Doanh Nghiệp Nên Mua Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Nào? Lựa Chọn Tốt Nhất Để Đạt Hiệu Quả Cao 2025

Doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào là câu hỏi được rất nhiều kế toán, giám đốc tài chính và chủ doanh nghiệp quan tâm, nhất là trong bối cảnh hóa đơn giấy đã dần được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Một phần mềm hóa đơn điện tử hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính pháp lý, dễ dàng quản lý và tra cứu.

Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm với tính năng, mức giá và chế độ hỗ trợ khác nhau. Việc chọn nhầm phần mềm không phù hợp có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong quá trình phát hành hóa đơn, bị lỗi hệ thống hoặc không đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Vậy doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để vừa hợp pháp, vừa tối ưu chi phí – hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Sử Dụng Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử?

Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy từ ngày 1/7/2022. Đây là bước chuyển đổi quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế và giảm thiểu gian lận trong mua bán, lưu thông hàng hóa.

Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn tạo sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động tài chính. Do đó, lựa chọn phần mềm phát hành hóa đơn đạt chuẩn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng quy định hiện hành.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy

Không chỉ tuân thủ quy định, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Trước hết, hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Đồng thời, quá trình phát hành, gửi và quản lý hóa đơn trở nên nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng tra cứu.

Ngoài ra, phần mềm hóa đơn còn tích hợp nhiều tính năng như tự động lưu trữ, tra soát thông tin, xuất báo cáo thuế… giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác kế toán và quản lý tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi nguồn lực nhân sự và tài chính còn hạn chế.

Vì thế, việc ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo luật, mà còn là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, quản lý chuyên nghiệp và phát triển bền vững trong môi trường số hóa ngày nay.

Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Phù Hợp Với Doanh Nghiệp

Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà là bắt buộc đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa hàng chục nhà cung cấp phần mềm trên thị trường, việc lựa chọn phần mềm hợp lệ và phù hợp với mô hình doanh nghiệp không hề đơn giản. Các tiêu chí đánh giá cần dựa trên cả yếu tố pháp lý và tính thực tiễn để đảm bảo hiệu quả lâu dài trong quá trình sử dụng. Dưới đây là hai tiêu chí chọn phần mềm hóa đơn quan trọng nhất.

Tính pháp lý – được Tổng cục Thuế chấp thuận

Điều kiện tiên quyết khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử là phải được Tổng cục Thuế chấp thuận và cấp mã số xác nhận. Phần mềm cần đảm bảo đầy đủ các tính năng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, như: tạo lập hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn lên hệ thống Thuế, lưu trữ và tra cứu hóa đơn hợp lệ. Doanh nghiệp nên kiểm tra danh sách nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công bố trên cổng thông tin chính thức để tránh rơi vào tình huống sử dụng phần mềm không hợp lệ, dẫn đến rủi ro bị xử phạt hoặc hóa đơn không được công nhận hợp pháp.

Dễ sử dụng, có thể tích hợp với phần mềm kế toán

Không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý, phần mềm còn phải dễ thao tác với người dùng, đặc biệt với nhân sự không chuyên về công nghệ. Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, có hướng dẫn rõ ràng và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ nhanh chóng là những điểm cộng lớn. Quan trọng hơn, phần mềm cần tích hợp linh hoạt với phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng (như MISA, Fast, Bravo, 3TSoft…), giúp đồng bộ dữ liệu kế toán – hóa đơn, giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công và sai sót số liệu.

Tóm lại, khi cân nhắc triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có giấy phép rõ ràng, phần mềm dễ sử dụng, dễ tích hợp và được Tổng cục Thuế chấp thuận. Đây không chỉ là bước tuân thủ pháp luật mà còn giúp tối ưu chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính – kế toán.

So Sánh Một Số Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến Hiện Nay

MISA meInvoice, Viettel Invoice, VNPT Invoice, EasyInvoice…

Hiện nay, thị trường phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam có nhiều nhà cung cấp uy tín với các sản phẩm được Bộ Tài chính cấp phép như MISA meInvoice, Viettel Invoice, VNPT Invoice, và EasyInvoice.

MISA meInvoice: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp mạnh với phần mềm kế toán MISA. Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Viettel Invoice: Hạ tầng mạnh, bảo mật cao, có đội ngũ hỗ trợ 24/7. Được nhiều doanh nghiệp lớn, tập đoàn sử dụng.

VNPT Invoice: Hệ thống ổn định, tích hợp dễ dàng với phần mềm nội bộ. Phù hợp với cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp có hệ thống CNTT sẵn.

EasyInvoice: Giao diện hiện đại, chi phí cạnh tranh, hỗ trợ đa dạng mẫu hóa đơn. Phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập, công ty khởi nghiệp.

Ưu – nhược điểm theo từng loại hình doanh nghiệp (nhỏ, vừa, lớn)

Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ: Cần phần mềm dễ dùng, chi phí thấp và không yêu cầu nhiều tính năng phức tạp. MISA meInvoice và EasyInvoice là hai lựa chọn lý tưởng.

Doanh nghiệp vừa: Cần phần mềm có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán, lưu trữ ổn định, báo cáo thuế rõ ràng. MISA meInvoice và VNPT Invoice đáp ứng tốt yêu cầu này.

Doanh nghiệp lớn và tập đoàn: Ưu tiên bảo mật, tính năng đa dạng, hệ thống mạnh mẽ để xử lý lượng hóa đơn lớn. Viettel Invoice và VNPT Invoice là lựa chọn phù hợp vì có hạ tầng kỹ thuật tốt, khả năng mở rộng linh hoạt.

Mỗi phần mềm có thế mạnh riêng nên doanh nghiệp cần cân nhắc mục tiêu sử dụng, quy mô, ngành nghề để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Ngoài tính năng và chi phí, doanh nghiệp cũng nên chú trọng đến độ tin cậy của nhà cung cấp, khả năng hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật theo chính sách pháp luật.

Lưu Ý Khi Ký Hợp Đồng Và Triển Khai Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Việc triển khai phần mềm hóa đơn điện tử là bước chuyển quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp, giúp tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, nếu không cẩn trọng ngay từ khâu ký hợp đồng và triển khai, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rắc rối như chi phí phát sinh, lỗi hệ thống hoặc khó khăn trong quá trình sử dụng. Dưới đây là những lưu ý khi triển khai phần mềm hóa đơn mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Kiểm tra điều khoản hợp đồng và chi phí ẩn

Khi ký hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đọc kỹ từng điều khoản, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến chi phí triển khai, bảo trì, gia hạn và nâng cấp phần mềm. Nhiều trường hợp nhà cung cấp chào giá rẻ ban đầu nhưng kèm theo hàng loạt phí ẩn như phí cấp phát tài khoản, phí tích hợp hệ thống, phí lưu trữ hóa đơn, v.v. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá trọn gói, minh bạch các hạng mục chi phí, đồng thời đàm phán rõ ràng về thời gian sử dụng phần mềm, quyền sở hữu dữ liệu và điều kiện thanh lý hợp đồng. Đây là cách tránh lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử do hiểu nhầm hoặc thiếu thông tin trong hợp đồng ban đầu.

Hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo sử dụng ban đầu và backup dữ liệu

Một yếu tố quan trọng khác khi triển khai phần mềm hóa đơn là chất lượng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật sau khi ký hợp đồng. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng đơn vị cung cấp có đội ngũ hỗ trợ chuyên môn, phản hồi nhanh trong trường hợp lỗi hệ thống hoặc cần xử lý gấp hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, nhà cung cấp cần đào tạo sử dụng phần mềm cho nhân viên kế toán, hướng dẫn từ A–Z quy trình tạo lập, ký số và gửi hóa đơn để tránh sai sót thực tế. Việc sao lưu dữ liệu (backup) định kỳ cũng phải được cam kết rõ, đảm bảo an toàn thông tin và khả năng phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

Tóm lại, để phần mềm hóa đơn điện tử phát huy đúng vai trò, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát từ hợp đồng dịch vụ đến khâu vận hành. Việc lựa chọn đơn vị uy tín, minh bạch về chi phí và có năng lực hỗ trợ kỹ thuật chính là yếu tố quyết định đến hiệu quả triển khai lâu dài.

Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Chọn phần mềm giá rẻ không có bảo hành

Một trong những sai lầm khi chọn phần mềm hóa đơn là doanh nghiệp chỉ quan tâm đến giá rẻ mà bỏ qua yếu tố chất lượng và hậu mãi. Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ liên quan trực tiếp đến việc kê khai thuế và quản lý tài chính – nếu xảy ra lỗi, sai sót, sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính pháp lý và uy tín doanh nghiệp.

Nhiều phần mềm giá rẻ không đi kèm hợp đồng bảo hành, không có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động khi cần xử lý sự cố. Ngoài ra, các phần mềm không đạt chuẩn có thể không được Tổng cục Thuế chấp nhận, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Không tương thích với hệ thống kế toán hiện tại

Một sai lầm phổ biến khác là doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử không tích hợp phần mềm kế toán đang dùng. Việc không đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống khiến kế toán phải nhập liệu thủ công, dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian kiểm tra, đối chiếu.

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm có khả năng tích hợp hoặc tương thích với các phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo,… để đảm bảo dòng chảy dữ liệu xuyên suốt, giúp tiết kiệm công sức, giảm thiểu lỗi và đáp ứng tốt yêu cầu quyết toán, báo cáo thuế định kỳ.

Ngoài hai lỗi thường gặp trên, doanh nghiệp còn có thể mắc sai lầm khi không chú ý đến tính bảo mật, khả năng lưu trữ lâu dài, hay không kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp phần mềm. Việc lựa chọn đúng phần mềm hóa đơn điện tử ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tuân thủ tốt các quy định của pháp luật.

Với hàng loạt lựa chọn trên thị trường, việc xác định phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp nhất cho doanh nghiệp không nên dựa vào yếu tố giá rẻ mà cần xét đến tổng thể nhiều tiêu chí: tính pháp lý rõ ràng, khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, độ ổn định, hỗ trợ kỹ thuật và tính năng bảo mật. Những phần mềm đã được Tổng cục Thuế chấp thuận, có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7, cùng giao diện dễ dùng, là lựa chọn ưu tiên của phần lớn doanh nghiệp hiện nay.

Tóm tắt tiêu chí và khuyến nghị lựa chọn

Tóm lại, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp cần ưu tiên các yếu tố:

– Có trong danh sách nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận

– Giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh gọn

– Tích hợp tốt với phần mềm kế toán nội bộ

– Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, có chính sách backup dữ liệu

– Hợp đồng rõ ràng, minh bạch chi phí, không phát sinh ẩn

Một số phần mềm nổi bật trên thị trường có thể kể đến như: MISA MeInvoice, Viettel Invoice, VNPT Invoice, EasyInvoice… Đây đều là những giải pháp đã được kiểm chứng về chất lượng và được nhiều doanh nghiệp Việt tin dùng.

Liên hệ tư vấn hoặc dùng thử phần mềm trước khi mua

Trước khi ra quyết định chính thức, doanh nghiệp nên liên hệ tư vấn phần mềm hóa đơn trực tiếp từ nhà cung cấp để được giới thiệu tính năng chi tiết, chính sách giá và hỗ trợ sau bán. Ngoài ra, hầu hết các đơn vị đều có chính sách dùng thử từ 7 – 30 ngày, giúp doanh nghiệp đánh giá trải nghiệm thực tế trước khi ký hợp đồng chính thức – một bước đi thông minh và cần thiết để đảm bảo sự phù hợp dài hạn.

Tóm lại, để trả lời câu hỏi doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa yếu tố pháp lý, tính năng, hỗ trợ kỹ thuật và chi phí sử dụng. Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phải thân thiện với người dùng, linh hoạt kết nối với phần mềm kế toán – ERP, và có chính sách bảo trì – hỗ trợ dài hạn.

Lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối không đáng có, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động tài chính – kế toán minh bạch và hiện đại.

Nếu bạn vẫn phân vân doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào, hãy liên hệ với các đơn vị cung cấp uy tín để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm bản demo trước khi quyết định.