Hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định mới nhất 2025

Hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định là một trong những bước quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm. Việc nắm rõ quy trình, giấy tờ cần thiết sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo sản phẩm được lưu hành an toàn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết về hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định mới nhất, kèm theo những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt, bài viết còn cung cấp thông tin về thủ tục công bố mỹ phẩm, điều kiện công bố mỹ phẩm và các yêu cầu về tài liệu để bạn dễ dàng áp dụng thực tế.

Công bố mỹ phẩm là gì?

Khái niệm công bố mỹ phẩm

Công bố mỹ phẩm là thủ tục hành chính bắt buộc nhằm thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước về thông tin sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa ra thị trường. Thông qua việc công bố, doanh nghiệp cam kết rằng sản phẩm của mình đáp ứng các quy định về an toàn, chất lượng và ghi nhãn theo luật định. Công bố mỹ phẩm không phải là giấy phép kiểm định hay giấy phép sản xuất, mà là thủ tục để Nhà nước quản lý việc lưu hành sản phẩm, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và đảm bảo mỹ phẩm không gây hại cho sức khỏe.

Ý nghĩa của việc công bố mỹ phẩm

Việc công bố mỹ phẩm có vai trò rất quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Đối với doanh nghiệp, đây là bước bắt buộc để sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp, giúp tăng uy tín và niềm tin trên thị trường. Đồng thời, công bố mỹ phẩm cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý tốt chất lượng sản phẩm, hạn chế rủi ro về pháp lý và vi phạm quy định. Đối với người tiêu dùng, việc sản phẩm được công bố minh bạch giúp họ yên tâm hơn khi sử dụng, đảm bảo sản phẩm an toàn, không chứa thành phần độc hại và được giám sát chặt chẽ bởi cơ quan chức năng. Như vậy, công bố mỹ phẩm góp phần nâng cao chất lượng thị trường mỹ phẩm và bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm những giấy tờ gì?

Danh mục giấy tờ bắt buộc

Khi chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ bắt buộc theo quy định để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được tiếp nhận. Đầu tiên, phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là giấy tờ không thể thiếu, được kê khai chi tiết thông tin về sản phẩm trên hệ thống điện tử của cơ quan quản lý. Tiếp theo, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp cần được nộp kèm bản sao y công chứng, chứng minh đơn vị có hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm.

Nếu sản phẩm là hàng nhập khẩu, hồ sơ bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp lệ từ nhà sản xuất cho doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam. Giấy ủy quyền này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Ngoài ra, giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) do cơ quan quản lý nước sản xuất cấp cũng là một phần quan trọng của hồ sơ nhập khẩu. Giấy chứng nhận này chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước xuất xứ và phải được hợp pháp hóa lãnh sự để có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Hợp đồng phân phối (nếu có) cũng cần được chuẩn bị đầy đủ, đặc biệt khi sản phẩm không do chính doanh nghiệp nhập khẩu hoặc sản xuất. Cuối cùng, bản cam kết của doanh nghiệp về tính an toàn, chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình lưu hành giúp cơ quan quản lý dễ dàng giám sát và xử lý khi có vấn đề phát sinh.

Các tài liệu chứng minh an toàn, hiệu quả sản phẩm

Bên cạnh các giấy tờ pháp lý, hồ sơ công bố mỹ phẩm còn cần các tài liệu kỹ thuật để chứng minh sản phẩm an toàn và có hiệu quả theo công bố. Tài liệu quan trọng nhất là bản công thức chi tiết của sản phẩm, trong đó liệt kê đầy đủ các thành phần, nồng độ và chức năng của từng thành phần theo chuẩn quốc tế (INCI name). Đây là cơ sở để cơ quan chức năng đánh giá mức độ an toàn của sản phẩm đối với người dùng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp mô tả về quy trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm được làm ra theo tiêu chuẩn vệ sinh và chất lượng phù hợp. Nếu sản phẩm có công dụng đặc biệt như làm trắng, trị mụn, chống lão hóa…, hồ sơ cần có các tài liệu nghiên cứu, thử nghiệm lâm sàng hoặc các báo cáo khoa học chứng minh hiệu quả thực tế của sản phẩm hoặc các thành phần chính.

Một số trường hợp có thể cần mẫu thử sản phẩm để kiểm tra trực tiếp khi cơ quan quản lý yêu cầu. Mẫu thử giúp đánh giá tính ổn định, các chỉ tiêu chất lượng và an toàn trong điều kiện sử dụng thực tế. Ngoài ra, các chứng nhận về an toàn như kiểm nghiệm độc tính, kích ứng da hoặc các chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế cũng được đánh giá cao và giúp tăng uy tín cho sản phẩm.

Những tài liệu này không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là minh chứng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn, an toàn và hiệu quả trước khi lưu hành trên thị trường.

Quy trình lập hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định

Công bố mỹ phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường Việt Nam. Việc lập hồ sơ công bố mỹ phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật mà còn tạo sự tin tưởng đối với người tiêu dùng. Quy trình lập hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm 3 bước chính: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và theo dõi kết quả.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình công bố mỹ phẩm là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định của Bộ Y tế. Hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm các giấy tờ cơ bản như:

Bản công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu chuẩn do Bộ Y tế ban hành, thường được lập dưới dạng file XML hoặc PDF.

Giấy phép kinh doanh có ngành nghề liên quan đến mỹ phẩm, hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thông tin chi tiết về thành phần, công dụng, cách sử dụng, hạn sử dụng của sản phẩm (Product Information File – PIF).

Mẫu nhãn sản phẩm hoặc hình ảnh nhãn, bao bì thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định (thành phần, nhà sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng…).

Giấy ủy quyền (nếu hồ sơ do bên thứ ba thực hiện thay mặt nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu).

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp giảm thiểu rủi ro bị trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung trong quá trình thẩm định. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ từng giấy tờ, đảm bảo thông tin trên nhãn sản phẩm và hồ sơ đồng nhất.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại cơ quan có thẩm quyền, cụ thể là Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế hoặc các cơ quan được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ công bố mỹ phẩm.

Hiện nay, việc nộp hồ sơ được thực hiện chủ yếu qua hình thức trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa quốc gia về quản lý mỹ phẩm tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống để truy cập và gửi hồ sơ điện tử.

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải nộp lệ phí công bố theo quy định, mức lệ phí hiện tại là 500.000 đồng cho mỗi sản phẩm công bố, bất kể là mỹ phẩm sản xuất trong nước hay nhập khẩu. Việc nộp lệ phí có thể thực hiện qua chuyển khoản hoặc thanh toán trực tuyến theo hướng dẫn của hệ thống.

Sau khi hồ sơ được gửi, hệ thống sẽ tạo mã tiếp nhận hồ sơ để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi quá trình xử lý. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thông tin, cơ quan tiếp nhận sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung trong thời gian quy định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu giữ biên lai nộp hồ sơ và giấy tờ liên quan để làm căn cứ khi cần đối chiếu.

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, Cục Quản lý Dược sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ trong vòng từ 3 đến 7 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ qua mã tiếp nhận trên hệ thống để nắm được trạng thái hồ sơ của mình.

Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm – đây chính là giấy phép công bố sản phẩm hợp pháp theo quy định. Trường hợp hồ sơ bị trả về để chỉnh sửa, doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung, sửa đổi theo yêu cầu và gửi lại hồ sơ để tiếp tục quá trình thẩm định.

Sau khi có số tiếp nhận, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin sản phẩm lên cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế, giúp minh bạch thông tin sản phẩm trên thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý của cơ quan chức năng.

Trong quá trình lưu hành, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ công bố và giấy tờ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước. Ngoài ra, nếu sản phẩm có sự thay đổi về công thức, bao bì hoặc nhà sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ theo quy định.

Việc chủ động theo dõi và quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro vi phạm pháp luật và đảm bảo sản phẩm được lưu hành hợp pháp, nâng cao uy tín trên thị trường.

Tham khảo thêm: Thủ Tục Công Bố Mỹ Phẩm Trong Nước

Điều kiện công bố mỹ phẩm theo quy định

Tiêu chuẩn chất lượng

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, mỹ phẩm khi công bố phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt nhằm bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Tiêu chuẩn chất lượng được quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản hướng dẫn liên quan, bao gồm các chỉ tiêu về an toàn như: không chứa các chất độc hại, kim loại nặng vượt mức cho phép, không gây kích ứng da hoặc dị ứng.

Mỹ phẩm phải được sản xuất theo quy trình đảm bảo chất lượng, tuân thủ các tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practices). Các chỉ tiêu kiểm nghiệm bao gồm độ pH, độ bền màu, tính ổn định của sản phẩm và khả năng chống vi khuẩn. Trước khi công bố, doanh nghiệp phải có kết quả kiểm nghiệm do phòng thí nghiệm đạt chuẩn cấp, chứng minh sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật đã công bố.

Việc đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng không chỉ giúp mỹ phẩm được lưu hành hợp pháp mà còn xây dựng niềm tin với người tiêu dùng, tăng cường uy tín thương hiệu.

Điều kiện về thành phần, nhãn mác

Một trong những điều kiện bắt buộc khi công bố mỹ phẩm là thành phần sản phẩm phải phù hợp với quy định tại Nghị định 93/2016/NĐ-CP về quản lý mỹ phẩm. Cụ thể, mỹ phẩm không được chứa các hoạt chất cấm hoặc vượt quá giới hạn cho phép, phải rõ ràng, minh bạch về bảng thành phần theo tên gọi quốc tế (INCI).

Về nhãn mác, sản phẩm phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như: tên sản phẩm, tên và địa chỉ nhà sản xuất hoặc nhập khẩu, số lô sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo an toàn nếu có, và số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Nhãn phải được thiết kế dễ đọc, không gây hiểu nhầm, và phải bằng tiếng Việt hoặc song ngữ.

Đảm bảo thành phần và nhãn mác đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn bảo vệ người tiêu dùng khỏi các sản phẩm giả, kém chất lượng.

Lưu ý quan trọng khi làm hồ sơ công bố mỹ phẩm

Tránh lỗi thường gặp

Khi làm hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải các lỗi phổ biến như: khai báo sai hoặc thiếu thành phần sản phẩm, không chuẩn bị giấy tờ pháp lý đầy đủ như giấy ủy quyền nhập khẩu hợp lệ, hoặc nhãn mác không đúng chuẩn quy định. Ngoài ra, hồ sơ thường bị trả lại do thiếu chứng minh chất lượng sản phẩm hoặc sai sót trong mẫu phiếu công bố.

Để tránh những lỗi này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng từng mục trong hồ sơ trước khi nộp, đặc biệt là thành phần và nhãn hiệu phải thống nhất với mẫu sản phẩm thực tế. Sử dụng dịch vụ tư vấn hoặc hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp cũng là cách hiệu quả để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và nhanh chóng được cấp phép.

Cập nhật quy định mới nhất

Pháp luật về mỹ phẩm luôn được cập nhật để phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế và bảo vệ người tiêu dùng tốt hơn. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các văn bản mới nhất như Nghị định 93/2016/NĐ-CP, Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Đặc biệt, các quy định về công bố mỹ phẩm nhập khẩu có thể thay đổi liên quan đến thủ tục giấy ủy quyền, kiểm nghiệm sản phẩm, và nhãn mác. Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp tránh vi phạm, tiết kiệm chi phí xử lý hồ sơ và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các hướng dẫn của Cục Quản lý Dược và Sở Y tế địa phương để thực hiện đúng quy trình công bố sản phẩm, đảm bảo giấy phép hợp lệ theo thời gian thực tế.

Hỗ trợ dịch vụ công bố mỹ phẩm uy tín

Việc công bố mỹ phẩm là bước quan trọng không thể thiếu để sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp trên thị trường. Tuy nhiên, quy trình xin giấy phép công bố mỹ phẩm khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị nhiều hồ sơ, giấy tờ theo quy định của cơ quan chức năng. Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng dịch vụ công bố mỹ phẩm uy tín để đảm bảo quá trình thực hiện được nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Dịch vụ công bố mỹ phẩm uy tín thường cung cấp sự hỗ trợ toàn diện từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình cấp phép. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan, tránh những sai sót phổ biến có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc mất nhiều thời gian chỉnh sửa. Ngoài ra, dịch vụ còn giúp kiểm tra chất lượng sản phẩm, chuẩn bị phiếu kết quả kiểm nghiệm, giấy tờ chứng minh nguồn gốc, thành phần sản phẩm để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Việc lựa chọn đơn vị hỗ trợ công bố mỹ phẩm uy tín cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường. Sản phẩm được công bố hợp pháp sẽ dễ dàng tiếp cận các kênh phân phối chính thống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh do các sai sót trong quá trình xin giấy phép.

Tóm lại, sử dụng dịch vụ công bố mỹ phẩm uy tín không chỉ giúp hoàn thiện thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng, hiệu quả mà còn góp phần nâng cao chất lượng, uy tín và sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường ngày càng khắt khe. Đây là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp mỹ phẩm phát triển bền vững và vững mạnh.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là cơ sở để xây dựng niềm tin và uy tín thương hiệu trên thị trường mỹ phẩm cạnh tranh hiện nay. Hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục và nâng cao khả năng thành công trong việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Nếu bạn cần hỗ trợ về hồ sơ công bố mỹ phẩm, đừng ngần ngại liên hệ để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp nhất.