Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm may mặc đúng quy định mới nhất 2025

Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm may mặc là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thời trang nếu muốn phân phối sản phẩm tại các hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu. Mã số mã vạch không chỉ giúp định danh sản phẩm mà còn tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch hóa chuỗi cung ứng, nâng cao độ tin cậy của thương hiệu.

Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình đăng ký mã số mã vạch hàng may mặc, từ bước chuẩn bị hồ sơ đến thủ tục pháp lý. Trong bài viết này, Gia Minh sẽ hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cách thức đăng ký mã số mã vạch cho ngành may mặc theo quy định mới nhất năm 2025, giúp bạn chủ động trong công tác quản lý sản phẩm.

Tìm hiểu mã số mã vạch trong ngành may mặc

Trong ngành may mặc hiện đại, việc sử dụng mã số mã vạch đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa, kiểm kê và bán lẻ. Đây là yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất, gia công hoặc kinh doanh thời trang – may mặc nếu muốn nâng cao hiệu quả vận hành và mở rộng quy mô thị trường.

Mã số mã vạch là gì và có vai trò gì trong may mặc?

Mã số mã vạch là một dãy số đi kèm với hình ảnh các vạch sọc song song thể hiện dữ liệu định danh sản phẩm. Trong ngành may mặc, mã vạch thường chứa thông tin như: tên sản phẩm, mã hàng, kích cỡ, màu sắc, lô sản xuất, nhà sản xuất… Khi được gắn lên từng sản phẩm, mã vạch giúp quá trình kiểm tra, bán hàng, vận chuyển trở nên nhanh chóng và chính xác.

Đặc biệt, trong chuỗi cung ứng may mặc, mã vạch giúp kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc, giảm thất thoát hàng hóa và hỗ trợ bán lẻ tự động tại các cửa hàng, siêu thị. Đồng thời, việc sử dụng mã vạch còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý kho, hệ thống ERP, POS,…

Các loại mã vạch phổ biến trong lĩnh vực thời trang

Trong lĩnh vực may mặc, các loại mã vạch phổ biến bao gồm:

Mã EAN-13: Là loại mã chuẩn quốc tế, được sử dụng phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với sản phẩm xuất khẩu và phân phối tại siêu thị.

Mã UPC: Phổ biến tại thị trường Mỹ và Canada, thường được các thương hiệu toàn cầu sử dụng.

Mã QR Code: Dùng để lưu thông tin chi tiết hơn như website, hướng dẫn sử dụng, bảo hành sản phẩm,…

Mã nội bộ (mã SKU): Do doanh nghiệp tự thiết lập để quản lý hàng hóa theo đặc thù riêng như mẫu mã, size, màu sắc.

Việc chọn đúng loại mã phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp ngành may mặc tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Tham khảo thêm: Mã ngành gia công hàng may mặc theo quy định mới

Điều kiện đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm may mặc

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa, nâng cao hiệu quả bán hàng và đáp ứng yêu cầu của đối tác phân phối, đặc biệt là khi sản phẩm được đưa vào siêu thị hoặc xuất khẩu. Trong lĩnh vực may mặc, việc gắn mã vạch còn giúp người tiêu dùng dễ dàng tra cứu thông tin sản phẩm, truy xuất nguồn gốc và xác định tính chính hãng. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc đăng ký mã vạch. Dưới đây là những điều kiện và quy định cần lưu ý:

Đối tượng bắt buộc phải đăng ký

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất – kinh doanh mặt hàng may mặc nếu đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối lớn (siêu thị, trung tâm thương mại, sàn thương mại điện tử…) hoặc xuất khẩu thì bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn quản lý kho bãi, kiểm soát số lượng hàng tồn hoặc có nhu cầu tự động hóa khâu bán hàng thì cũng nên thực hiện đăng ký MSMV.

Các sản phẩm may mặc cần gắn mã vạch

Các sản phẩm may mặc cần gắn mã vạch bao gồm: áo quần thời trang, đồng phục, đồ lót, đồ thể thao, khăn vải, phụ kiện đi kèm như nón, tất, găng tay, v.v. Việc gắn mã vạch được thực hiện trên nhãn mác sản phẩm hoặc bao bì đóng gói, tùy theo hình thức trưng bày và phân phối. Mỗi sản phẩm nên có mã riêng biệt để đảm bảo khả năng truy xuất chi tiết và kiểm kê dễ dàng trong quá trình vận hành kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho hàng may mặc

Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị

Để đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho sản phẩm hàng may mặc, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định của tổ chức GS1 Việt Nam (thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng). Hồ sơ này là căn cứ để cơ quan chức năng cấp mã doanh nghiệp (mã tiền tố) phục vụ quản lý và truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

Cụ thể, hồ sơ pháp lý bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh): bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu.

Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật): nêu rõ nội dung ủy quyền, có ký tên và đóng dấu xác nhận.

Tài liệu mô tả sản phẩm may mặc (danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch): gồm tên sản phẩm, mã hàng nội bộ (nếu có), nhóm sản phẩm, phân loại theo kích cỡ, màu sắc…

Ngoài ra, để đảm bảo việc sử dụng MSMV tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các nội dung như: thông tin sản phẩm (tên, quy cách, thành phần), thông tin thương hiệu, kế hoạch phân phối… nhằm sẵn sàng khi được yêu cầu bổ sung.

Mẫu đơn đăng ký theo quy định của GS1 Việt Nam

Một trong những tài liệu bắt buộc khi đăng ký mã số mã vạch là Mẫu đơn đăng ký sử dụng MSMV, theo mẫu quy định tại Thông tư 232/2016/TT-BKHCN. Đơn này được ban hành bởi GS1 Việt Nam, gồm các nội dung chính:

Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ liên hệ)

Số lượng sản phẩm dự kiến cần gán mã vạch

Loại mã đăng ký (mã doanh nghiệp GS1, mã thương phẩm GTIN, mã địa điểm GLN…)

Cam kết sử dụng MSMV đúng mục đích, đúng theo hướng dẫn kỹ thuật của GS1

Doanh nghiệp có thể tải mẫu đơn này trên trang web của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận tiếp nhận hồ sơ tại GS1 Việt Nam để được hướng dẫn điền mẫu chính xác. Sau khi hoàn thiện, hồ sơ sẽ được nộp online hoặc nộp trực tiếp tùy theo hình thức đăng ký.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ đăng ký MSMV không chỉ giúp quá trình cấp mã diễn ra thuận lợi, mà còn tạo nền tảng minh bạch hóa sản phẩm, hỗ trợ trong việc kiểm tra chất lượng và phát triển thị trường cho ngành hàng may mặc.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch sản phẩm may mặc

Các bước thực hiện qua cổng thông tin điện tử

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho sản phẩm may mặc là thủ tục cần thiết để doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường, đặc biệt khi kinh doanh tại siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu. Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục này trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng: https://www.gs1.org.vn.

Quy trình đăng ký MSMV gồm các bước cơ bản như sau:

Chuẩn bị hồ sơ:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan).
• Danh sách sản phẩm dự kiến sử dụng mã số mã vạch.
• Giấy giới thiệu (nếu người thực hiện không phải người đại diện pháp luật).

Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống:

Truy cập website và tạo tài khoản bằng thông tin doanh nghiệp. Sau khi kích hoạt tài khoản qua email, người dùng đăng nhập vào hệ thống.

Khai báo thông tin đăng ký MSMV:

• Chọn loại mã phù hợp (thường là mã doanh nghiệp có 9 chữ số).
• Nhập các thông tin sản phẩm, lĩnh vực ngành nghề (ví dụ: ngành may mặc).
• Tải lên các file hồ sơ yêu cầu.

Nộp lệ phí đăng ký:

Hệ thống sẽ tự động hiển thị số tiền lệ phí cấp mã, người dùng chuyển khoản theo hướng dẫn. Phí đăng ký MSMV hiện nay thường dao động khoảng 1.000.000 – 1.500.000 đồng/năm tùy theo số lượng sản phẩm.

Gửi hồ sơ và chờ xét duyệt:

Sau khi hoàn thành, người dùng nộp hồ sơ trực tuyến và chờ Tổng cục xét duyệt. Nếu hồ sơ hợp lệ, mã số sẽ được cấp trong vòng 3 – 5 ngày làm việc.

Cách theo dõi và nhận kết quả

Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký trên cổng thông tin, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ ngay trong phần “Tra cứu hồ sơ” trên tài khoản đã đăng ký. Tại đây, trạng thái hồ sơ sẽ được cập nhật theo các mốc: “Đã tiếp nhận” – “Đang xử lý” – “Đã phê duyệt” hoặc “Bổ sung hồ sơ”.

Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo qua email kèm theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch ở định dạng PDF. Đồng thời, mã số doanh nghiệp sẽ được kích hoạt trên hệ thống quốc gia về mã số mã vạch.

Sau khi có mã số, doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống phần mềm quản lý mã sản phẩm (sẵn có trên tài khoản) để tạo mã vạch cụ thể cho từng sản phẩm may mặc như áo thun, quần jeans, đồng phục… và tiến hành in nhãn lên bao bì hoặc tem sản phẩm.

Việc theo dõi và quản lý mã sản phẩm thường xuyên cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, phân phối và minh bạch hóa thông tin sản phẩm khi cung ứng ra thị trường.

Chi phí đăng ký mã vạch ngành may mặc năm 2025

Trong năm 2025, chi phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm ngành may mặc vẫn được áp dụng theo Thông tư 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, chưa có cập nhật thay đổi lớn về lệ phí nhà nước. Việc đăng ký mã vạch giúp doanh nghiệp ngành may mặc quản lý sản phẩm tốt hơn, phục vụ cho việc bán hàng tại siêu thị, thương mại điện tử hoặc xuất khẩu.

Chi phí đăng ký mã vạch gồm hai phần chính: phí cấp mã lần đầu và phí duy trì hàng năm, tùy theo số lượng mã đăng ký.

Mức lệ phí theo số lượng mã

Tổ chức, doanh nghiệp đăng ký mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) sẽ chịu mức phí như sau:

Phí cấp mã doanh nghiệp (1 lần):

1.000.000 đồng (cho mỗi lần cấp mã)

Phí duy trì hàng năm:

Dưới 100 mã sản phẩm (mã GTIN-8, GTIN-13): 500.000 – 1.000.000 đồng/năm

100 – 500 mã sản phẩm: khoảng 1.500.000 đồng/năm

Trên 500 mã sản phẩm: khoảng 2.000.000 – 2.500.000 đồng/năm

Doanh nghiệp nên chọn gói mã phù hợp với số lượng sản phẩm may mặc dự kiến lưu hành trên thị trường để tối ưu chi phí.

Các khoản chi phí phát sinh khác

Ngoài lệ phí đăng ký và duy trì mã vạch, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm:

Chi phí dịch vụ ủy quyền nếu thông qua đơn vị trung gian: 1.000.000 – 2.000.000 đồng/lần đăng ký.

Chi phí thiết kế và in mã vạch trên bao bì: Tùy vào kích thước, chất liệu, khoảng từ vài trăm đến vài triệu đồng cho mỗi lô in.

Chi phí phần mềm quản lý mã vạch nội bộ: Nếu sử dụng phần mềm riêng để kiểm soát kho hoặc bán hàng.

Việc chủ động tính toán chi phí sẽ giúp doanh nghiệp ngành may mặc chuẩn bị ngân sách hiệu quả khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm thời trang

Việc đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho sản phẩm thời trang là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, tăng tính chuyên nghiệp và thuận tiện trong khâu phân phối, bán lẻ. Đặc biệt, với các thương hiệu thời trang có kế hoạch mở rộng kênh bán hàng tại siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu, việc sở hữu mã vạch là điều kiện gần như bắt buộc.

Khi đăng ký MSMV, doanh nghiệp cần lựa chọn loại mã phù hợp với quy mô sản phẩm: mã doanh nghiệp (GS1), mã thương phẩm toàn cầu (GTIN), mã địa điểm toàn cầu (GLN)… Đối với ngành thời trang, mỗi loại sản phẩm (áo, váy, quần, phụ kiện…) với size, màu sắc khác nhau nên được gán một mã vạch riêng để dễ dàng truy xuất thông tin.

Một số lưu ý khi đăng ký MSMV cho sản phẩm thời trang:

Chọn loại mã phù hợp: Do đặc thù ngành thời trang có nhiều biến thể sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng danh sách mã cần đăng ký để đảm bảo không trùng lặp và dễ quản lý.

Thông tin sản phẩm phải rõ ràng: Khi đăng ký MSMV, các trường thông tin về tên sản phẩm, mô tả, nhà sản xuất, đơn vị đóng gói… phải chính xác và đầy đủ.

Thực hiện đúng quy trình của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng: Cần nộp hồ sơ đầy đủ, bao gồm: đơn đăng ký, giấy phép kinh doanh, danh mục sản phẩm cần gán mã và phí đăng ký, duy trì hằng năm.

Thời hạn hiệu lực của mã vạch

Mã số mã vạch được cấp có thời hạn hiệu lực phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thực hiện nghĩa vụ duy trì hằng năm hay không. Theo quy định, MSMV chỉ có giá trị sử dụng nếu doanh nghiệp đóng phí duy trì định kỳ hàng năm theo đúng thời gian quy định. Nếu không gia hạn đúng hạn, mã số sẽ bị thu hồi hoặc vô hiệu hóa, dẫn đến việc hàng hóa không thể được quét tại điểm bán.

Trường hợp cần gia hạn hoặc thay đổi thông tin

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn mã vạch trong các trường hợp sau:

Hết thời hạn duy trì năm nhưng vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng mã.

Thay đổi thông tin đăng ký như: địa chỉ, tên doanh nghiệp, danh mục sản phẩm.

Việc gia hạn hoặc thay đổi thông tin cần thực hiện thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ cập nhật thông tin và nộp phí theo quy định để tránh bị gián đoạn trong quá trình sử dụng mã số mã vạch cho hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Xử lý các lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch hàng may mặc

Lỗi sai thông tin trong hồ sơ

Khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm hàng may mặc, doanh nghiệp thường gặp lỗi sai thông tin trong hồ sơ do nhiều nguyên nhân khác nhau như thiếu hiểu biết quy trình, không nắm rõ biểu mẫu hoặc nhập liệu không chính xác. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

Sai tên doanh nghiệp, mã số thuế hoặc địa chỉ đăng ký so với thông tin trên giấy phép kinh doanh.

Sai thông tin về sản phẩm đăng ký mã vạch, như tên hàng hóa, phân loại sản phẩm không đúng với thực tế.

Không kê khai đầy đủ thông tin bắt buộc, chẳng hạn như thiếu mô tả chi tiết về sản phẩm, chưa có hình ảnh minh họa (nếu được yêu cầu).

Hồ sơ thiếu chữ ký số hợp lệ hoặc người đại diện không đúng thẩm quyền.

Việc sai thông tin không chỉ khiến hồ sơ bị trả lại mà còn ảnh hưởng đến tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hoặc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác.

Lỗi kỹ thuật khi nộp trực tuyến

Hệ thống đăng ký mã vạch của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoạt động hoàn toàn qua mạng, nên một số lỗi kỹ thuật thường gặp bao gồm:

Không thể truy cập hệ thống hoặc bị lỗi khi tải hồ sơ lên do trình duyệt không tương thích hoặc mạng yếu.

Tệp tin bị định dạng sai, không đúng yêu cầu về dung lượng, định dạng PDF, JPEG, v.v.

Lỗi chữ ký số không nhận diện được, do trình duyệt không nhận driver hoặc chưa cài đặt phần mềm ký số.

Không nhận được email phản hồi hoặc xác nhận, dẫn đến không biết hồ sơ đã được tiếp nhận hay chưa.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên sử dụng máy tính được cài đặt đúng phần mềm hỗ trợ, kiểm tra trình duyệt tương thích và chuẩn bị hồ sơ đúng định dạng ngay từ đầu.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm may mặc

Trong ngành may mặc, việc sử dụng mã số mã vạch không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa dễ dàng mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải cơ sở nào cũng hiểu rõ quy trình, thủ tục và các quy định pháp lý liên quan đến việc đăng ký mã số mã vạch. Chính vì vậy, dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm may mặc đã và đang trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang mở rộng quy mô.

Khi nào nên thuê đơn vị hỗ trợ đăng ký mã vạch

Việc thuê dịch vụ hỗ trợ là cần thiết trong các trường hợp sau:

Không am hiểu thủ tục pháp lý: Đăng ký mã vạch đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ, nắm rõ quy trình nộp hồ sơ trên hệ thống của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Nếu không am hiểu, dễ dẫn đến sai sót hoặc bị từ chối hồ sơ.

Không có thời gian xử lý thủ tục: Các chủ doanh nghiệp may mặc thường tập trung vào sản xuất và bán hàng, nên khó sắp xếp thời gian nghiên cứu, thực hiện từng bước đăng ký.

Muốn nhận mã nhanh chóng để kịp in tem nhãn: Việc thuê dịch vụ giúp doanh nghiệp có thể nhận mã số mã vạch đúng hạn, tránh chậm trễ trong khâu phân phối sản phẩm ra thị trường.

Ưu điểm của dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói

Dịch vụ trọn gói mang đến nhiều lợi ích rõ rệt:

Tư vấn đầy đủ quy trình, thủ tục: Từ việc chuẩn bị hồ sơ đến cách sử dụng mã sau khi được cấp, doanh nghiệp đều được hướng dẫn chi tiết.

Đảm bảo hồ sơ hợp lệ, tăng khả năng được duyệt: Đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm sẽ giúp tránh các lỗi phổ biến như sai thông tin doanh nghiệp, thiếu giấy tờ, lỗi định dạng tệp.

Thời gian xử lý nhanh chóng: Nhờ am hiểu hệ thống đăng ký điện tử, đơn vị dịch vụ có thể rút ngắn tối đa thời gian đăng ký, giúp doanh nghiệp nhanh chóng in tem, dán nhãn sản phẩm.

Hỗ trợ quản lý mã vạch sau cấp: Một số đơn vị còn cung cấp phần mềm quản lý mã hoặc hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu, sử dụng mã hiệu quả và đúng quy định.

Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm may mặc không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp hội nhập thị trường hiện đại. Việc thực hiện đúng và đủ quy trình sẽ giúp bạn tránh được các lỗi phát sinh, đảm bảo tính pháp lý và thương hiệu sản phẩm. Nếu bạn đang băn khoăn về cách đăng ký mã vạch sản phẩm may mặc cho xưởng sản xuất hoặc công ty thời trang của mình, đừng ngần ngại liên hệ với Gia Minh để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong việc hoàn thiện hồ sơ mã vạch nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí nhất.