Hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân
Hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân
Hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân là một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán đối với các cơ sở y tế mới. Khi bắt đầu mở một phòng khám tư nhân, chủ sở hữu phải tính toán và phân bổ các chi phí một cách chính xác để đảm bảo sự vận hành hiệu quả và bền vững của phòng khám. Các khoản chi phí này không chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp như thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị y tế, mà còn có những chi phí gián tiếp như chi phí marketing, nhân sự và các chi phí hành chính khác. Việc hạch toán chi phí một cách hợp lý giúp phòng khám duy trì được dòng tiền ổn định và phục vụ nhu cầu điều trị của bệnh nhân tốt nhất.
Các bước pháp lý cần thiết để thành lập phòng khám tư nhân
Việc mở phòng khám tư nhân là một trong những lựa chọn khởi nghiệp phổ biến đối với các bác sĩ, dược sĩ hoặc nhà đầu tư có chuyên môn trong lĩnh vực y tế. Tuy nhiên, do đây là ngành nghề đặc thù, liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người nên quy trình pháp lý để thành lập phòng khám tư nhân khá chặt chẽ, yêu cầu phải đáp ứng nhiều điều kiện về chuyên môn, cơ sở vật chất, nhân sự và giấy tờ pháp lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước pháp lý cần thiết để thành lập phòng khám tư nhân theo quy định hiện hành tại Việt Nam.
Bước 1: Xác định loại hình phòng khám muốn thành lập
Trước hết, nhà đầu tư cần xác định rõ loại hình phòng khám tư nhân định mở để từ đó chuẩn bị hồ sơ và đáp ứng điều kiện phù hợp. Một số loại hình phổ biến gồm:
Phòng khám chuyên khoa (nha khoa, sản phụ khoa, da liễu, tai mũi họng…);
Phòng khám đa khoa;
Phòng chẩn trị y học cổ truyền;
Phòng khám dinh dưỡng, phục hồi chức năng, vật lý trị liệu…
Mỗi loại hình có quy định khác nhau về nhân sự, trang thiết bị và phạm vi hoạt động chuyên môn.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Bước 2: Thành lập tổ chức kinh doanh (doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh)
Trước khi xin giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, bạn cần có tư cách pháp nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể hợp pháp.
Đăng ký doanh nghiệp:
Loại hình phổ biến: Công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên;
Ngành nghề đăng ký: Mã ngành 8620 – Hoạt động của các cơ sở khám chữa bệnh.
Hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương.
Hoặc đăng ký hộ kinh doanh cá thể:
Phù hợp với mô hình nhỏ, một người đứng tên;
Đăng ký tại UBND cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở.
Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải đăng ký thuế, khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng.
Bước 3: Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất và nhân sự
Theo Nghị định 109/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP), các điều kiện cơ bản gồm:
Cơ sở vật chất:
Có địa điểm cố định, tách biệt với nơi sinh hoạt gia đình;
Diện tích tối thiểu từ 10m² đối với phòng khám chuyên khoa; lớn hơn đối với phòng khám đa khoa;
Bố trí phòng chờ, phòng khám bệnh, phòng tiểu phẫu (nếu có), khu vực rửa tay, nhà vệ sinh sạch sẽ;
Có trang thiết bị y tế phù hợp với chuyên môn đăng ký.
Nhân sự:
Người chịu trách nhiệm chuyên môn phải có bằng cấp chuyên ngành y, chứng chỉ hành nghề hợp lệ, và có thời gian hành nghề ít nhất 54 tháng;
Có đầy đủ đội ngũ nhân sự y tế như bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên (tùy loại hình);
Có hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân và giấy chứng nhận sức khỏe của nhân viên.
Bước 4: Xin giấy phép hoạt động phòng khám tư nhân
Sau khi đã có giấy đăng ký kinh doanh, cơ sở vật chất, nhân sự và trang thiết bị đầy đủ, bạn cần nộp hồ sơ xin Giấy phép hoạt động khám chữa bệnh tại:
👉 Sở Y tế tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở phòng khám.
Hồ sơ bao gồm:
Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động;
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
Bản kê khai cơ sở vật chất, thiết bị y tế;
Danh sách nhân sự, hợp đồng lao động, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề;
Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy;
Quy chế hoạt động, nội quy phòng khám tư nhân.
Thời gian xử lý:
Từ 20 – 30 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ;
Trường hợp cần bổ sung sẽ có thông báo bằng văn bản.
Bước 5: Thực hiện các nghĩa vụ sau cấp phép
Sau khi được cấp giấy phép hoạt động, phòng khám tư nhân cần thực hiện các nghĩa vụ pháp lý sau:
Kê khai và nộp thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp;
Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên (nếu có ký hợp đồng dài hạn);
Lưu giữ sổ khám bệnh, hồ sơ bệnh án, hóa đơn chứng từ đúng quy định;
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Sở Y tế;
Tuân thủ quy định về quảng cáo dịch vụ y tế, không gây hiểu lầm hoặc quá phạm vi chuyên môn.
Kết luận
Việc thành lập phòng khám tư nhân không chỉ là hoạt động kinh doanh mà còn là ngành nghề liên quan đến sức khỏe cộng đồng, vì vậy quy trình pháp lý cần được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ. Qua 5 bước trên – từ đăng ký kinh doanh, chuẩn bị cơ sở vật chất, nhân sự đến xin giấy phép và vận hành – bạn sẽ có một phòng khám hoạt động hợp pháp, chuyên nghiệp và bền vững. Nếu bạn không có thời gian hoặc gặp khó khăn về thủ tục, có thể sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập phòng khám trọn gói, giúp tiết kiệm công sức, đảm bảo đúng luật và nhanh chóng đi vào hoạt động.
Điều kiện pháp lý để thành lập phòng khám bệnh
Thành lập phòng khám bệnh là một quá trình phức tạp đòi hỏi các tổ chức, cá nhân phải tuân thủ nhiều điều kiện pháp lý nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế cũng như an toàn cho người bệnh. Việc nắm rõ các quy định này không chỉ giúp phòng khám hoạt động đúng luật mà còn hạn chế những rủi ro pháp lý trong tương lai. Bài viết sau đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những điều kiện pháp lý cần đáp ứng để thành lập một phòng khám bệnh theo quy định hiện hành.
Điều Kiện Về Loại Hình Pháp Lý
Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, phòng khám bệnh có thể được thành lập dưới các loại hình pháp lý sau:
Hộ kinh doanh cá thể: Thích hợp cho phòng khám quy mô nhỏ, thường do cá nhân hoặc hộ gia đình điều hành.
Doanh nghiệp: Nếu phòng khám có quy mô lớn hơn và muốn mở rộng các dịch vụ khám, chữa bệnh, chủ đầu tư có thể thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hoặc công ty cổ phần.
Điều Kiện Về Giấy Phép Hoạt Động
Phòng khám bệnh chỉ được phép hoạt động khi đã có Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh do Sở Y tế cấp. Để được cấp giấy phép này, phòng khám cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Đáp Ứng Điều Kiện Về Người Chịu Trách Nhiệm Chuyên Môn
Người chịu trách nhiệm chuyên môn của phòng khám bệnh cần phải thỏa mãn các điều kiện sau:
Trình độ chuyên môn: Là bác sĩ đã được cấp bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành y.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 54 tháng hành nghề khám, chữa bệnh liên quan đến lĩnh vực mà phòng khám dự định hoạt động.
Chứng chỉ hành nghề: Người đứng đầu phòng khám phải có chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh hợp pháp do Sở Y tế cấp.
Đáp Ứng Điều Kiện Về Nhân Sự
Bên cạnh người chịu trách nhiệm chuyên môn, phòng khám cần có đội ngũ nhân sự như y sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên y tế, tùy vào các dịch vụ mà phòng khám cung cấp. Nhân sự tại phòng khám cũng phải có chứng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí đảm nhiệm.
Điều Kiện Về Cơ Sở Vật Chất
Để đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế, phòng khám bệnh cần đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất như sau:
Diện tích phòng khám: Cần đảm bảo diện tích tối thiểu tùy theo quy mô phòng khám và số lượng dịch vụ y tế mà phòng khám cung cấp. Ví dụ, phòng khám chuyên khoa cần có diện tích tối thiểu khoảng 10m² cho mỗi phòng khám bệnh.
Trang thiết bị y tế: Phòng khám cần được trang bị đầy đủ các thiết bị y tế phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn đã đăng ký, đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh y tế theo quy định của Bộ Y tế.
Hệ thống xử lý rác thải y tế: Phòng khám cần có quy trình và hệ thống xử lý chất thải y tế nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh môi trường.
Điều Kiện Về Phạm Vi Hoạt Động Chuyên Môn
Phòng khám bệnh chỉ được thực hiện các dịch vụ khám, chữa bệnh trong phạm vi chuyên môn đã được ghi nhận trong Giấy phép hoạt động. Một số phạm vi chuyên môn phổ biến của phòng khám bệnh bao gồm:
Khám bệnh, chữa bệnh chuyên khoa (nội khoa, nhi khoa, da liễu, tai mũi họng…)
Thực hiện các xét nghiệm cơ bản tại phòng khám (nếu được cấp phép).
Sơ cứu ban đầu cho người bệnh trong trường hợp khẩn cấp.
Điều Kiện Về Hồ Sơ Xin Cấp Giấy Phép Hoạt Động
Hồ sơ xin cấp Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh bao gồm các tài liệu sau:
Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động theo mẫu quy định.
Bản sao chứng chỉ hành nghề của người chịu trách nhiệm chuyên môn và các nhân sự khác tại phòng khám.
Danh mục cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế của phòng khám.
Hồ sơ chứng minh phòng khám đáp ứng điều kiện an toàn vệ sinh môi trường, bao gồm hệ thống xử lý chất thải y tế.
Quy chế chuyên môn và quy trình chuyên môn y tế mà phòng khám sẽ áp dụng trong quá trình hoạt động.
Lưu Ý Khi Thành Lập Phòng Khám Bệnh
Thực hiện thủ tục hành chính đúng quy trình: Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chủ phòng khám cần nộp hồ sơ tại Sở Y tế địa phương và chờ cơ quan này thẩm định trước khi cấp giấy phép.
Tuân thủ quy định sau khi thành lập: Phòng khám cần duy trì hoạt động đúng theo nội dung đã đăng ký và tuân thủ các quy định liên quan đến kiểm tra định kỳ, lưu trữ hồ sơ y tế của người bệnh.
Chú trọng vấn đề an toàn người bệnh: Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về vệ sinh, phòng chống lây nhiễm chéo và xử lý chất thải y tế để bảo vệ sức khỏe cho người bệnh và nhân viên y tế.
Kết Luận
Thành lập phòng khám bệnh là một bước đi quan trọng để cung cấp các dịch vụ y tế cho cộng đồng. Tuy nhiên, để phòng khám hoạt động đúng pháp luật và đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế, chủ đầu tư cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý về nhân sự, cơ sở vật chất và hồ sơ đăng ký. Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp phòng khám vận hành hiệu quả, tạo uy tín và xây dựng lòng tin với người bệnh.
Chi phí liên quan đến xin giấy phép thành lập phòng khám
Việc thành lập phòng khám tư nhân là lựa chọn phổ biến đối với các bác sĩ, chuyên gia y tế hoặc nhà đầu tư trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, do là ngành nghề có điều kiện và chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan nhà nước, nên quá trình xin giấy phép hoạt động phòng khám đòi hỏi phải tuân thủ nhiều quy định pháp lý và phát sinh một số khoản chi phí bắt buộc. Vậy chi phí xin giấy phép thành lập phòng khám bao gồm những gì? Cần dự trù bao nhiêu để đảm bảo hoàn tất các thủ tục nhanh chóng, đúng luật? Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết và đầy đủ nhất.
Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh
Trước khi xin giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh dưới hình thức:
Doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty cổ phần…); hoặc
Hộ kinh doanh cá thể (phù hợp với phòng khám quy mô nhỏ).
Chi phí bao gồm:
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 – 100.000 VNĐ (tuỳ địa phương);
Phí khắc dấu tròn công ty: khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ;
Chi phí mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản: miễn phí hoặc dưới 100.000 VNĐ;
Lệ phí môn bài: 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ/năm (tuỳ vốn điều lệ hoặc doanh thu);
Chi phí sử dụng chữ ký số (token): 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ/năm.
Tổng chi phí khởi đầu để đăng ký kinh doanh dao động từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ.
Chi phí chuẩn bị cơ sở vật chất
Chi phí này không thuộc thủ tục pháp lý bắt buộc nộp cho cơ quan nhà nước, nhưng là điều kiện thiết yếu để được cấp phép hoạt động.
Bao gồm:
Thuê mặt bằng: tuỳ vị trí, diện tích (dao động từ 5 triệu – 30 triệu/tháng trở lên);
Trang bị phòng khám: bàn khám, giường bệnh, tủ thuốc, máy đo huyết áp, đèn khám, thiết bị chuyên khoa (răng hàm mặt, da liễu, sản phụ khoa…);
Thiết bị PCCC: bình chữa cháy, nội quy, lối thoát hiểm;
Biển hiệu, bảng nội quy, bảng giá dịch vụ…
Tổng chi phí cơ sở vật chất: từ 50 triệu – 200 triệu đồng trở lên, tùy mô hình.
Chi phí xin giấy phép hoạt động phòng khám tại Sở Y tế
Đây là thủ tục quan trọng nhất để phòng khám chính thức được phép khám chữa bệnh cho người dân.
Lệ phí cấp phép hoạt động khám chữa bệnh
Theo Thông tư 278/2016/TT-BTC, mức phí được quy định như sau:
Phòng khám chuyên khoa: 1.500.000 VNĐ
Phòng khám đa khoa: 2.000.000 VNĐ
Phòng chẩn trị y học cổ truyền: 1.000.000 VNĐ
Đây là lệ phí nhà nước nộp cho Sở Y tế khi xin giấy phép.
Chi phí xin giấy chứng nhận Phòng cháy chữa cháy (PCCC)
Nếu diện tích dưới mức quy định, có thể chỉ cần cam kết đảm bảo PCCC (miễn phí);
Nếu thuộc diện phải thẩm duyệt, cần làm hồ sơ xin xác nhận đủ điều kiện PCCC: lệ phí từ 300.000 – 1.000.000 VNĐ;
Chi phí thuê tư vấn thiết kế, thi công hệ thống PCCC: từ 5 – 20 triệu VNĐ (tuỳ quy mô).
Chi phí công chứng, sao y hồ sơ, in ấn
Trong quá trình nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị các bản sao công chứng:
Bằng cấp, chứng chỉ hành nghề của bác sĩ;
Giấy tờ nhân thân;
Hợp đồng thuê mặt bằng, sơ đồ mặt bằng…
Chi phí công chứng/sao y thường dao động từ 10.000 – 20.000 VNĐ/trang.
Tổng chi phí in ấn, công chứng hồ sơ: từ 300.000 – 1.000.000 VNĐ.
Chi phí thuê tư vấn dịch vụ pháp lý (nếu có)
Nếu bạn chưa quen thủ tục hoặc muốn rút ngắn thời gian, có thể thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện hồ sơ từ A–Z.
Gói dịch vụ thường bao gồm:
Tư vấn quy trình, điều kiện pháp lý;
Soạn thảo hồ sơ xin cấp phép;
Hướng dẫn chuẩn bị cơ sở vật chất đúng quy định;
Đại diện làm việc với Sở Y tế;
Hỗ trợ xin giấy phép PCCC, mã số thuế, bảng hiệu…
Chi phí dịch vụ trọn gói dao động từ 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ tùy loại hình và địa phương.
Các chi phí duy trì sau khi có giấy phép
Sau khi được cấp phép, phòng khám cần duy trì hoạt động đúng quy định và phát sinh thêm các khoản:
Thuế GTGT, TNDN/TNCN: tuỳ mô hình và doanh thu;
Chi phí kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử: 1–2 triệu/tháng;
Bảo hiểm xã hội, y tế cho nhân viên;
Báo cáo định kỳ, lưu trữ hồ sơ khám chữa bệnh, phí hành chính khác.
Kết luận
Tổng chi phí liên quan đến xin giấy phép thành lập phòng khám dao động từ 70 triệu – 300 triệu đồng hoặc cao hơn tùy quy mô. Trong đó, các khoản lớn nhất là chi phí cơ sở vật chất và dịch vụ tư vấn pháp lý (nếu sử dụng). Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư cần thiết để phòng khám hoạt động hợp pháp, chuyên nghiệp, đủ điều kiện an toàn y tế và phát triển lâu dài. Nếu bạn chuẩn bị kỹ và có chiến lược bài bản, các chi phí này hoàn toàn xứng đáng với giá trị mà phòng khám sẽ mang lại.
Hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân
Thành lập phòng khám tư nhân là một bước đầu tư lớn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, đặc biệt là việc hạch toán các khoản chi phí ban đầu. Việc nắm rõ các loại chi phí phát sinh và cách hạch toán chúng không chỉ giúp chủ phòng khám kiểm soát dòng tiền hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định về kế toán và thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân một cách hiệu quả và đúng quy định pháp luật.
Các Khoản Chi Phí Thành Lập Phòng Khám Tư Nhân
Khi thành lập phòng khám, doanh nghiệp sẽ phải chi trả nhiều khoản chi phí khác nhau. Những chi phí này thường được chia thành các nhóm chính sau:
Chi Phí Pháp Lý
Phí thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cá thể: Nếu phòng khám hoạt động theo mô hình công ty hoặc hộ kinh doanh, sẽ phát sinh các chi phí liên quan đến đăng ký kinh doanh, bao gồm phí nộp hồ sơ, phí khắc dấu, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp…
Phí xin Giấy phép hoạt động khám chữa bệnh: Đây là chi phí bắt buộc để phòng khám có thể hoạt động hợp pháp.
Chi phí đăng ký mã số thuế và kê khai thuế ban đầu: Phát sinh khi phòng khám đăng ký thuế với cơ quan thuế địa phương.
Chi Phí Cơ Sở Vật Chất
Chi phí thuê mặt bằng: Bao gồm tiền đặt cọc và tiền thuê mặt bằng hàng tháng.
Chi phí sửa chữa, cải tạo mặt bằng: Nếu phòng khám cần sửa chữa, cải tạo để đáp ứng tiêu chuẩn y tế (như lắp đặt hệ thống xử lý chất thải y tế, trang trí nội thất…), đây sẽ là một khoản chi phí lớn.
Chi phí trang thiết bị y tế: Các thiết bị cần thiết cho hoạt động của phòng khám như máy siêu âm, máy đo điện tim, giường bệnh, tủ thuốc…
Chi phí văn phòng phẩm, nội thất: Gồm bàn ghế, máy tính, máy in, tủ hồ sơ… phục vụ cho công việc hành chính của phòng khám.
Chi Phí Nhân Sự
Lương cho bác sĩ, y tá, nhân viên hành chính: Đây là một khoản chi phí định kỳ lớn mà phòng khám cần dự toán từ trước.
Chi phí đào tạo, tập huấn: Nếu phòng khám muốn đào tạo thêm về chuyên môn cho nhân viên, cần tính toán thêm khoản chi phí này.
Hạch Toán Chi Phí Thành Lập Phòng Khám Tư Nhân
Hạch toán các khoản chi phí thành lập phòng khám cần tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Dưới đây là cách hạch toán cụ thể cho từng loại chi phí:
Hạch Toán Chi Phí Pháp Lý
Các chi phí liên quan đến đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin giấy phép hoạt động khám chữa bệnh sẽ được hạch toán vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Cụ thể:
Nợ TK 242: Chi phí trả trước dài hạn.
Có TK 111, 112: Số tiền chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Sau khi phòng khám đi vào hoạt động, chi phí này sẽ được phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua bút toán:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 242: Phân bổ chi phí trả trước.
Hạch Toán Chi Phí Thuê Mặt Bằng Và Cải Tạo Cơ Sở Vật Chất
Chi phí thuê mặt bằng được hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn nếu đã trả trước nhiều kỳ hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp nếu trả theo từng tháng:
Nợ TK 242 hoặc 642: Chi phí trả trước hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 111, 112: Số tiền đã chi trả.
Chi phí sửa chữa, cải tạo lớn sẽ được ghi nhận vào tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình nếu có đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định. Nếu không đủ điều kiện, sẽ được hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn:
Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình.
Có TK 111, 112, 331: Số tiền chi trả hoặc phải trả.
Hạch Toán Chi Phí Trang Thiết Bị Y Tế
Các thiết bị y tế có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài sẽ được ghi nhận là tài sản cố định:
Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình.
Có TK 111, 112, 331: Số tiền đã chi trả hoặc phải trả.
Sau đó, sẽ tính khấu hao tài sản cố định định kỳ bằng bút toán:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định.
Hạch Toán Chi Phí Lương Nhân Sự
Chi phí lương cho nhân viên được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 334: Phải trả người lao động.
Khi chi trả lương:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động.
Có TK 111, 112: Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Lưu Ý Khi Hạch Toán Chi Phí Thành Lập Phòng Khám Tư Nhân
Phân loại chi phí hợp lý: Chủ phòng khám cần xác định đúng loại chi phí để hạch toán chính xác, tránh nhầm lẫn giữa chi phí trả trước, chi phí tài sản cố định và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Lập bảng phân bổ chi phí: Đối với các chi phí trả trước dài hạn, cần lập bảng phân bổ và thực hiện bút toán phân bổ hàng tháng.
Tuân thủ quy định thuế: Chi phí thành lập phòng khám chỉ được coi là hợp lệ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thuế.
Kết Luận
Hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận. Việc nắm rõ cách hạch toán sẽ giúp chủ phòng khám kiểm soát tốt các khoản chi phí, tuân thủ đúng quy định pháp luật và tạo nền tảng tài chính vững chắc cho quá trình hoạt động lâu dài.
Các quy định về tài chính và thuế khi thành lập phòng khám tư nhân
Việc thành lập phòng khám tư nhân là một lựa chọn phù hợp cho các bác sĩ, chuyên gia y tế hoặc nhà đầu tư có mong muốn cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh chất lượng trong hệ thống y tế tư nhân. Tuy nhiên, bên cạnh điều kiện về chuyên môn, cơ sở vật chất và pháp lý, việc tuân thủ các quy định về tài chính và thuế là yếu tố bắt buộc để phòng khám hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro và xử phạt từ cơ quan nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và đầy đủ về các nghĩa vụ tài chính – thuế áp dụng cho phòng khám tư nhân tại Việt Nam.
Lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp
Trước khi đi vào chi tiết nghĩa vụ thuế, cần xác định mô hình hoạt động của phòng khám:
Hộ kinh doanh cá thể: phù hợp với phòng khám quy mô nhỏ, 1 người đứng tên, không có tư cách pháp nhân;
Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần: phù hợp với mô hình có nhiều bác sĩ, nhân viên, đầu tư lớn hoặc cần mở rộng chi nhánh.
Mỗi mô hình sẽ chịu các nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính khác nhau.
Các loại thuế cơ bản mà phòng khám phải nộp
Lệ phí môn bài
Nộp hàng năm, ngay sau khi đăng ký kinh doanh;
Mức lệ phí:
000 VNĐ/năm đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu – dưới 1 tỷ đồng;
000 VNĐ/năm đối với doanh thu từ 1 – 3 tỷ đồng;
000 VNĐ/năm nếu doanh thu trên 3 tỷ đồng;
Doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng: 2.000.000 VNĐ/năm.
Nếu thành lập trong 6 tháng đầu năm: nộp đủ lệ phí cả năm. Nếu thành lập từ 1/7 trở đi: nộp 50%.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Tùy theo mô hình, phòng khám có thể thuộc diện:
Không chịu thuế GTGT: nếu cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh theo đúng phạm vi được cấp phép (theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Điều 4);
Chịu thuế GTGT 5% hoặc 10%: nếu cung cấp dịch vụ không thuộc phạm vi y tế (bán thuốc, thực phẩm chức năng, làm đẹp, thẩm mỹ, dịch vụ tư vấn ngoài giấy phép).
Lưu ý: Nếu phòng khám kết hợp với dịch vụ thẩm mỹ không có yếu tố điều trị y học, cần tách doanh thu để kê khai đúng thuế suất.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) – với mô hình công ty
Áp dụng thuế suất 20% trên thu nhập chịu thuế (sau khi trừ chi phí hợp lệ);
Được khấu trừ chi phí hợp lý nếu có hóa đơn, chứng từ đầy đủ;
Phải thực hiện kê khai tạm tính hàng quý, quyết toán thuế năm và nộp đúng thời hạn.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) – với chủ hộ hoặc bác sĩ có thu nhập cao
Hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải nộp TNCN theo tỷ lệ khoán (nếu không kê khai theo thực tế);
Nhân viên, bác sĩ ký hợp đồng lao động trên 3 tháng: phòng khám phải khấu trừ TNCN theo biểu lũy tiến và kê khai thay hàng tháng hoặc quý.
Các quy định tài chính cần tuân thủ
Lập và lưu giữ sổ sách kế toán
Doanh nghiệp phải lập sổ sách kế toán theo Thông tư 133 hoặc 200 (tuỳ quy mô);
Hộ kinh doanh phải theo dõi doanh thu, chi phí và kê khai theo phương pháp khoán hoặc theo hóa đơn (nếu đủ điều kiện).
Hóa đơn, chứng từ
Nếu có cung cấp dịch vụ tính phí: phải sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ;
Đăng ký phát hành hóa đơn ngay sau khi thành lập;
Mọi khoản chi phải có chứng từ, hợp đồng, phiếu chi/thu để được tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Mở tài khoản ngân hàng riêng
Doanh nghiệp bắt buộc mở tài khoản và đăng ký với cơ quan thuế;
Hộ kinh doanh khuyến khích sử dụng tài khoản riêng để minh bạch dòng tiền.
Các nghĩa vụ khác liên quan đến tài chính – lao động
Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Bắt buộc nếu có hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên;
Mức đóng theo quy định: khoảng 21,5% chi phí doanh nghiệp + 10,5% trích từ lương nhân viên.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế năm
Phải thực hiện đúng thời hạn (thường trước ngày 31/3 năm sau);
Gồm báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế TNDN, TNCN.
Rủi ro nếu không tuân thủ đúng quy định thuế
Bị phạt hành chính: do chậm nộp tờ khai, hóa đơn không hợp lệ, không đóng bảo hiểm;
Truy thu thuế nhiều năm nếu kê khai sai hoặc không rõ ràng;
Mất uy tín với cơ quan nhà nước, ảnh hưởng đến việc xin giấy phép mở rộng, kiểm tra định kỳ;
Có thể bị đình chỉ hoạt động tạm thời nếu vi phạm nghiêm trọng.
Kết luận
Khi thành lập phòng khám tư nhân, việc tuân thủ đầy đủ các quy định tài chính và thuế là bắt buộc để đảm bảo hoạt động minh bạch, hợp pháp và bền vững. Từ việc lựa chọn mô hình phù hợp, nắm rõ loại thuế phải nộp, lập sổ sách, đến việc kê khai – báo cáo đúng thời hạn… đều cần được thực hiện nghiêm túc. Trong trường hợp bạn không có kinh nghiệm chuyên môn kế toán – thuế, nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói cho phòng khám để tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.
Hạch toán chi phí pháp lý liên quan đến bảo hiểm khi thành lập phòng khám
Trong quá trình thành lập và vận hành phòng khám tư nhân, một trong những chi phí pháp lý không thể thiếu là chi phí liên quan đến bảo hiểm. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Việc hạch toán chi phí bảo hiểm chính xác sẽ giúp phòng khám không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong tài chính mà còn tránh các rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về các loại bảo hiểm cần đóng khi thành lập phòng khám, quy trình hạch toán chi phí bảo hiểm, và những lưu ý quan trọng trong quá trình này.
Các Loại Chi Phí Bảo Hiểm Bắt Buộc Khi Thành Lập Phòng Khám
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, khi thành lập phòng khám tư nhân và có người lao động làm việc, chủ phòng khám cần đóng các loại bảo hiểm bắt buộc sau:
Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH)
Đây là khoản bảo hiểm bắt buộc mà cả người sử dụng lao động (chủ phòng khám) và người lao động phải đóng để đảm bảo quyền lợi khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí…
Bảo Hiểm Y Tế (BHYT)
Phòng khám cần đóng BHYT cho người lao động để đảm bảo họ được chăm sóc sức khỏe khi ốm đau hoặc cần khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế.
Bảo Hiểm Thất Nghiệp (BHTN)
BHTN nhằm hỗ trợ người lao động khi mất việc làm và giúp họ nhanh chóng tìm được công việc mới thông qua các chính sách trợ cấp thất nghiệp, tư vấn, giới thiệu việc làm.
Bảo Hiểm Tai Nạn Lao Động – Bệnh Nghề Nghiệp
Đây là khoản bảo hiểm nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong trường hợp bị tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp khi làm việc tại phòng khám.
Hạch Toán Chi Phí Bảo Hiểm Khi Thành Lập Phòng Khám
Việc hạch toán chi phí bảo hiểm cần thực hiện đầy đủ và chính xác theo đúng quy định kế toán và luật thuế. Các bút toán hạch toán thường gặp gồm:
Hạch Toán Phần Bảo Hiểm Do Người Sử Dụng Lao Động Đóng
Phần bảo hiểm do chủ phòng khám (người sử dụng lao động) đóng sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Bút toán cụ thể như sau:
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) – Tổng số tiền bảo hiểm do chủ phòng khám phải đóng.
Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác) – Chi phí bảo hiểm phải trả.
Hạch Toán Phần Bảo Hiểm Do Người Lao Động Đóng
Phần bảo hiểm do người lao động đóng sẽ được trích từ lương hàng tháng của họ. Bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 334 (Phải trả người lao động) – Số tiền bảo hiểm trích từ lương.
Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác) – Số tiền bảo hiểm phải nộp.
Hạch Toán Khi Nộp Tiền Bảo Hiểm Cho Cơ Quan Bảo Hiểm
Khi phòng khám thực hiện nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội, kế toán sẽ ghi nhận bút toán:
Nợ TK 338 (Phải trả, phải nộp khác) – Số tiền đã nộp.
Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) – Số tiền nộp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Ví Dụ Hạch Toán Cụ Thể
Giả sử phòng khám tư nhân có 5 nhân viên, tổng quỹ lương là 100 triệu đồng/tháng. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích đóng bảo hiểm là:
Bảo hiểm xã hội (BHXH): Người sử dụng lao động đóng 17,5%, người lao động đóng 8%.
Bảo hiểm y tế (BHYT): Người sử dụng lao động đóng 3%, người lao động đóng 1,5%.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Người sử dụng lao động đóng 1%, người lao động đóng 1%.
Bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp: Người sử dụng lao động đóng 0,5%.
Tổng số tiền bảo hiểm phải đóng hàng tháng như sau:
Người sử dụng lao động: (17,5% + 3% + 1% + 0,5%) × 100 triệu = 22 triệu đồng.
Người lao động: (8% + 1,5% + 1%) × 100 triệu = 10,5 triệu đồng.
Các bút toán hạch toán sẽ như sau:
Bước 1: Hạch toán phần bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng
Nợ TK 642: 22.000.000 đồng.
Có TK 338: 22.000.000 đồng.
Bước 2: Hạch toán phần bảo hiểm do người lao động đóng
Nợ TK 334: 10.500.000 đồng.
Có TK 338: 10.500.000 đồng.
Bước 3: Khi nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan BHXH
Nợ TK 338: 32.500.000 đồng.
Có TK 112: 32.500.000 đồng (nếu nộp qua ngân hàng).
Lưu Ý Khi Hạch Toán Chi Phí Bảo Hiểm
Đảm bảo đủ hồ sơ, chứng từ: Để chi phí bảo hiểm được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, phòng khám cần lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan (bảng lương, bảng trích nộp bảo hiểm, giấy nộp tiền vào quỹ bảo hiểm…).
Tuân thủ đúng tỷ lệ trích nộp bảo hiểm: Phải áp dụng tỷ lệ trích nộp đúng theo quy định pháp luật hiện hành.
Nộp bảo hiểm đúng hạn: Nộp chậm tiền bảo hiểm sẽ bị tính lãi chậm nộp, gây phát sinh thêm chi phí không cần thiết.
Kết Luận
Hạch toán chi phí bảo hiểm là một phần quan trọng trong công tác kế toán tại phòng khám tư nhân. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bút toán hạch toán chi phí bảo hiểm không chỉ giúp phòng khám tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn giúp minh bạch tài chính, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Chủ phòng khám cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để thực hiện tốt công việc này, tránh các rủi ro pháp lý và tài chính trong quá trình hoạt động.
Quy định về báo cáo tài chính chính và sổ sách kế toán cho phòng khám bệnh
Phòng khám tư nhân là một trong những loại hình dịch vụ y tế phổ biến, phục vụ nhu cầu khám chữa bệnh ngoài công lập. Tuy nhiên, bên cạnh điều kiện về chuyên môn và giấy phép hoạt động, phòng khám còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về kế toán, lập báo cáo tài chính và lưu trữ sổ sách kế toán. Việc không thực hiện đúng các nghĩa vụ này không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính, mà còn có thể dẫn đến các hình phạt hành chính, thậm chí đình chỉ hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về báo cáo tài chính và sổ sách kế toán đối với phòng khám bệnh, áp dụng từ năm 2024–2025.
Căn cứ pháp lý
Các quy định kế toán và báo cáo tài chính cho phòng khám bệnh được quy định tại các văn bản pháp luật chính sau:
Luật Kế toán 2015, có hiệu lực từ 01/01/2017;
Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Kế toán;
Thông tư 133/2016/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa;
Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn hơn;
Thông tư 88/2021/TT-BTC: về chế độ báo cáo tài chính và kiểm toán.
Lưu ý: Tùy thuộc vào mô hình tổ chức (doanh nghiệp hay hộ kinh doanh), quy mô và ngành nghề chính thức, phòng khám sẽ áp dụng chế độ kế toán tương ứng.
Đối tượng phải lập sổ sách và báo cáo tài chính
Phòng khám hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân):
👉 Bắt buộc phải mở sổ kế toán, lập báo cáo tài chính đầy đủ theo năm, nộp cho cơ quan thuế và lưu trữ theo quy định.
Phòng khám hộ kinh doanh:
👉 Không bắt buộc lập báo cáo tài chính nhưng vẫn phải theo dõi doanh thu – chi phí, lập sổ theo dõi bán hàng, và kê khai thuế khoán hoặc thuế theo hóa đơn nếu đủ điều kiện.
Quy định về sổ sách kế toán
Phòng khám phải tổ chức hệ thống sổ sách kế toán như sau:
Sổ kế toán bắt buộc
Sổ nhật ký chung;
Sổ cái tài khoản kế toán (ví dụ: 111 – Tiền mặt, 131 – Phải thu, 331 – Phải trả…);
Sổ chi tiết: theo dõi từng đối tượng cụ thể như bệnh nhân, nhà cung cấp, thuốc, thiết bị y tế;
Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
Chứng từ kế toán đi kèm
Hóa đơn thu tiền khám chữa bệnh, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh;
Phiếu thu, phiếu chi;
Bảng lương nhân viên, hợp đồng lao động;
Hóa đơn mua thuốc, vật tư y tế;
Biên bản kiểm kê, biên bản thanh lý thiết bị…
Lưu ý: Tất cả chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ để được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quy định về lập và nộp báo cáo tài chính
Các phòng khám hoạt động dưới mô hình doanh nghiệp phải lập và nộp các loại báo cáo tài chính định kỳ sau:
Báo cáo tài chính năm (bắt buộc):
Bảng cân đối kế toán;
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (tuỳ chế độ áp dụng);
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Thời hạn nộp: Trước ngày 31/3 hàng năm đối với doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch.
Báo cáo thuế liên quan (kèm theo):
Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân (nếu có trả lương cho nhân viên);
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo quý);
Báo cáo tình hình nộp thuế giá trị gia tăng (nếu có).
Trách nhiệm lưu trữ sổ sách và thời hạn lưu trữ
Theo Luật Kế toán:
Sổ kế toán, báo cáo tài chính phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm;
Chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu thu – chi, bảng lương: tối thiểu 5 năm.
Phòng khám có thể lưu trữ bản giấy hoặc điện tử (nếu sử dụng phần mềm kế toán được chứng nhận hợp lệ).
Chế tài nếu vi phạm quy định kế toán – tài chính
Một số mức xử phạt phổ biến nếu phòng khám không thực hiện đúng:
Không mở sổ kế toán: phạt từ 5 – 10 triệu đồng;
Không nộp báo cáo tài chính đúng hạn: phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
Sử dụng hóa đơn sai quy định: phạt từ 4 – 50 triệu đồng tuỳ mức độ;
Kê khai thiếu doanh thu, chi phí không hợp lệ: bị truy thu thuế và tính lãi chậm nộp.
Giải pháp thực tế cho phòng khám
Nếu bạn không có bộ phận kế toán nội bộ hoặc muốn tiết kiệm chi phí nhân sự, nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói dành riêng cho phòng khám. Dịch vụ này sẽ:
Lập sổ sách kế toán chuẩn theo chế độ hiện hành;
Kê khai thuế, lập báo cáo tài chính đầy đủ;
Hướng dẫn lưu trữ chứng từ, hóa đơn;
Hỗ trợ kiểm tra thuế nếu có thanh tra từ cơ quan chức năng.
Kết luận
Việc tuân thủ quy định về báo cáo tài chính và sổ sách kế toán không chỉ là trách nhiệm pháp lý bắt buộc của phòng khám, mà còn là yếu tố then chốt để quản lý hiệu quả dòng tiền, kiểm soát chi phí và tối ưu thuế. Dù là phòng khám lớn hay nhỏ, việc tổ chức kế toán bài bản sẽ giúp bạn phát triển bền vững, minh bạch và sẵn sàng mở rộng hoạt động trong tương lai.
Tóm lại, hạch toán chi phí thành lập phòng khám tư nhân là một công việc không thể thiếu trong quá trình khởi nghiệp của mỗi cơ sở y tế. Việc xác định rõ ràng các loại chi phí và phân bổ hợp lý sẽ giúp chủ phòng khám tư nhân quản lý tài chính hiệu quả hơn. Khi các chi phí được kiểm soát tốt, phòng khám không chỉ có thể duy trì hoạt động lâu dài mà còn tạo được uy tín và sự tin tưởng từ phía bệnh nhân. Do đó, hạch toán chi phí là yếu tố cơ bản và cần thiết để xây dựng nền tảng tài chính vững chắc cho phòng khám tư nhân trong tương lai.
