Dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH bắt buộc – Đúng luật, tiết kiệm thời gian

Từ ngày 1/7/2025, quy định mới về BHXH bắt buộc chính thức có hiệu lực, mở rộng phạm vi đối tượng tham gia. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là hộ kinh doanh, startup hoặc đơn vị mới thành lập vẫn gặp lúng túng khi xác định ai phải đóng, thủ tục ra sao và trách nhiệm thế nào. Nếu không thực hiện đúng, không chỉ mất quyền lợi cho người lao động mà còn đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính. Lúc này, lựa chọn dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH bắt buộc trọn gói là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, yên tâm vận hành.

BHXH bắt buộc là gì? Doanh nghiệp cần hiểu rõ

Quy định tại Luật BHXH sửa đổi 2024

Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc là hình thức bảo hiểm do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia. Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH sửa đổi 2024 chính thức có hiệu lực, với nhiều nội dung mở rộng đối tượng tham gia và tăng cường trách nhiệm doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ quy định mới là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động.

Những ai bắt buộc phải tham gia BHXH từ 1/7/2025?

Từ thời điểm 1/7/2025, những ai bắt buộc phải tham gia BHXH từ 1/7/2025 bao gồm:

• Người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên
• Người làm việc tại HTX, tổ chức xã hội có thu nhập cố định
• Cộng tác viên, freelancer làm việc thường xuyên
• Chủ hộ kinh doanh có thuê lao động
• Người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương

Với quy định mới, phạm vi điều chỉnh được mở rộng đáng kể, đặc biệt chú trọng nhóm lao động phi chính thức, giúp tăng tính bao phủ và minh bạch hệ thống an sinh xã hội.

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh sử dụng lao động bắt buộc phải:

• Tham gia BHXH đúng thời hạn ngay khi ký HĐLĐ
• Kê khai đầy đủ thông tin người lao động
• Thực hiện báo tăng, giảm lao động kịp thời
• Trích nộp đúng tỷ lệ quy định hàng tháng

Việc tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và ổn định.

Rủi ro khi không đăng ký BHXH bắt buộc đúng hạn

Mức phạt hành chính theo quy định mới

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp trốn đóng, chậm đóng hoặc không tham gia BHXH cho người lao động có thể bị xử phạt từ 20 triệu đến 75 triệu đồng. Đặc biệt, hành vi tổ chức trốn đóng còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Truy thu và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động

Khi phát hiện vi phạm, cơ quan BHXH sẽ truy thu toàn bộ số tiền chưa đóng kèm theo lãi suất chậm nộp. Điều này không chỉ làm tăng chi phí bất ngờ cho doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ bảo hiểm của người lao động như: ốm đau, thai sản, nghỉ hưu, tử tuất…

Doanh nghiệp bị mất uy tín và gặp khó khăn khi kiểm tra, đấu thầu

Việc không tham gia BHXH đúng quy định có thể bị đưa vào danh sách vi phạm hành chính, làm mất uy tín doanh nghiệp khi tham gia các hoạt động đấu thầu, hoặc khi bị thanh kiểm tra bởi các cơ quan chức năng.

Để hạn chế tối đa rủi ro này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH bắt buộc từ các đơn vị pháp lý uy tín như Gia Minh.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH bắt buộc – Lợi ích vượt trội

Tư vấn đúng đối tượng, không đóng sai – thiếu

Việc xác định sai nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối về pháp lý hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Khi sử dụng dịch vụ tại Gia Minh, bạn sẽ được tư vấn chính xác dựa trên từ 1/7/2025, cần chuẩn bị hồ sơ BHXH cho đúng nhóm đối tượng, đảm bảo đúng quy định hiện hành.

Kê khai đúng mẫu, đúng thời hạn theo yêu cầu cơ quan BHXH

Dịch vụ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp kê khai toàn bộ thông tin theo đúng biểu mẫu mới nhất của cơ quan BHXH. Mọi dữ liệu được đối chiếu kỹ lưỡng, hạn chế tối đa rủi ro sai sót, tránh phải nộp lại hoặc bị xử lý hành chính do khai không đúng thời hạn.

Hỗ trợ báo tăng – giảm lao động, chốt sổ, kê khai ban đầu

Gia Minh hỗ trợ trọn gói toàn bộ quy trình liên quan đến BHXH bắt buộc: từ báo tăng lao động mới, giảm lao động nghỉ việc đến chốt sổ BHXH. Dịch vụ còn bao gồm kê khai ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa từng tham gia BHXH trước đó.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký BHXH bắt buộc lần đầu

Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS), danh sách lao động (Mẫu D02-TS)

Đây là hai loại biểu mẫu quan trọng đầu tiên cần hoàn thiện khi doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu. Mẫu TK3-TS thể hiện thông tin tổ chức sử dụng lao động, trong khi mẫu D02-TS liệt kê chi tiết danh sách lao động tham gia.

Việc kê khai chính xác giúp cơ quan BHXH dễ dàng tiếp nhận và xử lý hồ sơ nhanh chóng.

CMND/CCCD, hợp đồng lao động

Mỗi người lao động tham gia BHXH bắt buộc cần cung cấp CMND/CCCD còn hiệu lực và hợp đồng lao động hợp lệ (từ 1 tháng trở lên). Đây là căn cứ để xác định đúng nhóm đối tượng theo quy định từ 1/7/2025, cần chuẩn bị hồ sơ BHXH cho đúng nhóm đối tượng.

Đối với doanh nghiệp mới, việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp tránh phải sửa đổi, bổ sung mất thời gian.

Quy trình sử dụng dịch vụ tại công ty TNHH Tư vấn Gia Minh

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và xác minh đối tượng tham gia

Ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu, đội ngũ Gia Minh sẽ rà soát hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng lao động và phân loại nhóm đối tượng có nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc theo đúng quy định mới từ Luật BHXH 2025.

Bước 2: Thực hiện kê khai, nộp hồ sơ điện tử

Gia Minh sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị toàn bộ biểu mẫu cần thiết như TK3-TS, D02-TS và kê khai thông tin người lao động lên hệ thống BHXH điện tử, đảm bảo nộp đúng mẫu, đúng hạn và đúng chuẩn định dạng quy định.

Bước 3: Theo dõi và đại diện làm việc với cơ quan BHXH

Chúng tôi sẽ theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, cập nhật tình trạng, xử lý phát sinh nếu có và đại diện làm việc trực tiếp với BHXH quận/huyện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình giao dịch hành chính.

Những nhóm doanh nghiệp dễ sai khi đăng ký BHXH

Startup sử dụng freelancer

Các công ty khởi nghiệp thường thuê freelancer làm việc thường xuyên nhưng không ký hợp đồng. Theo quy định mới từ 1/7/2025, đây có thể là nhóm bắt buộc phải đóng BHXH nếu đáp ứng điều kiện về thời gian và tính chất công việc.

Hộ kinh doanh thuê người không có hợp đồng

Hộ kinh doanh cá thể thường thuê người làm nhưng không ký hợp đồng lao động bằng văn bản. Điều này dễ dẫn đến việc không khai báo BHXH đúng quy định, tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt từ 1/7/2025 nếu bị kiểm tra.

Công ty dịch vụ thuê ngoài nhân sự

Doanh nghiệp thuê người từ các đơn vị outsourcing nhưng không kiểm tra kỹ điều khoản BHXH. Trường hợp không phân định rõ trách nhiệm bên nào đóng BHXH sẽ khiến cả hai bên dễ bị truy thu hoặc xử phạt khi có thanh kiểm tra.

Có thể tra cứu BHXH doanh nghiệp ở đâu?

Tra cứu trên Cổng BHXH, app VssID

Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin tham gia BHXH của đơn vị mình thông qua Cổng Thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc ứng dụng VssID. Cổng này cung cấp dữ liệu về số lượng lao động đang đóng, mức đóng và tình trạng kê khai hàng tháng.

Việc tra cứu thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nghĩa vụ đóng và phát hiện sai lệch kịp thời.

Cảnh báo lỗi thường gặp

Nhiều doanh nghiệp khi tra cứu gặp lỗi như: thông tin lao động không đồng bộ, dữ liệu thiếu do chưa báo tăng đúng quy định, hoặc tài khoản chưa được cấp quyền tra cứu đầy đủ. Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH bắt buộc sẽ giúp bạn khắc phục các lỗi này ngay từ đầu.

Năm 2025 có gì mới trong chính sách BHXH bắt buộc?

Mở rộng đối tượng bắt buộc

Luật BHXH sửa đổi 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 đã mở rộng đáng kể đối tượng bắt buộc tham gia BHXH. Ngoài người lao động có HĐLĐ từ 1 tháng, còn có các nhóm như: cộng tác viên thường xuyên, chủ hộ kinh doanh có thuê lao động, quản lý doanh nghiệp không hưởng lương…

📌 Xem chi tiết tại bài: Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc 2025

Thay đổi quy trình kê khai và xử lý vi phạm

Thủ tục kê khai tham gia BHXH và quy trình xử lý vi phạm cũng được cập nhật theo hướng chặt chẽ hơn, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đúng biểu mẫu, thời hạn và báo cáo tăng/giảm kịp thời. Những doanh nghiệp vi phạm sẽ bị xử phạt từ 20 đến 75 triệu đồng, truy thu cả gốc lẫn lãi suất.

So sánh tự đăng ký và thuê dịch vụ BHXH bắt buộc

Ưu – nhược điểm từng phương án

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập thường băn khoăn giữa việc tự thực hiện thủ tục BHXH và thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Tự làm giúp tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi kiến thức pháp lý, phần mềm kê khai và thời gian tìm hiểu biểu mẫu, quy trình.

Trong khi đó, thuê dịch vụ kế toán – pháp lý sẽ đảm bảo hồ sơ được thực hiện đúng từ đầu, tránh phát sinh vi phạm, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót đáng tiếc.

Rủi ro khi tự kê khai sai thông tin

Nếu doanh nghiệp kê khai sai mẫu hoặc bỏ sót người lao động thuộc diện bắt buộc, hậu quả có thể là bị truy thu BHXH kèm lãi suất và phạt hành chính từ 20 – 75 triệu đồng. Ngoài ra, sai lệch thông tin có thể khiến người lao động không được hưởng quyền lợi đúng khi nghỉ việc, thai sản, ốm đau…

Tiết kiệm thời gian & an toàn pháp lý khi dùng dịch vụ

Thuê dịch vụ đăng ký BHXH giúp doanh nghiệp tập trung vận hành, đồng thời yên tâm về mặt pháp lý. Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp kê khai, nộp hồ sơ, báo tăng giảm và xử lý phát sinh nếu có. Đặc biệt, với dịch vụ của Gia Minh, mọi thủ tục đều được tối ưu và hoàn tất nhanh chóng.

Vì sao nên chọn Gia Minh làm đơn vị hỗ trợ đăng ký BHXH?

Hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp

Công ty TNHH TM-DV Tư vấn Gia Minh đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương… trong việc kê khai và hoàn tất thủ tục bảo hiểm xã hội. Với hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế, Gia Minh nắm rõ mọi quy trình, biểu mẫu và các điểm cần lưu ý để tránh lỗi sai phổ biến.

Cam kết đúng luật – đúng thời hạn – chi phí minh bạch

Gia Minh cam kết toàn bộ thủ tục được thực hiện theo Luật BHXH sửa đổi 2024 và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Quá trình triển khai rõ ràng, minh bạch về chi phí và thời hạn, giúp doanh nghiệp không phải lo về phát sinh hay chậm trễ.

Hỗ trợ lâu dài trong suốt quá trình vận hành BHXH

Không chỉ dừng ở việc đăng ký lần đầu, Gia Minh còn đồng hành trong quá trình báo tăng – giảm lao động, giải trình khi có thanh kiểm tra BHXH, hỗ trợ làm hồ sơ chế độ cho người lao động. Sự đồng hành lâu dài giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung phát triển kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Việc đăng ký BHXH bắt buộc không còn là lựa chọn, mà là trách nhiệm pháp lý và đạo đức của doanh nghiệp đối với người lao động. Tuy nhiên, để tránh những sai sót, trễ hạn hoặc xử phạt không đáng có, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH bắt buộc từ đơn vị chuyên nghiệp như Gia Minh sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và yên tâm vận hành. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và triển khai thủ tục một cách trọn gói, nhanh chóng.