Dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân

Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp sản xuất trang phục y tế

Quản lý chi phí nguyên vật liệu và nhân công

Trong doanh nghiệp sản xuất áo choàng bệnh nhân dùng một lần, chi phí nguyên vật liệu và nhân công luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Nếu không có hệ thống kế toán bài bản, doanh nghiệp dễ bị đội chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh.

Quản lý chi phí nguyên vật liệu và nhân công trong thực tế đòi hỏi phải có định mức tiêu hao rõ ràng cho từng loại vải không dệt, chun tay, dây thắt, đường may gia cố, cũng như số giờ lao động/gia công mỗi sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua việc xây dựng định mức ban đầu, dẫn đến tình trạng báo cáo giá thành không sát thực tế, khó kiểm soát tồn kho và không phân biệt được đâu là chi phí hợp lý, đâu là lãng phí.

📌 Ví dụ: Một cơ sở tại Bình Dương sản xuất đồng thời 3 loại áo choàng (mẫu mổ, mẫu cách ly, mẫu cho khách thăm), nhưng chỉ lập chung một định mức vải. Khi kiểm toán thuế, đơn vị này bị xuất toán phần chi phí do không đủ căn cứ chứng minh mức tiêu hao hợp lý. Sau khi sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân, doanh nghiệp được hỗ trợ xây dựng lại hệ thống quản trị chi phí theo từng mã sản phẩm.

Theo dõi giá thành sản phẩm theo từng mã áo choàng

Theo dõi giá thành sản phẩm theo từng mã áo choàng là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong ngành sản xuất thiết bị y tế. Vì mỗi loại áo choàng có mẫu mã, vật liệu và quy trình gia công khác nhau, nếu không bóc tách chi tiết theo từng mã, doanh nghiệp sẽ không biết dòng sản phẩm nào đang sinh lời, dòng nào gây thua lỗ.

Thay vì theo dõi chung chung, kế toán cần thiết lập bảng giá thành riêng cho từng mã áo, tính theo lô hoặc theo đơn đặt hàng. Điều này cũng giúp cho việc đàm phán giá với bệnh viện, nhà phân phối trở nên minh bạch và chính xác hơn.

📌 Một doanh nghiệp tại Hà Nội từng trúng gói thầu lớn cung cấp áo choàng phòng dịch, nhưng do không bóc tách được giá thành riêng từng dòng áo, họ lỗ gần 400 triệu vì không hạch toán được phần chi phí đóng gói và vận chuyển đặc thù cho từng đơn vị nhận hàng. Khi áp dụng hệ thống kế toán giá thành theo mã, doanh nghiệp đã tối ưu lại định mức và giành lợi thế trong các lần đấu thầu tiếp theo.

Hạch toán tài sản cố định, máy móc chuyên dụng

Hạch toán tài sản cố định, máy móc chuyên dụng là một mảng quan trọng trong kế toán sản xuất, đặc biệt với doanh nghiệp có đầu tư dây chuyền may chuyên biệt cho áo choàng bệnh nhân. Máy ép siêu âm, máy đóng gói tiệt trùng, hệ thống lọc khí phòng sạch… đều là tài sản có giá trị lớn và phải được trích khấu hao đúng cách.

Việc phân loại sai nhóm tài sản hoặc áp dụng sai thời gian khấu hao có thể khiến báo cáo tài chính bị sai lệch nghiêm trọng. Chưa kể, nhiều đơn vị chưa lập hồ sơ tài sản đầy đủ nên khi thanh tra thuế đến kiểm tra, dễ bị loại trừ chi phí khấu hao do không chứng minh được sở hữu hợp pháp.

📌 Một doanh nghiệp mới ở Long An bị truy thu gần 90 triệu đồng vì khấu hao toàn bộ dàn máy trong 2 năm thay vì 5 năm như quy định. Sau đó, họ đã ký hợp đồng với đơn vị chuyên về dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân để xây dựng lại hệ thống tài sản cố định theo đúng quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Vì sao nên dùng dịch vụ kế toán trọn gói thay vì thuê nhân sự nội bộ?

Bài toán chi phí cho doanh nghiệp mới thành lập

Với doanh nghiệp mới, đặc biệt trong ngành sản xuất áo choàng bệnh nhân, chi phí khởi nghiệp luôn là yếu tố sống còn. Thuê một kế toán nội bộ, dù chỉ là nhân viên tổng hợp, cũng khiến chi phí nhân sự đội lên đáng kể – từ 10 đến 15 triệu đồng/tháng cho lương, cộng thêm bảo hiểm, chi phí văn phòng, thiết bị làm việc. Nếu thuê kế toán trưởng hoặc kế toán có kinh nghiệm ngành thiết bị y tế, con số này có thể tăng gấp đôi.

Trong khi đó, dịch vụ kế toán trọn gói chỉ dao động từ 1 – 3 triệu đồng/tháng, đã bao gồm kê khai thuế, báo cáo tài chính, lập sổ sách theo Thông tư 200/133. Nhiều đơn vị còn có gói khuyến mãi đặc biệt cho doanh nghiệp sản xuất nhỏ dưới 20 hóa đơn/tháng. Như vậy, chỉ bằng 1/5 chi phí nhân sự cố định, doanh nghiệp vẫn được đảm bảo hồ sơ kế toán – thuế đúng chuẩn.

Giảm thiểu sai sót do thiếu kinh nghiệm chuyên ngành

Không ít doanh nghiệp sản xuất áo choàng y tế dùng một lần từng để nhân viên hành chính kiêm luôn vai trò “kế toán nội bộ”, vì nghĩ rằng “ít hóa đơn, dễ làm”. Nhưng thực tế, những sai sót do không nắm rõ quy định kế toán – thuế chuyên ngành có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hàng chục triệu đồng, hoặc mất quyền khấu trừ thuế GTGT.

Dịch vụ kế toán trọn gói thường có đội ngũ chuyên viên quen xử lý hồ sơ ngành y tế – thiết bị y tế tiêu hao. Họ biết rõ định mức nguyên vật liệu cho sản xuất áo choàng, hiểu cách hạch toán chi phí đầu tư dây chuyền, và có kinh nghiệm đối soát với hồ sơ đăng ký giấy phép sản xuất. Đây là điểm mà một nhân viên kế toán mới ra trường hoặc chưa từng làm ngành thiết bị y tế khó có thể đáp ứng.

Được hỗ trợ tư vấn thuế, BHXH, kiểm toán định kỳ

Dịch vụ kế toán không chỉ lo sổ sách mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong các vấn đề pháp lý như thuế thu nhập doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội, hoặc kiểm toán nếu doanh nghiệp tham gia đấu thầu với các bệnh viện, cơ quan nhà nước.

Không ít cơ sở từng “sốc” khi bị phạt vì không đăng ký lao động, hoặc bị loại khỏi hồ sơ mời thầu do chưa hoàn tất báo cáo tài chính năm đúng hạn. Khi dùng dịch vụ trọn gói, bạn sẽ được tư vấn và cảnh báo sớm các rủi ro này. Ngoài ra, một số đơn vị dịch vụ còn đại diện giải trình trực tiếp với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung sản xuất – kinh doanh.

Các hạng mục trong dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân

Dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân không đơn thuần là “làm sổ sách” mà là giải pháp quản lý tài chính toàn diện. Với đặc thù sản xuất thiết bị y tế tiêu hao, công ty cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong hạch toán, phân tích giá thành và tuân thủ pháp luật thuế. Dưới đây là ba hạng mục cốt lõi thường nằm trong gói dịch vụ:

Lập báo cáo tài chính, tờ khai thuế GTGT, TNDN

Một trong những yêu cầu bắt buộc của mọi doanh nghiệp là lập và nộp đầy đủ các báo cáo tài chính định kỳ: báo cáo quý, báo cáo năm. Đối với công ty sản xuất áo choàng y tế, số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn hơn doanh nghiệp thương mại đơn thuần, do có đầu vào nguyên liệu – sản xuất – thành phẩm – xuất kho.

Công việc kế toán trọn gói sẽ bao gồm:

Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc quý

Tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính và quyết toán cuối năm

Lập báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ…

💡 Tình huống thực tế: Một công ty ở Bình Dương từng bị truy thu gần 200 triệu đồng do khai sai đầu vào khấu trừ GTGT vì hóa đơn nguyên liệu mua ngoài không khớp với lượng xuất thành phẩm.

Hạch toán theo thông tư 200 hoặc 133 tùy mô hình

Việc lựa chọn chế độ kế toán phù hợp là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cách ghi nhận doanh thu, chi phí và lập báo cáo tài chính. Với công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân quy mô vừa và nhỏ, có thể áp dụng Thông tư 133. Tuy nhiên, nếu doanh thu lớn hoặc là công ty cổ phần có kiểm toán, cần áp dụng Thông tư 200 – chi tiết hơn, minh bạch hơn.

Nội dung dịch vụ sẽ bao gồm:

Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp ngành nghề y tế

Thiết lập định khoản cho các nghiệp vụ: nhập khẩu vải không dệt, chi phí sản xuất chung, khấu hao máy móc…

Theo dõi công nợ nhà cung cấp và khách hàng

👉 Kinh nghiệm thực tế: Nếu hạch toán sai chuẩn mực, doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán, gây thiệt hại lớn về thuế TNDN.

Phân tích định mức, kiểm soát tồn kho nguyên liệu

Vì áo choàng bệnh nhân là sản phẩm tiêu hao nên nguyên liệu thường nhập khẩu hoặc mua số lượng lớn. Nếu không kiểm soát tồn kho tốt, doanh nghiệp sẽ bị thất thoát, thừa thiếu vật tư – ảnh hưởng đến giá thành.

Dịch vụ kế toán trọn gói sẽ hỗ trợ:

Thiết lập định mức nguyên liệu theo từng mẫu áo (ví dụ: 1 áo cần 120g vải SMS, 1 sợi thun tay, 1 chỉ may…)

Đối chiếu định mức với lượng tiêu hao thực tế

Cảnh báo khi tồn kho vượt ngưỡng hoặc thiếu hụt để tránh ngưng sản xuất

📌 Thực tiễn: Một công ty tại Long An từng phát hiện sai lệch 5% vật tư nhờ bảng so sánh định mức – thực tế do bộ phận kế toán cung cấp hàng tháng.

Những lỗi kế toán thường gặp và ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Nhập sai mã hàng dẫn đến sai chi phí sản xuất

Một lỗi phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất áo choàng bệnh nhân là nhập sai mã hàng trong hệ thống kế toán. Điều này tưởng nhỏ, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán giá thành và lập báo cáo thuế.

Nhập sai mã hàng dẫn đến sai chi phí sản xuất có thể xảy ra khi kế toán không theo dõi sát mã vật tư – ví dụ như dùng chung một mã cho nhiều loại vải không dệt khác nhau (vải 30 gsm và vải 45 gsm), hoặc gộp chung dây viền tiệt trùng và dây thường. Điều này khiến hệ thống phần mềm ghi nhận chi phí nguyên vật liệu không chính xác, dẫn đến sai lệch trong định mức và làm méo mó báo cáo tài chính.

📌 Một cơ sở ở Hưng Yên từng bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ gần 120 triệu đồng vì sử dụng sai mã vật tư đầu vào. Sau đó, khi chuyển sang sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân, họ được hỗ trợ chuẩn hóa lại hệ thống mã hàng, phân loại chi tiết theo mã áo, mã nguyên vật liệu và nhóm công đoạn sản xuất.

Không tách riêng chi phí dùng cho y tế và phi y tế

Không tách riêng chi phí dùng cho y tế và phi y tế là sai sót đặc biệt nghiêm trọng với các doanh nghiệp sản xuất đa ngành, vừa sản xuất áo choàng y tế, vừa sản xuất quần áo bảo hộ thông thường. Nếu không bóc tách riêng chi phí – từ nguyên vật liệu, tiền lương, đến điện nước sử dụng – sẽ dẫn đến việc không thể xác định đúng phần chi phí được khấu trừ hợp lệ.

📌 Tình huống thực tế: Một công ty sản xuất trang phục tại Bình Phước bị yêu cầu giải trình gần 18 tháng báo cáo thuế vì không tách riêng chi phí vận hành giữa hai dây chuyền (y tế và dân dụng). Hệ thống kế toán cũ chỉ ghi nhận chi phí chung, không có phân bổ nội bộ. Điều này làm ảnh hưởng đến kết quả lợi nhuận chịu thuế của từng mảng, khiến doanh nghiệp bị truy thu và phải nộp phạt.

Khi áp dụng dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân, doanh nghiệp sẽ được tư vấn xây dựng các mã phân tích chi phí riêng biệt, từ đó lập báo cáo nội bộ chính xác, phục vụ việc ra quyết định và đối soát với cơ quan thuế dễ dàng.

Khai sai thuế TNDN do nhầm lẫn phân bổ chi phí

Khai sai thuế TNDN do nhầm lẫn phân bổ chi phí thường xuất phát từ việc kế toán không theo dõi đầy đủ các khoản chi phí chờ phân bổ như: chi phí sửa chữa máy móc lớn, chi phí đầu tư phòng sạch, hay chi phí đào tạo công nhân giai đoạn đầu.

Nếu các khoản này bị ghi nhận toàn bộ trong cùng một kỳ kế toán mà không phân bổ theo thời gian hoặc theo số lượng sản phẩm, sẽ gây ra tình trạng báo lỗ giả tạo trong kỳ đầu và tăng thu nhập chịu thuế ở các kỳ sau – ảnh hưởng lớn đến kế hoạch tài chính.

📌 Một doanh nghiệp tại TP.HCM từng kê khai lỗ lũy kế 2 năm liên tiếp do ghi nhận toàn bộ chi phí đào tạo công nhân và thiết lập phòng sạch vào cùng kỳ. Khi bị kiểm tra, cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh lại theo quy định. Sau khi chuyển sang đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân, họ được hướng dẫn ghi nhận đúng nguyên tắc phân bổ chi phí trả trước, giúp ổn định lợi nhuận qua từng năm.

Tiêu chí lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói phù hợp cho ngành thiết bị y tế

Có kinh nghiệm với ngành sản xuất y tế tiêu hao

Không phải đơn vị kế toán nào cũng hiểu rõ đặc thù của ngành thiết bị y tế – nhất là đối với các sản phẩm tiêu hao như áo choàng bệnh nhân dùng 1 lần. Khác với kế toán thương mại thông thường, doanh nghiệp sản xuất y tế phải tuân thủ các quy định về quản lý đầu vào – đầu ra nghiêm ngặt, từ chi phí nguyên vật liệu vô trùng, đến máy móc sản xuất chuyên ngành như máy cắt siêu âm hay máy ép nhiệt.

Nếu đơn vị kế toán chưa từng làm việc với ngành này, rất dễ xảy ra sai sót trong phần hạch toán chi phí sản xuất, khấu hao dây chuyền thiết bị, phân bổ chi phí gián tiếp… Nhiều doanh nghiệp từng bị cơ quan thuế loại bỏ chi phí do không chứng minh được định mức vật tư sản xuất là hợp lý.

Vì vậy, tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói là: phải có kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp sản xuất trang thiết bị y tế loại B – C, đặc biệt là thiết bị y tế tiêu hao, có yếu tố kiểm soát chất lượng.

Hệ thống phần mềm kế toán hiện đại – liên kết dữ liệu

Một nhược điểm thường thấy khi thuê dịch vụ kế toán bên ngoài là việc “gửi mail qua lại thủ công”, làm mất thời gian và tăng rủi ro sai lệch dữ liệu. Nếu doanh nghiệp có từ 20 hóa đơn đầu vào – đầu ra mỗi tháng trở lên, hoặc bắt đầu mở rộng thị trường, thì cần dịch vụ có khả năng kết nối dữ liệu online qua phần mềm kế toán.

Hiện nay, nhiều đơn vị sử dụng các nền tảng kế toán đám mây (cloud-based) như MISA AMIS, Fast Accounting Online hoặc Bravo. Với phần mềm hiện đại, doanh nghiệp có thể theo dõi báo cáo lãi – lỗ, dòng tiền, giá vốn sản xuất… gần như theo thời gian thực.

Ngoài ra, với đặc thù ngành y tế cần làm việc với nhà cung cấp, nhà phân phối, đại lý hoặc bệnh viện, việc quản lý dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát công nợ, quản lý thuế GTGT theo từng đơn vị bán hàng. Đây là tiêu chí quan trọng không nên bỏ qua.

Có cam kết trách nhiệm pháp lý với số liệu nộp cơ quan thuế

Một số dịch vụ kế toán giá rẻ hiện nay thường chỉ “làm sổ sách theo yêu cầu”, nhưng từ chối hoàn toàn trách nhiệm khi có thanh tra thuế hoặc quyết toán. Điều này khiến doanh nghiệp phải tự giải trình nếu bị truy thu, trong khi không nắm rõ cách lập chứng từ hợp lệ.

Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp cần cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm với số liệu đã lập – đặc biệt là báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT, TNCN, và quyết toán năm. Nhiều đơn vị uy tín còn hỗ trợ làm việc với thanh tra thuế khi doanh nghiệp được kiểm tra định kỳ hoặc cần đối chiếu số liệu sau khi xin hoàn thuế.

Với ngành thiết bị y tế, nơi số liệu kế toán còn liên quan đến giá trị hàng tồn, thiết bị sản xuất và kiểm tra chuyên ngành, đây là yếu tố sống còn.

Tham khảo: Thành lập hộ kinh doanh may mặc thiết bị y tế tiêu hao – Hướng dẫn thực tế 2025

Câu hỏi thường gặp từ doanh nghiệp sản xuất áo choàng bệnh nhân

Các công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân dùng một lần – đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập – thường gặp nhiều thắc mắc khi bắt đầu thuê dịch vụ kế toán trọn gói. Từ việc phối hợp làm việc thực tế, cập nhật định mức nguyên liệu đến phương pháp tính giá thành chưa đăng ký… đều là những vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành và quyết toán thuế cuối năm. Dưới đây là 3 câu hỏi thường gặp nhất:

Dịch vụ kế toán có làm việc tại xưởng hay từ xa?

Hầu hết dịch vụ kế toán hiện nay đều làm việc từ xa, kết nối qua phần mềm kế toán và các nền tảng chia sẻ dữ liệu như Google Drive, Zalo Work, hoặc Email. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp sản xuất như cơ sở may áo choàng y tế, có những giai đoạn cần kế toán xuống xưởng kiểm tra thực tế: lập sơ đồ quy trình sản xuất, kiểm kho, xác minh tồn nguyên liệu…

📌 Thực tế: Nhiều công ty tại khu công nghiệp Tân Tạo từng bị chênh lệch kho đầu kỳ – cuối kỳ do chỉ dựa vào báo cáo nội bộ, không kiểm đếm thực tế. Vì vậy, khi chọn dịch vụ kế toán, cần hỏi rõ: có hỗ trợ xuống xưởng không? thời gian bao lâu/lần?

Bao lâu cần kiểm tra lại định mức kế toán/lô sản xuất?

Việc xác lập định mức nguyên vật liệu là bước quan trọng khi tính giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, định mức không phải bất biến. Khi thay đổi loại vải, thay máy may, hoặc cải tiến quy trình, định mức phải được cập nhật lại.

🔁 Khuyến nghị thực tế: Kiểm tra định mức ít nhất mỗi quý, hoặc sau mỗi lần có sự thay đổi về mẫu mã – nguyên liệu đầu vào.

👉 Một cơ sở tại Tây Ninh từng không cập nhật định mức sau khi chuyển từ vải PP sang vải SMS, dẫn đến sai lệch lớn trong giá thành và bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Doanh nghiệp chưa đăng ký phương pháp tính giá thành thì sao?

Theo quy định, doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng một trong ba phương pháp: giản đơn, hệ số hoặc phân bước. Tuy nhiên, rất nhiều cơ sở may mặc nhỏ – vừa không đăng ký phương pháp giá thành ngay từ đầu hoặc không biết cách lựa chọn phương pháp phù hợp.

❗ Nếu không đăng ký, doanh nghiệp có thể bị Cơ quan thuế ấn định giá thành, hoặc không được chấp nhận chi phí khi quyết toán TNDN.

✅ Giải pháp: Ngay khi sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói, cần nhờ đơn vị tư vấn rà soát và đăng ký bổ sung phương pháp tính giá thành phù hợp mô hình sản xuất: theo lô may, theo đơn hàng gia công hay theo ca sản xuất liên tục.

Giải pháp kiểm soát tài chính vững chắc cho doanh nghiệp ngành y tế

Dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty sản xuất áo choàng bệnh nhân không đơn thuần là hỗ trợ ghi sổ sách hay nộp báo cáo thuế định kỳ – mà chính là bệ đỡ tài chính vững chắc cho doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển và mở rộng quy mô. Khi hoạt động trong lĩnh vực sản xuất trang phục y tế – một ngành chịu nhiều kiểm soát pháp lý và yêu cầu kỹ thuật cao – việc có hệ thống kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro thanh kiểm tra, đồng thời dễ dàng hoạch định ngân sách, tính đúng – tính đủ giá thành cho từng mã sản phẩm.

Thực tế đã chứng minh, những doanh nghiệp biết đầu tư vào dịch vụ kế toán cho ngành y tế, đặc biệt là nhóm sản phẩm tiêu hao như áo choàng bệnh nhân, luôn có lợi thế rõ rệt trong quản trị tài chính và kiểm soát chi phí. Đây chính là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả – minh bạch – tối ưu hóa nguồn lực giữa môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.