Điều kiện để tự công bố sản phẩm thực phẩm

Điều kiện để tự công bố sản phẩm thực phẩm là một trong những yếu tố pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thực phẩm khẳng định sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình lưu hành sản phẩm. Đây không chỉ là thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam mà còn là căn cứ để người tiêu dùng an tâm lựa chọn sản phẩm đạt chuẩn. Trong bối cảnh thị trường thực phẩm ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc tự công bố không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đủ điều kiện để tự công bố sản phẩm đúng quy định. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, cơ sở sản xuất hộ gia đình thường vướng mắc khi không đáp ứng được các tiêu chí về kiểm nghiệm, hồ sơ, giấy phép hoạt động phù hợp.

Việc hiểu rõ các điều kiện để tự công bố sản phẩm thực phẩm là bước đi cần thiết để đảm bảo sản phẩm không bị đình chỉ lưu hành hay bị xử phạt hành chính. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Giấy tờ ra sao? Có cần kiểm nghiệm không? Hồ sơ cần nộp ở đâu và thời gian xử lý bao lâu? Tất cả sẽ được phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây. Nếu bạn đang phân vân giữa việc tự công bố hay thuê dịch vụ công bố sản phẩm, nội dung sau sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất.

Tổng quan về tự công bố sản phẩm thực phẩm là gì?

Tự công bố sản phẩm thực phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm không thuộc diện đăng ký bản công bố theo quy định. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hình thức “tự công bố” cho phép doanh nghiệp chủ động công khai thông tin sản phẩm ra thị trường mà không cần chờ sự phê duyệt trước từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khái niệm tự công bố đề cập đến việc doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của nội dung công bố, bao gồm thông tin sản phẩm, chất lượng, nguồn gốc, thành phần… Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp gửi về cơ quan quản lý nhà nước (thường là Phòng Y tế hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm) để lưu hồ sơ và được quyền phân phối sản phẩm hợp pháp.

Theo quy định công bố sản phẩm hiện hành, tự công bố áp dụng cho đa số nhóm thực phẩm thông thường như: bánh kẹo, đồ uống không cồn, nước mắm, gia vị, trà, cà phê, thực phẩm khô đóng gói… Ngoại lệ là nhóm thực phẩm chức năng, thực phẩm tăng cường vi chất, phụ gia, chất hỗ trợ chế biến – các sản phẩm này phải đăng ký bản công bố.

Ưu điểm của việc tự công bố là nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và chủ động. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp kê khai sai hoặc sử dụng giấy tờ không hợp lệ, cơ quan chức năng hoàn toàn có thể xử phạt hành chính, đình chỉ lưu hành hoặc thu hồi sản phẩm. Vì vậy, việc am hiểu đầy đủ quy định, chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện theo đúng quy trình là điều rất quan trọng để bảo đảm tính pháp lý cho sản phẩm.

Điều kiện để tự công bố sản phẩm thực phẩm theo quy định mới

💡 Gợi ý link nội bộ: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân

Để thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm thực phẩm đúng pháp luật, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý cơ bản sau đây:

Có đăng ký kinh doanh hợp lệ

Chủ thể thực hiện công bố bắt buộc phải là tổ chức, cá nhân đã đăng ký kinh doanh ngành nghề phù hợp với sản phẩm thực phẩm dự kiến công bố (ví dụ: sản xuất, phân phối, chế biến thực phẩm). Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty là căn cứ chứng minh năng lực pháp lý để sản xuất/kinh doanh thực phẩm.

Có cơ sở đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm

Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, trừ trường hợp thuộc diện miễn theo quy định (như cơ sở nhỏ lẻ sản xuất tại nhà). Giấy chứng nhận này do Sở Y tế hoặc Ban Quản lý An toàn thực phẩm cấp.

Có bản kết quả kiểm nghiệm sản phẩm đạt yêu cầu

Trước khi công bố, sản phẩm cần được mang đi kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm được công nhận. Kết quả phải thể hiện sản phẩm phù hợp với QCVN hoặc quy chuẩn do doanh nghiệp công bố. Phiếu kiểm nghiệm cần còn hiệu lực trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

Có hồ sơ tự công bố sản phẩm theo mẫu chuẩn

Bản tự công bố phải được lập theo Mẫu số 01, Phụ lục I – Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Hồ sơ cần ghi rõ tên tổ chức, tên sản phẩm, quy chuẩn áp dụng, thông tin truy xuất nguồn gốc và cam kết về chất lượng sản phẩm.

Chịu trách nhiệm hoàn toàn với sản phẩm sau khi công bố

Tự công bố đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn và hợp pháp của sản phẩm. Nếu cơ quan chức năng kiểm tra và phát hiện sai phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, đình chỉ lưu hành hoặc thu hồi sản phẩm.

Việc nắm rõ các điều kiện nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và sẵn sàng đưa sản phẩm ra thị trường một cách hợp pháp, minh bạch.

Hồ sơ cần chuẩn bị để tự công bố sản phẩm thực phẩm

Một bộ hồ sơ công bố sản phẩm thực phẩm đầy đủ bao gồm 3 tài liệu quan trọng dưới đây:

Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận cơ sở sản xuất

Đây là tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị thực hiện công bố sản phẩm. Tùy từng loại hình, có thể là:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu là công ty, hộ kinh doanh)

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Giấy chứng nhận cơ sở sản xuất (trong trường hợp tự sản xuất tại cơ sở riêng biệt)

Giấy này cần thể hiện rõ ngành nghề kinh doanh có liên quan đến sản phẩm công bố như: sản xuất thực phẩm, chế biến thực phẩm, kinh doanh thực phẩm đóng gói…

Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm thực phẩm

Doanh nghiệp phải gửi mẫu sản phẩm thực tế đến phòng kiểm nghiệm được công nhận (theo ISO 17025 hoặc do Bộ Y tế chỉ định). Phiếu kiểm nghiệm cần:

Ghi rõ tên sản phẩm, mẫu kiểm

Kết quả phù hợp với quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn do doanh nghiệp áp dụng

Có chữ ký của phòng kiểm nghiệm, dấu đỏ hợp lệ

Lưu ý phiếu kiểm nghiệm chỉ có giá trị trong vòng 12 tháng kể từ ngày cấp, nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ.

Bản tự công bố sản phẩm theo mẫu

Đây là văn bản chính thức do doanh nghiệp lập, nộp và công khai. Nội dung cần tuân theo Mẫu số 01, Phụ lục I – Nghị định 15/2018/NĐ-CP, bao gồm:

Tên tổ chức, mã số thuế

Tên sản phẩm, quy cách đóng gói

Quy chuẩn kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn áp dụng

Thông tin về đơn vị sản xuất, công bố, địa chỉ liên hệ

Cam kết sản phẩm an toàn, chất lượng, truy xuất được nguồn gốc

Bản tự công bố phải có chữ ký, đóng dấu (nếu có) và gửi kèm toàn bộ hồ sơ đến cơ quan quản lý địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Quy trình thực hiện tự công bố sản phẩm thực phẩm

Tự công bố sản phẩm thực phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân sản xuất – kinh doanh thực phẩm tại Việt Nam. Việc thực hiện đúng quy trình tự công bố sản phẩm giúp doanh nghiệp minh bạch nguồn gốc sản phẩm, tuân thủ pháp luật và thuận tiện khi phân phối ra thị trường. Dưới đây là chi tiết các bước cần thực hiện:

Bước 1 – Chuẩn bị và kiểm nghiệm sản phẩm

Trước khi tiến hành thủ tục công bố sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị sản phẩm mẫu và mang đi kiểm nghiệm tại các phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO 17025 hoặc được Bộ Y tế công nhận.

Kết quả kiểm nghiệm phải thể hiện rõ các chỉ tiêu an toàn thực phẩm như: vi sinh vật (E.Coli, Salmonella…), kim loại nặng (Asen, chì, thủy ngân…), hàm lượng đường, muối, năng lượng… tùy theo bản chất sản phẩm. Phiếu kiểm nghiệm chỉ có giá trị trong vòng 12 tháng và là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp.

Nhãn sản phẩm đầy đủ thông tin theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP.

Quá trình kiểm nghiệm nên hoàn tất sớm để không làm chậm các bước tiếp theo trong quy trình tự công bố sản phẩm.

Bước 2 – Lập hồ sơ tự công bố và gửi đến cơ quan có thẩm quyền

Sau khi có kết quả kiểm nghiệm, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo bản tự công bố sản phẩm, theo mẫu quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nội dung bao gồm:

Thông tin doanh nghiệp.

Thông tin sản phẩm (tên, thành phần, chất lượng, quy cách…).

Kết quả kiểm nghiệm.

Cam kết về an toàn thực phẩm theo quy định pháp luật.

Toàn bộ hồ sơ công bố sản phẩm được gửi đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (thường là Phòng Y tế hoặc Sở Y tế tùy địa phương) thông qua hệ thống một cửa điện tử hoặc trực tiếp.

Theo quy định, cơ quan tiếp nhận không cấp giấy phép xác nhận, mà doanh nghiệp tự công bố và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của hồ sơ.

Bước 3 – Lưu hồ sơ và niêm yết tại trụ sở

Ngay sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, doanh nghiệp có nghĩa vụ:

Lưu giữ đầy đủ hồ sơ tự công bố tại trụ sở chính.

Niêm yết công khai bản tự công bố tại trụ sở hoặc đăng tải trên website doanh nghiệp (nếu có).

Trong trường hợp có yêu cầu thanh tra hoặc kiểm tra từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ kịp thời. Việc lưu trữ và công khai là phần không thể thiếu trong quy trình tự công bố sản phẩm, thể hiện tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý của tổ chức kinh doanh thực phẩm.

Những lưu ý quan trọng khi tự công bố thực phẩm

Khi thực hiện tự công bố thực phẩm, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật và tuân thủ đúng quy trình, hồ sơ. Dưới đây là những lưu ý khi công bố thực phẩm nhằm tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận suôn sẻ.

Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối

Một số sai sót thường gặp trong quá trình tự công bố sản phẩm thực phẩm khiến hồ sơ bị trả về hoặc không được chấp thuận:

Phiếu kiểm nghiệm không đúng mẫu: Không ghi rõ chỉ tiêu an toàn, hoặc không do phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO 17025 cấp.

Thông tin trên bản công bố không khớp với nhãn sản phẩm hoặc hồ sơ kèm theo.

Thiếu giấy tờ pháp lý: Như giấy phép kinh doanh có ngành nghề sản xuất/kinh doanh thực phẩm, hoặc bản sao không có chứng thực hợp lệ.

Sử dụng mẫu cũ: Do quy định thay đổi, nếu doanh nghiệp không cập nhật mẫu bản công bố mới sẽ bị từ chối.

Không niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp hoặc trên phương tiện điện tử theo quy định.

Mẹo giúp hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn nhanh hơn

Để giúp hồ sơ tự công bố thực phẩm được hoàn thiện nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp nên lưu ý các kinh nghiệm thực tế sau:

Thực hiện kiểm nghiệm sản phẩm trước: Nên lấy mẫu và kiểm nghiệm tại đơn vị được công nhận theo chuẩn quốc tế để có phiếu hợp lệ.

Chuẩn bị trước các biểu mẫu, file scan: Tạo sẵn bản mềm các tài liệu pháp lý để dễ dàng chỉnh sửa, điền thông tin khi cần.

Tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất, tránh dùng thông tin lỗi thời gây ảnh hưởng tới nội dung bản công bố.

Tham khảo hồ sơ mẫu từ các doanh nghiệp cùng ngành để nắm rõ cách trình bày và sắp xếp tài liệu đúng quy định.

Nếu không chắc chắn, có thể thuê dịch vụ pháp lý hỗ trợ để rà soát hồ sơ trước khi nộp, tránh mất thời gian bổ sung, sửa đổi.

Dịch vụ hỗ trợ tự công bố sản phẩm thực phẩm uy tín, nhanh gọn

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc lần đầu thực hiện, việc sử dụng dịch vụ tự công bố thực phẩm là lựa chọn hiệu quả để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ đúng luật. Những công ty hỗ trợ pháp lý công bố chuyên nghiệp thường có kinh nghiệm xử lý nhiều trường hợp phức tạp và cập nhật văn bản pháp luật thường xuyên.

Lợi ích nổi bật khi thuê dịch vụ uy tín:

Tư vấn rõ ràng từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến niêm yết công khai.

Soạn thảo đầy đủ bộ hồ sơ, đảm bảo đúng mẫu, hợp quy định mới nhất.

Liên hệ kiểm nghiệm và hỗ trợ chỉnh sửa chỉ tiêu nếu chưa đạt chuẩn.

Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ, giải trình nếu cơ quan yêu cầu bổ sung.

Tiêu chí chọn dịch vụ đáng tin cậy:

Có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành thực phẩm.

Nhận được đánh giá tốt từ khách hàng đã từng sử dụng.

Cam kết thời gian hoàn thành cụ thể, minh bạch chi phí.

Có hỗ trợ hậu kiểm hoặc điều chỉnh hồ sơ nếu phát sinh yêu cầu mới.

Lựa chọn đúng đơn vị hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào sản xuất và kinh doanh, tránh rủi ro pháp lý liên quan đến công bố sản phẩm.

Điều kiện để tự công bố sản phẩm thực phẩm không quá phức tạp nếu doanh nghiệp hiểu đúng và thực hiện đúng quy trình theo quy định pháp luật hiện hành. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý, thực hiện kiểm nghiệm sản phẩm đúng tiêu chuẩn và nộp hồ sơ đúng nơi, đúng thời gian là chìa khóa để tự công bố thành công. Đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là trách nhiệm của doanh nghiệp với sức khỏe cộng đồng. Bằng việc đáp ứng đầy đủ điều kiện tự công bố, doanh nghiệp sẽ nâng cao niềm tin khách hàng, thuận lợi trong việc phân phối sản phẩm vào siêu thị, hệ thống bán lẻ hiện đại và tham gia các sàn thương mại điện tử uy tín.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp lựa chọn thuê đơn vị dịch vụ hỗ trợ để đảm bảo việc công bố đúng quy định, nhanh chóng và hiệu quả. Dù tự làm hay thuê ngoài, việc nắm rõ điều kiện là điều tiên quyết. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về toàn bộ thủ tục này. Nếu vẫn còn vướng mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý cụ thể, bạn nên tham khảo thêm dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo sản phẩm được lưu hành hợp pháp và an toàn. Điều kiện để tự công bố sản phẩm thực phẩm không khó, nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và đúng quy định ở từng bước.