Điều kiện mở trung tâm tư vấn du học 2025 theo quy định mới

Bạn đang có dự định thành lập trung tâm tư vấn du học nhưng chưa rõ các điều kiện pháp lý cần đáp ứng? Trong năm 2025, quy định về điều kiện mở trung tâm tư vấn du học đã có một số điểm cập nhật quan trọng mà nhà đầu tư và cá nhân hoạt động trong lĩnh vực giáo dục quốc tế cần đặc biệt lưu ý. Để tránh bị xử phạt hoặc bị từ chối cấp phép, việc tìm hiểu rõ điều kiện mở trung tâm tư vấn du học là bước đầu tiên và bắt buộc.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định pháp luật hiện hành, từ yêu cầu về nhân sự, trụ sở, đến tiêu chuẩn chuyên môn. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ các lưu ý thực tiễn khi chuẩn bị hồ sơ và đăng ký hoạt động. Cùng tìm hiểu để đảm bảo trung tâm của bạn vận hành đúng luật và hiệu quả ngay từ đầu!

1. Mở đầu

Trong những năm gần đây, xu hướng du học của học sinh – sinh viên Việt Nam ngày càng gia tăng mạnh mẽ. Điều này kéo theo nhu cầu tìm đến các trung tâm tư vấn du học chuyên nghiệp, uy tín để được hỗ trợ về thông tin, thủ tục, hồ sơ du học một cách bài bản.

Tuy nhiên, để thành lập trung tâm tư vấn du học hợp pháp, chủ cơ sở hoặc doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Việc mở trung tâm không chỉ là bài toán kinh doanh mà còn là vấn đề pháp lý cần được chuẩn bị kỹ lưỡng từ ban đầu.

2. Trung tâm tư vấn du học là gì?

Trung tâm tư vấn du học là tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ học sinh – sinh viên trong việc tìm kiếm cơ hội học tập tại nước ngoài. Các hoạt động thường bao gồm: giới thiệu trường học, tư vấn ngành học, hoàn thiện hồ sơ, hỗ trợ xin visa và chuẩn bị hành trang trước khi đi du học.

Theo quy định hiện hành, trung tâm tư vấn du học có thể hoạt động dưới hình thức:

• Doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty có đăng ký ngành nghề phù hợp.
• Cơ sở giáo dục (trường học, viện nghiên cứu…) có bộ phận chuyên trách tư vấn du học và được cấp phép hợp lệ.

Tất cả các tổ chức này đều phải xin cấp giấy phép hoạt động tư vấn du học từ cơ quan quản lý giáo dục trước khi triển khai dịch vụ.

3. Căn cứ pháp lý để mở trung tâm tư vấn du học

Việc mở trung tâm tư vấn du học phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. Các văn bản pháp lý dưới đây là nền tảng để cơ quan chức năng thẩm định điều kiện và cấp giấy phép hoạt động:

• Luật Giáo dục 2019: Quy định về nguyên tắc hoạt động giáo dục, trong đó có nội dung về hoạt động tư vấn, hỗ trợ học sinh đi du học.
• Nghị định 86/2018/NĐ-CP ngày 06/6/2018: Quy định về hợp tác, đầu tư trong lĩnh vực giáo dục, bao gồm điều kiện đối với tổ chức tư vấn du học.
• Thông tư 05/2013/TT-BGDĐT ngày 15/02/2013: Hướng dẫn chi tiết về việc quản lý hoạt động tư vấn du học và các thủ tục cấp giấy phép.
• Các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Giáo dục & Đào tạo hoặc Sở GD&ĐT địa phương (tùy theo từng thời điểm).

Chủ doanh nghiệp hoặc đơn vị có nhu cầu mở trung tâm cần nghiên cứu kỹ các văn bản này để chuẩn bị hồ sơ và đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý trước khi nộp hồ sơ xin phép.

4. Điều kiện mở trung tâm tư vấn du học năm 2025

Việc mở trung tâm tư vấn du học tại Việt Nam không chỉ là hoạt động kinh doanh thông thường, mà còn liên quan trực tiếp đến quyền lợi học sinh – sinh viên và quan hệ quốc tế. Do đó, pháp luật quy định rõ những điều kiện bắt buộc khi muốn xin giấy phép hoạt động. Dưới đây là các nhóm điều kiện chủ yếu:

a. Điều kiện về pháp lý và ngành nghề kinh doanh

• Trung tâm phải được thành lập dưới hình thức pháp nhân hợp pháp, cụ thể là doanh nghiệp (thường là công ty TNHH hoặc cổ phần) có đăng ký hoạt động tại Việt Nam.
• Trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bắt buộc phải có mã ngành 8560 – Giáo dục khác chưa được phân vào đâu, chi tiết là “dịch vụ tư vấn du học”.
• Trường hợp là đơn vị sự nghiệp giáo dục (trường học, cơ sở đào tạo…) thì phải có quyết định cho phép mở dịch vụ tư vấn riêng từ cấp có thẩm quyền.

b. Điều kiện về đội ngũ nhân sự tư vấn

• Trung tâm cần có ít nhất 01 nhân sự trực tiếp thực hiện công việc tư vấn, đáp ứng đủ các yêu cầu:
• Trình độ học vấn: tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên.
• Trình độ ngoại ngữ: có chứng chỉ tiếng Anh bậc 4 (tương đương B2) trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam; hoặc có chứng chỉ IELTS (≥5.5), TOEFL iBT (≥46), TOEIC (≥600), PTE (≥42)…
• Quan hệ lao động: có hợp đồng lao động chính thức hoặc quyết định tuyển dụng hợp lệ.
• Ngoài ra, cần có sơ yếu lý lịch, bản sao bằng cấp, chứng chỉ và bản cam kết tuân thủ pháp luật.

c. Điều kiện về địa điểm hoạt động

• Trung tâm phải có địa chỉ hoạt động rõ ràng, ổn định. Không được sử dụng văn phòng ảo, địa chỉ chung cư nhà ở không đăng ký chức năng kinh doanh.
• Yêu cầu cung cấp hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp với thời hạn tối thiểu 12 tháng.
• Cơ sở vật chất phải phù hợp: có phòng tiếp khách, khu vực tư vấn, bàn ghế, tủ hồ sơ, thiết bị hỗ trợ như máy tính, internet, bảng biểu.
• Phải có sơ đồ mặt bằng, hình ảnh chụp thực tế và cam kết về an toàn phòng cháy chữa cháy (nếu có yêu cầu từ địa phương).

d. Điều kiện về phương án hoạt động tư vấn du học

• Bắt buộc phải xây dựng một bản phương án hoạt động tư vấn du học đầy đủ, có cấu trúc logic, thể hiện được kế hoạch hoạt động thực tế.
• Phương án phải nêu rõ:
  • Đối tượng tư vấn (học sinh THPT, sinh viên…)
  • Thị trường du học trọng điểm (Mỹ, Nhật, Hàn, Úc…)
  • Quy trình hỗ trợ học sinh: tư vấn – làm hồ sơ – xin visa – hỗ trợ sau du học
  • Kế hoạch truyền thông: website, mạng xã hội, hội thảo, hợp tác trường học
  • Dự toán chi phí và nguồn nhân sự thực hiện
  • Cam kết không thu phí ngoài quy định, minh bạch thông tin du học
• Phương án hoạt động thường là yếu tố quan trọng để cơ quan cấp phép đánh giá tính chuyên nghiệp và mức độ khả thi của trung tâm.

Ghi chú: Đây là những điều kiện bắt buộc – nếu thiếu một trong các nhóm trên thì hồ sơ xin giấy phép sẽ không được duyệt.

Tham khảo chi tiết thủ tục xin giấy phép tư vấn du học để biết thêm thông tin.

5. Hồ sơ xin cấp phép tương ứng với điều kiện mở trung tâm

Sau khi đảm bảo đủ các điều kiện pháp lý, nhân sự và cơ sở vật chất, trung tâm tư vấn du học cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Dưới đây là danh mục chi tiết các thành phần hồ sơ:

a. Đơn đề nghị cấp phép tư vấn du học

• Sử dụng đúng mẫu đơn theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Nội dung đơn cần nêu rõ:
  • Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức xin cấp phép
  • Mục tiêu hoạt động tư vấn du học
  • Cam kết tuân thủ pháp luật hiện hành
• Người ký đơn là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

b. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Bản sao có chứng thực còn hiệu lực (không quá 6 tháng).
• Trong ngành nghề phải có mã 8560 – Dịch vụ giáo dục hỗ trợ (bao gồm tư vấn du học).

c. Phương án hoạt động tư vấn du học

• Trình bày rõ ràng, mạch lạc về kế hoạch tổ chức hoạt động tư vấn du học.
• Thể hiện:
  • Đối tượng học sinh, sinh viên mục tiêu
  • Thị trường du học hướng đến
  • Quy trình tư vấn từ A–Z: hồ sơ, visa, hậu du học
  • Kế hoạch quảng bá: website, truyền thông, hội thảo
  • Dự toán nhân sự – ngân sách hoạt động

d. Hồ sơ nhân sự trực tiếp tư vấn

• Danh sách nhân sự kèm theo các giấy tờ chứng minh:
  • Bằng cấp (cao đẳng trở lên – bản sao công chứng)
  • Chứng chỉ ngoại ngữ (B2 hoặc tương đương quốc tế)
  • Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng
  • Sơ yếu lý lịch và bản cam kết tuân thủ pháp luật

e. Giấy tờ chứng minh địa điểm hoạt động

• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Sơ đồ mặt bằng của trung tâm
• Hình ảnh thực tế phòng tư vấn, bàn làm việc, bảng hiệu (nếu có)

f. Các giấy tờ bổ sung khác (nếu có)

• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật)
• Nội quy làm việc của trung tâm
• Cam kết không thu phí trái quy định
• Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ học sinh

Lưu ý: Tất cả tài liệu trong hồ sơ cần được sắp xếp rõ ràng, logic, thống nhất với thông tin đã đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan cấp phép sẽ từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nếu có điểm nào không khớp hoặc không đầy đủ.

Tham khảo: Hồ sơ xin giấy phép tư vấn du học để nắm rõ hồ sơ chi tiết

6. Thời gian xử lý và lưu ý khi nộp hồ sơ mở trung tâm tư vấn du học

⏱️ Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định

• Thời gian xử lý theo luật: Khoảng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Thực tế: Có thể kéo dài từ 20–30 ngày nếu phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
• Cơ quan có thẩm quyền: Sở Giáo dục và Đào tạo tại địa phương nơi trung tâm đặt trụ sở chính.

⚠️ Các lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

• Kiểm tra kỹ danh mục hồ sơ trước khi nộp để tránh thiếu sót.
• Thông tin trong hồ sơ phải thống nhất với giấy đăng ký kinh doanh và phương án hoạt động.
• Không sử dụng văn phòng ảo hoặc địa chỉ không rõ ràng – dễ bị từ chối cấp phép.
• Nên sắp xếp hồ sơ theo thứ tự và có bảng mục lục đính kèm.
• Scan và lưu bản điện tử đầy đủ để dự phòng và chỉnh sửa khi cần.
• Nếu không tự chuẩn bị hồ sơ, nên sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo tỷ lệ đậu cao.

Lưu ý thêm: Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp vẫn có thể điều chỉnh và nộp lại – tuy nhiên thời gian sẽ kéo dài và gây gián đoạn kế hoạch triển khai.

7. Các trường hợp bị từ chối cấp phép và cách khắc phục

🚫 Các lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối

• Nhân sự không đủ điều kiện: Không có chứng chỉ tiếng Anh B2 trở lên hoặc chưa ký hợp đồng lao động chính thức.
• Phương án hoạt động chung chung: Không nêu rõ thị trường tư vấn, lộ trình làm hồ sơ du học, kế hoạch truyền thông, dự kiến tài chính.
• Địa chỉ hoạt động không hợp lệ: Sử dụng văn phòng ảo, hộ kinh doanh hoặc địa chỉ không phù hợp để cấp phép giáo dục.
• Hồ sơ không đồng bộ: Thông tin trong đơn đề nghị, phương án hoạt động và giấy đăng ký doanh nghiệp không trùng khớp.
• Thiếu giấy tờ bắt buộc: Quên nộp bản sao đăng ký doanh nghiệp, sơ đồ mặt bằng hoặc danh sách nhân sự.

🛠️ Cách khắc phục và cải thiện hồ sơ

• Kiểm tra và đối chiếu thông tin: Đảm bảo mọi thông tin từ pháp nhân đến phương án đều thống nhất, rõ ràng.
• Bổ sung nhân sự đủ điều kiện: Ưu tiên tuyển dụng người có bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ và kinh nghiệm tư vấn.
• Thuê mặt bằng thực tế: Có thể nhỏ nhưng phải rõ ràng, có hình ảnh cơ sở vật chất thật và hợp đồng hợp lệ.
• Viết phương án hoạt động chi tiết: Bao gồm từng bước tư vấn – xử lý hồ sơ – hỗ trợ visa – hậu du học.
• Nhờ đơn vị pháp lý hỗ trợ: Nếu chưa có kinh nghiệm, nên dùng dịch vụ uy tín để chỉnh sửa hồ sơ đúng luật.

Lưu ý: Sau khi bị từ chối, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp lại hồ sơ sau khi chỉnh sửa. Tuy nhiên, nên tránh bị từ chối nhiều lần để không bị đánh giá tiêu cực trong hồ sơ lưu trữ của cơ quan quản lý.

Kết luận

Mở trung tâm tư vấn du học không chỉ đơn giản là lập công ty – bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự, cơ sở vật chất, hồ sơ pháp lý và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Năm 2025, các điều kiện này tiếp tục được siết chặt nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn, đảm bảo quyền lợi cho học sinh – sinh viên có nhu cầu du học.

Nếu bạn đang ấp ủ kế hoạch mở trung tâm nhưng chưa tự tin về việc chuẩn bị hồ sơ hoặc không rành các thủ tục pháp lý, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay Pháp Lý Gia Minh – Đơn vị hỗ trợ xin giấy phép tư vấn du học toàn quốc:

• 📞 Hotline: 0939.456.569
• 🌐 Website: https://giayphepgm.com
• 📩 Zalo: 0932.785.561 (Hỗ trợ nhanh 24/7)

Chúng tôi đồng hành cùng bạn từ bước đầu xin giấy phép đến khi trung tâm đi vào hoạt động ổn định!