Đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ 2025

Đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ là bước đi bắt buộc khi doanh nghiệp có sự thay đổi về người đại diện điều hành trước pháp luật. Việc không thực hiện đúng quy trình có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính, ảnh hưởng đến giao dịch ngân hàng, thuế và các hoạt động pháp lý khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật tại TP. Cần Thơ, đồng thời đưa ra những lưu ý thực tiễn và cập nhật mới nhất năm 2025.

Người đại diện pháp luật là ai và vai trò trong doanh nghiệp?

Khái niệm theo Luật Doanh nghiệp 2020

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, ký kết hợp đồng, quan hệ với cơ quan nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện pháp luật, được quy định rõ trong điều lệ công ty. Tùy vào mô hình tổ chức, người này có thể là Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý

Người đại diện pháp luật có quyền ký kết các văn bản, hợp đồng mang tính ràng buộc pháp lý cho doanh nghiệp. Ngoài ra, họ còn là người đại diện chính thức trong các tranh chấp, khiếu nại, làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm, và các cơ quan quản lý nhà nước khác.

Trách nhiệm của người đại diện bao gồm bảo đảm doanh nghiệp hoạt động tuân thủ pháp luật, điều hành đúng điều lệ công ty, không lạm dụng chức vụ gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc bên thứ ba. Trong trường hợp vi phạm, người đại diện phải chịu trách nhiệm cá nhân, kể cả về dân sự hoặc hình sự.

Hệ quả khi không thay đổi kịp thời người đại diện

Nếu doanh nghiệp không kịp thời thay đổi người đại diện pháp luật khi có sự thay đổi thực tế (nghỉ việc, mất năng lực, bị cách chức…), nhiều hệ quả pháp lý có thể xảy ra, bao gồm:

Các hợp đồng, giao dịch do người cũ thực hiện sau thời điểm nghỉ việc có thể bị vô hiệu.

Giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế bị gián đoạn do thông tin không khớp.

Doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và sự ổn định trong quản lý nội bộ.

Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tình trạng pháp lý và nhân sự để kịp thời thực hiện các thủ tục thay đổi, đảm bảo tính hợp pháp và liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ

Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là tài liệu bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật. Mẫu này được quy định tại Phụ lục II-1 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và phải được điền đầy đủ, chính xác các thông tin sau:

Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.

Nội dung thay đổi: thông tin người đại diện cũ và người mới (họ tên, ngày sinh, chức danh, số CMND/CCCD/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp).

Thời điểm bắt đầu có hiệu lực thay đổi.

Thông báo phải có chữ ký hợp lệ của người đại diện pháp luật hiện tại hoặc người được ủy quyền kèm theo hồ sơ.

Quyết định và biên bản họp hội đồng thành viên/cổ đông

Tùy vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật cần đính kèm các văn bản nội bộ thể hiện nghị quyết thông qua việc thay đổi, bao gồm:

Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên.

Công ty cổ phần: Biên bản họp và quyết định của Hội đồng quản trị.

Các văn bản này cần thể hiện rõ thời điểm có hiệu lực, thông tin cụ thể của người được bổ nhiệm, căn cứ pháp lý và số lượng thành viên tán thành. Tất cả tài liệu cần có chữ ký xác nhận và đóng dấu công ty (nếu có).

Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới

Doanh nghiệp cần nộp kèm bản sao y công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người sẽ đảm nhiệm chức vụ người đại diện pháp luật mới.

Giấy tờ phải còn giá trị sử dụng và được công chứng không quá 06 tháng.

Thông tin trên giấy tờ phải khớp hoàn toàn với thông tin ghi trong các biểu mẫu và văn bản khác của hồ sơ.

Đây là cơ sở để cơ quan đăng ký kiểm tra tính hợp pháp và đầy đủ điều kiện của cá nhân đảm nhiệm chức danh đại diện pháp luật.

Giấy ủy quyền (nếu không trực tiếp đi nộp)

Trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ pháp lý thay mặt thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ, cần nộp kèm giấy ủy quyền có giá trị pháp lý.

Nội dung giấy ủy quyền cần nêu rõ:

Thông tin bên ủy quyền (doanh nghiệp) và bên được ủy quyền.

Phạm vi và nội dung ủy quyền (ký hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả…).

Thời gian hiệu lực và cam kết chịu trách nhiệm.

Giấy ủy quyền phải được ký tên, đóng dấu (nếu có), và công chứng/chứng thực theo quy định pháp luật hiện hành.

👉 Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên giúp doanh nghiệp tại Cần Thơ tiết kiệm thời gian, tránh bị trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung, đảm bảo quá trình thay đổi người đại diện pháp luật diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.

Quy trình đăng ký thay đổi người đại diện tại Cần Thơ

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đúng biểu mẫu

Doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện tại Cần Thơ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo đúng biểu mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Bộ hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1)

Biên bản họp và Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật (đối với công ty TNHH có nhiều thành viên hoặc công ty cổ phần)

Bản sao có công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải đại diện công ty)

Hồ sơ cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp để tránh sai sót dẫn đến yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ thông qua một trong hai hình thức:

Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa

Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn

Việc nộp online giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện theo dõi tình trạng hồ sơ và nhận thông báo điện tử nếu có yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 3 – Theo dõi xử lý, nhận Giấy phép cập nhật

Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ tiến hành thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật thông tin người đại diện mới.

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra email và hệ thống để nắm bắt kịp thời các yêu cầu (nếu có). Sau khi nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép mới qua hệ thống hoặc nhận trực tiếp tại Sở.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Bước 4 – Cập nhật các thông tin liên quan tại ngân hàng, thuế, hóa đơn

Ngay sau khi hoàn tất việc đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện cập nhật thông tin người đại diện mới đến các cơ quan và tổ chức liên quan như:

Ngân hàng: điều chỉnh thông tin người đại diện để duy trì quyền ký kết và giao dịch tài chính

Cơ quan thuế: thông báo thay đổi để cập nhật thông tin người ký tờ khai thuế, hóa đơn điện tử

Chữ ký số: cập nhật thông tin chứng thư số để đảm bảo tính pháp lý khi giao dịch điện tử

Đối tác, khách hàng: thông báo để điều chỉnh hợp đồng, giấy tờ giao dịch nếu cần thiết

Hóa đơn điện tử: điều chỉnh mẫu hóa đơn nếu có hiển thị tên người đại diện pháp luật cũ

Việc cập nhật đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo các giao dịch sau này được thực hiện đúng quy định. Đây là bước không thể bỏ qua trong quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Thời gian và lệ phí thực hiện thủ tục tại Cần Thơ

Thời gian xử lý: từ 3 đến 5 ngày làm việc

Tại Cần Thơ, sau khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ thay đổi người đại diện pháp luật, thời gian xử lý thủ tục thường kéo dài từ 3 đến 5 ngày làm việc. Đây là khoảng thời gian tính từ lúc hồ sơ được tiếp nhận tại Sở Kế hoạch và Đầu tư đến khi doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật thông tin mới. Trong một số trường hợp cần bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh nội dung hồ sơ, thời gian xử lý có thể bị kéo dài, do đó doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ hồ sơ ngay từ đầu để đảm bảo đúng tiến độ.

Lệ phí đăng ký thay đổi: 100.000 VNĐ (theo Thông tư)

Theo quy định tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC, mức lệ phí đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 100.000 VNĐ/lần. Khoản phí này được nộp trực tiếp tại Trung tâm phục vụ hành chính công hoặc thông qua cổng dịch vụ công nếu nộp hồ sơ trực tuyến. Đây là mức phí cố định theo quy định nhà nước, áp dụng thống nhất trên toàn quốc, không phân biệt loại hình doanh nghiệp hay nội dung thay đổi.

Các chi phí khác nếu có: công bố, thay dấu, cập nhật hệ thống

Bên cạnh lệ phí chính thức, doanh nghiệp còn có thể phát sinh một số chi phí bổ sung khác tùy theo nhu cầu và phạm vi thay đổi. Phí công bố thông tin doanh nghiệp sau khi thay đổi người đại diện là 100.000 VNĐ, bắt buộc phải nộp khi thực hiện thủ tục. Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi con dấu pháp nhân, chi phí khắc dấu mới dao động từ 300.000 – 500.000 VNĐ tùy loại. Ngoài ra, nếu cần cập nhật chữ ký số, thông tin tại ngân hàng hoặc hệ thống thuế điện tử, chi phí dịch vụ có thể phát sinh thêm từ 300.000 – 700.000 VNĐ, tùy thuộc vào từng nhà cung cấp hoặc đơn vị hỗ trợ. Do đó, doanh nghiệp nên được tư vấn đầy đủ để dự trù ngân sách hợp lý trước khi thực hiện thủ tục.

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện công ty

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một bước đi quan trọng, không chỉ ảnh hưởng đến quyền điều hành mà còn tác động trực tiếp đến tính pháp lý của mọi giao dịch doanh nghiệp. Để đảm bảo việc thay đổi diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các lưu ý sau.

Người đại diện mới phải có năng lực hành vi dân sự

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty bắt buộc phải:

Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự (tức đủ tuổi và không bị hạn chế quyền theo phán quyết của tòa).

Không đang trong thời gian chấp hành án, bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật.

Không thuộc các trường hợp bị cấm làm quản lý doanh nghiệp như quy định tại Điều 17 của Luật Doanh nghiệp.

Việc lựa chọn người không đủ điều kiện có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc doanh nghiệp bị xử lý vi phạm hành chính sau này.

Cập nhật chữ ký số và thông tin ngân hàng ngay sau khi đổi

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện và được cấp giấy xác nhận từ Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần:

Thực hiện cập nhật lại chữ ký số để đồng bộ tên người ký trên các chứng từ điện tử (hóa đơn, tờ khai thuế,…).

Làm việc với ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản để cập nhật thông tin người đại diện mới, tránh việc bị khóa tài khoản hoặc từ chối giao dịch do sai lệch thông tin.

Nếu sử dụng con dấu có tên người đại diện cũ, cần khắc lại dấu mới để tránh sai phạm khi ký các văn bản chính thức.

Cần thông báo với đối tác đang giao dịch

Việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể ảnh hưởng trực tiếp đến các hợp đồng, cam kết hiện tại. Doanh nghiệp nên:

Gửi thông báo chính thức đến đối tác, khách hàng về việc thay đổi người đại diện (kèm bản sao giấy xác nhận thay đổi).

Rà soát lại các hợp đồng, giấy ủy quyền, bảo lãnh,… để cập nhật tên người đại diện mới nếu cần.

Tránh để phát sinh tranh chấp do đối tác từ chối thực hiện nghĩa vụ với lý do thông tin người đại diện không còn hiệu lực.

Nắm rõ các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi người đại diện hợp pháp một cách an toàn, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và duy trì uy tín với các bên liên quan.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký thay đổi người đại diện tại Cần Thơ

Nội dung hỗ trợ: tư vấn, soạn hồ sơ, nộp và nhận kết quả

 Dịch vụ đăng ký thay đổi người đại diện tại Cần Thơ được cung cấp bởi nhiều đơn vị pháp lý chuyên nghiệp, với quy trình hỗ trợ trọn gói từ đầu đến cuối. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ được:

 – Tư vấn chi tiết các trường hợp thay đổi phù hợp với loại hình doanh nghiệp, điều lệ và pháp luật hiện hành.

 – Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, bao gồm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp, quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền, bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới.

 – Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Cần Thơ.

 – Theo dõi kết quả, nhận giấy xác nhận thay đổi và thực hiện công bố thông tin doanh nghiệp theo đúng quy định.

Ưu điểm: nhanh, gọn, đúng luật, không sai sót

 Khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp được đảm bảo:

 – Thời gian xử lý nhanh chóng, rút ngắn từ 3–5 ngày còn 2–3 ngày làm việc.

 – Tránh sai sót hồ sơ, hạn chế tối đa việc bị từ chối do thiếu giấy tờ hoặc sai biểu mẫu.

 – Tuân thủ đúng quy định pháp luật, được cập nhật theo các thông tư, nghị định mới nhất.

 – Hỗ trợ giao nhận hồ sơ tận nơi (trong nội thành Cần Thơ), thuận tiện cho người bận rộn.

 Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp không rành về thủ tục hành chính, hoặc muốn tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh do phải đi lại nhiều lần.

Cam kết: hoàn thiện trong 3 ngày, hỗ trợ hậu đăng ký

 Các đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi người đại diện tại Cần Thơ thường cam kết hoàn tất trong 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ không vướng mắc pháp lý. Trong trường hợp đặc biệt, họ cũng hỗ trợ điều chỉnh hồ sơ ngay trong ngày để đảm bảo tiến độ.

 Ngoài việc hoàn tất thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, khách hàng còn được:

 – Hướng dẫn cập nhật chữ ký số, hóa đơn điện tử, thông tin tại ngân hàng

 – Hỗ trợ khắc lại con dấu nếu cần

 – Tư vấn thay đổi các giấy phép con liên quan đến người đại diện mới

 Việc đồng hành trọn gói sau đăng ký giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro trong quá trình vận hành và đảm bảo tính pháp lý xuyên suốt.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký thay đổi người đại diện tại Cần Thơ

Có cần thay đổi con dấu công ty không?

Việc thay đổi con dấu chỉ bắt buộc nếu con dấu hiện tại có thông tin của người đại diện cũ, chẳng hạn như họ tên hoặc chức danh. Nếu con dấu chỉ thể hiện tên công ty và mã số doanh nghiệp thì không cần thay đổi khi chuyển người đại diện pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp tại Cần Thơ thường được khuyến nghị thay con dấu mới và đồng bộ luôn chữ ký số, nhằm tránh rắc rối trong các giao dịch sau này, đặc biệt với ngân hàng, thuế, hóa đơn điện tử.

Có thể thay người đại diện online không?

Hiện tại, doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi người đại diện qua mạng thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Tuy nhiên, một số hồ sơ vẫn cần bản cứng để nộp đối chiếu hoặc yêu cầu có chữ ký số hợp lệ. Nếu doanh nghiệp không tự thực hiện được, có thể sử dụng dịch vụ pháp lý tại Cần Thơ để được hỗ trợ trọn gói – từ chuẩn bị hồ sơ, ký điện tử, đến nộp và nhận kết quả.

Có cần thông báo cơ quan thuế không?

Câu trả lời là có. Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin với cơ quan thuế, bao gồm: chữ ký mới, tài khoản ngân hàng, chữ ký số nếu có thay đổi. Điều này giúp đảm bảo các giao dịch thuế, báo cáo tài chính, hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ. Trường hợp doanh nghiệp không thông báo, có thể gặp khó khăn trong việc kê khai thuế hoặc bị xử phạt nếu bị kiểm tra hành chính.

Đăng ký thay đổi người đại diện tại Cần Thơ có thể được thực hiện nhanh chóng nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình và sử dụng đúng dịch vụ hỗ trợ. Việc tuân thủ đầy đủ thủ tục không chỉ tránh vi phạm pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ là thủ tục pháp lý không thể bỏ qua để doanh nghiệp duy trì tính hợp lệ trong mọi hoạt động. Dù bạn là công ty mới thành lập hay doanh nghiệp đang mở rộng, việc thay đổi người đại diện cần được thực hiện đúng quy định và trong thời hạn. Nếu chưa tự tin chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tiết kiệm thời gian, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên hỗ trợ đăng ký thay đổi người đại diện tại Cần Thơ để đảm bảo nhanh chóng – hợp pháp – tiết kiệm.