Đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc nhanh, đúng chuẩn GS1
Đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc là một bước không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nhập khẩu, sản xuất hoặc phân phối sản phẩm thực phẩm chức năng, thực phẩm bổ sung, đặc biệt là những mặt hàng có xuất xứ từ Hàn Quốc như kẹo sâm.
Mã số mã vạch không chỉ phục vụ mục tiêu quản lý hàng hóa hiệu quả, mà còn là yêu cầu bắt buộc để được phân phối tại hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại, nhà thuốc và các sàn thương mại điện tử. Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký mã vạch là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam).
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc, từ hồ sơ pháp lý, quy trình đăng ký trực tuyến, cách tra cứu – cấp mã sản phẩm, đến những lưu ý quan trọng khi sử dụng mã vạch để tránh vi phạm pháp luật.
Tổng quan về mã số mã vạch sản phẩm
Mã số mã vạch là gì? Tại sao cần đăng ký?
Mã số mã vạch (MSMV) là một chuỗi ký tự gồm số và các vạch song song thể hiện dữ liệu định danh sản phẩm, được in trên bao bì để máy quét đọc và truy xuất thông tin nhanh chóng. Mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch duy nhất giúp nhận diện và quản lý dễ dàng trong hệ thống phân phối và kiểm soát.
Việc đăng ký mã số mã vạch là bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn:
Phân phối hàng hóa vào siêu thị, trung tâm thương mại, chuỗi cửa hàng tiện lợi
Giao dịch thương mại điện tử trên các sàn như Tiki, Shopee, Lazada, Amazon
Đảm bảo truy xuất nguồn gốc theo yêu cầu của Bộ Công Thương và Bộ Y tế
Mã số mã vạch được đăng ký tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – GS1 Việt Nam và được quản lý thống nhất trên hệ thống quốc tế.
Lợi ích của mã vạch đối với sản phẩm kẹo sâm Hàn Quốc
Kẹo sâm Hàn Quốc là sản phẩm đặc thù có giá trị cao, dễ bị làm giả, nên việc gắn mã số mã vạch đem lại nhiều lợi ích:
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Bảo vệ thương hiệu và sản phẩm chính hãng: Mỗi sản phẩm có mã định danh riêng, giúp ngăn chặn hàng giả, hàng nhái.
Hỗ trợ quản lý kho, chuỗi phân phối: Từ khâu nhập khẩu – lưu kho – phân phối – bán hàng đều được quản lý đồng bộ qua mã vạch.
Phục vụ truy xuất nguồn gốc: Cơ quan chức năng và người tiêu dùng có thể kiểm tra xuất xứ, lô hàng, ngày sản xuất thông qua hệ thống.
Tăng giá trị uy tín với đối tác và hệ thống bán lẻ: Hầu hết siêu thị đều yêu cầu có mã vạch để đưa hàng vào hệ thống.
Điều kiện đăng ký mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc
Doanh nghiệp nào được phép đăng ký?
Theo quy định hiện hành, chỉ doanh nghiệp, tổ chức hợp pháp tại Việt Nam mới được đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam.
Điều kiện cụ thể:
Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư hợp pháp
Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối, nhập khẩu thực phẩm chức năng hoặc thực phẩm thông thường
Sản phẩm có nhãn hàng hóa đúng quy định và được phép lưu hành tại Việt Nam
Doanh nghiệp nhập khẩu kẹo sâm Hàn Quốc về để phân phối hoặc làm đại diện thương mại độc quyền cần đăng ký mã vạch để đưa hàng vào siêu thị hoặc bán sỉ/lẻ.
Sản phẩm nhập khẩu có cần đăng ký mã vạch tại Việt Nam không?
Câu trả lời là: Có, nếu doanh nghiệp tại Việt Nam đứng ra phân phối. Mặc dù sản phẩm có thể đã có mã vạch quốc tế do Hàn Quốc cấp (mã GS1 prefix 880…), nhưng:
Nếu doanh nghiệp muốn quản lý và truy xuất tại Việt Nam theo tiêu chuẩn trong nước
Nếu sản phẩm được đóng gói, thay nhãn, dán phụ đề tiếng Việt tại Việt Nam
Nếu nhập khẩu để phân phối lâu dài và đăng ký hồ sơ công bố thực phẩm
→ Việc đăng ký lại mã vạch tại Việt Nam là cần thiết, đặc biệt với những đơn vị phân phối độc quyền.
Những trường hợp được miễn đăng ký
Tuy nhiên, có một số trường hợp không cần đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam, bao gồm:
Doanh nghiệp nhập khẩu hàng trọn gói, không phân phối lại dưới tên doanh nghiệp tại Việt Nam, và giữ nguyên mã vạch quốc tế gốc
Sản phẩm chỉ bán lẻ online không yêu cầu tích hợp hệ thống mã vạch
Mẫu thử, quà tặng không lưu hành thương mại
Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho quản lý về lâu dài, việc chủ động đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam vẫn được khuyến khích nếu doanh nghiệp có kế hoạch phân phối kẹo sâm Hàn Quốc lâu dài và chính quy.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc
Việc đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho sản phẩm kẹo sâm Hàn Quốc là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn sản phẩm được phân phối hợp pháp tại Việt Nam, đặc biệt khi đưa vào hệ thống siêu thị, nhà thuốc hoặc xuất khẩu. Theo quy định của GS1 Việt Nam – đơn vị được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ủy quyền, hồ sơ đăng ký MSMV phải đầy đủ, chính xác.
Thành phần hồ sơ đầy đủ theo GS1 Việt Nam
Dưới đây là các tài liệu bắt buộc để đăng ký mã vạch:
Đơn đăng ký sử dụng MSMV (mẫu do GS1 Việt Nam cung cấp)
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (công chứng hoặc bản scan có dấu đỏ)
Thông tin danh mục sản phẩm cần gắn mã vạch, bao gồm:
Tên sản phẩm (kẹo sâm Hàn Quốc dạng viên/cứng/dẻo…)
Quy cách đóng gói
Khối lượng tịnh và loại bao bì
Thông tin người đại diện đăng ký: Họ tên, điện thoại, email liên hệ
Phiếu đăng ký tài khoản trên hệ thống GS1 (nếu đăng ký lần đầu)
Các tài liệu trên nên được chuẩn bị dưới dạng file PDF rõ nét để nộp online.
Cách kê khai bản đăng ký trực tuyến
Toàn bộ quá trình đăng ký được thực hiện qua cổng điện tử: https://gs1.vn
Các bước kê khai gồm:
Tạo tài khoản doanh nghiệp (chỉ đăng ký 1 lần)
Truy cập mục “Đăng ký sử dụng MSMV”
Điền thông tin về doanh nghiệp và người liên hệ
Khai báo loại mã đăng ký (EAN-13, mã doanh nghiệp GCP-9, GCP-10…)
Tải lên đầy đủ hồ sơ đã chuẩn bị
Xác nhận và chờ phản hồi xác nhận từ GS1
Thông tin cần kê khai phải đúng với giấy đăng ký kinh doanh để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Tài liệu đính kèm bắt buộc (giấy phép kinh doanh, mã số thuế…)
Một số giấy tờ quan trọng doanh nghiệp bắt buộc phải đính kèm khi nộp hồ sơ đăng ký MSMV:
Giấy phép kinh doanh: Phải còn hiệu lực, ngành nghề liên quan đến kinh doanh thực phẩm, thực phẩm bổ sung hoặc phân phối
Mã số thuế doanh nghiệp: Được tự động xác minh với dữ liệu Tổng cục Thuế
Mẫu nhãn sản phẩm (nếu có): Cho thấy vị trí dự kiến in mã vạch
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có đăng ký ủy quyền cho đơn vị dịch vụ, cần có giấy ủy quyền hợp pháp.
Quy trình đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành đăng ký mã số mã vạch thông qua hệ thống của GS1 Việt Nam theo quy trình 3 bước đơn giản, kết hợp giữa nộp hồ sơ điện tử và thanh toán lệ phí.
Bước 1 – Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống
Truy cập: https://gs1.vn
Vào mục “Đăng ký tài khoản doanh nghiệp”
Nhập thông tin: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật
Nhận email xác nhận và kích hoạt tài khoản
Tài khoản này dùng để quản lý toàn bộ mã sản phẩm, nộp hồ sơ mới hoặc cập nhật thông tin sau này.
Bước 2 – Gửi hồ sơ điện tử và đóng lệ phí
Đăng nhập tài khoản và chọn “Đăng ký sử dụng mã số mã vạch”
Tải lên các hồ sơ theo danh mục yêu cầu
Kiểm tra thông tin sản phẩm đã khai báo (tên, quy cách, nhà sản xuất)
Thực hiện nộp lệ phí đăng ký trực tuyến qua ngân hàng điện tử hoặc ví điện tử
Mức lệ phí (tham khảo):
Phí đăng ký lần đầu: Từ 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ
Phí duy trì hằng năm: 500.000 – 2.000.000 VNĐ tùy vào số lượng mã
Sau khi nộp thành công, hệ thống gửi biên nhận điện tử và mã hồ sơ xử lý.
Bước 3 – Cấp mã doanh nghiệp và hướng dẫn gán mã sản phẩm
Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 3 – 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được:
Cấp Mã số doanh nghiệp (GCP) dạng: 893xxxxxxx
Cấp dải số cho phép doanh nghiệp tự gán mã cho từng sản phẩm (EAN-13, GTIN…)
GS1 Việt Nam cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn cách tạo, gán và kiểm tra mã vạch đúng chuẩn, phù hợp cho từng loại sản phẩm. Doanh nghiệp cần tuân thủ tiêu chuẩn GS1 về kích thước, in ấn và vị trí mã vạch.
✅ Lưu ý: Sau khi có mã, doanh nghiệp phải khai báo dữ liệu sản phẩm chi tiết để liên kết thông tin trên cổng GS1, tránh bị hiểu nhầm là mã giả, mã không hợp lệ.
Các bài viết liên quan:
Cách tạo mã vạch cho từng loại kẹo sâm cụ thể
Mã GTIN là gì và cách gán mã đúng chuẩn
Mã GTIN (Global Trade Item Number) là mã số sản phẩm toàn cầu do tổ chức GS1 cấp. Đây là mã định danh duy nhất cho mỗi đơn vị hàng hóa, được sử dụng để in mã vạch và quản lý hàng hóa trong kho, bán hàng, vận chuyển, truy xuất,…
Các loại mã GTIN phổ biến:
GTIN-13 (EAN-13): Dùng cho hàng hóa bán lẻ tại siêu thị, chợ.
GTIN-14: Dùng cho thùng hàng, kiện lớn.
GTIN-8: Cho các sản phẩm nhỏ, diện tích in hạn chế.
👉 Khi đăng ký mã vạch cho kẹo sâm, mỗi loại sản phẩm với đặc điểm riêng cần được gán một mã GTIN riêng để quản lý hiệu quả.
Quy tắc đặt mã theo từng trọng lượng, hương vị, quy cách đóng gói
Theo chuẩn GS1, mỗi biến thể của sản phẩm đều phải có mã khác nhau. Cụ thể:
Khác trọng lượng → mã khác (kẹo sâm 200g ≠ kẹo sâm 500g)
Khác hương vị → mã khác (kẹo sâm nhân mật ong ≠ kẹo sâm vị bạc hà)
Khác hình thức đóng gói → mã khác (hộp thiếc ≠ túi zip ≠ combo 3 hộp)
Ví dụ:
Kẹo sâm nhân mật ong hộp 200g có GTIN: 8938500131123
Kẹo sâm nhân mật ong hộp 500g có GTIN: 8938500131124
Kẹo sâm bạc hà 500g có GTIN: 8938500131125
📌 Điều này giúp tránh nhầm lẫn trong bán hàng, kiểm kê, đồng thời hỗ trợ truy xuất chính xác sản phẩm lỗi nếu có sự cố xảy ra.
Các định dạng mã vạch thông dụng: EAN-13, QR Code
Sau khi gán mã GTIN, doanh nghiệp có thể in thành các định dạng mã vạch:
EAN-13 (13 số): Được dùng rộng rãi nhất, tiêu chuẩn bắt buộc khi bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, hệ thống POS.
QR Code (Quick Response Code):
Chứa được nhiều thông tin hơn: thành phần, hướng dẫn, link website,…
Dễ quét bằng điện thoại.
Thường dùng kèm EAN-13, không thay thế hoàn toàn.
👉 Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên sử dụng EAN-13 là chính để đảm bảo chuẩn quốc tế, và kết hợp thêm QR Code phục vụ marketing, truy xuất nguồn gốc.
Chi phí, thời gian và hiệu lực của mã số mã vạch
Phí đăng ký ban đầu và phí duy trì hằng năm
Chi phí đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam được quy định bởi GS1 Việt Nam như sau:
- Phí đăng ký ban đầu (theo số lượng mã muốn cấp):
Dưới 10 mã sản phẩm: khoảng 1.000.000 – 1.500.000 VNĐ
100 mã sản phẩm: 2.000.000 – 3.000.000 VNĐ
Trên 1.000 mã: > 5.000.000 VNĐ
- Phí duy trì hằng năm:
Từ 500.000 – 1.500.000 VNĐ/năm tùy gói.
Nếu không nộp phí duy trì → mã sẽ bị khóa, không hợp lệ.
📌 Các mức phí có thể thay đổi tùy theo thông báo mới nhất của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Thời gian xử lý và cấp mã
Thời gian cấp mã số mã vạch nếu hồ sơ hợp lệ:
Từ 2 – 5 ngày làm việc (trong trường hợp hồ sơ online, đầy đủ).
Đăng ký tại các tổ chức đại diện GS1 Việt Nam được ủy quyền cũng có thời gian tương tự.
Quá trình xử lý bao gồm:
Cấp mã doanh nghiệp (gồm tiền tố Việt Nam + mã tổ chức).
Gán mã GTIN cho từng sản phẩm cụ thể.
Hướng dẫn cách in và sử dụng mã vạch theo đúng chuẩn.
Thời hạn sử dụng mã số mã vạch
Mã số mã vạch được cấp không giới hạn thời gian sử dụng.
Tuy nhiên, để mã có hiệu lực pháp lý và được hệ thống công nhận, doanh nghiệp bắt buộc duy trì phí hằng năm.
Nếu không sử dụng mã trong 5 năm liên tiếp, mã có thể bị thu hồi để tái phân bổ.
👉 Vì vậy, doanh nghiệp cần:
Thường xuyên kiểm tra hiệu lực mã.
Duy trì cập nhật danh sách sản phẩm trên hệ thống GS1.
Lưu ý khi sử dụng mã số mã vạch cho kẹo sâm
Sử dụng sai định dạng – vi phạm pháp luật
Nhiều doanh nghiệp khi tự tạo mã vạch bằng phần mềm không tuân thủ định dạng chuẩn EAN/UPC hoặc GS1, dẫn đến:
Mã vạch không đọc được bằng máy quét tại siêu thị.
Không được tiếp nhận khi kiểm tra tại cơ quan quản lý thị trường.
Vi phạm quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP, có thể bị xử phạt từ 2 – 10 triệu đồng.
Do đó, doanh nghiệp phải đăng ký mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, và tuân thủ đúng định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế.
Không cập nhật thay đổi làm mã bị thu hồi
Mỗi năm, đơn vị sử dụng mã vạch phải nộp báo cáo sử dụng và duy trì phí theo quy định. Nếu không:
Mã số bị thu hồi khỏi hệ thống GS1 Việt Nam.
Doanh nghiệp không được phép sử dụng mã cũ cho sản phẩm.
Sản phẩm có thể bị từ chối lưu thông, đặc biệt trên các sàn TMĐT lớn.
Ngoài ra, nếu có thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin sản phẩm, cần cập nhật ngay trên hệ thống để tránh mất hiệu lực mã.
In mã vạch không đúng kỹ thuật
Sai lầm phổ biến là in mã vạch:
Kích thước quá nhỏ hoặc sai tỷ lệ.
Không tương phản màu sắc (nền xám, mã xám).
Đặt sai vị trí (quá cong, dán ở mép gấp).
Khi không tuân thủ TCVN 6822:2001, mã vạch có thể không quét được hoặc bị đánh giá là không hợp lệ khi kiểm tra thị trường.
Doanh nghiệp nên in mẫu thử để test trước khi in hàng loạt và lựa chọn đơn vị in có kinh nghiệm trong lĩnh vực thực phẩm đóng gói.
Dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói tại Gia Minh
Tư vấn chọn loại mã phù hợp sản phẩm
Tại Gia Minh, chúng tôi cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc với quy trình chuyên nghiệp. Đội ngũ chuyên viên sẽ:
Phân tích sản phẩm: dạng đóng gói, phân phối nội địa hay xuất khẩu.
Tư vấn chọn mã: mã doanh nghiệp (GS1), mã EAN-13, mã SSCC, hoặc mã QR tùy mục đích.
Đảm bảo mã được áp dụng đúng mục đích thương mại và lưu thông.
Hỗ trợ đăng ký – duy trì – gán mã nhanh chóng
Chúng tôi hỗ trợ:
Soạn thảo hồ sơ đăng ký mã tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Nộp hồ sơ, theo dõi kết quả và bàn giao mã nhanh chóng trong 2–4 ngày.
Tư vấn sử dụng mã, hướng dẫn gán mã và hướng dẫn sử dụng phần mềm in mã.
Đặc biệt: hỗ trợ báo cáo sử dụng mã định kỳ và duy trì hiệu lực hàng năm.
Cam kết hợp lệ – đúng luật – đúng thời gian
Gia Minh cam kết:
Hồ sơ hợp lệ 100%, đúng quy định theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP và Thông tư 232/2016/TT-BKHCN.
Không phát sinh chi phí, thời gian rõ ràng – đúng cam kết.
Hỗ trợ tư vấn pháp lý liên quan đến nhãn hàng hóa, thẩm định mã vạch, đăng ký công bố sản phẩm kẹo sâm đi kèm nếu cần.
Câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm
Có thể sử dụng mã vạch nước ngoài không?
Không nên. Mã vạch nước ngoài (mã của công ty mẹ tại Hàn Quốc) chỉ áp dụng trong nội bộ hoặc khi xuất khẩu. Nếu sản phẩm lưu hành tại Việt Nam, phải:
Có mã vạch đăng ký tại Việt Nam nếu là sản phẩm đóng gói lại, dán nhãn phụ.
Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý mã vạch GS1 Việt Nam để được phân phối tại siêu thị, nhà thuốc, TMĐT.
Việc sử dụng mã vạch nước ngoài có thể khiến hàng hóa không được chấp nhận trên hệ thống kiểm tra của cơ quan quản lý.
Sản phẩm chưa có giấy công bố có đăng ký mã vạch được không?
Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký mã số mã vạch trước, sau đó sử dụng mã này cho hồ sơ công bố sản phẩm, in nhãn, và các tài liệu liên quan.
Tuy nhiên, sản phẩm chỉ được lưu hành sau khi hoàn tất công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
Việc đăng ký trước giúp đồng bộ quản lý sản phẩm trong kho, phần mềm bán hàng, marketing…
Nếu thay đổi bao bì có phải đăng ký lại mã?
Không bắt buộc. Nếu không thay đổi bản chất, thành phần, trọng lượng hoặc quy cách sản phẩm, có thể giữ nguyên mã vạch cũ.
Tuy nhiên, nếu:
Đổi sang sản phẩm mới (vị mới, trọng lượng khác…)
Có thay đổi doanh nghiệp sở hữu
=> Cần đăng ký mã mới hoặc gán mã mới trong hệ thống quản lý sản phẩm để tránh trùng lặp.
Đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn phân phối sản phẩm một cách chuyên nghiệp và đúng quy định pháp luật. Mã vạch không chỉ là công cụ quản lý mà còn là yếu tố tạo dựng niềm tin với người tiêu dùng thông qua khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
Để việc đăng ký diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, lựa chọn mã phù hợp và thực hiện đúng quy trình theo hướng dẫn của GS1 Việt Nam. Tránh tình trạng sử dụng mã sai cách, in mã không chuẩn gây ảnh hưởng đến uy tín sản phẩm.
Nếu bạn cần một đơn vị hỗ trợ toàn diện – từ tư vấn chọn loại mã, đăng ký hồ sơ online, đến hướng dẫn gán mã sản phẩm và in nhãn mã vạch – Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh chính là đối tác uy tín bạn có thể tin tưởng.
Liên hệ ngay 0939 456 569 – 0932 785 561 để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch cho kẹo sâm Hàn Quốc đúng chuẩn – nhanh chóng – hợp pháp!
