Giấy phép công bố mỹ phẩm – Hướng dẫn thủ tục và quy định mới nhất 2025

Giấy phép công bố mỹ phẩm là yêu cầu bắt buộc và thiết yếu đối với mọi sản phẩm mỹ phẩm muốn được lưu hành hợp pháp tại thị trường Việt Nam. Việc sở hữu giấy phép công bố mỹ phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng lòng tin vững chắc từ phía người tiêu dùng. Trong bối cảnh ngành công nghiệp mỹ phẩm phát triển nhanh chóng, cùng với các quy định ngày càng chặt chẽ, hiểu rõ các bước xin giấy phép công bố mỹ phẩm và các yếu tố liên quan là điều kiện tiên quyết để đưa sản phẩm tiếp cận thị trường một cách thuận lợi và bền vững.

Tìm hiểu giấy phép công bố mỹ phẩm là gì?

Định nghĩa giấy phép công bố mỹ phẩm

Giấy phép công bố mỹ phẩm là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (thường là Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế) cấp phép, cho phép một sản phẩm mỹ phẩm được lưu hành hợp pháp trên thị trường Việt Nam. Việc công bố mỹ phẩm là bắt buộc đối với mọi cá nhân, tổ chức sản xuất hoặc nhập khẩu mỹ phẩm khi muốn phân phối sản phẩm tại Việt Nam.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm các thông tin như: tên sản phẩm, dạng bào chế, thành phần công thức, công dụng, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, mẫu nhãn sản phẩm, cùng các tài liệu liên quan. Việc công bố giúp cơ quan chức năng kiểm soát chất lượng sản phẩm và bảo vệ người tiêu dùng.

Vai trò của giấy phép công bố mỹ phẩm trong kinh doanh mỹ phẩm

Giấy phép công bố mỹ phẩm giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự hợp pháp và minh bạch của hoạt động kinh doanh mỹ phẩm. Trước tiên, giấy phép này là căn cứ pháp lý để sản phẩm được lưu hành trên thị trường. Nếu không có giấy phép công bố, sản phẩm sẽ bị xem là hàng hóa không rõ nguồn gốc, có thể bị tịch thu hoặc xử phạt hành chính.

Thứ hai, giấy phép công bố góp phần tạo dựng lòng tin với người tiêu dùng. Một sản phẩm đã được công bố chứng tỏ đã trải qua quy trình kiểm tra thành phần và đạt yêu cầu an toàn của cơ quan quản lý. Điều này giúp người tiêu dùng yên tâm hơn khi lựa chọn.

Thứ ba, giấy phép công bố mỹ phẩm còn là điều kiện bắt buộc để các sản phẩm được phân phối qua các kênh chính thống như nhà thuốc, siêu thị, sàn thương mại điện tử uy tín. Việc tuân thủ quy định về công bố mỹ phẩm cũng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và bền vững.

Tham khảo: Thủ Tục Công Bố Mỹ Phẩm Trong Nước: Hướng Dẫn Chi Tiết và Cập Nhật Mới Nhất

Các loại mỹ phẩm cần xin giấy phép công bố mỹ phẩm

Mỹ phẩm nhập khẩu

Mỹ phẩm nhập khẩu là một trong những đối tượng bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố trước khi đưa ra thị trường Việt Nam. Do sản phẩm có nguồn gốc từ nước ngoài, cơ quan chức năng cần nắm rõ thành phần, công dụng và đơn vị chịu trách nhiệm phân phối tại Việt Nam để đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu yêu cầu doanh nghiệp nộp hồ sơ gồm: phiếu công bố sản phẩm, giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu thương hiệu, giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), nhãn sản phẩm và các tài liệu liên quan. Quá trình này giúp kiểm soát chặt chẽ các sản phẩm từ nước ngoài, tránh tình trạng mỹ phẩm kém chất lượng tràn lan.

Mỹ phẩm sản xuất trong nước

Tương tự như mỹ phẩm nhập khẩu, mỹ phẩm được sản xuất trong nước cũng cần thực hiện công bố trước khi lưu hành. Các sản phẩm này dù được sản xuất nội địa nhưng vẫn phải chứng minh thành phần an toàn và đạt chuẩn theo quy định của Bộ Y tế.

Doanh nghiệp sản xuất trong nước cần chuẩn bị hồ sơ công bố bao gồm: phiếu công bố sản phẩm, thông tin thành phần, công dụng, quy trình sản xuất, mẫu nhãn sản phẩm, và tài liệu chứng minh năng lực sản xuất. Việc công bố giúp đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chất lượng và góp phần nâng cao uy tín của thương hiệu mỹ phẩm nội địa.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin giấy phép công bố mỹ phẩm

Khi muốn lưu hành một sản phẩm mỹ phẩm trên thị trường Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm theo đúng quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là yếu tố then chốt giúp quá trình xin giấy phép công bố diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Dưới đây là những thông tin chi tiết về các loại giấy tờ, tài liệu kỹ thuật cũng như một số lưu ý quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Danh mục giấy tờ bắt buộc

Để nộp hồ sơ xin công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu quy định (được kê khai trên hệ thống điện tử của Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế).

Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư (bản sao y công chứng), trong đó có ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm hoặc liên quan đến mỹ phẩm.

Giấy ủy quyền của nhà sản xuất cho đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (trong trường hợp sản phẩm nhập khẩu). Giấy này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ của hợp đồng phân phối (nếu là sản phẩm nhập khẩu không phải do doanh nghiệp tự sản xuất).

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) đối với sản phẩm nhập khẩu (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng).

Bản cam kết của doanh nghiệp về tính an toàn và hiệu quả của sản phẩm trong quá trình lưu hành.

Tài liệu kỹ thuật và mẫu thử sản phẩm

Bên cạnh các giấy tờ pháp lý, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị một số tài liệu kỹ thuật quan trọng để phục vụ quá trình kiểm tra và hậu kiểm:

Bản công thức thành phần đầy đủ của sản phẩm, bao gồm tên thành phần, nồng độ, chức năng của từng thành phần (phải theo INCI name).

Thông tin về quy trình sản xuất: mô tả sơ lược quy trình, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.

Tài liệu chứng minh hiệu quả: nếu trên bao bì hoặc trong tài liệu quảng cáo có nhấn mạnh đến công dụng đặc biệt (làm trắng, trị mụn…), doanh nghiệp nên có tài liệu chứng minh tính hiệu quả của thành phần hoặc sản phẩm.

Mẫu sản phẩm (thường không bắt buộc nộp kèm hồ sơ công bố, nhưng cần có sẵn để phục vụ kiểm tra hậu kiểm hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu).

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Việc chuẩn bị hồ sơ xin công bố mỹ phẩm cần sự cẩn trọng, tỉ mỉ để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

Thông tin kê khai phải chính xác: Mọi thông tin trên phiếu công bố phải đồng nhất với các tài liệu đi kèm, đặc biệt là tên sản phẩm, thành phần, nhà sản xuất.

Chú ý ngôn ngữ: Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt có công chứng. Các giấy tờ từ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự (trừ các nước được miễn theo điều ước quốc tế).

Sắp xếp hồ sơ khoa học: Hồ sơ nên được trình bày theo đúng thứ tự yêu cầu, có mục lục, phân loại rõ ràng để dễ tra cứu và kiểm tra.

Theo dõi sát quá trình nộp hồ sơ: Sau khi nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi tiến độ, phản hồi và bổ sung kịp thời khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Giữ lại bản sao hồ sơ: Luôn giữ lại một bản sao đầy đủ hồ sơ để phục vụ quá trình hậu kiểm, kiểm tra chất lượng và giải trình nếu có khiếu nại.

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép công bố mỹ phẩm là bước đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng để đưa sản phẩm ra thị trường một cách hợp pháp và bền vững. Do đó, các doanh nghiệp nên đầu tư thời gian và nguồn lực để đảm bảo hồ sơ chính xác, đúng quy định, tránh bị xử phạt hoặc thu hồi sản phẩm trong quá trình lưu hành.

Quy trình xin giấy phép công bố mỹ phẩm

Việc công bố mỹ phẩm là bước bắt buộc trước khi đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, mọi tổ chức, cá nhân khi nhập khẩu hoặc sản xuất mỹ phẩm để kinh doanh đều phải thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm với Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế. Dưới đây là quy trình xin giấy phép công bố mỹ phẩm chi tiết qua 4 bước cụ thể.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký tài khoản trên hệ thống

Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo việc công bố mỹ phẩm diễn ra suôn sẻ. Hồ sơ công bố bao gồm:

Bản công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu do Bộ Y tế quy định (định dạng XML)

Giấy ủy quyền của nhà sản xuất cho đơn vị công bố (nếu nhập khẩu)

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề liên quan đến mỹ phẩm

Bản thông tin chi tiết về sản phẩm (Product Information File – PIF)

Nhãn sản phẩm hoặc hình ảnh sản phẩm

Song song với việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần tạo tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia về quản lý mỹ phẩm tại địa chỉ: https://vnsw.gov.vn. Việc đăng ký tài khoản thường mất khoảng 1–3 ngày làm việc để được phê duyệt.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Sau khi đã có tài khoản trên hệ thống, doanh nghiệp tiến hành đăng nhập và nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm lên Cổng thông tin điện tử. Mỗi hồ sơ công bố tương ứng với 1 sản phẩm (hoặc 1 nhóm nếu cùng một dạng công thức).

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp kèm lệ phí công bố theo quy định hiện hành. Mức lệ phí thường là 500.000 đồng/sản phẩm đối với công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước và 500.000 đồng/sản phẩm đối với mỹ phẩm nhập khẩu.

Việc nộp lệ phí có thể được thực hiện trực tuyến qua ngân hàng hoặc chuyển khoản đến tài khoản kho bạc theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và lấy giấy phép

Sau khi nộp hồ sơ và lệ phí, Cục Quản lý Dược sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ trong vòng từ 3 đến 7 ngày làm việc. Trong quá trình này, nếu phát hiện sai sót, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ.

Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Đây được xem như là “giấy phép” cho phép sản phẩm mỹ phẩm lưu hành hợp pháp trên thị trường Việt Nam.

Lưu ý: Số tiếp nhận này chỉ có hiệu lực khi thông tin sản phẩm được công bố đúng, đầy đủ và không vi phạm quy định pháp luật.

Bước 4: Công bố sản phẩm trên cổng thông tin Bộ Y tế

Sau khi có số tiếp nhận phiếu công bố, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin sản phẩm lên cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế, nơi công khai danh sách các mỹ phẩm đã được cấp phép lưu hành. Điều này giúp cơ quan chức năng và người tiêu dùng dễ dàng tra cứu, đồng thời tăng tính minh bạch cho thị trường mỹ phẩm.

Trong quá trình lưu hành sản phẩm, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ công bố, PIF và nhãn sản phẩm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.

Các quy định pháp lý liên quan đến giấy phép công bố mỹ phẩm

Luật, nghị định và thông tư mới nhất

Việc công bố mỹ phẩm tại Việt Nam được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật quan trọng. Căn cứ pháp lý chính là Nghị định số 93/2016/NĐ-CP và Thông tư số 06/2011/TT-BYT do Bộ Y tế ban hành. Ngoài ra, Luật Dược 2016 và các văn bản hướng dẫn liên quan đến quản lý mỹ phẩm của ASEAN (ACCSQ – ASEAN Cosmetic Committee) cũng được áp dụng.

Theo quy định hiện hành, mỹ phẩm nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước trước khi lưu hành trên thị trường đều phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm với Cục Quản lý Dược (đối với mỹ phẩm nhập khẩu) hoặc Sở Y tế cấp tỉnh/thành phố (đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước).

Các nội dung bắt buộc trong hồ sơ công bố bao gồm: Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (theo mẫu), bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp, giấy ủy quyền của nhà sản xuất (nếu là hàng nhập khẩu), bảng thành phần, nhãn sản phẩm, và tài liệu chứng minh hiệu quả công dụng (nếu có công dụng đặc biệt).

Trách nhiệm pháp lý khi không có giấy phép công bố mỹ phẩm

Doanh nghiệp hoặc cá nhân lưu hành mỹ phẩm không có giấy phép công bố sẽ bị xử phạt theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP với mức phạt có thể lên tới 70 triệu đồng đối với hành vi không thực hiện công bố sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Ngoài ra, còn có hình thức xử phạt bổ sung như thu hồi sản phẩm, đình chỉ lưu hành, buộc tiêu hủy lô hàng vi phạm.

Trường hợp gây hậu quả nghiêm trọng cho sức khỏe người tiêu dùng, hành vi này có thể bị xem xét xử lý hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017). Vì vậy, tuân thủ quy định pháp lý khi đưa mỹ phẩm ra thị trường là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và bền vững.

Lưu ý quan trọng khi xin giấy phép công bố mỹ phẩm

Những lỗi thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình làm hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhiều doanh nghiệp thường gặp các lỗi như: khai báo không chính xác thành phần sản phẩm, thiếu giấy ủy quyền hợp lệ từ nhà sản xuất (đối với mỹ phẩm nhập khẩu), hoặc nhãn sản phẩm không đúng quy chuẩn ghi nhãn theo Thông tư số 06/2011/TT-BYT.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần:

Kiểm tra kỹ thành phần, đảm bảo đầy đủ tên INCI theo chuẩn quốc tế.

Có giấy ủy quyền hợp lệ được hợp pháp hóa lãnh sự.

Thiết kế nhãn đúng quy định về nội dung bắt buộc: tên sản phẩm, công dụng, thành phần, cách dùng, số lô, NSX-HSD, cảnh báo (nếu có)…

Ngoài ra, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để giảm thiểu sai sót trong quá trình nộp hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Thời gian hiệu lực của giấy phép công bố mỹ phẩm

Giấy phép công bố mỹ phẩm (hay còn gọi là số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm) có thời hạn vô thời hạn, nghĩa là không cần gia hạn theo chu kỳ nhất định. Tuy nhiên, nếu có thay đổi về thành phần, công dụng, tên sản phẩm hoặc nhãn hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện lại thủ tục công bố.

Cần lưu ý: trong suốt quá trình lưu hành sản phẩm, nếu bị phát hiện vi phạm về chất lượng hoặc nhãn mác, Cơ quan quản lý có thể thu hồi số công bố, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Do đó, việc đảm bảo duy trì chất lượng sản phẩm và tuân thủ nhãn hiệu công bố là yếu tố then chốt để sử dụng hiệu quả giấy phép trong dài hạn.

Tầm quan trọng của giấy phép công bố mỹ phẩm trong xây dựng thương hiệu

Giấy phép công bố mỹ phẩm là yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp tạo dựng niềm tin vững chắc với người tiêu dùng. Khi một sản phẩm mỹ phẩm có giấy phép công bố đầy đủ, khách hàng sẽ an tâm về chất lượng, nguồn gốc và tính an toàn của sản phẩm. Điều này không chỉ góp phần nâng cao uy tín thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thị trường rộng lớn hơn. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, giấy phép công bố mỹ phẩm trở thành một công cụ bảo vệ thương hiệu, giúp tránh các rủi ro pháp lý và tăng cường vị thế trên thị trường.

Giấy phép công bố mỹ phẩm và uy tín sản phẩm

Có giấy phép công bố mỹ phẩm chứng minh sản phẩm đã trải qua kiểm duyệt nghiêm ngặt, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng. Điều này tạo dựng uy tín cho sản phẩm trong mắt người tiêu dùng, giúp nâng cao sự tin tưởng và giảm thiểu nghi ngờ về chất lượng.

Giấy phép công bố mỹ phẩm hỗ trợ phát triển kinh doanh

Giấy phép công bố mỹ phẩm giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc quảng bá và phân phối sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế. Sản phẩm được cấp phép dễ dàng tiếp cận các kênh phân phối chính thống, từ đó mở rộng mạng lưới khách hàng và tăng doanh thu.

Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép công bố mỹ phẩm chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép công bố mỹ phẩm chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình hoàn thiện hồ sơ pháp lý. Đơn vị chuyên nghiệp sẽ tư vấn chi tiết, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo đúng quy định của cơ quan quản lý, đồng thời xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp quá trình xin cấp phép diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc chậm trễ.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ toàn diện từ việc tư vấn quy trình, chuẩn bị hồ sơ đến theo dõi tiến trình cấp phép. Ngoài ra, dịch vụ chuyên nghiệp còn giúp đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng quy định, giúp tiết kiệm chi phí phát sinh và thời gian chờ đợi.

Các tiêu chí lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín

Khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ xin giấy phép công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm, am hiểu pháp luật và quy trình kiểm nghiệm sản phẩm. Đơn vị uy tín sẽ có đội ngũ chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp, dịch vụ minh bạch và đánh giá tích cực từ khách hàng trước đó.

Giấy phép công bố mỹ phẩm chính là chìa khóa mở ra cánh cửa thị trường rộng lớn, giúp doanh nghiệp yên tâm phát triển và mở rộng kinh doanh. Tuân thủ đúng quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và cập nhật các quy định mới nhất về giấy phép công bố mỹ phẩm sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín sản phẩm trên thị trường. Hãy xem giấy phép công bố mỹ phẩm không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là chiến lược phát triển bền vững và xây dựng thương hiệu mạnh trong ngành mỹ phẩm hiện nay.