Đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp – Hồ sơ, thủ tục, chi phí mới nhất 2026

Đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp là bước quan trọng và bắt buộc ngay khi công ty có nhân sự làm việc theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt cao khi bị thanh tra. Trong bối cảnh chuyển đổi số, thủ tục BHXH đã được tinh gọn hơn nhưng vẫn bao gồm nhiều biểu mẫu và yêu cầu kỹ thuật khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn. Đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập, việc chưa quen quy trình nộp hồ sơ điện tử dễ dẫn đến sai sót. Gia Minh mang đến giải pháp hỗ trợ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Thực hiện đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và minh bạch trong quản lý nhân sự.

Tổng quan về đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Khái niệm tham gia BHXH bắt buộc

Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc là cơ chế do Nhà nước tổ chức nhằm bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết. Doanh nghiệp sử dụng lao động có ký hợp đồng thuộc diện phải đóng BHXH thì bắt buộc phải đăng ký tham gia cho người lao động tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở hoặc chi nhánh. Nói cách khác, ngay khi phát sinh lao động thuộc diện đóng BHXH, doanh nghiệp phải mở “mã đơn vị” và tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho nhân viên theo quy định.

Căn cứ pháp lý (Luật BHXH, Nghị định 115, Thông tư 06…)

Việc tham gia BHXH bắt buộc được điều chỉnh bởi Luật BHXH 2014 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 115/2015/NĐ-CP, Nghị định 143/2018/NĐ-CP (đối với lao động nước ngoài), Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH và các văn bản liên quan về lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… Các quy định này nêu rõ: đối tượng phải đóng, mức đóng, phương thức đóng, quyền lợi khi tham gia và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc đăng ký, khấu trừ, trích nộp đúng hạn cho người lao động.

Đối tượng doanh nghiệp phải đăng ký BHXH

Hầu hết các loại hình doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp danh, hộ kinh doanh có sử dụng lao động ký HĐLĐ từ đủ điều kiện trở lên) đều phải đăng ký BHXH bắt buộc cho người lao động. Miễn là có hợp đồng lao động đủ thời hạn theo luật, doanh nghiệp phải đứng tên tham gia với tư cách đơn vị sử dụng lao động. Kể cả doanh nghiệp nhỏ, chỉ có 1–2 lao động nhưng đáp ứng điều kiện về hợp đồng vẫn phải đăng ký, không phân biệt quy mô.

Mức phạt nếu doanh nghiệp không đăng ký BHXH

Nếu doanh nghiệp cố tình không đăng ký, không đóng hoặc đóng không đủ BHXH cho người lao động, ngoài việc phải truy thu toàn bộ số tiền phải đóng, còn có thể bị phạt hành chính, tính lãi chậm nộp, thậm chí bị xử lý hình sự trong trường hợp trốn đóng kéo dài, số tiền lớn, gây hậu quả nghiêm trọng cho quyền lợi người lao động. Khi xảy ra tai nạn lao động, thai sản, ốm đau… mà doanh nghiệp không tham gia BHXH, doanh nghiệp có thể phải tự chi trả toàn bộ khoản mà lẽ ra quỹ BHXH chi.

Lợi ích khi đăng ký BHXH đúng quy định

Ngược lại, khi đăng ký BHXH đúng quy định, doanh nghiệp sẽ xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật, tạo niềm tin với người lao động, cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác. Người lao động được hưởng đầy đủ chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất… góp phần giữ chân nhân sự. Về phía doanh nghiệp, chi phí đóng BHXH phần do doanh nghiệp chịu được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN (trong giới hạn cho phép), giúp tối ưu gánh nặng thuế. Đồng thời, việc tham gia BHXH đầy đủ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro tranh chấp lao động, khiếu nại tập thể và các đợt thanh tra, kiểm tra bất thường liên quan đến chính sách người lao động.

Doanh nghiệp nào phải đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu?

Điều kiện phát sinh nghĩa vụ BHXH

Doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ đăng ký BHXH lần đầu khi có người lao động làm việc theo hợp đồng thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Thông thường, đó là các hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, với mức lương thỏa thuận không thấp hơn lương tối thiểu vùng và có thỏa thuận về việc trả lương hàng tháng. Ngay khi ký hợp đồng với nhân sự đầu tiên thuộc diện này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH tại cơ quan BHXH quản lý. Nghĩa vụ không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã hoạt động lâu hay mới thành lập, mà phụ thuộc vào thời điểm phát sinh lao động thuộc diện tham gia.

Các trường hợp doanh nghiệp chưa cần đăng ký

Doanh nghiệp có thể chưa cần đăng ký BHXH nếu: chỉ có chủ doanh nghiệp, không có lao động ký hợp đồng; hoặc chỉ sử dụng lao động thời vụ, thử việc, cộng tác viên với hợp đồng có thời hạn quá ngắn và không thuộc diện đóng BHXH theo quy định. Một số hộ kinh doanh nhỏ, chỉ có người nhà cùng làm nhưng không ký hợp đồng lao động cũng chưa phát sinh nghĩa vụ BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, khi đã có nhân sự làm việc ổn định, có hợp đồng và trả lương thường xuyên, doanh nghiệp nên rà soát lại để tránh tình trạng cố tình “lách” BHXH, vì điều này rất dễ bị “soi” khi có tranh chấp lao động hoặc kiểm tra liên ngành.

Yêu cầu về hợp đồng lao động để tham gia BHXH

Để tham gia BHXH, hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động cần thể hiện rõ: chức danh, công việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương, thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ của hai bên. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH thường là lương cơ bản cộng với một số khoản phụ cấp cố định theo quy định. Hợp đồng nên được lập bằng văn bản, ký đầy đủ, đúng thời điểm bắt đầu làm việc, tránh ký lùi hoặc ký thiếu nội dung. Đây vừa là cơ sở để doanh nghiệp đăng ký BHXH, vừa là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp lao động, bảo vệ cả người lao động và doanh nghiệp trước pháp luật.

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Tờ khai đơn vị tham gia BHXH – Mẫu TK3-TS

Khi đăng ký BHXH lần đầu, doanh nghiệp phải lập Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS). Đây là “hồ sơ gốc” để cơ quan BHXH cấp mã đơn vị, ghi nhận thông tin pháp lý của doanh nghiệp. Trong mẫu TK3-TS, doanh nghiệp kê khai: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, loại hình doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng, người đại diện theo pháp luật, người phụ trách BHXH, email, số điện thoại liên hệ… Thông tin trên mẫu phải trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các hồ sơ pháp lý đi kèm. TK3-TS có thể được lập trên phần mềm của cơ quan BHXH hoặc kê khai trực tiếp trên Cổng dịch vụ công BHXH nếu địa phương đã hỗ trợ.

Danh sách lao động tham gia BHXH – Mẫu D02-TS

Cùng với TK3-TS, doanh nghiệp nộp Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS). Mẫu này ghi rõ từng người lao động: họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD/CMND, mã số BHXH (nếu đã có), mức lương đóng BHXH, chức danh công việc, phòng ban, thời điểm bắt đầu tham gia. D02-TS giúp cơ quan BHXH mở hoặc kết nối mã số BHXH cá nhân cho người lao động với mã đơn vị mới. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mức lương khai báo, vì đây là căn cứ tính số tiền đóng BHXH hàng tháng, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi sau này của người lao động khi hưởng chế độ.

Hồ sơ nhân sự cần chuẩn bị (CMND/CCCD, hợp đồng lao động, thông tin lương)

Để lập danh sách D02-TS chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhân sự: bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu, hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng/bổ nhiệm (nếu có), bảng lương hoặc thỏa thuận lương đã ký giữa hai bên. Với người lao động đã từng tham gia BHXH ở đơn vị khác, nên yêu cầu cung cấp mã số BHXH cũ để tránh cấp trùng. Hợp đồng lao động phải ghi rõ mức lương làm căn cứ đóng BHXH; nếu có phụ cấp, khoản bổ sung khác, doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán – nhân sự để xác định khoản nào tính vào tiền lương đóng BHXH, khoản nào không, đảm bảo vừa đúng luật, vừa tối ưu chi phí.

Hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Tùy từng trường hợp, cơ quan BHXH có thể yêu cầu thêm một số giấy tờ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập chi nhánh/phòng giao dịch, giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ, hợp đồng thuê trụ sở, hoặc các giấy tờ chứng minh người lao động thuộc diện đặc thù (lao động nước ngoài, người làm việc theo chế độ hợp đồng khác…). Nếu doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, có thể phải nộp kèm đăng ký sử dụng chữ ký số, đăng ký tài khoản giao dịch điện tử. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ lần đầu giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh hơn, tránh việc hồ sơ bị trả lại, bổ sung nhiều lần, ảnh hưởng tiến độ đóng BHXH cho người lao động.

Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp (đầy đủ & mới nhất)

Bước 1 – Đăng ký giao dịch điện tử BHXH

Hiện nay hầu hết thủ tục BHXH đều thực hiện qua giao dịch điện tử, nên doanh nghiệp mới phải đăng ký bước này trước. Doanh nghiệp cần chuẩn bị: chữ ký số còn hiệu lực, email và số điện thoại liên hệ, thông tin người phụ trách BHXH. Sau đó, truy cập cổng BHXH điện tử (cổng của BHXH Việt Nam hoặc nhà cung cấp I-VAN), khai thông tin đăng ký, ký số và gửi hồ sơ online. Cơ quan BHXH sẽ phê duyệt, cấp quyền sử dụng tài khoản giao dịch, phân quyền cho mã số thuế của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chưa quen, có thể đề nghị nhà cung cấp I-VAN hoặc đơn vị dịch vụ kế toán hỗ trợ đăng ký và cài đặt phần mềm. Hoàn thành bước này, doanh nghiệp mới có thể nộp hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN điện tử, tra cứu quá trình tham gia, nhận thông báo và quyết định từ cơ quan BHXH hoàn toàn online.

Bước 2 – Nộp hồ sơ đăng ký đơn vị lần đầu

Sau khi đã có tài khoản giao dịch điện tử, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho đơn vị. Hồ sơ thường gồm: tờ khai đơn vị tham gia (mẫu TK3-TS hoặc mẫu điện tử tương đương), bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập (nếu có), đăng ký thang bảng lương hoặc hợp đồng lao động mẫu… Tất cả hồ sơ được lập trên phần mềm, ký số và gửi qua cổng BHXH. Một số cơ quan BHXH có thể yêu cầu đối chiếu bản giấy trong lần đầu, nên doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm bộ hồ sơ in sẵn. Cán bộ BHXH sẽ kiểm tra: thông tin pháp lý của đơn vị, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, người đại diện và người liên hệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, đơn vị được chấp thuận tham gia và chuyển sang bước cấp mã đơn vị. Nếu bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần chỉnh sửa và gửi lại trên hệ thống, tránh để hồ sơ “treo” quá lâu.

Bước 3 – Nhận mã đơn vị và kích hoạt tài khoản BHXH

Khi hồ sơ đăng ký đơn vị lần đầu được chấp thuận, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị tham gia BHXH. Đây là mã định danh duy nhất, dùng để thực hiện mọi giao dịch sau này: nộp hồ sơ tăng, giảm lao động, đóng – truy thu, in sổ, xác nhận quá trình tham gia… Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo qua email, tin nhắn hoặc ngay trên phần mềm BHXH điện tử. Sau đó, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin đơn vị trên hệ thống, thiết lập mật khẩu cho tài khoản, khai báo người sử dụng (kế toán, nhân sự) và phân quyền ký số. Đồng thời, nên lưu giữ cẩn thận văn bản cấp mã đơn vị, thông tin tài khoản ngân hàng dùng để trích nộp BHXH. Đây là bước “kích hoạt” chính thức việc tham gia hệ thống BHXH, tạo cơ sở pháp lý để đăng ký danh sách người lao động.

Bước 4 – Đăng ký tham gia BHXH cho từng lao động

Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành đăng ký tham gia BHXH cho từng nhân viên thuộc diện bắt buộc. Hồ sơ điện tử thường gồm: danh sách lao động tham gia (mẫu D02-LT hoặc tương đương), tờ khai tham gia BHXH – BHYT (mẫu TK1-TS) và thông tin mức lương làm căn cứ đóng. Nếu người lao động đã có mã số BHXH, doanh nghiệp kê khai đúng mã; nếu chưa, hệ thống sẽ cấp mới. Doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng lao động, chức danh, mức lương ghi trong hợp đồng với mức lương đăng ký BHXH để tránh mâu thuẫn khi thanh tra lao động. Sau khi gửi hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ duyệt và cập nhật quá trình tham gia cho từng người. Từ kỳ sau, doanh nghiệp thực hiện trích nộp hàng tháng theo danh sách đã đăng ký, lập báo cáo tăng/giảm khi có biến động nhân sự (nghỉ việc, nghỉ không lương dài ngày, điều chỉnh lương…).

Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN mới nhất dành cho doanh nghiệp

Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc

Theo quy định hiện hành (sau khi Luật BHXH sửa đổi 2024 có hiệu lực nhưng không thay đổi tổng tỷ lệ so với trước), tổng mức đóng các loại bảo hiểm bắt buộc phổ biến đối với lao động Việt Nam là 32% tiền lương làm căn cứ đóng. Trong đó, phần liên quan đến BHXH (hưu trí – tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp) chiếm 25,5%, bao gồm: người sử dụng lao động đóng 17,5% và người lao động đóng 8%.

 Các mức này tính trên tiền lương tháng đóng BHXH (không thấp hơn lương tối thiểu vùng và không vượt quá mức trần do Nhà nước quy định). Doanh nghiệp cần phân biệt rõ: BHXH chỉ là một phần trong tổng các khoản bảo hiểm phải đóng (cùng với BHYT, BHTN). Nếu không trích đủ, nộp thiếu hoặc chậm nộp, cơ quan BHXH có thể tính lãi chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính.

Tỷ lệ đóng BHYT

Bảo hiểm y tế (BHYT) là chế độ bắt buộc đi kèm với BHXH đối với người lao động có hợp đồng thuộc diện tham gia. Tỷ lệ đóng BHYT hiện nay là 4,5% tiền lương tháng làm căn cứ đóng, trong đó doanh nghiệp đóng 3% và người lao động đóng 1,5%.

 Khoản đóng này giúp người lao động được cấp thẻ BHYT, hưởng quyền lợi khám chữa bệnh theo quy định. Doanh nghiệp có trách nhiệm trích phần đóng của mình và khấu trừ đúng phần người lao động phải đóng, nộp chung một lần hàng tháng cho cơ quan BHXH. Khi điều chỉnh lương, thay đổi thời giờ làm việc hoặc tính chất hợp đồng, doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời để tránh chênh lệch mức đóng và quyền lợi thực tế. Việc bỏ sót đăng ký BHYT hoặc đóng thiếu cho người lao động không chỉ vi phạm luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khám chữa bệnh của họ.

Tỷ lệ đóng BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được trích nhằm hỗ trợ người lao động khi mất việc làm, đồng thời cung cấp nguồn để tổ chức đào tạo lại, giới thiệu việc làm. Tỷ lệ đóng BHTN hiện hành là 2% tiền lương tháng làm căn cứ đóng, trong đó doanh nghiệp đóng 1% và người lao động đóng 1%.

 Mức đóng BHTN được tính trên tiền lương làm căn cứ đóng BHTN, nhưng có trần tối đa gắn với mức lương tối thiểu vùng nhân hệ số theo quy định. Doanh nghiệp cần lưu ý: nếu trốn đóng, chậm đóng hoặc đóng không đúng đối tượng, ngoài việc bị truy thu và phạt, còn có thể bị yêu cầu hoàn tất nghĩa vụ trước khi tham gia các thủ tục khác (đấu thầu, dự án sử dụng vốn nhà nước…). Với người lao động, BHTN là điều kiện tiên quyết để sau này được hưởng trợ cấp thất nghiệp, học nghề, tư vấn việc làm khi chấm dứt hợp đồng.

Ví dụ minh họa cách tính mức đóng

Giả sử một lao động Việt Nam có mức lương làm căn cứ đóng BHXH là 10.000.000 đồng/tháng. Khi đó, tổng các khoản bảo hiểm bắt buộc phải trích sẽ là 32% x 10.000.000 = 3.200.000 đồng/tháng. Trong đó: doanh nghiệp phải đóng 21,5%, tương đương 2.150.000 đồng (BHXH 17,5% = 1.750.000; BHYT 3% = 300.000; BHTN 1% = 100.000). Người lao động đóng 10,5%, tương đương 1.050.000 đồng (BHXH 8% = 800.000; BHYT 1,5% = 150.000; BHTN 1% = 100.000).

 Như vậy, tổng chi phí tiền lương “đội lên” đối với doanh nghiệp không chỉ là tiền lương ghi trên hợp đồng mà còn gồm phần bảo hiểm bắt buộc. Khi xây dựng quỹ lương và đàm phán lương “net/gross”, doanh nghiệp nên tính trước 32% này để có kế hoạch chi phí chính xác, tránh tình trạng thỏa thuận thiếu rõ ràng với người lao động.

Các lỗi phổ biến khi đăng ký bảo hiểm xã hội và cách khắc phục

Sai thông tin người lao động

Lỗi dễ gặp nhất là kê khai sai thông tin nhân thân của người lao động: họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, giới tính, địa chỉ, mã số BHXH. Nhiều doanh nghiệp nhập liệu vội vàng, nhầm lẫn giữa dấu và không dấu, hoặc sử dụng thông tin cũ khác với CCCD mới. Kết quả là hệ thống BHXH không đồng bộ, người lao động có nhiều mã số, quá trình tham gia bị tách thành nhiều dòng, rất vất vả khi cộng nối sau này. Cách khắc phục là: trước khi đăng ký, doanh nghiệp phải yêu cầu người lao động cung cấp bản scan/bản chụp CCCD rõ nét, kiểm tra kỹ với dữ liệu khai báo. Nếu phát hiện trùng hoặc sai mã số, phải lập hồ sơ đề nghị gộp mã, điều chỉnh thông tin ngay trong năm đầu tham gia. Làm càng sớm, thủ tục càng nhẹ; để nhiều năm mới xử lý sẽ kéo theo rất nhiều hồ sơ điều chỉnh và ảnh hưởng tới chế độ sau này.

Không đăng ký giao dịch điện tử trước

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập vội nộp hồ sơ giấy tham gia BHXH mà quên (hoặc chưa biết) phải đăng ký giao dịch điện tử trước, dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc xử lý rất chậm. Trong khi đó, quy định hiện nay xác định giao dịch điện tử là phương thức chủ yếu, đặc biệt đối với doanh nghiệp có từ vài lao động trở lên. Để khắc phục, doanh nghiệp cần coi việc đăng ký chữ ký số, tài khoản giao dịch điện tử BHXH là bước chuẩn bị bắt buộc, làm song song với các thủ tục sau thành lập khác như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế điện tử. Nếu đã nộp hồ sơ giấy mà bị yêu cầu chuyển sang giao dịch điện tử, hãy chủ động liên hệ cơ quan BHXH hoặc nhà cung cấp I-VAN để được hướng dẫn chuyển đổi, tránh để hồ sơ “nằm im” vì thiếu kênh xử lý chính thức.

Hồ sơ thiếu giấy tờ bắt buộc

Một lỗi phổ biến nữa là hồ sơ thiếu thành phần: thiếu quyết định thành lập, thiếu Giấy CNĐKDN, thiếu hợp đồng lao động, danh sách lao động không khớp với thang bảng lương, tờ khai TK1-TS chưa có chữ ký người lao động… Khi đó, cơ quan BHXH sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian duyệt hồ sơ, đôi khi làm chậm cả việc cấp thẻ BHYT hoặc xác nhận chế độ. Để hạn chế, doanh nghiệp nên lập checklist hồ sơ theo từng thủ tục (đăng ký đơn vị, đăng ký lao động, điều chỉnh lương…), tốt nhất tham khảo trực tiếp mẫu trên cổng BHXH hoặc nhờ đơn vị dịch vụ soát trước. Khi nhận được thông báo bổ sung, cần xử lý ngay, tránh việc để quá hạn khiến hồ sơ phải nộp lại từ đầu. Việc sắp xếp hồ sơ khoa học (scan và lưu file) cũng giúp doanh nghiệp không mất thời gian đi tìm lại từng giấy tờ khi cần.

Không nộp đúng cơ quan BHXH quản lý

Một số doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc mở chi nhánh khác tỉnh nhưng không cập nhật cơ quan BHXH quản lý, hoặc nộp nhầm hồ sơ về nơi không có thẩm quyền. Kết quả là hồ sơ bị trả lại, thời gian xử lý kéo dài; thậm chí có trường hợp đóng BHXH ở nơi cũ trong khi cơ quan thuế đã chuyển mã số sang nơi mới. Để khắc phục, doanh nghiệp cần nắm rõ: trụ sở chính thuộc quận/huyện nào thì nộp tại BHXH quận/huyện đó; nếu có chi nhánh hạch toán độc lập, chi nhánh sẽ tham gia tại BHXH nơi đặt chi nhánh. Khi thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành khác, phải làm thủ tục chuyển nơi tham gia BHXH cho đơn vị và người lao động. Nên liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH cũ – mới hoặc đơn vị dịch vụ để được hướng dẫn lộ trình, tránh việc đóng trùng hoặc “hẫng” thời gian tham gia.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký BHXH trọn gói cho doanh nghiệp 

Lợi ích khi thuê dịch vụ trọn gói 

Đăng ký BHXH cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang vận hành luôn đi kèm rất nhiều thủ tục, biểu mẫu, thời hạn phải tuân thủ. Khi sử dụng dịch vụ đăng ký BHXH trọn gói, doanh nghiệp không cần tự nghiên cứu quy định, tránh được tình trạng làm sai, làm thiếu rồi phải chỉnh sửa nhiều lần. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ từ khâu tư vấn đối tượng phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN, mức đóng, cách xây dựng thang bảng lương, đến việc lập hồ sơ và làm việc với cơ quan BHXH. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự nội bộ, giảm rủi ro bị phạt do chậm đóng hoặc kê khai sai. Đồng thời, hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng lao động, điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động về sau mà không bị “vướng” các sai sót ban đầu.

Nội dung công việc Gia Minh hỗ trợ 

Gia Minh cung cấp dịch vụ BHXH trọn gói với phạm vi hỗ trợ từ A–Z cho doanh nghiệp. Cụ thể, chúng tôi tư vấn cách xây dựng thang bảng lương, mức đóng BHXH tối ưu, đảm bảo vừa đúng luật vừa không đội chi phí không cần thiết. Sau đó, Gia Minh soạn toàn bộ hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu, hồ sơ cấp mã đơn vị, hồ sơ đăng ký lao động tham gia, hướng dẫn ký kết hợp đồng lao động phù hợp quy định. Doanh nghiệp được hỗ trợ nộp hồ sơ điện tử hoặc trực tiếp, theo dõi trạng thái xử lý và nhận kết quả từ cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, Gia Minh còn hỗ trợ báo tăng, báo giảm lao động, điều chỉnh mức đóng, cập nhật thông tin người lao động, cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT… theo yêu cầu. Toàn bộ quy trình đều có hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý về sau.

Thời gian – chi phí – cam kết 

Với hồ sơ đầy đủ và thông tin doanh nghiệp rõ ràng, thời gian hoàn tất thủ tục đăng ký BHXH ban đầu thường dao động từ 3–7 ngày làm việc tùy từng cơ quan BHXH. Ngay khi tiếp nhận thông tin, Gia Minh sẽ báo giá trọn gói, minh bạch, không thu thêm các khoản chi phí “ẩn”. Mức phí được thiết kế phù hợp với quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động và phạm vi công việc yêu cầu. Chúng tôi cam kết hồ sơ đúng quy định, hạn chế tối đa việc phải bổ sung, đồng hành giải trình khi cơ quan BHXH yêu cầu làm rõ. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp được bàn giao toàn bộ mã đơn vị, hồ sơ, tài khoản giao dịch BHXH điện tử và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng. Gia Minh luôn đặt mục tiêu nhanh gọn – đúng luật – tối ưu chi phí làm trọng tâm trong mỗi hợp đồng dịch vụ.

Đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp là nhiệm vụ không thể bỏ qua để bảo vệ quyền lợi của người lao động và xây dựng uy tín cho doanh nghiệp. Việc hoàn thành đúng hạn và đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm tra, thanh tra trong tương lai. Với sự phức tạp của biểu mẫu, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác. Gia Minh luôn sẵn sàng đồng hành từ bước soạn hồ sơ, nộp trực tuyến đến hướng dẫn đóng bảo hiểm hàng tháng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì lo lắng về thủ tục hành chính. Hãy chủ động thực hiện để vận hành tổ chức một cách bền vững và tuân thủ pháp luật.