Địa chỉ đăng ký công ty có cần hợp đồng thuê không?

Địa chỉ đăng ký công ty có cần hợp đồng thuê không là thắc mắc phổ biến mà nhiều cá nhân khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp mới thành lập thường đặt ra khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh. Trụ sở công ty không chỉ là nơi đại diện theo pháp luật mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế và các cơ quan chức năng quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở khi đăng ký thành lập công ty là bước bắt buộc và không thể lơ là.

Trong thực tế, có những doanh nghiệp sử dụng địa chỉ nhà riêng, văn phòng chia sẻ hoặc thuê từ bên thứ ba làm trụ sở kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi trường hợp lại có yêu cầu pháp lý khác nhau. Có bắt buộc phải có hợp đồng thuê nhà hay không? Những trường hợp nào có thể miễn? Bài viết này sẽ làm rõ tất cả những câu hỏi đó để bạn có thể chuẩn bị hồ sơ chính xác, hợp lệ và tránh bị trả hồ sơ khi đăng ký doanh nghiệp.

Khi nào cần hợp đồng thuê địa chỉ để đăng ký công ty?

Doanh nghiệp thuê nhà từ cá nhân hoặc pháp nhân

Trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng địa chỉ thuộc sở hữu của mình mà đi thuê từ một cá nhân hoặc tổ chức, thì hợp đồng thuê trụ sở là bắt buộc để làm hồ sơ đăng ký kinh doanh. Hợp đồng cần thể hiện rõ thời gian thuê, địa chỉ thuê, thông tin người cho thuê và người thuê, đồng thời có chữ ký, xác nhận của cả hai bên.

Đối với cá nhân cho thuê, cần đính kèm bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà (sổ đỏ) và CMND/CCCD của chủ nhà. Trong nhiều trường hợp, cơ quan đăng ký còn yêu cầu xác nhận quyền cho thuê nếu nhà thuộc sở hữu chung, chưa tách sổ.

Nếu doanh nghiệp thuê trụ sở từ một pháp nhân (công ty bất động sản, văn phòng cho thuê), cần có:

Hợp đồng thuê nhà hoặc biên bản ghi nhớ

Giấy phép kinh doanh của bên cho thuê

Giấy chứng nhận quyền sở hữu bất động sản

Việc có đầy đủ các giấy tờ này giúp doanh nghiệp chứng minh tính pháp lý và quyền sử dụng hợp lệ đối với địa điểm đăng ký kinh doanh.

Trường hợp thuê nhà người thân hoặc dùng văn phòng chia sẻ

Nếu doanh nghiệp thuê trụ sở từ người thân như cha mẹ, anh chị em, thì vẫn cần lập hợp đồng thuê hoặc văn bản cho mượn địa chỉ, tùy vào cách khai báo. Trong cả hai trường hợp, cần có:

Bản sao công chứng sổ đỏ

CMND/CCCD người cho thuê hoặc cho mượn

Giấy xác nhận mối quan hệ (nếu cần làm rõ)

Đối với văn phòng chia sẻ, hợp đồng sử dụng dịch vụ cần đính kèm giấy tờ xác minh quyền sử dụng của đơn vị cung cấp không gian, và đôi khi cần thêm hình ảnh địa điểm thực tế để tránh bị nghi ngờ là địa chỉ “ảo”. Các cơ quan đăng ký thường kiểm tra kỹ lưỡng những địa chỉ này, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, minh bạch.

Những trường hợp không cần hợp đồng thuê vẫn được đăng ký công ty

Dùng chính nhà thuộc sở hữu của thành viên công ty

Nếu doanh nghiệp đăng ký trụ sở tại chính căn nhà thuộc quyền sở hữu hợp pháp của một trong các thành viên sáng lập hoặc người đại diện theo pháp luật, thì không cần phải lập hợp đồng thuê. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần nộp:

Bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở

CMND/CCCD của người đứng tên trên sổ đỏ

Việc dùng nhà riêng để đăng ký công ty là hợp pháp nếu căn nhà đó không nằm trong danh sách cấm sử dụng để kinh doanh như nhà tập thể xuống cấp, nhà thuộc khu quy hoạch, hoặc căn hộ chung cư (nếu không có chức năng thương mại).

Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, cơ quan đăng ký có thể yêu cầu cung cấp văn bản cam kết về việc sử dụng nhà làm địa chỉ trụ sở để làm rõ tính hợp lệ và tránh tranh chấp sau này.

Dùng địa chỉ nhà người thân có văn bản xác nhận

Khi doanh nghiệp sử dụng địa chỉ nhà của người thân không trực tiếp góp vốn, thì có thể không cần hợp đồng thuê, nhưng phải có văn bản xác nhận cho mượn địa chỉ và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của người cho mượn. Hồ sơ cần bao gồm:

Văn bản đồng ý cho mượn địa chỉ (có chữ ký, ghi rõ thời gian sử dụng)

Bản sao công chứng sổ đỏ

Bản sao CMND/CCCD của người cho mượn

Trường hợp này thường áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể hoặc công ty TNHH một thành viên do cá nhân sở hữu. Tuy không bắt buộc lập hợp đồng thuê, nhưng hồ sơ cần thể hiện rõ sự đồng thuận và quyền sử dụng hợp pháp để cơ quan đăng ký doanh nghiệp chấp thuận hồ sơ.

Quy định pháp lý về địa chỉ công ty và hợp đồng thuê

Điều kiện để địa chỉ được chấp nhận hợp lệ

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải là địa điểm có thể xác định được rõ ràng gồm: số nhà, ngõ, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Ngoài ra, địa chỉ này phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc được sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.

Các điều kiện pháp lý cơ bản để địa chỉ được chấp nhận gồm:

– Không thuộc loại hình căn hộ chung cư để ở (trừ trường hợp officetel hoặc có quyết định cho phép sử dụng làm văn phòng)

– Không nằm trong khu đất quy hoạch treo, khu giải tỏa hoặc đất đang tranh chấp

– Không sử dụng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ mượn tạm không có hợp đồng hợp lệ

Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện còn yêu cầu địa chỉ phù hợp với phòng cháy chữa cháy, môi trường, giấy phép con…, do đó doanh nghiệp cần xem xét kỹ tính pháp lý và tính khả thi sử dụng địa chỉ trước khi nộp hồ sơ thành lập.

Hợp đồng thuê cần công chứng không?

Về mặt pháp lý, theo quy định của Luật Nhà ở, Luật Đất đai và các thông tư liên quan, hợp đồng thuê nhà – thuê địa điểm làm trụ sở công ty không bắt buộc phải công chứng, nếu một trong hai bên là tổ chức có đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, trong thực tiễn, một số sở kế hoạch và đầu tư tại địa phương vẫn yêu cầu nộp hợp đồng có công chứng/chứng thực nếu địa chỉ thuê là nhà ở cá nhân.

Cụ thể:

– Nếu thuê nhà/căn hộ cá nhân: nên công chứng hoặc chứng thực hợp đồng thuê và kèm theo giấy tờ nhà (Sổ hồng/Sổ đỏ) bản sao.

– Nếu thuê từ pháp nhân hoặc công ty bất động sản: có thể sử dụng hợp đồng dân sự có chữ ký, con dấu và bản sao công chứng giấy phép kinh doanh, giấy tờ nhà.

Ngoài ra, để tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm:

– Giấy tờ chứng minh người cho thuê là chủ sở hữu hoặc có quyền cho thuê

– Văn bản cam kết hỗ trợ đăng ký trụ sở

– Giấy xác nhận địa điểm kinh doanh (nếu là văn phòng chia sẻ hoặc tòa nhà nhiều công ty)

Tóm lại, mặc dù pháp luật không bắt buộc công chứng trong mọi trường hợp, nhưng việc công chứng hợp đồng thuê vẫn được khuyến khích để đảm bảo hồ sơ đăng ký kinh doanh được chấp nhận thuận lợi.

Những lỗi thường gặp về địa chỉ công ty khi đăng ký

Dùng địa chỉ không rõ ràng hoặc bị trùng

Một trong những lỗi phổ biến khi đăng ký doanh nghiệp là ghi địa chỉ không đủ rõ ràng, không đầy đủ cấp hành chính hoặc sử dụng địa chỉ trùng lặp đã đăng ký bởi doanh nghiệp khác.

Các lỗi thường gặp bao gồm:

– Ghi thiếu thông tin như: không có số nhà, không ghi rõ phường/xã hoặc ghi sai tên địa danh

– Địa chỉ bị trùng hoàn toàn với doanh nghiệp khác đã đăng ký, đặc biệt là khi cùng thuê trong một tòa nhà nhưng không ghi rõ số tầng, phòng

– Ghi địa chỉ chung chung như “khu phố”, “chợ”, “xóm” mà không có số nhà cụ thể

Việc ghi sai hoặc thiếu địa chỉ có thể dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi bổ sung, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.

Không nộp hợp đồng thuê hoặc giấy xác nhận quyền sử dụng

Một lỗi khác khiến hồ sơ thành lập công ty bị trả về là thiếu giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ. Khi doanh nghiệp dùng địa chỉ thuê hoặc mượn, bắt buộc phải có:

– Hợp đồng thuê hợp lệ: giữa chủ sở hữu địa chỉ và doanh nghiệp hoặc người đại diện

– Giấy tờ sở hữu của bên cho thuê: như sổ đỏ, sổ hồng photo công chứng

– Giấy cam kết cho mượn địa chỉ (nếu không có hợp đồng thuê)

Nhiều trường hợp doanh nghiệp không nộp kèm hoặc nộp bản photo không rõ ràng dẫn đến hồ sơ bị trả về. Ngoài ra, nếu địa chỉ thuộc chung cư, tòa nhà thương mại thì cần có văn bản xác nhận địa điểm đủ điều kiện đặt văn phòng từ ban quản lý hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng giấy tờ là điều kiện quan trọng để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhanh chóng và hợp lệ.

Hướng dẫn chuẩn bị hợp đồng thuê trụ sở đăng ký công ty

Các nội dung bắt buộc trong hợp đồng thuê trụ sở

Hợp đồng thuê trụ sở là tài liệu pháp lý quan trọng khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, đặc biệt là công ty có yếu tố nước ngoài hoặc công ty TNHH/cổ phần cần chứng minh địa chỉ hợp pháp. Một mẫu hợp đồng thuê trụ sở đăng ký kinh doanh hợp lệ cần đảm bảo các nội dung sau:

Thông tin bên cho thuê và bên thuê: họ tên, số CMND/CCCD hoặc mã số thuế nếu là tổ chức, địa chỉ thường trú/trụ sở, thông tin liên hệ.

Địa điểm thuê: ghi rõ địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố), diện tích thuê.

Mục đích thuê: phải ghi rõ dùng làm trụ sở công ty hoặc đăng ký kinh doanh.

Thời hạn thuê: thời điểm bắt đầu – kết thúc hợp đồng, có thể linh hoạt theo từng giai đoạn.

Giá thuê và hình thức thanh toán: quy định rõ mức phí (có hoặc không có thuế GTGT), phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản).

Cam kết của các bên: đồng ý cho đăng ký trụ sở, không tranh chấp, bên cho thuê có đầy đủ quyền cho thuê.

Chữ ký, ghi rõ họ tên, và nếu là tổ chức phải có dấu pháp nhân.

Đối với hồ sơ nộp Sở Kế hoạch và Đầu tư, bản hợp đồng thuê không bắt buộc phải công chứng, nhưng phải có đủ chữ ký hợp lệ và đúng quy định pháp luật.

Hợp đồng thuê cần đi kèm hóa đơn hay biên nhận không?

Trong thủ tục thành lập công ty, không bắt buộc phải nộp hóa đơn hoặc biên nhận thanh toán tiền thuê cùng hợp đồng. Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ không bị nghi ngờ về tính xác thực, doanh nghiệp nên chuẩn bị biên nhận hoặc sao kê thanh toán tiền thuê nếu có thể, nhất là khi cơ quan thuế kiểm tra sau đăng ký.

Đặc biệt, nếu đơn vị cho thuê là tổ chức hoặc cá nhân có phát sinh nghĩa vụ thuế cho hoạt động cho thuê tài sản, việc có hóa đơn tài chính hoặc biên nhận tiền thuê nhà sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán chi phí hợp lệ sau này. Với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), đây là bằng chứng quan trọng trong các đợt kiểm tra, quyết toán thuế hoặc làm việc với kiểm toán độc lập.

Giải pháp thay thế nếu không có hợp đồng thuê nhà

Mẫu văn bản cho mượn nhà đăng ký doanh nghiệp

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không thuê nhà mà sử dụng nhà riêng của người thân hoặc bên thứ ba để làm trụ sở đăng ký. Khi đó, cần thay thế hợp đồng thuê bằng văn bản cho mượn nhà làm trụ sở kinh doanh, được lập theo mẫu quy định.

Nội dung mẫu văn bản gồm:

Thông tin người cho mượn (họ tên, số CCCD, địa chỉ thường trú) và người được mượn (người đại diện pháp luật của công ty).

Địa chỉ căn nhà được cho mượn làm trụ sở đăng ký kinh doanh.

Thời hạn mượn (tự nguyện, không tính phí hoặc có phí thỏa thuận).

Cam kết của bên cho mượn: đồng ý để người nhận mượn sử dụng địa chỉ để đăng ký công ty; nhà không có tranh chấp; phù hợp mục đích kinh doanh.

Chữ ký của hai bên.

Mẫu văn bản này có thể tự lập, không bắt buộc công chứng nhưng cần có kèm theo giấy tờ sở hữu nhà (sổ đỏ, hợp đồng mua bán…) để nộp cùng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Có cần công chứng văn bản cho mượn nhà không?

Hiện tại, pháp luật không bắt buộc phải công chứng văn bản cho mượn nhà làm trụ sở khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, đặc biệt nếu chỉ dùng để đăng ký hồ sơ ban đầu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tuy nhiên, trong thực tế xử lý hồ sơ, một số địa phương vẫn khuyến nghị nên công chứng hoặc chứng thực chữ ký người cho mượn để tăng tính pháp lý và tránh bị yêu cầu bổ sung.

Nếu không công chứng, doanh nghiệp cần bổ sung bản photo sổ đỏ và CCCD của người cho mượn, kèm giấy tờ chứng minh quan hệ nếu là cha mẹ, vợ chồng. Đối với công ty FDI, văn bản cho mượn nhà cần thể hiện rõ rằng chủ sở hữu đồng ý cho nhà đầu tư nước ngoài sử dụng nhà làm trụ sở – nhằm đáp ứng yêu cầu về điều kiện địa điểm theo Luật Đầu tư.

Kết luận: Xác định rõ về hợp đồng thuê giúp đăng ký công ty dễ dàng hơn

📌 Tóm tắt và lời khuyên chuẩn bị hồ sơ hợp lệ

Việc lựa chọn hình thức thuê hoặc mượn trụ sở hợp pháp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vướng mắc pháp lý khi đăng ký kinh doanh. Hợp đồng thuê nhà cần đảm bảo rõ ràng, có đủ chữ ký, đúng mục đích sử dụng; trong khi đó văn bản cho mượn nhà cần trình bày đầy đủ và đi kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.

Với các công ty có yếu tố nước ngoài, cơ quan cấp phép thường xem xét kỹ địa điểm đặt trụ sở. Do đó, ngoài hợp đồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bản sao giấy tờ pháp lý của địa chỉ (sổ đỏ, giấy phép xây dựng…), biên nhận thanh toán (nếu có), và hợp đồng thuê phải ghi rõ mục đích “dùng làm trụ sở đăng ký công ty”.

Trong trường hợp chưa xác định được địa chỉ ổn định, có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thuê địa chỉ trọn gói uy tín để đảm bảo hợp lệ về mặt pháp lý, tiết kiệm chi phí và hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Địa chỉ đăng ký công ty có cần hợp đồng thuê không là câu hỏi quan trọng mà bất kỳ ai có ý định thành lập doanh nghiệp đều nên tìm hiểu rõ ràng trước khi bắt đầu thủ tục. Việc chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê hoặc các loại giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp trụ sở giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Tùy theo loại hình trụ sở (nhà riêng, thuê nhà, văn phòng ảo, nhà người thân), cơ quan chức năng sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Do đó, hiểu rõ quy định và chuẩn bị đúng loại giấy tờ là chìa khóa để bạn khởi sự kinh doanh thuận lợi và nhanh chóng. Nếu còn băn khoăn về trường hợp cụ thể của mình, bạn có thể tham khảo thêm từ chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị tư vấn doanh nghiệp uy tín.