Dịch thuật công chứng hợp đồng bảo mật NDA – đúng chuyên ngành, chuẩn pháp lý

Dịch thuật công chứng hợp đồng bảo mật NDA – đúng chuyên ngành là nhu cầu thiết yếu trong các giao dịch quốc tế, nhất là khi thông tin, dữ liệu nhạy cảm cần được bảo mật chặt chẽ. Không giống các văn bản thông thường, hợp đồng NDA chứa các thuật ngữ pháp lý phức tạp, đòi hỏi người dịch không chỉ giỏi ngoại ngữ mà còn am hiểu chuyên ngành, đặc biệt là pháp luật doanh nghiệp, sở hữu trí tuệ, công nghệ hoặc nghiên cứu. Vậy tại sao cần dịch thuật và công chứng hợp đồng NDA đúng chuyên ngành? Quy trình ra sao? Ai đủ điều kiện thực hiện? Bài viết sau sẽ giải đáp chi tiết.

Tổng quan về hợp đồng bảo mật NDA

NDA là gì? Phân biệt với các loại hợp đồng bảo mật khác

Hợp đồng bảo mật (NDA – Non-Disclosure Agreement) là văn bản pháp lý được ký kết giữa hai hoặc nhiều bên nhằm ràng buộc nghĩa vụ giữ bí mật thông tin trong suốt quá trình hợp tác. NDA giúp bảo vệ những dữ liệu quan trọng như: công nghệ, quy trình sản xuất, chiến lược kinh doanh, dữ liệu khách hàng, tài liệu nội bộ…

So sánh với các loại hợp đồng khác:

NDA khác với hợp đồng lao động, vì nó không điều chỉnh tiền lương hay nghĩa vụ làm việc.

Khác với hợp đồng hợp tác, vì NDA không mang tính chất thương mại hay lợi nhuận, mà chỉ ràng buộc trách nhiệm bảo mật.

Một số hợp đồng lớn như hợp đồng chuyển nhượng công nghệ, hợp tác R&D thường đính kèm NDA như một phụ lục pháp lý bắt buộc.

NDA có thể đứng độc lập hoặc tích hợp trong các hợp đồng chính.

Xem thêm: Dịch thuật công chứng hồ sơ năng lực

Tầm quan trọng của NDA trong các lĩnh vực: công nghệ, đầu tư, sản xuất, R&D

Trong thời đại số hóa và toàn cầu hóa, thông tin trở thành tài sản cốt lõi. Do đó, NDA giữ vai trò đặc biệt trong các lĩnh vực:

Công nghệ thông tin (IT): Bảo vệ mã nguồn, thuật toán, quy trình phát triển phần mềm

Đầu tư – tài chính: Ngăn rò rỉ chiến lược gọi vốn, thông tin M&A, phân tích dòng tiền

Sản xuất – chế tạo: Bảo vệ bí quyết công nghệ, công thức sản phẩm, bản vẽ kỹ thuật

R&D – nghiên cứu phát triển: Giữ kín kết quả thử nghiệm, nghiên cứu mới, dữ liệu thị trường

Không có NDA, thông tin có thể bị lộ ra ngoài và gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Các loại NDA phổ biến: đơn phương – hai bên – đa bên

Có 3 loại NDA phổ biến:

NDA đơn phương (Unilateral NDA):

Một bên tiết lộ thông tin, bên còn lại cam kết giữ bí mật.

Thường áp dụng khi tuyển dụng, phỏng vấn hoặc trình bày dự án cho nhà đầu tư.

NDA hai bên (Mutual NDA):

Cả hai bên cùng chia sẻ thông tin và cam kết bảo mật lẫn nhau.

Thường dùng trong hợp tác kinh doanh, liên doanh, R&D hoặc đàm phán dự án.

NDA đa bên (Multilateral NDA):

Áp dụng khi có từ 3 bên trở lên tham gia thỏa thuận.

Thường sử dụng trong các dự án quốc tế, đấu thầu nhiều bên, liên minh công nghệ.

Tùy vào mục đích sử dụng và tính chất thông tin mà doanh nghiệp lựa chọn loại NDA phù hợp.

Xem thêm: Dịch thuật công chứng tài liệu quảng cáo, chiến lược truyền thông

Tại sao cần dịch thuật công chứng hợp đồng bảo mật NDA – đúng chuyên ngành

Đảm bảo giá trị pháp lý khi nộp cho cơ quan nhà nước

Đối với các hoạt động pháp lý như:

Xin cấp phép đầu tư

Nộp hồ sơ đấu thầu quốc tế

Đăng ký sở hữu trí tuệ có liên quan đến NDA

…các cơ quan Việt Nam hoặc nước ngoài chỉ chấp nhận bản dịch đã công chứng. Nếu bản NDA không được dịch đúng ngôn ngữ chuyên ngành hoặc thiếu công chứng, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc đánh giá thiếu chuyên nghiệp.

Tránh sai lệch ngôn ngữ dẫn đến hiểu nhầm nội dung

Các thuật ngữ trong NDA như:

Disclosing Party, Receiving Party

Confidential Information, Disclosure, Term, Survival Clause…

…đều có giá trị pháp lý cao. Việc dịch sai hoặc không nhất quán có thể gây hiểu nhầm, dẫn đến:

Vi phạm hợp đồng

Tranh chấp thương mại

Hợp đồng bị tuyên vô hiệu khi xét xử

Do đó, cần có biên dịch viên am hiểu luật hợp đồng, ngôn ngữ pháp lý, và ngữ cảnh thực tế.

Bắt buộc trong các hồ sơ chuyển nhượng, đấu thầu, đầu tư nước ngoài

NDA thường là một phần trong bộ hồ sơ pháp lý của các hoạt động như:

Chuyển nhượng công nghệ, mua bán tài sản trí tuệ

Đấu thầu dự án ODA, EPC, PPP

Thành lập công ty liên doanh, hoặc M&A xuyên quốc gia

Trong các trường hợp này, cơ quan thẩm định, nhà đầu tư hoặc tổ chức quốc tế đều yêu cầu bản dịch công chứng của NDA để:

Hiểu đúng nghĩa vụ pháp lý

Đảm bảo tuân thủ quy định sở tại

Sử dụng làm chứng cứ nếu phát sinh tranh chấp

Những thuật ngữ thường gặp trong hợp đồng NDA và cách dịch đúng

Confidential Information, Disclosing Party, Receiving Party

Trong hợp đồng NDA (Non-Disclosure Agreement – Thỏa thuận bảo mật), đây là nhóm thuật ngữ xuất hiện xuyên suốt văn bản:

Confidential Information: Thông tin mật – chỉ tất cả dữ liệu, tài liệu, phát minh, công nghệ, mẫu thử, kế hoạch kinh doanh, tài chính… được bên tiết lộ cung cấp.

Disclosing Party: Bên tiết lộ – là cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin mật.

Receiving Party: Bên nhận – là người/cơ quan có trách nhiệm giữ bí mật thông tin nhận được, không tiết lộ ra ngoài nếu không có sự đồng ý bằng văn bản.

Khi dịch các thuật ngữ này, cần tuyệt đối tránh nhầm lẫn chủ thể, đặc biệt trong các điều khoản quy định quyền và nghĩa vụ.

Termination, Injunctive Relief, Governing Law

Termination: Chấm dứt – đề cập đến việc kết thúc hiệu lực của hợp đồng NDA, có thể do hết thời hạn, thỏa thuận hai bên, hoặc vi phạm điều khoản.

Injunctive Relief: Biện pháp khẩn cấp ngăn chặn – là quyền của bên bị vi phạm có thể yêu cầu tòa án ngăn bên kia tiếp tục tiết lộ, sử dụng trái phép thông tin. Đây là thuật ngữ pháp lý chuyên sâu, thường bị dịch sai hoặc thiếu rõ ràng.

Governing Law: Luật áp dụng – chỉ hệ thống pháp luật mà hợp đồng chịu sự điều chỉnh, có thể là luật Việt Nam hoặc luật quốc tế (ví dụ: luật bang California – Hoa Kỳ).

Cách dịch chuẩn ngữ pháp và văn phong pháp lý

Hợp đồng NDA mang tính pháp lý cao, vì vậy khi dịch cần đảm bảo:

Chính xác về ngữ nghĩa: Không được thêm/bớt nội dung, giữ nguyên cấu trúc câu pháp lý, đặc biệt là câu điều kiện, loại trừ trách nhiệm, chế tài.

Văn phong trang trọng, khách quan: Tránh dùng từ cảm tính, thông tục. Thay vào đó, ưu tiên dùng văn bản pháp lý phổ biến như “có trách nhiệm”, “phải đảm bảo”, “trừ khi có quy định khác”.

Nhất quán thuật ngữ: Ví dụ “Confidential Information” phải được giữ cố định suốt văn bản là “Thông tin mật”, không thay đổi sang “Thông tin bảo mật” hay “Nội dung bí mật” ở các đoạn khác.

Quy trình dịch thuật công chứng hợp đồng NDA – đúng chuyên ngành

Tiếp nhận tài liệu và phân tích nội dung pháp lý

Bước đầu tiên, đơn vị dịch thuật sẽ tiếp nhận hợp đồng NDA ở dạng bản giấy hoặc file điện tử. Sau đó, chuyên viên kiểm tra độ đầy đủ, tính hợp pháp của bản gốc và xác định phạm vi pháp lý: NDA song phương/hai chiều, NDA trong lĩnh vực công nghệ, sản xuất hay đầu tư…

Dịch thuật bởi chuyên viên có kiến thức pháp luật

Việc dịch NDA không nên giao cho người không có kiến thức chuyên ngành. Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ phân công biên dịch viên đã qua đào tạo luật, có kinh nghiệm với hợp đồng tiếng Anh – Việt, hoặc các ngôn ngữ chuyên sâu khác như Nhật, Đức, Trung Quốc…

Hiệu đính, trình bày và chuẩn hóa ngữ cảnh

Sau khi dịch, nội dung cần được hiệu đính kỹ lưỡng:

Kiểm tra tính logic và nhất quán giữa các điều khoản

So sánh bản dịch với bản gốc để đảm bảo không thiếu mục nào

Trình bày đúng định dạng pháp lý (căn lề, đánh số điều khoản, giữ nguyên phụ lục, biểu mẫu nếu có)

Công chứng tại Phòng công chứng có thẩm quyền

Cuối cùng, bản dịch hoàn chỉnh được đưa đến phòng công chứng nhà nước hoặc tổ chức hành nghề công chứng:

Dịch viên ký xác nhận bản dịch đúng với bản gốc

Công chứng viên xác nhận chữ ký dịch viên và tính pháp lý của bản dịch

Bản công chứng được đóng dấu và có giá trị pháp lý khi nộp cho đối tác, cơ quan chức năng hoặc làm chứng cứ pháp lý.

Những lỗi thường gặp khi dịch hợp đồng NDA và cách tránh

Dịch sai thuật ngữ kỹ thuật

Hợp đồng NDA (Non-Disclosure Agreement – Thỏa thuận bảo mật) thường chứa nhiều thuật ngữ chuyên ngành như “confidential information”, “third party”, “non-compete”, “intellectual property rights”… Việc dịch sai hoặc không chính xác các thuật ngữ này có thể dẫn đến hiểu lầm, ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của hợp đồng. Để tránh lỗi này, cần sử dụng đội ngũ biên dịch chuyên ngành pháp lý và có kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể của hợp đồng như IT, y tế, sản xuất, công nghệ…

Thiếu điều khoản do không hiểu văn bản gốc

Một số bản dịch thiếu sót nội dung do người dịch không hiểu rõ cấu trúc pháp lý hoặc văn bản gốc quá dài, nhiều điều khoản phức tạp. Điều này dẫn đến bản dịch bị rút gọn không đúng chỗ, thiếu điều khoản quan trọng về phạm vi bảo mật, thời hạn cam kết hay trách nhiệm pháp lý. Cách khắc phục là đọc hiểu tổng thể trước khi dịch, kết hợp kiểm tra chéo nội dung giữa bản gốc và bản dịch trước khi hoàn thiện.

Công chứng sai form – bị trả hồ sơ

Công chứng bản dịch hợp đồng NDA cần tuân thủ đúng quy định về hình thức, bao gồm dấu xác nhận của người dịch, chữ ký của công chứng viên và đóng dấu pháp lý tại phòng công chứng/tư pháp. Nếu bản dịch không có bố cục rõ ràng, thiếu chữ ký, hoặc công chứng ở nơi không đủ thẩm quyền, tài liệu có thể bị trả lại. Để tránh lỗi này, nên sử dụng dịch vụ trọn gói từ đơn vị có liên kết công chứng viên uy tín.

Lưu ý khi lựa chọn đơn vị dịch thuật hợp đồng NDA

Ưu tiên đơn vị có chuyên môn pháp lý – luật doanh nghiệp

Hợp đồng NDA liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý giữa các bên, vì vậy không thể chọn dịch vụ dịch thuật thông thường. Đơn vị được chọn nên có biên dịch viên từng học hoặc làm việc trong lĩnh vực pháp luật, hiểu rõ cấu trúc và logic của hợp đồng song ngữ để đảm bảo tính chính xác và chặt chẽ.

Cam kết bảo mật thông tin tài liệu

Nội dung NDA thường chứa thông tin mật của doanh nghiệp như sáng chế, mô hình kinh doanh, công nghệ, dữ liệu tài chính… Việc rò rỉ dữ liệu khi giao cho bên thứ ba dịch thuật sẽ làm mất giá trị hợp đồng và vi phạm chính NDA. Vì vậy, hãy chọn đơn vị có quy trình bảo mật nghiêm ngặt, ký thỏa thuận bảo mật song phương nếu cần.

Có khả năng xử lý gấp – song ngữ – đa ngành

Trong nhiều trường hợp, NDA cần được dịch và công chứng gấp để kịp ký kết dự án hoặc tham gia đấu thầu quốc tế. Một đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp cần có năng lực xử lý nhanh trong 24–48h, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như Anh, Nhật, Trung, Đức… và hiểu các lĩnh vực khác nhau như công nghệ, tài chính, sản xuất để đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng khách hàng.

Báo giá dịch thuật công chứng hợp đồng NDA – cập nhật mới nhất

Báo giá theo ngôn ngữ (Anh, Nhật, Hàn, Trung…)

Chi phí dịch thuật hợp đồng NDA (Non-Disclosure Agreement – Thỏa thuận bảo mật) phụ thuộc vào ngôn ngữ đích. Mức giá tham khảo:

Tiếng Anh: từ 90.000 – 130.000 VNĐ/trang A4

Tiếng Trung – Nhật – Hàn: từ 130.000 – 180.000 VNĐ/trang

Ngôn ngữ châu Âu khác: từ 180.000 – 250.000 VNĐ/trang

Đối với ngôn ngữ ít phổ biến hơn, đơn giá có thể điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể.

Báo giá theo số trang, độ khó chuyên ngành

Với hợp đồng NDA dài trên 10 trang hoặc có thuật ngữ pháp lý chuyên sâu, kỹ thuật cao, mức giá có thể tăng từ 10 – 20% để đảm bảo chất lượng dịch và hiệu chỉnh chuyên môn. Dịch vụ trọn gói bao gồm biên dịch – hiệu đính – trình bày chuẩn – công chứng giúp tiết kiệm chi phí tổng thể.

Phí công chứng, thời gian thực hiện

Phí công chứng thường dao động 30.000 – 50.000 VNĐ/trang, tùy nơi công chứng và số bản yêu cầu. Thời gian thực hiện:

Gói thường: 1 – 2 ngày làm việc

Gói gấp: Trong ngày (có phụ phí 20 – 30%)

Gia Minh cam kết báo giá rõ ràng – không phát sinh – giao đúng hẹn.

Câu hỏi thường gặp khi dịch thuật công chứng hợp đồng NDA

Bản sao công chứng có hiệu lực bao lâu?

Thông thường, bản dịch công chứng hợp đồng NDA có thời hạn hiệu lực từ 3 đến 6 tháng. Tuy nhiên, một số tổ chức nước ngoài hoặc cơ quan nhà nước có thể yêu cầu bản dịch công chứng trong vòng 1 – 3 tháng tính từ ngày ký. Bạn nên kiểm tra kỹ yêu cầu cụ thể trước khi nộp hồ sơ.

Có được nộp bản dịch tại nước ngoài không?

Bản dịch công chứng tại Việt Nam chỉ được chấp nhận tại nước ngoài nếu đi kèm với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự (tại Sở Ngoại vụ hoặc Đại sứ quán). Trong trường hợp hợp đồng NDA dùng cho đối tác quốc tế, nên thông báo trước với bên nhận để biết rõ yêu cầu pháp lý tại nước họ.

Hợp đồng viết tay có được dịch và công chứng?

Hợp đồng NDA viết tay vẫn có thể dịch và công chứng nếu có đầy đủ chữ ký các bên và nội dung rõ ràng, hợp pháp. Tuy nhiên, công chứng viên sẽ đánh giá tính hợp lệ trước khi xác nhận bản dịch. Nếu hợp đồng không có chữ ký, thiếu thông tin bên liên quan, thì sẽ bị từ chối công chứng.

Dịch thuật công chứng hợp đồng bảo mật NDA – đúng chuyên ngành không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật mà còn là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khi tham gia vào các hoạt động kinh doanh, nghiên cứu hay đầu tư. Việc lựa chọn đơn vị dịch thuật uy tín, am hiểu chuyên ngành là giải pháp tối ưu giúp bạn yên tâm khi ký kết, lưu hành hoặc nộp hồ sơ. Đừng để một lỗi nhỏ trong bản dịch phá hỏng cả dự án quan trọng của bạn – hãy để chuyên gia hỗ trợ!