ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP CÔNG TY PHÂN PHỐI DƯỢC PHẨM Ở THÁI NGUYÊN

Điều kiện kinh doanh phân phối dược phẩm ở Thái Nguyên là một trong những yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực y tế cần phải tuân thủ. Để đảm bảo cung ứng thuốc an toàn và chất lượng cho người dân, các quy định pháp luật hiện hành đặt ra nhiều yêu cầu khắt khe đối với các cơ sở phân phối dược phẩm. Những điều kiện này bao gồm không chỉ các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm mà còn là yêu cầu về cơ sở vật chất, trang thiết bị, và trình độ của đội ngũ nhân viên.

Trước khi nộp hồ sơ: hình dung đúng mô hình công ty kinh doanh/phân phối dược phẩm tại Thái Nguyên

Thành lập công ty kinh doanh hoặc phân phối dược phẩm tại Thái Nguyên không nên bắt đầu bằng việc điền hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trước tiên, người thành lập cần xác định công ty sẽ tham gia vào khâu nào của chuỗi dược phẩm: mua bán buôn, phân phối, bảo quản, vận chuyển, bán lẻ hay kết hợp nhiều hoạt động.

Dược phẩm là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ xác lập tư cách pháp lý của công ty, không tự động cho phép doanh nghiệp mua bán hoặc phân phối thuốc. Sau khi thành lập, công ty còn phải chuẩn bị nhân sự chuyên môn, địa điểm, kho, thiết bị, quy trình và hồ sơ để đáp ứng điều kiện tương ứng với phạm vi kinh doanh thực tế.

 Xác định rõ phạm vi mua bán, phân phối và bảo quản dược phẩm theo phạm vi đăng ký

Doanh nghiệp cần mô tả cụ thể hoạt động dự kiến thực hiện:

Mua thuốc từ cơ sở sản xuất hoặc đơn vị nhập khẩu.

Bán buôn thuốc cho nhà thuốc.

Phân phối thuốc cho cơ sở khám chữa bệnh.

Cung cấp thuốc cho đối tác có đủ điều kiện kinh doanh.

Bảo quản thuốc tại kho của doanh nghiệp.

Thuê đơn vị khác bảo quản hoặc vận chuyển.

Phân phối thuốc cần điều kiện nhiệt độ đặc biệt.

Kinh doanh dược liệu hoặc thuốc dược liệu.

Kinh doanh nguyên liệu làm thuốc.

Mở nhà thuốc hoặc chuỗi bán lẻ.

Thực hiện nhập khẩu hoặc xuất khẩu khi đủ điều kiện.

Mỗi phạm vi có yêu cầu riêng. Công ty chỉ làm bán buôn thông thường sẽ có cách chuẩn bị khác với công ty có kho lạnh, kinh doanh thuốc kiểm soát đặc biệt hoặc mở thêm cơ sở bán lẻ.

Doanh nghiệp không nên ghi hoạt động quá rộng chỉ để dự phòng. Phạm vi đăng ký cần phù hợp với nhân sự chuyên môn, kho, thiết bị và khả năng quản lý thực tế.

 Liệt kê nguồn đầu vào chính: thuốc và sản phẩm từ nguồn cung có hồ sơ rõ ràng

Nguồn hàng dược phẩm phải được kiểm soát chặt chẽ. Doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu sẽ mua hàng từ:

Cơ sở sản xuất trong nước.

Doanh nghiệp nhập khẩu.

Nhà phân phối cấp trên.

Cơ sở bán buôn dược phẩm.

Đơn vị sở hữu sản phẩm.

Cơ sở kinh doanh dược liệu hoặc nguyên liệu làm thuốc.

Đơn vị cung cấp sản phẩm bảo quản theo chuỗi lạnh.

Đối với từng nhà cung cấp, cần kiểm tra và lưu:

Thông tin pháp lý của đơn vị.

Phạm vi kinh doanh dược.

Hợp đồng mua bán.

Hóa đơn.

Phiếu giao hàng.

Hồ sơ lô sản phẩm.

Hạn dùng.

Điều kiện bảo quản.

Thông tin thu hồi nếu có.

Biên bản xử lý hàng không đạt.

Không nên mua thuốc từ nguồn không chứng minh được tư cách cung cấp hoặc chỉ dựa vào báo giá thấp. Nguồn hàng không rõ ràng có thể làm phát sinh rủi ro về chất lượng, truy xuất, hóa đơn và trách nhiệm pháp lý.

 Chọn cách bán phù hợp: nhà thuốc, cơ sở y tế và đối tác phân phối

Doanh nghiệp cần xác định nhóm khách hàng chính.

Nếu bán cho nhà thuốc, cần chuẩn bị:

Danh sách khách hàng đủ điều kiện.

Chính sách giá.

Chính sách công nợ.

Quy trình kiểm tra đơn hàng.

Điều kiện giao thuốc.

Biên bản giao nhận.

Hồ sơ xử lý hàng trả lại.

Nếu cung cấp cho cơ sở y tế, cần chú trọng:

Hợp đồng.

Hồ sơ năng lực.

Tiêu chuẩn sản phẩm.

Hồ sơ lô.

Thời gian giao hàng.

Điều kiện bảo quản.

Hồ sơ nghiệm thu.

Công nợ và bảo lãnh khi có.

Nếu bán cho đối tác phân phối, cần làm rõ:

Khu vực phân phối.

Quyền và trách nhiệm của mỗi bên.

Mức tồn kho.

Quy trình thu hồi.

Chính sách hàng cận hạn.

Trách nhiệm bảo quản trong quá trình vận chuyển.

Cơ chế xử lý khi có phản ánh chất lượng.

 Ước lượng quy mô ban đầu để tránh đăng ký quá rộng hoặc quá hẹp

Doanh nghiệp nên dự kiến trong 6–12 tháng đầu:

Số lượng nhóm thuốc kinh doanh.

Số nhà cung cấp.

Số khách hàng.

Số đơn hàng mỗi tháng.

Giá trị hàng tồn kho.

Diện tích kho.

Số nhân viên kho.

Số nhân viên kinh doanh.

Phạm vi giao hàng.

Nhu cầu bảo quản lạnh.

Số phương tiện vận chuyển.

Mức công nợ dự kiến.

Quy mô phải phù hợp với vốn, kho và nhân sự. Đăng ký quá rộng nhưng không đủ nguồn lực triển khai sẽ làm chi phí đầu tư tăng. Đăng ký quá hẹp có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ khi vừa bắt đầu mở rộng.

 Chọn loại hình doanh nghiệp từ cách bạn thực sự sẽ vận hành

Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến quyền quản lý, trách nhiệm góp vốn, cơ chế biểu quyết và khả năng tiếp nhận nhà đầu tư. Công ty kinh doanh dược phẩm nên chọn loại hình dựa trên số người đầu tư và cách phân công vận hành thực tế.

 Một người góp vốn nên cân nhắc mô hình quản lý đơn giản

Nếu chỉ có một người đầu tư, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thường thuận tiện trong việc quyết định:

Mức vốn đầu tư.

Người đại diện theo pháp luật.

Người quản lý tài chính.

Phương án thuê nhân sự chuyên môn.

Đầu tư kho.

Ký hợp đồng phân phối.

Mở rộng địa điểm.

Chủ sở hữu cần lưu ý rằng người góp vốn và người phụ trách chuyên môn có thể là hai người khác nhau. Việc đứng tên doanh nghiệp không đồng nghĩa người đó mặc nhiên đáp ứng điều kiện chuyên môn về dược.

 Nhiều người cùng góp vốn cần chốt quyền quyết định ngay từ đầu

Khi có nhiều người góp vốn, cần thống nhất:

Tỷ lệ vốn góp.

Thời hạn góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật.

Người phụ trách kinh doanh.

Người quản lý kho.

Người quản lý tài chính.

Hạn mức ký hợp đồng.

Cơ chế biểu quyết.

Cách chia lợi nhuận.

Phương án xử lý khi thành viên muốn rút vốn.

Đặc biệt, cần phân biệt quyền của thành viên góp vốn với quyền chuyên môn của người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược.

 Không chỉ nhìn vào vốn mà phải nhìn cách chia trách nhiệm và lợi nhuận

Một thành viên có thể góp nhiều vốn nhưng không trực tiếp điều hành. Một người khác có chuyên môn dược nhưng tỷ lệ vốn thấp hơn. Nếu không thỏa thuận rõ, doanh nghiệp dễ phát sinh mâu thuẫn về quyền quyết định và trách nhiệm khi có sai sót.

Nên phân công rõ:

Người duyệt mua hàng.

Người ký hợp đồng bán hàng.

Người quyết định nhập sản phẩm mới.

Người kiểm soát chất lượng.

Người quản lý thuốc bị trả lại.

Người theo dõi công nợ.

Người làm việc với cơ quan chuyên môn.

Người chịu trách nhiệm khi có yêu cầu thu hồi.

 Dự tính khả năng gọi thêm vốn hoặc thay đổi thành viên về sau

Doanh nghiệp phân phối dược phẩm thường cần vốn lớn cho kho, hàng tồn và công nợ. Vì vậy, nên tính trước:

Khả năng tăng vốn.

Điều kiện tiếp nhận thành viên mới.

Quyền ưu tiên góp thêm.

Cách chuyển nhượng phần vốn.

Cách định giá doanh nghiệp.

Quyền đối với hợp đồng phân phối.

Cách xử lý khi người phụ trách chuyên môn nghỉ việc.

Phương án bổ sung nhà đầu tư khi mở rộng kho.

 Đặt tên công ty sao cho dễ dùng ngoài thị trường, không chỉ để qua hồ sơ

Tên doanh nghiệp sẽ xuất hiện trên giấy phép, hợp đồng, hóa đơn, biển hiệu và hồ sơ phân phối. Vì vậy, tên cần phù hợp với chiến lược thương hiệu và không làm khách hàng hiểu sai phạm vi hoạt động.

 Tên nên gợi đúng nhóm hoạt động mua bán, phân phối và bảo quản dược phẩm theo phạm vi đăng ký

Tên có thể gợi đến:

Dược phẩm.

Dược.

Y tế.

Chăm sóc sức khỏe.

Phân phối.

Thương mại.

Khoa học sức khỏe.

Tuy nhiên, tên không nên khiến khách hàng hiểu rằng công ty là cơ sở sản xuất thuốc, bệnh viện hoặc đơn vị có chức năng khác khi thực tế không có phạm vi đó.

 Kiểm tra khả năng trùng hoặc gây nhầm lẫn trước khi chốt

Doanh nghiệp nên chuẩn bị từ hai đến ba phương án tên và kiểm tra:

Tên đầy đủ.

Tên riêng.

Tên viết tắt.

Cách phát âm.

Khả năng trùng.

Khả năng gây nhầm lẫn.

Tên thương hiệu đang được sử dụng.

Khả năng đăng ký tên miền và tài khoản trực tuyến.

Không nên thiết kế logo, biển hiệu hoặc in tài liệu bán hàng trước khi tên được xác định.

 Chuẩn bị thêm tên viết tắt nếu cần dùng trên bao bì, bảng hiệu hoặc giao dịch

Tên viết tắt cần:

Dễ đọc.

Dễ nhớ.

Có liên hệ với tên đầy đủ.

Không gây nhầm với đơn vị khác.

Phù hợp khi đặt trên biển hiệu.

Dễ sử dụng trong email và hồ sơ giao dịch.

Doanh nghiệp cần phân biệt tên pháp lý, tên viết tắt và nhãn hiệu thương mại. Ba nội dung này có thể liên quan nhưng không hoàn toàn thay thế nhau.

 Đừng chọn tên quá dài khiến việc nhận diện và in ấn khó khăn

Tên quá dài có thể gây khó khi:

Làm biển hiệu.

In trên phiếu giao hàng.

Ghi trên hóa đơn.

Tạo email.

Thiết kế tài liệu giới thiệu.

Hiển thị trên phần mềm.

Giao dịch với nhà thuốc.

In nhãn phụ hoặc tem kho.

Doanh nghiệp nên thử đưa tên dự kiến vào mẫu hợp đồng và biển hiệu trước khi chốt.

 Địa chỉ tại Thái Nguyên phải phù hợp với cách công ty kinh doanh/phân phối dược phẩm hoạt động

Địa chỉ không chỉ là nơi nhận thư. Với doanh nghiệp dược phẩm, địa điểm còn liên quan đến kho bảo quản, khu giao nhận, điều kiện nhiệt độ, an ninh, phòng cháy và khả năng kiểm soát hàng hóa.

 Phân biệt trụ sở đăng ký với nơi vận hành thực tế như trụ sở, kho bảo quản và khu giao nhận phù hợp

Doanh nghiệp có thể có:

Trụ sở làm việc.

Kho bảo quản thuốc.

Khu nhập hàng.

Khu xuất hàng.

Khu biệt trữ.

Khu hàng trả lại.

Khu hàng chờ xử lý.

Kho lạnh.

Địa điểm kinh doanh.

Cơ sở bán lẻ nếu có.

Nếu kho không cùng địa chỉ với trụ sở, cần xác định rõ tư cách sử dụng và thủ tục áp dụng đối với địa điểm đó. Không nên đăng ký một địa chỉ văn phòng nhưng thực tế bảo quản toàn bộ thuốc tại một kho chưa được chuẩn hóa.

 Kiểm tra quyền sử dụng địa chỉ và giấy tờ chứng minh nếu cần

Trước khi ký hợp đồng thuê, cần kiểm tra:

Chủ thể có quyền cho thuê không.

Mục đích sử dụng địa điểm.

Diện tích thuê.

Thời hạn thuê.

Quyền cải tạo.

Quyền lắp điều hòa và thiết bị theo dõi.

Quyền đặt biển.

Quyền tiếp nhận xe giao hàng.

Trách nhiệm sửa chữa.

Điều kiện hoàn trả mặt bằng.

Cách xử lý tiền đặt cọc.

Hợp đồng thuê phải đủ thời gian để doanh nghiệp đầu tư kho và thực hiện hồ sơ chuyên ngành. Thuê ngắn hạn có thể làm tăng rủi ro phải chuyển kho sớm.

 Tính trước nhu cầu kho, xe ra vào, khách đến giao dịch hoặc nhân viên làm việc

Địa điểm cần phù hợp với:

Khối lượng hàng nhập.

Số lượt giao hàng.

Loại phương tiện vận chuyển.

Khu vực bốc dỡ.

Lối đi nội bộ.

Khu văn phòng.

Khu lưu hồ sơ.

Khu bảo quản thường.

Khu bảo quản lạnh.

Khu sản phẩm bị trả lại.

Khu sản phẩm chờ xử lý.

Điều kiện an ninh.

 Không chọn địa chỉ chỉ vì rẻ nếu sau đó phải chuyển ngay khi vận hành

Địa điểm giá thấp nhưng không đáp ứng yêu cầu có thể làm phát sinh chi phí lớn về:

Cải tạo.

Điều hòa nhiệt độ.

Kiểm soát độ ẩm.

Máy phát điện dự phòng.

Kệ.

Phòng cháy.

Camera.

Bảo trì.

Chống côn trùng.

Di chuyển hàng hóa.

Làm lại hồ sơ khi chuyển kho.

Doanh nghiệp nên khảo sát kỹ trước khi đặt cọc.

 Đăng ký ngành nghề: viết đủ để làm thật nhưng không biến hồ sơ thành danh sách dài

Kinh doanh dược phẩm là hoạt động có điều kiện. Việc đăng ký ngành nghề chỉ là bước đầu, không thay thế việc đáp ứng điều kiện kinh doanh dược.

 Đặt ngành chính bám sát mua bán, phân phối và bảo quản dược phẩm theo phạm vi đăng ký

Ngành chính nên phản ánh hoạt động tạo doanh thu chủ yếu. Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể cần rà các nhóm:

Bán buôn dược phẩm.

Bán lẻ dược phẩm.

Kho bãi.

Vận chuyển hàng hóa.

Xuất nhập khẩu khi có kế hoạch.

Kinh doanh thiết bị y tế.

Kinh doanh mỹ phẩm.

Kinh doanh thực phẩm bảo vệ sức khỏe.

Dịch vụ bảo quản hoặc phân phối khi phù hợp.

Không nên gộp tất cả sản phẩm chăm sóc sức khỏe thành “dược phẩm” vì mỗi nhóm hàng có thể chịu cơ chế quản lý khác nhau.

 Bổ sung ngành hỗ trợ chỉ khi có kế hoạch triển khai

Ngành hỗ trợ có thể được xem xét khi doanh nghiệp dự kiến:

Mở kho riêng.

Tổ chức vận chuyển.

Kinh doanh thiết bị y tế.

Kinh doanh mỹ phẩm.

Nhập khẩu.

Xuất khẩu.

Bán hàng trực tuyến đối với nhóm sản phẩm được phép.

Cung cấp dịch vụ logistics.

Chỉ nên bổ sung khi doanh nghiệp hiểu rõ hoạt động và nghĩa vụ liên quan.

 Tách hoạt động bán buôn, bán lẻ, sản xuất hoặc dịch vụ khi mô hình có nhiều nhánh

Doanh nghiệp cần phân biệt:

Bán buôn thuốc.

Bán lẻ thuốc.

Sản xuất thuốc.

Xuất nhập khẩu thuốc.

Bảo quản thuốc.

Vận chuyển thuốc.

Kinh doanh nguyên liệu làm thuốc.

Kinh doanh dược liệu.

Kinh doanh mỹ phẩm hoặc thiết bị y tế.

Việc có ngành bán buôn không tự động cho phép mở nhà thuốc. Việc đăng ký ngành sản xuất cũng không có nghĩa doanh nghiệp đã được sản xuất thuốc.

 Rà lại ngành có điều kiện để biết phần việc phải làm sau đăng ký doanh nghiệp

Sau khi thành lập, cần lập danh sách điều kiện liên quan đến:

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

Người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược.

Phạm vi hành nghề.

Điều kiện kho.

Thực hành tốt phân phối thuốc.

Thực hành tốt bảo quản thuốc khi áp dụng.

Hệ thống quản lý chất lượng.

Hồ sơ truy xuất.

Quy trình thu hồi.

Hồ sơ thuốc kiểm soát đặc biệt nếu có.

Điều kiện vận chuyển.

 Vốn điều lệ nên xuất phát từ quy mô hàng hóa, thiết bị và dòng tiền

Kinh doanh phân phối dược phẩm thường cần nguồn vốn tương đối lớn do phải duy trì kho, hàng tồn, nhân sự chuyên môn và công nợ với khách hàng.

 Tính nhu cầu vốn cho thuốc và sản phẩm từ nguồn cung có hồ sơ rõ ràng

Kế hoạch vốn cần tính:

Giá trị lô hàng đầu tiên.

Số nhóm thuốc.

Mức tồn kho tối thiểu.

Hàng bảo quản lạnh.

Hàng cận hạn.

Tỷ lệ hàng trả lại.

Công nợ nhà cung cấp.

Công nợ khách hàng.

Chi phí bảo hiểm hàng hóa.

Chi phí kiểm soát chất lượng.

Không nên nhập số lượng lớn khi chưa có hệ thống bán hàng và kiểm soát hạn dùng.

 Dự trù chi phí cho trụ sở, kho bảo quản và khu giao nhận phù hợp

Chi phí có thể gồm:

Tiền đặt cọc.

Tiền thuê.

Cải tạo kho.

Điều hòa.

Thiết bị theo dõi nhiệt độ và độ ẩm.

Tủ lạnh hoặc kho lạnh.

Máy phát điện hoặc phương án dự phòng.

Kệ hàng.

Camera.

Thiết bị phòng cháy.

Thiết bị chống côn trùng.

Phần mềm quản lý kho.

Hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị.

Chi phí lập hồ sơ chuyên ngành.

 Chừa dòng tiền cho lương, vận chuyển, marketing và công nợ

Doanh nghiệp phải dự phòng:

Lương người phụ trách chuyên môn.

Lương nhân viên kho.

Lương nhân viên bán hàng.

Bảo hiểm.

Vận chuyển.

Điện kho.

Phần mềm.

Hóa đơn điện tử.

Marketing.

Chiết khấu.

Hàng trả lại.

Công nợ kéo dài.

Chi phí xử lý thu hồi nếu phát sinh.

 Không đặt vốn chỉ để tạo cảm giác lớn nếu không phù hợp kế hoạch thực tế

Vốn điều lệ cần phù hợp với:

Năng lực góp vốn.

Giá trị kho hàng.

Chi phí đầu tư cơ sở.

Dòng tiền.

Kế hoạch vay.

Kế hoạch mở rộng.

Mức độ chịu trách nhiệm của thành viên.

Vốn quá cao nhưng không góp đủ hoặc không có dòng tiền tương ứng có thể làm hồ sơ tài chính thiếu hợp lý. Vốn quá thấp lại khó phản ánh mô hình phân phối có kho và lượng hàng lớn.

 Người đại diện pháp luật: chọn người có thể xử lý việc hằng ngày

Người đại diện theo pháp luật cần có khả năng xử lý hợp đồng, tài khoản, hồ sơ doanh nghiệp và làm việc với cơ quan quản lý. Tuy nhiên, người đại diện không mặc nhiên là người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược.

 Ưu tiên người nắm được hợp đồng, tiền và hoạt động chính

Người đại diện nên hiểu:

Nguồn hàng.

Hợp đồng phân phối.

Tài khoản ngân hàng.

Công nợ.

Kho.

Nhân sự.

Quy trình mua và bán.

Quyền của người phụ trách chuyên môn.

Nghĩa vụ pháp lý của công ty.

 Làm rõ quyền ký khi có nhiều người cùng điều hành

Doanh nghiệp cần quy định:

Ai ký hợp đồng mua thuốc.

Ai ký hợp đồng bán hàng.

Ai duyệt nhập hàng.

Ai duyệt giá bán.

Ai xử lý hàng trả lại.

Ai ký hợp đồng lao động.

Ai làm việc với cơ quan chuyên môn.

Hạn mức quyết định của từng người.

Trường hợp phải xin ý kiến tập thể.

 Thống nhất cách ủy quyền khi người đại diện thường xuyên vắng mặt

Văn bản ủy quyền phải nêu:

Người được ủy quyền.

Phạm vi công việc.

Thời hạn.

Hạn mức tài chính.

Quyền ký.

Trách nhiệm báo cáo.

Trường hợp chấm dứt.

Cách lưu hồ sơ.

Không nên dùng văn bản ủy quyền quá chung chung cho các hoạt động có yêu cầu chuyên môn riêng.

 Thông tin cá nhân phải thống nhất trên toàn bộ hồ sơ

Cần đối chiếu:

Họ tên.

Ngày sinh.

Số giấy tờ cá nhân.

Ngày cấp.

Quốc tịch.

Địa chỉ liên hệ.

Chữ ký.

Số điện thoại.

Email.

Thông tin của người đại diện, thành viên và người phụ trách chuyên môn phải được quản lý theo từng nhóm hồ sơ riêng nhưng vẫn thống nhất khi cùng xuất hiện trong một tài liệu.

 Hồ sơ thành lập cần chuẩn bị theo một bộ dữ liệu thống nhất

Hồ sơ doanh nghiệp chỉ nên được soạn sau khi tên, địa chỉ, vốn, thành viên và ngành nghề đã được chốt. Dữ liệu không thống nhất là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ phải sửa đổi.

 Thông tin tên, địa chỉ, vốn, ngành nghề phải đồng nhất

Cần lập bảng dữ liệu gồm:

Tên doanh nghiệp.

Tên viết tắt.

Địa chỉ.

Địa chỉ kho dự kiến.

Vốn điều lệ.

Tỷ lệ góp vốn.

Người đại diện.

Ngành nghề.

Số điện thoại.

Email.

Phạm vi kinh doanh dự kiến.

Người phụ trách chuyên môn dự kiến.

 Giấy tờ cá nhân của thành viên/cổ đông cần rõ và còn giá trị sử dụng

Tài liệu cần:

Rõ nét.

Đủ mặt.

Không bị che.

Còn giá trị sử dụng.

Khớp dữ liệu kê khai.

Đúng người góp vốn.

Có thể đọc rõ số và ngày cấp.

Không nên sử dụng bản ảnh đã qua nhiều lần gửi khiến nội dung bị mờ.

 Điều lệ nên phản ánh cách quản lý thực tế thay vì chỉ sao chép mẫu

Điều lệ cần làm rõ:

Cơ cấu quản lý.

Quyền biểu quyết.

Người đại diện.

Cơ chế duyệt hợp đồng.

Quyền quản lý tài chính.

Cách tăng vốn.

Cách chuyển nhượng vốn.

Cách chia lợi nhuận.

Cách xử lý tranh chấp.

Trách nhiệm khi người phụ trách chuyên môn thay đổi.

 Kiểm tra chữ ký, thông tin liên hệ và người nộp hồ sơ trước khi gửi

Trước khi nộp cần rà:

Đủ chữ ký.

Đúng người ký.

Ngày ký thống nhất.

File scan rõ.

Tài liệu ủy quyền.

Email đang hoạt động.

Số điện thoại nhận thông báo.

Người nộp hồ sơ.

Tên file.

Bản lưu cuối cùng.

Điều kiện thành lập công ty phân phối dược phẩm tại Thái Nguyên: đừng dừng ở giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa có nghĩa công ty đã đủ điều kiện mua bán hoặc phân phối thuốc. Doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện điều kiện kinh doanh dược tương ứng với phạm vi đăng ký.

 Rà các vấn đề dễ phát sinh: điều kiện kinh doanh dược, bảo quản, truy xuất nguồn hàng và hồ sơ chuyên môn

Cần kiểm tra:

Phạm vi kinh doanh dược.

Người chịu trách nhiệm chuyên môn.

Chứng chỉ hành nghề phù hợp.

Kinh nghiệm thực hành khi được yêu cầu.

Kho bảo quản.

Nhiệt độ và độ ẩm.

Thiết bị theo dõi.

Hệ thống quản lý chất lượng.

Hồ sơ nhà cung cấp.

Hồ sơ khách hàng.

Truy xuất từng lô.

Quy trình thu hồi.

Quản lý thuốc trả lại.

Quản lý hàng hết hạn.

 Lập danh sách điều kiện cần hoàn thiện trước ngày chính thức bán hàng/cung cấp dịch vụ

Danh sách nên gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Người phụ trách chuyên môn.

Hồ sơ chuyên môn.

Hợp đồng lao động hoặc quyết định phân công.

Kho.

Thiết bị.

Quy trình thao tác chuẩn.

Phần mềm quản lý.

Hồ sơ nhà cung cấp.

Hồ sơ khách hàng.

Quy trình giao nhận.

Hồ sơ xin cấp giấy đủ điều kiện kinh doanh dược.

Tài khoản ngân hàng.

Hóa đơn điện tử.

Biển hiệu.

 Phân biệt việc phải có ngay với việc chỉ phát sinh khi mở rộng phạm vi

Những việc cần có trước khi bán buôn thuốc không hoàn toàn giống các việc chỉ phát sinh khi:

Mở nhà thuốc.

Mở thêm kho.

Kinh doanh thuốc cần kiểm soát đặc biệt.

Kinh doanh thuốc bảo quản lạnh.

Nhập khẩu.

Xuất khẩu.

Kinh doanh nguyên liệu làm thuốc.

Kinh doanh dược liệu.

Mở chi nhánh.

Cung cấp dịch vụ bảo quản.

Doanh nghiệp nên hoàn thiện đúng điều kiện của giai đoạn hiện tại trước khi mở rộng.

 Giữ hồ sơ theo từng nhóm để sau này kiểm tra hoặc bổ sung không bị rối

Nên chia hồ sơ thành:

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.

Hồ sơ người phụ trách chuyên môn.

Hồ sơ nhân sự.

Hồ sơ kho.

Hồ sơ thiết bị.

Hồ sơ nhà cung cấp.

Hồ sơ khách hàng.

Hồ sơ sản phẩm.

Hồ sơ nhập – xuất – tồn.

Hồ sơ thu hồi.

Hồ sơ hàng trả lại.

Hồ sơ tài chính và thuế.

 Tổ chức mặt bằng và quy trình vận hành trước ngày mở bán

Kho và khu giao nhận cần được bố trí theo luồng nhập, kiểm tra, bảo quản, soạn hàng và xuất hàng. Không nên đặt hàng hóa theo khoảng trống rồi để nhân viên tự quản lý bằng kinh nghiệm.

 Bố trí trụ sở, kho bảo quản và khu giao nhận phù hợp theo luồng công việc thực tế

Luồng hàng có thể gồm:

Tiếp nhận.

Kiểm tra chứng từ.

Kiểm tra tình trạng hàng.

Phân loại.

Biệt trữ khi cần.

Nhập kho.

Bảo quản.

Soạn đơn.

Kiểm tra trước xuất.

Giao hàng.

Tiếp nhận hàng trả lại.

Xử lý hàng không đạt.

Các khu vực cần được nhận diện rõ, tránh để hàng đạt, hàng chờ xử lý và hàng trả lại lẫn nhau.

 Phân công rõ người phụ trách chuyên môn và nhân sự kho/phân phối

Người phụ trách chuyên môn cần:

Kiểm soát hoạt động chuyên môn.

Phê duyệt hoặc giám sát quy trình.

Xử lý vấn đề chất lượng.

Theo dõi thu hồi.

Kiểm tra hồ sơ chuyên môn.

Hướng dẫn nhân viên.

Nhân sự kho cần:

Kiểm hàng.

Ghi nhận lô.

Theo dõi hạn dùng.

Bảo quản.

Soạn hàng.

Kiểm kê.

Ghi nhiệt độ và độ ẩm.

Báo cáo sai lệch.

Nhân sự phân phối cần:

Kiểm tra khách hàng.

Tiếp nhận đơn.

Chuẩn bị chứng từ.

Theo dõi giao hàng.

Quản lý công nợ.

Tiếp nhận phản hồi.

 Thiết lập cách nhận hàng, kiểm hàng, giao hàng và xử lý đổi trả/sự cố

Quy trình nên quy định:

Ai được nhận hàng.

Kiểm tra giấy tờ gì.

Kiểm số lô và hạn dùng thế nào.

Ghi nhận điều kiện vận chuyển ra sao.

Khi nào phải biệt trữ.

Ai phê duyệt nhập kho.

Cách soạn hàng theo hạn dùng.

Điều kiện giao thuốc.

Cách xử lý hàng trả lại.

Cách xử lý hàng hỏng hoặc sai lệch nhiệt độ.

Cách báo cáo khi có yêu cầu thu hồi.

 Chuẩn bị bảng biểu nội bộ đơn giản để người mới cũng làm theo được

Biểu mẫu có thể gồm:

Phiếu tiếp nhận hàng.

Phiếu kiểm tra lô.

Phiếu nhập kho.

Phiếu xuất kho.

Nhật ký nhiệt độ.

Nhật ký độ ẩm.

Biên bản sai lệch.

Phiếu biệt trữ.

Phiếu hàng trả lại.

Biên bản hàng hỏng.

Hồ sơ thu hồi.

Bảng theo dõi hạn dùng.

Điều kiện kinh doanh phân phối dược phẩm ở Thái Nguyên là cơ sở nền tảng giúp các doanh nghiệp duy trì chất lượng và an toàn cho các sản phẩm dược phẩm. Việc tuân thủ các quy định chặt chẽ về phân phối thuốc không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là cam kết đối với cộng đồng về chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Các doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện nghiêm túc các điều kiện đã đề ra nhằm tránh vi phạm pháp luật và bảo vệ sức khỏe của khách hàng.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Thành lập công ty xuất khẩu nông sản tại Thái Nguyên

Dịch vụ thành lập địa điểm kinh doanh tại Thái Nguyên

Thành lập công ty kinh doanh hoa tươi tại Thái Nguyên

Thành lập công ty kinh doanh phụ liệu tóc tại Thái Nguyên

Dịch vụ thành lập công ty Thái Nguyên chỉ 1.000.000 đồng

Thành lập công ty sản xuất hàng may mặc tại Thái Nguyên

Dịch vụ thành lập công ty kinh doanh nhà trọ tại Thái Nguyên

Dịch vụ thành lập công ty cổ phần trọn gói giá rẻ tại Thái Nguyên

Thành lập công ty TNHH có vốn đầu tư nước ngoài tại Thái Nguyên

Dịch vụ thành lập công ty A – Z – dịch vụ trọn gói uy tín tại Thái Nguyên 

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

Zalo: 085 3388 126

Gmail: dvgiaminh@gmail.com

Website: giayphepgm.com – dailythuegiaminh.com

Địa chỉ: Số 716, đường CMT 8, P. Gia Sàng, TP. Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên