Hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông mới nhất 2025: Thủ tục, giấy tờ, lưu ý quan trọng

Hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông là bước đầu tiên quan trọng nếu bạn muốn ra nước ngoài hợp pháp. Dù là mục đích du lịch, du học, thăm thân hay công tác, bạn đều cần có hộ chiếu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa hộ chiếu phổ thông và các loại giấy tờ khác như căn cước, visa. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục làm hộ chiếu phổ thông, hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian và nơi nộp hồ sơ chính xác nhất theo quy định 2025 tại Việt Nam.

Hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông cần những gì?

Để quá trình cấp hộ chiếu diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đúng và đầy đủ giấy tờ là bước tiên quyết. Vậy hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông cần những gì? Tùy thuộc vào từng trường hợp – lần đầu làm, cấp lại do mất/hết hạn hay làm cho trẻ em – bạn sẽ cần chuẩn bị bộ hồ sơ tương ứng theo đúng quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Giấy tờ bắt buộc khi làm hộ chiếu lần đầu

Đối với công dân Việt Nam làm hộ chiếu phổ thông lần đầu, cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (mẫu X01): Khai trực tuyến hoặc lấy trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ, có xác nhận của công an xã/phường nếu không có CCCD gắn chip.

Căn cước công dân gắn chip hoặc CMND còn hiệu lực: Bản chính để đối chiếu và 01 bản photocopy.

Ảnh thẻ cỡ 4×6 cm: Phông nền trắng, không đeo kính, không mặc đồng phục, chụp không quá 6 tháng.

Sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú KT3 (nếu chưa có CCCD gắn chip): Phục vụ việc xác minh nơi cư trú.

Từ năm 2022 trở đi, công dân có CCCD gắn chip thường không cần xác nhận của công an địa phương.

Hồ sơ làm lại hộ chiếu phổ thông bị mất hoặc hết hạn

Trường hợp bạn làm lại hộ chiếu do bị mất, hết hạn hoặc bị hư hỏng, cần bổ sung thêm giấy tờ như sau:

Tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu (mẫu X01): Ghi rõ lý do xin cấp lại.

Căn cước công dân gắn chip/CMND còn hiệu lực: Bản chính và bản sao.

Giấy xác nhận mất hộ chiếu (nếu có): Do công an hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu mất).

Hộ chiếu cũ (nếu còn): Đối với trường hợp xin cấp lại do hết hạn, hư hỏng.

Ảnh thẻ đúng chuẩn ICAO: Phông nền trắng, rõ mặt, không đeo kính.

Việc khai báo mất hộ chiếu và xin cấp lại sẽ bị xem xét kỹ hơn, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn cấp mới.

Đối tượng làm hộ chiếu cho trẻ em từ 0 – 14 tuổi

Việc làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi cần sự tham gia của cha mẹ hoặc người giám hộ, hồ sơ bao gồm:

Tờ khai mẫu X01 do cha/mẹ hoặc người giám hộ khai và ký tên.

Bản sao giấy khai sinh của trẻ em (có công chứng hoặc kèm bản chính để đối chiếu).

Căn cước công dân/CMND của người đại diện: Bản sao kèm bản chính.

Ảnh 4×6 của trẻ: Chụp rõ mặt, phông nền trắng.

Sổ hộ khẩu gia đình hoặc giấy tạm trú (nếu cần).

Trẻ em có thể làm hộ chiếu riêng hoặc ghép chung vào hộ chiếu của bố mẹ, tuy nhiên hiện nay đa số lựa chọn cấp hộ chiếu riêng để thuận tiện khi đi lại.

Quy trình nộp hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông

Làm hộ chiếu phổ thông hiện nay có thể thực hiện theo hai cách: trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc online qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Mỗi hình thức đều có quy trình và lưu ý riêng.

Làm hộ chiếu trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh

Người dân có thể nộp hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh thuộc Công an cấp tỉnh, thành phố nơi mình đang thường trú hoặc tạm trú dài hạn (có sổ KT3 hoặc đăng ký lưu trú dài hạn).

Quy trình gồm các bước:

Chuẩn bị hồ sơ gồm:

Tờ khai theo mẫu TK01 (có xác nhận của công an xã/phường nếu chưa có CCCD gắn chip).

Bản gốc CCCD/CMND hoặc sổ hộ khẩu (tùy trường hợp).

Lấy số thứ tự, nộp hồ sơ tại quầy tiếp nhận.

Lấy dấu vân tay, chụp ảnh hộ chiếu tại chỗ.

Nhận giấy hẹn trả kết quả.

Lưu ý: Trường hợp muốn nhận hộ chiếu qua bưu điện, cần đăng ký dịch vụ chuyển phát ngay khi nộp hồ sơ.

Làm hộ chiếu online qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Với sự phát triển của công nghệ, người dân hiện có thể đăng ký hộ chiếu trực tuyến thông qua địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn. Hình thức này tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp.

Các bước thực hiện:

Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia.

Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (CCCD gắn chip).

Điền đầy đủ thông tin theo mẫu tờ khai điện tử.

Đính kèm ảnh chân dung (ảnh nền trắng, không chỉnh sửa kỹ thuật).

Thanh toán lệ phí trực tuyến.

Chờ thông báo qua email/SMS để nhận kết quả qua bưu điện hoặc đến nhận tại nơi đăng ký.

Thời gian xử lý và lệ phí làm hộ chiếu phổ thông

Hiểu rõ về thời gian cấp hộ chiếu và mức lệ phí làm hộ chiếu phổ thông sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị và sắp xếp kế hoạch đi lại.

Mất bao lâu để nhận hộ chiếu?

Theo quy định mới nhất năm 2025, thời gian xử lý hồ sơ làm hộ chiếu như sau:

5 – 8 ngày làm việc: đối với nộp hồ sơ tại nơi thường trú.

8 – 10 ngày làm việc: nếu nộp tại nơi tạm trú.

Làm hộ chiếu online: tính từ ngày hoàn thành hồ sơ và thanh toán trực tuyến, kết quả được gửi qua bưu điện sau 7 – 10 ngày làm việc.

Lưu ý: Thời gian này không bao gồm cuối tuần và ngày nghỉ lễ.

Mức lệ phí hộ chiếu theo quy định 2025

Căn cứ Thông tư số 25/2021/TT-BTC và cập nhật năm 2025:

Cấp mới hộ chiếu phổ thông: 200.000 VNĐ/lần.

Cấp lại do mất hoặc hư hỏng: 400.000 VNĐ/lần.

Gửi hộ chiếu qua bưu điện: khoảng 25.000 – 40.000 VNĐ tùy địa phương.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ hộ chiếu bị trả lại

Khi nộp hồ sơ làm hộ chiếu, nhiều người tưởng rằng chỉ cần mang theo giấy tờ tùy thân là đủ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều trường hợp hồ sơ bị trả lại do thiếu sót nhỏ hoặc không đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật. Dưới đây là các lỗi phổ biến bạn cần tránh:

Sai thông tin cá nhân trong tờ khai

Đây là lỗi rất thường gặp, đặc biệt khi người khai điền thông tin không kiểm tra kỹ hoặc nhờ người khác điền giúp. Những sai sót thường gặp bao gồm:

Viết sai số CMND/CCCD

Nhập nhầm ngày sinh, nơi sinh

Ghi không đúng địa chỉ thường trú hoặc tạm trú

Một lỗi nhỏ như vậy có thể khiến cơ quan tiếp nhận yêu cầu bạn nộp lại hồ sơ hoặc bổ sung giấy tờ xác minh. Do đó, việc điền tờ khai online cần kiểm tra kỹ ít nhất 2 lần trước khi nộp.

Thiếu giấy khai sinh khi làm hộ chiếu cho trẻ

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, bắt buộc phải có bản sao giấy khai sinh hợp lệ, có xác nhận của chính quyền địa phương. Tuy nhiên, không ít phụ huynh quên chuẩn bị hoặc mang theo bản không công chứng dẫn đến hồ sơ bị trả lại.

Ngoài ra, nhiều nơi yêu cầu cả CMND/CCCD của cha mẹ, bản gốc và bản photo để đối chiếu. Việc không mang đủ giấy tờ kèm theo sẽ khiến bạn mất thời gian đi lại và làm lại hẹn nộp hồ sơ.

Ảnh hộ chiếu không đạt chuẩn

Lỗi ảnh hộ chiếu là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến hồ sơ bị cơ quan tiếp nhận từ chối. Một số lỗi thường gặp:

Ảnh sai kích thước (chuẩn là 4×6 cm, nền trắng, không quá 6 tháng)

Ảnh có đội mũ, đeo kính, không nhìn rõ mặt

Ảnh bị in mờ hoặc dính keo, không đúng độ sáng

Cơ quan cấp hộ chiếu rất khắt khe về chuẩn ảnh vì ảnh sẽ in trực tiếp lên hộ chiếu – là tài liệu quốc tế quan trọng. Vì vậy, bạn nên đến cửa hàng chụp ảnh chuyên làm hộ chiếu, có kinh nghiệm theo đúng yêu cầu của cục xuất nhập cảnh.

Mẹo chuẩn bị hồ sơ làm hộ chiếu không bị sai sót

Để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu. Dưới đây là một số mẹo đơn giản nhưng rất hiệu quả giúp bạn tránh sai sót và không bị trả lại hồ sơ hộ chiếu:

Kiểm tra thông tin cá nhân trước khi khai tờ khai

Trước khi điền vào tờ khai hộ chiếu (dù online hay trực tiếp), hãy chuẩn bị trước:

CCCD/CMND còn hiệu lực

Hộ khẩu hoặc thông tin tạm trú chính xác

Sau đó, kiểm tra lại toàn bộ thông tin sau khi điền, đặc biệt là họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ tùy thân và địa chỉ. Sai sót nhỏ ở bất kỳ mục nào cũng có thể khiến hồ sơ bị đình trệ. Nếu bạn không chắc nên điền thế nào, có thể hỏi cán bộ tiếp nhận hoặc tìm mẫu khai trước để tham khảo.

Đăng ký làm hộ chiếu vào buổi sáng để tiết kiệm thời gian

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ hộ chiếu thường hoạt động trong giờ hành chính, và buổi sáng là thời điểm lý tưởng để nộp hồ sơ:

Ít người, ít phải chờ đợi

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thường xử lý nhanh, tâm lý ổn định hơn so với cuối ngày

Bạn nên đến trước giờ làm việc khoảng 15–30 phút để lấy số thứ tự sớm, đặc biệt vào đầu tuần hoặc cuối tháng – thời điểm có lượng người làm hồ sơ đông.

Mang theo bản photo và bản gốc các giấy tờ

Một lỗi nhỏ nhưng khá phổ biến là chỉ mang bản photo mà không mang bản gốc để đối chiếu, hoặc ngược lại. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị:

2 bản photo CMND/CCCD

2 ảnh hộ chiếu đúng chuẩn

Bản sao và bản gốc giấy khai sinh (đối với trẻ em)

Hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (nếu cần)

Hãy để tất cả giấy tờ vào một túi hồ sơ riêng, sắp xếp rõ ràng để khi nộp không bị thiếu, tránh lộn xộn và nhầm lẫn.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông

Khi chuẩn bị làm hộ chiếu phổ thông, nhiều người gặp phải những vướng mắc về giấy tờ cần nộp, địa điểm nộp hồ sơ, cũng như quy định áp dụng cho trẻ em. Dưới đây là những câu hỏi làm hộ chiếu phổ biến được giải đáp rõ ràng theo quy định mới nhất năm 2025.

Có cần sổ hộ khẩu khi làm hộ chiếu không?

Đây là thắc mắc làm hộ chiếu được hỏi nhiều nhất hiện nay. Theo quy định mới của Luật Cư trú và Nghị định 104/2022/NĐ-CP, từ năm 2023, sổ hộ khẩu giấy đã chính thức bị bãi bỏ và không còn được sử dụng như giấy tờ bắt buộc khi làm hộ chiếu.

Tuy nhiên, nếu người dân chưa có căn cước công dân (CCCD) gắn chip, hoặc dữ liệu cư trú chưa được đồng bộ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu xác minh cư trú qua nơi đăng ký thường trú, hoặc yêu cầu cung cấp giấy xác nhận thông tin cư trú.

Tóm lại, nếu bạn đã có CCCD gắn chip hợp lệ và thông tin cư trú được cập nhật đầy đủ trên hệ thống, thì không cần sổ hộ khẩu khi làm hộ chiếu.

Làm hộ chiếu ở nơi tạm trú được không?

Câu trả lời là có. Theo quy định mới, công dân được phép làm hộ chiếu tại nơi tạm trú (khác với nơi đăng ký hộ khẩu thường trú), miễn là có CCCD gắn chip và đăng ký tạm trú tại địa phương đó theo đúng quy định pháp luật.

Khi làm hộ chiếu tại nơi tạm trú, bạn cần chuẩn bị:

CCCD gắn chip còn hiệu lực

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu

Ảnh thẻ đúng chuẩn

Giấy xác nhận tạm trú (trường hợp chưa đồng bộ dữ liệu cư trú)

Trường hợp bạn chỉ có giấy CMND hoặc chưa đăng ký tạm trú thì không được nộp hồ sơ tại nơi tạm trú, mà phải quay về nơi thường trú để thực hiện.

Trẻ em có cần đi cùng cha mẹ không?

Có. Khi làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, trẻ phải đi cùng cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp để ký tên xác nhận và thực hiện các thủ tục cần thiết. Ngoài ra, người đại diện cần mang theo:

Bản sao giấy khai sinh của trẻ

CCCD hoặc CMND của cha/mẹ/người giám hộ

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu là người giám hộ)

Tờ khai theo mẫu dành cho trẻ em

Ảnh thẻ của trẻ đúng quy chuẩn

Đối với trẻ từ 14 tuổi trở lên đã có CCCD, có thể tự làm hộ chiếu như người lớn nhưng vẫn cần xác nhận của phụ huynh nếu chưa đủ 18 tuổi.

Việc chuẩn bị đầy đủ và đi cùng con giúp đảm bảo tính pháp lý và chính xác trong quá trình xét duyệt hồ sơ.

Hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông tưởng đ

ơn giản nhưng nếu chuẩn bị thiếu giấy tờ, sai biểu mẫu hoặc nộp không đúng nơi, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian đi lại. Bởi vậy, bạn nên tham khảo kỹ hướng dẫn trong bài viết và chuẩn bị sẵn sàng trước khi đến nơi tiếp nhận hồ sơ. Nếu chưa rõ quy trình hoặc có hồ sơ cần xử lý gấp, đừng ngại liên hệ các dịch vụ làm hộ chiếu uy tín tại địa phương để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Đừng để những thiếu sót nhỏ làm chậm trễ kế hoạch lớn của bạn!