Công ty thương mại cần những giấy tờ gì khi thành lập

 Công ty thương mại cần những giấy tờ gì khi thành lập? Đây là câu hỏi mà nhiều người khi muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực thương mại tại Cần Thơ hay các khu vực khác thường băn khoăn. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và giấy tờ khi thành lập công ty thương mại rất quan trọng, không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của doanh nghiệp mà còn giúp quá trình đăng ký, cấp phép diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết để thành lập công ty thương mại, giúp bạn hiểu rõ hơn về các thủ tục và giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị.

Tổng quan: Công ty thương mại cần những giấy tờ gì khi thành lập?

Việc thành lập công ty thương mại là bước đầu tiên để bắt đầu hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực phân phối, buôn bán hoặc xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, để quá trình đăng ký doanh nghiệp được suôn sẻ và hợp pháp, chủ đầu tư cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật. Thiếu sót trong khâu chuẩn bị giấy tờ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, mất thời gian và phát sinh chi phí không đáng có.

Thông thường, các loại hình công ty thương mại phổ biến bao gồm: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần. Tùy theo loại hình lựa chọn, thành phần hồ sơ sẽ có một vài điểm khác biệt nhỏ, tuy nhiên vẫn có những giấy tờ bắt buộc chung mà doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị.

Bên cạnh đó, công ty thương mại có thể hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như bán buôn, bán lẻ, xuất nhập khẩu… nên cần ghi đúng mã ngành kinh doanh phù hợp để tránh phải điều chỉnh sau này. Ngoài ra, nếu công ty kinh doanh các mặt hàng thuộc ngành nghề có điều kiện, bắt buộc phải có thêm giấy phép con như giấy chứng nhận VSATTP, giấy phép kinh doanh rượu, giấy phép nhập khẩu…

Khái quát về công ty thương mại và các hình thức phổ biến

Công ty thương mại là loại hình doanh nghiệp chuyên thực hiện các hoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên thị trường, đóng vai trò trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Doanh nghiệp thương mại có thể tham gia vào các hoạt động mua vào – bán ra, lưu kho, vận chuyển, phân phối sản phẩm hoặc tổ chức chuỗi cung ứng.

Ba hình thức phổ biến nhất hiện nay gồm:

Công ty TNHH một thành viên: Phù hợp với cá nhân muốn tự chủ toàn bộ vốn và quyết định;

Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Phù hợp với mô hình hợp tác nhỏ từ 2 – 50 người góp vốn;

Công ty cổ phần: Lý tưởng cho những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhu cầu gọi vốn hoặc niêm yết trên sàn chứng khoán.

Tùy theo định hướng phát triển mà chủ doanh nghiệp lựa chọn loại hình phù hợp để tiến hành đăng ký thành lập.

Tầm quan trọng của việc chuẩn bị đúng giấy tờ từ đầu

Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro trong quá trình xét duyệt hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp rút ngắn thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mà còn tránh được những phiền toái liên quan đến sai sót trong thông tin pháp lý, tên doanh nghiệp, mã ngành hay địa chỉ trụ sở.

Đặc biệt, nếu công ty có ý định kinh doanh hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu hoặc các lĩnh vực có điều kiện như kinh doanh rượu, thuốc lá, thiết bị y tế… thì việc bổ sung giấy tờ liên quan ngay từ đầu là rất quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp không bị đình trệ hoạt động do thiếu giấy phép con và đảm bảo việc triển khai kinh doanh diễn ra liên tục, đúng luật.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ từ giai đoạn đầu thành lập công ty chính là nền tảng cho một hành trình kinh doanh bài bản, phát triển bền vững về sau.

Điều kiện để thành lập công ty thương mại theo quy định mới

Thành lập công ty thương mại là bước khởi đầu quan trọng để chính thức tham gia vào hoạt động kinh doanh phân phối, buôn bán hàng hóa trong nước hoặc quốc tế. Theo quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp thương mại cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý trước khi đăng ký hoạt động chính thức. Những điều kiện này nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ năng lực pháp lý, tài chính và chịu trách nhiệm cho hoạt động thương mại của mình.

Cụ thể, doanh nghiệp cần lựa chọn loại hình phù hợp như công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, đồng thời chuẩn bị thông tin chi tiết về người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ. Ngoài ra, nếu công ty dự kiến kinh doanh các ngành nghề có điều kiện, cần đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện và xin các giấy phép con tương ứng trước hoặc sau khi thành lập công ty.

Việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện ngay từ đầu giúp công ty thương mại hoạt động minh bạch, đúng pháp luật, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc đình chỉ hoạt động.

Yêu cầu về người đại diện pháp luật, vốn điều lệ, ngành nghề đăng ký

Người đại diện pháp luật của công ty thương mại phải là cá nhân từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp. Người này có thể là giám đốc, tổng giám đốc hoặc một chức danh tương đương, giữ vai trò chịu trách nhiệm trước pháp luật và điều hành hoạt động doanh nghiệp.

Về vốn điều lệ, pháp luật hiện không quy định mức tối thiểu cho các công ty thương mại thông thường, trừ khi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện về vốn. Doanh nghiệp được tự do đăng ký vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính và quy mô hoạt động.

Ngành nghề đăng ký kinh doanh phải phù hợp với hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam (quyết định 27/2018/QĐ-TTg). Với công ty thương mại, mã ngành phổ biến gồm: bán buôn, bán lẻ hàng hóa, xuất nhập khẩu, đại lý phân phối… Trong trường hợp kinh doanh hàng hóa có điều kiện, cần khai báo ngành nghề cụ thể và thực hiện thủ tục xin giấy phép con liên quan.

Một số ngành thương mại yêu cầu giấy phép con (nếu có)

Không phải tất cả ngành nghề thương mại đều được tự do kinh doanh ngay sau khi thành lập công ty. Một số lĩnh vực bắt buộc phải có giấy phép con theo quy định như:

Bán buôn/bán lẻ rượu: Cần xin giấy phép phân phối hoặc bán lẻ rượu tùy theo mô hình hoạt động.

Kinh doanh thực phẩm: Phải có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm.

Bán buôn thuốc bảo vệ thực vật, hóa chất: Yêu cầu giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh vật tư nông nghiệp.

Bán lẻ mỹ phẩm, thực phẩm chức năng nhập khẩu: Cần thực hiện công bố sản phẩm và đăng ký với cơ quan chuyên môn.

Bán buôn thiết bị y tế: Phải đăng ký đủ điều kiện kinh doanh trang thiết bị y tế loại B, C, D tùy theo nhóm hàng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ xem ngành nghề mình đăng ký có thuộc nhóm ngành có điều kiện hay không để chủ động hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết. Điều này giúp tránh tình trạng bị cơ quan chức năng kiểm tra, xử phạt do hoạt động sai quy định.

Danh sách giấy tờ pháp lý cần có khi thành lập công ty thương mại

Khi tiến hành thủ tục thành lập công ty thương mại, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Việc chuẩn bị đúng và đủ các loại giấy tờ không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh mà còn đảm bảo tính pháp lý trong suốt quá trình hoạt động của công ty sau này. Dưới đây là danh sách các giấy tờ pháp lý cơ bản và bắt buộc phải có khi thành lập công ty thương mại.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định

Đây là văn bản chính thức thể hiện nguyện vọng đăng ký thành lập doanh nghiệp và là giấy tờ đầu tiên được cơ quan chức năng xem xét. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cần ghi rõ các nội dung cơ bản như:

Tên doanh nghiệp dự kiến;

Địa chỉ trụ sở chính;

Ngành nghề kinh doanh (theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam);

Vốn điều lệ;

Thông tin người đại diện pháp luật;

Loại hình doanh nghiệp đăng ký: công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…

Doanh nghiệp có thể tải mẫu Giấy đề nghị từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc làm theo hướng dẫn của đơn vị hỗ trợ dịch vụ pháp lý. Mẫu giấy này phải được người đại diện theo pháp luật ký tên và cam kết thông tin trung thực, chính xác.

Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập

Điều lệ công ty là bản nội quy hoạt động nội bộ, quy định quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông và ban điều hành. Nội dung điều lệ bao gồm:

Tên, địa chỉ trụ sở chính;

Ngành nghề kinh doanh;

Vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn và thời hạn góp vốn;

Cơ cấu tổ chức quản lý;

Thể thức thông qua quyết định;

Trách nhiệm của các thành viên, cổ đông…

Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập cần được lập theo mẫu quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, ghi rõ thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, quốc tịch…), tỷ lệ góp vốn và chữ ký xác nhận.

Bản sao CCCD/CMND, hợp đồng thuê trụ sở công ty

Các thành viên hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty cần cung cấp:

Bản sao hợp lệ (công chứng/chứng thực) của căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân còn hiệu lực;

Trong trường hợp có nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài, phải bổ sung bản sao hộ chiếu, giấy phép đầu tư và các giấy tờ liên quan được hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có).

Hợp đồng thuê trụ sở và các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở chính (như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng hoặc xác nhận từ chủ cho thuê…) cũng cần được nộp kèm theo. Đây là yếu tố bắt buộc để cơ quan đăng ký doanh nghiệp xác minh địa chỉ công ty là hợp pháp và đúng quy định.

Các loại giấy phép cần thiết khi công ty thương mại đi vào hoạt động

Khi công ty thương mại đã hoàn tất thủ tục thành lập và bắt đầu hoạt động kinh doanh, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy phép là điều kiện bắt buộc để đảm bảo hoạt động hợp pháp, tránh bị xử phạt hành chính. Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tùy theo lĩnh vực hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh, còn cần xin thêm một số loại giấy phép con theo quy định.

Việc xác định đúng và đủ các loại giấy phép cần thiết không chỉ giúp công ty vận hành đúng luật, mà còn thuận lợi trong quá trình làm việc với đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế và các đơn vị liên quan khác. Dưới đây là hai loại giấy phép quan trọng mà công ty thương mại cần lưu ý.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN)

Đây là loại giấy tờ đầu tiên và bắt buộc đối với mọi công ty thương mại. GCN ĐKDN do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp sau khi doanh nghiệp nộp đủ hồ sơ thành lập công ty. Giấy này xác nhận tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, thông tin cơ bản như:

Tên doanh nghiệp, mã số thuế

Địa chỉ trụ sở chính

Ngành nghề kinh doanh

Người đại diện theo pháp luật

Vốn điều lệ

GCN ĐKDN là cơ sở pháp lý để công ty thực hiện các thủ tục tiếp theo như khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, kê khai thuế ban đầu… Đây cũng là giấy tờ thường xuyên được yêu cầu khi công ty giao dịch với đối tác hoặc tham gia đấu thầu.

Giấy phép kinh doanh hàng hóa có điều kiện (nếu có)

Tùy vào loại hàng hóa công ty thương mại kinh doanh, có thể phải xin thêm giấy phép con theo quy định pháp luật. Ví dụ:

Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm: nếu kinh doanh thực phẩm, đồ uống

Giấy phép kinh doanh rượu, thuốc lá: nếu phân phối các mặt hàng này

Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy: nếu có kho hàng lớn

Giấy phép nhập khẩu – xuất khẩu: nếu hoạt động thương mại quốc tế

Việc không có các giấy phép con này khi kinh doanh hàng hóa có điều kiện sẽ bị xử phạt hành chính, thậm chí buộc ngừng hoạt động hoặc thu hồi hàng hóa. Do đó, công ty cần rà soát kỹ danh mục hàng hóa kinh doanh và chủ động xin giấy phép trước khi triển khai hoạt động kinh doanh thực tế.

Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế ban đầu cho công ty thương mại

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và khắc dấu công ty, doanh nghiệp thương mại cần nhanh chóng hoàn thiện hai bước pháp lý quan trọng tiếp theo: mở tài khoản ngân hàng và kê khai thuế ban đầu. Đây là thủ tục bắt buộc để công ty có thể hoạt động hợp pháp, thuận tiện trong giao dịch tài chính và nộp thuế. Nếu thực hiện chậm hoặc sai quy trình, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh.

Mở tài khoản ngân hàng giúp công ty thực hiện các giao dịch như thanh toán hợp đồng, nhận chuyển khoản từ khách hàng hoặc đối tác. Trong khi đó, kê khai thuế ban đầu là thủ tục giúp cơ quan thuế nắm bắt thông tin hoạt động của công ty, đồng thời làm cơ sở cho việc quản lý thuế sau này.

Giấy tờ cần nộp tại ngân hàng để mở tài khoản công ty

Để mở tài khoản doanh nghiệp tại ngân hàng, công ty thương mại cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng)

CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật (bản sao công chứng)

Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có) hoặc người phụ trách kế toán

Điều lệ công ty (nếu ngân hàng yêu cầu)

Giấy giới thiệu người đi giao dịch tại ngân hàng

Mẫu dấu tròn và dấu chức danh (nếu sử dụng)

Mẫu chữ ký của đại diện pháp luật và kế toán trưởng

Sau khi ngân hàng xác minh và chấp nhận mở tài khoản, công ty cần thực hiện thông báo tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định. Ngoài ra, nên đăng ký dịch vụ Internet Banking để thuận tiện trong việc chuyển khoản và nộp thuế điện tử.

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu và nộp tại Chi cục Thuế quản lý

Thủ tục kê khai thuế ban đầu là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp mới thành lập, bao gồm cả công ty thương mại. Hồ sơ kê khai ban đầu thường gồm:

Tờ khai đăng ký thuế mẫu 01-ĐK-TCT

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao)

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở (hợp đồng thuê, giấy tờ nhà đất)

CMND/CCCD người đại diện pháp luật (bản sao)

Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng (nếu có)

Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền nộp hồ sơ

Sau khi tiếp nhận và duyệt hồ sơ, cơ quan thuế sẽ cấp thông báo mã số thuế, hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ được phân loại phương pháp tính thuế (theo kê khai hay khoán) tùy quy mô. Doanh nghiệp cần lưu ý hoàn tất kê khai và nộp thuế đúng hạn để tránh bị phạt.

Mã ngành công ty thương mại và cách ghi chính xác trong hồ sơ

Khi thành lập công ty thương mại, việc lựa chọn và khai báo mã ngành kinh doanh là bước quan trọng ảnh hưởng đến tính hợp pháp và thuận lợi trong quá trình hoạt động. Mã ngành thể hiện rõ phạm vi kinh doanh, giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, đồng thời là cơ sở để cấp giấy phép kinh doanh có điều kiện (nếu có). Việc ghi sai mã ngành có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý hoặc khó khăn trong kê khai thuế, ký hợp đồng hay mở rộng lĩnh vực sau này. Do đó, chủ doanh nghiệp cần xác định mã ngành phù hợp với loại hình thương mại mà mình dự định triển khai, chẳng hạn như bán buôn, bán lẻ hay xuất nhập khẩu.

Các mã ngành thương mại được quy định tại Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg). Việc chọn đúng mã ngành không chỉ giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận nhanh chóng mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và định hướng phát triển rõ ràng ngay từ đầu. Bên cạnh đó, đối với các ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cần bổ sung thêm giấy phép con tương ứng sau khi đăng ký thành lập.

Một số mã ngành thương mại phổ biến: bán buôn, bán lẻ, xuất nhập khẩu

Các công ty thương mại thường lựa chọn một hoặc nhiều mã ngành liên quan đến hoạt động bán buôn, bán lẻ hoặc xuất nhập khẩu tùy theo định hướng kinh doanh:

Bán buôn:

4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (trừ sách, báo, tạp chí).

4659: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.

4690: Bán buôn tổng hợp.

Bán lẻ:

4711: Bán lẻ trong các cửa hàng bách hóa tổng hợp.

4722: Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh.

4741: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm.

Xuất nhập khẩu: Hoạt động xuất nhập khẩu không có mã ngành riêng biệt, mà đi kèm với mã ngành cụ thể kèm theo ghi chú: “Doanh nghiệp thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu đối với mặt hàng XYZ theo quy định”.

Việc lựa chọn mã ngành nên linh hoạt theo nhu cầu thực tế và có thể bổ sung trong quá trình hoạt động nếu có sự thay đổi định hướng.

Hướng dẫn khai mã ngành đúng trong giấy đề nghị đăng ký kinh doanh

Trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, phần nội dung về ngành nghề kinh doanh cần ghi đúng mã ngành cấp 4 theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam. Cách ghi chuẩn bao gồm:

Ghi rõ tên ngành và mã ngành: Ví dụ: “Bán buôn tổng hợp – Mã ngành 4690”.

Nếu hoạt động có điều kiện, cần ghi chú bổ sung: Ví dụ: “Bán lẻ thuốc (trừ thuốc gây nghiện) – Mã ngành 4772. Doanh nghiệp chỉ hoạt động sau khi có đủ điều kiện theo quy định.”

Với xuất nhập khẩu, chỉ cần ghi rõ “Doanh nghiệp thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật hiện hành”.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể liệt kê nhiều mã ngành trong cùng một hồ sơ nếu có kế hoạch phát triển đa lĩnh vực. Việc ghi rõ ràng, đúng chuẩn giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh, tránh phải bổ sung hay sửa đổi sau này.

Câu hỏi thường gặp về giấy tờ thành lập công ty thương mại

Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng giấy tờ pháp lý là bước khởi đầu quan trọng khi thành lập công ty thương mại. Tuy nhiên, nhiều người mới bắt đầu kinh doanh vẫn còn băn khoăn về tính bắt buộc và hình thức của một số loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là hai câu hỏi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình hoàn thiện thủ tục pháp lý ban đầu.

Có bắt buộc phải có hợp đồng thuê trụ sở khi thành lập công ty không?

Câu trả lời là có. Khi thành lập công ty thương mại, việc cung cấp địa chỉ trụ sở hợp pháp là bắt buộc theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp không sử dụng nhà thuộc sở hữu cá nhân thì cần có hợp đồng thuê trụ sở để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh.

Trong trường hợp công ty thuê trụ sở, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần đính kèm bản sao hợp đồng thuê và tài liệu chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê (sổ hồng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). Địa chỉ trụ sở phải nằm ngoài khu vực cấm hoạt động kinh doanh (như nhà tập thể, chung cư để ở) và không bị giới hạn theo quy hoạch địa phương.

Lưu ý: Nếu thành lập công ty tại các tòa nhà văn phòng dịch vụ, bạn có thể yêu cầu bên cho thuê cung cấp văn bản xác nhận cho thuê để bổ sung vào hồ sơ pháp lý.

Giấy tờ có cần công chứng, chứng thực không?

Không phải tất cả giấy tờ trong hồ sơ thành lập công ty đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, có một số loại giấy tờ bắt buộc phải công chứng/chứng thực bản sao, điển hình như:

Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở nếu sử dụng nhà riêng (sổ đỏ, sổ hồng – bản sao công chứng).

Trong khi đó, các giấy tờ như: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, không yêu cầu công chứng mà chỉ cần người đại diện ký trực tiếp và đóng dấu (nếu đã có).

Tóm lại, bạn nên chuẩn bị trước các bản sao công chứng trong vòng 3–6 tháng để đảm bảo hồ sơ không bị trả lại vì thiếu tính pháp lý. Việc sử dụng bản sao y chứng thực từ UBND xã/phường hoặc phòng công chứng đều hợp lệ.

Dịch vụ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thành lập công ty thương mại – đúng, đủ, nhanh

Việc soạn thảo hồ sơ thành lập công ty thương mại tưởng đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi sự chính xác cao trong từng biểu mẫu, nội dung kê khai và căn cứ pháp lý. Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc sai thông tin, doanh nghiệp có thể bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc mất nhiều thời gian để chỉnh sửa, bổ sung. Do đó, sử dụng dịch vụ hỗ trợ soạn hồ sơ đang là xu hướng được nhiều nhà sáng lập lựa chọn để đảm bảo thủ tục được hoàn thành đúng quy trình, nhanh chóng và hiệu quả.

Các đơn vị dịch vụ sẽ giúp bạn rà soát thông tin, tư vấn loại hình công ty phù hợp, ngành nghề kinh doanh đúng mã, soạn thảo đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, hợp đồng thuê trụ sở, bản sao giấy tờ cá nhân, v.v… Đồng thời, họ còn hỗ trợ nộp hồ sơ qua mạng và theo dõi tình trạng xử lý đến khi ra kết quả.

Việc thuê dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn tiết kiệm công sức mà còn đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, giảm thiểu rủi ro bị trả lại, trì hoãn hoạt động kinh doanh.

Lợi ích khi thuê dịch vụ pháp lý soạn hồ sơ công ty thương mại

Hồ sơ đảm bảo hợp lệ, đúng biểu mẫu, đúng luật.

Tư vấn ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện… phù hợp với định hướng kinh doanh.

Tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải tự mày mò quy trình hành chính.

Hạn chế sai sót pháp lý, tránh bị cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.

Có thể được hỗ trợ nộp hồ sơ online và nhận kết quả tại nhà nếu ủy quyền.

Gợi ý đơn vị hỗ trợ chuyên làm hồ sơ tại các tỉnh/thành phố lớn

Tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ… hiện có nhiều đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói. Trong đó, các công ty có uy tín thường sẽ:

Tư vấn miễn phí ban đầu và báo giá rõ ràng, không phát sinh.

Có kinh nghiệm xử lý hồ sơ nhanh chóng với tỷ lệ đậu cao.

Hỗ trợ tận nơi hoặc làm việc online, linh hoạt theo nhu cầu khách hàng.

Cam kết bảo mật thông tin và chịu trách nhiệm pháp lý về hồ sơ đã nộp.

Bạn nên lựa chọn đơn vị có địa chỉ rõ ràng, hợp đồng dịch vụ minh bạch, đội ngũ chuyên viên am hiểu luật doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả cao nhất.

Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ khi thành lập công ty thương mại là bước đi đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng để đảm bảo công ty được cấp giấy phép nhanh, không bị trì hoãn. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo quy trình pháp lý được thực hiện đúng quy định. Đây là giải pháp thông minh cho các chủ doanh nghiệp muốn khởi sự nhanh chóng và an toàn.

 Công ty thương mại cần những giấy tờ gì khi thành lập? Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về những giấy tờ cần thiết để thành lập công ty thương mại. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ các giấy tờ sẽ giúp quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ với các dịch vụ tư vấn pháp lý để được giải đáp nhanh chóng và chính xác.