Đăng ký con dấu tròn công ty giao nhận – Thủ tục & Hồ sơ 2026
Đăng ký con dấu tròn công ty giao nhận là bước không thể thiếu trong bộ hồ sơ pháp lý khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực logistics – giao nhận – vận tải. Con dấu tròn không chỉ thể hiện tư cách pháp nhân mà còn được sử dụng trong hầu hết các giao dịch của công ty, từ hợp đồng dịch vụ giao nhận đến chứng từ vận tải. Tại Việt Nam, thủ tục đăng ký và thông báo mẫu dấu đã được đơn giản hóa, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ đúng quy định để tránh sai sót. Việc lựa chọn kích thước, nội dung và hình thức con dấu phải được thực hiện chính xác ngay từ đầu để tránh phải làm lại. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu và quy định pháp lý mới nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp giao nhận còn phải lưu ý đến tính đồng bộ giữa con dấu và các chứng từ nội bộ. Khi nắm rõ quy trình, việc đăng ký con dấu tròn trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận lợi. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp vận hành hợp pháp và chuyên nghiệp trong ngành giao nhận.
Con dấu tròn công ty giao nhận là gì? Quy định pháp lý mới nhất
Trong lĩnh vực giao nhận – logistics, các chứng từ như vận đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng, hợp đồng vận tải, tờ khai hải quan… đều đòi hỏi sự xác thực từ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Chính vì vậy, con dấu tròn công ty giao nhận đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động pháp lý và nghiệp vụ hàng ngày. Dấu tròn vừa thể hiện tư cách pháp nhân, vừa là công cụ xác nhận các phát sinh dịch vụ vận tải – kho bãi – giao nhận với đối tác trong và ngoài nước.
Theo quy định pháp lý mới nhất từ Luật Doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp được quyền tự quyết về số lượng, hình dạng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, một số nguyên tắc vẫn phải tuân thủ để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Dưới đây là chi tiết vai trò và quy định của con dấu trong doanh nghiệp logistics.
Vai trò của con dấu trong lĩnh vực giao nhận – logistics
Hoạt động giao nhận liên quan trực tiếp đến hàng hóa, vận chuyển quốc tế, làm việc với hải quan, hãng tàu, đại lý vận tải và đối tác nước ngoài. Vì vậy, con dấu tròn logistics có các vai trò quan trọng:
– Xác nhận tính pháp lý của hợp đồng giao nhận, vận tải, ủy thác
– Hợp thức hóa các chứng từ kho bãi, phiếu nhập – xuất kho
– Đóng dấu trên vận đơn nội địa, biên bản giao nhận để thể hiện trách nhiệm pháp lý
– Ký xác nhận thanh toán với hãng tàu, đại lý nước ngoài
– Là bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp về giao nhận, hư hỏng hàng hóa
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp logistics vận hành khối lượng chứng từ lớn mỗi ngày. Việc dùng con dấu tròn giúp quy trình xác nhận hồ sơ nhanh gọn, tránh sai sót và đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận giao nhận – kho – kế toán – vận tải.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Quy định pháp lý về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2025
Luật Doanh nghiệp 2025 tiếp tục duy trì nguyên tắc doanh nghiệp tự chủ về con dấu, nhưng vẫn có các quy định nền tảng:
– Doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu (01 hoặc nhiều hơn).
– Hình thức con dấu có thể là dấu tròn, dấu vuông hoặc hình dạng khác.
– Nội dung dấu phải thể hiện tối thiểu: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
– Không còn quy định bắt buộc về việc thông báo mẫu dấu lên Sở KH&ĐT như trước 2021.
– Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng dấu đúng pháp luật.
Đối với doanh nghiệp giao nhận, việc quản lý con dấu đặc biệt quan trọng vì dấu được sử dụng thường xuyên trong quy trình làm hàng, ký kết hợp đồng vận tải và xác nhận lệnh giao hàng.
Con dấu tròn và con dấu chức danh – sự khác biệt
Trong doanh nghiệp logistics, thường có hai loại dấu cơ bản:
- Con dấu tròn doanh nghiệp
– Thể hiện tư cách pháp nhân
– Dùng để ký hợp đồng, chứng từ giao nhận, biên bản kho bãi
– Được ưu tiên trong các giao dịch có giá trị pháp lý cao
- Con dấu chức danh (Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng bộ phận giao nhận)
– Dùng trong các nghiệp vụ nội bộ như duyệt chứng từ, xác nhận bảng kê, ký phiếu giao hàng
– Không thay thế cho dấu tròn trên các hợp đồng hoặc chứng từ pháp lý quan trọng
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh việc sử dụng dấu sai mục đích, dẫn đến tranh chấp hoặc bị đối tác từ chối chứng từ.
Khi nào công ty giao nhận cần đăng ký con dấu tròn?
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận – logistics, con dấu tròn đóng vai trò xác thực hồ sơ, chứng từ, hợp đồng và là yếu tố quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý trong các giao dịch. Sau khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc liệu có bắt buộc đăng ký mẫu dấu hay không và trong những trường hợp nào cần làm lại dấu.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải thông báo mẫu dấu lên Sở KH&ĐT, nhưng thực tế 90% công ty giao nhận – vận tải vẫn sử dụng con dấu tròn để ký hồ sơ nội bộ, hợp đồng dịch vụ vận tải, hồ sơ hải quan, chứng từ kho bãi, hợp đồng đại lý logistics… Việc có con dấu tròn giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn, dễ được đối tác – hãng tàu – kho bãi chấp nhận hồ sơ.
Có ba thời điểm quan trọng mà công ty giao nhận cần đăng ký hoặc làm lại con dấu.
Khi mới thành lập doanh nghiệp
Ngay sau khi hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp, công ty giao nhận nên khắc và đăng ký con dấu tròn để sử dụng trong:
– Ký hợp đồng vận tải – giao nhận
– Xác nhận giấy tờ nội bộ: quyết định bổ nhiệm, nghị quyết
– Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng
– Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh vận tải, giấy phép kho bãi
– Hồ sơ hải quan hoặc chứng từ liên quan đến hoạt động logistics
Dù pháp luật không yêu cầu thông báo mẫu dấu, nhưng các đối tác logistics thường yêu cầu con dấu để xác nhận tính pháp lý của hồ sơ. Vì vậy, việc khắc dấu tròn ngay sau khi thành lập doanh nghiệp là điều cần thiết.
Khi thay đổi thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp giao nhận phải làm lại hoặc cập nhật mẫu dấu tròn khi có sự thay đổi liên quan đến:
– Tên công ty
– Địa chỉ trụ sở chính
– Người đại diện theo pháp luật
– Loại hình doanh nghiệp
Thông tin trên dấu phải trùng khớp hồ sơ pháp lý. Nếu tiếp tục dùng dấu cũ trong khi thông tin đã thay đổi, doanh nghiệp dễ bị đối tác từ chối hồ sơ, đặc biệt trong các giao dịch vận tải – kho bãi – chứng từ quốc tế.
Khi mất, hỏng hoặc cần làm lại mẫu dấu
Trong thực tế, doanh nghiệp logistics thường sử dụng dấu tròn với tần suất cao cho hợp đồng và bộ chứng từ vận tải, dẫn đến nguy cơ mòn, nhòe, hỏng hoặc mất dấu. Khi xảy ra các trường hợp này, doanh nghiệp phải:
– Khắc lại con dấu mới
– Ra quyết định hủy mẫu dấu cũ
– Cập nhật hồ sơ nội bộ để đảm bảo tính pháp lý
Việc làm lại dấu kịp thời giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn trong ký kết hợp đồng vận tải, hồ sơ xin giấy phép hoặc chứng từ hải quan.
Hồ sơ đăng ký con dấu tròn công ty giao nhận
Đối với doanh nghiệp giao nhận – logistics, con dấu tròn công ty là công cụ pháp lý quan trọng để ký kết hợp đồng vận tải, hồ sơ kho bãi, chứng từ giao nhận hàng hóa, ủy quyền cho nhân viên, và thực hiện các nghiệp vụ nội bộ như đóng dấu bảng kê, phiếu xuất kho, lệnh điều xe. Mặc dù theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự chủ thiết kế và quản lý con dấu, nhưng để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký con dấu tròn công ty giao nhận trước khi đưa vào sử dụng. Bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ liên quan đến thiết kế, thông tin doanh nghiệp và tiêu chuẩn con dấu theo quy định.
Thông tin doanh nghiệp và mẫu thiết kế dấu
Trước khi khắc dấu, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ thông tin nhận diện doanh nghiệp, bao gồm:
– Tên doanh nghiệp theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
– Mã số doanh nghiệp (mã số thuế)
– Địa chỉ trụ sở chính
– Loại hình doanh nghiệp: TNHH – cổ phần – doanh nghiệp tư nhân
– Tên viết tắt (nếu muốn đưa vào dấu)
Đồng thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu thiết kế con dấu để gửi cho đơn vị khắc dấu hoặc thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia. Mẫu dấu thường bao gồm:
– Hình tròn tiêu chuẩn (phổ biến nhất)
– Tên doanh nghiệp chạy theo vòng tròn
– Mã số thuế ở giữa hoặc dưới chân dấu
– Có thể thêm ký hiệu nhận diện (ví dụ: LOGISTICS, FREIGHT, TRUCKING…) tùy nhu cầu
Việc chuẩn bị mẫu dấu rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi khắc dấu và đảm bảo đồng nhất thương hiệu.
Giấy tờ pháp lý doanh nghiệp: GPKD – CMND/CCCD đại diện pháp luật
Để đăng ký hoặc làm thủ tục thông báo con dấu tròn công ty giao nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ pháp lý sau:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Thông tin người đại diện pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu)
– Quyết định bổ nhiệm chức danh Giám đốc/Chủ tịch (nếu cần)
– Thông tin liên hệ để nhận con dấu hoặc nhận giấy xác nhận đặt dấu
Các giấy tờ trên giúp xác minh quyền pháp lý của doanh nghiệp khi tiến hành khắc dấu và đăng ký mẫu dấu. Nếu hồ sơ không khớp với Giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp có thể bị trả hồ sơ hoặc phải khắc lại dấu.
Yêu cầu về nội dung và kích thước con dấu
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được quyền tự thiết kế con dấu nhưng phải đảm bảo một số yêu cầu về nội dung và kích thước, bao gồm:
– Con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp đúng với GPKD
– Có mã số doanh nghiệp để xác định tính pháp lý
– Không được sử dụng hình ảnh, ký hiệu trái với thuần phong mỹ tục hoặc vi phạm pháp luật
– Kích thước phổ biến: 36 mm – 40 mm, phù hợp cho mọi loại chứng từ
– Màu mực phổ biến: đỏ, xanh đậm (doanh nghiệp tự chọn)
Đối với công ty giao nhận – logistics, dấu tròn còn được sử dụng trên vận đơn nội bộ, phiếu giao nhận, bảng kê hàng hóa và hợp đồng vận tải. Do đó, dấu phải rõ nét, dễ nhận diện và bền theo thời gian. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia để có hiệu lực pháp lý.
Quy trình đăng ký và thông báo mẫu dấu tròn
Việc đăng ký và thông báo mẫu dấu tròn là một trong những thủ tục quan trọng sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được quyền tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, nhưng mẫu dấu sau khi khắc vẫn phải thông báo lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi đưa vào sử dụng. Dấu tròn là công cụ xác nhận tính pháp lý trên nhiều loại hồ sơ, chứng từ, hợp đồng và mang ý nghĩa nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.
Quy trình đăng ký và thông báo mẫu dấu hiện nay đã được số hóa hoàn toàn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không cần xin cấp phép tại cơ quan công an như trước đây. Tuy nhiên, để mẫu dấu hợp lệ và không bị trả về, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định về thiết kế dấu, thông tin thể hiện và thủ tục nộp thông báo. Bộ quy trình này thường được thực hiện ngay sau khi doanh nghiệp nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh và trước khi thực hiện mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng hay làm hồ sơ thuế ban đầu.
Dưới đây là quy trình chi tiết gồm 4 bước chuẩn luật mới nhất.
Bước 1 – Thiết kế mẫu dấu tròn theo quy định
Doanh nghiệp được quyền tự thiết kế mẫu dấu nhưng phải đảm bảo các thông tin cơ bản gồm:
– Tên doanh nghiệp theo đúng giấy phép;
– Mã số doanh nghiệp/ mã số thuế;
– Hình dạng (thông thường là hình tròn 36–40 mm);
– Màu sắc mực dấu (thường dùng đỏ hoặc xanh).
Ngoài nội dung bắt buộc, doanh nghiệp có thể thêm biểu tượng thương hiệu, ký hiệu riêng để tăng tính nhận diện nhưng không được chứa hình ảnh vi phạm pháp luật hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước.
Mẫu thiết kế cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo thông tin trùng khớp với giấy phép và không sai chính tả. Đây là bước quan trọng vì mẫu dấu sau khi thông báo sẽ được lưu trên hệ thống quốc gia và doanh nghiệp sẽ sử dụng lâu dài.
Bước 2 – Khắc dấu tại cơ sở đủ điều kiện pháp lý
Sau khi hoàn tất thiết kế, doanh nghiệp tiến hành khắc dấu tại các cơ sở khắc dấu được cấp phép hoạt động. Các cơ sở này có trách nhiệm lưu lại thông tin đơn hàng và bảo đảm việc khắc dấu tuân thủ quy định của pháp luật.
Thời gian khắc dấu thường chỉ từ 30 phút đến 1 ngày làm việc tùy mẫu thiết kế.
Khi nhận dấu, doanh nghiệp cần kiểm tra:
– Kích thước đúng như thiết kế;
– Thông tin tên, mã số thuế chính xác;
– Mực dấu rõ nét, không lem;
– Hộp dấu đảm bảo chất lượng.
Sau khi có dấu, doanh nghiệp vẫn chưa được sử dụng ngay mà phải tiếp tục bước quan trọng tiếp theo là thông báo mẫu dấu lên hệ thống quốc gia.
Bước 3 – Nộp thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia
Doanh nghiệp truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc tài khoản của người nộp hồ sơ. Trong phần “Thông báo mẫu con dấu”, doanh nghiệp tải file hình dấu (định dạng JPG/PNG) và điền thông tin theo yêu cầu:
– Tên doanh nghiệp;
– Mã số doanh nghiệp;
– Số lượng con dấu;
– Hình ảnh mẫu dấu.
Hồ sơ sau khi nộp sẽ được Sở KH&ĐT kiểm tra trực tuyến. Nếu thông tin trùng khớp và không sai phạm, hồ sơ sẽ được duyệt trong vòng 1–2 ngày làm việc.
Nếu có lỗi như thông tin sai, hình ảnh không rõ nét hoặc không đúng quy định, hồ sơ sẽ bị trả lại kèm yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 4 – Nhận thông báo hợp lệ và đưa vào sử dụng
Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp nhận Thông báo mẫu dấu hợp lệ ngay trên tài khoản hệ thống và qua email đăng ký. Từ thời điểm này, con dấu được phép sử dụng hợp pháp trong mọi giao dịch, ký kết hợp đồng, hồ sơ thuế, hồ sơ ngân hàng, BHXH và các thủ tục hành chính khác.
Doanh nghiệp cần lưu trữ thông báo này để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra hoặc khi thay đổi mẫu dấu trong tương lai.
Mẫu dấu tròn phù hợp cho công ty giao nhận
Trong doanh nghiệp giao nhận – logistics, dấu tròn không chỉ là công cụ xác thực pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, hãng tàu, đối tác nước ngoài và cơ quan hải quan. Vì vậy, việc lựa chọn mẫu dấu tròn phù hợp cho công ty giao nhận cần đảm bảo cả yếu tố thẩm mỹ, tính nhận diện thương hiệu và đúng quy định pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2025. Dưới đây là ba nhóm tiêu chuẩn quan trọng khi thiết kế dấu tròn cho doanh nghiệp logistics.
Mẫu dấu tròn tiêu chuẩn ngành logistics – giao nhận
Mẫu dấu tròn tiêu chuẩn cho doanh nghiệp giao nhận thường có thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ nhận diện để thuận tiện khi đóng lên các chứng từ vận tải và giao nhận hàng hóa. Dấu thường bao gồm:
– Hình dạng tròn đường kính 36–40 mm
– Tên doanh nghiệp logistics in rõ, đồng nhất với giấy phép đăng ký
– Mã số doanh nghiệp đặt ở phần dưới hoặc trung tâm
– Có thể thêm cụm từ “LOGISTICS”, “FREIGHT FORWARDER”, “GIAO NHẬN” để tăng nhận diện
– Biểu tượng đơn giản như mũi tên vận tải, container, tàu biển, máy bay (không bắt buộc)
Mẫu dấu này phù hợp khi đóng trên vận đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, lệnh giao hàng và các chứng từ liên quan đến hải quan. Thiết kế nên tinh gọn để dấu in ra rõ ràng, tránh lem mực khi đóng số lượng lớn chứng từ mỗi ngày.
Màu sắc, đường viền, ký tự và bố cục phù hợp
Theo Luật Doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp được quyền chọn màu mực, bố cục và kiểu chữ của dấu tròn. Tuy nhiên, để đảm bảo chuyên nghiệp trong lĩnh vực logistics, doanh nghiệp nên chọn:
– Màu mực đỏ hoặc xanh đậm, dễ nhận diện trong chứng từ vận tải
– Đường viền kép để tăng độ sắc nét và chống làm giả
– Font chữ không chân (Sans-serif) rõ ràng, dễ đọc khi photocopy hoặc scan
– Bố cục cân đối: vòng ngoài là tên doanh nghiệp, vòng trong là mã số doanh nghiệp
– Nếu có logo, logo nên đặt giữa và không chiếm quá 30% diện tích dấu
Bố cục đơn giản giúp dấu tròn in rõ trên giấy carbon, phiếu in nhiều liên và vận đơn có chất lượng giấy không đồng nhất – điều rất phổ biến trong ngành giao nhận.
Lưu ý khi khắc dấu tròn để tránh vi phạm
Khi khắc dấu tròn công ty giao nhận, doanh nghiệp cần lưu ý:
– Tên doanh nghiệp phải trùng 100% với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Mã số doanh nghiệp bắt buộc phải hiển thị đầy đủ
– Không dùng ký hiệu, từ ngữ gây hiểu nhầm về cơ quan nhà nước
– Không sao chép mẫu dấu của doanh nghiệp khác
– Dấu phải bảo quản cẩn thận, tránh mất mát hoặc sử dụng sai mục đích
– Nếu làm mất dấu, phải lập biên bản và thông báo nội bộ để tránh rủi ro pháp lý
Ngoài ra, doanh nghiệp nên khắc tối thiểu 02 dấu tròn để dự phòng, đặc biệt đối với công ty giao nhận có lượng chứng từ lớn cần đóng dấu liên tục.
Chi phí đăng ký và khắc con dấu tròn công ty giao nhận
Con dấu tròn vẫn được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp giao nhận – logistics do đặc thù phải ký nhiều hồ sơ như hợp đồng vận tải, biên bản giao nhận, chứng từ kho bãi, giấy tờ hải quan và các thủ tục xin giấy phép vận tải. Sau khi thành lập doanh nghiệp, chi phí khắc dấu và đăng ký mẫu dấu là những khoản phí ban đầu mà doanh nghiệp cần dự trù.
Tại TPHCM, chi phí khắc con dấu tròn khá linh hoạt tùy cơ sở khắc dấu, chất liệu và thời gian thực hiện. Ngoài phí khắc dấu, doanh nghiệp còn phát sinh chi phí khi thông báo mẫu dấu hoặc khi khắc lại dấu do thay đổi thông tin pháp lý. Dưới đây là chi tiết từng khoản.
Phí khắc dấu – giá tham khảo tại TPHCM
Chi phí khắc con dấu tròn công ty giao nhận tại TPHCM dao động khoảng 250.000 – 450.000 đồng tùy loại dấu:
– Dấu liền mực (phổ biến nhất): 250.000 – 350.000 đồng
– Dấu bán tự động, lò xo: 300.000 – 400.000 đồng
– Dấu cao cấp, độ bền cao: 400.000 – 450.000 đồng
Thời gian khắc dấu rất nhanh, từ 30 phút đến 2 giờ, hoặc giao trong ngày.
Một số doanh nghiệp giao nhận có nhu cầu khắc thêm dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu tên công ty viết tắt, chi phí phát sinh khoảng 120.000 – 200.000 đồng/dấu.
Nhìn chung, đây là khoản chi phí thấp nhưng rất quan trọng để doanh nghiệp bắt đầu ký kết hợp đồng và hồ sơ vận tải.
Chi phí thông báo mẫu dấu – lệ phí nhà nước
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn bắt buộc thông báo mẫu dấu lên Sở KH&ĐT. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp logistics vẫn thực hiện thủ tục này để đối tác an tâm và hồ sơ lưu trữ minh bạch.
Khi doanh nghiệp tự nguyện thông báo mẫu dấu, lệ phí nhà nước gần như bằng 0 đồng, vì thủ tục thực hiện hoàn toàn online trên Cổng thông tin quốc gia. Nếu sử dụng dịch vụ của đơn vị tư vấn, chi phí dịch vụ dao động 300.000 – 500.000 đồng.
Việc thông báo mẫu dấu giúp đối tác, nhà cung cấp, hãng tàu và kho bãi xác minh tính pháp lý khi ký chứng từ giao nhận hàng hóa.
Chi phí làm lại con dấu khi thay đổi thông tin
Khi doanh nghiệp giao nhận thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc người đại diện, con dấu tròn phải làm lại để đồng bộ thông tin pháp lý.
Chi phí làm lại dấu mới tương tự như khắc dấu lần đầu: 250.000 – 450.000 đồng, tùy loại.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần:
– Ra quyết định hủy mẫu dấu cũ
– Lưu hồ sơ nội bộ về mẫu dấu mới
– Cập nhật dấu mới cho các đối tác, ngân hàng, kho bãi, hãng tàu
Làm lại dấu kịp thời giúp tránh tình trạng hồ sơ vận tải – kho bãi bị từ chối do không trùng khớp thông tin pháp lý.
Các lỗi phổ biến khi đăng ký con dấu tròn
Mặc dù thủ tục đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu tròn theo Luật Doanh nghiệp 2020 đã được đơn giản hóa, nhưng trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp giao nhận, logistics, vận tải – vẫn gặp phải những sai sót khiến mẫu dấu bị từ chối hoặc phải khắc lại nhiều lần. Những lỗi này không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến tiến độ ký kết hợp đồng, ký chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc phát hành hồ sơ nội bộ. Dưới đây là những lỗi phổ biến khi đăng ký con dấu tròn mà doanh nghiệp cần tránh.
Thiếu mã số doanh nghiệp trên con dấu
Đây là lỗi thường gặp nhất đối với doanh nghiệp mới thành lập. Nhiều đơn vị chỉ đưa tên công ty vào con dấu nhưng bỏ quên mã số doanh nghiệp – yếu tố xác định pháp nhân duy nhất.
Thiếu mã số thuế có thể dẫn đến:
– Mẫu dấu không được chấp nhận khi nộp thông báo mẫu dấu
– Chứng từ nội bộ hoặc hợp đồng bị đối tác nghi ngờ tính pháp lý
– Doanh nghiệp phải khắc lại dấu, mất thêm thời gian và chi phí
Đối với ngành giao nhận – logistics, dấu tròn được sử dụng trong vận đơn nội bộ, phiếu giao hàng, bảng kê kho bãi… nên việc thiếu mã số doanh nghiệp gây ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ.
Sai thông tin doanh nghiệp hoặc viết tắt không đúng quy định
Nhiều doanh nghiệp ghi thiếu, ghi sai hoặc ghi không đúng định dạng tên doanh nghiệp trên con dấu, ví dụ:
– Ghi sai dấu tiếng Việt
– Viết tắt không theo tên đã đăng ký (ví dụ: LOG CO thay vì LOGISTICS CO.,LTD)
– Ghi nhầm loại hình doanh nghiệp (TNHH/CP/Private…)
– Ghi sai địa phương đăng ký hoặc tên tiếng Anh
Lỗi này khiến mẫu dấu không trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và dễ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc khắc lại. Đây là lỗi ảnh hưởng lớn đến uy tín doanh nghiệp khi giao dịch với đối tác.
Nộp mẫu dấu không đúng định dạng quy định
Để thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia, doanh nghiệp phải nộp file dấu theo đúng định dạng quy định (thường là ảnh JPG/PNG rõ nét hoặc file PDF). Tuy nhiên, sai sót phổ biến gồm:
– Nộp file mờ, thiếu nét hoặc kích thước quá nhỏ
– Mẫu dấu bị lệch, mất vòng tròn
– Gửi file màu khác với màu thực tế
– Gửi nhiều mẫu dấu trong một file khiến hệ thống không nhận diện
Những lỗi này dẫn đến hồ sơ bị trả về và doanh nghiệp phải nộp lại nhiều lần, làm chậm quá trình sử dụng con dấu trong ký kết hợp đồng và giao nhận hàng hóa.
Vì sao doanh nghiệp giao nhận nên khắc dấu tròn tại Gia Minh?
Đối với doanh nghiệp giao nhận – logistics, con dấu tròn không chỉ là công cụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp khi ký kết hợp đồng, chứng từ vận tải, biên bản giao nhận và các giấy tờ hải quan – kho bãi. Vì vậy, việc lựa chọn đơn vị khắc dấu uy tín là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ, tính thẩm mỹ cũng như thời gian triển khai nhanh chóng, phục vụ kịp tiến độ kinh doanh.
Gia Minh là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp và triển khai trọn gói các dịch vụ khắc dấu, thông báo mẫu dấu và hỗ trợ hồ sơ pháp lý ban đầu. Với doanh nghiệp giao nhận – vận tải, nơi cần sử dụng dấu thường xuyên trên vận đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao, việc có mẫu dấu rõ nét, bền mực, đúng quy định giúp tối ưu quy trình nội bộ và tránh rủi ro khi làm việc với đối tác trong và ngoài nước.
Không chỉ khắc dấu, Gia Minh còn hỗ trợ các thủ tục pháp lý liên quan như hồ sơ khởi tạo thuế, hồ sơ vận tải, đăng ký kho bãi, giấy phép logistics… giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuẩn bị, tránh sai sót, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang mở rộng hoạt động tại TPHCM và khu vực phía Nam. Dưới đây là 3 lý do chính khiến Gia Minh trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp ngành giao nhận.
Thiết kế đúng chuẩn pháp lý – thẩm mỹ
Gia Minh thiết kế mẫu dấu dựa trên đúng thông tin pháp lý của doanh nghiệp (tên – mã số thuế – loại hình doanh nghiệp) nhằm đảm bảo không sai sót khi thông báo lên Cổng thông tin quốc gia. Mẫu dấu được thiết kế theo kích thước chuẩn 36–40 mm, bố cục cân đối, rõ nét, sử dụng font chữ dễ nhận diện để đảm bảo tính thẩm mỹ khi đóng lên vận đơn, phiếu xuất kho, phiếu giao nhận.
Đối với doanh nghiệp giao nhận, dấu tròn thường xuất hiện nhiều trong bộ chứng từ logistics – vì vậy yếu tố rõ nét, bền mực và độ nhận diện cao là vô cùng quan trọng. Gia Minh tối ưu cả tính pháp lý lẫn tính thương hiệu để doanh nghiệp sử dụng lâu dài mà không cần thay đổi.
Khắc dấu siêu tốc – giao tận nơi
Gia Minh hỗ trợ khắc dấu nhanh trong 30–60 phút, phù hợp với doanh nghiệp cần sử dụng dấu ngay để ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng hoặc hoàn tất hồ sơ thuế ban đầu. Ngoài ra, đơn vị còn hỗ trợ giao tận nơi tại TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, giúp doanh nghiệp không phải trực tiếp đến cơ sở khắc dấu.
Mực dấu chất lượng cao, độ bám tốt, không lem khi đóng trên các loại giấy tờ vận tải, phiếu giao nhận, phụ lục hợp đồng. Quy trình khắc dấu được thực hiện tại cơ sở đủ điều kiện, đảm bảo an toàn và đúng quy định pháp luật.
Hỗ trợ nộp thông báo mẫu dấu miễn phí
Một trong những lợi ích lớn khi khắc dấu tại Gia Minh là miễn phí 100% việc nộp thông báo mẫu dấu tròn lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần tự thao tác trên hệ thống, không lo bị lỗi hồ sơ hoặc bị trả lại do thông tin không chính xác.
Gia Minh thực hiện trọn gói: chuẩn bị file dấu, nộp thông báo, theo dõi tình trạng duyệt và gửi lại thông báo hợp lệ cho doanh nghiệp ngay trong ngày. Điều này cực kỳ thuận tiện đối với doanh nghiệp giao nhận – logistics, nơi tiến độ thủ tục khởi tạo pháp lý đóng vai trò then chốt để đưa hoạt động vận tải – kho bãi vào vận hành sớm.
Quy trình hỗ trợ đăng ký con dấu tròn tại Gia Minh
Để doanh nghiệp giao nhận – logistics có thể nhanh chóng đưa con dấu vào sử dụng, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói từ thiết kế, khắc dấu đến hoàn tất thông báo mẫu dấu theo quy định mới. Quy trình được xây dựng tối ưu, phù hợp với doanh nghiệp vận tải – kho bãi – logistics vốn cần con dấu sử dụng hàng ngày trong hợp đồng, vận đơn, biên bản giao nhận. Dưới đây là 3 bước triển khai chính.
Tiếp nhận thông tin doanh nghiệp
Gia Minh tiếp nhận đầy đủ thông tin pháp lý từ doanh nghiệp, bao gồm: tên doanh nghiệp chính xác theo giấy phép kinh doanh, mã số doanh nghiệp, loại hình kinh doanh logistics, ngành nghề, logo (nếu có) và yêu cầu về kích thước dấu, màu mực, số lượng dấu cần khắc.
Bộ phận pháp lý sẽ:
– Kiểm tra sự khớp trùng giữa thông tin doanh nghiệp và ngành nghề
– Xác minh nội dung được phép thể hiện trên con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2025
– Tư vấn mẫu dấu phù hợp cho doanh nghiệp giao nhận (dấu tròn, dấu chức danh nếu cần)
Việc kiểm tra ban đầu giúp đảm bảo dấu tròn được thiết kế đúng chuẩn pháp lý và không gặp lỗi khi sử dụng trên các chứng từ vận tải, kho bãi, giao nhận hàng hóa.
Thiết kế – duyệt mẫu – khắc dấu
Sau khi tiếp nhận thông tin, Gia Minh tiến hành thiết kế mẫu dấu theo bố cục chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp giao nhận:
– Hình tròn đường kính 36–40 mm
– Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp rõ ràng
– Có thể tích hợp biểu tượng logistics nếu doanh nghiệp yêu cầu
– Màu sắc mực theo lựa chọn: đỏ, xanh đậm hoặc đen
Gia Minh gửi bản mẫu để doanh nghiệp duyệt trước khi khắc. Khi mẫu được thông qua, bộ phận kỹ thuật khắc dấu bằng công nghệ laser để đảm bảo nét sắc, không lem mực khi đóng trên vận đơn hoặc phiếu giao nhận nhiều liên. Thời gian hoàn thiện chỉ từ 1–2 ngày làm việc.
Hoàn tất thủ tục thông báo mẫu dấu
Dù theo Luật Doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp không còn bắt buộc nộp mẫu dấu cho Sở KH&ĐT, Gia Minh vẫn hỗ trợ doanh nghiệp thông báo mẫu dấu nội bộ và lập sổ bàn giao quản lý dấu theo đúng quy trình pháp lý.
Doanh nghiệp được hướng dẫn:
– Quy định người giữ dấu
– Quy trình sử dụng dấu trong chứng từ logistics
– Cách lưu mẫu dấu cho từng bộ phận giao nhận – kho – kế toán
Quá trình hoàn tất được bàn giao đầy đủ bằng văn bản và file mềm để doanh nghiệp triển khai sử dụng ngay.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là những câu hỏi phổ biến khi doanh nghiệp giao nhận – logistics sử dụng con dấu tròn trong hoạt động hằng ngày:
Con dấu tròn công ty giao nhận có kích thước bao nhiêu?
Thông thường, dấu tròn của doanh nghiệp giao nhận có đường kính 36–40 mm. Đây là kích thước tiêu chuẩn phù hợp để đóng lên vận đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và hợp đồng. Doanh nghiệp vẫn có thể chọn kích thước khác, nhưng kích thước phổ biến nhất vẫn là 38 mm để đảm bảo dấu rõ nét, dễ nhận diện.
Có được sử dụng màu mực khác ngoài đỏ không?
Có. Luật Doanh nghiệp 2025 cho phép doanh nghiệp tự quyết về màu sắc con dấu. Ngoài mực đỏ truyền thống, doanh nghiệp giao nhận có thể dùng mực xanh đậm hoặc mực đen. Tuy nhiên, mực đỏ vẫn được ưu tiên vì rõ nét và dễ nhận diện trong chứng từ logistics.
Công ty có thể có nhiều con dấu cùng lúc không?
Hoàn toàn được. Doanh nghiệp được phép sử dụng nhiều con dấu tròn, đặc biệt cần thiết với đơn vị giao nhận có nhiều chi nhánh, nhiều bộ phận kho – vận tải – chứng từ. Tuy nhiên, cần quy định rõ người quản lý từng dấu để tránh thất lạc hoặc sử dụng sai mục đích.
Mất con dấu phải xử lý thế nào?
Khi mất con dấu, doanh nghiệp cần:
– Lập biên bản nội bộ ghi nhận sự việc
– Thông báo đến bộ phận pháp lý/kế toán
– Khắc lại con dấu mới
– Ban hành quy chế sử dụng dấu chặt chẽ hơn
Nếu mất dấu dẫn đến rủi ro trên chứng từ (ký khống, giả chữ ký), doanh nghiệp cần xem xét thông báo cơ quan công an để được hỗ trợ.
Đăng ký con dấu tròn công ty giao nhận là bước quan trọng để doanh nghiệp xác lập tư cách pháp lý và triển khai hoạt động logistics – giao nhận – vận tải một cách chuyên nghiệp. Khi sở hữu con dấu hợp lệ, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong giao dịch, ký kết hợp đồng và xử lý chứng từ. Việc thực hiện thủ tục đúng quy định cũng giúp doanh nghiệp tránh các lỗi pháp lý thường gặp. Với hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng chuẩn bị hồ sơ và nộp thông báo mẫu dấu một cách chính xác. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ nhanh, các đơn vị uy tín như Gia Minh có thể giúp rút ngắn thời gian thực hiện. Đây là giải pháp tối ưu để đảm bảo con dấu được sử dụng đúng chuẩn, an toàn và không sai sót. Khi con dấu được đăng ký đầy đủ, hoạt động của công ty giao nhận sẽ trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn. Và đây là nền tảng quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận.
