CÔNG BỐ TIÊU CHUẨN CƠ SỞ – HƯỚNG DẪN ĐÚNG QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT

Công bố tiêu chuẩn cơ sở là yêu cầu pháp lý và kỹ thuật quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa trên thị trường. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi tự xây dựng TCCS do chưa nắm rõ quy định và cách thể hiện chỉ tiêu kỹ thuật. Việc công bố đúng tiêu chuẩn không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu kiểm tra, hậu kiểm mà còn nâng cao uy tín sản phẩm. Đồng thời, đây là căn cứ để doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về chất lượng đã cam kết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và áp dụng được ngay. Nội dung cập nhật theo quy định hiện hành.

Tiêu chuẩn cơ sở là gì?

Khái niệm tiêu chuẩn cơ sở (TCCS)

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) là tiêu chuẩn do chính tổ chức, doanh nghiệp xây dựng và ban hành để áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình sản xuất hoặc quản lý nội bộ của mình. TCCS được xây dựng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ, điều kiện sản xuất thực tế và định hướng chất lượng của doanh nghiệp, đồng thời không được trái với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các quy định pháp luật hiện hành. Trong nhiều trường hợp, tiêu chuẩn cơ sở đóng vai trò là căn cứ pháp lý – kỹ thuật để doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.

Vai trò của tiêu chuẩn cơ sở trong sản xuất – kinh doanh

Tiêu chuẩn cơ sở giữ vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa. Thông qua TCCS, doanh nghiệp xác định rõ các chỉ tiêu chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, phương pháp thử nghiệm và tiêu chí đánh giá sản phẩm. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng đồng bộ, ổn định và nhất quán giữa các lô sản xuất. Ngoài ra, TCCS còn là căn cứ để doanh nghiệp công bố chất lượng sản phẩm, giải trình với cơ quan quản lý nhà nước, đối tác và người tiêu dùng, qua đó nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Phân biệt tiêu chuẩn cơ sở và quy chuẩn kỹ thuật

Tiêu chuẩn cơ sở và quy chuẩn kỹ thuật có bản chất và phạm vi áp dụng khác nhau. Quy chuẩn kỹ thuật (QCVN) do cơ quan nhà nước ban hành và mang tính bắt buộc áp dụng nhằm đảm bảo an toàn, sức khỏe, môi trường. Trong khi đó, tiêu chuẩn cơ sở do doanh nghiệp tự xây dựng, mang tính tự nguyện nhưng phải phù hợp và không được thấp hơn yêu cầu của QCVN. Nếu sản phẩm thuộc đối tượng áp dụng QCVN, doanh nghiệp bắt buộc tuân thủ QCVN trước, sau đó mới xây dựng TCCS chi tiết hơn nếu cần.

Khi nào doanh nghiệp phải công bố tiêu chuẩn cơ sở?

Trường hợp sản phẩm chưa có QCVN hoặc TCVN

Trong trường hợp sản phẩm, hàng hóa chưa có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hoặc tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) tương ứng, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở làm căn cứ kiểm soát chất lượng. Việc công bố TCCS giúp cơ quan quản lý và người tiêu dùng có cơ sở đánh giá chất lượng sản phẩm, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Trường hợp áp dụng TCCS song song với TCVN

Khi sản phẩm đã có TCVN nhưng doanh nghiệp muốn áp dụng yêu cầu kỹ thuật cao hơn hoặc phù hợp hơn với công nghệ sản xuất riêng, doanh nghiệp có thể xây dựng TCCS song song. Trong trường hợp này, TCCS phải đảm bảo không mâu thuẫn và không thấp hơn các yêu cầu của TCVN hiện hành. Việc áp dụng song song giúp doanh nghiệp chủ động nâng cao chất lượng và tạo sự khác biệt cho sản phẩm trên thị trường.

Đối tượng phải thực hiện công bố TCCS

Đối tượng phải thực hiện công bố tiêu chuẩn cơ sở bao gồm các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu phải có tiêu chuẩn áp dụng. Đặc biệt, các lĩnh vực như thực phẩm, thiết bị y tế, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, sản phẩm công nghiệp thường bắt buộc phải xây dựng và công bố TCCS để đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng và lưu hành hợp pháp trên thị trường.

Căn cứ pháp lý về công bố tiêu chuẩn cơ sở

Công bố tiêu chuẩn cơ sở là hoạt động bắt buộc đối với nhiều loại sản phẩm, hàng hóa trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường. Việc xây dựng và công bố TCCS không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật mà còn là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp nhằm bảo đảm chất lượng, an toàn cho người tiêu dùng. Các căn cứ pháp lý liên quan đến công bố tiêu chuẩn cơ sở được quy định cụ thể trong hệ thống pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm.

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật là văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh hoạt động xây dựng, công bố và áp dụng tiêu chuẩn tại Việt Nam. Theo luật này, tiêu chuẩn cơ sở do doanh nghiệp tự xây dựng và công bố để áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa của mình. TCCS không được trái với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các quy định pháp luật liên quan. Luật cũng xác định rõ quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng, công bố và áp dụng tiêu chuẩn cơ sở trong sản xuất, kinh doanh.

Các nghị định, thông tư hướng dẫn liên quan

Bên cạnh luật, các nghị định và thông tư hướng dẫn đóng vai trò cụ thể hóa quy trình công bố tiêu chuẩn cơ sở. Các văn bản này quy định chi tiết về hình thức công bố, nội dung tiêu chuẩn, trách nhiệm lưu giữ hồ sơ và kiểm tra việc áp dụng TCCS. Đối với từng nhóm sản phẩm đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, vật liệu xây dựng…, pháp luật chuyên ngành còn có quy định riêng về yêu cầu kỹ thuật và quản lý chất lượng gắn với tiêu chuẩn cơ sở.

Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khi công bố TCCS

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực và khả năng áp dụng của tiêu chuẩn cơ sở đã công bố. Việc công bố TCCS mang tính tự nguyện nhưng khi đã công bố, doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng đúng tiêu chuẩn đó trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Trường hợp công bố sai, không áp dụng đúng hoặc gây ảnh hưởng đến chất lượng, an toàn sản phẩm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, thu hồi sản phẩm hoặc chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định pháp luật.

Nội dung tiêu chuẩn cơ sở cần xây dựng

Tiêu chuẩn cơ sở là tài liệu kỹ thuật thể hiện đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, an toàn và điều kiện sử dụng của sản phẩm. Việc xây dựng nội dung TCCS cần đảm bảo rõ ràng, khoa học và phù hợp với quy định pháp luật cũng như thực tế sản xuất của doanh nghiệp. Một tiêu chuẩn cơ sở đầy đủ thường bao gồm các nhóm nội dung chính sau đây.

Thông tin chung về sản phẩm, hàng hóa

Phần thông tin chung là nội dung mở đầu của tiêu chuẩn cơ sở, bao gồm tên sản phẩm, chủng loại, công dụng, đối tượng sử dụng và phạm vi áp dụng. Doanh nghiệp cần mô tả rõ đặc điểm cơ bản của sản phẩm để phân biệt với các sản phẩm khác trên thị trường. Ngoài ra, phần này còn thể hiện căn cứ xây dựng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn viện dẫn (nếu có) và đơn vị chịu trách nhiệm áp dụng TCCS.

Chỉ tiêu chất lượng, an toàn

Đây là nội dung cốt lõi của tiêu chuẩn cơ sở. Doanh nghiệp phải xác định và quy định rõ các chỉ tiêu chất lượng, chỉ tiêu an toàn phù hợp với từng loại sản phẩm, như chỉ tiêu cảm quan, lý hóa, vi sinh hoặc cơ lý. Các chỉ tiêu này phải đảm bảo không thấp hơn mức tối thiểu theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (nếu có). Việc xây dựng chỉ tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng và là căn cứ để cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá sản phẩm.

Phương pháp thử, lấy mẫu

Tiêu chuẩn cơ sở cần quy định cụ thể phương pháp thử và phương pháp lấy mẫu để đánh giá các chỉ tiêu chất lượng đã công bố. Doanh nghiệp có thể viện dẫn các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế hoặc xây dựng phương pháp thử riêng phù hợp với điều kiện sản xuất. Việc nêu rõ phương pháp thử giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong quá trình kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm.

Yêu cầu về bảo quản, vận chuyển, ghi nhãn

Nội dung cuối cùng của tiêu chuẩn cơ sở là các yêu cầu liên quan đến bảo quản, vận chuyển và ghi nhãn sản phẩm. Doanh nghiệp cần quy định rõ điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, cách đóng gói và thời hạn sử dụng để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình lưu thông. Đồng thời, nội dung ghi nhãn phải phù hợp với quy định pháp luật về nhãn hàng hóa, giúp người tiêu dùng nhận biết và sử dụng sản phẩm đúng cách.

Hồ sơ công bố tiêu chuẩn cơ sở gồm những gì?

Công bố tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) là hoạt động bắt buộc hoặc cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nhằm làm căn cứ quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa do mình tạo ra. Hồ sơ công bố tiêu chuẩn cơ sở không nộp cho cơ quan nhà nước như một thủ tục hành chính bắt buộc, nhưng phải được xây dựng, ban hành và lưu trữ đầy đủ tại doanh nghiệp để phục vụ hoạt động sản xuất và công tác thanh tra, kiểm tra. Một bộ hồ sơ TCCS hợp lệ thường bao gồm các thành phần sau:

Bản tiêu chuẩn cơ sở (TCCS)

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong toàn bộ hồ sơ. Bản tiêu chuẩn cơ sở do doanh nghiệp tự xây dựng, quy định cụ thể các yêu cầu kỹ thuật, chỉ tiêu chất lượng, phương pháp thử, bao gói, ghi nhãn, bảo quản và vận chuyển sản phẩm. Nội dung TCCS phải không được thấp hơn các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hoặc tiêu chuẩn bắt buộc có liên quan (nếu có).

TCCS cần thể hiện rõ: tên tiêu chuẩn, ký hiệu tiêu chuẩn, phạm vi áp dụng, đối tượng áp dụng, căn cứ xây dựng và nội dung kỹ thuật chi tiết. Việc xây dựng TCCS rõ ràng, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng nội bộ hiệu quả và giảm rủi ro khi bị kiểm tra.

Quyết định ban hành tiêu chuẩn cơ sở

Doanh nghiệp phải ban hành quyết định ban hành TCCS do người đại diện theo pháp luật ký. Quyết định này thể hiện ý chí chính thức của doanh nghiệp trong việc áp dụng tiêu chuẩn cơ sở vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Nội dung quyết định thường bao gồm: căn cứ pháp lý, tên tiêu chuẩn được ban hành, phạm vi áp dụng, thời điểm hiệu lực và trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn.

Phiếu kết quả thử nghiệm (nếu có)

Đối với nhiều nhóm sản phẩm, đặc biệt là thực phẩm, vật liệu, hóa chất, thiết bị y tế…, doanh nghiệp nên có phiếu kết quả thử nghiệm làm căn cứ xây dựng chỉ tiêu kỹ thuật trong TCCS. Phiếu thử nghiệm phải được thực hiện tại phòng thử nghiệm được công nhận hoặc đủ điều kiện theo quy định.

Tài liệu này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng là cơ sở pháp lý và kỹ thuật quan trọng khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ công bố tiêu chuẩn cơ sở cần kèm theo các giấy tờ pháp lý như: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đủ điều kiện sản xuất (nếu có), các tài liệu liên quan đến ngành nghề. Những giấy tờ này giúp chứng minh tư cách pháp nhân và phạm vi hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp.

Trình tự công bố tiêu chuẩn cơ sở chi tiết

Việc công bố tiêu chuẩn cơ sở không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo tài liệu, mà là một quy trình nội bộ có tính pháp lý và kỹ thuật. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự để đảm bảo TCCS có giá trị áp dụng thực tế và được chấp nhận khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Bước 1 – Xây dựng nội dung tiêu chuẩn cơ sở

Bước đầu tiên là xây dựng nội dung TCCS dựa trên sản phẩm, hàng hóa cụ thể mà doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh. Doanh nghiệp cần xác định rõ:

Đặc tính sản phẩm (thành phần, cấu tạo, tính năng)

Các chỉ tiêu chất lượng chủ yếu

Yêu cầu an toàn, vệ sinh, môi trường

Phương pháp thử và đánh giá sự phù hợp

Khi xây dựng TCCS, doanh nghiệp nên tham khảo các tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO, ASTM…) hoặc quy chuẩn kỹ thuật liên quan để đảm bảo tính phù hợp và khả năng áp dụng. Nội dung tiêu chuẩn phải rõ ràng, có thể đo lường, kiểm soát được và phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế của doanh nghiệp.

Bước 2 – Ban hành tiêu chuẩn cơ sở

Sau khi hoàn thiện nội dung, doanh nghiệp tiến hành ban hành TCCS bằng quyết định chính thức. Quyết định ban hành phải ghi rõ ngày hiệu lực, mã số tiêu chuẩn và phạm vi áp dụng.

Từ thời điểm ban hành, tiêu chuẩn cơ sở trở thành căn cứ pháp lý nội bộ để doanh nghiệp tổ chức sản xuất, kiểm soát chất lượng, nghiệm thu sản phẩm và xử lý khi có sự cố phát sinh. Việc ban hành đúng hình thức giúp TCCS có giá trị sử dụng lâu dài và dễ dàng chứng minh khi cần.

Bước 3 – Lưu hồ sơ và áp dụng trong sản xuất

Sau khi ban hành, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ TCCS tại trụ sở hoặc cơ sở sản xuất. Đồng thời, tiêu chuẩn này phải được phổ biến đến các bộ phận liên quan như sản xuất, kỹ thuật, kiểm soát chất lượng để áp dụng thống nhất.

Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát chất lượng theo đúng nội dung TCCS đã ban hành. Trường hợp có thay đổi về nguyên liệu, quy trình hoặc yêu cầu pháp luật, doanh nghiệp phải xem xét cập nhật, sửa đổi tiêu chuẩn cho phù hợp.

Bước 4 – Cung cấp hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra

Theo quy định, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ công bố TCCS cho cơ quan nhà nước, nhưng phải xuất trình đầy đủ hồ sơ khi cơ quan quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra chuyên ngành yêu cầu.

Hồ sơ được kiểm tra thường bao gồm: bản TCCS, quyết định ban hành, phiếu thử nghiệm, hồ sơ pháp lý và tài liệu chứng minh việc áp dụng tiêu chuẩn trong thực tế. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc TCCS không phù hợp với quy chuẩn bắt buộc, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu khắc phục hoặc xử phạt.

Vì vậy, việc thực hiện đúng trình tự công bố tiêu chuẩn cơ sở không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao uy tín, chất lượng và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.

Những lỗi thường gặp khi công bố tiêu chuẩn cơ sở

Công bố tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tự xác định và kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi lưu thông trên thị trường. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải các lỗi phổ biến khiến TCCS không phát huy giá trị pháp lý hoặc gặp rủi ro khi bị kiểm tra, hậu kiểm.

Nội dung TCCS không phù hợp thực tế sản xuất

Một lỗi thường gặp là nội dung tiêu chuẩn cơ sở được xây dựng mang tính hình thức, sao chép từ mẫu có sẵn mà không bám sát quy trình sản xuất, nguyên liệu và công nghệ thực tế của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến sự không thống nhất giữa tiêu chuẩn đã công bố và sản phẩm thực tế. Khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu điều chỉnh hoặc bị đánh giá không đáp ứng tiêu chuẩn đã công bố.

Chỉ tiêu kỹ thuật không có căn cứ

Nhiều doanh nghiệp đưa ra các chỉ tiêu kỹ thuật trong TCCS nhưng không có cơ sở khoa học, không dựa trên kết quả kiểm nghiệm, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế hoặc tài liệu kỹ thuật hợp pháp. Việc thiếu căn cứ khiến TCCS không đủ độ tin cậy và khó bảo vệ khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra chất lượng. Doanh nghiệp cần đảm bảo các chỉ tiêu đều có nguồn tham chiếu rõ ràng.

Không cập nhật tiêu chuẩn khi có thay đổi sản phẩm

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi nguyên liệu, quy trình hoặc cải tiến sản phẩm nhưng không cập nhật lại tiêu chuẩn cơ sở đã công bố. Đây là lỗi nghiêm trọng vì TCCS không còn phản ánh đúng chất lượng sản phẩm hiện hành, tiềm ẩn rủi ro pháp lý và bị xử phạt khi bị hậu kiểm.

Dịch vụ công bố tiêu chuẩn cơ sở trọn gói tại Gia Minh

Dịch vụ công bố tiêu chuẩn cơ sở trọn gói tại Gia Minh được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và công bố TCCS đúng quy định, phù hợp thực tế sản xuất và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hậu kiểm.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ công bố TCCS

Khi sử dụng dịch vụ tại Gia Minh, doanh nghiệp được tư vấn xây dựng tiêu chuẩn cơ sở sát với sản phẩm, quy trình và định hướng phát triển. Gia Minh hỗ trợ lựa chọn chỉ tiêu kỹ thuật phù hợp, có căn cứ pháp lý rõ ràng, giúp TCCS có giá trị áp dụng thực tế và pháp lý cao. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro sai sót và yên tâm khi sản phẩm lưu thông trên thị trường.

Quy trình thực hiện tại Gia Minh

Quy trình thực hiện bao gồm: tiếp nhận thông tin sản phẩm, rà soát quy trình sản xuất, tư vấn nội dung TCCS, xây dựng dự thảo tiêu chuẩn cơ sở, chỉnh sửa theo thực tế và hỗ trợ công bố theo đúng quy định. Trong suốt quá trình, khách hàng được cập nhật tiến độ và hỗ trợ giải đáp kịp thời các vướng mắc.

Cam kết pháp lý và hỗ trợ hậu kiểm

Gia Minh cam kết nội dung TCCS được xây dựng đúng quy định pháp luật, có tính khả thi và phù hợp thực tế. Sau khi công bố, doanh nghiệp còn được hỗ trợ tư vấn điều chỉnh TCCS khi có thay đổi sản phẩm và đồng hành trong quá trình hậu kiểm, giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động lâu dài và bền vững.

Công bố tiêu chuẩn cơ sở là bước quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định chất lượng sản phẩm và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc xây dựng TCCS phù hợp, rõ ràng và có căn cứ kỹ thuật sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất và thuận lợi khi kiểm tra, hậu kiểm. Nếu chưa có kinh nghiệm hoặc cần đảm bảo tính pháp lý cao, sử dụng dịch vụ trọn gói là lựa chọn tối ưu. Gia Minh cam kết hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và đồng hành lâu dài. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và triển khai hiệu quả.