Hướng dẫn công bố thực phẩm – Thủ tục, hồ sơ và điều kiện theo Nghị định 15/2018
Công bố thực phẩm là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm đều phải thực hiện trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Việc công bố đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do không nắm rõ Quy chuẩn, danh mục chỉ tiêu kiểm nghiệm hoặc quy trình nộp hồ sơ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ các bước cần thực hiện để công bố sản phẩm thực phẩm theo đúng quy định của Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nội dung bao gồm từ kiểm nghiệm, lập hồ sơ, soạn thảo TCCS đến cách nộp hồ sơ online qua hệ thống một cửa. Với hướng dẫn chi tiết, bạn có thể yên tâm triển khai công bố đúng chuẩn và nhanh chóng. Đây là nền tảng quan trọng giúp sản phẩm lưu hành hợp pháp và tạo lòng tin với khách hàng.
Tổng quan về công bố thực phẩm
Công bố thực phẩm là thủ tục bắt buộc mà mọi cơ sở sản xuất, nhập khẩu hoặc kinh doanh thực phẩm phải thực hiện trước khi sản phẩm được lưu hành trên thị trường Việt Nam. Mục tiêu chính của công bố thực phẩm là bảo đảm an toàn sức khỏe người tiêu dùng, giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi chất lượng, xuất xứ và thành phần của sản phẩm. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp chịu trách nhiệm pháp lý về chất lượng thực phẩm khi đưa ra thị trường.
Thực phẩm phải công bố bao gồm thực phẩm tươi sống, thực phẩm chế biến sẵn, thực phẩm chức năng, thực phẩm nhập khẩu, thực phẩm dùng trong dịch vụ ăn uống… Việc công bố giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra, giám sát, phát hiện các sản phẩm không đạt chất lượng, đồng thời tạo niềm tin cho người tiêu dùng.
Với doanh nghiệp, công bố thực phẩm cũng là điều kiện để: xuất hóa đơn bán hàng, ký hợp đồng cung ứng với các siêu thị, nhà phân phối hoặc kinh doanh online; đồng thời hạn chế rủi ro bị xử phạt vì kinh doanh thực phẩm chưa công bố.
Các quy định pháp lý hiện nay về công bố thực phẩm được điều chỉnh theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP về quản lý an toàn thực phẩm, trong đó nêu rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu, phân phối thực phẩm. Việc hiểu rõ cơ sở pháp lý, phạm vi sản phẩm phải công bố và hồ sơ cần thiết là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng luật.
Công bố thực phẩm là gì?
Công bố thực phẩm là thủ tục pháp lý mà tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu thực phẩm phải thực hiện để thông báo đầy đủ thông tin sản phẩm cho cơ quan quản lý nhà nước. Thông tin này bao gồm: tên sản phẩm, thành phần, quy cách đóng gói, nhãn mác, hạn sử dụng, cơ sở sản xuất, xuất xứ, tiêu chuẩn chất lượng áp dụng và các giấy phép chuyên ngành nếu có.
Mục đích của công bố thực phẩm là đảm bảo sản phẩm lưu hành trên thị trường an toàn cho người tiêu dùng, minh bạch nguồn gốc, đồng thời giúp cơ quan chức năng dễ dàng giám sát chất lượng. Sau khi công bố, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy xác nhận công bố sản phẩm hoặc số tiếp nhận hồ sơ tự công bố, làm cơ sở pháp lý để sản phẩm được lưu thông hợp pháp.
Công bố không phải là cấp phép mà là hình thức thông báo trách nhiệm và cam kết chất lượng sản phẩm, đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp kinh doanh đúng quy định, giảm rủi ro xử phạt.
Các trường hợp phải công bố trước khi lưu hành
Theo quy định hiện hành, mọi sản phẩm thực phẩm thuộc các nhóm sau đều phải thực hiện công bố trước khi lưu hành:
Thực phẩm sản xuất trong nước: tất cả sản phẩm chế biến, đóng gói sẵn, thực phẩm chức năng, đồ uống, bánh kẹo, sản phẩm sữa…
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Thực phẩm nhập khẩu: phải công bố khi nhập khẩu vào Việt Nam, nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý nhà nước trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Thực phẩm dùng trong dịch vụ ăn uống: nếu chế biến và đóng gói sản phẩm có bán cho khách hàng, ví dụ như quán ăn, cơ sở catering, nhà hàng.
Thực phẩm có thành phần đặc thù: vitamin, thực phẩm chức năng, thực phẩm bổ sung, sản phẩm nhập khẩu có yêu cầu chứng nhận tiêu chuẩn.
Công bố trước khi lưu hành giúp cơ quan quản lý dễ giám sát, hạn chế rủi ro về an toàn thực phẩm và đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng.
Cơ sở pháp lý liên quan theo Nghị định 15/2018
Nghị định 15/2018/NĐ-CP ban hành các quy định về quản lý an toàn thực phẩm, là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc công bố thực phẩm. Theo đó:
Tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu thực phẩm phải công bố đầy đủ thông tin sản phẩm trước khi lưu hành.
Hồ sơ công bố gồm: phiếu công bố hoặc bản đăng ký, thông tin sản phẩm, nhãn mác, thành phần, cơ sở sản xuất, giấy phép chuyên ngành (nếu có).
Sở Y tế hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành tiếp nhận hồ sơ, xác nhận hoặc cấp số tiếp nhận công bố sản phẩm.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, an toàn và chất lượng sản phẩm.
Nghị định 15/2018 cũng quy định các hình thức xử phạt khi doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm chưa công bố hoặc công bố sai thông tin.
Phân loại công bố thực phẩm
Công bố thực phẩm được chia thành hai hình thức chính nhằm đáp ứng nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp: tự công bố sản phẩm và đăng ký bản công bố sản phẩm. Mỗi hình thức có phạm vi áp dụng, hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm pháp lý riêng, giúp doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với loại sản phẩm và quy mô kinh doanh.
Phân loại công bố giúp cơ quan quản lý và doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin, giám sát chất lượng, đảm bảo an toàn thực phẩm và tuân thủ các quy định pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ nghĩa vụ trách nhiệm, hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra hoặc thanh tra.
Tự công bố sản phẩm
Tự công bố là hình thức mà doanh nghiệp tự lập hồ sơ, tự chịu trách nhiệm về chất lượng và an toàn sản phẩm và nộp trực tiếp lên cơ quan quản lý nhà nước. Thường áp dụng với:
Thực phẩm chế biến sẵn trong nước, quy mô nhỏ hoặc vừa;
Sản phẩm tiêu dùng phổ thông, không thuộc danh mục hàng hóa kiểm soát chuyên ngành.
Hồ sơ tự công bố gồm: thông tin sản phẩm, nhãn mác, thành phần, quy trình sản xuất và các giấy tờ liên quan. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính an toàn của sản phẩm. Sau khi nộp, cơ quan chức năng cấp số tiếp nhận hồ sơ để sản phẩm được lưu hành hợp pháp.
Đăng ký bản công bố sản phẩm
Đăng ký bản công bố là hình thức cơ quan quản lý nhà nước thẩm định hồ sơ và cấp giấy chứng nhận công bố sản phẩm trước khi sản phẩm được lưu hành. Thường áp dụng với:
Thực phẩm nhập khẩu;
Thực phẩm chức năng, bổ sung vitamin, thực phẩm có thành phần đặc thù;
Sản phẩm phải kiểm tra chuyên ngành (ATTP, kiểm dịch, C/O, chứng nhận chất lượng).
Hồ sơ bao gồm: giấy phép nhập khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng nhận chất lượng, nhãn mác, danh mục thành phần. Sau khi thẩm định và duyệt, cơ quan quản lý cấp giấy chứng nhận công bố sản phẩm, là cơ sở pháp lý để lưu hành.
Phân biệt 2 hình thức công bố
Tự công bố: doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm, thủ tục nhanh, phù hợp với sản phẩm trong nước, không kiểm soát chuyên ngành; số tiếp nhận hồ sơ là căn cứ pháp lý.
Đăng ký bản công bố: cơ quan quản lý thẩm định hồ sơ, áp dụng cho hàng nhập khẩu, thực phẩm chức năng, sản phẩm có yêu cầu kiểm tra; giấy chứng nhận được cấp là cơ sở lưu hành hợp pháp.
Phân biệt rõ hai hình thức giúp doanh nghiệp lựa chọn phù hợp, tối ưu chi phí và tiến độ ra thị trường, đồng thời tuân thủ đúng quy định Nghị định 15/2018.
Chỉ tiêu kiểm nghiệm bắt buộc khi công bố thực phẩm (450–520 từ)
Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chuẩn bị công bố thực phẩm, việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu bắt buộc là bước quan trọng để đảm bảo sản phẩm an toàn, đạt yêu cầu pháp lý và được lưu hành hợp pháp. Các chỉ tiêu kiểm nghiệm được quy định cụ thể theo từng loại sản phẩm, hướng dẫn của Bộ Y tế, và các QCVN (Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) tương ứng. Nội dung kiểm nghiệm thường tập trung vào ba nhóm chính: chỉ tiêu vi sinh, chỉ tiêu kim loại nặng, và chỉ tiêu phụ gia, chất bảo quản cùng các đặc tính cảm quan của sản phẩm.
Việc tuân thủ đúng các chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ công bố hoặc bị xử phạt trong quá trình kiểm tra an toàn thực phẩm. Ngoài ra, kết quả kiểm nghiệm còn là căn cứ để xác định tiêu chuẩn cơ sở sản phẩm, phục vụ các hoạt động marketing, xuất khẩu hoặc phân phối trong hệ thống siêu thị, cửa hàng. Các phòng thí nghiệm được lựa chọn phải có chứng nhận ISO/IEC 17025 hoặc công nhận năng lực phù hợp để đảm bảo kết quả chính xác và có giá trị pháp lý.
Chỉ tiêu vi sinh bắt buộc (150–180 từ)
Chỉ tiêu vi sinh là một trong những yêu cầu quan trọng nhất khi công bố thực phẩm. Nhóm vi sinh vật này thường bao gồm Tổng số vi sinh vật hiếu khí, Coliform, E. coli, Salmonella, Staphylococcus aureus, và tùy loại sản phẩm, có thể thêm Listeria monocytogenes hoặc Bacillus cereus. Mục đích kiểm nghiệm là đảm bảo sản phẩm không chứa mầm bệnh có thể gây ngộ độc thực phẩm hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.
Đối với sản phẩm chế biến từ động vật, rau củ quả tươi hoặc thực phẩm lên men, việc kiểm soát chỉ tiêu vi sinh càng quan trọng. Phòng thí nghiệm thực hiện kiểm nghiệm sẽ lấy mẫu đại diện, tiến hành nuôi cấy, định lượng và so sánh kết quả với giới hạn cho phép theo QCVN tương ứng. Kết quả đạt chuẩn sẽ được ghi trong phiếu kiểm nghiệm, là hồ sơ bắt buộc để nộp khi công bố sản phẩm tại cơ quan quản lý nhà nước.
Chỉ tiêu kim loại nặng theo QCVN (150–180 từ)
Kim loại nặng như Asen (As), Thủy ngân (Hg), Chì (Pb), Cadimi (Cd) là các chỉ tiêu bắt buộc trong kiểm nghiệm thực phẩm. Mức giới hạn của từng kim loại được quy định rõ trong các QCVN về an toàn thực phẩm, tùy theo nhóm thực phẩm: thực phẩm chế biến, bánh kẹo, sữa, đồ uống hay hải sản.
Mục tiêu kiểm nghiệm là đảm bảo các sản phẩm không vượt quá mức cho phép, tránh nguy cơ ngộ độc cấp tính hoặc tích lũy lâu dài trong cơ thể người tiêu dùng. Phương pháp phân tích thường dùng là ICP-MS, AAS hoặc quang phổ hấp thụ nguyên tử, tiến hành tại các phòng thí nghiệm đạt chuẩn. Kết quả kiểm nghiệm kim loại nặng là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố, giúp cơ quan quản lý đánh giá mức độ an toàn của sản phẩm trước khi cấp phép lưu hành.
Chỉ tiêu phụ gia – chất bảo quản – chỉ tiêu cảm quan (150–180 từ)
Ngoài vi sinh và kim loại nặng, các chỉ tiêu về phụ gia, chất bảo quản, phẩm màu, hương liệu, cũng như các chỉ tiêu cảm quan như màu sắc, mùi, vị, kết cấu là phần bắt buộc trong hồ sơ công bố. Kiểm nghiệm phụ gia nhằm đảm bảo nồng độ sử dụng đúng theo quy định của pháp luật, không gây hại cho sức khỏe.
Chỉ tiêu cảm quan giúp xác định sản phẩm đồng nhất về chất lượng, đáp ứng tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) và giữ uy tín thương hiệu. Phòng thí nghiệm sẽ thực hiện thử nghiệm các chỉ tiêu này kết hợp với đánh giá cảm quan trực tiếp. Kết quả sẽ được tổng hợp trong phiếu kiểm nghiệm, là cơ sở để lập hồ sơ công bố sản phẩm hợp pháp.
Hồ sơ công bố thực phẩm (450–520 từ)
Hồ sơ công bố thực phẩm là tập hợp các tài liệu pháp lý, kỹ thuật và chứng nhận kiểm nghiệm, được nộp cho Sở Y tế hoặc Cục An toàn thực phẩm trước khi sản phẩm được lưu hành. Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm nguy cơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung. Hồ sơ thường gồm phiếu kiểm nghiệm, tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
Quy trình chuẩn bị hồ sơ cần đảm bảo các tài liệu còn hiệu lực, đầy đủ chữ ký và đóng dấu hợp lệ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản mô tả sản phẩm chi tiết, bao gồm thành phần, quy trình sản xuất, hướng dẫn sử dụng và bảo quản. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp chứng minh quyền sản xuất, phân phối và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, thường gồm giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép cơ sở đủ điều kiện VSATTP, và các giấy phép liên quan khác nếu sản phẩm thuộc nhóm đặc thù.
Bộ hồ sơ chuẩn sẽ được cơ quan quản lý xem xét trong vòng 15–20 ngày làm việc, tùy loại sản phẩm và khu vực. Việc chuẩn bị kỹ càng giúp doanh nghiệp không chỉ công bố thành công mà còn xây dựng uy tín lâu dài, tạo cơ sở cho việc xuất khẩu hoặc tham gia chuỗi bán lẻ hiện đại.
Phiếu kiểm nghiệm còn hiệu lực (150–180 từ)
Phiếu kiểm nghiệm là tài liệu bắt buộc chứng minh sản phẩm đáp ứng các chỉ tiêu an toàn. Phiếu này phải được phòng thí nghiệm được công nhận cấp, còn hiệu lực và phản ánh đúng lô sản xuất hiện tại. Kết quả kiểm nghiệm phải bao gồm các chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, phụ gia và cảm quan phù hợp với QCVN.
Doanh nghiệp cần lưu giữ và nộp phiếu này trong hồ sơ công bố. Nếu sản phẩm được kiểm nghiệm từ nhiều lô khác nhau, cần có phiếu kiểm nghiệm đại diện hoặc kết quả kiểm nghiệm mới nhất. Phiếu kiểm nghiệm là cơ sở để cơ quan quản lý đánh giá mức độ an toàn thực phẩm, tránh nguy cơ lưu hành sản phẩm không đạt chuẩn và chịu trách nhiệm pháp lý.
TCCS – Tiêu chuẩn cơ sở theo sản phẩm (150–180 từ)
Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) là văn bản kỹ thuật do doanh nghiệp lập, mô tả chi tiết về thành phần, quy trình sản xuất, phương pháp kiểm tra chất lượng, bao bì, nhãn mác và bảo quản sản phẩm. TCCS là căn cứ để thực hiện kiểm nghiệm và đánh giá chất lượng sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đồng nhất và tuân thủ các quy định pháp luật.
Khi lập TCCS, doanh nghiệp cần tham khảo QCVN, hướng dẫn của Bộ Y tế và kết quả kiểm nghiệm thực tế. Văn bản này phải được ký, đóng dấu hợp pháp và nộp kèm hồ sơ công bố. TCCS còn giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, thuận lợi trong kiểm soát nội bộ và tạo cơ sở pháp lý khi xuất khẩu hoặc tham gia hệ thống phân phối hiện đại.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (150–180 từ)
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp là phần chứng minh quyền sản xuất, quyền lưu hành và trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép cơ sở đủ điều kiện VSATTP, giấy phép hoạt động sản xuất hoặc phân phối, và các giấy phép đặc thù nếu sản phẩm thuộc nhóm cần kiểm soát đặc biệt.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về người đại diện chịu trách nhiệm chất lượng, hợp đồng với phòng thí nghiệm kiểm nghiệm, và các chứng nhận liên quan khác. Hồ sơ pháp lý đầy đủ giúp cơ quan quản lý dễ dàng thẩm định, tăng tốc độ phê duyệt hồ sơ công bố và đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm pháp luật, tránh rủi ro xử phạt.
Thời gian – Chi phí công bố thực phẩm
Việc công bố thực phẩm là bước bắt buộc trước khi sản phẩm được lưu hành trên thị trường Việt Nam. Ngoài việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ thời gian xử lý hồ sơ và chi phí phát sinh, để chủ động kế hoạch kinh doanh, giảm rủi ro bị trả hồ sơ và hạn chế chậm trễ trong quá trình lưu thông sản phẩm.
Thời gian và chi phí công bố thực phẩm phụ thuộc vào loại hình sản phẩm (sản phẩm trong nước hay nhập khẩu, thực phẩm chức năng, thực phẩm đặc thù), mức độ đầy đủ của hồ sơ và yêu cầu về kiểm nghiệm hoặc giấy phép chuyên ngành đi kèm. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ trọn gói để đảm bảo hồ sơ chuẩn, đúng pháp luật và rút ngắn thời gian xử lý.
Thời gian xử lý hồ sơ công bố
Tự công bố sản phẩm trong nước: thời gian tiếp nhận hồ sơ và cấp số tiếp nhận thường từ 1–3 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Đăng ký bản công bố sản phẩm nhập khẩu hoặc thực phẩm chức năng: thời gian thẩm định của cơ quan quản lý dao động từ 7–15 ngày làm việc.
Yếu tố ảnh hưởng: mức độ hoàn thiện hồ sơ, chứng từ kèm theo, loại hình sản phẩm và các giấy phép chuyên ngành.
Việc nắm rõ thời gian xử lý giúp doanh nghiệp chủ động sản xuất, nhập khẩu, xuất hàng và ký hợp đồng kịp tiến độ.
Chi phí thẩm định hồ sơ và đăng ký
Lệ phí tiếp nhận hồ sơ: dao động 50.000 – 100.000 VNĐ/hồ sơ tùy tỉnh/thành.
Chi phí kiểm nghiệm (nếu yêu cầu): tính theo số lượng chỉ tiêu kiểm tra đối với sản phẩm nhập khẩu hoặc thực phẩm chức năng.
Phí thẩm định bản công bố sản phẩm nhập khẩu: áp dụng cho các sản phẩm phải kiểm tra chất lượng hoặc phải thẩm định chuyên ngành trước khi lưu hành.
Chi phí này là khoản bắt buộc mà doanh nghiệp cần dự trù để hồ sơ được phê duyệt và sản phẩm hợp pháp khi đưa ra thị trường.
Chi phí chuẩn bị hồ sơ và dịch vụ trọn gói
Dịch thuật – hợp pháp hóa giấy tờ: bắt buộc đối với chứng nhận chất lượng, hợp đồng, C/O hoặc tài liệu nhập khẩu.
Soạn hồ sơ đầy đủ theo Nghị định 15/2018: thông tin sản phẩm, nhãn mác, thành phần, danh mục kỹ thuật, giấy phép chuyên ngành.
Chi phí thuê đơn vị tư vấn trọn gói: từ 1–3 triệu VNĐ/hồ sơ tùy gói, bao gồm hướng dẫn, chuẩn hóa hồ sơ và nộp trực tuyến cho cơ quan quản lý.
Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tăng tỷ lệ hồ sơ được duyệt ngay lần đầu.
Hồ sơ công bố thực phẩm cần chuẩn bị
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt để hồ sơ công bố thực phẩm được tiếp nhận và phê duyệt nhanh chóng. Hồ sơ được phân loại theo sản phẩm nhập khẩu và sản phẩm trong nước, kèm các giấy phép chuyên ngành nếu có, và chứng từ bổ sung tùy loại hàng.
Hồ sơ sản phẩm nhập khẩu
Hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu gồm:
Invoice, Packing List, Bill of Lading: xác định giá trị, khối lượng, số kiện, phương thức vận chuyển.
Giấy phép nhập khẩu, hợp đồng mua bán: chứng minh quyền sở hữu và hợp pháp hóa lô hàng.
Chứng nhận chất lượng, kiểm định: COA, MSDS, chứng nhận HACCP hoặc ISO nếu có.
Nhãn mác: phải tuân thủ quy định về thông tin sản phẩm, thành phần, hạn sử dụng và hướng dẫn sử dụng.
Hồ sơ đầy đủ giúp cơ quan quản lý dễ dàng thẩm định và cấp giấy chứng nhận công bố sản phẩm.
Hồ sơ sản phẩm trong nước
Đối với sản phẩm sản xuất trong nước, hồ sơ cần:
Thông tin sản phẩm, nhãn mác, thành phần: theo quy định về an toàn thực phẩm.
Quy trình sản xuất, cơ sở vật chất: sơ đồ sản xuất, chứng từ nguyên liệu, hợp đồng cung cấp nguyên liệu.
Bảng kê nguyên liệu và chứng từ liên quan: chứng minh nguồn gốc, xuất xứ và an toàn thực phẩm.
Doanh nghiệp tự công bố sản phẩm sẽ chịu trách nhiệm pháp lý về chất lượng và an toàn của sản phẩm.
Giấy phép chuyên ngành (nếu có)
Một số sản phẩm yêu cầu giấy phép chuyên ngành kèm theo hồ sơ công bố:
Kiểm dịch thực vật, động vật, thủy sản: với thực phẩm nhập khẩu hoặc nông sản.
Giấy chứng nhận ATTP, chứng nhận vệ sinh: đối với thực phẩm chức năng, chế biến sẵn.
Giấy phép nhập khẩu hoặc lưu hành đặc thù: bắt buộc với sản phẩm có thành phần nguy cơ, hóa chất hoặc nguyên liệu đặc thù.
Hồ sơ này giúp cơ quan quản lý đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn an toàn trước khi lưu hành.
Chứng từ bổ sung tùy loại hàng
Tùy vào loại sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:
Bảng kê chi tiết, catalog sản phẩm, MSDS cho hóa chất
Chứng thư giám định, chứng nhận hợp quy
Tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản, liều lượng
Các chứng từ bổ sung giúp cơ quan quản lý xác minh chi tiết, rút ngắn thời gian thẩm định và hạn chế việc hồ sơ bị trả lại.
Quy trình công bố thực phẩm 2025
Quy trình công bố thực phẩm năm 2025 được xây dựng nhằm đảm bảo sản phẩm an toàn, hợp pháp và thuận tiện cho doanh nghiệp lưu hành trong nước hoặc nhập khẩu. Quy trình này dựa trên các quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP, QCVN và các hướng dẫn mới nhất của Bộ Y tế. Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần tuân thủ đầy đủ các bước từ chuẩn bị hồ sơ, nộp lên cơ quan quản lý, đến nhận giấy chứng nhận công bố sản phẩm hoặc số tiếp nhận.
Quy trình công bố sản phẩm được phân loại theo loại hình sản phẩm: tự công bố sản phẩm sản xuất trong nước, đăng ký bản công bố nhập khẩu hoặc thực phẩm chức năng. Tùy thuộc vào loại sản phẩm, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu các giấy phép chuyên ngành kèm theo như giấy phép cơ sở đủ điều kiện VSATTP, giấy phép lưu hành thực phẩm chức năng hoặc chứng nhận kiểm nghiệm đặc thù.
Việc tuân thủ quy trình không chỉ giúp sản phẩm được lưu hành hợp pháp mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng, đối tác, hệ thống siêu thị, nhà phân phối. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ công bố thực phẩm trọn gói để giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự nội bộ, đồng thời đảm bảo hồ sơ được soạn thảo đầy đủ, đúng chuẩn pháp luật.
Chuẩn bị hồ sơ và xác định loại hình công bố
Bước đầu tiên trong quy trình là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và xác định loại hình công bố phù hợp với sản phẩm. Đối với sản phẩm sản xuất trong nước, doanh nghiệp có thể thực hiện tự công bố sản phẩm, dựa trên kết quả kiểm nghiệm và TCCS (tiêu chuẩn cơ sở).
Đối với sản phẩm nhập khẩu hoặc thực phẩm chức năng, cần thực hiện đăng ký bản công bố sản phẩm, kèm theo các giấy tờ như hóa đơn nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm nghiệm từ nước xuất xứ và các chứng nhận liên quan khác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra giấy phép chuyên ngành kèm theo để đảm bảo sản phẩm thuộc diện cho phép lưu hành. Ví dụ: thực phẩm chức năng cần giấy phép quảng cáo hoặc chứng nhận đăng ký lưu hành, thực phẩm nhập khẩu cần giấy phép kiểm dịch thực vật/động vật nếu áp dụng. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại và tiết kiệm thời gian trong các bước tiếp theo.
Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý, bao gồm Cổng thông tin Bộ Y tế hoặc Sở Y tế các tỉnh/thành phố. Hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua hệ thống của Bộ Y tế, đồng thời tải lên các tệp PDF theo hướng dẫn.
Quá trình nộp hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ thông tin và tài liệu đính kèm. Hệ thống sẽ xác nhận tiếp nhận hồ sơ và cấp số tiếp nhận, là căn cứ để theo dõi tiến độ thẩm định. Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, doanh nghiệp sẽ nhận biên lai xác nhận và số tiếp nhận tại quầy. Việc nắm rõ các yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, giảm thời gian bổ sung hồ sơ, đồng thời đảm bảo quy trình pháp lý minh bạch, thuận tiện.
Thẩm định và cấp giấy chứng nhận / số tiếp nhận
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan quản lý tiến hành thẩm định nội dung hồ sơ và chứng từ kèm theo. Trong một số trường hợp, cơ quan sẽ yêu cầu thẩm định thực tế tại cơ sở sản xuất để kiểm tra quy trình sản xuất, điều kiện VSATTP, và đối chiếu kết quả kiểm nghiệm.
Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý, cơ quan quản lý sẽ cấp giấy chứng nhận công bố sản phẩm hoặc số tiếp nhận. Đây là cơ sở pháp lý cho phép doanh nghiệp lưu hành sản phẩm trong nước hoặc nhập khẩu. Hồ sơ thẩm định đầy đủ và chính xác không chỉ giúp quá trình cấp phép nhanh chóng mà còn giảm nguy cơ bị xử phạt hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ công bố thực phẩm trọn gói
Sử dụng dịch vụ công bố thực phẩm trọn gói mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ sở nhỏ và vừa chưa có bộ phận pháp lý hoặc kế toán chuyên trách. Dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro trả hồ sơ, chuẩn hóa quy trình pháp lý, và đồng thời đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định mới nhất của Bộ Y tế và Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
Với dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp không phải lo lắng về các thủ tục phức tạp, từ chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra nhãn mác, kiểm nghiệm sản phẩm đến nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ. Các chuyên gia sẽ tư vấn giấy phép chuyên ngành, hướng dẫn cách điền thông tin trực tuyến, đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chính xác, đầy đủ, và kịp thời.
Ngoài ra, dịch vụ còn hỗ trợ cập nhật hồ sơ khi sản phẩm có thay đổi về thành phần, nhãn mác hoặc địa điểm sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp luôn duy trì hồ sơ hợp pháp, tránh rủi ro bị cơ quan quản lý yêu cầu bổ sung hay phạt vi phạm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào sản xuất, marketing và mở rộng kinh doanh, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.
Tiết kiệm thời gian – hạn chế trả hồ sơ
Hồ sơ được soạn chuẩn, đầy đủ theo Nghị định 15/2018 giúp giảm thiểu rủi ro bị trả lại, kéo dài thời gian cấp phép. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực, không phải tự rà soát các yêu cầu pháp lý phức tạp.
Hỗ trợ khảo sát pháp lý – chuẩn hóa hồ sơ
Dịch vụ kiểm tra nhãn mác, thành phần, cơ sở sản xuất, đồng thời tư vấn các giấy phép chuyên ngành kèm theo. Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật.
Hỗ trợ trọn gói từ nộp hồ sơ đến nhận giấy phép
Nhân sự dịch vụ sẽ nộp hồ sơ tại Sở Y tế, theo dõi tiến độ và nhận số tiếp nhận hoặc giấy chứng nhận công bố sản phẩm. Đồng thời, hỗ trợ cập nhật hồ sơ khi thay đổi sản phẩm, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tập trung vào kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến mà doanh nghiệp, cơ sở sản xuất hoặc nhập khẩu thực phẩm thường gặp khi thực hiện công bố thực phẩm theo Nghị định 15/2018. Việc hiểu rõ các vấn đề này giúp cơ sở chuẩn bị hồ sơ đúng, tránh bị trả lại và giảm rủi ro pháp lý.
Công bố thực phẩm mất bao lâu?
Thời gian công bố thực phẩm phụ thuộc vào loại hình và hồ sơ doanh nghiệp nộp.
Với tự công bố sản phẩm trong nước, thời gian nộp hồ sơ online và nhận số tiếp nhận hồ sơ thường 1–3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Với đăng ký bản công bố sản phẩm nhập khẩu hoặc sản phẩm phải kiểm định chuyên ngành, thời gian thẩm định của cơ quan quản lý thường dao động từ 7–15 ngày làm việc, chưa kể thời gian chuẩn bị giấy phép chuyên ngành đi kèm.
Công bố thực phẩm có phải thực hiện hằng năm không?
Không. Công bố thực phẩm không phải thực hiện hằng năm, nhưng cơ sở phải cập nhật lại thông tin khi có thay đổi về thành phần, nhãn mác, địa chỉ sản xuất hoặc danh mục kỹ thuật.
Nếu sản phẩm thay đổi mà không thông báo, cơ sở có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 115/2020 và Nghị định 15/2018. Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi và điều chỉnh hồ sơ công bố khi sản phẩm có thay đổi để đảm bảo hợp pháp.
Công bố sản phẩm nhập khẩu khác gì công bố sản phẩm trong nước?
Sản phẩm nhập khẩu: hồ sơ phức tạp hơn, bắt buộc cung cấp giấy phép nhập khẩu, hóa đơn, hợp đồng mua bán, chứng nhận chất lượng và kiểm định chuyên ngành nếu có. Cơ quan quản lý sẽ thẩm định và cấp giấy chứng nhận công bố sản phẩm.
Sản phẩm trong nước: doanh nghiệp có thể tự công bố nếu không thuộc nhóm kiểm soát chuyên ngành. Hồ sơ đơn giản, cơ quan quản lý chỉ cấp số tiếp nhận hồ sơ.
Sự khác biệt này giúp cơ quan quản lý theo dõi nguồn gốc và chất lượng sản phẩm phù hợp với quy định pháp luật.
Không công bố có bị phạt không?
Có. Kinh doanh thực phẩm không công bố hoặc công bố sai thông tin theo Nghị định 15/2018 và Nghị định 115/2020 sẽ bị xử phạt hành chính, mức phạt từ 5–30 triệu đồng tùy loại vi phạm và tính chất sản phẩm. Ngoài ra, sản phẩm không công bố sẽ không được phép lưu hành, gây rủi ro khi giao dịch với siêu thị, nhà phân phối và khách hàng, đồng thời ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Việc công bố đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động mà còn nâng cao niềm tin người tiêu dùng và mở rộng thị trường.
Công bố thực phẩm không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là bước đảm bảo chất lượng và uy tín của doanh nghiệp trong ngành thực phẩm. Khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kiểm nghiệm đúng chuẩn và nộp hồ sơ theo quy trình, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường hợp pháp. Những lưu ý được đề cập trong bài sẽ giúp bạn tránh được các lỗi khiến hồ sơ bị trả về. Nếu thấy quy trình công bố phức tạp, các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc công bố đúng quy định còn giúp nâng cao niềm tin của người tiêu dùng đối với thương hiệu. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ kiến thức cần thiết để bạn thực hiện thủ tục thuận lợi. Chúc bạn triển khai công bố sản phẩm thực phẩm thành công và bền vững.
