Thủ tục xin giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao – Hướng dẫn mới 2025

Giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao là giấy tờ pháp lý khẳng định cơ sở chế biến, rang xay, đóng gói ca cao đủ điều kiện an toàn để sản xuất và đưa sản phẩm ra thị trường. Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc và chất lượng thực phẩm, việc sở hữu chứng nhận VSATTP là yếu tố bắt buộc và cũng là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ điều kiện, thủ tục, đến chi phí và những lưu ý pháp lý mới nhất trong việc xin giấy chứng nhận VSATTP cho cơ sở sản xuất ca cao.

Giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao là gì?

Định nghĩa và ý nghĩa pháp lý

Giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng cơ sở sản xuất, chế biến ca cao đủ điều kiện đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm theo quy định pháp luật. Đây là căn cứ pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp được phép hoạt động và phân phối sản phẩm ra thị trường.

Không chỉ là yêu cầu hành chính, giấy chứng nhận còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh, từ khâu nguyên liệu đến quy trình sản xuất, bảo quản thành phẩm.

Ai là đối tượng bắt buộc phải có giấy chứng nhận?

Tất cả các cơ sở sản xuất, sơ chế, chế biến hoặc đóng gói sản phẩm từ ca cao đều bắt buộc phải có giấy chứng nhận VSATTP nếu muốn lưu hành hàng hóa ra thị trường.

Cụ thể:

Cơ sở rang xay, nghiền, ép bơ ca cao

Cơ sở đóng gói bột ca cao, thành phẩm có nguồn gốc từ ca cao

Doanh nghiệp sản xuất thực phẩm có sử dụng ca cao làm nguyên liệu chính

Việc không có giấy chứng nhận sẽ khiến sản phẩm không đủ điều kiện lưu thông hợp pháp, bị từ chối phân phối tại hệ thống siêu thị, sàn TMĐT, và có nguy cơ bị xử phạt.

Tác động đến hoạt động kinh doanh và thương hiệu

Giấy chứng nhận VSATTP không chỉ giúp cơ sở tuân thủ quy định pháp luật, mà còn là công cụ xây dựng uy tín thương hiệu trong mắt người tiêu dùng. Trong ngành thực phẩm – đặc biệt là các sản phẩm nông sản như ca cao – người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến chất lượng, quy trình và chứng nhận an toàn. Do đó, việc sở hữu giấy chứng nhận giúp doanh nghiệp dễ dàng thâm nhập các thị trường lớn, được đối tác tin tưởng, và hạn chế rủi ro về mặt pháp lý trong quá trình kinh doanh lâu dài.

Điều kiện cấp giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao

Yêu cầu về địa điểm, nhà xưởng, thiết bị

Cơ sở sản xuất ca cao phải được đặt tại khu vực không bị ô nhiễm môi trường, không gần nơi chứa rác thải, cống thoát nước, hoặc khu vực dễ gây lây nhiễm vi sinh vật. Nhà xưởng phải xây dựng khép kín, có nền phẳng, dễ lau chùi, thoát nước tốt, tường và trần không bị thấm nước hay bong tróc.

Thiết bị dùng trong chế biến như máy rang, máy ép, máy nghiền, bồn trộn… cần được làm từ vật liệu an toàn thực phẩm (thép không gỉ, nhựa thực phẩm), dễ vệ sinh và không gây phản ứng với nguyên liệu. Các khu vực sản xuất – bảo quản – vệ sinh phải được bố trí tách biệt, rõ ràng, đảm bảo không xảy ra ô nhiễm chéo.

Điều kiện về nhân sự, sức khỏe và kiến thức VSATTP

Để được cấp giấy chứng nhận VSATTP, cơ sở cần đảm bảo đội ngũ nhân sự có đủ năng lực và sức khỏe phù hợp. Cụ thể:

Ít nhất một người quản lý hoặc đại diện kỹ thuật phải có chứng chỉ tập huấn kiến thức VSATTP còn hiệu lực.

Nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất, sơ chế, đóng gói phải có giấy khám sức khỏe, không mắc các bệnh truyền nhiễm hoặc bệnh về da liễu, tiêu hóa.

Tổ chức tập huấn nội bộ định kỳ để nâng cao ý thức và kỹ năng thực hiện vệ sinh trong sản xuất.

Điều kiện về nguyên liệu và nguồn nước

Nguyên liệu đầu vào (hạt ca cao thô, bột ca cao nhập khẩu…) phải có hóa đơn, chứng từ rõ ràng, lý lịch nguồn gốc, và nên kèm theo kết quả kiểm nghiệm thành phần nếu có.

Nguồn nước sử dụng trong chế biến, vệ sinh thiết bị phải là nước sạch đạt chuẩn theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN 01-1:2018/BYT).

Ngoài ra, cơ sở cần xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng nguyên liệu, bảo quản đúng điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh mối mọt và nhiễm vi sinh. Hồ sơ lưu trữ về lô hàng, kiểm tra định kỳ phải được ghi chép, cập nhật để sẵn sàng phục vụ cho công tác hậu kiểm từ cơ quan chức năng.

Hồ sơ xin giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao

Để được cấp giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn của Bộ Y tế. Việc chuẩn bị đúng và đủ giúp tăng khả năng hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Giấy đăng ký kinh doanh và sơ đồ mặt bằng

Đây là hai thành phần bắt buộc trong hồ sơ pháp lý:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hộ kinh doanh (bản sao công chứng): thể hiện ngành nghề đăng ký phù hợp với lĩnh vực sản xuất thực phẩm (chế biến ca cao, sản xuất chocolate, bột ca cao, v.v.).

Sơ đồ mặt bằng nhà xưởng: thể hiện vị trí các khu vực như khu nguyên liệu, khu chế biến, kho bảo quản, khu rửa tay, khu vệ sinh, đảm bảo có luồng di chuyển 1 chiều – không lây nhiễm chéo trong sản xuất.

Quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng

Đây là phần kỹ thuật giúp cơ quan thẩm quyền đánh giá mức độ an toàn trong chế biến:

Mô tả chi tiết quy trình sản xuất ca cao: từ nhập nguyên liệu, lên men, sấy, nghiền, đóng gói đến bảo quản thành phẩm;

Quy trình kiểm tra nội bộ: các bước kiểm tra đầu vào, giữa quy trình và thành phẩm;

Biện pháp xử lý sự cố: nếu có phát hiện không phù hợp, cơ sở phải có phương án xử lý.

Nên đính kèm sơ đồ quy trình sản xuất dạng hình ảnh và mẫu phiếu kiểm soát chất lượng.

Hồ sơ về nhân sự và vệ sinh môi trường

Phần này thể hiện năng lực nhân sự và điều kiện môi trường sản xuất:

Giấy khám sức khỏe định kỳ của người trực tiếp sản xuất (trong vòng 12 tháng);

Giấy xác nhận tập huấn kiến thức VSATTP của người quản lý và nhân viên sản xuất;

Hợp đồng xử lý chất thải rắn và lỏng, biện pháp phòng chống côn trùng, động vật gây hại (nếu có).

Việc thể hiện rõ các nội dung trên giúp minh bạch khả năng kiểm soát vệ sinh và rủi ro từ môi trường.

Quy trình xin cấp giấy chứng nhận VSATTP

Để được cấp giấy chứng nhận VSATTP cho cơ sở sản xuất ca cao, cơ sở cần thực hiện quy trình 3 bước theo quy định hiện hành của Bộ Y tế. Mỗi bước đều có vai trò then chốt và yêu cầu riêng về thời gian, nội dung.

Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nộp tại:

Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm – Sở Y tế tỉnh/thành phố nơi đặt cơ sở sản xuất;

Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế (đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, xuất khẩu, hoặc sản xuất nhiều nhóm thực phẩm).

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Sau khi tiếp nhận, cơ quan sẽ cấp phiếu hẹn trả kết quả và hướng dẫn bổ sung (nếu cần).

Thẩm định hồ sơ và kiểm tra thực tế

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý sẽ:

Thành lập đoàn kiểm tra VSATTP đến thẩm định trực tiếp tại cơ sở;

Kiểm tra điều kiện nhà xưởng, vệ sinh thiết bị, quy trình sản xuất và hồ sơ nhân sự;

Ghi nhận kết quả trong biên bản thẩm định.

Nếu phát hiện thiếu sót, đoàn kiểm tra sẽ ghi rõ yêu cầu bổ sung, sửa chữa và lên lịch thẩm định lại (nếu cần).

Cấp giấy chứng nhận và thời gian hiệu lực

Khi cơ sở đáp ứng đầy đủ yêu cầu sau thẩm định, cơ quan cấp sẽ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm:

Thời gian cấp phép: khoảng 5–7 ngày làm việc sau khi thẩm định đạt;

Thời hạn hiệu lực: 3 năm kể từ ngày cấp, sau đó phải gia hạn hoặc xin cấp lại.

Trong thời gian hiệu lực, cơ sở có thể bị kiểm tra đột xuất để đảm bảo luôn duy trì điều kiện sản xuất theo quy định.

Chi phí, thời gian và nơi nộp hồ sơ xin giấy VSATTP

Mức phí nộp nhà nước

Mức phí cấp giấy VSATTP được quy định theo Thông tư 279/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể:

Lệ phí cấp giấy chứng nhận: dao động từ 150.000 – 500.000 đồng/lần cấp, tùy thuộc vào thẩm quyền (Sở Y tế tỉnh/thành phố hoặc Phòng Y tế quận/huyện).

Ngoài ra, cơ sở cần chi trả các khoản khác như:

Phí khám sức khỏe: từ 300.000 – 600.000 đồng/người

Chi phí học và xác nhận kiến thức VSATTP: từ 300.000 – 500.000 đồng/người

Tổng chi phí khi tự thực hiện có thể từ 1 – 2 triệu đồng, chưa bao gồm thời gian đi lại và xử lý hồ sơ phát sinh.

Thời gian xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm cho cơ sở ca cao được quy định từ 15 – 20 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần bổ sung hoặc điều chỉnh, cơ quan chức năng sẽ có thông báo bằng văn bản trong vòng 5 ngày làm việc. Sau khi thẩm định hồ sơ đạt yêu cầu, đoàn kiểm tra sẽ xuống thực tế và cấp giấy chứng nhận nếu đạt yêu cầu về điều kiện vệ sinh, hạ tầng và nhân sự.

Cơ quan cấp phép tại địa phương

Tùy theo quy mô và địa bàn hoạt động, hồ sơ xin cấp giấy VSATTP cần nộp tại:

Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm – Sở Y tế tỉnh/thành phố: dành cho cơ sở sản xuất ca cao có phạm vi phân phối liên tỉnh hoặc xuất khẩu.

Phòng Y tế quận/huyện: nếu cơ sở hoạt động nhỏ, chỉ phân phối nội địa trong huyện hoặc tỉnh.

Một số địa phương như Đắk Lắk, Đồng Nai, Bến Tre có áp dụng tiếp nhận hồ sơ qua Cổng dịch vụ công trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.

Những lưu ý khi xin giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao

Những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ

Trong quá trình xin giấy chứng nhận, nhiều cơ sở sản xuất ca cao thường gặp lỗi dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý như:

Không có sơ đồ mặt bằng sản xuất rõ ràng: thiếu phân khu chức năng.

Thiếu bản cam kết bảo đảm an toàn thực phẩm, hoặc nộp sai mẫu biểu.

Thiếu giấy xác nhận kiến thức và kết quả khám sức khỏe của người trực tiếp sản xuất.

Không chuẩn bị đầy đủ hình ảnh thực tế nhà xưởng, kho bảo quản, khu vực vệ sinh.

Việc sai sót dù nhỏ nhưng vẫn có thể làm gián đoạn quy trình thẩm định thực tế.

Quy định kiểm tra định kỳ và hậu kiểm

Sau khi được cấp giấy chứng nhận VSATTP, cơ sở sản xuất ca cao sẽ chịu sự kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của cơ quan có thẩm quyền. Việc kiểm tra định kỳ thường diễn ra 1–2 lần/năm, tùy theo quy mô và nguy cơ rủi ro của ngành hàng. Ngoài ra, nếu có phản ánh, cơ quan chức năng có thể tiến hành hậu kiểm bất ngờ. Trong những lần kiểm tra này, nếu phát hiện vi phạm như: điều kiện vệ sinh không đảm bảo, không truy xuất được nguồn gốc nguyên liệu, giấy phép có thể bị thu hồi tạm thời hoặc vĩnh viễn.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn hỗ trợ chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ tư vấn xin giấy VSATTP giúp các cơ sở sản xuất ca cao:

Được kiểm tra và đánh giá hiện trạng nhà xưởng trước khi làm hồ sơ.

Hướng dẫn chi tiết để đảm bảo điều kiện vệ sinh đúng chuẩn pháp luật.

Soạn hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu, tránh phát sinh bổ sung.

Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi kết quả, hỗ trợ tiếp đoàn thẩm định.

Cam kết xử lý nhanh, tiết kiệm chi phí và không phát sinh.

Dịch vụ này phù hợp với các doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm pháp lý hoặc cần triển khai nhanh để kịp kế hoạch kinh doanh.

Giấy chứng nhận VSATTP cơ sở sản xuất ca cao không chỉ giúp doanh nghiệp sản xuất đúng quy định mà còn tạo niềm tin cho người tiêu dùng trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và yêu cầu về truy xuất nguồn gốc ngày càng khắt khe. Nếu bạn đang xây dựng xưởng sản xuất ca cao hoặc chuẩn bị mở rộng quy mô kinh doanh, hãy sớm hoàn thiện thủ tục xin giấy VSATTP để bảo vệ uy tín và nâng cao giá trị sản phẩm. Đừng ngần ngại liên hệ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan chức năng.