Điều kiện kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô mới nhất 2026

Điều kiện kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô là nội dung quan trọng mà mọi doanh nghiệp, hợp tác xã hay hộ kinh doanh vận tải đều phải hiểu rõ trước khi bắt đầu hoạt động. Các quy định pháp lý liên quan đến vận tải hành khách không chỉ nhằm đảm bảo an toàn giao thông mà còn bảo vệ quyền lợi của hành khách và doanh nghiệp. Khi tham gia vào lĩnh vực vận tải, việc nắm vững điều kiện về phương tiện, lái xe, nhân sự điều hành và tiêu chuẩn kỹ thuật là bước bắt buộc để được cấp phép kinh doanh. Song song đó, quy trình xin giấy phép kinh doanh vận tải và phù hiệu xe cũng khiến nhiều đơn vị gặp khó khăn do thiếu hiểu biết pháp lý. Để hoạt động thuận lợi và đúng quy định, việc nghiên cứu đầy đủ các yêu cầu pháp luật là điều cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết, có hệ thống và cập nhật theo quy định mới nhất năm 2026. Đây là tài liệu hữu ích giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Căn cứ pháp lý về điều kiện kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô 

Điều kiện kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô tại Việt Nam được quy định trong nhiều văn bản pháp luật quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động vận tải diễn ra an toàn, minh bạch, đúng pháp luật và phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước. Đây là lĩnh vực có ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn giao thông và quyền lợi hành khách nên các quy định pháp lý được xây dựng rất chặt chẽ, thường xuyên cập nhật theo tình hình thực tế. Các quy định này bao gồm điều kiện về doanh nghiệp, phương tiện, lái xe, nhân sự điều hành, tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết bị giám sát hành trình và trách nhiệm của đơn vị kinh doanh.

Hệ thống pháp lý làm cơ sở cho hoạt động vận tải hành khách bằng ô tô bao gồm Nghị định của Chính phủ, Thông tư của Bộ Giao thông Vận tải và các văn bản sửa đổi bổ sung theo từng giai đoạn. Song song đó, các quy định về kiểm định, niên hạn sử dụng xe, an toàn phòng cháy chữa cháy, biển báo, bảo hiểm trách nhiệm dân sự và quản lý hoạt động vận tải theo hợp đồng hoặc tuyến cố định cũng được áp dụng để đảm bảo phương tiện đáp ứng tiêu chuẩn vận hành. Bước sang năm 2026, một số quy định được cập nhật nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải, đảm bảo an toàn giao thông và tăng tính minh bạch trong quản lý.

Các văn bản pháp luật đang áp dụng 

Các điều kiện kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi:

Nghị định 10/2020/NĐ-CP về kinh doanh và điều kiện kinh doanh vận tải bằng ô tô.

Nghị định 47/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 10 nhằm cập nhật quy định về phù hiệu, thiết bị giám sát và điều kiện nhân sự.

Thông tư 12/2020/TT-BGTVT quy định về tổ chức và quản lý hoạt động vận tải; tiêu chuẩn lái xe, phù hiệu và điều hành vận tải.

Thông tư 02/2021/TT-BGTVT về kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện.

Luật Giao thông đường bộ, Luật Bảo hiểm, cùng các văn bản liên quan đến an toàn phương tiện, camera giám sát, thiết bị hộp đen.

Các văn bản này tạo thành khung pháp lý đầy đủ giúp quản lý hoạt động vận tải hành khách theo hợp đồng, tuyến cố định, xe buýt, taxi, xe du lịch… bảo đảm an toàn và chất lượng dịch vụ.

Quy định mới cập nhật 2026 

Năm 2026, các quy định liên quan đến vận tải hành khách tiếp tục được hoàn thiện theo hướng tăng cường giám sát an toàn và giảm thiểu vi phạm. Một số điểm nổi bật dự kiến và đang được áp dụng gồm:

Tăng cường yêu cầu về dữ liệu camera: bắt buộc lưu trữ hình ảnh thời gian dài hơn (tối thiểu 168 giờ với xe tuyến dài).

Nâng cấp tiêu chuẩn hộp đen – thiết bị giám sát hành trình nhằm truyền dữ liệu ổn định, giảm tình trạng can thiệp trái phép.

Siết chặt niên hạn phương tiện, đặc biệt với xe chạy tuyến cố định và xe du lịch dưới 9 chỗ.

Bổ sung yêu cầu đào tạo lái xe và nhân viên phục vụ về kỹ năng xử lý tình huống, giao tiếp với hành khách.

Chuẩn hóa hệ thống bán vé điện tử và quản lý dữ liệu vận tải nhằm minh bạch hóa giá vé và chất lượng dịch vụ.

Những cập nhật này hướng tới giảm tai nạn giao thông, nâng cao chất lượng vận tải và đảm bảo quyền lợi hành khách trong năm 2026 và các năm tiếp theo.

Điều kiện về phương tiện khi kinh doanh vận tải hành khách 

Phương tiện là yếu tố trung tâm trong hoạt động vận tải hành khách, vì chất lượng của xe ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn và trải nghiệm của người đi lại. Do đó, pháp luật quy định rất rõ ràng và chi tiết về điều kiện phương tiện đối với các loại hình vận tải như tuyến cố định, xe hợp đồng, xe du lịch, taxi và xe buýt. Những điều kiện này bao gồm niên hạn sử dụng, tình trạng kỹ thuật, thiết bị giám sát hành trình, tiêu chuẩn an toàn và chế độ bảo trì định kỳ. Đáp ứng tốt các điều kiện phương tiện không chỉ giúp doanh nghiệp xin giấy phép thuận lợi mà còn hạn chế vi phạm, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là những điều kiện quan trọng nhất mà đơn vị kinh doanh vận tải hành khách phải đáp ứng.

Niên hạn sử dụng phương tiện theo quy định 

Niên hạn sử dụng của xe chở khách được quy định tại Luật Giao thông đường bộ và các văn bản hướng dẫn. Cụ thể:

Xe chở người đến 9 chỗ: tối đa 20 năm kể từ năm sản xuất.

Xe chở khách trên 10 chỗ: tối đa 20 năm.

Xe chuyên dùng hoặc xe cải tạo: phải tuân thủ niên hạn riêng theo quy chuẩn kỹ thuật.

Niên hạn được tính từ năm sản xuất ghi trong giấy đăng kiểm. Xe quá niên hạn không được phép hoạt động, dù còn đảm bảo chất lượng kỹ thuật. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm hạn chế rủi ro tai nạn do xe cũ, xuống cấp. Khi xin giấy phép kinh doanh vận tải, doanh nghiệp phải cung cấp đăng kiểm thể hiện năm sản xuất hợp lệ. Ngoài ra, doanh nghiệp nên ưu tiên phương tiện có tuổi đời dưới 10 năm để đảm bảo hoạt động ổn định và giảm chi phí bảo trì.

Trang bị thiết bị giám sát hành trình 

Tất cả xe kinh doanh vận tải hành khách đều phải lắp thiết bị giám sát hành trình đạt chuẩn QCVN 31:2014/BGTVT. Thiết bị này (thường gọi là hộp đen) có chức năng:

Ghi lại tốc độ, hành trình, thời gian xe chạy – nghỉ.

Truyền dữ liệu trực tiếp về Tổng cục Đường bộ.

Cảnh báo vượt tốc độ, dừng đỗ sai quy định.

Lưu trữ thông tin để phục vụ công tác thanh tra – kiểm tra.

Đối với các loại xe tuyến cố định và xe du lịch trên 9 chỗ, doanh nghiệp phải lắp thêm camera giám sát ghi hình lái xe và cửa lên xuống, lưu trữ dữ liệu tối thiểu từ 72–168 giờ tùy tuyến. Thiết bị phải hoạt động liên tục, tránh mất dữ liệu vì hệ thống giám sát tự động sẽ ghi nhận vi phạm nếu phát hiện xe không truyền dữ liệu đúng quy định.

Điều kiện an toàn kỹ thuật và bảo trì phương tiện 

Xe vận tải hành khách phải được kiểm định an toàn kỹ thuật định kỳ, đáp ứng các tiêu chuẩn về phanh, hệ thống lái, lốp, đèn, ghế ngồi, dây an toàn, cửa thoát hiểm, búa thoát hiểm và bình chữa cháy. Xe phải có biển số rõ ràng, đúng màu theo loại hình kinh doanh và không được tự ý cải tạo thay đổi số ghế, kích thước hoặc tải trọng.

Doanh nghiệp phải thực hiện bảo dưỡng định kỳ theo khuyến cáo của nhà sản xuất, lưu lại sổ theo dõi bảo trì để xuất trình khi cơ quan quản lý yêu cầu. Việc bảo trì giúp hạn chế hỏng hóc giữa đường, đảm bảo an toàn cho hành khách và nâng cao tuổi thọ phương tiện. Xe không đạt tiêu chuẩn sẽ bị từ chối cấp phù hiệu và không được phép đưa vào kinh doanh.

Điều kiện về lái xe và nhân sự điều hành vận tải 

Để được cấp giấy phép kinh doanh vận tải và đảm bảo hoạt động vận tải hành khách – hàng hóa diễn ra an toàn, đúng quy chuẩn, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về đội ngũ lái xe và nhân sự điều hành vận tải. Đây là hai nhóm nhân sự chủ chốt trong việc tổ chức, điều phối và khai thác phương tiện. Theo quy định hiện hành, lái xe phải có giấy phép lái xe tương ứng với loại phương tiện, có sức khỏe phù hợp và được đào tạo nghiệp vụ. Trong khi đó, nhân sự điều hành vận tải phải đảm bảo trình độ chuyên môn về vận tải – logistics hoặc có kinh nghiệm tương đương, đồng thời chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động vận tải của doanh nghiệp. Việc đáp ứng đầy đủ điều kiện nhân sự không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ, an toàn giao thông và uy tín của doanh nghiệp vận tải trên thị trường.

Tiêu chuẩn lái xe vận tải hành khách 

Lái xe vận tải hành khách phải đáp ứng nhiều tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn so với vận tải hàng hóa, bởi đặc thù vận chuyển người đòi hỏi mức độ an toàn cao. Trước hết, lái xe phải có giấy phép lái xe hạng phù hợp: hạng D, E cho xe khách từ 30 chỗ trở lên, hoặc hạng C đối với xe dưới 30 chỗ theo quy định của Luật Giao thông đường bộ. Bên cạnh đó, lái xe phải có kinh nghiệm lái xe an toàn tối thiểu 03 năm đối với vận tải hành khách.

Lái xe phải có giấy khám sức khỏe định kỳ, không mắc các bệnh cấm lái xe như bệnh tim mạch nặng, thị lực kém hoặc bệnh truyền nhiễm nghiêm trọng. Ngoài ra, lái xe phải tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ vận tải hành khách, hiểu rõ quy trình phục vụ hành khách, xử lý tình huống khẩn cấp và tuân thủ quy định về thời gian lái xe liên tục, đảm bảo không vượt quá 10 giờ/ngày. Những tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo hành khách được vận chuyển an toàn và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Nhân sự điều hành vận tải theo quy định Nghị định 10 

Điều hành vận tải là vị trí có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp vận tải. Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, nhân sự điều hành phải đáp ứng một trong các điều kiện sau: tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành vận tải, logistics, giao thông; hoặc có kinh nghiệm tối thiểu 03 năm làm việc trong lĩnh vực vận tải; hoặc sở hữu chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ điều hành vận tải do cơ sở đào tạo hợp pháp cấp.

Người điều hành vận tải chịu trách nhiệm quản lý lịch trình khai thác, phân công lái xe, giám sát hoạt động phương tiện, đảm bảo thiết bị giám sát hành trình hoạt động ổn định, xử lý sự cố phát sinh và báo cáo định kỳ cho cơ quan chức năng. Bên cạnh đó, họ phải nắm rõ các quy định liên quan đến an toàn giao thông, thời gian làm việc của lái xe, bảo dưỡng phương tiện và quản lý rủi ro. Đây là vị trí yêu cầu kiến thức sâu về tổ chức vận tải và khả năng xử lý tình huống nhanh chóng, chính xác.

Nghĩa vụ đào tạo – bồi dưỡng nghiệp vụ 

Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ là nghĩa vụ bắt buộc đối với cả lái xe và nhân sự điều hành vận tải. Doanh nghiệp phải tổ chức hoặc cử nhân sự tham gia các khóa học về nghiệp vụ vận tải, an toàn giao thông, kỹ năng phục vụ hành khách, xử lý sự cố và quản lý rủi ro. Các khóa đào tạo này phải được thực hiện định kỳ để cập nhật quy định pháp luật mới, tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình an toàn.

Đối với lái xe, doanh nghiệp phải đảm bảo họ được huấn luyện về thời gian lái xe – nghỉ ngơi, kỹ năng lái xe an toàn, phòng tránh tai nạn và tuân thủ quy định khi tham gia giao thông. Với nhân sự điều hành, đào tạo tập trung vào lập biểu đồ chạy xe, vận hành hệ thống giám sát hành trình, xử lý bất thường trên tuyến và điều phối nhân sự. Việc đào tạo bài bản giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả vận hành.

Điều kiện về nơi đỗ xe và quản lý phương tiện 

Bãi đỗ xe và hệ thống quản lý phương tiện là hai yếu tố bắt buộc đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải theo quy định của Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp phải chứng minh có nơi đỗ xe phù hợp, đáp ứng yêu cầu về diện tích, an toàn cháy nổ và thuận tiện cho việc quản lý phương tiện. Đồng thời, hệ thống quản lý phương tiện phải đảm bảo việc giám sát đầy đủ hoạt động của xe, từ thiết bị GPS, camera đến dữ liệu vận hành. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý đánh giá năng lực tổ chức vận tải và mức độ tuân thủ quy định của doanh nghiệp.

Yêu cầu về diện tích – vị trí bãi đỗ 

Bãi đỗ xe phải có diện tích phù hợp với số lượng phương tiện, đảm bảo mỗi xe có vị trí đỗ riêng, không chồng chéo hoặc cản trở lối thoát hiểm. Diện tích tối thiểu được tính theo tải trọng và chiều dài xe; ví dụ, xe tải lớn hoặc container cần diện tích đỗ rộng hơn để thuận tiện cho việc di chuyển. Bãi đỗ phải có mặt bằng ổn định, không nằm trong khu vực cấm hoặc khu dân cư đông đúc gây nguy cơ mất an toàn.

Doanh nghiệp phải cung cấp tài liệu chứng minh quyền sử dụng bãi đỗ, có thể là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê bãi đỗ dài hạn. Ngoài ra, bãi đỗ phải có hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, lối ra vào thông thoáng và được quy hoạch phù hợp với tuyến đường khai thác. Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo phương tiện được bảo quản tốt và sẵn sàng khai thác liên tục.

Hệ thống quản lý phương tiện – giám sát an toàn 

Hệ thống quản lý phương tiện phải đảm bảo giám sát 24/7 toàn bộ hoạt động vận tải. Tất cả xe phải được trang bị thiết bị giám sát hành trình (GPS) đạt chuẩn QCVN 31:2014/BGTVT, truyền dữ liệu liên tục về máy chủ của doanh nghiệp và cơ quan quản lý. Đối với xe khách và một số xe tải, hệ thống camera giám sát phải ghi lại hình ảnh khoang lái, cửa lên xuống hoặc thùng hàng theo quy định.

Doanh nghiệp cần có phần mềm quản lý phương tiện, theo dõi tốc độ, thời gian lái xe – nghỉ ngơi, vị trí, số km di chuyển và cảnh báo vi phạm. Nhân sự điều hành phải theo dõi dữ liệu này hằng ngày để kịp thời phát hiện bất thường và xử lý sự cố. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, giảm tiêu hao nhiên liệu, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả khai thác phương tiện.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô 

Hồ sơ xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô là bộ tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp phải chuẩn bị theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Đây là cơ sở để Sở Giao thông vận tải thẩm định năng lực kinh doanh, điều kiện phương tiện, nhân sự và cơ sở vật chất của đơn vị trước khi cho phép triển khai hoạt động vận tải hành khách. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn tránh bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, gây gián đoạn kế hoạch khai thác tuyến hoặc hoạt động vận tải hợp đồng, du lịch. Bộ hồ sơ này bao gồm các tài liệu pháp lý của doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng xe, hồ sơ nhân sự và danh sách phương tiện. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chứng minh điều kiện kinh doanh như bãi đỗ xe, thiết bị giám sát hành trình, hệ thống quản lý điều hành và phương án kinh doanh vận tải hành khách. Dưới đây là chi tiết từng nhóm hồ sơ quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi nộp cho Sở GTVT.

Thành phần hồ sơ doanh nghiệp phải chuẩn bị 

Nhóm tài liệu đầu tiên là hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành nghề vận tải hành khách bằng xe ô tô, điều lệ công ty (đối với doanh nghiệp), quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp luật và giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu. Tiếp theo là phương án kinh doanh vận tải hành khách, trong đó mô tả rõ loại hình vận tải (tuyến cố định, xe hợp đồng, taxi, vận tải du lịch), số lượng xe, kế hoạch khai thác, quy trình điều hành, cơ cấu tổ chức và biện pháp bảo đảm an toàn giao thông. Ngoài ra, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ về bãi đỗ xe đáp ứng yêu cầu tối thiểu: hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bản mô tả diện tích – vị trí – sơ đồ bãi đỗ.

Doanh nghiệp cũng phải cung cấp thông tin về hệ thống quản lý điều hành vận tải như phần mềm quản lý, bộ phận kiểm soát an toàn, thiết bị giám sát hành trình và quy trình xử lý sự cố. Một số địa phương yêu cầu bổ sung báo cáo năng lực tài chính hoặc danh mục các tuyến dự kiến khai thác. Tất cả tài liệu cần được sắp xếp theo đúng mẫu biểu của Sở GTVT để đảm bảo dễ dàng thẩm định.

Tài liệu chứng minh quyền sử dụng phương tiện 

Doanh nghiệp phải chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của từng phương tiện đăng ký kinh doanh. Nếu xe thuộc sở hữu doanh nghiệp, cần nộp bản sao công chứng đăng ký xe, giấy chứng nhận kiểm định còn hạn và chứng từ bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc. Nếu phương tiện thuê, doanh nghiệp phải nộp hợp đồng thuê xe ghi rõ mục đích kinh doanh vận tải hành khách kèm giấy tờ xe của chủ sở hữu. Trường hợp xe mua trả góp, cần có hợp đồng tín dụng và giấy xác nhận của ngân hàng về việc cho phép phương tiện tham gia kinh doanh vận tải.

Mọi thông tin như biển số xe, số khung – số máy phải trùng khớp với danh sách phương tiện đăng ký trong hồ sơ. Đây là nội dung quan trọng, vì chỉ cần sai lệch nhỏ, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc yêu cầu xác minh thêm, kéo dài thời gian cấp phép.

Hồ sơ nhân sự điều hành và lái xe 

Nhân sự điều hành và đội ngũ lái xe là một trong những điều kiện quan trọng khi thẩm định hồ sơ. Doanh nghiệp phải cung cấp quyết định bổ nhiệm người điều hành vận tải, kèm theo bằng cấp, chứng chỉ nghiệp vụ vận tải theo quy định. Đối với lái xe, cần chuẩn bị bản sao giấy phép lái xe phù hợp với loại xe vận hành, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ, giấy khám sức khỏe còn hiệu lực và lý lịch tư pháp (một số địa phương yêu cầu).

Ngoài ra, doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo an toàn giao thông, hướng dẫn xử lý tình huống, kiểm tra sức khỏe định kỳ và kiểm soát giờ làm việc của lái xe. Danh sách nhân sự phải được trình bày rõ ràng, thống nhất với tài liệu phương án kinh doanh vận tải. Đây là yếu tố Sở GTVT xem xét kỹ để đảm bảo doanh nghiệp có đủ năng lực vận hành an toàn.

Quy trình xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô 

Quy trình xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô bao gồm 4 bước chính: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại Sở GTVT, thẩm định điều kiện và cấp giấy phép, và cuối cùng là xin cấp phù hiệu cho từng xe. Mặc dù quy trình này được quy định tương đối rõ trong pháp luật, nhưng trên thực tế, mỗi địa phương có thể yêu cầu bổ sung một số tài liệu hoặc mẫu biểu riêng, vì vậy doanh nghiệp cần nắm chắc từng bước để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Bên cạnh việc nộp hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp phải đảm bảo toàn bộ điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện, nhân sự và hệ thống quản lý vận tải đã sẵn sàng. Quy trình thẩm định thường kéo dài từ 3–7 ngày làm việc, nhưng có thể hơn nếu hồ sơ thiếu hoặc cần xác minh thêm. Sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp còn phải xin cấp phù hiệu để từng phương tiện được phép lưu thông hợp pháp trong hoạt động vận tải hành khách.

Dưới đây là nội dung chi tiết từng bước trong quy trình.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác 

Đây là bước quan trọng nhất, chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình. Doanh nghiệp cần chuẩn bị trọn bộ hồ sơ theo quy định: tài liệu pháp lý doanh nghiệp, phương án kinh doanh vận tải hành khách, hồ sơ bãi đỗ xe, danh sách phương tiện, tài liệu chứng minh quyền sử dụng xe và hồ sơ nhân sự. Các tài liệu phải được trình bày theo mẫu của Sở GTVT và có dấu xác nhận của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo phương tiện đủ điều kiện kỹ thuật, đã có đăng kiểm còn hạn, bảo hiểm trách nhiệm dân sự và thiết bị giám sát hành trình đạt chuẩn. Phần mềm quản lý điều hành vận tải, hệ thống lưu trữ dữ liệu lái xe và lộ trình phải được thiết lập đúng quy định.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp Sở GTVT dễ dàng thẩm định và rút ngắn thời gian cấp phép. Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu, sai thông tin hoặc trình bày không đúng mẫu, doanh nghiệp có thể bị trả hồ sơ nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý lên 15–30 ngày.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở GTVT 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Sở Giao thông vận tải nơi đặt trụ sở chính hoặc nơi đăng ký khai thác vận tải hành khách. Một số tỉnh cho phép nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công, tuy nhiên hồ sơ giấy vẫn phải nộp bổ sung để đối chiếu.

Khi tiếp nhận hồ sơ, Sở GTVT sẽ kiểm tra thành phần tài liệu, đối chiếu thông tin và cấp giấy tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đúng, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung trong vòng 3–5 ngày.

Thời gian tiếp nhận và xem xét ban đầu thường từ 1–2 ngày làm việc. Việc nộp hồ sơ đúng nơi và đúng quy trình giúp tránh việc bị chuyển hồ sơ qua nhiều bộ phận gây kéo dài thời gian.

Bước 3 – Thẩm định điều kiện và cấp giấy phép 

Sau khi hồ sơ hợp lệ, Sở GTVT sẽ thẩm định điều kiện kinh doanh vận tải hành khách, bao gồm kiểm tra phương tiện, thiết bị giám sát hành trình, nhân sự điều hành, lái xe và hệ thống quản lý vận tải. Tùy từng tỉnh, Sở có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hình ảnh bãi đỗ hoặc tiến hành kiểm tra thực tế tại trụ sở.

Thời gian thẩm định thường từ 3–7 ngày làm việc, tùy vào khối lượng hồ sơ và quy định địa phương. Nếu mọi điều kiện đều đáp ứng, Sở GTVT sẽ cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô, có thời hạn theo quy định. Ngược lại, nếu phát hiện sai phạm hoặc thiếu điều kiện, hồ sơ có thể bị tạm dừng giải quyết cho đến khi doanh nghiệp hoàn thiện.

Bước 4 – Xin cấp phù hiệu cho từng xe 

Sau khi có giấy phép kinh doanh vận tải, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp phù hiệu cho từng xe. Hồ sơ gồm giấy phép kinh doanh vận tải, danh sách phương tiện, giấy tờ xe, hợp đồng thuê xe (nếu có), giấy chứng nhận kiểm định và chứng từ thiết bị giám sát hành trình.

Phù hiệu được cấp theo từng loại hình vận tải: tuyến cố định, hợp đồng, du lịch, taxi… và phải được dán đúng vị trí quy định trên kính xe. Thời gian cấp phù hiệu từ 1–3 ngày làm việc.

Không có phù hiệu, phương tiện bị xem là hoạt động trái phép và có thể bị xử phạt nặng theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP. Vì vậy, đây là bước quan trọng để hoàn tất quy trình pháp lý trước khi đưa xe vào khai thác.

Chi phí xin giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô 

Chi phí xin giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô phụ thuộc vào loại hình kinh doanh (tuyến cố định, xe hợp đồng, taxi, du lịch), số lượng xe và các yêu cầu pháp lý kèm theo. Doanh nghiệp cần chuẩn bị phí nộp hồ sơ tại Sở GTVT, chi phí lắp thiết bị giám sát hành trình, camera theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, chi phí phù hiệu và lệ phí cấp phép tùy theo tỉnh thành. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải dự trù chi phí cho bãi đỗ xe, quản lý vận hành và đào tạo nhân sự trước khi đưa phương tiện vào kinh doanh.

Ngoài các khoản phí bắt buộc, doanh nghiệp còn cần tính thêm chi phí thẩm định năng lực, kiểm tra điều kiện an toàn kỹ thuật, chi phí sao y – chứng thực – hồ sơ pháp lý và chi phí phát sinh trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ cần bổ sung. Đối với doanh nghiệp sở hữu nhiều xe, tổng chi phí sẽ tăng theo quy mô, đặc biệt ở khoản phù hiệu và thiết bị giám sát hành trình. Dưới đây là phân tích chi tiết cho từng nhóm chi phí để bạn lên kế hoạch tài chính chính xác nhất.

Lệ phí nhà nước 

Lệ phí nhà nước khi xin giấy phép kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô dao động từ 200.000 – 500.000 đồng tùy tỉnh, áp dụng theo mức thu do Sở Giao thông Vận tải quy định. Mức phí này bao gồm: lệ phí cấp giấy phép, phí thẩm định hồ sơ và chi phí in ấn – quản lý hồ sơ. Ngoài ra, mỗi xe khi xin cấp phù hiệu “XE TUYẾN CỐ ĐỊNH”, “XE HỢP ĐỒNG” hoặc “XE DU LỊCH” sẽ phải nộp thêm khoản phí cấp phù hiệu từ 50.000 – 100.000 đồng/xe tùy địa phương. Nếu doanh nghiệp đề nghị điều chỉnh, cấp lại hoặc bổ sung nội dung giấy phép, lệ phí có thể thay đổi theo từng lần nộp. Các lệ phí này là bắt buộc và không thể miễn trừ.

Chi phí doanh nghiệp phải chi theo quy mô xe 

Chi phí theo quy mô xe bao gồm: chi phí lắp thiết bị giám sát hành trình (1.500.000 – 3.000.000 đồng/xe), chi phí camera giám sát (2.000.000 – 6.000.000 đồng/xe), chi phí tem – phù hiệu (50.000 – 100.000 đồng/xe), chi phí sao y giấy tờ và phí bãi đỗ xe hằng tháng. Với doanh nghiệp từ 1–3 xe, tổng chi phí ban đầu thường từ 5–10 triệu đồng. Với doanh nghiệp 5–10 xe, chi phí tăng lên khoảng 20–30 triệu đồng. Doanh nghiệp quy mô lớn 20–50 xe phải chuẩn bị ngân sách 60–120 triệu đồng cho thiết bị, phù hiệu và các khoản kiểm định định kỳ. Quy mô xe càng lớn, chi phí vận hành – đào tạo – an toàn càng tăng tương ứng.

Chi phí dịch vụ trọn gói tại Gia Minh 

Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói xin giấy phép kinh doanh vận tải hành khách từ A–Z, bao gồm: tư vấn loại hình phù hợp, soạn hồ sơ, đại diện nộp tại Sở GTVT, theo dõi hồ sơ và bàn giao giấy phép + phù hiệu xe. Chi phí dịch vụ dao động từ 3.000.000 – 7.000.000 đồng tùy theo loại hình vận tải và số lượng xe. Với doanh nghiệp quy mô lớn, Gia Minh có gói ưu đãi giảm chi phí theo số lượng phương tiện. Dịch vụ của Gia Minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót hồ sơ, đảm bảo giấy phép được xử lý nhanh và đúng quy định, đặc biệt phù hợp với các đơn vị mới bắt đầu kinh doanh vận tải hành khách.

Lưu ý quan trọng khi kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô 

Kinh doanh vận tải hành khách là ngành nghề có điều kiện, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt quy định liên quan đến an toàn giao thông, nhân sự, phương tiện và quản lý vận hành. Doanh nghiệp cần đảm bảo phương tiện luôn ở trong tình trạng kỹ thuật tốt, có giám sát hành trình và camera hoạt động liên tục 24/7. Tài xế phải có bằng lái phù hợp, được đào tạo nghiệp vụ vận tải, ký hợp đồng lao động và khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, việc thực hiện đúng lịch trình chạy xe, xuất bến – vào bến đúng giờ là yếu tố bắt buộc.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động đúng pháp luật, an toàn và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

Lưu ý về an toàn giao thông và trách nhiệm doanh nghiệp 

Doanh nghiệp phải đảm bảo phương tiện hoạt động an toàn, đạt tiêu chuẩn đăng kiểm và có camera, định vị truyền dữ liệu đầy đủ. Khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp chịu trách nhiệm hỗ trợ hành khách, phối hợp xử lý và báo cáo cơ quan chức năng. Tài xế phải tuân thủ tốc độ, thời gian lái xe liên tục, không chạy quá giờ quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có bộ phận quản lý an toàn 24/7 để theo dõi hành trình, cảnh báo rủi ro và xử lý vi phạm của tài xế kịp thời. Đây là yếu tố then chốt giúp hạn chế tai nạn và bảo vệ uy tín thương hiệu vận tải.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối 

Một số lỗi phổ biến gồm: thiếu hợp đồng thuê bãi đỗ hợp pháp, không chứng minh được quyền sử dụng phương tiện, thiết bị giám sát hành trình không hoạt động ổn định, camera chưa truyền dữ liệu về hệ thống, hồ sơ sao y thiếu chứng thực hoặc phương án kinh doanh không phù hợp với tuyến đăng ký. Ngoài ra, thiếu bằng chứng về nhân sự hoặc tài xế không có hợp đồng lao động cũng khiến hồ sơ bị trả lại. Đối với doanh nghiệp nhiều xe, việc không cập nhật dữ liệu định vị là nguyên nhân khiến hồ sơ phù hiệu bị chậm hoặc bị từ chối.

Giải pháp hạn chế rủi ro khi vận hành 

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra phương tiện hằng ngày, đào tạo tài xế định kỳ và áp dụng phần mềm quản lý hành trình để giám sát tốc độ – thời gian lái xe – dừng đỗ. Ngoài ra, cần bố trí người phụ trách an toàn giao thông theo dõi liên tục để xử lý sự cố kịp thời. Việc bảo dưỡng xe theo định kỳ giúp giảm hỏng hóc, tăng an toàn vận hành. Doanh nghiệp cũng nên mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự mở rộng cho hành khách để hạn chế rủi ro tài chính. Đây là các giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp vận tải hành khách hoạt động bền vững và an toàn.

Vì sao nên chọn Gia Minh hỗ trợ xin giấy phép vận tải hành khách? 

Khi doanh nghiệp chuẩn bị triển khai dịch vụ vận tải hành khách, việc xin giấy phép kinh doanh vận tải, phù hiệu xe, hồ sơ lái xe – nhân sự, và các thủ tục kiểm định – an toàn kỹ thuật luôn là giai đoạn phức tạp và tốn nhiều thời gian. Lựa chọn một đơn vị pháp lý uy tín như Gia Minh giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình, đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu và tránh mọi rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong quá trình xin phép. Với hơn 17 năm hoạt động trong lĩnh vực pháp lý – kế toán – vận tải, Gia Minh đã đồng hành với hàng nghìn doanh nghiệp vận tải từ quy mô nhỏ đến đội xe lớn, mang lại sự yên tâm tuyệt đối cho khách hàng khi tiến hành thủ tục theo đúng quy định của Luật Giao thông đường bộ, Nghị định 10/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan.

Hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý – vận tải

Gia Minh được điều hành bởi bà Dương Thị Diễm Lệ, chuyên gia pháp lý – kế toán với hơn 17 năm kinh nghiệm thực tế trong các thủ tục thành lập doanh nghiệp, xin giấy phép vận tải, vận hành đội xe và xử lý các vấn đề pháp lý chuyên sâu trong ngành vận tải hành khách. Nhờ kinh nghiệm dày dặn, Gia Minh hiểu rõ đặc thù từng loại hình vận tải: xe hợp đồng, xe du lịch, xe tuyến cố định, xe trung chuyển, limousine… Từ đó, đơn vị luôn tư vấn mô hình phù hợp, tối ưu chi phí và đảm bảo khách hàng đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý trước khi đi vào hoạt động. Chính sự am hiểu sâu sắc này giúp tỷ lệ hồ sơ được duyệt lần đầu của Gia Minh luôn đạt mức gần như tuyệt đối.

Quy trình chuẩn ISO 9001:2015 – nhanh – chính xác

Gia Minh là một trong những đơn vị pháp lý hiếm tại Việt Nam đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (12/2023) trong hệ thống quản lý chất lượng, được Sở Khoa học & Công nghệ hỗ trợ 85.000.000 đồng. Mọi quy trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, soạn thảo, nộp và theo dõi kết quả đều được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp rút ngắn tối đa thời gian xử lý cho khách hàng. Nhờ đó, hồ sơ xin giấy phép vận tải hành khách được xử lý khoa học – mạch lạc – chính xác, hạn chế tối đa sai sót, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa xe vào hoạt động mà không bị gián đoạn.

Cam kết hỗ trợ trọn gói từ hồ sơ đến phù hiệu xe

Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói A–Z, bao gồm: tư vấn điều kiện vận tải, soạn hồ sơ xin giấy phép kinh doanh vận tải, làm hồ sơ đăng ký phù hiệu, cài đặt thiết bị giám sát hành trình, hỗ trợ kiểm định phương tiện, chuẩn bị hồ sơ nhân sự theo yêu cầu của Sở GTVT và hướng dẫn vận hành sau khi được cấp phép. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin theo yêu cầu, mọi thủ tục còn lại Gia Minh đại diện xử lý toàn bộ. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới, chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải hành khách.

Chi phí minh bạch – không phát sinh

Tất cả bảng giá của Gia Minh đều được công bố rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn. Trước khi triển khai, khách hàng sẽ được báo giá chi tiết theo từng hạng mục, từ phí dịch vụ đến lệ phí nhà nước. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách, tối ưu chi phí xin phép và hoàn toàn yên tâm trong suốt quá trình Gia Minh đại diện thực hiện thủ tục.

Điều kiện kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp vận hành an toàn, hiệu quả và bền vững. Khi nắm rõ các quy định về phương tiện, nhân sự, thiết bị, phù hiệu và hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro trong quá trình xin giấy phép hoặc trong hoạt động thực tế. Trong bối cảnh cơ quan quản lý nhà nước ngày càng siết chặt tiêu chuẩn vận tải, việc tuân thủ đầy đủ điều kiện pháp luật trở thành yếu tố bắt buộc đối với tất cả tổ chức kinh doanh vận tải. Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, việc tìm kiếm đơn vị hỗ trợ pháp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Pháp Lý Gia Minh với hơn 17 năm kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ từ A–Z mọi thủ tục vận tải. Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ và chuẩn bị đúng quy định. Hãy liên hệ khi cần tư vấn nhanh, chính xác và trọn gói.