Gia hạn mã số mã vạch: Thủ tục, thời gian, lệ phí và lưu ý mới nhất 2025

Gia hạn mã số mã vạch là bước quan trọng nhưng thường bị doanh nghiệp xem nhẹ, dẫn đến nhiều hậu quả không mong muốn như mã bị khóa, sản phẩm không thể quét mã tại siêu thị hoặc bị từ chối khi xuất khẩu. Theo quy định hiện hành, mã số mã vạch do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp sẽ phải gia hạn định kỳ mỗi năm, thông qua việc nộp lệ phí sử dụng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục gia hạn mã số mã vạch, thời điểm nộp phí, lưu ý về hồ sơ, biểu mẫu cũng như cách xử lý khi mã bị tạm ngừng. Đặc biệt, chúng tôi sẽ hướng dẫn gia hạn online, tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, và cập nhật lệ phí mới nhất năm 2025. Đây là thông tin hữu ích dành cho mọi doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng mã số mã vạch GS1 tại Việt Nam.

Khi nào doanh nghiệp cần gia hạn mã số mã vạch?

Quy định về thời hạn sử dụng mã vạch tại Việt Nam

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, mỗi mã số mã vạch có thời hạn sử dụng nhất định, thông thường là 1 năm kể từ ngày cấp. Sau thời gian này, doanh nghiệp cần phải tiến hành gia hạn mã vạch để tiếp tục sử dụng mà không gặp phải các vấn đề về pháp lý hoặc sản phẩm không được phép tiêu thụ. Mã vạch được cấp qua hệ thống GS1 Việt Nam và được liên kết chặt chẽ với quản lý xuất nhập khẩu và truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Việc gia hạn sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo mã số mã vạch luôn hợp lệ và tránh tình trạng bị tạm ngừng hoặc khóa mã số mã vạch.

Những dấu hiệu nhận biết mã vạch sắp bị khóa

Một số dấu hiệu cảnh báo doanh nghiệp cần gia hạn mã vạch bao gồm: thông báo từ GS1 về việc gần hết hạn sử dụng, không thể sử dụng mã vạch trên hệ thống quản lý sản phẩm, hoặc khi các đối tác (nhà cung cấp, khách hàng) báo không thể quét mã vạch trên sản phẩm. Ngoài ra, việc mã số mã vạch không thể liên kết được với hệ thống quản lý nguồn gốc sản phẩm của cơ quan nhà nước cũng là dấu hiệu cho thấy mã vạch có thể bị khóa. Các doanh nghiệp nên theo dõi thường xuyên và chủ động gia hạn trước khi mã số mã vạch hết hạn để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ, lệ phí và cách gia hạn mã số mã vạch mới nhất 2025

Hồ sơ, biểu mẫu cần chuẩn bị khi gia hạn

Khi gia hạn mã số mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ và biểu mẫu cơ bản bao gồm:

Đơn gia hạn mã vạch: Mẫu đơn gia hạn được cung cấp bởi GS1 Việt Nam, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các thông tin cơ bản như mã số mã vạch, tên công ty, ngành nghề kinh doanh, và lý do gia hạn.

Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp cần cung cấp bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.

Hồ sơ chứng minh tình trạng hoạt động: Bao gồm các giấy tờ chứng minh doanh nghiệp vẫn đang hoạt động và duy trì sản xuất, kinh doanh ổn định, giúp GS1 xác nhận tính hợp lệ của mã vạch.

Biểu mẫu về sản phẩm sử dụng mã vạch: Các sản phẩm sử dụng mã vạch cũng cần phải kê khai trong mẫu biểu này để xác nhận sản phẩm phù hợp với quy định.

Mức lệ phí và cách nộp phí gia hạn hợp lệ

Mức lệ phí gia hạn mã số mã vạch tùy thuộc vào số lượng mã vạch mà doanh nghiệp sử dụng và thời gian gia hạn. Theo quy định mới nhất 2025, mức lệ phí gia hạn mã vạch sẽ dao động từ 1 triệu đến 3 triệu đồng, tùy thuộc vào quy mô và số lượng mã vạch cần gia hạn. Doanh nghiệp có thể nộp phí qua các hình thức:

Nộp trực tiếp tại văn phòng của GS1 Việt Nam hoặc các đối tác dịch vụ hỗ trợ gia hạn.

Nộp qua chuyển khoản vào tài khoản của GS1 hoặc các dịch vụ hỗ trợ. Sau khi nộp phí, doanh nghiệp cần giữ lại biên lai hoặc giấy xác nhận thanh toán để làm bằng chứng trong quá trình gia hạn.

Lệ phí gia hạn có thể thay đổi theo từng năm, do đó doanh nghiệp cần theo dõi thông báo từ GS1 Việt Nam để cập nhật mức phí mới nhất và tránh tình trạng bị sai lệch trong quá trình thanh toán.

Quy trình gia hạn mã số mã vạch trực tuyến qua cổng GS1 Việt Nam

Đăng nhập, cập nhật thông tin và xác nhận gia hạn

Khi doanh nghiệp cần gia hạn mã số mã vạch, bước đầu tiên là đăng nhập vào hệ thống GS1 Việt Nam qua cổng trực tuyến. Sau khi truy cập, bạn cần kiểm tra và cập nhật các thông tin về mã vạch của mình. Điều này bao gồm việc xác nhận lại các sản phẩm đã đăng ký và thông tin doanh nghiệp, đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu hiện tại vẫn đúng và đầy đủ. Sau khi hoàn tất việc cập nhật thông tin, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác nhận yêu cầu gia hạn mã số mã vạch.

Việc xác nhận yêu cầu gia hạn cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo mã vạch của bạn không bị gián đoạn. Sau khi hoàn thành tất cả các bước này, bạn sẽ nhận được thông báo về việc yêu cầu gia hạn đã được ghi nhận.

Thời gian xử lý và cách nhận thông báo xác nhận gia hạn

Sau khi gửi yêu cầu gia hạn mã số mã vạch qua cổng GS1, hệ thống sẽ bắt đầu xử lý và phê duyệt yêu cầu của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình này sẽ mất khoảng từ 5 đến 7 ngày làm việc, tuy nhiên thời gian có thể thay đổi tùy theo khối lượng hồ sơ đang được xử lý. Doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái của yêu cầu gia hạn trực tiếp trên cổng GS1 hoặc qua email.

Khi yêu cầu gia hạn được phê duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo chính thức từ GS1 Việt Nam qua email hoặc thông qua thông báo trên hệ thống. Thông báo này sẽ xác nhận rằng mã vạch của bạn đã được gia hạn thành công và có thể tiếp tục sử dụng mà không bị gián đoạn.

Doanh nghiệp bị khóa mã số do không gia hạn: Cách xử lý

Hậu quả khi không gia hạn đúng hạn

Nếu doanh nghiệp không gia hạn mã số mã vạch đúng hạn, mã số này sẽ bị khóa và không còn hiệu lực. Hậu quả của việc này là doanh nghiệp không thể sử dụng mã vạch đã đăng ký cho các sản phẩm của mình. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc xuất khẩu sản phẩm, quản lý hàng hóa, cũng như ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định về quản lý mã vạch.

Ngoài ra, việc không gia hạn đúng hạn cũng có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải đối mặt với các thủ tục xử lý phức tạp hơn để khôi phục mã vạch, kéo dài thời gian hoạt động và gây tổn thất về chi phí.

Cách khôi phục mã vạch đã bị ngừng hiệu lực

Nếu mã vạch của doanh nghiệp bị ngừng hiệu lực do không gia hạn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước khôi phục mã vạch thông qua cổng GS1 Việt Nam. Trước hết, bạn cần liên hệ với GS1 để thông báo về tình trạng mã vạch bị khóa. Sau đó, doanh nghiệp sẽ phải nộp các tài liệu và thông tin cần thiết để yêu cầu khôi phục mã số đã bị ngừng.

Quá trình khôi phục mã vạch thường bao gồm việc cập nhật thông tin doanh nghiệp, đảm bảo rằng tất cả hồ sơ hợp lệ và không có sai sót trong quá trình đăng ký. Sau khi GS1 kiểm tra và xác nhận các thông tin, mã vạch sẽ được khôi phục, và doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mã vạch cho các sản phẩm của mình.

Dịch vụ hỗ trợ gia hạn mã số mã vạch nhanh chóng – đúng luật

Lợi ích khi thuê đơn vị hỗ trợ gia hạn hồ sơ mã vạch

Khi sử dụng dịch vụ gia hạn mã số mã vạch từ các đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ được hưởng nhiều lợi ích rõ rệt. Đầu tiên, các đơn vị này có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong việc xử lý hồ sơ gia hạn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Các chuyên gia sẽ đảm bảo rằng mọi thủ tục, giấy tờ liên quan đều được chuẩn bị đầy đủ, chính xác, và tuân thủ đúng quy định của GS1 Việt Nam.

Bên cạnh đó, dịch vụ gia hạn trọn gói còn giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót không đáng có trong quá trình gia hạn, đặc biệt là các lỗi thường gặp như thiếu giấy tờ hoặc thông tin không khớp. Thay vì phải tự mình xử lý những vấn đề phát sinh, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến việc theo dõi và nhận kết quả gia hạn nhanh chóng.

Cuối cùng, khi thuê dịch vụ gia hạn, doanh nghiệp còn có thể nhận được tư vấn chuyên sâu về các thay đổi trong quy định, giúp cập nhật các yêu cầu mới nhất và đảm bảo rằng mã vạch của mình luôn hợp pháp và hợp lệ trong suốt thời gian sử dụng.

Cam kết chi phí – thời gian – bảo mật thông tin

Một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn dịch vụ hỗ trợ gia hạn mã số mã vạch là cam kết về chi phí, thời gian và bảo mật thông tin. Các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp thường đưa ra cam kết rõ ràng về mức chi phí hợp lý, không phát sinh thêm bất kỳ khoản phí nào trong suốt quá trình gia hạn. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi sử dụng dịch vụ mà không phải lo lắng về những khoản chi phí không mong muốn.

Về thời gian, dịch vụ gia hạn nhanh chóng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hoàn tất thủ tục gia hạn trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Các đơn vị này cũng cam kết rằng hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được xử lý đúng hạn và thông báo kết quả kịp thời.

Về bảo mật thông tin, các dịch vụ gia hạn uy tín luôn đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đối với thông tin cá nhân và hồ sơ của doanh nghiệp. Mọi thông tin liên quan đến mã vạch và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn và chỉ được sử dụng trong phạm vi gia hạn mã vạch.

Gia hạn mã số mã vạch không đơn thuần là việc nộp một khoản phí – mà là cách doanh nghiệp khẳng định sự nghiêm túc, minh bạch trong chuỗi cung ứng và bán hàng. Việc để mã bị thu hồi vì quên gia hạn không chỉ ảnh hưởng đến sản phẩm hiện có, mà còn gây mất uy tín khi hợp tác với các đối tác lớn.

Do đó, hãy chủ động theo dõi thời gian gia hạn, cập nhật biểu mẫu mới, lựa chọn nộp lệ phí đúng hạn và đúng nơi. Với những doanh nghiệp có nhiều mã hoặc cần xử lý gấp, dịch vụ hỗ trợ gia hạn mã vạch cũng là lựa chọn đáng cân nhắc để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và không bị gián đoạn kinh doanh. Đừng để việc nhỏ gây ra thiệt hại lớn – hãy gia hạn mã số mã vạch đúng – đủ – đúng thời điểm.