và biểu mẫu liên quan 

Khi thực hiện thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu pháp lý để nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Dưới đây là 3 mẫu hồ sơ quan trọng:

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Biểu mẫu: Phụ lục II-1 ban hành theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Mục cần điền: Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ cũ – địa chỉ mới, lý do thay đổi.

Ký tên bởi người đại diện pháp luật.

Có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua cổng dangkykinhdoanh.gov.vn.

Lưu ý: Nếu thay đổi địa chỉ sang quận khác hoặc tỉnh khác, phải kèm theo thủ tục chốt thuế và chuyển cơ quan quản lý.

Mẫu quyết định và biên bản họp của công ty

Công ty TNHH 2 thành viên hoặc cổ phần: Cần biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở.

Công ty TNHH 1 thành viên: Cần quyết định của chủ sở hữu.

Các mẫu này phải có:

Thông tin địa chỉ cũ và mới.

Cam kết thực hiện đúng theo quy định pháp luật.

Ký tên, đóng dấu đầy đủ.

Mẫu hợp đồng thuê địa điểm mới

Hợp đồng thuê nhà/mặt bằng cần có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Địa chỉ trên hợp đồng phải trùng khớp với địa chỉ đăng ký.

Kèm theo bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê.

Nếu sử dụng văn phòng chia sẻ, cần giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị cho thuê kèm hợp đồng dịch vụ.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa giới hành chính Hà Nội theo quy định 2025

Câu hỏi thường gặp khi thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM 

Việc thay đổi địa chỉ công ty tại TP.HCM thường khiến doanh nghiệp băn khoăn về các thủ tục liên quan đến con dấu, thuế và thời gian xử lý. Dưới đây là giải đáp chi tiết:

Có cần thay đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ không?

Không bắt buộc thay đổi con dấu nếu:

Con dấu không có ghi địa chỉ.

Con dấu được khắc theo mẫu linh hoạt (theo Luật Doanh nghiệp 2020).

Tuy nhiên, nếu dấu có địa chỉ công ty cũ thì nên:

Làm lại con dấu mới.

Thông báo mẫu dấu với Sở KH&ĐT thông qua Phụ lục II-9.

Thời gian xử lý hồ sơ là bao lâu?

Thời gian giải quyết trung bình:

03 ngày làm việc đối với hồ sơ hợp lệ trong nội thành TP.HCM.

Trường hợp thay đổi địa chỉ sang tỉnh khác hoặc có sai sót trong hồ sơ: Thời gian có thể kéo dài từ 5 – 7 ngày.

Khuyến nghị: Nộp hồ sơ điện tử để tiết kiệm thời gian và theo dõi tiến trình xét duyệt.

Có cần thông báo cho cơ quan thuế không?

Có, đặc biệt trong các trường hợp sau:

Thay đổi địa chỉ khác quận: Phải làm thủ tục chốt thuế và chuyển cơ quan quản lý thuế.

Cần thông báo với:

Chi cục thuế nơi cũ (xin xác nhận nghĩa vụ thuế).

Chi cục thuế nơi mới (cập nhật thông tin công ty).

Ngoài ra, cũng cần cập nhật địa chỉ mới trên:

Hóa đơn điện tử.

Tờ khai thuế định kỳ và phần mềm kế toán.

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại TP.HCM theo quy định 2025 là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở chính. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình và lưu ý các điểm quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh để được hướng dẫn chi tiết.