Dịch vụ kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử 

Dịch vụ kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử 

Dịch vụ kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử là yếu tố không thể thiếu giúp các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường số kiểm soát tài chính hiệu quả, tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu suất kinh doanh. Với đặc thù hoạt động chủ yếu qua nền tảng số như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội và app mobile, các doanh nghiệp thương mại điện tử thường phát sinh hàng trăm đến hàng ngàn giao dịch mỗi ngày, từ nhiều nguồn khác nhau như khách lẻ, đại lý, COD, ví điện tử… Việc tập hợp doanh thu, chi phí, đối soát đơn hàng, ghi nhận công nợ, xử lý hoàn trả, chiết khấu, mã giảm giá… đòi hỏi một hệ thống kế toán chuyên sâu và chính xác. Không chỉ vậy, quy định về hóa đơn điện tử, kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và nghĩa vụ đối với sàn TMĐT cũng đang ngày càng siết chặt, buộc doanh nghiệp phải có bộ phận kế toán đủ năng lực hoặc thuê ngoài dịch vụ kế toán uy tín. Dịch vụ kế toán chuyên biệt cho lĩnh vực thương mại điện tử giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình kế toán, đồng bộ dữ liệu với các sàn như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán còn hỗ trợ lập báo cáo tài chính định kỳ, phân tích dòng tiền, theo dõi hiệu quả kinh doanh theo từng kênh bán hàng và từng chiến dịch marketing. Việc kiểm soát chặt chẽ số liệu tài chính là nền tảng quan trọng để nhà quản lý ra quyết định đúng, kịp thời điều chỉnh chi phí, giá bán hoặc chiến lược vận hành. Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ là giải pháp hỗ trợ vận hành mà còn là yếu tố chiến lược để doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bền vững và hợp pháp.

Dịch vụ kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử là gì?

Trong thời đại số hóa hiện nay, doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT) ngày càng phát triển mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu về dịch vụ kế toán chuyên biệt cũng gia tăng. Dịch vụ kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử là gói dịch vụ được thiết kế riêng để đáp ứng các yêu cầu quản lý tài chính, ghi nhận doanh thu, xử lý chi phí, thuế và lập báo cáo tài chính phù hợp với mô hình kinh doanh online.

Khác với doanh nghiệp truyền thống, doanh nghiệp TMĐT thường hoạt động trên nhiều nền tảng số như website, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…), mạng xã hội hoặc kết hợp nhiều kênh bán hàng. Điều này khiến việc theo dõi doanh thu, kiểm soát hàng tồn, phân loại chi phí quảng cáo – vận chuyển – hoàn trả… trở nên phức tạp hơn.

Dịch vụ kế toán trong lĩnh vực TMĐT không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa dòng tiền, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng kênh bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược chính xác và kịp thời.

Đặc thù ngành TMĐT ảnh hưởng đến kế toán

Ngành TMĐT có nhiều yếu tố đặc thù như số lượng giao dịch lớn, liên tục, phát sinh từ nhiều kênh; hệ thống thanh toán đa dạng (ví điện tử, thẻ ngân hàng, COD…); chính sách hoàn trả phức tạp; chi phí vận hành không cố định. Những yếu tố này đòi hỏi hệ thống kế toán phải linh hoạt, cập nhật theo thời gian thực và có khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

Tầm quan trọng của hệ thống kế toán trong TMĐT

Một hệ thống kế toán hiệu quả trong TMĐT giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền rõ ràng, phát hiện rủi ro tài chính, kiểm soát chi phí marketing và vận chuyển, đồng thời đảm bảo báo cáo thuế chính xác. Hệ thống này còn hỗ trợ doanh nghiệp phân tích hiệu quả bán hàng theo từng sản phẩm, nền tảng hoặc chiến dịch quảng cáo, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Lợi ích của việc thuê dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp TMĐT

Quản lý đơn hàng và dòng tiền chính xác

Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT) kiểm soát tốt hơn quy trình quản lý đơn hàng và dòng tiền. Mỗi đơn hàng phát sinh đều được ghi nhận và đối chiếu kịp thời, đảm bảo thông tin minh bạch và chính xác. Kế toán TMĐT cũng hỗ trợ theo dõi công nợ khách hàng, thanh toán nhà cung cấp và đảm bảo dòng tiền được luân chuyển hợp lý để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng vốn.

Đối soát sàn, ví điện tử, COD hiệu quả

Doanh nghiệp TMĐT thường hoạt động trên nhiều nền tảng như Shopee, Lazada, Tiki… cùng các phương thức thanh toán khác nhau như ví điện tử (MoMo, ZaloPay), COD, chuyển khoản. Việc đối soát thủ công dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ thiết lập quy trình đối soát khoa học, đảm bảo khớp đúng dữ liệu từ các sàn, ví điện tử đến tiền thực nhận, giảm thiểu rủi ro thất thoát và sai lệch số liệu.

Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự kế toán

Thay vì phải tuyển dụng và đào tạo đội ngũ kế toán nội bộ, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí bằng cách thuê ngoài dịch vụ kế toán. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm lương, thưởng và các chi phí phúc lợi mà còn giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực có chuyên môn sâu trong lĩnh vực kế toán TMĐT. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào chiến lược kinh doanh, marketing và phát triển sản phẩm, trong khi toàn bộ hoạt động tài chính – kế toán vẫn được vận hành trơn tru, đúng pháp luật.

Các công việc kế toán đặc thù trong lĩnh vực thương mại điện tử

Ghi nhận doanh thu đa nền tảng

Trong lĩnh vực thương mại điện tử, doanh thu thường đến từ nhiều nền tảng như website riêng, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…), mạng xã hội (Facebook, Instagram…), hay kênh affiliate. Kế toán cần phân loại rõ ràng nguồn doanh thu theo từng nền tảng để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ báo cáo tài chính. Ngoài ra, thời điểm ghi nhận doanh thu cũng phải tuân thủ đúng quy định kế toán – thường là khi hàng hóa đã giao và không còn quyền kiểm soát. Việc đối soát với dữ liệu từ các nền tảng cũng là một bước quan trọng để phát hiện sai lệch, nhầm lẫn trong số liệu thực tế so với số liệu kế toán.

Xử lý hoàn trả, chiết khấu và mã giảm giá

Hoàn hàng, đổi trả và các chương trình giảm giá là đặc điểm phổ biến của thương mại điện tử, đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ. Khi có hàng hoàn, kế toán phải ghi nhận giảm doanh thu tương ứng, điều chỉnh công nợ và theo dõi tình trạng hàng hóa quay lại kho. Các chương trình khuyến mãi như mã giảm giá, giảm giá theo chiến dịch marketing cũng cần được hạch toán rõ ràng. Với mã giảm giá do doanh nghiệp tự chịu chi phí, khoản này được ghi nhận là chi phí bán hàng. Nếu sàn TMĐT tài trợ thì không ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. Việc này yêu cầu hệ thống kế toán linh hoạt và khả năng kết nối dữ liệu bán hàng tự động để giảm sai sót.

Hạch toán chi phí marketing, vận chuyển

Chi phí marketing trong thương mại điện tử rất đa dạng: chạy quảng cáo Google, Facebook Ads, thuê KOL/Influencer, phí affiliate, email marketing… Kế toán cần phân loại đúng mục đích chi phí để hạch toán chính xác theo khoản mục chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí vận chuyển (shipping) cũng là một phần đáng kể trong hoạt động kinh doanh. Tuỳ vào ai là người chịu phí (bên bán hay khách hàng), kế toán cần xác định chi phí thực tế để hạch toán đúng. Đồng thời, cần theo dõi chi phí phát sinh thêm như phí hoàn hàng, lưu kho, bảo hiểm hàng hóa để tổng hợp đầy đủ chi phí logistics.

Dịch vụ kế toán thương mại điện tử bao gồm những gì?

Trong thời đại số hóa, thương mại điện tử (TMĐT) đang phát triển mạnh mẽ, kéo theo đó là nhu cầu về dịch vụ kế toán chuyên biệt cho loại hình kinh doanh này. Dịch vụ kế toán thương mại điện tử không chỉ đơn thuần là ghi sổ, mà còn cần khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, phát sinh liên tục và phức tạp. Vậy cụ thể, dịch vụ kế toán TMĐT bao gồm những gì?

Thu thập – xử lý – phân tích số liệu đơn hàng

Một trong những phần việc quan trọng nhất là thu thập và xử lý số liệu từ các nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, hoặc từ các website thương mại điện tử riêng. Kế toán sẽ hỗ trợ tổng hợp đơn hàng, phân loại doanh thu theo kênh, sản phẩm và thời gian. Ngoài ra, còn phải kiểm soát phí sàn, chiết khấu, mã giảm giá, hoàn hàng và các giao dịch thanh toán điện tử. Việc phân tích số liệu giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bán hàng, kiểm soát tồn kho, và lên kế hoạch kinh doanh hợp lý.

Kê khai và nộp thuế định kỳ

Doanh nghiệp TMĐT thường phát sinh nhiều giao dịch, đòi hỏi việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải chính xác, kịp thời. Dịch vụ kế toán sẽ thay mặt doanh nghiệp lập tờ khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý, theo dõi số thuế phải nộp và đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn. Đồng thời, kế toán TMĐT cũng hỗ trợ đối chiếu doanh thu giữa báo cáo bán hàng và dữ liệu thuế, tránh sai sót hoặc bị truy thu.

Lập báo cáo tài chính và dòng tiền

Cuối năm, doanh nghiệp TMĐT cần lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Dịch vụ kế toán sẽ thực hiện cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh online, việc lập báo cáo dòng tiền rõ ràng có ý nghĩa quan trọng để biết được nguồn tiền đến từ đâu, chi vào những khoản nào, từ đó kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Đây cũng là tài liệu cần thiết để vay vốn, gọi đầu tư hoặc làm việc với cơ quan thuế.

Quy trình triển khai dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp TMĐT

Tiếp nhận dữ liệu từ sàn và nền tảng TMĐT

Bước đầu tiên trong quy trình kế toán cho doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT) là tiếp nhận dữ liệu từ các sàn giao dịch như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop hoặc từ website bán hàng riêng. Các dữ liệu thường bao gồm đơn hàng, doanh thu, chiết khấu, phí vận chuyển, hoàn hàng, và các khoản phí dịch vụ. Việc này đòi hỏi phần mềm kế toán tích hợp tốt với các nền tảng để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, chính xác và kịp thời. Đồng thời, doanh nghiệp cần cung cấp thêm các hóa đơn đầu vào và chứng từ chi phí khác để hoàn thiện bộ hồ sơ kế toán hàng tháng.

Phân loại và xử lý theo từng loại đơn hàng

Sau khi tiếp nhận, dữ liệu được phân loại theo các nhóm: đơn hàng thành công, đơn bị hoàn trả, đơn giao thất bại, đơn COD chờ thanh toán… Việc phân loại đúng giúp xử lý chính xác doanh thu thực tế, công nợ phải thu từ sàn và cả chi phí liên quan như phí vận chuyển, phí hoàn hàng. Với đơn hàng quốc tế hoặc đơn sử dụng mã giảm giá, kế toán cũng cần có phương pháp hạch toán riêng biệt, đảm bảo đúng quy định thuế và chuẩn mực kế toán hiện hành. Đây là bước then chốt giúp doanh nghiệp TMĐT tránh sai sót khi lập báo cáo tài chính và kê khai thuế.

Báo cáo, đối soát, tư vấn tối ưu

Cuối cùng, dịch vụ kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính, bảng kê doanh thu – chi phí – lãi lỗ, báo cáo đối soát với sàn, báo cáo công nợ chi tiết. Ngoài ra, doanh nghiệp còn được tư vấn tối ưu hóa chi phí, xử lý các khoản thuế GTGT, TNCN, TNDN đúng hạn và hợp lý. Với đặc thù của ngành TMĐT là dòng tiền nhiều chiều và biến động, việc đối soát thường xuyên và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn mà còn tránh được các rủi ro phạt thuế, mất dữ liệu hay thất thoát lợi nhuận trong quá trình vận hành.

Những lỗi kế toán thường gặp trong doanh nghiệp TMĐT

Không đối chiếu được doanh thu thực tế

Một trong những lỗi phổ biến nhất trong kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT) là không đối chiếu được doanh thu thực tế giữa các nền tảng bán hàng và sổ sách kế toán. Nhiều doanh nghiệp sử dụng nhiều kênh bán hàng cùng lúc như Shopee, Lazada, Tiki, website riêng, Facebook,… nhưng lại không có hệ thống tổng hợp doanh thu chính xác. Việc không đối chiếu thường xuyên dễ dẫn đến sai lệch lớn, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm tra, đối chiếu doanh thu định kỳ và sử dụng phần mềm kế toán tương thích với hệ thống TMĐT để giảm rủi ro.

Thiếu hóa đơn, chứng từ giao dịch điện tử

Doanh nghiệp TMĐT thường phát sinh nhiều giao dịch qua ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng hoặc thanh toán qua cổng trung gian như Momo, ZaloPay, PayPal,… Tuy nhiên, nhiều giao dịch lại không kèm theo hóa đơn điện tử hợp lệ hoặc chứng từ kế toán đầy đủ, khiến việc hạch toán và kê khai thuế trở nên khó khăn. Đây là lỗi kế toán dễ gặp và có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Để khắc phục, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình lưu trữ chứng từ điện tử rõ ràng, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ thanh toán cung cấp hóa đơn hợp lệ.

Kê khai sai thời điểm hoặc loại thuế

Do đặc thù hoạt động liên quan đến nhiều thời điểm ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp TMĐT dễ gặp lỗi kê khai sai thời điểm nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Ngoài ra, một số doanh nghiệp nhầm lẫn giữa việc áp dụng thuế suất ưu đãi hoặc miễn giảm không đúng đối tượng. Sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế mà còn kéo theo hệ quả pháp lý. Cần có kế toán chuyên môn cao hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo kê khai đúng thời điểm và đúng loại thuế theo quy định.

Bảng giá dịch vụ kế toán TMĐT mới nhất năm 2025

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ

Chi phí dịch vụ kế toán cho sàn thương mại điện tử (TMĐT) không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể. Một trong những yếu tố quan trọng nhất là quy mô doanh nghiệp, bao gồm số lượng đơn hàng, doanh thu và số lượng nền tảng TMĐT mà doanh nghiệp đang kinh doanh (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop…). Ngoài ra, mức độ phức tạp của nghiệp vụ kế toán – như xuất hóa đơn điện tử, kê khai thuế GTGT, tính giá vốn, đối chiếu công nợ – cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí.

Tần suất báo cáo kế toán cũng là yếu tố quan trọng: nếu doanh nghiệp cần báo cáo hàng tuần hoặc báo cáo theo yêu cầu riêng, giá dịch vụ sẽ cao hơn so với báo cáo theo tháng hoặc quý. Cuối cùng, dịch vụ đi kèm như hỗ trợ hoàn thuế, tư vấn thuế cuối năm, quyết toán thuế TNCN hay TNDN cũng là những yếu tố khiến mức giá thay đổi đáng kể.

Mức giá tham khảo theo quy mô và tần suất đơn hàng

Dưới đây là bảng giá tham khảo năm 2025 dành cho các doanh nghiệp kinh doanh TMĐT:

Doanh nghiệp nhỏ (dưới 300 đơn/tháng): 1.500.000 – 2.500.000 VNĐ/tháng

Doanh nghiệp vừa (300–1.000 đơn/tháng): 2.500.000 – 4.500.000 VNĐ/tháng

Doanh nghiệp lớn (trên 1.000 đơn/tháng): từ 5.000.000 VNĐ/tháng trở lên

Nếu doanh nghiệp hoạt động trên nhiều sàn cùng lúc, cần đối chiếu doanh thu và công nợ phức tạp, mức phí có thể cao hơn 10–30% so với bảng giá chuẩn. Những mức giá trên thường đã bao gồm kê khai thuế GTGT, TNCN và báo cáo tài chính định kỳ.

Kinh nghiệm chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán TMĐT uy tín

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử (TMĐT), bạn nên dựa trên một số tiêu chí quan trọng như kinh nghiệm thực tế, chuyên môn về kế toán thuế cho các sàn TMĐT, và khả năng am hiểu các nền tảng công nghệ liên quan. Một đơn vị uy tín thường có đội ngũ chuyên viên có chứng chỉ hành nghề, từng xử lý hồ sơ thuế cho các shop kinh doanh online hoặc doanh nghiệp bán hàng đa kênh. Ngoài ra, việc công khai bảng giá, quy trình làm việc minh bạch và khả năng tư vấn chuyên sâu là những yếu tố không nên bỏ qua.

Lưu ý khi ký hợp đồng dịch vụ kế toán

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần đọc kỹ các điều khoản liên quan đến phạm vi công việc, thời hạn cung cấp dịch vụ, cam kết bảo mật dữ liệu và trách nhiệm khi xảy ra sai sót về thuế. Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp hạn chế tối đa tranh chấp về sau. Ngoài ra, bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp liệt kê chi tiết các công việc sẽ thực hiện hàng tháng, hàng quý và hàng năm để tiện theo dõi. Trong trường hợp có phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng, cần làm rõ chi phí bổ sung để tránh bất đồng.

Tích hợp phần mềm, API với sàn TMĐT

Một đơn vị kế toán chuyên nghiệp nên có khả năng tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán và API từ các sàn như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop… Việc tích hợp này giúp tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu doanh thu, chi phí, đơn hàng và xuất hóa đơn, giảm thiểu rủi ro nhập sai thông tin. Bạn nên ưu tiên chọn các đơn vị đã có kinh nghiệm kết nối hệ thống, hỗ trợ đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong hạch toán.

Dịch vụ kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử không chỉ là công cụ ghi nhận số liệu mà còn là người bạn đồng hành quan trọng trong hành trình phát triển của doanh nghiệp số. Khi thị trường online ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa dòng tiền, kiểm soát lợi nhuận theo từng nền tảng bán hàng và tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý là yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và mở rộng. Dịch vụ kế toán chuyên biệt giúp doanh nghiệp TMĐT ghi nhận chính xác doanh thu đa kênh, quản lý tồn kho, xử lý chi phí marketing, vận chuyển, trả hàng và các chiết khấu phức tạp từ sàn thương mại điện tử. Quan trọng hơn, đội ngũ kế toán am hiểu lĩnh vực TMĐT còn hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế đúng quy định, giảm rủi ro bị xử phạt và truy thu thuế, đồng thời giúp chuẩn hóa báo cáo tài chính phục vụ gọi vốn hoặc hợp tác với ngân hàng. Đối với các startup thương mại điện tử, đây chính là “đòn bẩy” tài chính giúp doanh nghiệp sớm vượt qua giai đoạn khởi nghiệp và bước vào giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ. Với các doanh nghiệp lớn, dịch vụ kế toán TMĐT còn giúp tự động hóa phần lớn quy trình kế toán – thuế, giảm gánh nặng vận hành và tối ưu chi phí nhân sự. Trong thời đại số hóa toàn diện, việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán phù hợp với đặc thù thương mại điện tử là một quyết định mang tính chiến lược. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro mà còn xây dựng được nền tảng quản trị tài chính chuyên nghiệp, góp phần nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường.