Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập là bước quan trọng không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong quá trình vận hành hợp pháp và thực hiện nghĩa vụ với người lao động. Theo quy định của pháp luật hiện hành, ngay sau khi ký kết hợp đồng lao động chính thức với người lao động từ đủ 1 tháng trở lên, công ty bắt buộc phải thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp mới, việc chưa nắm rõ trình tự thủ tục, nơi nộp hồ sơ, cách lập biểu mẫu, sử dụng phần mềm… dễ dẫn đến sai sót và bị xử phạt hành chính. Việc đăng ký đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hưởng quyền lợi trong tương lai. Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cũng là nền tảng để doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản trị nhân sự – tiền lương – thuế bài bản ngay từ đầu. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian xử lý cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập tại Việt Nam.

Tổng quan về đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập là một trong những thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện ngay khi bắt đầu có người lao động làm việc theo hợp đồng. Đây không chỉ là quy định của pháp luật mà còn thể hiện sự tuân thủ nghĩa vụ với Nhà nước và quyền lợi đối với người lao động. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sử dụng lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên phải tham gia các loại bảo hiểm bắt buộc, bao gồm: bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Việc đăng ký BHXH lần đầu cần thực hiện tại cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý địa bàn nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ đăng ký bao gồm: tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS), tờ khai người lao động (Mẫu TK1-TS), giấy phép đăng ký kinh doanh và các giấy tờ liên quan. Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ được cấp mã đơn vị tham gia BHXH, mã số BHXH cho người lao động và có trách nhiệm kê khai, trích nộp hàng tháng đúng thời hạn quy định.

Việc tham gia đầy đủ BHXH giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời tạo điều kiện cho người lao động được đảm bảo quyền lợi về hưu trí, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…

Tại sao công ty mới cần đăng ký BHXH ngay khi hoạt động?

Ngay khi tuyển dụng lao động có hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên, công ty mới thành lập phải thực hiện đăng ký BHXH để bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Việc này không chỉ mang tính nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp đối với nguồn nhân lực.

Tham gia BHXH giúp người lao động được hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí… từ đó tạo sự yên tâm, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Ngoài ra, việc thực hiện đầy đủ BHXH ngay từ đầu còn giúp công ty xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, có hệ thống quản trị bài bản, thuận lợi khi làm việc với cơ quan chức năng, ngân hàng, đối tác…

Nếu không thực hiện đúng thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, truy thu số tiền BHXH, BHYT, BHTN chưa đóng và bị tính lãi chậm nộp, gây thiệt hại lớn về tài chính.

Căn cứ pháp lý và thời hạn thực hiện nghĩa vụ BHXH

Căn cứ pháp lý cho việc đăng ký BHXH lần đầu được quy định tại:

Luật Bảo hiểm xã hội 2014,

Luật Việc làm 2013,

Luật An toàn vệ sinh lao động 2015,

Nghị định 143/2018/NĐ-CP và

Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN.

Theo đó, công ty mới thành lập có nghĩa vụ đăng ký tham gia BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động với người lao động thuộc diện tham gia bắt buộc. Đây là mốc thời gian quan trọng, nếu vượt quá thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 12 triệu đến 75 triệu đồng tùy theo số lượng lao động và mức độ vi phạm (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Do đó, việc chủ động thực hiện thủ tục đăng ký BHXH đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về pháp lý và tài chính trong quá trình hoạt động lâu dài.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới

Khi thành lập và bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động. Đây là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam, nhằm đảm bảo quyền lợi an sinh cho người lao động và tránh rủi ro xử phạt cho doanh nghiệp.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty mới được thực hiện theo 2 bước chính: đăng ký mã đơn vị BHXH và nộp hồ sơ tham gia lần đầu cho người lao động. Toàn bộ quy trình có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước.

Bước 1 – Đăng ký mã đơn vị BHXH

Đăng ký mã đơn vị là bước đầu tiên để doanh nghiệp mới có thể thực hiện các thủ tục BHXH sau này.

Hồ sơ đăng ký gồm:

Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động

Mẫu 01B-HSB (nếu có người ủy quyền thực hiện)

Cách nộp hồ sơ:

Trực tiếp: Tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

Trực tuyến: Qua Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia

Thời hạn cấp mã: Trong vòng 1–3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp mới có thể sử dụng mã này để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến BHXH như kê khai, nộp tiền, điều chỉnh, cấp sổ BHXH…

Bước 2 – Nộp hồ sơ tham gia lần đầu cho người lao động

Khi có người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, công ty cần làm hồ sơ đăng ký tham gia lần đầu.

Hồ sơ gồm:

Mẫu D02-TS: Danh sách người lao động tham gia BHXH

Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia của từng người lao động (kèm bản sao CCCD)

Hợp đồng lao động hoặc Quyết định tuyển dụng

Nơi nộp: Cơ quan BHXH quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở chính.

Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.

Lưu ý:

Người lao động bắt buộc tham gia BHXH nếu ký HĐLĐ từ 1 tháng trở lên.

Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký BHXH đúng hạn để tránh bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Sau khi đăng ký thành công, công ty cần nộp tiền BHXH định kỳ hằng tháng qua ngân hàng và sử dụng phần mềm kê khai điện tử để cập nhật biến động lao động.

Hoàn thành đủ hai bước trên là công ty đã thực hiện xong thủ tục đăng ký BHXH lần đầu một cách hợp pháp và đúng quy định.

Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký BHXH lần đầu

Khi doanh nghiệp mới thành lập bắt đầu tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động, việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đầy đủ là yêu cầu bắt buộc để tránh bị cơ quan BHXH từ chối tiếp nhận. Hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu cần tuân thủ đúng theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Việc lập hồ sơ đúng quy trình không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động, mà còn là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm theo đúng thời gian quy định. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm các biểu mẫu bắt buộc, giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và các tài liệu xác nhận quan hệ lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên rà soát kỹ thông tin kê khai trên biểu mẫu để tránh sai sót dẫn đến phải làm lại, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH của người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng hạng mục hồ sơ.

Danh sách biểu mẫu theo quy định BHXH Việt Nam

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký BHXH lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Dành cho từng người lao động trong doanh nghiệp.

Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS): Thống kê toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia.

Tờ khai đơn vị tham gia BHXH lần đầu (Mẫu TK3-TS): Cung cấp thông tin pháp lý về doanh nghiệp.

Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Mẫu D01-TS): Nếu có đề nghị cấp mới.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thủ tục, cần có giấy ủy quyền hợp lệ và giấy tờ của tổ chức đại diện. Mọi biểu mẫu cần in rõ ràng, thông tin kê khai chính xác, ký tên và đóng dấu đầy đủ.

Hướng dẫn lập tờ khai và chuẩn bị giấy tờ kèm theo

Khi lập hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu, ngoài biểu mẫu, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y công chứng còn hiệu lực).

Hợp đồng lao động đã ký với từng người lao động.

CMND/CCCD của người lao động (bản sao công chứng hoặc bản scan có ký xác nhận).

Quyết định bổ nhiệm giám đốc/người đại diện pháp luật nếu không thể hiện trong giấy phép đăng ký kinh doanh.

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ nếu không phải do đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện.

Các tờ khai như TK1-TS cần điền chính xác thông tin cá nhân, mức lương, thời điểm bắt đầu đóng BHXH của từng nhân sự. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ để tránh trùng lặp, sai mã số BHXH hoặc thiếu thông tin định danh.

Nộp đầy đủ các biểu mẫu và giấy tờ kèm theo sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng bởi cơ quan BHXH.

Nơi nộp và thời gian xử lý đăng ký BHXH lần đầu

Việc đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu cho doanh nghiệp hoặc người lao động là bước khởi đầu quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Trong quá trình này, việc xác định đúng nơi nộp và nắm rõ thời gian xử lý hồ sơ sẽ giúp đơn vị tránh tình trạng hồ sơ bị trả về hoặc chậm tiến độ đóng BHXH.

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu được tiếp nhận tại cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện hoặc tỉnh/thành phố – tùy theo mô hình tổ chức và nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, phần lớn sẽ đăng ký trực tuyến thông qua Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam, tuy nhiên vẫn có thể lựa chọn nộp trực tiếp trong lần đầu để được hỗ trợ kỹ thuật cụ thể hơn.

Thời gian xử lý hồ sơ được quy định rõ tại Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn thi hành, thường dao động từ 3 đến 5 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo đúng tiến độ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ các biểu mẫu, chứng từ liên quan trước khi nộp.

Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ theo địa bàn

Theo quy định hiện hành, nơi nộp bảo hiểm xã hội lần đầu phụ thuộc vào trụ sở chính hoặc nơi đóng mã số thuế của doanh nghiệp. Cụ thể:

Doanh nghiệp đặt trụ sở tại địa phương nào thì nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện thuộc tỉnh/thành phố đó.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc đăng ký có thể được thực hiện tại BHXH cấp tỉnh nếu muốn quản lý tập trung.

Trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: doanh nghiệp KCN, KCX), hồ sơ có thể nộp tại BHXH trực thuộc khu vực quản lý riêng của KCN/KCX đó.

Người nộp hồ sơ có thể đến nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan BHXH hoặc gửi qua bưu điện. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ qua mạng bằng chữ ký số qua Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.

Thời gian giải quyết và nhận kết quả

Căn cứ Khoản 1 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị, tạo tài khoản giao dịch điện tử, và phê duyệt thông tin tham gia BHXH cho từng người lao động đã kê khai.

Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ thông qua tài khoản đã được cấp trên Cổng thông tin BHXH hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận tiếp nhận tại nơi nộp hồ sơ.

Sau khi hoàn tất xử lý, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về mã đơn vị BHXH, mật khẩu truy cập tài khoản và các hướng dẫn tiếp theo qua email hoặc trực tiếp (nếu chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp).

Lưu ý: Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, cơ quan BHXH sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung trong vòng 2 ngày làm việc. Việc xử lý sẽ được tính lại từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ bổ sung hợp lệ.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử

Việc sử dụng phần mềm kê khai BHXH giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội nhanh chóng, chính xác và đúng quy định. Hiện nay, các phần mềm phổ biến như IVAN, EFY, TS24 hỗ trợ doanh nghiệp kê khai điện tử, lập hồ sơ và gửi dữ liệu trực tiếp đến cơ quan BHXH. Để sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần trải qua một số bước chuẩn bị và thực hiện đúng quy trình.

Trước tiên, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Sau đó, lựa chọn phần mềm kê khai phù hợp với mô hình hoạt động. Các phần mềm như IVAN, EFY, TS24 đều hỗ trợ các nghiệp vụ: khai báo lao động tham gia BHXH, lập tờ khai điều chỉnh thông tin, báo giảm, báo tăng lao động, và tra cứu kết quả xử lý hồ sơ.

Trong quá trình kê khai, người dùng cần lưu ý cập nhật phần mềm thường xuyên để đảm bảo tương thích với các mẫu biểu mới từ BHXH Việt Nam. Ngoài ra, chữ ký số là công cụ bắt buộc để ký hồ sơ điện tử trước khi gửi. Hồ sơ sau khi ký sẽ được truyền trực tiếp đến cổng BHXH để xử lý, và kết quả sẽ được trả về qua phần mềm.

Sử dụng phần mềm không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại mà còn tăng độ chính xác và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình kê khai. Doanh nghiệp nên cử nhân sự chuyên trách theo dõi toàn bộ quy trình và phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ khi có lỗi hệ thống.

Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH

Để sử dụng phần mềm kê khai BHXH, bước đầu tiên là đăng ký tài khoản giao dịch điện tử tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp cần chuẩn bị: mẫu đăng ký giao dịch điện tử (Mẫu 01/ĐK-GD), bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy giới thiệu người đại diện giao dịch.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của BHXH hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công ngành BHXH. Sau khi được phê duyệt, cơ quan BHXH sẽ cấp tài khoản và mật khẩu để doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống, từ đó kết nối với các phần mềm như IVAN, EFY, TS24.

Tài khoản này là cơ sở để thực hiện các giao dịch như: kê khai hồ sơ, ký điện tử, nhận thông báo và tra cứu tình trạng xử lý. Do đó, doanh nghiệp cần bảo mật thông tin tài khoản và chỉ cấp quyền cho người phụ trách chính về BHXH.

Lập và gửi hồ sơ trên phần mềm IVAN hoặc EFY, TS24

Sau khi đăng ký thành công tài khoản giao dịch điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm IVAN, EFY hoặc TS24 để lập và gửi hồ sơ kê khai BHXH. Các bước thực hiện như sau:

Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản giao dịch BHXH.

Chọn nghiệp vụ kê khai phù hợp: báo tăng lao động, điều chỉnh thông tin, chốt sổ, báo giảm, cấp lại sổ BHXH,…

Nhập thông tin người lao động theo biểu mẫu điện tử do phần mềm hỗ trợ.

Ký số vào hồ sơ bằng chữ ký điện tử đã đăng ký.

Gửi hồ sơ tới hệ thống BHXH và theo dõi phản hồi tại mục “Tra cứu”.

Phần mềm sẽ thông báo trạng thái hồ sơ như: đã tiếp nhận, chấp nhận hay yêu cầu bổ sung. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ để xử lý kịp thời nếu hồ sơ bị từ chối hoặc có sai sót cần điều chỉnh. Việc lập hồ sơ chính xác, đầy đủ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh hơn, hạn chế phát sinh sai phạm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ BHXH.

Các lỗi thường gặp khi đăng ký BHXH lần đầu và cách xử lý

Khi đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu cho doanh nghiệp mới hoặc người lao động, việc chuẩn bị hồ sơ không chính xác hoặc sai sót trong quá trình kê khai có thể dẫn đến bị từ chối hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là hai lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục hiệu quả:

Nhập sai thông tin người lao động – mã số BHXH

Một lỗi khá phổ biến là kê khai sai thông tin cá nhân của người lao động như: họ tên, ngày sinh, số CCCD, giới tính hoặc mã số BHXH. Nếu thông tin không trùng khớp với dữ liệu đã có trên hệ thống của cơ quan BHXH, hồ sơ sẽ bị trả về để điều chỉnh.

Cách xử lý:

– Trước khi lập tờ khai, doanh nghiệp nên yêu cầu người lao động cung cấp bản sao CCCD và các giấy tờ cá nhân liên quan để đối chiếu.

– Kiểm tra mã số BHXH của người lao động qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam bằng CCCD để tránh tạo trùng mã.

– Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp, doanh nghiệp cần lập mẫu TK1-TS điều chỉnh thông tin và gửi lại cơ quan BHXH để cập nhật chính xác.

Thiếu biểu mẫu hoặc ghi sai nội dung hồ sơ

Việc không nộp đầy đủ biểu mẫu, hoặc điền sai nội dung trong các tờ khai như mẫu TK3-TS, mẫu 600a/BHXH là nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị từ chối. Một số lỗi thường gặp gồm: thiếu chữ ký người đại diện, sai ngày tháng, không khớp thông tin giữa các biểu mẫu.

Cách xử lý:

– Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên đối chiếu danh mục biểu mẫu theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và sử dụng đúng phiên bản mới nhất.

– Kiểm tra kỹ nội dung từng biểu mẫu, đảm bảo sự đồng nhất giữa các giấy tờ (tên doanh nghiệp, mã số thuế, mã đơn vị…).

– Nếu bị trả hồ sơ, cơ quan BHXH thường ghi rõ lỗi trên Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ. Doanh nghiệp cần bổ sung, sửa lại chính xác rồi nộp lại trong thời gian sớm nhất để tránh trễ hạn.

Việc chuẩn bị kỹ càng và kiểm tra chéo hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tránh các lỗi cơ bản khi đăng ký BHXH lần đầu.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập

Trong giai đoạn đầu khi thành lập doanh nghiệp, việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập là bước quan trọng nhằm tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên, không ít công ty gặp khó khăn trong việc nắm bắt quy trình, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, và theo dõi tiến trình xử lý tại cơ quan BHXH. Vì vậy, sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nhanh chóng hoàn tất nghĩa vụ bắt buộc này.

Dịch vụ hỗ trợ bao gồm từ việc tư vấn hồ sơ, chuẩn bị tờ khai, nộp tại cơ quan BHXH đến việc theo dõi, nhận kết quả. Ngoài ra, các đơn vị cung cấp dịch vụ còn hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng phần mềm BHXH điện tử, cấp mã đơn vị, kê khai lao động và mức đóng phù hợp. Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp mới tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh mà không lo ngại vướng mắc thủ tục hành chính phức tạp.

✅

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ làm BHXH trọn gói

Việc sử dụng dịch vụ trọn gói đăng ký BHXH mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt với các công ty chưa có phòng nhân sự hoặc kế toán nội bộ chuyên trách:

– Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không cần tự tìm hiểu từng biểu mẫu, thủ tục hoặc theo dõi tiến độ hồ sơ.

– Tránh sai sót: Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ kiểm tra và chuẩn hóa hồ sơ để tránh tình trạng bị từ chối, phải bổ sung nhiều lần.

– Được tư vấn đầy đủ: Doanh nghiệp được tư vấn mức đóng BHXH, các loại bảo hiểm bắt buộc (BHYT, BHTN), và các quy định mới nhất của cơ quan BHXH.

– Hỗ trợ hậu đăng ký: Hướng dẫn kê khai hàng tháng, sử dụng phần mềm kê khai BHXH, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tham gia BHXH.

Nhờ vào dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp yên tâm rằng việc đăng ký BHXH sẽ đúng quy trình, đúng thời hạn và đúng quy định pháp luật.

✅

Tiêu chí lựa chọn đơn vị dịch vụ uy tín

Để đảm bảo hiệu quả và tránh rủi ro trong quá trình sử dụng dịch vụ đăng ký BHXH, doanh nghiệp cần lưu ý các tiêu chí sau khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ:

– Pháp lý rõ ràng: Ưu tiên chọn các công ty có đăng ký hoạt động hợp pháp, có giấy phép cung cấp dịch vụ hỗ trợ hành chính doanh nghiệp.

– Kinh nghiệm chuyên môn: Nên chọn đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với cơ quan BHXH tại địa phương, hiểu rõ các thủ tục thực tế và có thể xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.

– Cam kết thời gian và chi phí minh bạch: Báo giá trọn gói, rõ ràng các công đoạn thực hiện, cam kết thời gian hoàn tất cụ thể.

– Dịch vụ hỗ trợ hậu mãi: Có tư vấn đi kèm sau khi hoàn thành thủ tục, hướng dẫn cách kê khai điện tử, xử lý các tình huống như thay đổi lao động, thay đổi mức lương đóng BHXH,…

– Phản hồi từ khách hàng cũ: Tìm hiểu đánh giá từ các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ để đảm bảo độ tin cậy.

Lựa chọn đúng đơn vị dịch vụ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp mới thành lập tiết kiệm công sức, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình đăng ký BHXH.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập

Việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập là thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp khi mới hoạt động còn khá mơ hồ về các tình huống thực tế. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp ngắn gọn, dễ hiểu:

Không có lao động có cần đăng ký BHXH không?

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành, doanh nghiệp chỉ phải đăng ký tham gia BHXH khi có ít nhất một người lao động thuộc diện tham gia bắt buộc (hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên).

Nếu công ty mới thành lập chưa có lao động hoặc chỉ có thành viên góp vốn, chưa ký hợp đồng lao động chính thức thì chưa bắt buộc phải đăng ký BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý: ngay khi có phát sinh lao động đầu tiên, công ty phải tiến hành lập hồ sơ và đăng ký tham gia BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng.

Trường hợp cố tình không đăng ký đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 12 đến 75 triệu đồng tùy số lượng lao động, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Có thể tự làm hay phải qua dịch vụ?

Doanh nghiệp có thể tự đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu nếu nắm rõ các quy trình như: đăng ký mã đơn vị, kê khai hồ sơ tham gia cho người lao động, đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, sử dụng phần mềm kê khai. Tuy nhiên, thực tế nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ hỗ trợ vì:

Thủ tục tương đối phức tạp, cần đúng biểu mẫu và quy định mới nhất.

Tránh sai sót khi kê khai mã số BHXH, thông tin người lao động.

Tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, giảm rủi ro bị trả hồ sơ hoặc chậm trễ.

Dịch vụ đăng ký BHXH trọn gói hiện nay có mức chi phí hợp lý (dao động từ 1 đến 3 triệu đồng/lần tùy nơi), kèm tư vấn và hỗ trợ khai báo ban đầu, phù hợp cho công ty mới chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách.

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động sử dụng lao động. Dù chưa có nhân sự chính thức, công ty vẫn cần chuẩn bị tâm thế thực hiện nghĩa vụ BHXH ngay khi có phát sinh lao động đầu tiên.

Việc chủ động tìm hiểu hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Trong bối cảnh nhiều quy định pháp lý thay đổi liên tục, doanh nghiệp mới thành lập nên cân nhắc lựa chọn giải pháp đăng ký trọn gói từ các đơn vị uy tín, nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro khi thực hiện lần đầu.

Tóm lại, nếu công ty chưa có lao động thì chưa bắt buộc đăng ký BHXH. Nhưng ngay khi có phát sinh lao động, việc đăng ký là bắt buộc và phải hoàn tất trong 30 ngày. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện nếu am hiểu quy trình, nhưng lựa chọn dịch vụ trọn gói sẽ an toàn và tiết kiệm hơn. Hãy đảm bảo thực hiện đúng để tránh bị xử phạt và ảnh hưởng uy tín công ty trong quá trình hoạt động lâu dài.

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Khi tham gia BHXH đầy đủ, doanh nghiệp không chỉ tránh được các rủi ro về hành chính, thuế mà còn tạo dựng được uy tín, hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, người lao động cũng sẽ yên tâm gắn bó lâu dài khi biết rằng quyền lợi về thai sản, hưu trí, tai nạn lao động… của họ luôn được đảm bảo. Tuy thủ tục đăng ký có phần phức tạp nhưng hoàn toàn có thể thực hiện đúng – đủ – nhanh nếu bạn nắm rõ quy trình hoặc lựa chọn dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH lần đầu. Đừng để những sai sót ban đầu ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Nếu bạn là công ty mới đang chuẩn bị đi vào hoạt động, hãy ưu tiên thực hiện ngay đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty mới thành lập để tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho sự phát triển bền vững.